Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon

Transkript

1 Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon AKERSHUS IDRETTSKRETS - PROTOKOLL FRA STYREMØTE 05/16 MANDAG, 13. JUNI 2016 Til stede: Forfall: Fra adm.: Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe, Jon Syversen, Kjell Kvifte og Isabel Bergerseter. Arild Nyheim, Anne Kristine Linnestad, Torgrim Bilstad og Glenn Due-Sørensen Heidi Annette Garthus, Vigdis Mørdre, Johan Conradson og Runar Sveen. A: DISKUSJONSSAK Ingen B: BESLUTNINGSSAKER Sak 28/16 Godkjenne protokoll Akershus idrettskrets har hatt som rutine at styreprotokoll er godkjent en uke etter at protokoll er utsendt. Det foreslås en endring i form av å ta opp godkjenning av protokoll som første sak på hvert møte. Det vil innebære den formelle godkjenningen. Det kan også legges opp til signering (våt signatur), men dette er ikke et krav. Administrasjonen har sjekket dette med NIFs juridiske sjef. Det foreslås ingen endring i tidligere rutine med at protokollen er godkjent for iverksetting etter en uke fra mottatt. Dette er en rutine som sikrer at vedtaket kan igangsettes uten å vente unødig lenge. Kommentarer og innsigelser må fortsatt fremmes i løpet av en uke etter utsendt protokoll. Vedtak: Akershus idrettskrets innfører nytt prinsipp med å behandle godkjenning av protokoll som første sak på hvert styremøte. Protokollen signeres av leder og org.sjef, skannes og lagres elektronisk i Admincontrol. Protokoll fra møte 04/16 godkjennes. 1

2 Sak 29/16 Møteplan høsten 2016 og våren 2017 Det vises til forrige styremøte i sak 24/16 hvor det ble bedt om at administrasjonen la frem forslag til møteplan. Styret har gitt tilbakemeldinger om dager som man er opptatt, og det er forsøkt tatt hensyn til dette. Tidligere har tirsdager vært en fast møtedag, men dette ser ikke ut til å passe for alle. Det foreslås derfor en blanding av tirsdager og onsdager. Vi må også regne med at det vil være dager som ikke passer for alle. For høsten 2016 foreslås: tirsdag onsdag tirsdag og tirsdag For våren 2017 foreslås: tirsdagene: og Styret bes kommentere om dette passer for 1. halvår Vedtak: Møteplan vedtas i tråd med ovennevnte. Sak 30/16 Styreseminar rammer Ved oppstart av nytt styre er det viktig å få en god start. Roller skal avklares og en felles «plattform» skal settes slik at alle har en mest mulig felles forståelse av hva det vil si å være et styre i en idrettskrets. Det er også viktig å bli kjent med hverandre, både i styret og med administrasjonen. Intensjon er å avholde et seminar sammen med administrasjonen, og det tas sikte på et program hvor man gjør noe felles og noe hver for seg i styret og administrasjon. Følgende rammer for seminaret foreslås: Oppstart fredag ca. kl. 16, avslutning lørdag ca. kl. 15 Innhold, en grovskisse: a. Bli kjent b. AIKs rolle felles plattform c. Hva skal AIK prioritere i. Virksomhetsplan og Idrettspolitisk plattform ligger til grunn ii. Hva er mitt bidrag d. Relasjonsbygging i. Fylkeskommune ii. Idrettsforbundet iii. Kommunene iv. Idrettsrådene v. Idrettslagene 2

3 vi. Øvrige Det er ønskelig å få flest mulig med på styreseminaret. Følgende datoer er aktuelle: august, september, oktober I budsjettet er det satt av kr til seminaret. Innspill på rimelig alternativ for sted ønskes. Det bør være innenfor Akershus, eller i rimelig nærhet. Signaler i møtet: Vidar Bøe sjekker mulighetene ved Storedal Kultursenter i Skjeberg. Administrasjonen sjekker pris og tilgjengelighet i Sørumsand, og på Sørmarka. Det er meget viktig at alle kan delta på styreseminaret. Det har kommet forslag om et fellesmøte med Oppland idrettskrets via vår fadder i Idrettsstyret, Sigbjørn Johnsen. Styret diskuterte mulige datoer, og følgende alternativer ble foreslått innenfor de periodene Oppland IK hadde antydet: september eller eventuelt 19. oktober. Styret kan vurdere om styremøtet 6.9. kan kuttes på grunn av seminaret og fellesmøtet. Vedtak. Styreseminar avholdes 2. og 3. september. Forslag til program pluss styrets signaler i møtet legges til grunn for innholdet. Administrasjonen lager eget opplegg for en separat del av seminaret. Styret spiller inn forslag på egnet sted. Styreleder får fullmakt til å velge sted og sette endelig program. AIK tar kontakt med Oppland idrettskrets for å beramme et fellesmøte med utgangspunkt i mulige datoer: september, eventuelt 19. oktober. Sak 31/16 Høring fra NIF - utviklingsplaner Idrettstinget vedtok Idrettspolitisk dokument (IPD) i juni I etterkant har idrettskretser og særforbund blitt invitert til å delta i administrative arbeidsgrupper for å etablere Utviklingsplaner på fire områder. Se vedlagte brev og høringsdokumenter, frist for svar Organisasjonen skal nå gi sine betraktninger til utviklingsplanene innenfor fire områder. Disse planene skal tydeliggjøre det Idrettspolitiske dokument. Prosessen med utviklingsplanene begynte i oktober 2015, og fra invitasjonen til prosessen kan vi lese: «Hensikten med å lage utviklingsplaner på sentrale områder er, med utgangspunkt i en analyse av dagens situasjon, å fremskrive hvordan man tror forutsetningene vil endre seg i overskuelig framtid, og hvordan man ønsker å få til en utvikling.» 3

4 Brevet fortsetter: «Målene som defineres i utviklingsplanene skal igjen danne grunnlag for utvikling av de forskjellige organisasjonsleddenes handlingsplaner. Målene bør så langt som mulig være målbare og de bør være enkle å måle. Dersom målene er svært langsiktige bør det etableres en eller flere indikatorer som viser om en er på vei til å nå målene eller om korrigerende tiltak må settes inn.» Meningen var at Idrettsstyret skulle vedta utviklingsplanene i januar Vi er nå i juni 2016, og vedtak vil neppe skje på denne siden av sommeren. Deretter skal det lages handlingsplaner, før tiltak kan effektueres. Dette betyr at Idrettspolitisk dokument for årene ikke vil skape endring og handling før i Hvorfor blir det slik? De fire utviklingsplanene er relativt ordrike hver for seg. Idrettspolitisk dokument alene er på 36 sider. Det er med andre ord mye å forholde seg til. I tillegg er IPD og utviklingsplanen litt for like på konkretiseringsnivå. Det finnes svært konkrete tiltak i IPD, og det finnes overordnet tenkning og forbehold i utviklingsplanene. Dette er en av de viktigste tilbakemeldingene vi som idrettskrets kan gi. Når omfanget av planverk skaper treghet i organisasjonen, vil den ikke klare å yte den hjelp og bistand overfor idrettslag og idrettsråd den er satt til å gjøre. I et ønske om å skape inkludering og å spre ansvar, skapes ironisk sett det motsatte. Ansvar og fordeling av ressurser blir mindre tydelige, hvilket kan skape spirer til konflikt. Umiddelbare reaksjoner på utviklingsplanene har vært at arbeidsgruppene ikke kjenner seg igjen i de ferdige planene, ansvaret ligger i flere tilfeller på «alle» samt at det ikke fremgår ressurser for gjennomføring. En kan vurdere å gi ytterligere detaljerte tilbakemeldinger, men administrasjonen foreslår en mer generell respons: 1. Måten norsk idrett lager planer på må forandres, slik at hele organisasjonen raskere kan implementer dem. Det bør nedsette et utvalg som evaluerer prosessen, fordi planene er minst 6 måneder forsinket. Hva i måten å lage planer på gjør at det tar så lang tid. På hvilken måte må planene være utformet for at de skal ta mindre tid? 2. Idrettspolitisk dokument må kun inneholde de helt overordnede idrettspolitiske utfordringene eller ønskene som gjelder for norsk idrett. 3. Utviklingsplaner må være konkrete og kun inneholde det NIF sentralt sine tiltak. Idrettskretser og særforbund er selvstendige og ansvarlige organisasjoner som da kan se hvordan deres egne mål vil bli enklere å oppnå gjennom den hjelp de kan få fra NIF sentralt. Signaler i møtet: Store dokumenter, og mye er kopiert fra IPD Prinsipper som arbeidsgruppene var enige om er endret i de utsendte dokumentene Ser «konflikten» mellom SF og IK vedr roller i org.utvikling. Fortsatt dele ansvaret. Ville være best å la et ledd bli virkelig god! 4

5 Ulik størrelse på IK og SF. Hva er konsekvensen hvis en ikke oppfyller planen? Administrasjonen lager forslag til svar på høringen Vedtak: Det formuleres et høringssvar som baserer seg på forhold nevnt ovenfor samt styrets signaler i møtet. Sak 32/16 Høring fra Akershus fylkeskommune Regional plan for fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv i Akershus skal etter planen sendes ut på høring Høringsperioden blir fra 13. juni - 30.september Akershus idrettskrets har vært involvert i prosessen siden tidlig i 2015, og dette vil være et viktig plandokument for akershusidretten. Se informasjon om planarbeidet her: For å involvere organisasjonen bør AIK også sende dokumentet ut til idrettslag, idrettsråd og særkretser og be om innspill. Det bør vurderes om vi også skal invitere til et møte hvor alle kan stille spørsmål og gi innspill i møtet. Dette vil det sannsynligvis være meget aktuelt for representanter fra fylkeskommunen til å bidra i også. Det foreslås følgende prosess: - Dokument formidles til underliggende organisasjonsledd med mulighet for innspill - Det inviteres til et møte ultimo august / tidlig i september hvor AIK samarbeider med fylkeskommunen for å informere og belyse hovedpunktene i planen. - Styret i AIK gir innspill på første styremøte til høsten - Administrasjonen samordner innspill og lager et forslag som behandles pr epost før fristen Øvrige datoer må først avklares slik at en kan se hva som blir mulig. Vedtak: Regional plan for fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv i Akershus behandles i tråd med ovennevnte forslag til prosess. Sak 33/16 Oppfølging idrettslag Unntatt offentlighet Sak 34/16 Henvendelse fra Ski idrettsråd vedrørende hederstegn Det vises til vedlagte epost og kontakt med leder av Ski idrettsråd. Dette er en spesiell anledning, og her vil AIKs frivillighetspris kunne tildeles selv om det er utenom den ordinære prosessen. 5

6 Vedtak: Styret tildeler Øivind Frans Elieson AIKs frivillighetspris, og det avtales med Ski idrettsråd for å finne en egnet anledning i nærmeste fremtid. Sak 35/16 Tildeling midler idrettslag Aktiv på dagtid: AIK har for 2016 budsjettert med kr til fordeling idrettslag i Aktiv på Dagtid (ApD). Prosjektmidlene fra Fylkeskommunen i 2016 er nå avklart, og vi har fått tildelt kr ,- til ApD. Dette tilskuddet er dermed kr ,- større enn opprinnelig budsjett. Ettersom AIK fikk tildelt noe mer midler enn budsjettert, foreslåes det å fordele kr ,- til de involverte idrettslagene. Resterende kr ,- foreslås å gå til delvis dekning av administrative kostnader ved prosjektet, samt utgifter ved fellesmøter. Fordelingen mellom de forskjellige idrettslagene/idrettsrådene er basert på organiseringen av tiltaket, utvikling av eksisterende tiltak og planlagt aktivitet for året. Fordi vi har såpass redusert beløp på totalen sammenlignet med tidligere år, prioriteres de kommunene/idrettslagene som har vist best gjennomføringsevne når det gjelder utvikling og oppfølging av tilbudet. Tabell 1. Idrettslag Fordeling totalt 2015 Tildeling 2016 Asker idrettsråd (flere , ,- IL) Aurskog/Finstadbru SK , ,- Drøbak Golfklubb , ,- Drøbak-Frogn Idrettslag , ,- Friskis&Svettis Asker , ,- og Bærum Nesodden IF , ,- Nedre Romerike , ,- Handicapidrettslag Ski AIL , ,- Sørumsand IF* , ,- Fet IL* , ,- Frogner IL* 5 000, ,- Ås IL , ,- Oppegård IL** 0, ,- Sum ,- * Sørumsand IF, Frogner IL og Fet IL samarbeider om tilbudet i Sørum og Fet. Tiltaket er godt forankret i begge kommunene, hvor kommunene også støtter med midler direkte til idrettslagene. 6

7 ** Oppegård IL sammen med Oppegård kommune startet opp samarbeid om ApD høsten Kommet godt i gang og fortsetter samarbeidet om ApD i Tildeles et mindre beløp for noe bistand i etableringen av tiltaket lokalt. Ungdomsløftet «Lederkurs for ungdom»: I tråd med vedtatt budsjett 2016 ble det utlyst midler til idrettslag som hadde deltakere på Lederkurs for ungdom i april 2016 eller som har hatt deltakere på Lederkurs tidligere år, i regi AIK. Det kom inn 2 søknader, og det ble totalt søkt om kr ,-. Det er satt av kr til fordeling. Dette tilsvarer halvparten av midlene som skal tildeles i denne ordningen i 2016, hvor andre halvpart er planlagt å tildeles høsten 2016 i forbindelse med Lederkurset som arrangeres i oktober. Det noe lave antallet idrettslag som søker er i tråd med at vi kun hadde ett kurs i samarbeid med Oslo idrettskrets denne våren, hvor det andre kurset vi arrangerte samme helg var en del av prosjektet Young Active. Dette betyr at det ikke var så mange idrettslag det var aktuelt for å søke på ordningen i denne runden. Det vises for øvrig til kriteriene for ordningen vedtatt på styremøte 01/13: «Idrettslaget søker om midler med hensikt å gjennomføre tiltak som involverer årets deltakere på Lederkurs for ungdom i idrettslagets aktivitetsutvikling og/eller klubbutvikling. Tiltaket det søkes på skal være vedtatt i styret, hvor deltakerne på Lederkurs for ungdom skal ha en sentral rolle i planleggingen og/eller gjennomføringen.». Spesielt er det vektlagt at det fremkommer i søknaden at de unge lederne som gikk på kurs er involvert, og at det søkes om tiltak som kan anses mer som utviklende enn som «normal drift». Tabellen nedenfor viser begge søknadene, med kort beskrivelse av tiltak, søknadssum og innstilling. Tabell 2 Idrettslag Hva Tildeling beløp Nittedal IL Friidrett Søker om støtte til å gjennomføre to kvelder i idrettslaget med fokus på sunt kosthold. Målgruppen for denne kvelden er utøvere i klubben fra 13 år og oppover. Søker om midler til kursholder og bevertning ,- Den unge lederen ønsker å sette fokus på riktig kosthold for utøvere i klubben fra 13 år. Hun står for alt av planlegging og gjennomføring av arrangementet. Søknadssum 5 000,- 7

8 Bærums Verk Hauger Innebandy Søker om midler til å arrangere en sommeravslutning som skal fremme det sosiale mellom medlemmene i klubben på tvers av alder og lag, inkl. elinnebandygruppa. Midlene skal bla. gå til bevertning og leie av lokale. De unge lederne har ansvaret for både planlegging og gjennomføring av arrangementet ,- Søknadssum 6 500,- SUM ,- Begge søknadene kan anses å tilfredsstille kriteriene i ordningen. Det vil gjenstå kr ,- dersom begge søknadene tildeles søknadsbeløpet. Det foreslås at resterende beløp av potten på ,- (kr ,-) omfordeles til å styrke pilotprosjektet Young Active. Idrettslagene involvert i Young Active har ytret ønske om at AIK tilrettelegger for felles markedsføring og profileringsmateriell, og det er derfor tenkt at midlene skal gå til dette. På denne måten vil en «omfordeling» fortsatt styrke / understøtte AIKs Ungdomsløft. Administrasjonen orienterte om hvordan finansieringen var for APD fra oppstart av tiltaket. Fylkeskommunens tilskudd omfattet også en andel til prosjektstyring. Vedtak: A: Midler til Aktiv på Dagtid 2016 tildeles i tråd med forslagene i tabell 1 over. B: Midlene til Ungdomsløftet tildeles i tråd med beløpene i tabell 2 over. Gjenværende beløp av potten, kr ,-, omfordeles til å styrke pilotprosjektet Young Active. Sak 36/16 Representasjon på møter, ting m.m. AIK inviteres til mange møter, seminarer og representasjonsoppgaver i organisasjonen. Det vil i mange tilfeller være riktig at de tillitsvalgte deltar, i den grad det er mulig. Enkelte seminarer har en kostnad i form av deltakeravgift, reise og evt. en kostnad ved at den enkelte må ta seg fri fra arbeid. Styret bør diskutere hvordan dette bør håndteres. Generelt har AIK vedtatt å ha en nøktern linje for å kunne holde kostnadene innenfor budsjettrammene. Disse ble særlig presset ved behandling av budsjettet for I særlige tilfeller er det viktig å stille med full kvote, på Idrettstinget eksempelvis. I andre tilfeller bør kost/nytte vurderes. Det bør avklares hvordan 8

9 bruk av ordning for tapt arbeidsfortjeneste bør foregå. Det foreslås at dette vurderes fra gang til gang, og at styreleder i samråd med org.sjef avklarer før påmelding. Styreleder ønsker et bredt og aktivt styre. Vedtak: AIKs deltakelse i seminarer, møter og annen representasjon praktiseres i tråd med ovennevnte og styrets signaler i møtet. Sak 37/16 Disponering av midler etter nedlagt idrettslag Se info om Sørlihavna Motorklubb, nedlagt idrettslag i desember Klubbens midler på tidspunkt for nedlegging av idrettslaget var kr ,10. Dette ble i tråd med loven innbetalt til AIK i desember 2015, og AIK har varslet nedlagt klubb om at beløpet vil bli omfordelt etter seks mnd. Sørlihavna Motorklubb var en klubb som deltok i det tidligere «storbyprosjektet» - dette prosjektet gikk senere over i tiltaket «inkludering i idrettslag». I slike saker er det praksis at AIK i samråd med idrettsrådet finner en god disponering av midlene. Dette kan eksempelvis være en tildeling til et begrenset antall idrettslag som jobber spesielt med målgruppene ungdom og eller inkludering. Lørenskog idrettsråd tildeler lokale aktivitetsmidler (LAM) etter søknad fra idrettslagene, og det vil derfor kunne finnes egnede tiltak i de søknader som idrettsrådet skal behandle i den ordningen. Det vil innebære minimalt med ekstra arbeid for idrettsrådet og idrettslagene. Vedtak: AIK fordeler midler etter nedlagt idrettslag, kr ,10, via Lørenskog idrettsråd som skissert ovenfor. C: Orienteringssaker a) IK-ledermøtet Gardermoen b) Ledermøtet juni c) Fra NIFs møte om inkludering d) Protokoll fra kretstinget e) Den Store Kurshelgen Vedlagt f) Klagesak - Vedlagt g) Tildeling LAM kr til Akershus - Idrettsrådene fordeler LAM til idrettslagene i sin kommune ( i 2015 var det ) = 7,8% økning h) Lovsak/trenerroller i) Integration of refugees through sport søknad innvilget Nordisk Ministerråd j) London sport: «Active Citizens Worldwide» - oversendt Oslo - Vedlagt 9

10 Referatsaker: a) Opptak av lag: Ingen nye lag. b) Utmelding av NIF og underliggende org.ledd: Bekkestua Gymnastikk og Turnforening Drøbak/Frogn Svømmeklubb Representasjon styret: 2016 Sted Dato Representert av: Januar: Samarbeidsmøte OIK Nordis Vik Olausson, Kjell Kvifte Idrettsgalla og idrettsgallaseminar Lillehammer Sven E. Maamoen Bisettelse Lars Roar Langslet (kulturminister) Sven E. Maamoen Nittedal IL jubileumsfest 100 år Gro-Helen R. Svendsen Februar: Bisettelse - Carl Egil Wang Sven E. Maamoen Frivillighetsprisen YRUIL Rune Barkenes Isabel Bergerseter Mars: Rælingen idrettsråd årsmøte Isabel Bergerseter Enebakk idrettsråd årsmøte Torgrim Bilstad Vestby idrettsråd årsmøte Rune Engeseth Nesodden idrettsråd årsmøte Kjell Kvifte Oppegård idrettsråd årsmøte Torgrim Bilstad Bærum idrettsråd årsmøte Vidar Bøe Nittedal idrettsråd årsmøte Jon Syversen Akershus skytterkrets kretsting Torgrim Bilstad Eidsvoll idrettsråd årsmøte Gro-Helen R. Svendsen Skedsmo idrettsråd årsmøte Isabel Bergerseter Nes Idrettsråd - årsmøte Sven E. Maamoen Akershus og Oslo Bueskytterkrets kretsting Torgrim Bilstad Lørenskog idrettsråd årsmøte Nordis Vik Olausson April: Akershus Fylkeskommune frivillighetskonferanse Sven, Nordis, Vidar, Jon, Kjell, Torgrim, Rune Gjerdrum IR - årsmøte Jon Syversen Idrettspolitisk styrelederforum Gardermoen Arild Nyheim Norge Frankrike Ishockeykamp Vidar Bøe Mai Hauger Golfklubb kickoff Isabel Bergerseter IK-ledermøte, Gardermoen Nordis Vik Olausson, Arild Nyheim 10

11 NHF Regionsting Gardermoen Nordis Vik Olausson VIVIL Lekene Isabel Bergerseter Juni Akershus Hundekjørerkrets kretsting Isabel Bergerseter Ledermøte NIF Scandic Fornebu Nordis Vik Olausson OIK kretsting Quality Mastemyr Hotel Nordis Vik Olausson Adm. 11