Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 20. juni 2013 SAK NR 055-2013 INNFØRING AV REGIONAL LØSNING FOR RADIOLOGI (RIS/PACS) Forslag til vedtak: Styret slutter seg til planen for innføring av regional løsning for radiologi Hamar, 12. juni 2013 Peder Olsen administrerende direktør Side 1 av 5
** ** ** ** Carestream ** Dips Carestream 1. Hva saken gjelder Denne saken omhandler innføring av regional løsning for radiologi (RIS/PACS) med tilhørende informasjons- og kommunikasjonsløsning sammen med valgt leverandør, Carestream Health. Implementering av regionalt RIS/PACS inkluderer, i tillegg til den tekniske innføringen, utarbeidelse av en standardisert regional arbeidsflyt og sikring av helseforetakets ibruktakelse av løsningen. Implementeringsplanen har vært behandlet i programstyret for RIS/PACS og i fornyingsstyrets i møte 4. juni 2013. Gjennomføringen av regionalt RIS/PACS program er begrunnet i styresak 066-2012 IKT strategi og handlingsplan, behandlet i Helse Sør-Øst RHF styremøte 25.10.12. 2. Hovedpunkter og vurdering av handlingsalternativer Dagens driftsituasjon I dagens spesialisthelsetjeneste yter radiologi og nukleærmedisin viktige bidrag i diagnostisering av pasientene. Det er i dag underkapasitet på radiologer og nukleærmedisinere i Norge samtidig som antall undersøkelser er økende. Det er derfor viktig å forvalte de ressursene regionen har til rådighet på best mulig måte. Estimatene mot 2020 tilsier en fortsatt vekstrate innen radiologi og nukleærmedisin og dermed behov for moderne løsninger som kan håndtere framtidig produksjon. I tillegg er det ved flere av helseforetakene en krevende driftsituasjon for dagens RIS/PACS systemer: Fire av helseforetakene i regionen har vesentlige stabilitets- og ytelsesbegrensninger i eksisterende løsninger. Dette skyldes blant annet begrensninger i programvaren. Enkelte av helseforetakene har definert risikoen i dagens drift ved disse installasjonene som meget høy. De samme fire helseforetakene har i dag to til fem RIS/PACS-installasjoner innenfor hvert helseforetak. Disse installasjonene er ikke integrert med hverandre og det er derfor ikke mulig å få en enhetlig radiologisk journal for helseforetakets pasienter, med fullstendig oversikt over undersøkelser eller behandlinger. I tillegg har DIPS varslet at deres RIS som benyttes ved Sørlandet sykehus HF ikke vil bli videreutviklet. Dagens tekniske driftsituasjon er krevende med 15 ulike RIS/PACS-installasjoner i regionen. per 31.01.12 Ahus OUS SI SIV STHF SSHF SØ VV RIS PACS ** RIS/PACS installasjoner for Screening Figur 1 Dagens RIS/PACS-installasjoner Side 2 av 5
Om valgt leverandør: Det er i henhold til styresak 066-2012 IKT strategi- og handlingsplan fremforhandlet en regional kjøpsavtale (SSA-T), for RIS/PACS med tilhørende informasjons- og kommunikasjonsløsning. Carestream er en betydelig internasjonal RIS/PACS leverandør med over 600 installasjoner. I Norge benytter Vestre Viken og Stavanger universitetssykehus løsning fra Carestream. I Norden er de markedslederne på PACS i Finland og markedslederne på RIS i Danmark. De har videre erfaring med regionale installasjoner som Uppsala Län, Region Sjælland, hele NHS Skottland, Clalit i Israel og SigHealth i Singapore. Løsningen som er anskaffet er «hyllevare» og det vil derfor være svært begrensede behov for utvikling og tilpasning. Mål og måloppnåelse Programmets overordnede mål er en felles og standardisert RIS/PACS løsning i Helse Sør-Øst med delt datagrunnlag på tvers av regionens juridiske enheter og samling av maskinvaren på færrest mulig driftslokalisasjoner. Løsningen skal understøtte nødvendige strukturelle endringer innenfor radiologiområdet ved blant annet å legge til rette for sentraliserte granskningssentra, fjerngranskning og vaktsamarbeid. Det er for tiden ikke juridisk støtte for felles datagrunnlag på tvers av helseforetakene. Planlagt løsningsdesign tar høyde for nåsituasjonen med helseforetaksspesifikke RIS/PACS-installasjoner og den fremtidige målsetningen om felles datagrunnlag på tvers av helseforetak. Målet i program regionalt RIS/PACS er å standardisere både løsning og arbeidsprosesser, for å understøtte målet om en hel-elektronisk arbeidsflyt og økt bruk av elektronisk samhandling mellom alle involverte parter. I tillegg skal det innføres en kommunikasjonsløsning for elektronisk utveksling av pasientdata innen regionen, med andre regioner, enheter med driftsavtale, avtalespesialister og ikke minst med pasienten. Programmet skal arbeide for å sikre oppnåelse av det strategiske målbildet omtalt i IKT-strategiog handlingsplan. Programmet skal gjennomføre implementering av RIS/PACS med tilhørende prosessendringer i henhold til tid, kost og kvalitet, samt levere på følgende resultatmål: Ett felles regionalt standard system for RIS/PACS for alle helseforetak i Helse Sør-Øst med bildediagnostisk virksomhet Standard arbeidsprosesser innen radiologi og nukleærmedisin Innføre løsning for kommunikasjons- og informasjonsutveksling på tvers av helseforetak og andre interessenter som pasient, primærhelsetjeneste og institusjoner innenfor og utenfor regionen (inkludert private røntgeninstitutt). Sikre at helseforetakene har mulighet for effektiv, standardisert og sikker ibruktakelse av felles standardisert RIS/PACS løsning og arbeidsprosesser Gevinstmål vil bli utarbeidet i løpet av tredje kvartal 2013. Prosjektplan Prosjektplanen har en delvis parallell implementering av RIS/PACS ved regionens foretak, og siste helseforetak vil være i produksjon med ny løsning mot slutten av 2016. Implementeringsplanen ble vedtatt i fornyingsstyret 4. juni 2013. Side 3 av 5
Programmets reviderte budsjett 2013 og estimerte behov 2014-2017 Fornyingsstyret vedtok revidert budsjett 6. mai 2013. Regionalt RIS/PACS har i 2013 et budsjett 50 millioner kroner i investeringsmidler og ni millioner kroner i driftsmidler. Programmets estimerte behov i programperioden er 478 millioner kroner. Dette omfatter kontraktkostnad, anskaffelse av maskinvare, annen programvare og arbeid. Regnskap Budsjett Behov Totalt 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Drift 1 11 9 6 6 6 1 40 Investering 0 0 50 117 127 140 4 438 Tabell 1 Programmet kostnadsbilde 2011-2017 Tall i millioner kroner Totalt er ibruktakelse for alle helseforetak estimert til 27 millioner kroner. I dette beløpet ligger arbeid med sluttbruker opplæring, utarbeidelse av HF-spesifikke prosedyrer og oppsett av medisinteknisk utstyr. Eventuelt arbeid med organisasjonsutvikling, som følge av innføring av felles regional RIS/PACS, vil komme i tillegg å være en kostnad for det enkelte helseforetak. Økonomiske besparelser Ved å samle alle installasjonene av RIS/PACS i regionen i en service- og vedlikeholdsavtale, er det vesentlige økonomiske besparelser. Tabellen under viser kostnader i regionen for RIS/PACS med relevante 3. parts moduler i 2012. Service Tjenestekjøp Større prosjekter Totalt RIS/PACS 47,4 2,9 18,9 69,2 Tabell 2 Kostnadsbilde 2012 for RIS/PACS med relevante 3.parts moduler Tall i millioner kroner Ny kontrakt har en årlig service kostnad på MNOK 19,3 inkludert 3.-partsmoduler. Dette gir en besparelse på 28,2 millioner kroner per år, når alle foretak er over på ny kontrakt. I tillegg gir ny kontrakt et solid potensiale for reduksjon i kostnad for timekjøp, samt et svært begrenset behov for kostnader til større prosjekter. Risiko Innføring av regionalt RIS/PACS medfører risikoer i tilknytning til blant annet: Tilgang på tilstrekkelig bemanning i prosjektene o Leveransekapasitet hos leverandør o Tilgang til ressurser fra Sykehuspartner o Tilgang til ressurser fra helseforetakene i forbindelse med innføring Innføringsplan o Rekkefølgeprioritering av helseforetakene o Tidsplan i forhold til komprimering av plan og økt parallellitet Løsningskvalitet i forhold til kontrakt Kvalitet og koordinering av helseforetakenes ibruktakelse Avhengigheter mot andre regionale program Disse risikoene er vurdert i forhold til konsekvens og sannsynlighet. Det er også utarbeidet tiltak for å redusere risiko. Programstyret for regionalt RIS/PACS har vurdert disse risikoene som akseptable. Programledelsen rapporterer månedlig til programstyret. Side 4 av 5
Ekstern kvalitetssikring I forbindelsen med anskaffelsen ble det gjennomført en ekstern kvalitetssikring av anskaffelsesprosessen i forhold til gjeldende lover og forskrifter som omhandler offentlig anskaffelse. Kvalitetssikringen identifiserte ikke noen avvik. Vurdering av handlingsalternativer Fem av regionens helseforetak er i en situasjon hvor det må gjennomføres vesentlig tiltak for å sikre pasientsikkerheten. Ved å innføre en felles regional RIS/PACS-løsning i alle åtte helseforetak, vil regionen kunne sikre: en full elektronisk standardisert arbeidsflyt ved alle helseforetak et felles datagrunnlag sentralisering av maskinvaren en felles standardisert kommunikasjonsplattform for intern og ekstern informasjonsutveksling Dette vil også understøtte eventuelle fremtidige strukturelle endringer innenfor radiologiområdet. 3. Administrerende direktørs vurdering Administrerende direktør konstaterer at den planlagte innføringen av det regionale RIS/PACSprogrammet, slik det er redegjort for i saken, er i tråd med Helse Sør-Øst RHFs vedtatte strategi på området. Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Ingen Side 5 av 5