Møte 02/2015 INNKALLING TIL MØTE PORSGRUNN KIRKELIGE FELLESRÅD Fredag 16. januar kl 15.00 i Winthersgt 8
Innkalling til møte Du innkalles med dette til møte i Utvalg Møtedato 16.01.2015 Møtetid kl. 15:00 Møtested Winthersgt 8 Meld fra om eventuelt forfall. Innkalte: Ole Henrik Lia, Morten Fleischer, Gjertrud Eide, Tor Ellefsen, Ole Johnny Dahle, Bjarne Bryn, Ivar Gundersen, Elin Aasheim, Leif Bryn og Hans Jørgen Rohde. Kopi av innkallingen sendes: Inger Auen (verneombud), Eidanger menighetskontor, Klevstrand menighetskontor, Porsgrunn menighetskontor, Eidanger m.råd, Brevik m.råd, Klevstrand m.råd, Porsgrunn m.råd og sogneprestene (Ivar Brobakken, Bjarte Tysvær, Aud Bergheim og Bjarne Imenes), samt revisor. Sakliste Godkjenning av innkalling og referat fra sist møte, 8. januar 2015. Meldingssaker 003 Prostens 10 minutter 004 Kirkesjefens 10 minutter Vedtakssaker Sak 003/15 Prekvalifiseringsgrunnlag Østre Porsgrunn kirke Vel møtt! Porsgrunn 14.01.2015 Ole Johnny Dahle Leder
DEN NORSKE KIRKE Winthersgate 8 3921 PORSGRUNN Tlf: 35563400 Faks: 35563401 Porsgrunn 09.01.2015 Møtebok Møtedato: 08.01.2015 Møtetid: kl. 18:00 Møtested: Winthersgt 8 Tilstede: Ivar Gundersen, Elin Aasheim, Tor Ellefsen, Gjertrud Eide, Hans Jørgen Rohde, Ole Johnny Dahle, Ole Henrik Lia og Morten Fleischer. Meldt forfall: Leif Bryn og Bjarne Bryn. Fra administrasjonen møtte Kerstin Elisabeth Aas og Johannes Sørhaug. Sakliste Innkallingen og referat fra sist møte, 16. desember 2014, ble godkjent. Som eventueltsak tas opp et innspill fra ØPK-prosjektet. Meldingssaker 001 Prostens 10 minutter Orientering om brev sendt menighetsrådene og møter i forbindelse med sognegrenser 002 Kirkesjefens 10 minutter Status forsikringsoppgjør. Etter flere møter med overlevering av tilbud og krav ble partene enige om sluttoppgjør (påbud og rest inventar) 231214. Fellesrådet uttrykker tilfredshet over resultatet.
Sak 001/15 Driftsbudsjett 2015 Vedtak: Fellesrådet vedtar forslaget som sitt driftsbudsjett for 2015. Forslag driftsbudsjett hovedposter 2015 regnskap opprinnelig forslag pr 31.12.14 budsjett 2014 budsjett 2015 Inntekter 600-659 Brukerbetaling, salg, avgift, leieinntekter -2 696 029,00-2 655 000,00-3 436 300,00 700-789 Refusjoner/overføringer -1 930 950,00-2 200 000,00-2 100 000,00 790 Kalkulatoriske inntekter -5 243 000,00-5 267 000,00-5 440 000,00 800-829 Statlige tilskudd -2 678 210,00-2 600 000,00-2 700 000,00 830-839 Rammeoverføring kommune -11 000 000,00-12 833 000,00-12 730 000,00 disposisjoner -1 906 681,00-1 100 000,00 sum inntekter -25 463 870,00-26 655 000,00-26 406 300,00 Utgifter 010-099 Lønn og sosiale utgifter 14 107 486,00 15 268 800,00 15 126 800,00 100-299 Kjøp av varer og tjenester 4 085 687,00 4 891 000,00 4 718 500,00 300-389 Kalkulatoriske kostnader 5 243 000,00 5 267 000,00 5 440 000,00 400-479 Tilskudd og gaver 616 967,00 1 050 000,00 1 121 000,00 Sum utgifter 24 053 140,00 26 476 800,00 26 406 300,00 Sak 002/15 Handlingsprogram 2015-18 I møtet ble alle innspill til handlingprogrammet, og administrasjonens forslag til prioritering vist. Som meldt i innkallingen ble det også lagt frem forslag til budsjett for prosjekt Østre Porsgrunn kirke: Vi har fått fram noen poster, og det er noe usikkerhet i hver av dem: Arkitektkonkurranse 1 500 000,- Prosjektledelse 900 000,- Prosjektering høsten 2015 1 000 000,- Annet 500 000,- Interne kostnader kirkesjef 1 000 000,- SUM uten interne kostnader 4 900 000,- Hvis det kan settes av 4 000 000 eks. mva. 2015 så bør vi kunne styre innenfor og under det.
Med interne kostnader bør det være 5 000 000,- eks mva. Det er selvsagt ikke noe mål å bruke disponeringen opp, men samtidig slipper vi å måtte be Fellesrådet om mer underveis i 2015. Hovedsaken er å styre prosjektet innenfor den totale rammen med mindre fokus på periodisering. Vedtak: Fellesrådet vedtar forslaget som sitt handlingsprogram for perioden 2015 2018, med ett tillegg: Innbruddsalarm Brevik kirke prioriteres i 2015. Handlingsprogrammet er vedlagt. Som budsjett for ØPK-prosjektet ble gjort følgende vedtak: Kr 5,0 eks mva bevilges til prosjekt Østre Porsgrunn kirke i 2015. Midlene hentes fra balansekonto 25599002 «Brannerstatning investering». HANDLINGSPROGRAM PORSGRUNN KIRKELIGE FELLESRÅD 2015-2018 2015 2016 2017 2018 uprioritert Eidanger kirke elanlegg 800000 innvendig maling og kalking 400000 istandsette steingjerde og større port 700000 Herøya kirke elanlegg 400000 inngangsparti/glassfasade 400000 utvendig maling kirke og tårn 600000 belysning kirkerom 200000 Sliping av gulv kirkerom 100000 ny fyrkjele og opplegg for vannbåren varme 600000 renovering sanitæranlegg 600000 nytt ventilasjonsanlegg 500000 ny oppvaskmaskin 100000 oppgradering av uteanlegg 300000 Brevik kirke elanlegg 100000 utvendig maling vindu og dører 200000 utskifting av torvtak anneks 100000 delfinansiering belysning kirkerom 150000 Utvendig utbedring av murpuss og maling 1200000 nytt tak kirke og tårn 2000000 maling menighetssal 150000 renovering sanitær og vvs 600000 varmepumpe/takvifte 100000 innbruddsalarm 75000
Langangen kirke elanlegg 60000 reperasjon grunnmur og konstruksjon 100000 utvandig maling 650000 maling av gulv 50000 innbruddsalarm 75000 Stranda kapell elanlegg 70000 utvendig maling 150000 innvendig maling 90000 nytt gulv uthus 30000 Vestre kirke elanlegg 20000 utvendig maling 650000 innvendig maling våpenhus 80000 etablere nytt kjølerom kister 400000 maling gjerde 60000 Østre kapell elanlegg 50000 slipe og lakke gulv 50000 utvendig maling 100000 Stridsklev kirke utvendig oppgradering 200000 sum 1975000 2000000 2000000 2000000 0 5285000 Eventuelt: Orientering om status i ØPK-prosjektet Fellesrådets administrasjon fikk tilsendt forslag til justert prekvalifiseringsgrunnlag like før fellesrådsmøtet. Kirkesjef og leder av fellesrådet vurderte dette som en så viktig sak at den ikke ble lagt fram som vedtakssak, men forslaget ble utdelt i møtet, og endringene etter forrige presentasjon ble sett på. Særlig ble fokus rettet mot Innledningsavsnittet og kulepunktene under konkurransemål og prosjektmål. Når det gjelder punktet om jury så har fellesrådet følgende innspill til forslaget: FR støtter forslaget om en jury på 7 medlemmer bestående av: - Leder av Fellesrådet, leder av Menighetsrådet, representant foreslått av Menighetsrådet, geistlig representant, kirkesjefen - To arkitekter oppnevnt av NAL Med Faveo Prosjektledelse AS som sekretær juryen
Etter drøfting av innhold og prosess konkluderte fellesrådet med følgende framdriftsplan for behandling av Grunnlaget for prekvalifisering: - Saken behandles i byggekomiteen i sitt ordinære møte 13/1. Videre bes Porsgrunn menighetsråd uttale seg om forslaget i sitt ordinære møte 14/1. Fellesrådet innkalles til å behandle denne saken fredag 16/1 kl 15.00. Innkalling til dette møtet sendes etter byggekomiteens møte. For Johannes Sørhaug Kirkesjef
Arkivsak 12/00006 Dato: 14.01.2015 Arkivsak-navn: Ny Østre Porsgrunn Kirke Saksbehandler: js Dokumentnavn: Prekvalifiseringsgrunnlag Dokumentnummer: 12/00006-036 Løpenummer: 000030/15 Arkivkode: 411.2 Utvalgssaksnr.: 003/15 Saksfremstilling I fellesrådets møte 01/15 ble det under Eventuelt tatt opp Grunnlag for prekvalifisering til Plan- og designkonkurranse med begrenset deltagelse. Fellesrådet ønsket saken nærmere utredet, ga noen synspunkter og besluttet ekstraordinært møte for å behandle denne saken. Videre var fellesrådet opptatt av at Porsgrunn menighetsråd fikk anledning til å gi eventuelle innspill til anbefalingen fra byggekomiteen. Prekvalifiseringsgrunnlaget ble behandlet på nytt i byggekomiteens møte i går, tirsdag 130115. Menighetsrådet har saken til uttalelse i kveld, onsdag 140115. Menighetsrådets innspill/kommentarer tas med og gjøres kjent i fellesrådets behandling av saken. Byggekomiteens anbefaling har tatt hensyn til de kommentarer fellesrådet hadde i sitt møte 080115. Det gjelder særlig noen av formuleringene knyttet til mål- og kriterier. I tillegg ser dere at Juryen (punkt A9) fra byggekomiteen anbefales opprettholdt slik fellesrådet vedtok under behandling av Mandat for planleggingsfasen i sak 033/14, punkt 3. Byggekomiteens anbefalte prekvalifiseringsgrunnlag er vedlagt innkallingen. Forslag til vedtak Fellesrådet vedtar byggekommiteens anbefaling til prekvalifiseringsgrunnlag for Østre Porsgrunn kirke. Vedtak Vedtak: