REFERAT FRA EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE I BMW CAR CLUB NORWAY AVHOLDT DEN 11. DESEMBER 2011

Transkript

1 REFERAT FRA EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE I BMW CAR CLUB NORWAY AVHOLDT DEN 11. DESEMBER 2011 Møtested: Thon Hotel Oslo Airport Møtetidspunkt: fra kl. 12:00 til 16:50 Til stede: Fra hovedstyret: Jon Ekerhovd Joachim Lie Erik W. Mowinckel Knudsen For øvrig: 22 stemmer 17 fremmøtte med til sammen 5 fullmakter Godkjenning av innkalling: Enstemmig godkjent. Én innsigelse ble tatt opp og avvist grunnet manglende hold i gjeldende vedtekter Valgt referent: Erik W. Mowinckel Knudsen Økonomi: Konstituert president Jon Ekerhovd innledet ved å beskrive utfordringer som klubben har hatt i Sentrale punkter var nettsiden, for dårlig besøkte treff i Mo i Rana og Karlskoga og færre fornyelser av medlemskap. Deretter gikk revisor Ragnar Hansen videre inn på økonomi. Det har vært stor votalitet i medlemsmassen. På forhånd var det forventet et frafall på rundt % som følge av økningen av medlemskontigenten. I realiteten har frafallet vært større. For øvrig er det en stor andel medlemmer som har forfall av sitt medlemskap i desember måned. I en digresjon ble medlemskap og forfallsdato diskutert. Fra salen kom det frem at det til vedtatt budsjett ble reist kritiske innvendinger i forkant av dets vedtagelse på ordinært årsmøte Videre ble det uttrykt misnøye med at dette ikke ble medtatt i referatet etter ordinært årsmøte Det ble også kommentert fra salen at tidspunktet for økning av medlemskontigenten var uheldig sett i forhold til at mange medlemmer oppfatter klubben som svakere enn på flere år. Det ble reist spørsmål om når klubben bør forvente inntekt som følge av fornyelse av/nye medlemskap. Når kommer inntektene? I vintermånedene eller til våren når aktivitetsnivået tar til? Til dette ble det sagt at klubben også i vintermånedene har planlagte aktiviteter. Disse er beskrevet i Fahrfreude og på bmwccn.no.

2 Det ble spurt om budsjettert medlemskontigent er for realistisk. Bør den føres enda mer nøkternt? Et forsiktighetsprinsipp bør danne grunnlaget for føringen av inntektsposten. Det ble foreslått å justere ned medlemskontigenten i en periode. Medlemskapets utgangspunkt ble diskutert. Fra salen ble det sagt at de som betaler kontingent i desember 2011 i praksis betaler for medlemskap i Fra Hansen ble det kommentert at inntekter fra medlemskontigenter med forfall i 2011 skal inntektsføres i Det er et spørsmål om regnskapsprinsipper og periodiseringer. Det har ikke vært en endring av klubbens regnskapsprinsipper. Det har vært 227 fornyelser siden august I snitt har klubben hatt kr ,- i inntekter fra medlemskontigent per måned siden august Etter ytterligere diskusjon, der forsiktighetsprinsippet var førende, ble det foreslått å stemme over å redusere inntektsposten medlemskontigent i revidert budsjett fra kr ,- til kr ,- for Resultat: Vedtatt med én stemme i mot Øvrige poster i revidert budsjettforslaget ble gjennomgått. På utgiftssiden ble mulige reduksjonsmuligheter forsøksvis identifisert. Poster på utgiftssiden i revidert budsjettforslag er ført med en buffer. Avslutningsvis ble det reviderte budsjettforslaget i sin helhet tatt opp til avstemming. Konsekvensen av vedtatt reduksjon av inntektsposten medlemskontigent er en endring av bunnlinjen fra kr ,- til kr ,-. 2. Vedtekter: Ekerhovd innledet prosjekt Ny giv Det ble opplyst at prosjektleder Arne J. Filtvedt var sykmeldt. E-post fra prosjektmedlem Karl-Magnus Kjendlie Felumb ble opplest. Av denne fremkom det at Felumb hadde trukket seg fra prosjektgruppen. Videre fremkom det av e-posten at gruppen ikke hadde vært fullstendig og at Felumb ikke hadde vært delaktig i gruppens avsluttende arbeid med forslag til nye vedtekter. Felumb hadde også oversendt sitt eget benkeforslag. Nevnte e-post og benkeforslag ble for øvrig tatt til orientering av møtet. Ekerhovd bemerket at det har vært en opphetet situasjon innad i prosjektgruppen. Dette viser engasjement og må ses på som positivt. Videre opplyste Ekerhovd at det er styrets ønske at det på nærværende møte kan innføres noen endringer slik at klubben kommer et stykke på vei mot nye og tidsmessige vedtekter. Prosjektmedlem Joachim Fjeld beskrev hvordan prosjektgruppen hadde fungert innad og utad. Prosjektgruppens vedtektsforslag for hovedklubben ble deretter gjennomgått punkt for punkt. Blå tekst i utsendt dokument med vedtektsforslag danner grunnlaget for forhandling og vedtak. Paragrafer som ikke ble drøftet, eller der det ikke forelå kommentarer til en paragraf, er utelatt fra oppramsingen nedenfor.

3 4a Årsmøte: 16. Hadde det vært en ide å velge utsending til årsmøtet i LMK også? at det velges en utsending til LMKs årsmøte Ekstraordinært Årsmøte skal sammenkalles når Hovedstyret eller minst 1/3 av medlemmene (DK/UG lederne?) forlanger det. Det er her et spørsmål om tolkning av representasjon. Det vektes på andel medlemmer representert gjennom lederne. at 1/3 av lederne kan kreve ekstraordinært årsmøte 4b Årsmøterepresentasjon: Alternativ a) Antall stemmer: Hver delegat har 1 stemme på Årsmøtet. Påmeldte, ikke fremmøtte delegater kan ikke overføre sin stemme til andre delegater og mister derved sin stemme. Stedfortreder for delegat som ikke kan møte er akseptert, men skal meddeles HK-styret senest før Årsmøtets start. Alle medlemmer i BMW CCN Hovedstyre skal delta på Årsmøtet og har 1 stemme hver. Hvis et Hovedstyremedlem ikke kan møte, skal vedkommende la seg representere av en annen av hovedstyrets medlemmer som derved har dobbeltstemme under Årsmøtet. Æresmedlemmer har møterett og skal tilmelde sitt nærvær minst 4 uker før Årsmøtedato etter samme rutine som delegatene. Æresmedlemmer har tale- og stemmerett. Alternativ b) Antall stemmer: Hver delegat har 1 stemme på Årsmøtet i tillegg til stemmene fra medlemsmassen. Stemmer fra medlemsmassen utgjør 1 stemme pr. 100 medlem i DK/UG. Det oppstod en konsekvensdiskusjon omkring alternativene. Det er i dag mye som foregår på østlandet og det har vært en aktivitetsmajoritet der det ligger baner. Dette har ført til en uheldig dreining av fokuset i klubben. Klubben burde ha en større distriktspolitisk profil. Alle bør føle at de har hatt et ord med i beslutningsprosessen. Prinsippet bak DK og UG ble forklart. Underavdelinger vil få vesentlig mer å si. De vil kunne ta med seg synspunkter fra distriktene. God kommunikasjon mellom HK OG DK/UG vil være viktig slik at agendainformasjon kan utveksles i god tid før årsmøter. Det ble uttrykt skepsis til at æresmedlemmer får møte- og stemmerett på lik linje med underavdelinger. Det ble foreslått at de heller kunne danne sin egen gruppe (underavdeling) og dermed få én stemme seg i mellom. Videre ble det reist spørsmål om hvordan det skal løses for de medlemmer som både er en del av en UG og hører til en DK. Alternativ B synes mer demokratisk mens alternativ A gir et signal utad. Alle underavdelinger får likt antall stemmer. Diskusjonen ble avsluttet. Medlemmene oppfordres til å sende inn endringsforslag. Resultat: For alternativ A 16 stemmer. For alternativ B 4 stemmer. Alternativ A ble vedtatt

4 5 Hovedstyrets sammensetning: Bakgrunn/kommentar til 5: Det bør finnes andre titler enn visepresident til alle HK-medlemmene (utenom president). Dette for å klargjøre kommandolinjene. Hvem har ansvaret for klubben når presidenten ikke er til stede? Det ble kommentert at Hovedstyrets sammensetning vil innebære en endring av klubbens representasjon. Dette vil bli en utfordring som må løses. Det ble foreslått at forslaget godtas og deretter arbeides videre med i årene fremover. Det ble foreslått å stryke Visepresident foran punkt 2, 3 og 4. 6 Hovedstyrets gjøremål: Et hovedstyremøte er (unntaksvis) beslutningsdyktig når minst tre av dets medlemmer er møtt frem. Beslutninger krever alminnelig flertall. Det påligger styret å fatte beslutninger i alle saker som kommer på styremøteagendaen. Det ble foreslått at unntaksvis fjernes. 8a Medlemskontigent: Det ble diskutert hvorvidt skal være selvfinansierende burde endres til bør være selvfinansierende. Ikke gjenstand for vedtak her, må fremmes som endringsforslag på neste ordinære årsmøte. Det ble foreslått at Racing forestår, og har ansvar for, banetreff. Ekerhovd opplyste at dette var vurdert og hensyntatt ved planleggingen av aktivitetene for Videre ble det foreslått å innføre halv kontingent fra Deretter ble det stemt over innlemming av 8a slik den fremstår ihht. vedtektsforslaget. Resultat: 16 stemmer for, 4 stemmer mot og 1 blank stemme 10 Dannelse av distriktsklubber/undergrupper: Hele klubbnavnet, BMW Car Club Norway, bør i størst mulig grad benyttes og må kun unntaksvis forkortes til BMW CCN. Hjemmesiden benevnes med bmwccn.no. 18 Sanksjoner: Det oppstod en kort diskusjon om hensiktsmessigheten og behovet for paragrafen. Deretter ble det stemt over innlemming av 18 slik den fremstår ihht. vedtektsforslaget. Prosjektgruppens vedtektsforslag for distriktsklubber og undergrupper ble deretter gjennomgått. Disse fremgår fom. side 11 i utsendt dokument. 4 Årsmøter i DK/UG: Paragrafens innhold ble diskutert og det ble deretter stemt over hva som skal beholdes.

5 at skrift i blått tas bort og skrift i svart blir stående 5 Virksomhet: Det kom spørsmål fra salen mht. materiell. Det ble opplyst at dette vil komme på budsjettet for For øvrig er det anledning til å søke om midler særskilt. Avslutningsvis ble det stemt over å innta de nye vedtektene for Hovedklubb, Distriktsklubber og Undergrupper slik de fremstår av vedtektsgruppens forslag justert for de vedtak som fremgår ovenfor i foreliggende referat. De nye vedtektene har trådt i kraft etter vedtak i klubbens høyeste organ.