Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer Bodil Stensrud leder, Anne Reidun Pytten nestleder, Ingrid L. Refsnes, Jens Ågedal, Hans Gunnar Sveindal. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Torsdag 5. september 2013 kl. 14.00 16.00, møterom ved kommunestyresalen SAKSLISTE: ORIENTERINGER: Kommunal beredskap ved rådmann Kjell Olav Hæåk SAK 08/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 13.06.13 Fast post: Informasjon fra revisor: Planlegging av revisjonsåret 2013 Informasjon fra sekretær: - Planlegging av møtene fremover - Oppfølging tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon/selskapskontroll EVENTUELT REFERATER Ref. 10/13 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte Ref. 11/13 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæring datert 04.06.13 Ref. 12/13 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæring datert 19.06.13 Byremo, 28. august 2013 Bodil Stensrud Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall/inhabilitet meldes snarest mulig til utvalgssekretær. Kopi sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann, revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Kontrollutvalget i Audnedal kommune Sak 08/13 Møtedato: 05.09.13 Saksbehandler: Willy Gill SAK 08/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 13.06.13 Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 13,06.13 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 13.06.13 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 13.06.13 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen
AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 03/13 Dato: 13.06.13 kl. 09.00 11.30 Sted: Kommunehuset. Tilstede: Bodil Stensrud, leder Anne Reidun Pytten, nestleder Hans Gunnar Sveindal, medlem Jens Ågedal, medlem Forfall: Ingrid L. Refsnes, medlem Andre til stede (hele eller deler av møtet): Kommunalsjef Tom Valand Kommunalsjef Kristine Valborgland Revisor Monica Nilsen Forvaltningsrevisor Veronika Andresen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: ORIENTERINGER: Samhandlingsreformen v/tom Valand Finansreglement/finansforvaltning/investeringsreglement v/kristine Valborgland SAK 06/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 25.04.13 SAK 07/13 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON POLITISKE VEDTAK Fast post: Informasjon fra revisor: Informasjon fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 07/13 Agder Sekretariat, protokoll fra fellesmøte kontrollutvalgsledere 23.04.13 Ref. 08/13 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapsmøte 23.04.13 Ref. 09/13 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte 26.04.13 Underskrift: Bodil Stensrud Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1
Møtebok 13.06.13 Audnedal kontrollutvalg ORIENTERINGER: Samhandlingsreformen v/tom Valand. Utvalget fikk en grundig gjennomgang av reformens innhold og hvordan den er implementert i Audnedal kommune. Konklusjon: Kontrollutvalget er tilfreds med kommunens arbeid med Samhandlingsreformen. Finansreglement/finansforvaltning/investeringsreglement v/kristine Valborgland Investeringsreglementet ble gjennomgått. Konklusjon: Kontrollutvalget har ingen umiddelbare merknader til det nye investeringsreglementet og takker for en grei orientering. Gjennomgang av reglement/rutine vedrørende finans utsettes til møte 10. oktober kl. 09.00. SAK 06/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 25.04.13 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 25.04.13 godkjennes med følgende endring: Sluttidspunkt for møtet settes til kl. 18.00. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 25.04.13 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 25.04.13 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 25.04.13 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 07/13 - PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON, POLITISKE VEDTAK Forvaltningsrevisor presenterte prosjektplanen. 2
Møtebok 13.06.13 Audnedal kontrollutvalg Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Politiske vedtak godkjennes. 2. Prosjektet forutsettes gjennomført innenfor tildelte budsjettrammer. 3. Kontrollutvalget ber om at prosjektet gjennomføres så raskt som mulig. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til prosjektplan, datert 16.05.13 Bakgrunn for saken: Dette prosjektet er prioritert i Plan for forvaltningsrevisjon for inneværende valgperiode. Det foreligger nå forslag til prosjektplan og denne vil bli presentert i møtet av forvaltningsrevisor. Det vil være mulig å gjøre endringer/tilpasninger i planen/prosjektet i møtet. Forslag til vedtak: 1. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Politiske vedtak godkjennes. 2. Prosjektet forutsettes gjennomført innenfor tildelte budsjettrammer. 3. Kontrollutvalget ber om at prosjektet gjennomføres så raskt som mulig. FASTE POSTER: Informasjon fra revisor: Godt i gang med planlegging for 2013. Vil si mer om planleggingen i neste møte. Notat og møteagenda fra oppstartsmøte med administrasjonen. Risiko, plan, IK, evt. detaljkontroller + eventuelt få inn administrasjonen for å følge op Informasjon fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 07/13 Agder Sekretariat, protokoll fra fellesmøte kontrollutvalgsledere 23.04.13 Ref. 08/13 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapsmøte 23.04.13 Ref. 09/13 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte 26.04.13 Konklusjon: Referatene ble tatt til etterretning. 3
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Dato: Fredag 9. august 2013 kl. 12.00-14.00 Sted: Sekretariatets kontor i Kvinesdal AGDER SEKRETARIAT - styret MØTEBOK Tilstede: Bjarne Johansen, leder Malin Stokkeland Ebba Farre Roksvold Harald Lande Andre: Kjell Ivar Hommen, daglig leder Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Saksliste Sak 04/13 Protokoll fra forrige møte Sak 05/13 Innlemmelse av ny kommuner Eventuelt UNDERSKRIFTER: Bjarne Johansen Malin Stokkeland Ebba Farre Roksvold Harald Lande Utskrift sendes: Styrets medlemmer samt kontrollutvalgsleder, ordfører og rådmann i deltakerkommunene. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Møtebok 9. august 2013 Agder Sekretariat Sak 04/13 Protokoll fra møte 26. april 2013 Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Protokoll fra 26. april 2013 godkjennes. Sak 05/13 Innlemmelse av nye kommuner Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Styret er tilfreds med Agder Sekretariat slik det fungerer i dag. I utgangspunktet er styret skeptisk til å utvide selskapet fra 16 eierkommuner i dag til 30 eierkommuner og 2 fylkeskommuner. Styret oversender en foreløpig vurdering av de økonomiske konsekvenser ved en eventuell utvidelse av selskapet til arbeidsgruppen. Disse økonomiske beregninger viser at enkelte kommuner vil få økte kostnader, mens flere av kommunene har satt som vilkår at kostnadene ved en eventuell utvidelse av selskapet ikke skal øke, men heller reduseres. Agder Sekretariat er et selskap som skal drives i balanse, slik at inntektene fra eierkommunene dekker kostnadene (selvkost) Styret har ikke grunnlag for å gi tilbud som etterspurt på nåværende tidspunkt. Det ønskes en nærmere avklaring fra eierkommunene om det er grunnlag for å arbeide videre med saken med utgangspunkt i de økonomiske beregninger som foreligger. Saksutredning: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 06/13 INNLEMMELSE AV NYE KOMMUNER Bakgrunn for saken I brev datert 14. mars 2013 mottok Agder Sekretariat en henvendelse fra en arbeidsgruppe som representerer 14 kommuner og 2 fylkeskommuner med forespørsel om mulig samarbeid om sekretariatstjenester for kontrollutvalgene i de kommunene som gruppen representerer. Brevet vedlegges. 2
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Daglig leder og styreleder deltok på møte i arbeidsgruppen den 15. april hvor vi orienterte om selskapet og fikk innspill fra gruppen om at de ønsket en vurdering av innlemming i vårt selskap. Det ble sendt en forespørsel til ordføreren i alle våre eierkommuner, og samtlige har gitt tilbakemelding. Alle gir uttrykk for at de er positive til henvendelsen, men flere har tatt forbehold om bl.a. økte kostnader og kapasitet for sin kommune. Eks. på tilbakemelding er: Positiv til utvidelsen, forutsatt at det ikke fører til økte kostnader eller at tjenesten forringes. og Er positiv til en slik sammenslåing, men det må da forventes at dette vil gi økt kvalitet på tjenestene som leveres, reduserte kostnader og bidra til en ytterligere utvikling av samarbeidet mellom fylker og kommuner. Styret drøftet saken i sitt møte den 26. april, og ga uttrykk for at før styret tar en beslutning om å arbeide videre med saken med sikte på en utvidelse av selskapet, ønsket det en vurdering/avklaring av enkelte forhold som vil være viktig for å kunne ta en beslutning. Dette var bl.a.: Fiktivt budsjett for 2014 basert på en tenkt bemanningsøkning Fordeling av kostnader mellom store, mellomstore og mindre kommuner Daglig leder lagde et fiktivt budsjett for 2014 med alternative bemanninger og fordeling av kostnader. Notatet vedlegges. Det fiktive budsjettet for 2014 med alternative bemanning/kostnadsfordeling ble lagt frem for arbeidsgruppen i møte 17. juni 2013. Referat fra møtet vedlegges. Arbeidsgruppen ønsker tilbud fra oss snarest mulig for å kunne komme videre i sitt arbeid. (Forslag til tilbudsbrev ) vedlegges Oppsummering/vurdering Som det fremgår av vedlagte møtereferat fra møte 17. juni, ser vi både fordeler og ulemper med en så stor utvidelse av selskapet som det er ønske om fra arbeidsgruppens side. Fordelene kan være (i stikkords form): Økt kompetanse i selskapet Bedre kvalitet på tjenestene Mindre sårbare ved sykdom Større bredde i utveksling av erfaringer Bedre samarbeid mellom kommunene i Agder Ulemper kan være: Mer krevende å koordinere/drifte selskapet med mange eiere Større kostnader for enkelte av eierkommunene Krevende integrering av nye eiere (vedtektsendringer/samarbeidsavtale osv) Mer uensartede kommuner (store/små kommuner med forskjellige krav til tjenester) 3
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Agder Sekretariat har fungert som sekretariat for 16 eierkommuner fra 2005. Etter vår vurdering har selskapet, også med grunnlag i tilbakemeldinger fra kontrollutvalgene, fungert bra med den bemanning og den kompetanse som selskapet har i dag. Selskapet drives effektivt sammenlignet med andre sekretariat. Det har vært relativt lik aktivitet i alle eierkommunene, slik at kostnadene har vært fordelt likt mellom kommunene. Ved en eventuell utvidelse vil kostnadsbildet bli et annet. To fylkeskommuner og store kommuner som Kristiansand og Arendal vil gjøre at det må lages en annen struktur på kostnadsfordelingen. I vårt arbeid underveis har vi lagt til grunn tre kostnadsgrupper. Se fiktivt budsjett for 2014. Det hadde nok vært enklere å bare integrere kommuner hvor størrelsen var lik de nåværende eierkommunene. Den fordelingsnøkkelen som vi har valgt, gjør at den største av våre kommuner, Mandal, vil få en økning av kostnadene sett i forhold til nå, men det siste året har nok gitt oss signal om at det nok også er den kommunen hvor aktivitetsnivået i kontrollutvalget er høyest. De andre femten kommunene er budsjettert med omtrent den samme årlige kostnaden som i 2013, med tillegg for lønnsvekst og prisutvikling. Det er lagt til grunn at selskapet har behov for fem årsverk for å kunne yte tilfredsstillende bistand til alle 32 kommuner og fylkeskommuner. Saken legges frem uten innstilling. 4
KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS Deltakende kommuner: Audnedal, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Åseral Audnedal kommune v/rådmann 4525 Konsmo Dato: Vår ref: 13.6.2013 367/13-F13-01-027 Oppstart forvaltningsrevisjonsprosjekt politiske vedtak Kontrollutvalget i Audnedal kommune bestilte i møtet 6.12.2012 et forvaltningsrevisjonsprosjekt om politiske vedtak i Audnedal kommune. I henhold til vedtatt prosjektplan skal følgende problemstillinger behandles i prosjektet: Har Audnedal kommune etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak? Blir utvalgte politiske vedtak iverksatt? Kommunerevisjonen ønsker å starte arbeidet med prosjektet så raskt som mulig. Vi vil i undersøkelsen gjøre et utvalg av kommunestyrevedtak og gjennomføre dokumentanalyser og samtaler med aktuelle relevante personer. Vi ber om at kommunen oppnevner en kontaktperson for denne revisjonen. Vi foreslår at det avholdes et oppstartsmøte så snart dere har anledning. Det hadde vært ønskelig å få til et møte allerede i uke 27. Alternativt venter vi til over ferien, og håper det kan passe med et møte i uke 33. Fra revisjonen vil Veronika Andresen delta, og møtetidspunkt kan avtales med henne. Vi vil i møtet redegjøre nærmere om prosjektet, problemstillinger, revisjonskriterier, informasjonsbehov, undersøkelsesopplegg, samt rammer for dialog med aktuelle berørte. Rapporten planlegges levert fra oss i løpet av høsten 2013. For å klare å gjennomføre et effektivt arbeid med rapporten, er vi avhengig av godt samspill mellom oss og kommunen når det gjelder framlegging av dokumentasjon. Men det håper vi skal gå bra. Forvaltningsrevisjonen vil bli gjennomført av prosjektansvarlig Veronika Andresen og prosjektmedarbeider Silje Djuvik Støle. Irene Loka vil være oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Hovedkontor Avdelingskontorer Flekkefjord Lyngdal Mandal Kirkegaten 50 Postboks 353 Store Elvegate 1 A 4400 Flekkefjord 4577 Lyngdal 4514 Mandal Telefon 38 32 80 35/33/47 25 47 20 Telefon 38 33 41 90 / 92 Telefon 38 27 30 47 / 48 E-post: post@komrev-vest.no Telefaks 38 33 42 01 Telefaks 38 27 30 01 Organisasjonsnummer: 974 783 169MVA
KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS Kontaktperson hos revisjonen: Veronika Andresen Telefon 383 34 192/909 13 602 E-post: veronika.andresen@komrev-vest.no Med hilsen (Sign.) Irene Loka Revisjonssjef (Sign.) Veronika Andresen Forvaltningsrevisor Kopi: Kontrollutvalget side 2