PROTOKOLL STYREMØTE 05/17 TIRSDAG, 5. SEPTEMBER 2017

Transkript

1 Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon PROTOKOLL STYREMØTE 05/17 TIRSDAG, 5. SEPTEMBER 2017 Til stede: Forfall: Fra adm.: Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe, Jon Syversen, Kjell Kvifte, Torgrim Bilstad, Isabel Bergerseter og Glenn Due-Sørensen. Anne Kristine Linnestad Heidi Annette Garthus (o-sak økonomi), Johan Conradson og Runar Sveen. A: DISKUSJONSSAK Møte med valgkomiteen. B: BESLUTNINGSSAKER Sak 41a/17 Godkjenne protokoll 04/17 Protokoll fra styremøte er godkjent. Sak 41/17 AIKs kretsting 2018 Idrettskretsens øverste myndighet er idrettskretstinget som avholdes året før og året etter Idrettstinget i mars-juni. Tingperioden er to år. I 2018 skal AIK avholde sitt 12. ordinære kretsting. Kretstinget rullerer mellom de 4 regionene (Vestregionen, Øvre Romerike, Nedre Romerike og Follo). I 2018 skal kretstinget i henhold til denne rulleringen avholdes i Follo. AIK har tidligere vedtatt å avholde kretsting etter følgende modell: Annet hvert ting gjennomføres med seminar og overnatting. Det gjennomføres et idrettsfaglig seminar fredag, og kretstinget avholdes påfølgende lørdag. Annet hvert ting gjennomføres i løpet av en lørdag, evt. på kveldstid en ukedag. I 2016 hadde AIK kretsting med seminar på fredag og påfølgende kretsting på lørdag. I 2018 legges det derfor opp til kretsting i løpet av én dag, uten seminar og overnatting. Det foreslås at kretstinget avholdes på kveldstid (kl ) på en ukedag. Følgende datoer kan være aktuelle: Onsdag 18.april Torsdag 19.april Onsdag 25.april Torsdag 26.april Onsdag 30.mai Torsdag 31.mai 1

2 Datoer som påvirker AIKs beslutning om dato: 23.mars-2.april Påskeferie 25.mai: NIFs ledermøte 11.juni Oslo IKs kretsting Momenter fra diskusjonen: - Kretsting på en hverdag er ok - Ønskelig med et innslag/foredrag - Det ble foreslått å sjekke kulturhuset Kolben i Kolbotn AIKs 12. ordinære kretsting avholdes i Follo, i løpet av april/mai Følgende datoer er aktuelle: 18. og samt 25. og Administrasjonen bes finne egnet lokale og starte planarbeidet. Tinget avholdes på kveldstid på en ukedag i tråd med styrets beslutning. Administrasjonen bes sjekke om andre viktige møter/arrangement kolliderer. Sak 42/17 Saker til IK-ledermøtet Se vedlagte utkast til program for kretsledermøtet i Bergen Programmet følger opp arbeidet med spillemiddelsøknaden når det gjelder idrettskretsenes økonomi i relasjon til de arbeidsoppgaver som forventes løst på kretsnivå. Videre er det satt av god tid til å tenke fremover og drøfte hvordan neste Idrettspolitisk Dokument (IPD) skal utformes. Prosessen starter nå, og dette skal behandles på Idrettstinget i Det skal også velges ny programkomité for to år. Tema Idrettspolitisk Dokument (IPD) - I startfasen er det mulig å påvirke mer enn i sluttfasen når det gjelder IPD, det er bra at dette kommer nå - Forenkling er noe mange har etterlyst, gjeldende dokument er tungt og omfattende - Ref signaler i forbindelse med spillemiddelsøknaden. Det AIK skrev at vi savner er dokumenter som har en gjennomgående rød tråd. Må ha faktabasert analyse av hvilke utfordringer idretten har, deretter hvilke satsingsområder en skal velge for å løse utfordringene og hvordan midler skal kanaliseres. De førende dokumentene må henge godt sammen. IPD Utviklingsplaner Spillemiddelsøknader Årsrapportering. - Kan dokumentet deles opp a la modell fra AIK? En idrettspolitisk plattform og en del om hva man skal oppnå. Se vedlagt «Interessepolitisk program» fra svensk idrett. - Studietur til Karlstad vil også gi kunnskap om hvordan svensk idrett har jobbet med tilsvarende 2

3 - Selve tingbehandlingen kan også diskuteres. Hvordan opplevde styret dette i forrige runde? Er Idrettstinget en arena hvor en skal gjøre store endringer på innholdet? Hurtigarbeidende redaksjonskomité og nye tekstversjoner undervegs. Kan prosessen forbedres? Valg av ny programkomité - Temaet kommer opp, og det er viktig å ha gjort seg tanker omkring valg av ny programkomité. Styreledere vil være aktuelle. Representasjon - Styret har tidligere bestemt at representasjon skal vurderes fra gang til gang. Praksis har vært at minimum leder og organisasjonssjef deltar på disse samlingene. Det kan vurderes å stille med en i tillegg. Fra diskusjonen i møtet: AIK har blitt invitert til å presentere hvordan idrettskretsen arbeider. Økonomi og organisering vedrørende regionsreformen er aktuelt. Det ble vist til bekymring omkring økonomi for integrering funksjonshemmede. Styrets signaler danner grunnlag for innspill og diskusjoner på kretsledermøtet i Bergen.. AIK representeres av styreleder og organisasjonssjef. Sak 43/17 Hvordan følge opp forslag om støtte til idrettsråd Det er over to år siden AIK (i samarbeid med SFF, og med støtte fra mange idrettskretser) forslo at idrettsrådene skulle tildeles midler over NIFs budsjett. Forslaget ble ikke realitetsbehandlet og derved oversendt til styret. AIK har fulgt opp med forespørsel ved minst to anledninger. NIF svarte skriftlig at vedtak måtte prioriteres (foran de såkalte oversendelsesforslagene), og i neste runde ble det lovet en tilbakemelding fra idrettsstyret etter fellesmøtet på Hamar Det har ikke vært ytterligere utvikling i saken. Styret bør diskutere hvorvidt og hvordan dette skal følges opp videre. Momenter fra referatet etter fellesmøtet oktober 2016: En sentral finansiering av idrettsrådene vil sette disse mer på kartet. Forslaget fra AIK på idrettstinget vedrørende spillemidler til IR hadde bred støtte fra kretser og forbund. Dette ble et oversendelsesforslag. Ligger fortsatt på vent hos idrettsstyret. Momenter fra diskusjonen: o Styret vil følge opp saken videre o Idrettsrådene trenger hjelp o Kan en evt. bevilgning gå via kretsene? o Idrettskretsene har ansvaret for idrettsrådene o Prioritere de svakeste AIKs tingforslag følges opp i tråd med styrets signaler. 3

4 Sak 44/17 IR-seminar 3. og 4. november AIK har tradisjon for å ha to samlinger med idrettsrådene per år. Våren 2017 ble det sendt ut en undersøkelse til idrettsrådene, blant annet for å lodde interesse og stemning for antall samlinger og ønsker om temaer. Se vedlagte oversikt over svarene. Av de 14 som svarte ble det fem for én samling per år og ni for to samlinger per år. Temaer ble ikke besvart av så mange, men det som nevnes er: Jobbe politisk, erfaringsutveksling, idrett og økonomi, idrett og næring, «best practice» IR og IL. Det var mange som ikke svarte på undersøkelsens spørsmål om temaer. Det kan vurderes å gjenta akkurat det spørsmålet og sende ut informasjon om dato, sted og ramme. Dette kan gjøres umiddelbart etter styremøtet. Det er budsjettert med samling for idrettsrådene inkludert overnatting. Tidspunktet sammenfaller med «Den Store Kurshelgen» (DSK) - hovedprogram 4. november. Dersom vi forutsetter at det prioriteres å inkludere overnatting, foreslås det å legge et rent IR-program fredag på hotel Scandic i Nydalen (som sist) pluss deltagelse på DSK neste dag. Da kan alle delta på åpningsprogrammet pluss at det kan være et tema kun for idrettsråd etter åpningen. For de øvrige deltagerne melder de seg på forskjellige kurs/temaer. Dersom det ikke legges opp til overnatting kan seminaret foregå kun på lørdag med start på DSK kl og deretter kjøre temaer frem til kl Økonomi for evt. overnatting drøftes i sak 45. Signaler fra diskusjonen: o AIK sender raskt ut spørsmål vedrørende overnatting og temaer o Det er ønskelig å motivere nye medlemmer til å delta også Administrasjonen følger opp styrets signaler vedrørende program, ramme og informasjon om IR-seminaret. Økonomi avklares i egen sak. Sak 45/17 Regulere budsjett/prognose Styreleder og administrasjonen foretok en gjennomgang av regnskap og budsjett før sommeren. I tråd med momenter fra møtet legges det frem følgende forslag til regulering av budsjettposter for inneværende år. Studietur var opprinnelig budsjettert til kr I tråd med konkrete planer kan dette reduseres til kr Se vedlagte foreløpige budsjett. Det vises til egen o-sak om program for turen til Karlstad oktober. Lønnskostnader, budsjettert lønnsjustering i 2017 på 3,5% kan justeres i tråd med resultatet. Resultatet ble 2,6% og dette betyr kr i reduksjon. Dette innarbeides i prognose, se egen o-sak om regnskapet. Vurdere IR-seminar med overnatting. I budsjettet er det satt av kr til seminaret. AIK har hatt tradisjon for å ha en samling i året inkludert overnatting med idrettsrådene. Verdien av å kunne bli mer kjent med hverandre og AIK via en kveld må ses opp mot kostnaden. Administrasjonen anbefaler at opprinnelig plan opprettholdes. 4

5 Innkjøp av jakkemerke med ny logo. Dette har vi ikke tatt høyde for i budsjettet. Dersom AIK skal kjøpe inn nytt jakkemerke/pin med logo tilpasset to utgaver (ordinær og æresmedlem med krans), vil det koste ca. kr Det er innhentet pris. Dersom styret ønsker å justere budsjettet for dette i inneværende år, lages det egen sak på utforming. Oppsummering: Reduksjon kostnad studietur: - kr Reduksjon lønnskostnader: - kr Økning profileringskostnad: + kr Netto kostnadsreduksjon: kr Administrasjonen orienterte om styrking av AIKs rammetilskudd fra Akershus fylkeskommune. Det er ikke mottatt et formelt tildelingsbrev foreløpig, men fylkeskommunen har orientert om at idrettskretsen får en generell styrking på ca Særkretsene vil få en styrking på ca For AIKs tiltak Young Active har vi hittil ikke mottatt prosjektstøtte for inneværende år. En andel av den generelle styrkingen vil kunne disponeres til å iverksette noe i dette prosjektet i En slik disponering vil skje etter behandling i styret. I tillegg jobbes det med en søknad spesifikt på dette prosjektet i tråd med vedtatt tiltak og budsjett for inneværende år. Budsjett for 2017 reguleres i tråd med ovennevnte momenter, unntatt profilering. Netto kostnadsreduksjon kr Sak 46/17 Tildeling 2 Inkludering i idrettslag Det vises til sak 23 og sak 24 hvor prinsipper for tildeling og tildeling runde 1 for året ble foretatt. I første runde ble det fordelt kroner av totalt kroner. Av disse benytter AIK til administrering av ordningen. Det står med andre ord igjen kroner. Administrasjonen har sendt ut informasjon om muligheten til å søke inntil kroner til samtlige idrettslag i Akershus. Resultatet er at mange nye idrettslag funnet ordningen. I tråd med prinsippene har idrettslag blitt fulgt opp via samtaler og klubbesøk. Følgende idrettslag har fått besøk: Hammer Turn SSK Skjetten Svømming Stabæk Turnforening Bærumssvømmerne Kolbotn IL Rælingen IR 5

6 Det er fortsatt noen idrettslag igjen som skal få besøk. Videre jobber administrasjonen med å bedre rapporteringen fra idrettslag gjennom å etablere en prosess som skal gjøre det enklere å rapportere effektene prosjektet skaper. Tabell: Vedtak om fordeling runde 2 inkludering i idrettslag Idrettslag/idrettsråd Økonomiske barrierer Kulturelle barrierer Sjøstjerna Svømme- og livredningsklubb Skedsmo Ishockeyklubb Romerike bokseklubb Strømmen badmintonklubb Lillestrøm Rugby League Klubb Jessheim Bokseklubb Asker Cricket Klubb F&S Oppegård Oppegård IL Ski IL Fotball Skedsmo idrettsråd Med ett unntak har det kun vært mulig å søke på inntil kroner. Unntaket er Skedsmo idrettsråd. Det er gjennomført samtaler med Skedsmo idrettsråd og Skedsmo kommune, og blitt åpnet opp for søknad gjennom idrettsrådet, og saksbehandling i kommunen. Forslag til fordeling er i tråd med prinsippene, og gjenspeiler antallet barn i målgruppen. Fordeling av midler i andre runden i ordningen inkludering i idrettslag skjer i henhold til tabell. Sak 47/17 Styremøter AIK Styret har tidligere blitt utfordret på å avholde styremøter utenfor Idrettens Hus på Strømmen, dette for å bli bedre kjent med idrettsråd og idrettslag i Akershus. AIK er ikke helt ukjent med en slik ordning, men det har ikke blitt iverksatt systematisk. Fordelene er flere; Blir sett av de som besøkes, får anledning til å møte flere engasjerte idrettsledere, får noe mer innsikt i lokale forhold og utfordringer osv. Rent praktisk er det noe mer arbeid med slike eksterne møter enn i «eget hus», men det skal ikke overdrives. Reisetid og kostnad kan bli noe høyere enn normalt dersom en reiser til utkanten av Akershus, men det vil i en totalsammenheng ikke utgjøre noe større beløp. For 2017 er det tre gjenstående møter. Oktobermøtet avholdes på toget til Lillehammer Novembermøtet er et ordinært møte, mens desembermøtet er sammenfallende med arrangement for æresmedlemmer og tillitsvalgte. 6

7 Det foreslås å avholde novembermøtet utenfor Idrettens Hus i tråd med styrets ønske. Deretter lages det en plan for ambulering for resterende møter i perioden. Styremøte nummer 2-18 avholdes utenfor huset. Deretter vurderes en plan for ambulering av nytt styre. Sak 48/17 Årets Ildsjel 2017 Det vises til henvendelse fra NIF om Årets ildsjel Det legges opp til samme prosess som i fjor, og NIF ber om hjelp til å distribuere informasjon, markedsføre, velge ut én av 3-5 kandidater samt overrekke diplom. I 2016 ble det opprettet en komité som avga innstilling til styret. Det foreslås å gjennomføre samme prosess for inneværende år. AIK stiller seg positive til å bidra i tråd med NIFs opplegg for «Årets Ildsjel». Styret opprettholder samme komité og prosess som tidligere. Disse avgir sin innstilling til styret innen 10. november. Komiteen består av Vidar Bøe, Isabel Bergerseter og Torgrim Bilstad. Anne Kristine Linnestad er varamedlem til komiteen. Sak 49/17 Sammenkomst for æresmedlemmer og tillitsvalgte Den årlige sammenkomsten for æresmedlemmer og tillitsvalgte er tirsdag 5. desember, samme dag som styremøtet. Styret bør drøfte evt. endringer i ønsket ramme for arrangementet. Momenter fra diskusjonen: o Styret ønsker å flytte arrangementet o Ønskelig med kulturelt innslag o Styret ønsker en mer personlig invitasjon samt utvide antall gjester Administrasjonen legger til rette for sammenkomst for æresmedlemmer og tillitsvalgte i tråd med styrets signaler. Sak 50/17 Landsrådet for Heimevernet og HV distriktsrådene Det vises til henvendelse fra NIF. Se vedlagte epost som ble sendt ut Administrasjonen har hatt kontakt med Oslo idrettskrets, og generalsekretæren i Oslo IK har vært representant i inneværende periode. Han er villig til å fortsette. Jon Syversen har også vært representant i denne sammenheng. Jon bes informere om vervet i styremøtet, og styret diskuterer evt. representasjon. Jon Syversen orienterte om ordningen. Han stiller videre som representant. 7

8 Akershus idrettskrets velger representant til Landsrådet for HV og distriktsrådene i tråd med tidligere praksis. C: Orienteringssaker a. Markarådet, Ble ikke gjennomgått b. Endringer i administrasjonen. Adm orienterte c. Regnskap per Vedlagt. Adm orienterte d. Rapport vedrørende svarene fra Akershusbenken, utsendt e. Studietur til Värmland Idrottsförbund og Karlstad, lagt frem på møtet f. Referat fra første møte i rådet for anlegg og fysisk aktivitet utsendt Aktivitetsløftseminaret med Akershus fylkeskommune Adm orienterte g. Forespørsel fra Isca utsendt h. Status iscaprosjekt som startet i 2016 utsendt i. Profiltøy klart til utlevering Utlevert til styremedlemmene i møtet Referatsaker: a) Opptak av lag: Lagets navn Leder Idrett Kommune Dato Romerike Kyokushin Hogne Kirkeby Kampsport Lørenskog Karateklubb Diamond Dance Hilde Kristiansen Dans Sørum Sportdanseklubb Sørum Nittedal Atletenes Gym og Kraftsportklubb Raymond Andersen Styrkeløft Nittedal Representasjon AIK- Styret Sted Dato Representert av: Januar: Idrettsgalla og idrettsgallaseminar Hamar Nordis, Vidar, Jon, Glenn Nyttårsforestilling Danseklubben Studio Isabel Bergerseter Bisettelse Harald Skoglund Vidar, Kjell, Torgrim Lørenskog idrettsråd - verdiseminar Nordis, Vidar Februar Temakveld «tilrettelagt» Rælingen Vgs Isabel Bergerseter Temakveld «Doping angår det oss» Vidar Bøe NIF ungdomsprosjekt Trondheim Vidar Bøe Mars: Enebakk IR årsmøte Kjell Kvifte Rælingen IR årsmøte Isabel Bergerseter 8

9 Bærum IR årsmøte Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe Skedsmo IR årsmøte Vidar Bøe Vestby IR årsmøte Torgrim Bilstad Frogn IR årsmøte Kjell Kvifte IR-seminar, Lillestrøm kulturhus Nordis, Vidar, Jon, Torgrim, Isabel Nes IR årsmøte Glenn Due Sørensen Lørenskog IR årsmøte Jon Syversen Norges Motorsportforbund Region Øst regionsting Kjell Kvifte Lørenskog Karateklubb årsmøte Vidar Bøe Oppegård IR årsmøte Anne Kristine Linnestad Hurdal IR årsmøte Vidar Bøe Eidsvoll IR årsmøte Vidar Bøe Ås IR årsmøte Glenn Due Sørensen Utdeling av diplom fylkesvinner årets ildsjel Vidar Bøe Ingar Bekke Lommedalens IL Bufdirs konferanse Oslo Vidar Bøe April: Lillestrøm Sportsklubb 100 år Nordis Vik Olausson Nittedal IR årsmøte Vidar Bøe Ski IR - årsmøte Torgrim Bilstad Akershus Svømmekrets - kretsting Kjell Kvifte O/A Skøytekrets kretsting Vidar Bøe Sørum IR årsmøte Isabel Bergerseter Idr.konferansen Gardermoen Nordis, Vidar, Jon, Kjell, Isabel, Torgrim, Kretsledermøte Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe Asker IR - årsmøte Nordis Vik Olausson Mai: Gjerdrum IR årsmøte Jon Syversen Vivil Lekene Isabel Bergerseter Aurskog-Høland IR - årsmøte Vidar Bøe Ledermøte - Bodø Nordis Vik Olausson Juni: Nesodden IR - årsmøte Kjell Kvifte Fet IR årsmøte Vidar Bøe Akershus Fylkeskommune frivillighetskonferansen Vidar Bøe Ullensaker IR årsmøte Jon Syversen Frivillighetsprisen 2016 Tom Nilsen Vidar Bøe August: Frivillighetsprisen 2016 Asbjørn Molberg Jon Syversen 9 Adm.