Oslo universitetssykehus HF

Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 14. februar 2013 Saksbehandler: Medisinsk direktør Einar S. Hysing Vedlegg: Prosjektdirektiv Regional EPJ ved Oslo universitetssykehus Gjennomføringsfasen Budsjettbetraktninger Prosjektdirektiver til delprosjektene er utrykt vedlegg, kan fås ved henvendelse SAK 7/2013 REGIONAL EPJ VED OSLO UNIVERSITETS- SYKEHUS HF, GJENNOMFØRINGSFASEN Forslag til vedtak: 1. Styret godkjenner leveransen fra forprosjekt regional EPJ ved Oslo universitetssykehus HF: Prosjektdirektiv Regional EPJ ved Oslo universitetssykehus HF Gjennomføringsfasen med tilhørende prosjektdirektiver for delprosjektene. 2. Styret vedtar gjennomføringsfasen i tråd med prosjektdirektivet. Det vedtas et budsjett for innføring av regional EPJ ved Oslo universitetssykehus HF (gjennomføringsfasen) på totalt 730 millioner kroner (2013-priser) inkludert en risikomargin på 95 millioner kroner. Oslo, den 7. februar 2013 Bjørn Erikstein

Oslo universitetssykehus HF styresak 7/2013 Side 2 av 5 Bakgrunn I styresak 152/2011 på styremøtet 15. desember 2011 ble styret orientert om oppstart av DIPS foranalyse. Foranalysens formål var å utrede konsekvensene ved å innføre DIPS i Oslo universitetssykehus HF. Foranalyserapporten forelå 15. mai 2012. På bakgrunn av en i Helse Sør-Øst RHF regi fremforhandlet avtale med DIPS og IKT-strategiarbeidet som foregikk i Helse Sør-Øst RHF våren 2012 besluttet styret i Oslo universitetssykehus HF i sak 56/2012 på styremøtet 10. august 2012 å gjøre avrop på rammeavtalen med DIPS. På styremøtet i Helse Sør-Øst RHF 21. september 2012 sak 057/2012 ble dette tatt til etterretning. Administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF vil i løpet av første kvartal 2013, etter at forprosjektet er ferdig, presentere revidert budsjettforslag og risikovurdering, ekstern kvalitetssikring og plan for måloppfyllelse. Helse Sør-Øst RHF har inngått avtale med Terramar for å gjennomføre ekstern kvalitetssikring av prosjektet. Det er avholdt åtte møter mellom deltakere/ledelse i forprosjektet og den eksterne kvalitetssikringsgruppen, og det utarbeides en rapport til styremøtet i Helse Sør-Øst RHF i mars 2013. Rapporten vil bli ettersendt styret i Oslo universitetssykehus HF straks den er ferdig og før styremøtet 14. februar 2013. Styret i Helse Sør-Øst RHF vedtok i sak 066-2012 en IKT-strategi og handlingsplan. Denne underbygges av nylig kommet Stortingsmelding nr. 9 (2012-13): En innbygger en journal Digitale tjenester i helse- og omsorgssektoren. Det er laget et forprosjekt Felles PAS/EPJ ved Oslo universitetssykehus HF som hadde sitt første styringsgruppemøte 7. september 2012. Styringsgruppen har hatt seks møter. Det har vært to møter i styringsgruppens arbeidsutvalg. På det siste styringsgruppemøte den 28.januar 2013 ble det gjort følgende vedtak: Direktiv for gjennomføringsfasen godkjennes med de innspill som fremkom i møtet. Beslutning (B4) tas av styret i Oslo universitetssykehus HF 14.02.13. Prosjektet jobber videre i henhold til direktivet. Det er redegjort for arbeidet i forprosjektet i styremøtet 25. oktober 2012, sak 77/2012 og i styremøtet 17. desember 2012 sak 89/2012. På det siste møtet ga styret sin tilslutning til plan for rekruttering fra helseforetaket til gjennomføringsfasen. Denne rekrutteringen er nå på det nærmeste fullført, og det er avholdt oppstartsmøter og arbeidet i arbeidsgruppene er igangsatt. Forprosjektet har ved overlevering av prosjektdirektiv med budsjett og risikoanalyse fullført sitt arbeid. Forprosjektet er gjennomført innenfor budsjettet på 63 millioner kroner, hittil er det brukt ca. 57 millioner kroner.

Oslo universitetssykehus HF styresak 7/2013 Side 3 av 5 I prosjektdirektivet er tidsplanen med innføring av DIPS den 20. oktober 2014 og avslutning gjennomføringsprosjektet, og kalt fase 1, ved årets slutt 2014, opprettholdt fra foranalysen. Det forutsettes imidlertid en fase 2 for stabilisering av løsningen og optimalisering av arbeidsprosessene og innføring av ny funksjonalitet som er ønskelig, men ikke mulig i fase 1. Fase 2 vil bli planlagt og budsjettert i fase 1. Angitt budsjett medtar ikke fase 2. Formålet med denne styresaken er vedtak (B4) om gjennomføringsfase i henhold til vedlagt prosjektdirektiv. Det presiseres at budsjettet i direktivet er oppgitt uten buffere for uventede hendelser (se nedenfor). Administrerende direktørs vurdering og anbefaling Administrerende direktør sin vurdering er at det er svært viktig at prosjektet vedtas gjennomført i tråd med prosjektdirektivet. Det er i tråd med Helse Sør- Øst RHF sin vedtatte IKT-strategi og vil gi Oslo universitetssykehus HF en felles pasientjournal og like arbeidsprosesser. Nærmere om budsjett og risikoanalyse Det vises til prosjektdirektivet side 50 til 57 og vedlegget budsjettbetraktninger for detaljert oversikt inklusivt tabeller. Det er laget et svært detaljert budsjett med i hovedsak reelle priser. Budsjettet i prosjektdirektivet er som budsjettet i foranalysen og i tråd med ønsker fra Helse Sør-Øst RHF et netto budsjett uten buffere på noe nivå for uventede hendelser. Det er mulig at noe kan bli billigere, men mulighetene for at noe blir dyrere er betydelig større. Det vil alltid forekomme uventede hendelser. Budsjettet er skrevet med 2013 lønninger/priser (også for arbeid/kjøp i 2014). I foranalysens budsjett ble det brukt 2012 lønninger/priser. Alle kostnader skal fremkomme i budsjettet. Det innebærer at lønnskostnader til 12 500 sluttbrukere for den tiden de læres opp er medtatt (som i foranalysen). I andre prosjekter som gjelder innføring av DIPS i Norge er ikke lønnskostnadene til sluttbrukerne ved opplæring medtatt. I foranalysen ble lønnskostnader for frikjøpt personell fra Oslo universitetssykehus HF regnet som brutto lønn uten pensjon og sosiale kostnader. Det er nå tatt med kostnader til pensjon og sosiale utgifter ved at lønnskostnadene er tillagt 39 %. Totalt omfang av sluttbrukeropplæring er økt med 10 000 timer til opplæring i pleie og omsorgs (PLO) meldinger som ikke var inne i foranalysen. Antall dagsverk (utenom opplæring i PLO meldinger) det er budsjettert med har økt med ca. 3 % fra foranalysen, fra 58767 til 60473. I tillegg kommer 1333 dagsverk som nevnt til opplæring i PLO-meldinger.

Oslo universitetssykehus HF styresak 7/2013 Side 4 av 5 Utvikling/endring i DIPS var ikke budsjettert i foranalysen. Forprosjektet viser (som og påpekt i foranalysen) at dette er helt nødvendig og er nå budsjettert med 5 millioner kroner. Budsjettet for opplæring har økt fra 64 millioner kroner til 104 millioner kroner p.g.a. nevnte økte sats og utvidet sluttbrukeropplæring. Budsjettet for infrastruktur har økt fra 76 millioner kroner til 93 millioner kroner da en trenger ett servermiljø mer enn angitt i foranalysen og noe flere ressurser. Budsjettet for integrasjon har økt fra 35 millioner kroner til 48 millioner kroner da det trenges flere ressurser. Det totale budsjettet har fra foranalysen økt med 80 millioner kroner fra 554 millioner kroner til 635 millioner kroner. Det innebærer en økning på 14 %. Ca. 4 % skyldes lønns-/prisstigning fra 2012 til 2013, altså en reell økning på ca. 10 %. Leveranseprosjekt All prosjektaktivitet knyttet til å planlegge, bygge og levere løsningen karakteriseres som leveranseprosjekt. Det er aktiviteter som leder frem til leveransen. Det er aktivitetene prosjektledelse, prosjektkontor, arkitektur, programvare, teknisk infrastruktur, løsning, integrasjon, konvertering og test. Leveranseprosjektet finansieres av Helse Sør-Øst RHF. Mottaksprosjekt All prosjektaktivitet knyttet til å ta i bruk løsningen i organisasjonen karakteriseres som mottaksprosjekt. Dette er aktiviteter som i hovedsak gjennomføres etter at løsningen er levert og dermed ikke bidrar til å bygge løsningen. Mottaksprosjektet finansieres av Oslo universitetssykehus HF. Det har vært dialog med revisor om klassifisering av opplæringskostnader i prosjektet. I det fremlagte budsjettet er det lagt til grunn at hoveddelen av opplæringskostnadene er en driftskostnad. Oslo universitetssykehus HF vil i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF fortsette dialogen med revisor for å få en nærmere vurdering av om deler av opplæringskostnadene kan klassifiseres som en investering, og dermed fordeles over flere år. Slik budsjettet nå foreligger fordelt mellom investeringer og drift vil gjennomføring av prosjektet isolert sett medføre en økning i driftsutgiftene for Oslo universitetssykehus HF fra 2013 til 2014 på om lag 100 millioner kroner, hovedsakelig knyttet til opplæring. Dette vil for et gitt resultatmål øke utfordringsbildet for drift av sykehuset i 2014 tilsvarende. Risikoer. Prosjektet er svært avhengig av tilstrekkelig og korrekt kompetanse tilgjengelig til rett tid fra de tre samarbeidspartnerne, Oslo universitetssykehus HF, Sykehuspartner og DIPS/Deloitte. Erfaringen fra forprosjektet og fra rekrutteringen til gjennomføringsfasen som nærmer seg fullføring er god. Prosjektet, spesielt konvertering og integrering, er avhengig av bistand med rett kompetanse til rett tid fra tredje parts leverandører. Alle avtaler med tredje parts leverandører er ikke ferdigstilt. Det innebærer at budsjetterte priser er estimater. Det er i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF nedsatt et forhandlingsutvalg som forhandler med en viktig tredje parts leverandør. Forhandlingene pågår. Det

Oslo universitetssykehus HF styresak 7/2013 Side 5 av 5 planlegges hvordan prosjektet kan nå sine mål om forhandlingene ikke fører frem. Prosjektet konkurrerer med andre store prosjekter i Helse Sør-Øst og med andre prosjekter i Oslo universitetssykehus HF om ressurser. Det er derfor viktig at prosjektet samarbeider med andre prosjekter og at prosjektet får nødvendig prioritet av alle involverte, Helse Sør-Øst RHF, Oslo universitetssykehus HF, Sykehuspartner, DIPS/Deloitte og tredje parts leverandører, for å nå målet på tid, kvalitet og kostnad. Det er svært viktig at prosjektet støttes av sykehusets linjeledelse, og at det er forankret ute i klinikkene. Opplæring av 12 500 sluttbrukere og innføring av et nytt PAS/EPJ med nye arbeidsrutiner vil påvirke aktiviteten til Oslo universitetssykehus HF. Hvis produksjonsdato, nå planlagt til 20. oktober 2014, utsettes med mer enn noen få uker, vil den måtte utsettes til ca. 1. mars 2015. Det skyldes at det ikke er mulig å produksjonssette like før eller under tiden for juleturnus. Opplæringen må foregå like før produksjonsdato. Det innebærer en merkostnad på i størrelsesorden 80 millioner kroner for samme leveranse. Behov for risikomargin Det er risiko for at prosjektets samlede kostnader kan overstige prosjektets budsjett (uten risikomargin) på 635 millioner kroner. Det er normalt å budsjettere med påslag for risiko, og det foreslås budsjettert med en risikomargin på 15 %, tilsvarende 95 millioner kroner. Dette gir et totalt budsjett for prosjektet på 730 millioner kroner inkludert risikomargin. Risikomarginen er fordelt med 75 millioner kroner på leveranseprosjektet og 20 millioner kroner på mottaksprosjektet. Fullmakt til disponering av risikomarginen er todelt: Leveranseprosjektet (75 millioner kroner): Disponeres av det regionale Fornyingsstyret eller administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF (avklares senere). Mottaksprosjektet (20 millioner kroner): Administrerende direktør ved Oslo universitetssykehus HF. Det er avtalt dialog med Helse Sør-Øst RHF for å avklare nærmere rutiner for disponering av risikomarginen.