Møteinnkalling Vennesla kontrollutvalg Dato: 15.09.2015 kl. 14:00 Møtested: Vennesla Herredshus, Sal 1 Arkivsak: 15/10155 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på epost: benedikte.vonen@temark.no eller tlf. 90589043. Vara møter bare etter eget varsel. I tillegg møter følgende: Kommunalsjef oppvekst Steinar Harbo, sak 16/15 kl. 14:00 Rådmann Svein Skisland, sak 17/15 kl. 14:30 Sakskart Side Møteinnkalling 1/15 15/10155-2 Godkjenning av innkalling 15.9.2015 3 Møteprotokoll 1/15 15/10155-1 Godkjenning av protokoll fra møte 6.5.2015 4 Saker til behandling 16/15 15/13440-1 Oppfølging av forvaltningsrevisjon "Spesialundervisning, tilpasset opplæring og ressurstildelingsmodell i Venneslaskolen" 5 17/15 15/13383-1 Oppfølging av svømmehallprosjektet i Vennesla 7 18/15 15/12846-2 Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2016 Vennesla 8 19/15 15/12851-1 Innspill til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2016-2019 Vennesla 11 20/15 15/13389-1 Kommunestyrevalg 2015 - nytt kontrollutvalg 13 1
21/15 15/13372-1 Andre orienteringer 15.9.2015 15 22/15 15/13373-1 Referat- og drøftingssaker 15.9.2015 16 Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 08.09.2015 For kontrollutvalgsleder Oddbjørn Hagen Benedikte Vonen Sekretær for kontrollutvalget 2
Møteinnkalling 1/15 Godkjenning av innkalling 15.9.2015 Arkivsak-dok. 15/10155-2 Arkivkode. 033 1 Vennesla kontrollutvalg 15.09.2015 1/15 Innkalling til møte 15.9.2015 godkjennes. 3
Møteprotokoll 1/15 Godkjenning av protokoll fra møte 6.5.2015 Arkivsak-dok. 15/10155-1 Arkivkode. 033 1 Vennesla kontrollutvalg 15.09.2015 1/15 Protokoll fra møte 6.5.2015 godkjennes. Vedlegg: Protokoll 2015-05-06 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 16/15 Oppfølging av forvaltningsrevisjon "Spesialundervisning, tilpasset opplæring og ressurstildelingsmodell i Venneslaskolen" Arkivsak-dok. 15/13440-1 Arkivkode. 217 1 Vennesla kontrollutvalg 15.09.2015 16/15 Redegjørelsen tas til orientering. Saksopplysninger: Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS gjennomførte i 2013 forvaltningsrevisjonsprosjektet «Spesialundervisning, tilpasset opplæring og ressurstildelingsmodell i Venneslaskolen» på oppdrag av kontrollutvalget. I rapporten ga revisjonen følgende anbefalinger: - Kommunen bør arbeide målrettet mot at skolene møter utfordringer i skolehverdagen med et systemperspektiv snarere enn et individ- og diagnoseperspektiv hvor eleven selv eier «problemene». - Kommunen bør arbeide målrettet mot at skolenes grunnleggende holdning er inkluderende: I utgangspunktet skal alle elevene få et tilfredsstillende utbytte av den ordinære opplæringen. - Kommunen bør gå gjennom ressurstildelingsmodellen med tanke på om den kan innrettes på en måte som ikke bidrar til å opprettholde en høy andel elever med spesialundervisning. - PPT i Vennesla kommune bør reflektere over egen praksis med tanke på i hvilken grad sakkyndige vurderinger kan utarbeides med utgangspunkt i et inkluderende elevsyn. Kommunestyret behandlet rapporten i sitt møte 31.12.2013 i sak 74/13 og gjorde følgende vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Spesialundervisning, tilpasset opplæring og ressurstildelingsmodell i Venneslaskolen» til etterretning og ber rådmannen gi kontrollutvalget tilbakemelding innen 31.01.2014 om hvordan anbefalingene blir fulgt opp. Kontrollutvalget fulgte opp saken i sitt møte 5.3.2014 i sak 04/14, og gjorde der følgende vedtak: Kontrollutvalget viser til brev fra rådmannen til kontrollutvalget av 28.1.2014 hvor det redegjøres for rådmannens oppfølging av vedtak i kommunestyret den 31.10.2013. Kontrollutvalget er godt fornøyd med rådmannens tilbakemelding og de tiltak som er igangsatt. Kontrollutvalget ønsker nå å få et innblikk i hvordan anbefalingene senere er blitt fulgt opp, og om tiltakene som ble igangsatt hadde den ønskede effekten. De ønsker derfor en redegjørelse fra skolefaglig ansvarlig om hvordan de aktuelle problemstillingene i skolen jobbes med i dag, samtidig som de ønsker å bli bedre kjent med dagens skolefaglig ansvarlige. 5
Kommunalsjef oppvekst Steinar Harbo kommer til kontrollutvalget og gir en redegjørelse i møtet. 6
17/15 Oppfølging av svømmehallprosjektet i Vennesla Arkivsak-dok. 15/13383-1 Arkivkode. 210 1 Vennesla kontrollutvalg 15.09.2015 17/15 Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Saksopplysninger: Vennesla kontrollutvalg behandlet i sitt møte 6.5.2015 i sak 8/15 revisjonens rapport om svømmehallprosjektet i Vennesla. Kontrollutvalget innstilte på følgende vedtak i kommunestyret i saken, som også ble vedtatt enstemmig i kommunestyret 21.5.2015 i sak 35/15: 1. Kommunen foretar en revisjon av Plan- og byggekomiteens organisering og mandat, der man rendyrker en 2-nivå modell, hvor administrasjonen har ansvaret for det faglige innhold og beslutningsgrunnlag, som deretter legges frem til politisk behandling. 2. Kommunen vurderer å inngå en rammeavtale med et juridisk miljø som kan dekke ulike juridiske problemstillinger som ofte oppstår i større og mer omfattende byggeprosjekt. Kommunen skal vurdere om det er hensiktsmessig å ha en løpende rammeavtale, eller om det bør inngås en særskilt avtale i forbindelse med konkrete byggeprosjekt. Rådmann Svein Skisland er invitert til møtet for å orientere kontrollutvalget om oppfølgingen av vedtaket. 7
18/15 Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2016 Vennesla Arkivsak-dok. 15/12846-2 Arkivkode. 151 1 Vennesla kontrollutvalg 15.09.2015 18/15 Kontrollutvalget innstiller på følgende budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2016 til kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon i Vennesla kommune med en ramme på kr 1 192 000. Kontrollutvalget sitt budsjettforslag skal følge budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Saksopplysninger: Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Kontrollutvalget fremmer med dette en sak til kommunestyret (via formannskapet) om budsjett for kontrollutvalget sin virksomhet og kjøp av revisjons- og sekretariattjenester for 2016 i Vennesla kommune. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon i Vennesla kommune for 2016. Kontrollutvalgets budsjett omfatter kostnadene knyttet til selve driften av utvalget, og i tillegg kostnadene til sekretariattjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Budsjettet er basert på tidligere budsjett- og regnskapstall og noe på anslag. Det å sørge for god kontroll og nødvendig tilsyn med driften av den kommunale virksomheten er høyaktuelt. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget verktøy for gjennomføring av egenkontroll i virksomheten. Kommunestyret har ansvar for å sørge for at det blir bevilget tilstrekkelige ressurser til dette. Møtegodtgjørelse m.v. avhenger både av aktiviteten i utvalget og hvilket godtgjøringsnivå kommunen ligger på. Budsjettet er sett i forhold til gjeldende reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Vennesla kommune og historikk for utbetalt tapt arbeidsfortjeneste. Det er tatt 8
høyde for 5 kontrollutvalgsmøter i året og fortsatt leder og 2 medlemmer i utvalget. Dersom det skulle bli aktuelt å øke antallet medlemmer, vil denne posten måtte tas opp til ny vurdering. Servering holdes nøktern i kontrollutvalgets møter, og vi tilpasser her budsjettallet til realiteten. Det er viktig at det blir satt av tilstrekkelige ressurser til kurs/opplæring og oppdatering av utvalgets medlemmer. I tillegg er det av stor verdi å få god kontakt og erfaringsutveksling med kontrollutvalgsmedlemmer i andre kommuner. Sekretariatet anbefaler - NKRF s kontrollutvalgskonferanse i februar 2016 (Norges Kommunerevisorforbund) - og/eller FKT s fagkonferanse på våren (Forum for kontroll og tilsyn), - samt vår- og høstkonferanser regionalt i regi av sekretariatet. Siden det er valg av nytt kommunestyre og dermed også nytt kontrollutvalg høsten 2015, har vi tatt høyde for at alle medlemmene i det nye utvalget kan delta på en sentral (à kr 10 000) og to regionale (à kr 1 000) konferanser i posten for opplæring i 2016. Budsjettallet skal inkludere reise og opphold. Andre kostnader omfatter bl.a. abonnementer. Pr. 8.9.2015 utgjør den kr 4 950 i regnskapet 2015. Vennesla kommune har valgt å delta i to interkommunale selskaper for å løse kontroll-, tilsyns- og revisjonsoppgavene. Dette er Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS for revisjonsoppgaver og Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgaver. For begge disse selskapene gjelder at det er representantskapet som vedtar det endelige budsjettet og fordelingen av dette på medlemskommunene. Anslagene er derfor oppgitt av det enkelte selskapet under forutsetning om godkjenning i respektive representantskap. Budsjettet kan spesifiseres som følger (ytterst til høyre): Kommunens Regnskap Bud.forsl. KU bud. Regnskap Bud.forslag 2014 2015 2015 pr. sep.15 2016 KONTROLLUTVALGET Møtegodtgjørelse mv. 15462 24500 15000 6984 22000 Servering 1670 5500 153 3000 Kurs/opplæring inkl. reise 15437 45000 17700 36000 Andre kostnader 2485 5000 5450 5000 Sum kontrollutvalget 35054 80000 15000 30287 66000 Sekretariat 88058 117600 198000 160000 (Sum IKS) 651980 REVISJON 929675 Revisjonshonorar 830000 830000 850000 Møtedelt./forberedelse 55000 55000 57000 Selskapskontroll 57000 57000 59000 SUM KONTROLLVIRKSOMHET 1052787 1139600 1155000 682267 1192000 Det er kontrollutvalget som innstiller på budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon i kommunen til kommunestyret. Innstillingen skal derfor gå direkte til kommunestyret via formannskapet, dvs. 9
den skal legges ved når budsjettet oversendes fra rådmannen til formannskapet og fra formannskapet til kommunestyret. Etter sekretariatets vurdering vil det være nødvendig med en ramme på kr 1 192 000 for kontroll, tilsyn og revisjon for Vennesla kommune for 2016. Vedlegg: Revisjonens budsjett 2016 - Vennesla Vedlegg til sak 10
19/15 Innspill til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2016-2019 Vennesla Arkivsak-dok. 15/12851-1 Arkivkode. 217 1 Vennesla kontrollutvalg 15.09.2015 19/15 Kontrollutvalgets innspill til planarbeidet forvaltningsrevisjon: - Beredskap/sikkerhet/klimatilpasning - IT-sikkerhet - Sørge for helse- og omsorgstjenester iht. aktuelt lovverk og forskrifter. - Sikre gode vann- og avløpstjenester - Kontrollutvalgets innspill til planarbeidet selskapskontroll: - Saksopplysninger: Ifølge bestemmelsene om internt tilsyn, kontroll og revisjon i kommunelovens kapittel 12 skal det gjennomføres overordnet analyse basert på risiko og vesentlighetsvurderinger. Videre krever forskrift for kontrollutvalg at kontrollutvalget minst en gang i løpet av valgperioden skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Vedlagte notat fra revisjonen viser at prosjektet «Spesialundervisning, tilpasset opplæring og ressurstildelingsmodell i Venneslaskolen» er gjennomført i henhold til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015. Videre har revisjonen på oppdrag fra kontrollutvalget utarbeidet rapporten «Svømmehallen i Vennesla». Kontrollutvalget prioriterte denne undersøkelsen fremfor andre prosjekter i plan for forvaltningsrevisjon i inneværende periode. I denne saken inviteres sittende kontrollutvalg til å bidra i arbeidet revisjonen nå setter i gang med ny overordnet analyse. Kontrollutvalgets medlemmer sitter på viktig kunnskap om kommunen ut fra sitt politiske engasjement og arbeidet i utvalget. Det vil derfor være av stor verdi for analysearbeidet at det sittende (erfarne) kontrollutvalget involveres i prosessen. Revisjonen vil også innhente innspill og informasjon fra en rekke andre kilder, som f.eks. kommunens styringsdokumenter, rådmannen, ordfører og egne erfaringer. Kontrollutvalget blir i denne saken bedt om å gi sine innspill til områder i den kommunale forvaltningen som de mener det vil være viktig for revisjonen å analysere nærmere i det videre arbeidet. Overordnet analyse og Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019 vil så bli lagt frem til behandling av det nye kontrollutvalget og kommunestyret i 2016. 11
Kommunelovens kapittel 12 krever også at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper med mer. Forskrift for kontrollutvalg krever at kontrollutvalget minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter valget, utarbeider en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Denne skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. For inneværende planperiode ble følgende selskaper prioritert: - Kristiansandsregionen brann og redning IKS - Vest-Agder-Museet IKS - Avfall Sør AS m/datterselskapene - Returkraft AS - Moseidmoen Industribygg AS - A 3 Ressurser Vennesla AS Notatet fra revisjonen viser at mye ressurser har gått med til oppfølging av selskapskontroll som ble gjennomført i Returkraft AS i 2011, på bakgrunn av risiko og vesentlighetsvurderinger. Dette har vært ønsket fra kontrollutvalgets side. Kontrollutvalget ba ut fra fremlagt prosjektplan i sitt møte 6.5.2015 sak 12/15 revisjonen om å gjennomføre selskapskontroll i Kristiansandsregionen Brann og Redning IKS. Den vil bli levert til det nye kontrollutvalget. Kontrollutvalget blir i denne saken bedt om å gi sine innspill til selskaper de mener kan være aktuelle for selskapskontroll. Kontrollutvalget i Vennesla vil i løpet av 2016 behandle ny analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019. Det blir dermed det nye kontrollutvalget og kommunestyret som vil få den nye saken til behandling, men innspill fra det sittende kontrollutvalget vil være nyttig i det videre arbeidet. Vurdering fra sekretariatet: Saken blir lagt frem med følgende forslag til innspill fra sekretariatet innen forvaltningsrevisjon: - De områdene som var foreslått i plan for forvaltningsrevisjon for 2012-2015, men som ikke ble prioritert gjennomført, bør spilles inn til arbeidet med Overordnet analyse. Dette gjelder: o Beredskap/sikkerhet/klimatilpasning o IT-sikkerhet o Sørge for helse- og omsorgstjenester iht. aktuelt lovverk og forskrifter. o Sikre gode vann- og avløpstjenester Saken blir lagt frem uten konkrete forslag til innspill innen selskapskontroll. Vedlegg: Utført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i valgperioden 2011-2015 i Vennesla Vedlegg til sak 12
20/15 Kommunestyrevalg 2015 - nytt kontrollutvalg Arkivsak-dok. 15/13389-1 Arkivkode. 033 1 Vennesla kontrollutvalg 15.09.2015 20/15 Kontrollutvalget har evaluert seg selv for perioden 2011-2015 og gir følgende anbefaler til kommunestyret knyttet til valg av nytt kontrollutvalg: Antall medlemmer: Varamedlemmer: Godtgjøring: Saksopplysninger: Kommunestyreperioden 2011-2015 går mot slutten og kontrollutvalget har bedt om å få evaluere inneværende periode når det gjelder utvalgets sammensetning og godtgjørelse til utvalgets medlemmer. I tråd med kommuneloven 77 er det kommunestyret selv som velger medlemmer i kontrollutvalget: 77.Kontrollutvalget 1. Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Utvalgets leder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget redskap for å oppnå en vel fungerende egenkontroll i kommunen. En vel fungerende egenkontroll styrker innbyggernes tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og riktig bruk av ressursene. Kommuneloven gir ikke føringer for hvilken politisk sammensetning kontrollutvalget skal ha. Det er likevel ikke uvanlig at «opposisjonen» i kommunestyret (kommunestyrets mindretall) får både leder og flertall i kontrollutvalget. Kommunelovens bestemmelser om kjønnsbalanse gjelder for øvrig også for kontrollutvalget. Antall medlemmer i utvalget Utvalget har flere ganger påpekt svakhetene med dagens ordning, der kontrollutvalget har minimum antall medlemmer iht. kommuneloven, dvs. 3 medlemmer. Dette gir utfordringer knyttet til å få de gode diskusjonene i utvalget, og for å få den nødvendige legitimitet og tyngde overfor kommunestyret. Kontrollutvalget blir særlig sårbart ved uforutsett forfall eller dersom det ikke er mulig å skaffe vara for den som melder forfall. Utvalgets leder har vært tydelig på at antall medlemmer bør økes til 5. 13
Varamedlemmer Kommunestyret velger selv også hvem som skal være varamedlemmer til kontrollutvalget, og hvilken politisk sammensetning disse skal ha. Det finnes mange ulike løsninger for valg av varamedlemmer, som personlige vara, felles varaliste og mellomløsninger hvor f.eks. «opposisjon» og «posisjon» har hver sin liste. Godtgjørelser til utvalget For å sikre kontrollutvalgets legitimitet og tyngde, har utvalget påpekt at godtgjørelser for kontrollutvalget burde følge satsene for andre hovedutvalg i kommunen. Kontrollutvalget er et svært viktig utvalg, som har hele kommunens forvaltning som arbeidsfelt. Medlemmene må holde seg oppdaterte på hva som skjer i alle andre utvalg og i kommunestyret til enhver tid, og de må være i stand til å bestille relevante undersøkelser fra revisjonen i arbeidet sitt. Vurdering fra sekretariatet: Det er kommunestyret selv som skal avgjøre de områdene som berøres av denne evalueringen. Sekretariatet velger å legge frem saken uten forslag til vedtak for å avvente evalueringen i kontrollutvalget. 14
21/15 Andre orienteringer 15.9.2015 Arkivsak-dok. 15/13372-1 Arkivkode. 033 1 Vennesla kontrollutvalg 15.09.2015 21/15 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Saksopplysninger: 1. Orienteringer fra revisor 2. Orienteringer fra leder 3. Orienteringer fra sekretariatet 15
22/15 Referat- og drøftingssaker 15.9.2015 Arkivsak-dok. 15/13373-1 Arkivkode. 033 1 Vennesla kontrollutvalg 15.09.2015 22/15 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Saksopplysninger: 1. Behandling av kontrollutvalgets saker i kommunestyret: a. 21.5.2015: Rapport Svømmehallen i Vennesla 2. Erfaringer fra inneværende periode tips og råd til neste kontrollutvalg 3. Neste møte 24.11.2015 4. Eventuelt 16