ÅRSMØTE BMW Car Club Norway 27.04.2013 kl. 11:00 Thon Hotel Oslo Airport, Gardermoen
SAKSLISTE 1. ÅPNING 2. HOVEDSTYRETS ÅRSBERETNING 3. REGNSKAP 2012 4. REVISJONSBERETNING 5. GJENNOMGANG AV BUDSJETTFORSLAG 2013 MED FORUTSETNINGER 6. BEHANDLING AV INNKOMMEDE FORSLAG AV ØKONOMISK KARAKTER 7. FASTSETTELSE AV MEDLEMSKONTINGENT 8. VEDTAK AV BUDSJETT (justert for konsekvenser i punktene 5, 6 og 7) 9. INNKOMMEDE FORSLAG (ikke-økonomiske) 10. ANSVARSFRITAK FOR STYRET 11. VALG 12. EVENTUELT 2
1. Åpning 1.1 Godkjenne de fremmøtte og eventuelle fullmakter 1.2 Godkjenne sakslisten og forretningsorden 1.3 Valg av: A: dirigent B: referent C: to fremmøtte til å underskrive protokollen 2. Hovedstyrets årsberetning 2.1 Virksomhetens art 2.1.1 BMW Car Club Norway er en frivillig og ideell organisasjon som er medlem av Federation of European BMW Clubs (FEBC) og anerkjent av BMW AG. Klubbens formål er å organisere eiere og sympatisører av BMW-biler (fra 3 hjul og mer). Utvikle og aktivisere BMWs eget begrep: "Freude am Fahren" i nyttemessige, sportslige og sosiale forhold. 2.1.2 Klubbens adresse er: Postboks 807, 2656 Follebu 2.1.3 Klubben har i 2012 benyttet innleid hjelp til regnskap og klubbmagasinet Fahrfreude 2.2 Hovedstyret og andre komitéer 2.2.1 Hovedstyrets sammensetning: President : Øivind Seielstad Visepresident : Robert Nilsskog Økonomiansvarlig : Ragnar Hansen Sekretær : Lars Almlie PR/Media : Vegard Brattli Varamenn : Joachim Fjeld : Ståle Martinussen 2.2.2 Årsmøtevalgte komitéer A. Revisorer : Ketill Jacobsen : Trond Lien (styrevalgt) B. Valgkomité : Øyvind Berg : Glenn O. Olsen : Jens Kristian Gunneng 3
2.3 Hovedstyrets møter Hovedstyret har i 2012 avholdt fem ordinære styremøter. 29. april: Dagen etter årsmøtet på Thon Hotel Oslo Airport, Gardermoen Hand over i fra forrige styre, med hvilke saker som var i gang og skulle i gang. Vegard opprettet et internforum for hovedstyret og vi gikk i gjennom hvilke saker som skulle behandles der. 26.-27. mai: Strandveien Auto, Trondheim To dagers møte, hvor agendaen var ny redaktør, medlemsverving, velkomstpakker, Landstreff Oppdal, BMW-dagene Våler, Møtekalender 2012, websiden, klubbsekretær, økonomi, avtale med BMW Norge m.m. 18. august: Quality Airport Hotel Værnes, Stjørdal Dagsmøte, hvor agendaen var klubbeffekter, fakturautsendinger, Rudskogen Motorfestival, BMW-dagene Våler, arrangementskomité, DK Øst, klubbsekretær, domener, vervekampanje, omstrukturering internforum, annonser på websiden, BMW Wiki m.m. 06.-07. oktober: Quality Airport Hotel Værnes, Stjørdal To dagers møte, hvor agendaen var evaluering BMW-dagene Våler, status valgkomité, webshop, landstreff 2013, terminliste 2013, 02/Classic-gruppen, nye distriktsklubber, Logo Oslo & Akershus, status klubbsekretær, Oslo Motor Show, Tysklandstur, organisering av styreoppgaver, ny serverløsning, økonomistatus, status velkomstpakke m.m. 17.-18. november: Strandveien Auto, Trondheim To dagers møte, hvor agendaen var medlemsregister, innbetalinger, tildeling av midler til DK/UG, velkomstpakke igjen, evaluering Oslo Motor Show, annonser på websiden, klubblokale m.m. 2.4 Klubbens aktiviteter BMW CCN s hovedstyre har i 2012 stått for følgende aktiviteter: 27.-28. april: Årsmøte, Thon Hotel Oslo Airport, Gardermoen 23.-24. juni: Landstreff, Oppdal (i samarbeid med DK Trøndelag) 25.-26. august: Stand på Rudskogen Motorfestival, Rakkestad 22.-23. september: BMW-dagene, Norsk Trafikksenter, Våler 26.-28. oktober: Stand på Oslo Motor Show, Lillestrøm Utover dette har det vært arrangert en rekke treff i regi av distriktsklubbene og 02/Classic rundt omkring i landet. Racing-gruppen har også kjørt full serie i 2012. Årsmøtet Det ble for første gang arrangert etter de nye vedtektene med delegater i fra hver DK/UG. Møtet startet på fredag med diskusjoner rundt sakene som var kommet inn og lørdagen ble brukt til å gjennomføre selve årsmøtet. 4
Landstreff Oppdal For første gang ble det arrangert et sosialt treff for hovedklubben som gikk over en hel helg. Oppmøtet ble på ca. 50 biler og noe mere folk. Oppmøtet kunne vært bedre, men alt i alt en hyggelig helg med god stemning. DK Trøndelag sto for forberedelsene og den praktiske gjennomføringen. Rudskogen Motorfestival Vi ble invitert til å stille med klubbstand under denne helgen, noe som vi takket ja til. Det ble en fin helg, med mange besøkende innom standen vår. En del nye medlemmer ble det også. En fin arena å vise frem klubben på. BMW-dagene Norsk Trafikksenter, Våler. Som vanlig samler Vålertreffet medlemmer fra hele landet, takket være sin sentrale beliggenhet. Gode tilbakemeldinger i fra fornøyde deltakere og i fra NAFs banemannskap. Det ble arrangert utstilling med premiering i flere klasser. Det ble holdt felles middag på Hotell Central i Elverum og stemningen var svært god. Under middagen ble det avholdt lotteri med mye flotte premier fra våre sponsorer. På søndag formiddag forsøkte vi å arrangere rebusløp, men der ble det dårlig deltakelse. Alt i alt en fin helg, om enn noe kaldt. Vi vil for senere arrangementer forsøke å få til dette på våren/sommeren hvor været forventes å være varmere. Vi fikk også vist fram det nye klubbteltet vårt og fikk mange positive tilbakemeldinger på det. Oslo Motor Show. Vi stilte også i år med klubbstand på OMS. Denne gang hadde vi lånt en M635CSi av Tom Heine Bjercke og en 3.0CS av Rainer Nilsen. Vi satte også her opp det nye klubbteltet vårt, hvor vi solgte klubbeffekter og vervet nye medlemmer. Bra med besøk og mange hyggelige folk innom. Litt vanskelig å skaffe bemanning til standen, men vi fikk det til. Stor takk til de som bidro! 2.5 Klubblad Fahrfreude kom ut med tre nummer i 2012 på 64 sider hver. Tilgangen på artikler har vært tilfredsstillende, men redaksjonen lider som vanlig under sent innkommet stoff. Ny redaktør i fra nummer 2/2012 er Tor Arne Hæg. Han har igjen fått bladet opp på et meget høyt kvalitativt nivå. Det bør nevnes at Fahrfreude kunne hatt godt av flere annonsører. Vi er en klart definert målgruppe med god kjøpekraft. 2.6 Distriktsavdelinger og undergrupper I 2012 har BMW Car Club Norway hatt elleve distriktsklubber og to undergrupper. Alle DK/UG har avholdt attraktive arrangementer, med alt fra kjøretreff, til klubbkvelder og sosiale treff. 2.7 Klubbens administrasjon Medlemstallet har i 2012 steget kraftig og etter en fordobling fra fjoråret, er det på vei tilbake til gamle høyder. Klubben hadde pr. 31/12-2012 ca. 2200 medlemmer. 5
Mye av dette skyldtes at tidligere medlemmer ikke hadde fått fornyet sitt medlemskap på grunn av manglende papirfaktura. Dette har nå blitt sendt ut og Hovedstyret registrerer en meget gledelig økning i antall registrerte medlemmer. Det har derfor blitt lagt ned mange hundre timer i å oppdatere og rette opp i medlemslistene. Medlemsregisteret blir nå ajourført fortløpende. 2.8 Klubbens forhold til Federation of European BMW Clubs 01.01.2008 ble BMW Car Club Norway medlem av Federation of European BMW Clubs (FEBC) 2.9 Helhetsvurdering av driftsåret 2012 Hovedstyret er i hovedsak fornøyd med driftsåret 2012. En del av de aktivitetene Hovedstyret har utført er: Fahrfreude fikk i juni ny redaktør. Klubblokalene i Strømsveien ble avviklet. Vi flyttet lageret fra Aurskog til Brumunddal. Etablerte webshop og ellers er websiden under konstant utvikling. Opparbeidet en ressursbank som består av medlemmer med forskjellig kompetanse som de har sagt seg villig til å bidra med til klubbens beste. Overført løpende medlemskap til å følge kalenderår. Brukt flere hundre timer i å gjennomgå medlemsregisteret. Lagt ned en stor arbeidsmengde i å hente tilbake tidligere medlemmer. Info ut til medlemmene har bedret seg og mail blir besvart. Klubbens offisielle mailadresse er konstant bemannet, med rask respons. Opprettet kontakt med våre nordiske søsterklubber, samt MC-klubben i Norge. Opprettholdt den gode kontakten med BMW Norge og gjenopprettet dialogen med Rudskogen Motorsenter/Harald Huysman. Websiden: Kommunikasjon innad i styret via internforum Det samme for valgkomitéen Alle DK/UG har egne sider på subdomener under bmwccn.no Alle DK/UG har tilgang til medlemslister for sine områder Alle DK/UG kan bruke SMS-utsendelser via kontrollpanelet Alle klubbens e-postkontoer er flyttet fra Powertech til Uniweb med bedre webmail Egen plass til dokumenter for nedlastning Kalender som alle DK/UG, samt HK kan holde oppdatert TV-guide Webshop Ny og stabil serverløsning Nytt design og forum Facebooksidene er koblet sammen med websidene Annonseplasser 6
Kontingentbetaling via Paypal med direkte oppdatering i medlemsregisteret Besøksstatistikk Alle DK/UG fikk tildelt kontingentandel som ansøkt, selv om medlemstallet på det gitte tidspunktet ikke tilsa det. Dette ble gjort for å gi DK/UG muligheten til å opprettholde sitt aktivitetsnivå og derved få opp igjen medlemstallet. Fått på plass nye og forbedrede ansvars- og arrangørforsikringer for klubben, både DK/UG og HK. Oppdatert offentlige informasjoner og banktilganger. Igjen fått på plass papirfaktura. Startet prosessen med å gjennomgå alle avtalene klubben har med samarbeidspartnere, leverandører, baneutleiere m.m. Søkt om momsrefusjon via LMK. Gått igjennom og fått full oversikt over økonomien, opprettet kontoplan og ryddet opp i alle gamle regnskapsposter. Kjøpt nytt klubbtelt og andre profileringseffekter. Samlet sett har de ovenstående aktivitetene vært meget arbeidskrevende og Hovedstyret har lagt ned et stort antall arbeidstimer for å få ting på plass. De aktivitetene som har vært prioritert av Hovedstyret for å få klubben tilbake i ordinær drift må sies å ha hatt god effekt selv om ikke alle tiltakene har gitt full effekt ennå. Hovedstyret er imidlertid av den oppfatningen at klubben nå på det nærmeste er tilbake i ordinær driftsmodus etter en del utfordrende år. Vi i Hovedstyret vil imidlertid benytte anledningen til å takke alle våre medlemmer, samarbeidspartnere og styrene i DK/UG for all hjelp og støtte i 2012. Dette har oppmuntret oss i Hovedstyret til å yte vårt aller beste over lang tid for å bidra til å gi alle en ennå bedre klubb. Vi håper å kunne fortsette dette framover også. Det er derfor veldig inspirerende å registrere at klubben igjen har over 2200 medlemmer! Hovedstyret ser derfor på 2013 som et spennende og aktivitetsfylt år hvor vi for første gang på mange år også skal arrangere Tysklandstur. Dette i tillegg til våre sedvanlige arrangementer som BMW-dagene på Rudskogen og Våler og ikke minst Landstreffet. Vi vil benytte anledningen til å ønske alle medlemmer og samarbeidspartnere velkommen til deltakelse på de nasjonale treffene i år. 7
3 REGNSKAP 2012 3.1 Regnskap Hovedklubben Regnskapet for 2012 viser i likhet med de siste årene et betydelig underskudd. Dette skyldes i stor grad at medlemskontingentene falt drastisk som følge av manglende oppdatert medlemsregister og manglende utsendelse av papirfaktura. Mange medlemmer var derfor ikke klare over at medlemskapet hadde utløpt og fikk heller ikke melding om dette. Dette ble endret ved at klubben gikk tilbake til tidligere ordning med forfall på medlemskapet pr. 31.12. og utsendelse av papirfaktura. Som følge av dette viser regnskapet at kontingentinntektene falt til ca. 650.000.-. Årsmøtet vedtok å opprettholde klubbens aktivtetsnivå fra tidligere år og derfor viser regnskapet et driftsunderskudd på ca. kr. 235.000.-. Hertil kommer opprydding av regnskapsposter fra tidligere år på ca. kr. 185.000.-. Årsmøtet vedtok i 2012 et underskudd på inntil kr. 250.000.- (iht. vedtektene skal Hovedstyret måles på bunnlinjen). Selv om regnskapet viser at driften har holdt seg innenfor Årsmøtets vedtak er Hovedstyret allikevel ikke fornøyde med resultatet til tross for store anstrengelser for å redusere kostnadsnivået. I tillegg til det rene driftsunderskuddet kommer altså ekstraordinære kostnader på ca. kr. 185.000.-. Disse utgiftene viser dermed ikke det reelle uttrykk for forvaltningen av klubben siste år. Oppryddingen viser at klubben ved siste årsskifte er tilnærmet gjeldfri. Vi vil også peke på at det sittende Hovedstyret ikke har tatt ut noen form for godtgjørelser siste år. Sett på bakgrunn av regnskapene de senere år er det klart at driftsunderskudd ikke lenger kan aksepteres dersom klubben fortsatt skal ha tilfredsstillende økonomisk handlefrihet. Egenkapitalen er ved årsskiftet redusert til ca. kr. 470.000.- og representerer etter Hovedstyrets syn et minimum for å sikre fortsatt forsvarlig drift. Styrets budsjettforslag for 2013 viser også at vi skal gå med overskudd. Styret har også reforhandlet mange av sponsor- og samarbeidsavtalene for i år. Dette har også vært tidkrevende fordi mange av avtalene måtte oppdateres innholdsmessig. Vi er fortsatt i prosess med mange samarbeidspartnere men håper å få dette på plass til Årsmøtet. 8
Konto Navn 2 012 2 011 Driftsinntekter Salgsinntekter varer og tjenester 3000 Medlemskontingent -650 300,00-880 629,17 3100 Annen innbetaling 0,00-90 050,00 3130 Inntekter Arrangement -13 756,00-20 290,00 3131 Inntekt Arrangement Rudskogen -3 000,00-170 551,00 3132 Inntekt Arrangement Karlskoga 0,00-25 983,00 3133 Inntekt Arrangement Våler -120 785,00 0,00 3140 Loddsalg -23 740,00 0,00 3200 Salg Effekter & Varer -16 608,93-38 651,00 3300 Annonseinntekter FF 0,00-6 250,00 3400 MVA Kompensasjon -47 700,00-70 854,00 3900 Annen inntekt -5 600,00 0,00 Sum Salgsinntekter varer og tjenester -881 489,93-1 303 258,17 Sum Driftsinntekter -881 489,93-1 303 258,17 Driftskostnader Driftskostnader 5300 Godtgjørelse, refusjon styret 0,00 20 500,00 6100 Flytting, Transport 8 140,00 0,00 6200 Service, reparasjon utstyr 3 475,31 0,00 6250 Forsikringer 13 857,00 0,00 6300 Leie lokaler 6 611,30 80 470,91 6305 Kostnader, lokaler 3 365,00 0,00 6310 Leie utstyr, Betalingsterminal 8 833,25 0,00 6320 Andre Leiekostnader 27 284,00 0,00 6470 Baneleie Karlskoga 0,00 35 860,97 6471 Baneleie ACR -8 400,00 43 470,00 6472 Baneleie Rudskogen 8 400,00 122 544,00 6473 Baneleie, Vålerbanen 125 625,00 0,00 6500 Inventar, utstyr 32 738,00 0,00 6550 Driftsmateriale 298,30 0,00 6551 Data, EDB 5 898,00 11 758,00 6552 Programvare 4 035,96 3 358,50 6554 Domene, e-post og hjemmeside 19 189,50 9 383,86 6710 Regnskapstjenester 24 941,75 19 320,00 6740 Honorar medlemsservice 51 903,25 49 250,00 6750 Honorar PC - Service 0,00 21 849,50 6780 Honorar grafisk Fahrfreude 62 448,54 15 625,00 6785 Honorar Redaktør FF 2011 15 000,00 0,00 6790 Annen fremmedtjeneste 8 500,00 0,00 6795 Godtgjørelse Funksjonærer 0,00 47 659,55 6800 Kontorrekvisita 6 826,31 19 784,75 6820 Trykking, kopiering 67 187,50 139 829,71 6907 Xdsl, bredbånd 2 111,00 14 925,00 6910 Betalingsterminal, abonnement 819,00 809,09 6940 Porto 39 445,38 89 536,09 6941 Pakketering og utsendelser 15 330,00 40 584,81 9
7101 Bilgodtgjør., ikke oppgavepliktig 73 290,25 100 557,82 7110 Ref. Annen bilkostnad 678,16 0,00 7140 Reisekostnad, ikke oppgavepliktig 17 300,00 8 818,30 7150 Konferanse, dagpakker hotell 34 564,00 0,00 7160 Diettkostnader, ikke oppgavepliktig 115 528,10 129 058,87 7165 Møtemat, bevertning 12 808,55 16 936,60 7300 Gaver og premier 0,00 5 859,00 7320 Billetter, arrangementkostnader 2 701,00 0,00 7350 Annen Foreningsrettede kostnader 7 000,63 6 721,00 7360 Produksjon Medlemskort 14 985,73 33 096,88 7400 Overføring kontingent lokalavdeling 188 609,38 215 000,00 7410 Kontingent, ikke fradragsberettig. 29 986,74 28 054,00 7500 Annonse, Reklame, Profilering 39 830,79 0,00 7640 Avgifter, offentlig 216,00 135,00 7770 Bankgebyrer 1 639,70 3 894,51 7771 Uttaksgebyr Kapitalkonto 0,00 1 739,39 7772 Årspris Visakort/ Bankkort 275,00 0,00 7775 BBS, Bankterminal kostnad 7 270,24 8 948,57 7776 Avgift Paypal 14 830,61 9 940,76 7778 Purregebyr Leverandører 251,74 893,23 7790 Andre kostnader 1 110,66 15 134,87 8160 Valutatap (disagio) 0,00 572,69 8889 Feilføringer -4,09 0,00 Sum Driftskostnader 1 116 736,54 1 371 881,23 Tap på fordringer 7795 Tap på krav 0,00 22 650,00 Sum Tap på fordringer 0,00 22 650,00 Sum Driftskostnader 1 116 736,54 1 394 531,23 Sum Driftsresultat 235 246,61 91 273,06 Finansinntekter Renteinntekter 8050 Renteinntekter, bank -10 443,56 0,00 Sum Renteinntekter -10 443,56 0,00 Andre finansinntekter 8060 Valutagevinst 0,00-10,26 Sum Andre finansinntekter 0,00-10,26 Sum Finansinntekter -10 443,56-10,26 Sum Finansresultat -10 443,56-10,26 Ordinært resultat før skattekostnad 224 803,05 91 262,80 Ordinært resultat 224 803,05 91 262,80 10
Ekstraordinære poster Ekstraordinære kostnader 7900 Rentediff. Kap-kto 2011 36310,72 7900 Rentediff. Drifts-kto 2011 40 099,98 7900 2011 Kostnader 108 830,50 0,00 Sum Ekstraordinære kostnader 185 241,20 0,00 Sum Ekstraordinære poster 185 241,20 0,00 Årsresultat 410 044,25 91 262,80 Noter til resultatregnskapet: a) Siste nummer Fahrfreude 2012 føres i 2013 (er derfor ikke med for 2012) b) Treffregnskapene er avstemt c) Inntekter 3130 kr. 13.756.- er fra OMS d) 6305 Kostnader lokaler kr. 3.365.- er ifm. oppussing/vedlikehold ved fraflytting Strømsveien e) 6320 Andre leiekostnader kr. 27.284.- er leie av stand OMS og tilhenger/telt ifm. Rudskogen og Våler f) 6500 Inventar og utstyr kr. 32.738.- er kjøp av klubbtelt og audio-/videoutstyr g) 6740 Honorar medlemsservice kr. 51.903.- er ekstern hjelp til medlemsregisteret h) 6780 Honorar grafisk FF kr. 62.448.- er redaktørgodtgjørelse i) 6790 Annen fremmedtjeneste kr. 8.500.- er ambulanse Våler j) 6820 Trykking, kopiering kr. 67.187.- er Fahrfreude, vervefoldere og program Våler k) 7101 Bilgodtgjørelse kr. 73.290.- er refusjoner for styremedlemmers transport l) 7140 Reisekostnader kr. 17.300.- er til Årsmøtet 2012 samt ett styremøte m) 7160 Diett kr. 115.528.- er Antilla, Årsmøtet og styremøter 2012 n) 7410 Kontingent kr. 29.986.- er LMK o) 7500 Annonse, reklame kr. 39.831.- er film, visittkort, annonse klubbsekretær, banner og klubbmerker p) 7900 Rentedifferanser 2011 på kapital- og driftskonto skyldes at renteinntektene er blitt dobbeltført i 2011 slik at regnskapet viser for høy egenkapital ved inngangen til 2012. Øvrige 2011-kostnader er fra balansen i 2011 og består hovedsakelig av utestående bilgodtgjørelse (kr. 34.480.-), redaktørgodtgjørelse FF (35.000.-) ACRog Rudskogen baneleie (kr. 27.030.-) og porto/pakking FF 4/2011 (kr. 7.666.-). 11
Konto Navn 2011 2 012 Eiendeler Omløpsmidler Kontanter, bank-/postgiroinnskudd 1900 Kasse 267,53 156,57 1921 Postgiro 0530.43.20321 783,00 783,00 1957 Bank, 1070.05.05257 155 136,58 182 721,73 1976 Bank 1070.18.29676 511 960,60 72 072,16 1980 Paypal konto 79 360,00 8 260,32 Sum Kontanter, bank- /postgiroinnskudd 747 507,71 263 993,78 Kortsiktige fordringer 1380 Refusjoner uten bilag 86 824,25 0,00 1500 KUNDEFORDRINGER 95 300,00 9 834,00 1510 Fordringer Lokallag 0,00 60 000,00 1516 Mellomværende Styret 2 478,00 1 954,54 Sum Kortsiktige fordringer 184 602,25 71 788,54 Varelager/beholdninger 1400 Varebeholdning- Effekter 11 663,00 141 824,75 Sum Varelager/beholdninger 11 663,00 141 824,75 Sum Omløpsmidler 934 772,96 477 607,07 Sum Eiendeler 934 772,96 477 607,07 12
Gjeld/egenkapital Kortsiktig gjeld Kortsiktig gjeld 2400 Leverandørgjeld -113 066,34 0,00 Sum Kortsiktig gjeld -113 066,34 0,00 Annen kortsiktig gjeld 1749 Andre forskuddsbetalte kostnader -9 471,41 11 906,59 2999 Annen kortsiktig gjeld 0,00-1 912,00 Sum Annen kortsiktig gjeld -9 471,41 9 994,59 Sum Kortsiktig gjeld -122 537,75 9 994,59 Egenkapital Fri egenkapital/udekket tap 2050 Egenkapital -988 908,71-897 645,91 Resultat 91 262,80 333 633,55 Rentediff. Kap-kto 2011 36 310,72 Rentediff.drifts-kto 2011 40 099,98 Sum Fri egenkapital/udekket tap -897 645,91-487 601,66 Sum Egenkapital -897 645,91-487 601,97 Sum Gjeld/egenkapital -1 020 83,66-477 607,07 Noter: a) Varelager er balanseført til kostpris b) Forskuddsbetalte kostnader er ført på passivasiden og denne frastår derfor som fradrag til egenkapitalen c) Rentedifferanser ført mot egenkapital 13
3.2 REGNSKAP/BUDSJETT DISTRIKTSKLUBBER OG UNDERGRUPPER 1) 02/Classic: BMW CCN UG: 02/Classic RESULTAT Inntekter: Budsjett 2013 Regnskap 2012 Budsjett 2012 Regnskap 2011 Andel medl.kont. 24 000 24 000 24 000 18 000 Treffinnt. 2 000 834 10 000 1 325 Loddsalg 0 0 0 3 700 Effektsalg 7 000 9 450 6 000 23 907 Differanse kontantsalg 8 0 1 469 Renteinnt. 50 Div. innt. Salg delelager 15 000 Sum inntekter: 48 050 34 327 40 030 48 430 Utgifter: Treffutg. 15 000 3 690 15 000 6 782 Premier 1 000 0 0 0 Effektkjøp 5 000 5 707 4 000 40 672 Regulert varelager 0-14 208-16 607 Porto 200 135 1 000 958 Reklame/profilering 11 049 12 000 0 Stand leie 600 0 600 600 Kjøregodtgjørelser 6 000 0 4 000 7 581 Anskaffelse/utstyr 0 0 5 475 Styreutgifter: 4 000 0 3 000 1 364 Div. Innkjøp delelager BMW 10 000 0 0 750 Bankomkostninger 100 0 100 59 Sum utgifter: 41 900 6 373 39 700 47 634 ÅRSRESULTAT 6 150 27 954 330 796 Bevegelse EK EK pr. 01.01.2012 Årsresultat 22 049 27 954 EK pr. 31.12. 50 003 EK= Egenkapital BALANSE Eiendeler: Regnskap 2012 Varelager 14 208 Bankkto. 35 795 Kasse 0 Sum eiendeler 50 003 Gjeld / EK EK pr. 31.12.12 Gjeld 50 003 0 Sum Gjeld og EK 50 003 14
2) Vi har ikke mottatt regnskaper fra UG Racing, men disse har heller ikke mottatt andel medlemskontingent i 2012. Budsjett Racing 2013: Ikke budsjettert med inntekter, men har følgende budsjetterte utgifter: a) Årsmøte kr. 4.000.- b) Medlemsmøte kr. 2.000.- c) Kurs løpsleder kr. 4.000.- d) Reise/overnatting kr. 8.000.- e) Veieutstyr kr. 10.000.- f) Støymåler kr. 1.500.- g) Bremsevæskemåler kr. 1.500.- h) Nytt klasseberegningsark kr. 4.000.- Sum (=omsøkt beløp fra HK) kr. 35.000.- 15
3) Rogaland: BMW CCN DK: Rogaland Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT 2013 2012 2012 2011 Inntekter: Andel medl.kont. 11500 11700 Treff innt. 7000 6200 Loddsalg 0 0 Effektsalg 3000 1888 0 Renteinnt. 0 17,6 Div. innt. 0 Sum inntekter: 21500 19805,6 Utgifter: Treffutg. 11000 3500 Premier 2000 692 Effektkjøp 2000 Verktøy 3000 Møteutg. 2000 Rekvisita/utstyr 506 Reiser/tlf godtgjørelse 2400 Div. utg. 1500 2509,81 Bankomkostninger 0 Sum utgifter: 21500 9607,81 ÅRSRESULTAT 0 10197,79 Bevegelse EK EK pr. 01.01.2012 27243,42 Årsresultat 10197,79 EK pr. 31.12.2012 37441,21 Rogaland Regnskap BALANSE 31.12.2012 2012 Eiendeler: Varelager 0 Bankkto. 34056,71 Kasse 3384,5 Fordringer 0 Sum eiendeler 37441,21 Gjeld / EK EK pr. 31.12. 37441,21 Gjeld 0 Sum Gjeld og EK 37441,21 16
4) Hedmark/Oppland: BMW CCN DK: Hedmark og oppland Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT 2013 2012 2012 2011 Inntekter: Andel medl.kont. 5000 10000 10000 20000 Treff innt. 0 0 20000 23121 Loddsalg 0 0 0 Effektsalg 0 0 0 0 0 0 0 Renteinnt. 15 19,73 5 0,68 Div. innt. 0 0 Sum inntekter: 5015 10019,73 30005 43121,68 Utgifter: Treffutg. 0 30000 28423,88 Premier 1500 618 1500 745,5 Effektkjøp 0 0 0 Porto 50 50 27 Møteutg./lokalleie 4000 2433,5 4000 3425,82 Rekvisita/utstyr 250 0 250 0 Reiser/tlf godtgjørelse 2000 1860,96 0 0 Div. utg. 0 0 0 0 Bankomkostninger 0 0 Sum utgifter: 7800 4912,46 35800 32622,2 ÅRSRESULTAT -2785 5107,27-5795 10499,48 Regnskap BALANSE 31.12.2012 2012 Eiendeler: Varelager 0 Bankkto. 36131,1 Kasse 1441 Fordringer 0 Sum eiendeler 37572,1 Gjeld / EK EK pr. 31.12. 37572,10 Gjeld 0 Sum Gjeld og EK 37572,10 17
5) Hordaland BMW CCN DK: Hordaland Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT 2013 2012 2012 2011 Inntekter: Andel medl.kont. 15000 25000,00 25000 35000 Treff innt. 25000 29602,00 20000 27503 Loddsalg 500 500 Effektsalg 1500 1500 Renteinnt. 30 22,00 30 22,80 Div. innt. 1000 Sum inntekter: 42030 54624,00 48030 62525,80 Utgifter: Treffutg. 30000 34879,80 28000 27357,30 Premier 11000 8270,60 13000 12649,60 Effektkjøp Banner med ny logo 6000 Møteutg. / Lokalleie 2500 2134,50 2500 8408 Rekvisita 500 299,00 500 200 Div. utg. 1000 1000 Bankomkostninger 100 100 Sum utgifter: 51100 45583,90 45100 48614,90 ÅRSRESULTAT -9070 9040,10 2930 13910,90 Regnskap BALANSE 2012 Eiendeler: Varelager Bankkto. 18126,69 Kasse 7405,00 Fordringer Sum eiendeler 25531,69 Gjeld / EK EK pr. 31.12. 25531,39 Gjeld Sum Gjeld og EK 25531,39 18
6) Møre og Romsdal BMW CCN DK: Møre og Romsdal Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT 2013 2012 2012 2011 Inntekter: Andel medl.kont. 5000 5000 5000 0 Treff innt. 5500 6425 4000 5843 Loddsalg Effektsalg Renteinnt. 20 36 30 60 Div. innt. 3538 Sum inntekter: 10520 11461 9030 9441 Utgifter: Treffutg. 7000 6712 6000 4585 Premier 2000 3368 1000 1314 Effektkjøp Porto,, Møteutg. / Lokalleie 500 0 500 1301 Rekvisita 500 13000 500 Div. utg. 500 482 500 Bankomkostninger 20 17,5 20 4,5 Sum utgifter: 10520 23579,5 8520 7204,5 ÅRSRESULTAT 0-12118,5 510 2236,5 Regnskap BALANSE 2012 Eiendeler: Varelager Bankkto. 1341,51 Kasse 11052,5 Sum eiendeler 12394,01 Gjeld / EK EK pr. 01.01. 24512,51 Årets resultat -12118,50 Sum egenkapital 31.12 12394,01 19
7) Nordland BMW CCN DK Nordland Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT 2013 2012 2012 2011 Inntekter: Andel medl.kont. 10000 0 0 0 Treff innt. 5000 0 1000 0 Loddsalg 3000 0 0 0 Effektsalg 0 0 0 Renteinnt. 10 10 10 11 Div. innt. Sum inntekter: 18010 10 1010 11 Utgifter: Treffutg. 2000 2400 558 Premier 1000 206 0 Effektkjøp 0 0 Porto 0 0 Møteutg. / Lokalleie 2000 1045 1500 1366 Rekvisita 0 Div. utg. 450 1585 Bankomkostninger 10 2 10 10 Sum utgifter: 5010 4103 1510 3519 ÅRSRESULTAT 13000-4093 -500-3508 Regnskap BALANSE 2012 Eiendeler: Varelager 0 Bankkto. 7666,71 Kasse 275 Fordringer Sum eiendeler 7941,71 Gjeld / EK EK pr. 31.12. 7941,71 Gjeld Sum Gjeld og EK 7941,71 20
8) Oslo og Akershus BMW CCN DK: Øst Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT 2013 2012 2011 2011 Inntekter: Andel medl.kont.* 35000 kr 35 000,00 64000 55000 Treff innt. 20000 kr 62 750,00 28000 14952 Loddsalg 6000 kr 2 850,00 7000 0 Effektsalg 0 kr 0,00 1000 Ekstraordinær bevilgning * 20000 kr 0,00 64000 23750 Renteinnt. 100 kr 42,42 500 67,43 Div. innt. 0 Sum inntekter: 81100 100642,42 164500 93769,43 Utgifter: Treffutg. 35000 kr 121 868,00 50000 38818,5 Premier 6000 kr 5 700,00 5000 3960 Effektkjøp 3000 kr 0,00 10000 Porto/ sms 4500 kr 4 091,27 8000 5879,38 Møteutg. / Lokalleie 6000 kr 6 624,00 5000 1969 Rekvisita 5000 kr 3 364,00 10000 9465 Kontantbuffer 0 Div. utg. 21000 kr 20 315,20 35000 23313,8 Bankomkostninger 500 kr 150,00 500 100 Sum utgifter: 81000 162 112,47 123500 83505,68 ÅRSRESULTAT 100-61470,05 41000 10263,75 DK: Øst Regnskap BALANSE 2012 Eiendeler: Varelager kr 0,00 Bankkto. 31.12 kr 6 211,92 Kasse kr 0,00 Fordringer kr 0,00 kr 0,00 kr 0,00 kr 0,00 Sum eiendeler 6 211,92 Gjeld / EK EK pr. 31.12-53788,08 Gjeld til HK 60 000,00 Sum eiendeler 6 211,92 21
9) Sogn og Fjordane BMW CCN DK: Sogn og Fjordane Budsjett Regnskap RESULTAT 2 013 2 012 Inntekter: Andel medl.kont. - Treff innt. 5 000 1 947 Loddsalg - Effektsalg 3 000 2 200 Renteinnt. 12 Div. innt. Sum inntekter: 8 000 4 159 Utgifter: Treffutg. 4 000 3 815 Premier Regulert varelager Effektkjøp Porto Møteutg. / Lokalleie 1 000 690 Rekvisita SMS varsling 500 Div. utg. Bankomkostninger 6 Sum utgifter: 5 500 4 511 ÅRSRESULTAT 2 500 (352) : Sogn og Fjordane Regnskap BALANSE 2 012 Eiendeler: Varelager 16 405 Bankkto. 10 146 Kasse 4 512 Fordringer Sum eiendeler 31 063 Gjeld / EK EK pr. 01.01. 31 415 Sum egenkapital 31 415 22
10) Telemark BMW CCN DK: Telemark Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT 2013 2012 2012 2011 Inntekter: Andel medl.kont. 3 750,00 4 900,00 4 900,00 4 000,00 Treffinnt. 5 000,00 8 571,00 5 000,00 6 400,50 Loddsalg Effektsalg 250,00 250,00 500,00 300,00 Renteinnt. 100,00 94,19 80,00 99,71 Div. innt. 0,00 0,00 0,00 1 750,00 Sum inntekter: 9 100,00 13 815,19 10 480,00 12 550,21 Utgifter: Treffutg. 4 000,00 3 779,77 6 300,00 6 264,65 Premier 1 500,00 1 260,00 1 600,00 1 636,00 Effektkjøp 0,00 0,00 0,00 0,00 Porto 0,00 0,00 0,00 0,00 Møteutg. / Lokalleie 1 900,00 800,00 1 900,00 1 061,80 Rekvisita 800,00 100,00 1 500,00 8 358,39 Nedskrivning varelager 0,00 0,00 0,00 0,00 Div. utg. 900,00 818,14 1 700,00 2 548,75 Bankomkostninger 0,00 0,00 0,00 0,00 Sum utgifter: 9 100,00 6 757,91 13 000,00 19 869,59 ÅRSRESULTAT 0,00 7 057,28-2 520,00-7 319,38 : Telemark Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap BALANSE 2013 2012 2012 2011 Eiendeler: Varelager 0,00 0,00 0,00 0,00 Bankkto. 13 980,89 16 299,03 4 403,61 6 853,83 Kasse 1 200,00 1 200,00 1 200,00 1 200,00 Fordringer 0,00 0,00 0,00 1 754,78 Sum eiendeler 15 180,89 17 499,03 5 603,61 9 808,61 Gjeld / EK EK pr. 31.12 15 180,89 15 180,89 5 603,61 8 123,61 Gjeld 0,00 2 318,14 0,00 1 685,00 Sum eiendeler 15 180,89 17 499,03 5 603,61 9 808,61 Bevegelse EK EK pr. 01.01. 15 180,89 8 123,61 8 123,61 15 442,99 Årsresultat 0,00 7 057,28-2 520,00-7 319,38 EK pr. 31.12. 15 180,89 15 180,89 5 603,61 8 123,61 23
11) Trøndelag BMW CCN DK: TRØNDELAG Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT 2013 2012 2012 2011 Inntekter: Andel medl.kont. 10000 30000 30000 33000 Treff innt. 20000 21894 80000 8650 Loddsalg 5000 8950 15000 7550 Effektsalg 0 0 1000 850 Renteinnt. 20 15,96 20 19,24 Div. innt. 0 0 0 5200 Sum inntekter: 35020 60859,96 126020 55269,24 Utgifter: Treffutg. 20000 54345,03 75000 2585,5 Premier 4000 7195 5500 1060 Effektkjøp 0 0 0 0 Porto 300 284,9 200 75 Møteutg. / Lokalleie 7000 6308 35000 34974,41 Rekvisita 1000 0 0 0 Div. utg. 13500 13567,97 10000 5700 Bankomkostninger 400 406 320 332 Sum utgifter: 46200 82106,9 126020 44726,91 ÅRSRESULTAT -11180-21246,94 0 10542,33 Regnskap BALANSE 2012 Eiendeler: Varelager 0 Bankkto. pr.31.12.2012 1598,01 Kasse 2000 Fordringer 0 Sum eiendeler 3598,01 Gjeld / EK EK pr. 31.12.2012 3598,01 Sum eiendeler 3598,01 24
12) Vestfold BMW CCN DK: Vestfold Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT 2013 2012 2012 2011 Inntekter: Andel medl.kont. 11 750 19 500 19 500 0 Treff inntekter 5 000 4 744 2 000 1 560 Loddsalg Effektsalg 10 750 1 795 2 500 475 Renteinntekter 0 16 16 Diverse Inntekter (beholdningsendring) 10 021 Sum inntekter: 27 500 36 076 24 000 2 051 Utgifter: Treffutgifter 8 500 2 160 5 000 1 772 Premier Effektkjøp 10 500 14 938 6 000 Porto/SMS 2 500 1 708 4 000 3 400 Møteutgifter / Lokalleie 5 500 2 904 7 000 3 301 Rekvisita 500 2 807 2 000 4 717 Diverse Utgifter Bankomkostninger 4 4 Sum utgifter: 27 500 24 521 24 000 13 194 ÅRSRESULTAT 0 11 555 0-11 143 Vestfold Regnskap Regnskap BALANSE 2012 2011 Eiendeler: UB UB Varelager (se eget oppsett) 12 989 2 968 Bankkonto (jmf kontoutdrag) 7 553 6 454 Kasse (opptelt) 1 826 1 392 Fordringer 0 0 Differanse 1 Sum eiendeler 22 369 10 814 Gjeld / EK EK pr. 01.01. 10 814 21 957 Årets resultat 11 555 Sum eiendeler 22369 21 957 25
4 REVISJONSBERETNINGEN REVISJONSBERETNING FOR BMWCCN FOR REGNSKAPSÅRET 2012 Vi har gjennomført revisjonen for 2012. Dette innebærer å revidere Hovedklubbens, distriktsklubbenes og undergruppenes årsoppgjør, regnskaper, budsjetter samt behandling av klubbens øvrige anliggender i henhold til Klubbens vedtekter 9 Regnskaper Hovedklubbens årsregnskap viser per 31/12-2012 et underskudd på kr. 410.044,25. Tilsvarende underskudd i 2011 var på kr. 91.262,80. Underskuddet i 2012 inkluderer ekstraordinære kostnader på kr 185.241,20 som gjelder opprydding i regnskapsposter fra 2011. Revisor har fått orientering om grunnlaget for de ekstraordinære kostnader fra 2011 og vil motta dette også skriftlig. Ordinært resultat før ekstraordinære poster for regnskapsåret 2012 viser et underskudd på 224.803,05. Dette er innenfor den «rammen» på 250.000,- som i henhold til styrets beretning ble vedtatt på årsmøtet i 2012. Totalbalansen er ved årets utgang på kr. 477.607,07 hvorav egenkapitalen utgjør kr. 487.601,97. Tilsvarende tall pr 31.12.2011 var 1.020.183,66 i totalkapital og 897.646,22 i egenkapital. Årsaken til at egenkapital pr 31.12.2012 er høyere enn totalkapital er at forskuddsbetalte kostnader på 11.906,59 er ført som fordring under Annen kortsiktig gjeld. I årsberetningen påpeker styret at nivå på egenkapital pr 31.12.2012 representerer et minimum for å sikre forsvarlig drift. Det er budsjettert med overskudd i 2013. Regnskapet pr 31.12.2012 inneholder en fordring på kr 60000,- mot lokallag Oslo og Akershus. Revisor er forelagt avtale mellom Hovedklubben og Lokallaget datert 28.12.2012. Varebeholdning effekter har økt fra kr 11.663,- til kr 141.824,75 fra 31.12.2011 til 31.12.2012. Det bør gjøres bekreftet varetelling i forbindelse med regnskapsavslutning 31.12. hvert år. Det vises til innkallingen til årsmøtet for nærmere detaljer om regnskapene. Alle regnskaper er revidert og hermed godkjent. Revisjonen av mottatte regnskaper er avsluttet pr 27.03.2013. Oslo, 27.03.2013 Trond Lien (Sign.) Revisor Ketill Jacobsen (Sign.) Revisor 26
5 GJENNOMGANG BUDSJETTFORSLAG 2013 MED FORUTSETNINGER Budsjettforslag Inntekter: Medlemskontingent 1060000 Avtale BMW Norge 195000 Annonser FF 50000 Annonser web 58000 Annonser velkomstpk. 45000 Treffinntekter Rudskogen 150000 Treffinntekter Våler 150000 Lotteri Rudskogen og Våler 60000 Effektsalg webshop 40000 Sum 1808000 Utgifter: Flytting/transport 6000 Rep./vedl.hold utstyr 7000 Forsikringer 20000 Leie lokaler 42000 Point, bet. Term. 8000 Kostnad velkomstpk. 90000 Varekjøp webshop 50000 Landstreff Lillehammer 50000 Baneleie Rudskogen 150000 Baneleie Våler 150000 Inventar/utstyr 10000 Data/EDB 6000 Programvare 3000 Domene, epost mv. 11000 Regnskapstjenester 15000 Honorar redaktør FF 200000 Kontorrekvisita 8000 Trykking, kopiering 120000 Porto 30000 Pakketering, adressering 75000 Bilgodtgjørelse 60000 Reisekostnader 30000 Konferanser/årsmøte 70000 Diettkostnader 30000 Bevertning/innkjøp mat 10000 Billetter/arr.kostn. (RMS) 5000 OMS 25000 27
Andre foreningskostn. LMK 30000 Prod. medlemskort 5000 Ovf. Kont.andel DK/UG 120000 Kontingenter 0 Reklame, film, annonse 5000 Off. avgifter 1000 Avgift PayPal 10000 Purregebyrer, leverandør 0 Andre kostnader 4000 Godtgjørelse, styret 25000 Oppgjør overtakelse webdrift 30000 Refusjon mva -40000 Årspris, VISA 1000 Finanskostnader 1000 Sum utgifter 1473000 Driftsresultat 335000 Forutsetninger budsjett 2013: Inntekter: 1) Medlemskontingent 2013 forutsetter 200 nye medlemmer fra april desember 2) Inntekter BMW Norge føres i 2013 (kr. 95.000.- var for 2012, men ble gjort opp i 2013) 3) Annonser på hjemmesidene og velkomstpakke må gi kr. 100.000.- 4) Hovedtreffene på Rudskogen og Våler forutsettes å gå litt i overskudd; dette innebærer ca. 130 biler til 2-dagers kjøring på hvert av treffene. Dette tilsvarer omtrent det antall som har vært på siste års treff. Utgifter: 5) Fahrfreude føres med i alt 4 numre for 2013 hvorav 1 nummer er 3/2012. Dette skyldes at utgaven kom ut rett over nyttår og kostnadene var ukjente 6) Overføring fra HK til DK/UG for andel medlemskontingent utgjør ca. 11 %. Vi har mottatt forespørsler om støtte på i alt kr. 175.000.-. 28
6 BEHANDLING AV INNKOMNE FORSLAG AV ØKONOMISK KARAKTER Telemarkklubben ønsker å ta opp mulighetene for å sende ut medlemskort 2 ganger i året, istedenfor kun 1 gang i året. Henholdsvis starten av året og 3. kvartal av året. Bakgrunnen for dette er for å fange opp flest mulig av nye medlemmer i klubben, slik at de mottar medlemskort innen rimelig tid, da f.eks. man kan melde seg inn rett etter utsendelse og ikke få medlemskort før året etterpå. Mvh 10118 Marius Stensrød formann Telemark Antall delegater til årsmøtet BMWCCN HK begrenses til 1stk. pr UG/DK. Ser ikke helt poenget med at det skal være dobbelt opp med stemmer fra hver UG/DK. Sparer også en del penger ved å holde antall delegater nede på et minimum. Mvh Inge B. Braathen Medlem 948 7 FASTSETTELSE AV MEDLEMSKONTINGENTEN Styret har lagt til grunn en opprettholdelse av dagens kontingent i budsjettforslaget. 8 VEDTAK AV BUDSJETT (justert for konsekvenser i punktene 5, 6 og 7) 9 INNKOMNE FORSLAG (ikke-økonomiske) Hovedstyret ønsker å endre navn på undergruppen 02/Classic til Classic. Dette for å følge BMW AG sin policy. BMW Classic sitt modellutvalg skal også gjelde for BMW CCN Classic. Klubbens tittel for PR/media-ansvarlig endres til Media-ansvarlig. Grunnen til dette er at alle HK-styremedlemmer er PR-ansvarlige i kraft av sine verv. Tittel for president og visepresident foreslås endret til hhv. Leder og Nestleder. Vedtektsendringer/justeringer VEDTEKTER - BMW CAR CLUB NORWAY 1a Klubbens navn og formål Klubbens navn er BMW Car Club Norway (BMW CCN heretter) Klubbens formål er: Å organisere eiere og sympatisører av BMW-biler (fra tre hjul og mer), utvikle og aktivisere BMWs eget begrep freude am fahren i nyttemessige, sportslige og sosiale formål. 1b Klubbens forhold til BMW AG/BMW Norge, Federation of 29
European BMW Clubs og LMK BMW CCN er eneste BMW klubb for biler i Norge som er godkjent av BMW Norge AS og derved av BMW AG. BMW CCN har med dette rett til å godkjenne og/eller avslå bruk av navnet BMW til klubber innen egen klubbsfære. BMW CCN skal være tilsluttet BMW Clubs European Federation (BCEF) med hele sin medlemsmasse. Klubben er også medlem av Landsforbundet av Motorhistoriske Kjøretøyklubber (LMK). 2 Klubbens inndeling BMW CCN skal bestå av en (1) hovedklubb (HK), distriktsklubber (DK), som i hovedsak skal være begrenset av fylkesgrenser, og undergrupper (UG). DKgrensene kan gå utover fylkesgrenser dersom det er grunnlag for det og det ikke foreligger innsigelser/protester fra andre DK. UG er basert på spesialinteresser og er landsomfattende. Opprettelse av DK/UG skal forhåndsgodkjennes av BMW CCN's Hovedstyre. Disse skal arbeide innenfor de retningslinjer som Hovedstyret og/eller Generalforsamlingen til enhver tid gir. Disse vedtektene gjelder for alle DK og UG klubber i BMW CCN. DK/UG har i tillegg til disse vedtektene et eget sett med vedtekter som skal være i samsvar med hovedklubbens formål, vedtekter og målsetninger. Eventuelle tvister som ikke avgjøres på lavere nivå, skal avgjøres i Hovedstyret, alternativt av Generalforsamlingen hvis noen av partene krever det. 3 Ledelse BMW CCN ledes av: I. Generalforsamling II. Hovedstyret III. DK/UG ledes av lokalt valgte styrer (se egne vedtekter for klubbene) Generalforsamling er BMW CCN s høyeste myndighet og skal avholdes hvert år innen 31.3. Tid for neste års Generalforsamling skal bestemmes innværende møte før dette avsluttes. Generalforsamlingen består av ordinære HK styremedlemmer, eventuelle vararepresentanter, 1 delegat fra hver DK/UG, æresmedlemmer, og av HK-styrets innbudte gjester. HK-styret representerer alle øvrige medlemmer som ikke tilhører en DK/UG. Revisorer og valgkomitéens medlemmer har møte- og talerett i saksområder de er valgt for, men har ikke stemmerett i Generalforsamlingen. Revisorer, valgkomitéens medlemmer og innbudte gjester kan overvære deler av Generalforsamlingen de finner nødvendig og interessant. Gjester har tale-, men ikke stemmerett. Valgkomitéens innstilte kandidater har møte- og talerett, men ikke stemmerett. Hovedstyret skal påminne om avholdelse av Generalforsamling med minst 8 ukers varsel. Innkallelsen skal ut senest 2 uker før Generalforsamling. Forslag som ønskes behandlet på Generalforsamling skal skriftlig være Hovedstyret i hende senest 25.1. Sakslistens innhold kan imidlertid ikke endres etter dette tidspunkt. Forslag til behandling på Generalforsamling kan sendes inn av alle medlemmer med gyldig Medlemskap. Alle forslag skal være skriftlig. Informasjon til alle medlemmer og innkallelse til Generalforsamling kan skje ved bruk av elektroniske medier (e-post, telefon/sms eller lignende), medlemsblad, brev og/eller klubbens hjemmesider. 30
Senest 31.1, skal Hovedstyret sende ut innkomne saker til DK/UG styrene, slik at også disse sakene kan vedlegges DK/UG Årsmøtene, foruten om sine respektive DK/UG saker. DK/UG årsmøter skal avholdes innen 28.2. slik at resultatet fra DK/UG beslutningene, kan fremlegges Generalforsamling. Sakslisten til Generalforsamling skal inneholde: 1. Dagsorden. 2. Årsberetning. 3. Regnskap med komplett revisjonsberetning for hovedklubb og alle DK/UG. 4. Innkomne forslag. 5. Budsjett. 6. Navneliste på alle tilmeldte Generalforsamlingsdeltagere. Generalforsamlingen skal behandle sakene i følgende orden: 1. Godkjenne den fremmøtte Generalforsamling. 2. Valg av ordstyrer, referent og 2 representanter til å undertegne protokollen. 3. Godkjenne saksliste og forretningsorden. 4. Behandle årsberetning. 5. Behandle revidert regnskap. 6. Behandle ansvarsfritak for Hovedstyret for økonomi og drift siste år. 7. Gjennomgang av budsjettforslag med forutsetninger. 8. Fastsette økonomiske betingelser for klubbens tillitsmenn for kommende år. 9. Behandle innkomne forslag av økonomisk karakter. 10. Fastsette medlemskontingenten for påfølgende år. 11. Vedtak om BMW CCN sine Hovedaktiviteter de neste 12 måneder. 12. Vedtak av budsjett (justert for konsekvenser i punktene 6, 7, 8, 9, 10 og 11). 13. Behandling av innkomne forslag av ikke-økonomisk karakter. 14. Beslutte tid for neste års Årsmøte. 15. Valg av medlemmer til Hovedstyre, revisorer og valgkomité. 16. Valg av utsending til årsmøtet i LMK. Ekstraordinær Generalforsamling skal sammenkalles når Hovedstyret eller minst 1/3 av lederne forlanger det. I Ekstraordinær Generalforsamling er DK/UG representanter stemmeberettiget uten noen form for avstemming i gruppen de representerer. Ekstraordinær Generalforsamling kan bare behandle saker som er nevnt i innkallelsen til den ekstraordinære Generalforsamlingen. Ethvert lovlig innkalt Generalforsamling eller Ekstraordinær Generalforsamling er beslutningsdyktig uansett fremmøte. Innkalling skal skje snarest mulig, minst 2 uker før møtedato. Godkjent referat (undertegnet protokoll) fra Generalforsamlinger skal bekjentgjøres til alle medlemmer, senest 2 uker etter avholdt Generalforsamling. 4b Årsmøterepresentasjon Valg, sammensetning av delegater og deltagere til Generalforsamling skal gjenspeile et demokratisk bilde av den samlede medlemsmasse. Hver DK/UG kan la 31
seg representere med inntil 1 delegat som har DK/UG's tillit i Generalforsamlingsaker, fortrinnsvis fra DK/UG styret. Delegaten velges på hvert enkelt DK/UG s Årsmøte. Ingen delegat kan representere mer enn 1 klubb, annet enn ved fullmakt. Påmelding av delegater med navn og medlemsnummer skal skriftlig være hovedstyret i hende innen 3 uker før Generalforsamling. Stemmerett: Det er kun HK styremedlemmer, æresmedlemmer og DK/UG delegater til den ordinære Generalforsamling som har stemmerett på begge typer Generalforsamling. Hver DK/UG delegat har 2 stemmer på Årsmøtet. Delegater kan overføre sin stemme til annen delegat, også fra annen DK/UG ved skriftlig fullmakt innen Årsmøtets start. Alle medlemmer i BMW CCN Hovedstyre skal delta på Generalforsamling og har 1 stemme hver. Hvis et Hovedstyremedlem ikke kan møte, skal vedkommende la seg representere av en annen av hovedstyrets medlemmer som derved har dobbeltstemme under Generalforsamling. Æresmedlemmer skal tilmelde sitt nærvær minst 3 uker før dato for Generalforsamling etter samme rutine som delegatene. Æresmedlemmer har møte- og talerett. De har som gruppe stemmerett med 2 stemmer. I avstemninger i saker hvor Æresmedlemmer er delt med likt antall stemmer, vil deres 2 stemmer deles. 5 Hovedstyrets sammensetning Hovedstyret skal bestå av 6 medlemmer og 2 vararepresentanter: 1. President 2. Sekretær og DK/UG ansvarlig 3. Media-ansvarlig 4. Økonomiansvarlig 5. Visepresident 6. Styremedlem 7. Vararepresentant I 8. Vararepresentant II Hovedstyrets medlemmer velges for to år av gangen, 3 og 3 medlemmer velges vekselvis hvert år. 1 vararepresentant velges hvert år. Alle valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag. Blanke stemmesedler teller ikke og regnes som ikke avgitt. Et Hovedstyremedlem er valgt når han/hun har fått flertall (mer enn 50 % av de avgitte stemmene). Gjenvalg er tillatt. Styrets sammensetning skal i størst mulig grad være representativ for klubbens samlede interesseområder og medlemsmasse. Det søkes å sikre en bredest mulig representasjon i hovedstyret basert på kjønn, alder, geografisk tilhørighet, kompetanse og erfaring. Alle Hovedstyremedlemmer plikter å sette seg inn i de til enhver tid gjeldende vedtekter, stillingsbeskrivelser og ansvarsområder som gjelder for den styreposisjonen man er valgt for. 32
Ingen DK eller UG kan ha mer enn en representant i hovedstyret. Ved spesielle behov kan unntak skje ved flertallsvotering i Generalforsamling. Styremedlem som er valgt til Hovedstyret representerer kun Hovedstyret i hele valgperioden, ikke den DK/UG vedkommende er rekruttert fra. Styremedlemmer rekrutteres ved at kandidaten selv eller via sin tilhørighet (HK/DK/UG) skriftlig nomineres til den posisjon han/hun ønsker å bli valgt til, eller ved at valgkomitéen aktivt går inn for å rekruttere. Nominasjonen til ønsket posisjon skal være valgkomitéen i hende senest 4 uker før Årsmøtets møtedato slik at kandidatens navn og ønsket posisjon kan legges ved innkallingen. Dersom klubben av noen anledning ikke har et funksjonelt styre, kan det velges et arbeidsutvalg bestående av minimum 3 medlemmer (ujevnt tall) som skal ivareta klubbens og medlemmenes interesser frem til nytt ordinært valg kan gjennomføres etter gjeldende vedtekter. Leder kan velges av arbeidsutvalget selv. I tillegg kan det velges et ressursutvalg som bistår arbeidsutvalget med støttefunksjoner. Styremedlemmer som, av ulike årsaker, ikke fullfører sin valgperiode, skal erstattes av valgte Vararepresentanter. Revisorer velges etter samme fremgangsmåte som styrerepresentanter, for to år av gangen med vekselvis ett nytt valg hvert år. Valgkomitéen, som velges i Generalforsamling, består av to personer som begge velges for to år av gangen. Dog ordnes det slik at en trer ut hvert år. Det medlem som har sittet ett år rykker automatisk opp som leder det andre året. Ved gjenvalg beholder vedkommende med lengst ansiennitet i valgkomitéen funksjonen som leder. Valgkomitéen skal i sin innstilling, ta likeverdig hensyn til de innsendte nominasjoner og kandidater komitéen selv har fremskaffet. 6 Hovedstyrets gjøremål Hovedstyret sammenkalles når presidenten eller minimum to av de øvrige hovedstyremedlemmene forlanger det. Innkalling og skriftlig agenda for styremøter skal foreligge hos samtlige styremedlemmer minimum 2 to uker før møtedato. Det skal avholdes minst fire Hovedstyremøter hvert år. Arbeidsmøter utenom de faste styremøtene kan gjennomføres ved bruk av elektroniske medier dersom det er flertall for det. Alle møter hvor hovedstyret er sammenkalt, skal protokollføres og referatet skal sendes alle styremedlemmer og vararepresentanter innen 1 uke etter at møtet er avsluttet. Styremøtekalender for den kommende 12 måneders perioden skal fortrinnsvis fastsettes umiddelbart etter Generalforsamling. Styremøter skal avholdes på steder, til tider og med slik varsel at alle styremedlemmer og/eller vararepresentanter kan delta på møtene, uansett bostedsadresse. Styremøter bør fortrinnsvis legges til weekender. Styret skal minst en gang årlig sammenkalle lederrepresentanter fra Distriktsklubber, Undergrupper, æresmedlemmer og revisorer, for å gjennomgå klubbens aktiviteter fra foregående sesong, planlegge viktige aktiviteter for kommende sesong og behandle andre generelle spørsmål av allmenn interesse. Slike møter skal ikke foreta beslutninger som tilkommer Generalforsamling eller Ekstraordinær Generalforsamling å behandle. Styret skal iverksette Generalforsamlingens vedtak og for øvrig forvalte klubben, dens aktiviteter og tilganger på best mulig måte og i tråd med 1. Et hovedstyremøte er beslutningsdyktig når minst tre av dets medlemmer er møtt frem. Beslutninger krever alminnelig flertall. Ved stemmelikhet, har Presidenten 33
dobbeltstemme. Det påligger styret å fatte beslutninger i alle saker som kommer på styremøteagendaen. Forfall til innkalte styremøter skal straks meddeles Presidenten eller hans stedfortreder, dog senest dagen før møtedato slik at varamenn kan innkalles. Dette skal skje i skriftlig form og protokollføres. 7 Valgbarhet Ethvert fullt betalende medlem som ikke står til rest med kontingenter er valgbare til BMW CCN tillitsverv. Som medlem regnes alle betalende medlemmer over 18 år. 8a Medlemskontingent Medlemskontingenten fastsettes av Generalforsamling med vanlig flertall for ett år av gangen. Kontingent kreves for et helt år av gangen og gjelder for perioden 1.1-31.12. Distriktsklubbers (DK) og undergruppers (UG) andel av medlemskontingenten er maksimalt 15 %. Dersom DK/UG har ytterlige behov, kan dette søkes om. Medlemstallet pr. 31.12. gjelder som grunnlag for utbetaling av distriktsklubbers og undergruppers andel. Andelen utbetales innen 3 uker etter avholdt Generalforsamling og under forutsetning av at innsendte regnskap, aktivitetsplan, budsjett og eventuelle pålegg fra Hovedstyret i løpet av foregående år, er godkjent av HK-Styret, revisor og Generalforsamling. Se forøvrig 18 Sanksjoner. Medlemskontingenten skal dekke driftsomkostninger av Hovedklubben og DK/UG andel etter retningslinjer og vedtak på Generalforsamling. Det innebærer at alle fellesaktiviteter utover dette skal søkes å være selvfinansierende. 8b Medlemskap Alle fullt betalende medlemmer er å betrakte som ordinære medlemmer i den perioden medlemskontingenten er beregnet for. Medlemskort i BMW CCN gjelder kun for den personen kortet er utstedt på. Som familiemedlem kan opptas ordinære medlemmers ektefelle/samboer og hjemmeværende barn. Familiemedlemmer mottar kun medlemskort og har ikke stemmerett i DK/UG Årsmøtesaker. Familiemedlemmer betaler en medlemskontingent tilsvarende 50 % av ordinær kontingent for medlemmer, og mottar eget medlemskort. Hvis familiemedlemmet flytter fra ordinært medlems postadresse, endrer dets status til ordinært medlem og ved påfølgende forfall, skal det tilkomme normal kontingent. Fordeler knyttet til medlemskap gjelder også familiemedlemmer, dersom leverandøren av fordelen ikke har satt andre betingelser. 8c Æresmedlemskap Hovedstyret tildeles myndighet til å utnevne æresmedlemskap i BMW CCN etter følgende kriterier: Aktuell kandidat skal ha gjort en ekstraordinær innsats for klubben over lengre tid, minimum 10 år. Kandidaten må fortsatt være medlem på utnevnelsestidspunktet. Forslag til kandidat til æresmedlemskap kan også innsendes av DK/UG eller ordinært medlem gjennom skriftlig begrunnet anbefaling til Hovedstyret. Æresmedlemskap er livsvarig, alternativt inntil medlemmet ikke lenger ønsker å være medlem. Æresmedlemskap innebærer kostnadsfri adgang til fornyelse av 34