Møteprotokoll - Styret /tid: 25.03.2014 kl. 15:15 16:30 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Quality Hotel Panorama Oddlaug B. Brekken, leder Arve Slørdahl Helge Bjørn Bæverfjord Anne Sophie Hunstad Sverre B. Midthjell Ingen Ingen Arvid Hanssen Saker til behandling: 001/14-008/14 Arkivsak: 14/43 Saksliste 001/14 Godkjenning av protokoll fra styremøte 11.12.13. 002/14 Regnskap og årsberetning for 2013 003/14 Referatsaker til styremøte 25.03.14. 004/14 Ressursbruk KonSek 2011-2013. 005/14 Detaljert budsjett for 2014 006/14 Budsjettforutsetninger/-rammer for 2015. 007/14 Eventuelt. 008/14 Revidering av Reglement for godtgjørelse til styret.
Sak 001/14 - Godkjenning av protokoll fra styremøte 11.12.13. en fra styremøte 11.12.13 godkjennes. en fra styremøte 11.12.13 godkjennes. Sak 002/14 - Regnskap og årsberetning for 2013 Styret vedtar årsberetningen og regnskapet for Kontrollutvalgssekretariat Midt- Norge IKS for 2013. Styret foreslår at det regnskapsmessige overskuddet for 2013 på kr 256.210,82 overføres til fri egenkapital til dekning av beregnede og påløpte pensjonsforpliktelser og annen egenkapital. Styret fremmer saken for representantskapet med følgende innstilling: Representantskapet fastsetter årsregnskapet for 2013 for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og slutter seg til styrets forslag om å avsette det regnskapsmessige overskuddet for 2013 på kr 256.210,82 på følgende måte: Kr. 158.411,00 på konto fond dekning av pensjonsforpliktelser. Kr. 97.799,82 på konto annen egenkapital. Styret vedtar årsberetningen og regnskapet for Kontrollutvalgssekretariat Midt- Norge IKS for 2013. Styret foreslår at det regnskapsmessige overskuddet for 2013 på kr 256.210,82 overføres til fri egenkapital til dekning av beregnede og påløpte pensjonsforpliktelser og annen egenkapital.
Styret fremmer saken for representantskapet med følgende innstilling: Representantskapet fastsetter årsregnskapet for 2013 for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og slutter seg til styrets forslag om å avsette det regnskapsmessige overskuddet for 2013 på kr 256.210,82 på følgende måte: Kr. 158.411,00 på konto fond dekning av pensjonsforpliktelser. Kr. 97.799,82 på konto annen egenkapital. Sak 003/14 - Referatsaker til styremøte 25.03.14. Referatsakene tas til orientering. Følgende referatsaker ble lagt frem: 1. Ressursbruk KonSek 2013 fordelt på kommuner. 2. Ressursbruk KonSek per 24.mars 2013. 3. Status tidsbegrenset engasjement som sekretariat for kontrollkomiteen i Trondheim kommune. 4. Torbjørn Berglann er valgt av de ansatte som ny vararepresentant til styret. 5. Representantskapsmøte KonSek 28.04.14 saker til behandling. Vedrørende pkt 3: Sverre B. Midthjell orienterte. Styret ønsker å avholde et ekstra styremøte 10.4.14 kl 14. Dersom det senere viser seg at Trondheim kommune ønsker å gå inn som deleier i Kontrollutvalgssekretatiat Midt-Norge IKS, er det viktig at premisser for inntreden diskuteres i styret legges frem for representantskapet til drøfting/behandling på representanskapsmøte 28.4.14. Referatsakene tas til orientering.
Sak 004/14 - Ressursbruk KonSek 2011-2013. Representantskapet tar saken til orientering. Representantskapet tar saken til orientering. Sak 005/14 - Detaljert budsjett for 2014 Styret vedtar detaljert budsjett for 2014 med en totalramme på kr. 4.455.000, slik det fremgår av vedlegg i saken. Daglig leder orientere om at rammen er økt med kr 315.000, som følge av avtale om å utføre sekretariatstjenester for kontrollkomiteen i Trondheim i første halvår 2014. Totalrammen i korrigert innstilling økes dermed til kr 4.770.000. Innstillingen med med korrigert totalramme ble enstemmig vedtatt. Styret vedtar detaljert budsjett for 2014 med en totalramme på kr. 4.770.000, slik det fremgår av vedlegg i saken. Sak 006/14 - Budsjettforutsetninger/-rammer for 2015. Styret vedtar budsjettforutsetningene for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS innenfor en total ramme på kr 4.611.000 for 2015. Samlet honorar justeres opp med 3,5 % fra budsjett 2014.
Styret fremmer saken for representantskapet med følgende innstilling: 1. Representantskapet vedtar budsjettforutsetningene for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS innenfor en total ramme på kr 4.611.000 for 2015. Samlet honorar justeres opp med 3,5 % fra budsjett 2014. 2. Representantskapet gir styret fullmakt til å utarbeide budsjett for 2015. innenfor de vedtatte budsjettforutsetningene. Styret vedtar budsjettforutsetningene for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS innenfor en total ramme på kr 4.611.000 for 2015. Samlet honorar justeres opp med 3,5 % fra budsjett 2014. Styret fremmer saken for representantskapet med følgende innstilling: 1. Representantskapet vedtar budsjettforutsetningene for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS innenfor en total ramme på kr 4.611.000 for 2015. Samlet honorar justeres opp med 3,5 % fra budsjett 2014. 2. Representantskapet gir styret fullmakt til å utarbeide budsjett for 2015. innenfor de vedtatte budsjettforutsetningene. Sak 007/14 - Eventuelt.. Saken legges fram uten innstilling. Ingen saker ble tatt opp.
Sak 008/14 - Revidering av Reglement for godtgjørelse til styret. 1. Styret slutter seg til revidert reglement for godtgjørelse til styret i KonSek. 2. Saken oversendes representantskapet med følgende innstilling til vedtak: Representantskapet vedtar reglement for godtgjørelse til styret. Anne Sophie Hunstad fremmet følgende forslag: - Styreleder gis en fast møtegodtgjørelse på kr 30.000 per år. - Styremedlemmer gis en fast møtegodtgjørelse på kr 12.000 per år. - Styreleder og styremedlemmer mottar ikke godtgjørelse per møte. - Varamedlemmer gis en fast godtgjørelse på kr 1.000 per møte. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Daglig leder innarbeider endringer i revidert reglement før oversendelse til representantskapet 1. Styret slutter seg til revidert reglement for godtgjørelse til styret i KonSek. 2. Saken oversendes representantskapet med følgende innstilling til vedtak: Representantskapet vedtar reglement for godtgjørelse til styret.