Konkurransegrunnlag for Møbler og Innredning Saksnummer: 13/00381 Tilbudsfrist: 20.09.2013
Innhold 1 Informasjon om anskaffelsen... 2 1.1 Oppdragsgiver... 2 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring... 5 1.4 Spørsmål vedrørende anskaffelsen... 5 1.5 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 1.6 Betingelser for gjennomføring av konkurransen... 5 1.7 Etiske krav til leverandørene i kontraktsperioden... 6 1.8 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll... 6 1.9 Omkostninger... 6 1.10 Demonstrasjon / Testing... 6 1.11 Bruk av underleverandører... 6 1.12 Planlagt fremdrift... 7 2 Krav til tilbyders kvalifikasjoner... 8 2.1 Obligatoriske krav... 8 2.2 Finansielle kvalifikasjoner... 9 2.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner... 9 2.4 Miljø og miljøstyring... 10 3 Krav til tilbudet... 11 3.1 Språk... 11 3.2 Tilbudsformat... 11 3.3 Strukturering av tilbudet... 11 3.4 Alternative tilbud... 12 3.5 Tilbud på deler av oppdraget... 12 3.6 Leveringsfrist og -sted... 12 3.7 Vedståelsesfrist... 12 3.8 Informasjon om prissetting... 12 4 Avgjørelse av konkurransen... 14 4.1 Tildelingskriterier med vekting... 14 4.2 Utdyping av tildelingskriterier... 14 4.3 Avlysning og avvisning... 15 5 Informasjon om rammeavtale... 15 5.1 Avtaleform og avtaleperiode... 15 5.2 Forbehold til kontraktsvilkår... 16 6 Vedlegg... 16 1
1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Helse Sør-Øst RHF er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvar for spesialisthelsetjenestene i Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Virksomheten er organisert i et morselskap, Helse Sør-Øst RHF (regionalt helseforetak), med 10 underliggende datterselskaper som er organisert som selvstendige helseforetak med eget resultatansvar og med arbeidsgiveransvar for sine medarbeidere. Helse Sør-Øst er landets største helseregion med ansvar for spesialisthelsetjenester til en befolkning på 2,7 millioner mennesker. Regionen har omlag 70 000 medarbeidere (inkl vikarer). Omsetning er ca. 58 milliarder kroner. Hovedkontoret for Helse Sør-Øst RHF ligger på Hamar, samt et administrasjonssted i Skien. For ytterligere informasjon, se www.helsesorost.no Sykehuspartner ble etablert i oktober 2003 som en egen enhet i Helse Sør. Fra 1. juni 2007 er Sykehuspartner en enhet i Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartners innkjøpsavdeling koordinerer og samordner den operasjonelle innkjøpsvirksomheten i helseregionen. Helse Sør-Øst RHF eier 10 underliggende datterselskap - helseforetak. Disse er: Akershus universitetssykehus HF Vestre Viken HF Oslo universitetssykehus HF Sunnaas sykehus HF Sykehuset i Vestfold HF Sykehuset Innlandet HF Sykehuset Telemark HF Sykehuset Østfold HF Sørlandet sykehus HF Sykehusapotekene HF I tillegg er HDO HF (Helsetjenestens Driftsorganisasjon for Nødnett HF) der HSØ RHF er største eier omfattet av avtalen. Regionen har driftsavtaler med fem ikkekommersielle sykehus (ideelle/stiftelser) som omfattes av avtalen. Betanien Hospital Diakonhjemmet Sykehus Lovisenberg Diakonale Sykehus Martina Hansens Hospital Revmatismesykehuset 2
Helse Sør-Øst RHF v/prosjekt nytt østfoldsykehus (PNØ) etablerer nytt sykehus på Kalnes i Sarpsborg kommune. Nytt østfoldsykehus skal etableres etter en to-strukturmodell. Dette innebærer bygging av et nytt sykehus på Kalnes i Sarpsborg kombinert med fortsatt drift ved Moss sykehus. Funksjonsdelingen mellom de to sykehusene er tilpasset oppgave- og funksjonsdelingen i Helse Sør-Øst RHF. Nytt østfoldsykehus er dimensjonert for å dekke behovet for spesialisthelsetjenester til en befolkning på ca 300 000 innbyggere. Prosjektet har en brutto arealramme på ca. 93 200 m2, hvorav ca. 85 500 m2 er knyttet til bygging av et nytt sykehus på Kalnes. Tomten på Kalnes ligger ca. 7 km nordvest for Sarpsborg sentrum. Det nye sykehuset på Kalnes vil omfatte både psykisk helsevern og somatikk. Figur 1 Situasjonsplan Kalnes Trinnvis oppstart av ordinær drift i nytt østfoldsykehus på Kalnes vil skje i løpet av 2015 og sykehuset vil være i full ordinær drift 2016. Til nytt østfoldssykehus skal det anskaffes møbler og inventar. Anskaffelsen vil skje i regi av PNØ(Prosjekt nytt østfoldsykehus) 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Helse Sør-Øst RHF skal inngå rammeavtaler på levering av møbler og innredning til alle leveringspunkter i Helse Sør-Øst RHF. Omfanget per år av rammeavtalene er et estimat på ca 50 millioner eksl mva. I tillegg vil det bli anskaffet møbler og innredning til større prosjekter (PNØ) anslagsvis 40 mill. som en antatt engangsinvestering i løpet av første året. Det anslåtte volum er kun estimat basert på historiske data og er ikke bindende for oppdragsgiver Det vil bli inngått rammeavtaler om kjøp av møbler og innredning med varighet i 3 år fra avtaleinngåelse, med opsjon på forlengelse i ytterligere 1 år. Konkurransen vil bli delt inn i 3 grupper. Evaluering og tildeling av kontrakt vil skje pr. gruppe: 1. Kontorarbeidsplass, Arkiv, Lys. 2. Konferansemøbler, Garderober. 3. Institusjonsmøbler. Oppdragsgiver vil inngå parallelle rammeavtaler i rangert rekkefølge med inntil 3 leverandører pr. gruppe dersom det er tilstrekkelig antall leverandører. Tildeling av enkeltoppdrag vil skje enten ved avrop til den tilbyder som har beste rangering i den aktuelle gruppen eller ved minikonkurranse etter vilkår som angitt nedenfor. 3
Tildeling av oppdrag direkte på rammeavtale: På mindre oppdrag, med verdi under NOK 200.000,- eks mva skal oppdragsgiver tildele oppdrag til den leverandøren som er rangert som nr. 1 i den aktuelle gruppe. Dersom denne ikke er leveringsdyktig går oppdragsgiver til leverandør nr 2, osv. For suppleringskjøp; kjøp til eksisterende møbelløsninger, vil oppdragsgiver tildele oppdrag direkte til den leverandør som har levert eksisterende møbelløsning, dersom denne leverandøren er på rammeavtale. Eksempel på suppleringskjøp vil være kjøp av en ekstra konferansestol eller tillegg til dagens kontorpult eller oppbevaringsmøbler, men ikke ny kontorstol. Oppdragsgiver vil rangere tilbudene og tildele hvert oppdrag til den tilbyder som har gitt det beste tilbudet på grunnlag av de vilkår som er fastsatt i rammeavtalen. Tildeling av oppdrag etter minikonkurranse: Ved større oppdrag, med verdi fra og med NOK 200.000,- eks mva vil oppdragsgiver avholde minikonkurranse.. Minikonkurranse vil avholdes per gruppe som angitt ovenfor og med de leverandører som er tildelt rammeavtale for den aktuelle gruppe. Tildeling av avtale under rammeavtalen vil skje pr. gruppe på grunnlag av kriterier gitt ved tildeling av rammeavtalen, men likevel slik at: o o o o oppført kriterium på priser kan i tillegg til tilbyders enhetspriser også omfatte, rabatter, samlet pris for leveranse ( prosjektpris ) og oppdragsgivers kostnader for utskifting (ombygging, opplæring etc.), oppført kriterium på kvalitet kan presiseres, i forhold til spesifiserte behov hos oppdragsgiver og lokale tilpasninger oppførte kriterium på gjennomføringsevne/service kan presiseres til å bli ensbetydende med leveringstid oppførte kriterier kan tillegges annen vekting enn angitt i dette konkurransegrunnlagets punkt 4.1. Tildeling av kontrakt etter avholdt minikonkurranse vil gis til den eller de leverandørene som oppnår beste totalscore i henhold til oppdragsbeskrivelsen for minikonkurransen. Oppdragsgiver / lokalt HF forbeholder seg retten til å videreføre, eventuelle allerede inngåtte avtaler, frem til disse avtalene utløper. Det vil være opp til lokalt HF å gjøre kjøp innenfor rammen av regelverket i denne avtalen. Tildeling av oppdrag til nytt østfoldsykehus etter minikonkurranse. For anskaffelse av møbler og inventar til nytt østfoldsykehus vil det umiddelbart etter signering av rammeavtalen bli åpnet minikonkurranse. Det vil bli avholdt minikonkurranse innenfor hver gruppe/undergruppe som angitt ovenfor og for undergrupper se prisskjema. Vinneren vil bli eneleverandør til PNØ og Sykehuset Østfold for sin gruppe/undergruppe i hele rammeavtalens varighet. Dette for å sikre standardisering av møbler og inventar til nytt østfoldsykehus. 4
Ved avholdelse av minikonkurransen forbeholder oppdragsgiver seg retten til å gruppere artikler inn i undergrupper, innenfor de angitte grupper på nytt, til forskjell fra grupperingen av artikler i undergrupper som fremgår av kravspesifikasjonen og prisvedlegget til dette konkurransegrunnlaget. Tildeling vil da bli pr undergruppe innenfor hver gruppe i hele rammeavtalens varighet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til bruk av eget oppdragsdokument for gjennomføring av minikonkurranse for nytt østfoldsykehus. Tildeling av oppdrag til nytt østfoldsykehus vil skje på grunnlag av følgende kriterier: o Pris o Kvalitet o Leveringstid 1.3 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Konkurransen avholdes som en åpen anbudskonkurranse/konkurranse i henhold til lov om offentlig anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) med tilhørende forskrift av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del III. Utlysningen er kunngjort i DOFFIN/ TED-databasen, se www.doffin.no. Det er i henhold til FOA ikke anledning til å forhandle om innleverte tilbud. Av denne grunn henstilles tilbyderne til å inngi sine beste betingelser i tilbudene. 1.4 Spørsmål vedrørende anskaffelsen Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt per e-post til vår kontaktperson innen 05.09.2013 med tittelen «13/00381 Møbler og Innredning». Kontaktperson E-postadresse Tor Faukald tor.faukald@sykehuset-innlandet.no Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelige via Doffin.no. 1.5 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige fram til og med 10.09.2013. Endringer vil bli gjort tilgjengelig via Doffin.no. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første avsnitt kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderen å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere skal varsles om forlengelsen. 1.6 Betingelser for gjennomføring av konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å 5
avlyse konkurransen eller avvise aktuell tilbyder dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 1.7 Etiske krav til leverandørene i kontraktsperioden Offentlig sektor er landets største kunde og forbruker, og er en del av den globale handelen med varer og tjenester. Mange av de varene som kjøpes inn kan være produsert under kritikkverdige forhold og Helse Sør-Øst vil derfor stille krav til leverandørene om at de varene som skaffes er produsert på en lovlig og etisk forsvarlig måte. Dersom leverandøren bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakten, er leverandøren forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene hos sine underleverandører. Avtalevilkårene i Vedlegg 5 Kontraktsvilkår etisk handel vil derfor bli lagt til grunn ved inngåelse av kontrakt. 1.8 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova 23 tredje ledd inntil valg av leverandør er bestemt. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser). I denne konkurransen ber oppdragsgiver om at tilbyder leverer sammen med tilbudet, en versjon av tilbudet hvor de taushetsbelagte opplysningene er sladdet (ikke slettet fra dokumentet, men strøket over). Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbesvarelsen. 1.9 Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger, vareprøver, produkter til utprøving m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder. 1.10 Demonstrasjon / Testing Som et ledd i evalueringen av tilbudene forbeholder oppdragsgiver seg retten til å teste og få demonstrert produktene/løsningene som tilbys. Dette kan skje gjennom en demonstrasjon av de tilbudte produktene / løsningene hos tilbyderne, i deres showroom el.l. Demonstrasjon og testing vil skje på en slik måte at kravene til likebehandling, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas. 1.11 Bruk av underleverandører Tilbyder skal i tilbudet opplyse om hvor stor del av kontrakten som eventuelt skal tildeles underleverandør(er), samt hvilke(n) underleverandør(er) som foreslås benyttet. Opplysningene får ikke virkning for tilbyders (hovedleverandørens) kontraktsansvar. 6
1.12 Planlagt fremdrift Tidsplanen er kun ment som et utkast som informasjon til tilbyder og er ikke bindende for oppdragsgiver. Frist for spørsmål Dato: 05.09.2013 Informasjon om kontraktstildeling Dato:15.11.2013 Tilbudsfrist Dato: 20.09.2013 Signering av kontrakt(er) og implementering Dato:12.12.2013 7
2 Krav til tilbyders kvalifikasjoner Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 2.1 Obligatoriske krav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. o Skatteattest for skatt o Attest for innbetalt merverdiavgift Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra kemner og kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Evt. restanser må forklares/begrunnes. o Utenlandsk tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor tilbyder har forretningssted. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal ha forsvarlig yrkesmessig vandel o Dersom tilbyder siste 5 år er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, må det i så fall redegjøres for dom og saksforhold. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal være en lovlig etablert virksomhet. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal/vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. o HMS-egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg 2 om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. 8
2.2 Finansielle kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal ha tilstrekkelig (A) økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Oppdragsgiver vil vurdere tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet på følgende måter: o Kredittvurdering gjennom kredittvurderingsbyrået AAA Soliditet AS/Dun & Bradstreet. Tilbyder som oppnår rating A (kredittverdig uten sikkerhet) vil oppfylle kvalifikasjonskravet. Oppdragsgiver vil selv innhente kredittvurdering hos AAA Soliditet AS/Dun & Bradstreet som underlag for vurderingen angitt over. Andre kredittrapporter vil ikke tas hensyn til. Tilbyder er selv ansvarlig for å sjekke egen rating slik at nødvendig dokumentasjon eventuelt vedlegges tilbudet, se neste punkt. o Tilbyder som oppnår lavere rating enn A kan inngi morselskapsgaranti (se vedlegg 6). Dersom det innleveres morselskapsgaranti, vil morselskapet bli ratet på tilsvarende måte og kravet om A gjelder i så fall også for morselskapet. Tilbyder som fremlegger morselskapsgaranti hvor morselskapet oppnår rating A vil oppfylle kvalifikasjonskravet. o Tilbyder som oppnår lavere rating enn A, kan i stedet godtgjøre at kvalifikasjonskravet er oppfylt ved å levere årsregnskap inkludert revisors beretning for de siste to tilgjengelige regnskapsår. Oppdragsgiver vil på bakgrunn av mottatt dokumentasjon foreta en konkret vurdering av tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet. o For nystartede selskaper skal det fremlegges årsregnskap inkludert revisors beretning for den tiden selskapet har vært i drift. Tilbyder må som minimum ha lønnsom drift, positiv kontantstrøm siste år, og ha positiv egenkapital for å bli kvalifisert. 2.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner 2.3.1 Evne og Kapasitet Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal ha god evne og kapasitet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o Kort beskrivelse av tilbyders personell og tekniske enheter som tilbyder disponerer over til oppfyllelse av kontrakten. o Liste over de viktigste og mest relevante leveransene de siste tre år, herunder opplysninger om verdi og tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. o Dersom tilbyder vil støtte seg på underleverandører for å 9
oppfylle kvalifikasjonskravet, skal det legges fram en forpliktelseserklæring som viser at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden (se vedlegg 7). 2.3.2 Kvalitetssikring Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal minimum være i ferd med å etablere metoder for kvalitetssikring av produksjonsprosesser innen tilbudsfristen. o En beskrivelse av metode(r) for kvalitetssikring av produksjonsprosesser. Her kan tilbyder enten beskrive eget kvalitetssikringssystem eller fremlegge dokumentasjon på ISO-9001 sertifisering eller tilsvarende. 2.4 Miljø og miljøstyring Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal på tidspunktet for innlevering av tilbud minimum være i ferd med å etablere metoder for miljøstyring samt være medlem i en returordning. o Tilbyder beskriver eget system som ivaretar krav om lav miljøpåvirkning eller fremlegge dokumentasjon på ISO-14001 sertifisering eller tilsvarende. o Hvis norsk tilbyder (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved tilbudsfrist fremlegges dokumentasjon for at tilbyder er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasje blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte. Bevis på medlemskap i returordning (Grønt Punkt Norge eller tilsvarende returordning) vedlegges. 10
3 Krav til tilbudet 3.1 Språk Tilbud og andre dokumenter som inngis til oppdragsgiver i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal være på norsk/svensk/dansk. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 3.2 Tilbudsformat Tilbudet skal leveres i 2 eksemplar på papir innsatt i ringperm, systematisert med eget skilleark for de ulike kapitlene. Tilbudet må signeres av person med fullmakt til å forplikte selskapet. Av miljø og lagringshensyn henstilles tilbyder om i størst mulig grad å levere tosidig dokumentasjon. I tillegg skal det leveres 1 eksemplar elektronisk på USB minnepenn. NB! Elektronisk prisskjema skal leveres i Excel format, eller tilsvarende format som takles av Excel. Brosjyrer kan leveres i PDF format. 3.3 Strukturering av tilbudet Tilbudsbesvarelsen skal ha følgende inndeling: Inndeling Papirversjon Elektronisk versjon Kapittel 1 Kapittel 2 Tilbudsbrev: Skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for tilbyder. Se Vedlegg 1 Redegjørelse for kvalifikasjonskrav: Utdypning og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene. Se kapittel 2 i konkurransegrunnlaget. Redegjørelse for miljøkrav: Utdypning og dokumentasjon av miljøkrav. Se kapitel 2 i konkurransegrunnlaget. <leverandørens navn_tilbudsbrev.pdf> <Leverandørens navn_kvalifikasjonskrav.pdf> <Leverandørens navn_miljøkrav.pdf> Kapittel 3 Kapittel 4 Kapittel 5 Pris: Utfylt og signert prisskjema vedlegges. Se vedlegg 4. Prising gjøres i henhold til avsnitt 3.8 i konkurransegrunnlaget. Redegjørelse for leveransen som tilbys: Utdypning og dokumentasjon av de øvrige tildelingskriteriene foruten pris (se punkt 4.1 og 4.2), samt besvarelse av kravspesifikasjonen. Eventuelt ytterligere produktinformasjon/brosjyrer <Leverandørens navn_bilag X_prisinformasjon.xls> <Leverandørens navn_bilag X_kravspesifkasjon.pdf> <Leverandørens navn_bilag X_Vedlegg Y.pdf> 11
3.4 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 3.5 Tilbud på deler av oppdraget Det gis anledning til å gi tilbud på én/flere/alle gruppeer av oppdraget. 3.6 Leveringsfrist og -sted Tilbudet skal være levert innen 20.09.2013 kl. 12.00 til: Postadresse: Sykehuset innlandet HF - Gjøvik Innkjøp v/ Tor Faukald Kyrre Greppsgt. 11 2819 Gjøvik Leveringsadresse: Sykehuset innlandet HF - Gjøvik Innkjøp v/ Tor Faukald Kyrre Greppsgt. 11 2819 Gjøvik Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket 13.00381 Møbler og Innredning - Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Fristen for innlevering av tilbud er absolutt og for sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også forsinkelser som skyldes tredjepart. Tilbyder har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen ovenfor innen tilbudsfristens utløp. 3.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder til 01.02.2014 kl. 12.00. 3.8 Informasjon om prissetting Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift, inkl. emballasje, toll, skatter og avgifter og DDP de ulike helseforetakene. Prisene skal angis som nettopris til oppdragsgiver. Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema, vedlegg 4. Prisskjema skal være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn. Prisene skal være faste det første avtaleåret. Etter utløpet av avtaleperiodens første år, kan de oppgitte priser maksimalt justeres ihht. konsumprisindeks (totalindeks) for okt foregående år til oktober inneværende år. En prisøkning må varsles til Oppdragsgiver senest to måneder før utløpet av avtaleperioden. Prisendringskrav skal sendes skriftlig til avtaleansvarlig, for godkjenning av Oppdragsgiver før ikrafttredelse. Etter prisendring er prisene faste i avtaleperioden, og kan kun endres årlig. 12
3.8.1 Forbruksmateriell/tilleggsutstyr/reservedeler Eventuelt forbruksmateriell, tilleggsutstyr og/eller reservedeler skal fremkomme av prisskjema (vedlegg 4). Under tilbyders komplette sortiment Tilbyder skal opplyse om forbruksmateriellet er i fri omsetning på det norske markedet eller er knyttet opp mot tilbyder. 3.8.2 Opplæring All opplæring skal være inkludert i anskaffelseskostnadene, også evt. reise og oppholds kostnader.. 3.8.3 Garanti Garantibestemmelser følger av kravspesifikasjon pkt 3.2. 13
4 Avgjørelse av konkurransen 4.1 Tildelingskriterier med vekting Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av kriteriene angitt nedenfor. Det vil bli benyttet en tildelingsmatrise med vekting hvor tilbyderne gis karakterscore 1-6, med karakter 6 som beste score for det enkelte kriterium. Nr Kriterier Vekt Vurderes på grunnlag av a Pris, inkl. levetidskostnader og 40 Prisskjema, vedlegg 4 driftskostnader b Kvalitet 40 Kravspesifikasjon, vedlegg 3 c Service 10 Kravspesifikasjon, vedlegg 3 d Miljø 10 Kravspesifikasjon, vedlegg 3 100 For at oppdragsgiver skal kunne gjøre en korrekt vurdering av tilbudene må tilbyder gi fyldig informasjon i tilknytning til hvert tildelingskriterium i sitt tilbud. Manglende informasjon kan medføre avvising av tilbudet samt påvirke utfallet av kontraktstildelingen. 4.2 Utdyping av tildelingskriterier Det vil bli lagt vekt på følgende forhold som er vesentlige for nevnte tildelingskriterier. a) Pris Tilbyder skal i sin tilbudsbesvarelse følge oppsett gitt i vedlagte prisskjema pr gruppe og undergruppe se vedlegg 4. Oppdragsgiver vil evaluere pris på bakgrunn av prisene som inngis i prisskjemaet. Valutaklausuler aksepteres ikke. Prisskjema (vedlegg 4) inneholder en oversikt over et utvalg varer. Prisskjemaet skal fylles ut med nettopris pr. produkt for alle undergrupper i den gruppen som det ønskes å innlevere tilbud til. Vi ber om tilbud på samme produkt, eller tilsvarende produkt med sammenlignbar kvalitet. Tilbyder skal innrømme tilsvarende priskalkyle for alle øvrige produkter tilbyder har i sitt sortiment og som føres opp i tilbyders komplette sortiment Det vil kunne bli gjort stikkprøver på sammenlignbare produkter fra øvrig sortiment. Alle priser skal oppgis i norske kroner (NOK) per enhet, eksklusive merverdiavgift, fritt levert leveringssted. b) Kvalitet Under tildelingskriteriet kvalitet vil det bli vektlagt brukervennlighet, herunder vil det bla.a vektlegges universell utforming, dvs utforming av produkter og omgivelser på en slik måte at de kan brukes av alle mennesker, i så stor utstrekning som mulig, uten 14
behov for spesiell tilpassing og en spesiell utforming. funksjonsmessige egenskaper, garanti, herunder vektlegges bl. a hvilke garantier som tilbys og hvor mange år det garanteres at reservedeler/ slitedeler er tilgjengelig for de ulike produktgruppene, og materialvalg c) Service Under tildelingskriteriet service vil det bl.a bli vektlagt leveringstider, transportløsninger/kapasitet og monteringskapasitet. Det vil også bli vektlagt hvordan organiseringen av service/kundeoppfølging er beskrevet d) Miljø Under tildelingskriteriet miljø, vil det bli vektlagt bl.a hvorvidt produkter har miljødeklarasjon som Svanemerke, eller tilsvarende, som egenerklæring om at kravet til miljøhensyn er oppfylt. For produkter av tre vil det bli vektlagt hvorvidt de er laget av bærekraftig trevirke. 4.3 Avlysning og avvisning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1. Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering. Alle avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudsbrevet, være presise, entydige og kunne prisberegnes. Ethvert avvik eller forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget, kontrakt eller kravspesifikasjon innebærer en risiko for at tilbyder eller tilbud må avvises. 5 Informasjon om rammeavtale 5.1 Avtaleform og avtaleperiode Som avtalevilkår vil HSØ standard rammeavtalevilkår for kjøp av varer RAV-HSØ 02-08, Vedlegg 8 og HSØ Generelle innkjøpsvilkår GIV-HSØ 05-08, Vedlegg 9 bli benyttet. For rammeavtalen er avtaleperioden 3 år, med mulighet for prolongering i ytterligere 1 år. Oppdragsgiver forplikter seg ikke til å kjøpe noe bestemt volum innenfor det enkelte område i avtaleperioden. Oppdragsgiver forbeholder videre seg retten til å inngå parallelle rammeavtaler med inntil 3 tilbydere, pr angitte grupper Dersom det inngås parallelle rammeavtaler innenfor hele eller deler av leveransen vil avrop skje i henhold til pkt 1,2 i konkurransegrunnlaget. Det kan bli tildelt én eller flere rammeavtaler 15
5.2 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA 20-13 (1) d. Andre forbehold kan medføre avvisning. Dersom tilbyder velger å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet, i henhold til vedlegg 1. Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 6 Vedlegg Vedlegg 1 Tilbudsbrev Vedlegg 2 HMS- erklæring Vedlegg 3 Kravspesifikasjon Vedlegg 4 Prisskjema (ingen mal) Vedlegg 5 Etisk handel kontraktsvilkår Vedlegg 6 Morselskapsgaranti Vedlegg 7 Forpliktelseserklæring Vedlegg 8 HSØ standard rammeavtalevilkår varer forsyningssentr og HF Vedlegg 9 HSØ Generelle innkjøpsvilkår GIV-HSØ 05-08 16