Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/17 MØTEBOK Møtedato: 30. januar 2017 kl. 09.00 11.30 Sted: Rådhuset, møterom formannskapssalen ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Tilstede: Ole Erik Vestøl Endrerud, leder Laila Helleberg, nestleder Åslaug Karin Fidjeland, medlem Dessuten møtte: Rådmann Inge H. Stangeland (sak 04/17) Revisjonssjef Irene Loka Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 01/17 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 02/17 ÅRSMELDING FOR 2016 SAK 03/17 RAPPORT ETTER KONTROLL AV FINANSFORVALTNINGEN - TILVAKEMELDING SAK 04/17 RAPPORT VEDR. KJØP AV AREALER TONSTAD SENTRUM SAK 05/17 DEFINERING AV PROBLEMSTILLINGER - FORVALTNINGSREVISJON Referatsak: R 01/17 Status for sammenslåing av revisjonsselskaper Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
UNDERSKRIFTER Ole Erik Vestøl Endrerud Laila Helleberg Åslaug Karin Fidjeland Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann, revisorer, Lars Sigbjørn Nedland og avisen Agder. 2
Møtebok 30. januar 2017 Sirdal kontrollutvalg SAK 01/17 GODKJENNING AV MØTEBOK Møtebok fra 21. november 2016 godkjennes. SAK 02/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2016 Årsmeldingen for 2016 vedtas. SAK 02/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2016 Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2016 Sekretær har utarbeidet forslag til årsmelding for Sirdal kontrollutvalg 2016. Årsmeldingen for 2016 vedtas. SAK 03/17 RAPPORT ETTER KONTROLL AV FINANSFORVALTNINGEN - TILBAKEMELDING 1. Økonomisjefens tilbakemelding om gjennomførte tiltak i forbindelse med merknader og anbefalinger i årlig rapport om finansforvaltningen for 2015 fra revisor tas til etterretning. 2. Finansreglementet tas opp til vurdering innen 1. kvartal hvert år, samtidig med fremleggelse av årsrapport om finansforvaltningen. 3. Årlig rapport fra revisjonen om finansforvaltningen ferdigstilles og behandles samtidig med fremleggelse av årsregnskapet hvert år. 3
SAK 03/17 RAPPORT OM KOMMUNENS FINANSFORVALTNING - tilbakemelding Vedlegg: 1. Rapport fra Kommunerevisjonen Vest datert 07.06.2016 2. Tilbakemelding fra økonomisjef Arne Eiken Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget gjorde i sitt møte 17. mars 2014 følgende vedtak: «Kontrollutvalget bestiller årlig kontroll av finansforvaltningen i samsvar med ISAE 3000, første gang for 2013. Rapporten sendes kontrollutvalget med kopi til rådmannen.» Hensikten med gjennomgangen er å kontrollere om finansforvaltningen er i samsvar med forskrift om finansforvaltning og lokalt reglement vedtatt av kommunestyret. Kommunestyret skal påse at uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer rutinene. Kommunestyret skal også påse at slike rutiner er etablert og etterleves. Kontrollutvalget er kommunestyrets tilsynsorgan og det tilligger utvalget å føre tilsyn med kommunens forvaltning på kommunestyrets vegne. I rapporten fra revisjonen, datert 07.06.2016 etter kontroll av finansforvaltningen i 2015, fremgår det at det er flere forhold som ikke er i henhold til finansforskrift og vedtatt finansreglement. Kontrollutvalget gjorde i sitt møte 12.09.2016, sak 15/16 slikt vedtak: Kommunestyret tar rapport om finansforvaltningen i 2015 til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen om å følge opp de merknader og anbefalinger som fremkommer i rapporten. Rådmannen gir skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen 01.12.2016. Kommunestyret har ikke hatt saken til behandling pr. dato. Kontrollutvalget har mottatt brev fra økonomisjefen, datert 06.12.2016, hvor han beskriver de tiltak som er gjennomført fra administrasjonen sin side for å imøtekomme de forholdene som rapporten påpeker. Det vises til innholdet i vedlagte rapport og tilbakemelding fra økonomisjefen. 4
Kontrollutvalget tar økonomisjefens tilbakemelding om gjennomførte tiltak til etterretning. SAK 04/17 RAPPORT VEDR KJØP AV AREALER TONSTAD SENTRUM 1. Rapport vedr. kjøp av arealer Tonstad sentrum tas til orientering. 2. I taksten som ble brukt fra Takst-Con. AS ved kjøp av areal ved Tonstad skule legges til grunn feil reguleringsbestemmelser. Denne taksten legger til grunn 3-4 boligenheter, mens reguleringsplanen legger til grunn 2 boligenheter. 3. Kontrollutvalget konkluderer med at det er uforklarlig stor forskjell i mellom tilbudene som ble presentert i kommunestyret i de to sakene i juni 2015. 4. Kontrollutvalget vil anbefale at det utarbeides retningslinjer for gjennomføring av grunnerverv i kommunen. SAK 04/17 RAPPORT VEDR. KJØP AV AREALER TONSTAD utsatt sak Vedlegg Rapport fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Bakgrunn Kontrollutvalget vedtok i møte 18.04.2016 å bestille en undersøkelse om kommunens kjøp av arealer ved Tonstad skule og i Tonstad sentrum. Bakgrunnen for vedtaket var at kommunestyret i møte 12.11.2015 gjorde følgende vedtak. «.. Kommunestyret sender over sak om kjøp av arealer ved Tonstad skule til kontrollutvalget for å se om takstene legger til grunn rette reguleringsbestemmelser». Rapporten I rapporten fremgår det at følgende forhold er vurdert basert på gjennomgang av aktuelle dokumenter og reguleringsplaner: o Hvilke retningslinjer finnes? o Er disse retningslinjene etterlevd? o Foreligger det takster? o Ligger de rette reguleringsbestemmelsene og eventuelt andre forhold til grunn for takstene? I rapportens oppsummering fremgår det at: Det foreligger ingen retningslinjer knyttet til gjennomføring av grunnerverv og dermed ikke noe å etterleve. 5
Det foreligger to takster i forbindelse med kjøpet av Ommund Fintland. Det foreligger ingen takst for kjøpet av arealet i sentrum. Begge takstene er basert på at det dreier seg om boligtomt som kan utnyttes til flere enheter. I henhold til gjeldende reguleringsplan er arealet regulert til to eneboligtomter samt noe veggrunn. I forrige møte i kontrollutvalget, 21.11.2016, utsatte utvalget saken, og gjorde følgende vedtak: «Rådmannen inviteres til neste møte for å orientere om saksgangen ved kjøp av de aktuelle eiendommene. Kontrollutvalget ønsker en nærmere orientering om: Hvor kom prisen på næringstomten fra? Få en oversikt over saksgangen før behandling i formannskap og kommunestyre Hvem har vært involvert i forhandlingene ved begge kjøpene?» Det er gjort avtale med rådmannen om at han orienterer utvalget ut fra hva utvalget ønsket en nærmere orientering om. (Ikke forslag til vedtak) SAK 05/17 DEFINERING AV PROBLEMSTILLINGER FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS om å lage en prosjektplan for prosjektet Ulike temaer under oppfølging av regler på personalområdet» med fokus på sykefravær. Prosjektplan med problemstillinger legges frem for kontrollutvalget. SAK 05/17 DEFINERING AV PROBLEMSTILLINGER - FORVALTNINGSREVISJON Bakgrunn: Kontrollutvalget gjorde i sitt møte 21.11.20166 dette vedtaket: 6
Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS om å lage en prosjektplan for prosjektet Ulike temaer under oppfølging av regler på personalområdet.» Problemstillinger defineres i neste møte i kontrollutvalget som etter planen er 30.01.2017. Det kan opplyses at kommunestyret vedtok kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2017 med en budsjettramme på kr 917.000, dvs. at det er 300 timer til gjennomføring av planlagt forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet».» basert på følgende problemstillinger: Prosjektet forventes gjennomført innen Kontrollutvalget ønsker å bli orientert om underveis i arbeidet med prosjektet. Referatsak Følgende sak ble referert og tatt til orientering: R 01/17 Status for sammenslåing av revisjonsselskaper Eventuelt Neste møte er etter møteplanen 25. april 2017 7