PROTOKOLL STYREMØTE 06/16-06.09.2016 AKERSHUS IDRETTSKRETS Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon Til stede: Nordis Vik Olausson, Arild Nyheim, Vidar Bøe, Jon Syversen, Kjell Kvifte Anne Kristine Linnestad, Torgrim Bilstad, Isabel Bergerseter og Glenn Due-Sørensen. Forfall: Fra adm.: Runar Sveen. A: DISKUSJONSSAK Ingen B: BESLUTNINGSSAKER Sak 38/16 Godkjenne protokoll fra forrige møte Protokoll fra styremøte 05/16 ble distribuert i styreportalen (Admincontrol) 14. juni, og det er ikke innkommet innsigelser eller kommentarer til protokollen. Protokoll 05/16 godkjennes og signeres/arkiveres i tråd med rutiner vedtatt i sak 28/16. Sak 39/16 Instruks for styret og org.sjef Det vises til vedlagte forslag til instrukser for styret og for organisasjonssjef. Dette er maler som NIF har utarbeidet og sendt ut til organisasjonen. AIK har ikke tidligere hatt egen instruks for styret eller daglig leder, men dette bør være en god klargjøring av roller og plikter. Innholdet er en klargjøring av det som følger av NIFs lov. NIF skrev følgende ved oversendelse: «Det har vært mange idrettskretsting og det har vært etterspurt styreinstruks og instruks for organisasjonssjef på lik linje med Idrettsstyrets egen styreinstruks og generalsekretærens instruks. Vedlagt er forslag til hvordan en instruks for kretsstyret og organisasjonssjefen kan se ut. Disse er utarbeidet av juridisk seksjon og skal være oppdatert etter gjeldene lov. Idrettskretsene kan gjøre de tilpasninger de ønsker. Det er 1
meningen at slike instruksene behandles av idrettskretsen styre som en vedtakssak.» Som det fremgår av forslag til styreinstruksen i punkt 1: «Styret kan til enhver tid endre instruksen, eventuelt fravike den i enkelttilfeller, med mindre annet følger av idrettskretsens lov eller NIFs lov eller bestemmelser/vedtak fattet av NIF eller idrettskretstinget.» Det står også at instruksen skal gjennomgås årlig og ved behov. De to instruksene er fremlagt slik vi mottok malen fra idrettsforbundet. Det er kun satt inn kretsens navn. Det er kun mindre forskjeller i rutinene vedrørende utsending av saksdokumenter som skiller AIKs tidligere vedtatte rutiner og instruksen for organisasjonssjefen. Det foreslås at disse rutinene diskuteres i saken og at instruksen eventuelt tilpasses. Styret var positive til å beholde rutiner for utsending av saksdokumenter som tidligere. Utsending av dokumenter til styremøter skjer torsdag før styremøtet. Styreinstruks og instruks for organisasjonssjef vedtas i tråd med det utsendte forslaget samt styrets innspill. Rutiner for utsending av saksdokumenter til styremøtene beholdes som tidligere. Instruksene sendes til kontrollkomiteen. Sak 40/16 Høring regional plan for fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv i Akershus Det vises til tidligere utsendt høringsdokument. Fylkeskommunens høringsmøter mandag 29.8. var aktuell arena for idrettsråd, særidretter og Akershus idrettskrets. AIK hadde to fra styret og to fra administrasjonen til stede på dagmøtet i Kolbotn, og det var to fra styret pluss en fra administrasjonen på kveldsmøtet i Oslo. På dagmøtet var det bedt om at AIK ga noen signaler, den samme utfordringen hadde Oslo og Omland Friluftsråd, Rælingen kommune og Oslo kommune fått. Fellesnevneren fra organisasjonene er at man leser mye positivt i planen, og AIK kjenner godt igjen flere momenter som har blitt tatt opp i prosessen. Dette gjelder: - Involveringen av de frivillige organisasjonene i samarbeidet - Se anleggsutvikling som en helhet i regionen - Ambisjoner om økt satsing (fra kr 10 til kr 30 pr innbygger) - Forslag til nye kriterier for spillemidler - Forslag om felles anleggsutvalg - Forslag om finansieringsbidrag til anlegg med regional betydning - Forslag om å gi idrettskretsen innflytelse ved fordeling av spillemidler 2
Fra AIKs side og fra flere ble det påpekt at det avgjørende vil være hva som skjer i budsjettbehandlingene hvert år. Her må organisasjonene bidra i arbeidet. AIK har tidligere bedt idrettsråd og særidretter om å melde sine syn til høringen via AIK (innen 15.9.) dersom de ønsker at dette skal gå til fylkeskommunen som en del av en felles uttalelse. NHF region øst har orientert AIK om at de vil komme med en uttalelse. På fylkeskommunens nettside om høringen fremkommer følgende: «I høringen av planforslaget er det ønskelig med uttalelser om det gis tilslutning til; valg av formål og avgrensning at planens visjon og de tre likestilte målene for planperioden er sentrale for den regionale utviklingen at perspektivene som ligger til grunn for planen er de viktigste valg av styringsindikatorer de fem prioriterte utviklingsområdene, og framtidsbildene og strategiene som er valgt å bruke de ti veiviserne for arealbruk og lokalisering å videreføre og utvikle nye regionale arenaer og nettverk for samhandling, utvikling og kompetansebygging slik det legges opp til bruk av regionale ressurser, både statlige og fylkeskommunale, og herunder regionale kriterier for a) hovedfordeling av spillemidler og b) fordeling av renter og inndratte midler omtale av felles utfordringer og muligheter» Det foreslås følgende prosess videre for AIK: - Styret gir signaler i møtet - Styret gir signaler på kulepunktene ovenfor innen 12. september - Administrasjonen sender ut et forslag til høringssvar 19. september - Styret får en uke til å gi tilbakemeldinger på forslag til høringssvar (26.september). - Styreleder og organisasjonssjef får fullmakt til å samordne den endelige høringsuttalelsen fra AIK - Svaret fra AIK formidles til styret og oversendes senest 30.9. (frist) Administrasjonen orienterte om den prosessen som har vært hittil. Styret ga følgende signaler i møtet: Det er et viktig prinsipp å få fylkeskommunal finansiering og at fylkeskommunen kan vedta hvor anlegg av regional betydning skal plasseres 3
Planen følger opp plan for areal og transport, anleggene må lokaliseres ved nærmeste trafikk-knutepunkt Viktig å ha en god plan hvor idretten også står samlet Samarbeidsavtalen mellom AIK og AF skal fornyes Det kan ikke bygges store anlegg i «hver kommune», vi må få interkommunale løsninger regionale løsninger Dokumentet markerer slutt på bygging av gymsaler Forslag til prosess for AIKs svar på høring om «regional plan for fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv i Akershus» vedtas. Sak 41/16 Høring Regionreformen Se vedlegg. Denne prosessen går raskt i det politiske systemet, og Stortinget har bedt om at fylkeskommunene gjør vedtak om sammenslåing til større regioner innen 1. desember. I Akershus har debatten om sammenslåing dreiet seg om alternativer med og uten Oslo, men problemet er at Oslo ikke vil inngå avtaler med andre fylker. For Akershus-regionen betyr dette at hovedstaden fortsatt vil ligge som en ring i midten og derved ikke inngå i helheten i mange sammenhenger. I forrige runde med regionsreform ble Akershus-Oslo-Østfold vurdert som et godt alternativ. Dersom man ender opp med en region uten Oslo, men med Buskerud og Vestfold blir den stor i folketall. Sitat fra Buskerud FKs nettside: «Onsdag 31. august behandlet fylkestinget i Buskerud sak om hvilken retning Buskerud skal gå i regionreformen. Fylkestinget i Buskerud vedtok med bredt flertall å se mot Akershus, Vestfold og Østfold i forbindelse med retningsvalg for Buskerud.» Akershus idrettskrets bør diskutere idrettens vilkår i en større region. Vil dette medføre en styrking av idrettens vilkår? Vil idrettens organisering bli sammenfallende med ny region? Sistnevnte har idretten tidligere vært tydelig på at det bør man gjøre. Den offentlige organiseringen av forvaltningsnivåene bør sammenfalle med idrettens organisering, dette som følge av behovene for samhandling politisk og administrativt. Det vil måtte komme en drøfting av behovet for eventuelle regionskontorer for å sikre oppfølging og innflytelse lokalt. Selv om stordriftsfordelene vil være gode vil det kunne bli mindre nærhet og kunnskap om de lokale forhold. En god prosess i etterkant av hva fylkeskommunene vedtar vil være svært viktig. Frist for å sende høringsuttalelse er 20.09. 4
Styrets signaler i møtet: AIKs syn må være viktig Idretten må følge resultatet i egen organisering, og det offentlige må gjenspeile dette i sin bevilgning til ny organisering. Basert på styrets signaler utarbeider organisasjonssjefen forslag til uttalelse. Sak 42/16 Forberede møtet med Oppland idrettskrets 19.10. Det vises til tidligere informasjon om mulig felles møte med Oppland idrettskrets og vår kontaktperson i Idrettsstyret, Sigbjørn Johnsen. Det ble tidligere avklart 19. oktober og Hamar var et mulig egnet sted å treffes av praktiske årsaker. Styreleder orienterer nærmere om utviklingen i saken. Styret bør diskutere aktuelle temaer for fellesmøtet. Temaer kan være basert på hva Sigbjørn Johnsen har av innspill til idrettskretsene fra Idrettsstyrets side, eller det kan også være aktuelle felles utviklingsområder eller utfordringer kretsstyrene er opptatt av. I og med at dette primært er en arena for de tillitsvalgte bør en ikke legge opp til rent faglige detaljdiskusjoner. Styreleder orienterte Fellesmøtet er ment for alle i styret Administrasjonen i Oppland IK og AIK holder kontakten om agenda Må minne om idrettsrådenes økonomi, ref forslag på Idrettstinget o Orientere NIFs styremedlem om spørsmålet Administrasjonen jobber videre med agenda for fellesmøtet med Oppland idrettskrets i tråd med styrets innspill. 5
Sak 43/16 Agenda på IR-seminaret lørdag 19.11. Den Store Kurshelgen (DSK) er AIKs store «flaggskip» på utdanningssiden. Se egen nettside http://denstorekurshelgen.no/ Det er planlagt eget seminar for idrettsrådene integrert med lørdagens hovedprogram. Det vil være tre timers program for idrettsrådene, og følgende temaer er aktuelle: - Utvikling av idrettspolitisk handlingsplan - Ny felles mal for nettsider for idrettsråd - Smart Idrettskiosk Signaler fra styret i møtet: Ønskelig med et motivasjonsforedrag o Forespørre en tidligere IR-leder? Agenda på IR-seminaret 19.11. ferdigstilles i tråd med ovennevnte og styrets signaler i møtet. Sak 44/16 IF Minerva og klubbhuset ved oppløsning av idrettslaget AIK har mottatt vedtak om oppløsning av IF Minerva (i Lillestrøm). Dette er i tråd med tidligere kommunikasjon med klubbens kontaktpersoner. Det har ikke vært aktivitet i klubben de senere årene. Imidlertid har klubben et klubbhus som har blitt utviklet til et Idrettsmuseum, og de tidligere ressurspersonene i klubben har utviklet og driftet dette. Det ønsker de videre. Saken utsettes til neste møte C: Orienteringssaker a) Regnskap per 30.6. - vedlagt. b) Rapport PWC vedlagt c) Utkast til prosjektplan for ungdomsidrett - vedlagt d) Info om sommerleir på Haraldvangen vedlagt, Isabel orienterte e) Fjørtoftutvalgets rapport - vedlagt f) Regionalt kompetansesenter (ref møter, sammenslåinger) g) Nittedal IR og Nit/Hak håndballklubb, fra møtet 17.8. h) AIKs lov er godkjent i) Programmet i Kirkenes j) Endrer styremøtet 12.10. k) Styremøter starter kl. 17 fra og med nå 6
Referatsaker: a) Opptak av lag: Lagets navn Leder Idrett Kommune Dato Sandvika Turnforening Silje Isdahl Turn Bærum 16.08.2016 b) Utmelding av NIF og underliggende org.ledd: Kolsås Turnforening 09.06.2016 Son Aerobic Lag 21.06.2016 Fjellhammerdalen Salongskytterlag 26.07.2016 c) Oppløst iht. NIFs lov 22 Feiring Motorklubb 21.06.2016 d) Endring av IK-tihørighet ATD Trial Klubb fra Akershus idrettskrets til Oslo idrettskrets 30.08.2016 Representasjon styret: 2016 Sted Dato Representert av: Januar: Samarbeidsmøte OIK 05.01.16 Nordis Vik Olausson, Kjell Kvifte Idrettsgalla og idrettsgallaseminar Lillehammer 09.01.16 Sven E. Maamoen Bisettelse Lars Roar Langslet (kulturminister) 26.01.16 Sven E. Maamoen Nittedal IL jubileumsfest 100 år 30.01.16 Gro-Helen R. Svendsen Februar: Bisettelse - Carl Egil Wang 19.02.16 Sven E. Maamoen Frivillighetsprisen YRUIL Rune Barkenes 29.02.16 Isabel Bergerseter Mars: Rælingen idrettsråd årsmøte 01.03.16 Isabel Bergerseter HV02 Distriktsrådsmøte 07.03.16 Jon Syversen Enebakk idrettsråd årsmøte 03.03.16 Torgrim Bilstad Vestby idrettsråd årsmøte 09.03.16 Rune Engeseth IR samling, Lillestrøm 09.03.16 Nordis, Torgrim, Isabel, Kjell, Jon 7
Nesodden idrettsråd årsmøte 10.03.16 Kjell Kvifte Oppegård idrettsråd årsmøte 14.03.16 Torgrim Bilstad Bærum idrettsråd årsmøte 15.03.16 Vidar Bøe Nittedal idrettsråd årsmøte 15.03.16 Jon Syversen Akershus skytterkrets kretsting 16.03.16 Torgrim Bilstad Eidsvoll idrettsråd årsmøte 16.03.16 Gro-Helen R. Svendsen Skedsmo idrettsråd årsmøte 16.03.16 Isabel Bergerseter Nes Idrettsråd - årsmøte 29.03.16 Sven E. Maamoen Akershus og Oslo Bueskytterkrets kretsting 29.03.16 Torgrim Bilstad Lørenskog idrettsråd årsmøte 30.03.16 Nordis Vik Olausson Aurskog-Høland idrettsråd årsmøte 30.03.16 Jon Syversen April: Akershus Fylkeskommune frivillighetskonferanse 06.04.16 Sven, Nordis, Vidar, Jon, Kjell, Torgrim, Rune Sørum IR årsmøte 13.04.16 Nordis Vik Olausson Inkluderingskonferansen 23.04.16 Nordis, Vidar, Isabel Gjerdrum IR årsmøte 28.04.16 Jon Syversen Idrettspolitisk styrelederforum Gardermoen 28.04.16 Arild Nyheim Norge Frankrike Ishockeykamp 29.04.16 Vidar Bøe Mai Hauger Golfklubb kickoff 07.05.16 Isabel Bergerseter IK-ledermøte, Gardermoen 20.05.16 Nordis Vik Olausson, Arild Nyheim NHF Regionsting Gardermoen 20.05.16 Nordis Vik Olausson VIVIL Lekene 29.05.16 Isabel Bergerseter Juni Akershus Hundekjørerkrets kretsting 02.06.16 Isabel Bergerseter Ledermøte NIF Scandic Fornebu 04.-05.06 Nordis Vik Olausson HV02 Distriktsrådsmøte 06.06.16 Jon Syversen OIK kretsting Quality Mastemyr Hotel 10.06.16 Nordis Vik Olausson Frivillighetsprisen AFSK Kai Ivar Hogseth 21.06.16 Jon Syversen Fet IR årsmøte 22.06.16 Jon Syversen Frivillighetsprisen Ski IR Øivind F. Elieson Nordis Vik Olausson August Akershus Fylkeskommune høringsmøte Kolbotn Galleriet (2 møter samme dag) 29.08.2016 Vidar, Torgrim, Jon, Isabel Oppdatert: 30.08.2016 8