PROTOKOLL FRA STYREMØTE 01/15 TIRSDAG, 24. FEBRUAR 2015 IDRETTENS HUS

Transkript

1 PROTOKOLL FRA STYREMØTE 01/15 TIRSDAG, 24. FEBRUAR 2015 IDRETTENS HUS Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon. Til stede: Forfall: Fra adm.: Sven E. Maamoen, Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe, Kjell Kvifte, Gro-Helen Randem Svendsen, Isabel Bergerseter, Rune Engeseth og Torgrim Bilstad. Jon Syversen Johan Conradson og Runar Sveen. A: DISKUSJONSSAK Ingen B: BESLUTNINGSSAKER Sak 01/15: Innføring for nye styremedlemmer Supplerende valg av to nye representanter foregår på ekstraordinært kretsting. Ny nestleder og nytt varamedlem til styret tiltrer fra og med styremøtet Det er vesentlig at nye styremedlemmer får en god start og gis nødvendig innføring. Følgende opplegg foreslås: - Presentasjonsrunde i styret - Avtale innføring i AIKs virksomhet i separat møte med leder/org.sjef. o Planer o Rutiner o Oppgaver o Bli kjent med administrasjonen og Idrettens Hus Leder og org.sjef avtaler med nye styremedlemmer tid og sted for nærmere informasjon og opplæring. Sak 02/15: Fordeling av representasjonsoppgaver Styret har vedtatt å delta på idrettsrådenes årsmøter og særidretters kretsting så langt det lar seg gjøre. Idrettsrådene er fordelt slik at hvert medlem i styret har 1

2 2-3 idrettsråd å følge opp. Årsmøtet er minimum, men det bør også være kontakt utover det. Særidrettene har ulike organiseringsformer, og dette bestemmes av hvert enkelt særforbund. Det har vært en overgang fra fylkeskretser til regioner og i enkelte tilfeller har særforbundet valgt å ikke ha regionalt tillitsvalgt organisasjonsledd (Golf og kampsport eksempelvis). I loven heter det at særidrettene skal velge hvilket idrettskretsting de skal være representert på. AIK har prioritert å delta på kretsting hos særkretser/regioner som har valgt en slik organisasjonsmessig tilhørighet til AIK. Følgende representasjonsoppgaver må fordeles: Bærum Idrettsråd Rælingen Idrettsråd Akershus Hundekjørerkrets Oslo og Akershus Gymnastikk- og Turnkrets Tennisregionen Østlandet Øst Asker Idrettsråd Sørum Idrettsråd Akershus Luftsportkrets Håndball, NHF region øst I tillegg til ovennevnte skal ett styremedlem tiltre AIKs utvalg for idrett for funksjonshemmede. Utvalget har følgende mandat: Utvalget skal være et rådgivende organ for idrettskretsen i saker som berører idrett for funksjonshemmede. Utvalget skal være pådriver og bidra til økt aktivitet for funksjonshemmede i særidrettene. Utvalget skal ha ansvar for å koordinere rekrutteringsdager i samarbeid med skoler/il Utvalget skal være støttespiller for fagkonsulenten i NIF. Utvalget skal utgjøre støttenettverk integrering i Akershus. Utvalget skal rapportere til styret i AIK. Utvalget skal ha min. 3 møter pr. år. Økonomisk skal utgifter til utvalget dekkes av AIK som må sikres midler til dette fra NIF. Utvalget kan også søke midler fra fylket, legater, stiftelser o.a. 2

3 Følgende fordeling ble avklart: Nordis Vik Olausson: Bærum Idrettsråd Sørum Idrettsråd Oslo og Akershus Gymnastikk- og Turnkrets Akershus Luftsportkrets Håndball, NHF region øst Isabel Bergerseter: Asker Idrettsråd Rælingen Idrettsråd Akershus Hundekjørerkrets Tennisregionen Østlandet Øst Styret fordeler representasjonsoppgaver som er listet opp i saken. Isabel Bergerseter oppnevnes som styrets representant i utvalget for idrett for funksjonshemmede. Sak 03/15: Høring: Idrettspolitisk Dokument Idrettspolitisk dokument er til høring, og høringssvar skal være Idrettsforbundet i hende 9. mars. Selv om dokumentet nå foreligger i form og format som med fordel kunne forbedres med to høringsrunder, vil ikke dette være tilfelle. Det er kun tid til én høringsrunde, før dokumentet legges frem for Idrettstinget. En kan med andre ord ikke forvente så mange forandringer. Et idrettspolitisk dokument skal gi retning og føringer for fremtiden. Det skal forholde seg til utfordringer en ser i nåtid, hvor politiske valg skal gi organisasjonen bedre forutsetninger i fremtiden. Idretten har både eksterne og interne idrettspolitiske utfordringer. Følgelig bør det i det idrettspolitiske dokument finnes føringer og valg både for ønsket retning for idretten i samarbeide med storsamfunnet, men også ønsket retning for internt samarbeid. Barneidrettens stilling, tidlig spesialisering, ungdomsidrettens posisjon, mosjonsidrett og satsing på voksne, utvikling av konsepter for folkehelse etc., er idrettens egne idrettspolitiske valg. Selvsagt er noen av disse avhengige av eksterne idrettspolitiske valg. Idrettens kommunikasjon med politikere kan påvirke rammebetingelsene for idretten, og er i mange tilfeller helt avgjørende for suksess. Her kan en nevne idrettens finansiering, forholdet til Norsk Tipping, etterslepet på spillemidler, måten en fordeler midler til anlegg etc. 3

4 IPD poengterer videre at dette ikke er en handlingsplan for idrettsforbundet sentralt. Også for NIF blir det naturlig å utvikle egne handlingsplaner for de saksområder NIF har et administrativt og faglig ansvar for. (vår utheving.) En burde dermed kunne redusere detaljnivået, hvis IPD likevel skal kompletteres med mer konkrete strategi- og handlingsplaner. Styret bør diskutere følgende spørsmål som grunnlag for høringssvaret fra AIK: Hvilke interne og eksterne politiske valg har en gjort i Idrettspolitisk dokumentet, og er disse de viktigste for fremtiden? Hvordan stiller styret seg til de politiske valg som er tatt i dokumentet? Hvem bør være ansvarlig for arbeidet med disse politiske valgene? Finnes viktige politiske utfordringer som ikke er belyst i dokumentet? På hvilken måte vil gjennomføringen av dokumentet gjøre det enklere for idrettskretsene å lykkes med sine lovpålagte oppgaver? Vil forutsetningene for idrettslagene bli bedre? Vil idrettsrådene få det bedre? Legges det opp til at idrettskretser får støtte til å formidle idrettspolitiske spørsmål/utfordringer til fylkeskommune? Momenter fra diskusjonen: Dokumentet fremstår som unødvendig tungt. Forholdet mellom de forskjellige mål og tiltak savner et klart svar på hvordan en har tenkt å oppnå dem. Nå blir det ved intensjoner. Noe av det viktigste spørsmålene en leser har står ubesvart: Hvem kommuniserer idretten egentlig med/til? Hva ønsker dokumentet å kommunisere? Det oppleves som om dokumentet ønsker å gi et alibi for alt, men samtidig er lite utdypet. Språket er ikke presist nok. NIFs ansvar som moderorganisasjon fremgår ikke tydelig nok. Det er NIFs oppgave å gjøre de øvrige organisasjonsleddenes arbeid enklere. (Slik at idrettskretser kan bistå idrettsråd og idrettslag litt bedre enn sist tingperiode.) Styret ønsket å ha en ny diskusjon etter høringsfristen for å følge opp dokumentet frem mot Idrettstinget. Styret ble enig om følgende: IPD må bli tydeligere på hva idrettsforbundet skal oppnå. Nå er det mange ønsker. Videre må det fremgå hvordan idrettsforbundet skal styrke idrettskretsene og de øvrige ledd til å utføre sine oppgaver. IPD må skille mellom overordnede verdier/politiske ønsker og handlingsplaner. En kan ønske at IPD i fremtiden blir to dokumenter som skiller mellom ekstern idrettspolitikk og intern idrettspolitikk. 4

5 IPD må bli mer spesifikt på hvordan organisasjonen skal beholde og utvikle frivilligheten. Hva vil gjøre det enklere å være frivillig? IPD må også vise økonomiske prioriteringer og være tydelig på hvor økonomien må styrkes ut fra vurdering av behov og manglende ressurser, nemlig i idrettsrådene og idrettslagene. Forholdet mellom IPD slik det fremstår nå, og budsjettet idrettsstyret vil legge frem er for svakt. En må ha analyser og vurderinger av finansielle muligheter, som kan skape vekst av idrett på landsbasis. Administrasjonen utformer et høringssvar basert på styrets signaler, samt en mer detaljert tilbakemelding på enkelttiltak og struktur. Sak 04/15: Revidert budsjett 2015 Foreløpig budsjett ble vedtatt (se sak 74/149), og det var budsjettert med et foreløpig underskudd på kr ,-. Det ble antydet at regnskapet fra 2014 ville kunne bli bedre enn budsjettert og derved kunne dette bidra til å saldere budsjettet for Resultatet for 2014 var budsjettert med underskudd på kr ,-. Resultatet ble (se o-sak) et underskudd på kr Regnskapet er ikke revidert i skrivende stund, men det er ikke grunn til å anta at dette blir forandret. Resultatet var dermed kr ,- bedre enn budsjett. AIKs egenkapital ved utgangen av 2014 var kr ,- Det innebærer en solid basis for AIKs virksomhet. Rammetilskuddet fra fylkeskommunen er allerede innkommet som budsjettert, og tilskuddet fra NIF er også positivt. Som man ser av tildelingsbrevet (o-sak) skal kretsledermøtet i april diskutere om ny fordelingsmodell skal innfases med basis i økningen. I budsjettet for 2015 var det usikkerhet vedrørende tilskudd innenfor folkehelse (fra NIF og fylkeskommunen). Det har ikke lyktes å avklare med fylkeskommunen om videre satsing på «Aktiv på Dagtid» og «MerIdrett YouMe» via administrativ kontakt. Vi tolker ikke dette som at midlene vil bortfalle, men det er usikkerhet. Det pågår et evalueringsarbeid av «MerIdrett YouMe», og det vil være overraskende om fylkeskommunen stopper tiltaket i den prosessen. Fra NIFs side er rimelig sikkert at vi ikke vil få tilskudd til de samme tiltakene som følge av at midlene fra staten bortfaller på dette feltet. 5

6 Styret vedtok i forrige budsjettsak å skjerme «Meridrett» dersom det ble behov for å redusere. Administrasjonen har nylig hatt et møte med Gjensidigestiftelsen for å se på muligheter for annen finansiering. Det er en god mulighet, men det vil evt. kunne gjelde fra neste budsjettår. AIKs arbeid med tiltak innenfor folkehelse er ikke vårt kjerneområde, og det må finansieres i tillegg til de ordinære rammetilskudd som ytes fra NIF og fylkeskommunen. AIK må jobbe for å få en politisk avklaring av dette i Akershus fylkeskommune. Dersom dette forblir like uavklart neste år må styret vurdere om dette kan forlenges. For ytterligere informasjon og historikk vises det til årsrapporter og egne nettsider for disse tiltakene. Administrasjonen foreslår å opprettholde inntektsposten som tidligere i budsjettet. Her foreligger det en viss risiko. Manglende tildeling vil kunne føre til tilsvarende belastning av egenkapitalen. Det er nylig avklart med NIF at hver idrettskrets vil få kr ,- til arbeidet med å synliggjøre ungdomsidretten i fylket frem mot en markering i februar 2016 som en del av opptakten til ungdoms-ol på Lillehammer. Det skal blant annet være en fakkelturné sombesøker hvert fylke. Akershus er Den datoen skal det være et arrangement. Av, med og for ungdom er stikkord/ krav. Det forventes at hver IK setter ned en «styringsgruppe» med ungdom, og at det etableres tiltak innenfor rammen av det beløpet som blir tildelt. Midlene kommer fra Gjensidigestiftelsen (NIF har søkt). Beløpet legges inn i budsjettet. Øvrige tiltak med risiko for inneværende år er Den Store Kurshelgen. Det må påregnes at inntektene blir lavere enn budsjettert. Tiltaket ble flyttet fra høst til februar, og dette har medført færre samarbeidspartnere med særidrettene og derved lavere påmelding enn tidligere. Kostnadene er allerede påløpt via kontrakter med foredragsholdere. Tiltaket må evalueres vedrørende evt. fremtidig satsing. I forrige forslag til budsjett var studietur (styret og adm.) lagt inn i budsjettet uten detaljer. Styret uttalte at dette ville være en mulig post å redusere/ stryke ved behov for reduksjoner. Budsjett var lagt inn med kr ,-. Ytterligere detaljering av hvilket utbytte som ønskes har ikke vært diskutert. Med de usikre postene i budsjettet foreslås å utsette studietur til neste år samt at dette kan planlegges som del av oppstart for nytt styre. Styret uttalte også i forrige budsjettsak at budsjett for 2015 kunne godtas med en moderat belastning av egenkapitalen. 6

7 Med utgangspunkt i foreløpig budsjett og resultat fra regnskap 2014 er det et en underdekning på kr ,-. Nedenfor foreslås kutt i tilskudd til idrettslag, men det bør vurderes mulighet for å sette disse inn i planene igjen dersom økonomien etter 1. halvår tillater det. Administrasjonen foreslår følgende endringer i det foreløpige budsjettet: Tiltak Inntekt Kostnad Ungdomstiltak før YOG Lillehammer Folkehelsetilskudd NIF «Aktiv på Dagtid» «MERidrett YouMe» MERidrett YouMe Tilskudd Aktiv på Dagtid - Instruktørsamling - Brosjyrer - Tilskudd Tilskudd særkretser (skyldes feil tall i opprinnelig budsjett) Studietur styre og administrasjon Sum endring Netto endringsforslag er derved kr i positiv retning. Dette reduserer den tidligere nevnte reelle underdekning på kr Budsjett for 2015 endres i tråd med ovenstående tabell samt styrets signaler i møtet. Det jobbes videre med plan for politisk avklaring av partnerskap folkehelse med Akershus fylkeskommune. 7

8 Sak 05/15: IRs årsmøter, budskap fra AIK Det vises til oversikt på AIKs nettside over kommende årsmøter i idrettsråd. Første registrerte årsmøte er i Rælingen IR. Det er ønskelig med et felles budskap, og det vises til vedlagte notat. Budskapet om å utvikle egen organisasjon via klubbutvikling samt anleggsbehovet må være en rød tråd i perioden frem mot valget. Administrasjonen oppdaterer møteplan og sender ut til styret. Styremedlemmene bytter internt ved behov og gir beskjed til administrasjonen. Rapportskjema sendes inn. Oversikt over IRs årsmøter: Årsmøtene i idrettsrådene er en høyt prioritert oppgave. Vedlagte notat danner grunnlaget for hva styremedlemmene presenterer. Sak 06/15: Idrettsmidler, utestående tilskudd Tilskudd til særidrettene er midler som AIK fordeler på vegne av Akershus fylkeskommune. I 2015 er tildelingen kr ,-. Søknadsfrist er 1. desember året før tildelingen utbetales. AIK får midlene overført i februar og videreformidler så snart det praktisk lar seg ordne. Styret har tidligere behandlet retningslinjer for tildeling av tilskudd. Vedlegg som mangler ved søknad om idrettsmidler kan senest leveres innen utgangen av juli det året tilskuddet gjelder for. Tidligere tildelte idrettsmidler som ikke er utbetalt på grunn av manglende vedlegg omfordeles til særkretser/regioner %-vis i tråd med den ordinære fordelingen for Sak 07/15: Representasjon IK-samling og nasjonal IR-konferanse Idrettskretsene møtes normalt to ganger årlig i samlinger for idrettskretslederne. Normalt blir samling på våren lagt til Oslo/ Gardermoen av praktiske og økonomiske årsaker. Høstsamlingen arrangeres av idrettskretsene etter turnus. 8

9 I 2015 er IK-samlingen lagt til Værnes fredag Program er ikke sendt ut, men saker til Idrettstinget vil ganske sikkert prege samlingen. Som tidligere nevnt skal også den interne fordelingen av rammetilskuddet diskuteres. AIK har hatt tradisjon for å stille med leder og nestleder på samlingene pluss organisasjonssjefen. Dette bør opprettholdes dersom mulig. IK-samlingen avløses av nasjonal konferanse for IR idrettsråd (NIF som arrangør). Stedet er Stjørdal, og hotellet er Scandic Hell. Følgende program er sendt ut til idrettsråd og idrettskretser: Tema for konferansen i 2015 vil være: Kommunereformen og konsekvensene for idrettsrådene og idrettskretsene Politisk påvirkningsarbeid; Idrettens fanesaker i forbindelse med kommune- og fylkestingsvalget i 2015 Idrettstinget 2015; aktuelle saker og innspill AIK har tidligere i år deltatt aktivt på nasjonal konferanse for IR som idrettsrådene selv tok initiativ til ( januar). AIK var med i programkomiteen, holdt innlegg samt deltok med 5 personer. Nasjonal konferanse nummer to bør også prioriteres. Det foreslås å begrense deltagelsen til maks tre fra styret og to fra administrasjonen. Det avklares i styremøtet hvem som kan / ønsker å delta på IR-konferansen. Innstilling: AIK deltar på IK-samlingen med leder, nestleder og organisasjonssjef. AIK deltar på nasjonal konferanse for idrettsråd med inntil tre fra styret og to fra administrasjonen. Sak 08/15: Forslag æresmedlem i NIF unntatt offentlighet Det ble vist til e-post fra NIF med retningslinjer for hedersbevisninger. Frist for innmelding er

10 C: Orienteringssaker a) Regnskap 2014 b) Rammetilskuddet til idrettskretsene for 2015 c) Interreg d) Nasjonal IR-konferanse Drammen e) Dirigentseminar f) Org.sjefssamling Lillehammer g) Kretstinget h) Forslag til Idrettstinget i) OLT-prosessen og den videre implementeringsplan j) Den Store Kurshelgen (DSK) på NIH k) Ny ordning for årets ildsjel, henvendelse fra NIF l) Ny nettside lansert m) Ungdoms-OL, bidrag til arbeid med synliggjøring av ungdomsidrett n) Nye nettsider planlagt åpnet etter påske Referatsaker: a) Opptak av lag: Lagets navn Leder Idrett Kommune Dato Mangenfjellet Turlag Carl Fredrik Havnås Ski Aurskog/Høland Kløfta Biljardklubb Roger Rasmussen Biljard Ullensaker Nitelva CK Arne Clausen Sykkel Skedsmo Bjørkelangen Taekwondo Klubb Ole Fjeld Kampsport Aurskog/Høland b) Nedlagt/opphørt/utmelding: Asker Fotball Kvinner (Oppløst iht. NIFs lov 22) Minerva Idrettsskole (Oppløst iht. NIFs lov 22) c) Navneendring: Follo Sumo og Beachwrestling Klubb Endret navn til: Follo Kampsportklubb

11 Lillestrøm Håndballklubb Endret navn til: Lillestrøm Håndballklubb Helset IF Endret navn til: Vestre Bærum Idrettsforening Romerike Kampsportklubb Endret navn til Jessheim Kampsportklubb d) Endring av IK-tilhørighet: Zero Pistolklubb fra Oslo IK til AIK Adm. 11