PROTOKOLL FRA STYREMØTE 02/17 - TIRSDAG, 7. MARS 2017

Transkript

1 Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon PROTOKOLL FRA STYREMØTE 02/17 - TIRSDAG, 7. MARS 2017 Til stede: Forfall: Fra adm.: Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe, Jon Syversen, Kjell Kvifte, Anne Kristine Linnestad Torgrim Bilstad, Isabel Bergerseter og Glenn Due-Sørensen. Arild Nyheim,. Johan Conradson og Runar Sveen. A: DISKUSJONSSAK Ingen B: BESLUTNINGSSAKER Sak 11/17 Godkjenne protokoll fra forrige styremøte Innstilling: Protokoll fra styremøte 01/17 godkjennes. Som innstilling Sak 12/17 Styrets sammensetning - konstituering Styrets nestleder, Arild Nyheim, har meddelt at han dessverre må be om fritakelse fra vervet i AIK på grunn av svært mye reisevirksomhet i ny jobb. Styret har drøftet saken i et uformelt møte, og administrasjonen har sjekket evt. mulighet for intern konstituering i styret. NIFs lovutvalg har uttalt at kretsen i et slikt tilfelle kan konstituere seg selv med ny nestleder, og at et varamedlem rykker opp til styremedlem. Det ble presisert at en slik konstituering bør formidles slik at tingforsamlingen er orientert. Dersom det fremkommer krav om ekstraordinært idrettskretsting bør dette tas til følge. Det foreslås følgende prosess videre: AIKs vedtak formidles til NIF, idrettskretsene og AIKs tingvalgte komiteer. I tillegg informeres egne organisasjonsledd via AIKs nyhetsbrev. Styret foretar intern fordeling av ansvaret for kontakten med idrettsråd og særkretser som Arild Nyheim har hatt. 1

2 Arild Nyheim fritas fra vervet som nestleder i AIK med virkning fra Styret konstituerer Vidar Bøe som ny nestleder. Isabel Bergerseter rykker opp som styremedlem. AIK formidler endringene til idrettsorganisasjonen i tråd med ovennevnte forslag til prosess. Sak 13/17 Regnskap 2016 Det vises til årsregnskap for 2016 (vedlagt) som inneholder resultatregnskap, balanse, noter, styrets økonomiske årsberetning og rapport med kommentarer til regnskapet. Resultatregnskapet viser et overskudd på kr ,- mot et budsjettert underskudd på kr ,-. For kommentarer til resultatregnskapet vises det til kommentarene som ligger i rapporten. Revisjonen ble foretatt 28. februar, og kontrollkomiteen hadde sitt møte den 2. mars. Beretninger derfra vil bli ferdigstilt etter at styret har godkjent årsregnskapet. Revisor har ikke hatt kommentarer som tilsier noe annet enn at regnskapet kan anbefales godkjent. Styret vedtar hvert år hvor stor egenkapitalen bør være. AIKs «annen egenkapital» skulle i tråd med styrevedtak i sak 12/16 være kr Etter disponeringer av årsresultatet i 2016 er den på kr ,-. Beslutning om størrelsen på «annen egenkapital» gjøres i sak 14/17, i forbindelse med budsjettbehandlingen. Det fremlagte regnskapet godkjennes. Årets resultat disponeres på følgende måte: kr ,- avsettes til annen egenkapital og kr ,- er tilført fra avsetning til Young Active. Sak 14/17 Revidert budsjett 2017 I sak 2/17 ble det vedtatt et foreløpig budsjett med et underskudd på kr ,-, med noen usikre forhold. Det lå an til å kunne bli et bedre resultat i regnskapet for 2016 enn budsjettert, samt at det var noe usikkerhet om størrelsen på NIFs rammetilskudd. Som følge av resultatet for 2016 har AIK nå en «annen egenkapital» på kr I tråd med styrevedtak i sak 12/16 skulle AIKs maksimale «annen egenkapital» være på kr ,-. i

3 AIKs maksimale «annen egenkapital» er basert på at vi skal ha dekning for 9 mnd. drift. Den maksimale «annen egenkapital» bør justeres årlig, denne ble redusert i fjor, og det foreslås derfor en økning på 3,4% til kr i maksimal «annen egenkapital» i inneværende år, siden vi i år har et økonomisk resultat som tillater dette. Dette innebærer at AIK i 2017 har mulighet til å disponere beløpet som overstiger den justerte grensen for egenkapital. Vedlagte reviderte budsjett (se versjon 2) viser et underskudd på kr ,-. Budsjettet har hensyntatt tildelt rammetilskudd fra NIF (redusert med kr ). I avdeling 1 er det foreslått justering av netto kostnader på ca Dette omfatter to forhold: a) Personalopplæring Vi har akkurat nå noe økt behov for kurs i administrasjonen enn i andre år (design/fotoredigering samt regnskap). b) Profileringsartikler / bekledning er foreslått økt med kr slik at en bl.a. kan kjøpe inn gensere og piquet-trøyer til styret, ansatte, kursholdere og veiledere i AIKs tjeneste. Videre er det penner, kopper og en diversepost. Dette som oppfølging av ny logo. Med de justeringer som følger av ovennevnte (netto økt med kr ), er det et budsjettert underskudd på kr Dvs. god margin i forhold til forslag om ny grense for annen egenkapital. Styret bør også diskutere andre justeringer: - Tilskuddsposten til idrettsråd, i forrige budsjettbehandling ble det drøftet mulig oppjustering - Justere lederhonoraret bør vurderes (som følge av utslag for skatt ved bruk av tapt arbeidsfortjeneste) - Budsjett til styrets forslag om relevant reise/ studietur Momenter fra diskusjonen: - Styret var positive til å justere lederhonoraret, men tapt arbeidsfortjeneste bør om mulig benyttes ved at arbeidsgiver fakturerer AIK. - Tilskudd til idrettsråd tas opp til diskusjon på IR-seminaret Styret justerer opp tilskuddet med kr Ordningen tas opp som sak på neste møte. - Administrasjonen avklarer detaljer med Atea vedrørende tilbudet til idrettsrådene - Det lages en Questback for undersøkelse hos idrettsrådene vedrørende frekvens og innhold på seminarer. - Styret avsetter inntil kr til disponibelt beløp for studiebesøk i

4 - Budsjettert underskudd blir derved kr AIK vedtar ny grense for «annen egenkapital» til kr ,-. Revidert budsjett for AIK 2017 vedtas som beskrevet i vedlegg til saksfremstillingen, versjon 2, samt følgende justeringer: Støtte til idrettsråd økes med kr og det avsettes kr til studiebesøk. Sak 15/17 Tildeling midler, Inkludering i idrettslag AIK har foreløpig ikke fått tildelingen fra Idrettsforbundet. Det er antydet fra Idrettsforbundets administrasjon at tildelingen vil være omtrent som i fjor. Det vil uansett være riktig for AIK å basere denne tildelingen på at AIK må tildele midlene i to omganger. Det er administrasjonens oppfatning at den andre tildelingen vil være åpen for alle, også dem som er bli tildelt midler i første omgang. Det er totalt søkt kroner. For 2017 har NIF etablert en ny rapporteringsordning, og to nye søknadsskjema. Et for søknader over kroner og et for søknader inntil kroner. Det siste vil ha enklere rapportering. De idrettslag eller idrettsråd som mottar over kroner må levere en mer detaljert rapport. AIKs administrasjon vil følge opp disse spesielt gjennom klubbesøk. AIK har fått godkjent av idrettsforbundet og kulturdepartementet til å åpne opp for søknader fra hele Akershus. Dette vil potensielt resultere i at det vil være flere idrettslag som skal dele på søknadssummen enn det har vært tidligere. Dermed må en være tydelig på hvilket grunnlag en vurderer søknadene. Ordningen har tre målgrupper: Innvandrere jenter og gutter (spesielt fokus på jenter), Innvandrer-foreldre, og barn og ungdom i familier med vedvarende lavinntekt. Hovedfokus fra NIF er å inkludere innvandrere. Den siste gruppen har en del administrative utfordringer. Hvem bedømmer når noen har lav inntekt? Ordningen er tenkt å støtte lavterskeltiltak, i hensikt å få inn flere uorganiserte inn i idretten. De idrettslag som opplever at det finnes økonomiske barrierer for deltakelse i deres idrett må også se hva en kan gjøre for å minimere disse. To av de tidligere tilskuddsmottakerne har utviklet et samarbeid med kommunen, i Rælingen og Ullensaker, hvor idrettsrådene administrerer hjelp til målgruppen. Der er det ikke idrettslagene som gjør jobben. Det er en måte administrasjonen mener vil sikkerstille en objektiv saksbehandling overfor målgruppen. Samtidig bør AIK ha en formening om hvor stort beløp en kan tildele til hver av målgruppene. I søknaden til NIF ble statistikk fra levekårsundersøkelser brukt til å velge ut hvilke kommuner som statistisk har flest i målgruppen. I tillegg til Ullensaker og Rælingen, var det Lørenskog, Skedsmo, Hurdal og Aurskog-Høland. Det er tatt kontakt med disse 4

5 idrettsrådene for å innlede et samtale om hvordan en kan etablere en slik ordning. I Aurskog-Høland har idrettsrådet begynt en sondering med kommunen. En konsekvens av dette er at søknader fra idrettslag som søker å dekke kostnader for barn og ungdom som har vedvarende lavinntekt vil ikke bli innstilt. Søknader til å dekke personlig utstyr er det ikke anledning til å støtte. Det fremgår av tildelingsbrev fra idrettsforbundet. Vidar Bøe var inhabil i saken. Det ble bedt om at administrasjonen gjennomfører samtaler og veiledning med aktuelle søkere før saken fremmes på nytt. Det er ikke avklart eksakt hvilket beløp som skal fordeles. Fordeling av midlene utsettes til neste styremøte. Administrasjonen bes kvalitetssikre søknader samt veilede aktuelle søkere videre. Sak 16/17 NIFs hederstegn, Plakett og Egebergs Ærespris Unntatt offentlighet Sak 17/17 Fordeling av midler fra nedlagte IL Saken utsatt til neste styremøte. Sak 18/17 Programkomiteen for IK-ledersamling ber om tilbakemelding Neste IK-ledermøte er på Gardermoen fredag 28. april. Programkomiteen har bedt om innspill til saker innen medio mars. - Forberedelser til nye regioner? - Felles fanesaker før høstens Stortingsvalg? Styret oversender forslag til programkomiteen i henhold til signaler i møtet. 5

6 C: Orienteringssaker a) Presentasjon av hovedpunkter fra NIFs rapport «Spillemidler til idrettsanlegg 2016» b) Møter og representasjon c) Informasjon fra NIF vedr budsjett og konsekvenser av innstramming d) Idrettens Hederskveld i Buskerud e) IR-seminaret f) Møter i forbindelse med YouMe og Aktiv på dagtid g) Ungdomspanel h) Inkluderingskonferanse i) Idrettskonferanse i samarbeid med AF j) Oppfølging av idrettslag Referatsaker: a) Opptak av lag: Lagets navn Leder Idrett Kommune Dato Konglungen Hans Chr. Tennis Asker Tennisklubb Oppegaard Sandvika Marcus Sønsterud Fotball Bærum Fotballklubb Skedsmo Idrettsklubb Prathees Thayaparan Volleyball Skedsmo b) Navnendring: Friskis & Svettis Asker og Bærum navnendring til: Friskis&Svettis Bærum c) Endring av kommunetilhørighet: Dolphin Masters Svømmeklubb fra Bærum til Asker d) Utsettelse av frist for årsmøte 2017 til april mnd. Bjerke IL Ski Strand Kajakk Klubb 6