Referat PS møte 3/2015 Programstyret for BIOTEK2021 Dato: Tirsdag 29. september 2015 Sted: Forskningsrådet, Lysaker Til stede: Forfall: Jostein Dalland (møteleder), Jan Buch Andersen, Camilla Røsjø, Sigrid Fossheim, Stig W. Omholt, Hilde Nilsen, Martin Lersch, Rein Aasland, Fern Wickson Ingen Fra administrasjonen: Øystein Rønning (programkoordinator), Jacob Wang, Marianne Nereng, Eirik Normann Sak 23/15 Godkjenning av sakslisten Styreleder hadde i e-post dagen før møtet foreslått å føre opp en ekstra sak på agendaen, nemlig operasjonalisering av nasjonalt senter for digitalt liv som en drøftingssak. Det var i e-posten redegjort for bakgrunnen for dette forslaget. Saken ble vedtatt tatt inn som sak 33/15. Sakslisten ble godkjent, med tilføyelse av sak 33/15 Operasjonalisering av nasjonalt senter for digitalt liv. Sak 24/15 Godkjenning av referat fra PS møte 2/2015 Referatet var allerede blitt godkjent på e-postrunde etter det forrige styremøtet. Det var ingen ytterligere kommentarer til referatet. Sak 25/15 Spørsmål om habilitet Hilde Nilsen, Rein Aasland og Stig Omholt erklærte seg automatisk inhabile i sak 26/15 og forlot møtet under behandlingen av denne saken. Camilla Røsjø ba om en vurdering av en mulig konkurranseinhabilitet i forbindelse med samme sak, men styret anså ikke det å være tilfelle. Hilde Nilsen, Rein Aasland og Stig Omholt er inhabile sak 26/25. Sak 26/15 Bevilgningsvedtak Nasjonalt senter for digitalt liv Saksdokument: Notatet " Bevilgningsvedtak Nasjonalt senter for digitalt liv " var sendt ut sammen med innkallingen Saken gjaldt bevilgning av ledelse- og nettverksprosjekt og av forskerprosjekter, som var utlyst i parallelle utlysninger publisert 27. november 2014 med søknadsfrist 15. april 2015. Behandling av "Ledelse- og nettverksprosjekt". Det kom som forventet inn én søknad til utlysningen, hvor NTNU, UiB og UiO sammen søkte om å utgjøre navet i senteret. Et internasjonalt fagpanel bestående av fire representanter av satsingens international advisory group behandlet søknaden i to omganger;
først i et to-dagers evalueringsseminar hvor søkerne og evaluatorer diskuterte et utkast av søknaden før søknadsfristen, og deretter på bakgrunn av endelig søknad. Fagpanelet støtter finansiering av prosjektet samtidig som de ga gode innspill til forbedringer. Behandling av forskerprosjekt: Administrasjonen redegjorde for søknadsbehandlingen og hvilke vurderinger som lå til grunn for innstillingen. Evalueringsprosedyren omfattet en faglig og en administrativ evaluering, og detaljerte prosedyrer for rangering og prioritering av prosjekter var tidligere vedtatt av programstyret (sak 16/15). I henhold til vedtatt prosedyre ble prosjektene lagt frem for programstyret i tre grupper: Gruppe1: Prosjekter med hovedkarakter 7 innstilles til bevilgning. Det var to prosjekter i denne gruppen. Gruppe 2: Prosjekter med hovedkarakter 6, innstilles til nærmere vurdering. Det var seks prosjekter i denne gruppen. Gruppe 3: Prosjekter med hovedkarakter 5 og lavere, innstilles til avslag. Det var 39 prosjekter i denne gruppen. Først ble prosjektene i gruppe Gruppe 3 avslått samlet. Deretter ble de to prosjektene i Gruppe 1 vedtatt finansiert. Gruppe 2 omfattet seks prosjekter, rangert i henhold til vedtatt prosedyre. Prosedyre for prioritering av prosjekter innad i denne gruppen var vedtatt tidligere (sak 16/15), og skulle ta hensyn til i) at de tre nav-kandidatene fikkminst ett forskerprosjekt, ii) tematisk bredde og iii) ytterligere prosjekter i henhold til rangering. Tilgjengelig budsjett ga rom for finansiering av fire av disse prosjektene. Følgende temaer var gjenstand for diskusjon: Mulighet for å øke bevilgningsrammen for å finansiere flere prosjekter. Forskerprosjektene som er foreslått til innstilling dekker i ulik grad sektorene hvor bioteknologi anvendes. Styret ønsker at dette følges opp med tanke på fremtidige utlysninger. Basert på søknadskvalitet også i avslåtte prosjekter ønsker styret at administrasjonen igangsetter vurdering av fremtidig utlysning for flere prosjekter som del av satsningen forholdvis raskt. Behov for å engasjere næringsliv i senteret så snart som mulig. Når det gjelder ledelse- og nettverksprosjektet diskuterte styret hvordan senteret best kan operasjonaliseres for å fungere som ett integrert senter. Dette ble behandlet videre som egen sak i dette møte (sak 33/15). 1. Ledelses og nettverksprosjektet innstilles til bevilgning med søkt beløp (48,987 mill kr). Det forutsettes at søknaden blir revidert i tråd med signaler for operasjonalisering av senteret som blir gitt i sak 33/15. 2
2. Alle forskerprosjekter i gruppe 3 (5 eller lavere i hovedkarakter) avslås samlet. 3. Begge prosjektene i gruppe 1 (7 i hovedkarakter) innvilges samlet. 248869 NTNU 22,795 mill kr 248885 SINTEF 27,575 mill kr 4. Fire prosjekter fra gruppe 2 (6 i hovedkarakter) får bevilgning: 248792 NMBU 37,883 mill kr 248828 UiO 39,770 mill kr 248840 UiB 38,317 mill kr 248872 NTNU 24,771 mill kr De øvrige prosjektene i gruppe 2 blir avslått. 5. For alle prosjekter som får bevilgning gjelder forutsetninger slik det fremkommer i de enkelte innstillingsdokumentene.. Sak 27/15 Prosedyre for behandling av søknader til optimaliseringsmidler Saksdokument: Notatet " Prosedyre for behandling av søknader til optimaliseringsmidler " var sendt ut sammen med innkallingen Prosjektene vil bli vurdert ut fra vurderingskriterier besluttet tidligere (fra sak 18/15): Følgende kriterier blir vurdert av eksterne eksperter Relevans i forhold til optimalisering og bioteknologi Teknologisk høyde Kommersielt potensial Prosjektgjennomføring Samfunnsmessig relevans og involvering Følgende kriterier blir vurdert administrativt: Forankring i vertsorganisasjon Forankring hos TTO Kjønnsbalanse Etikk og Miljø Det ble lagt frem et forslag til prosedyre som avviker fra tidligere prosedyre på to vesentlige punkter: 1. Ekspertvurdering i to trinn: Hver søknad får tildelt 3-5 individuelle eksperter som skal evaluere søknaden i trinn 1. Ekspertene fastsetter sine karakterer for de ulike kriteriene på individuell basis. Det skal foreligge vurdering fra minst 3 eksperter for hver søknad før utvelgelse. Administrasjon sammenstiller ekspertenes vurdering og rangerer søknadene basert relevans og gjennomsnitt av karakterene på de fire kriteriene som skal vurderes. De mest relevante søknadene (karakter A) med gjennomsnitt av karakterene på minst 4,0 blir invitert til trinn 2 som er panelbehandling. Her blir søknadene presentert for panelet av søker, etterfulgt av en paneldiskusjon med ekspertene for hvert prosjekt. Panelet setter så karakteren på de fire kriteriene basert på konsensus. 3
Søknader der de individuelle karakterene spriker veldig blir også invitert til panelbehandlingen. De søknadene som ikke kommer videre til runde 2 med fagpanel vil få en forenklet behandling og bli avslått allerede på dette stadiet. 2. Fastsettelse av hovedkarakteren blir basert på gjennomsnitt av karakterene fra ekspertpanelet supplert med administrasjonenes vurdering av de fire andre kriteriene. Søknader med samme hovedkarakter rangeres innbyrdes etter konsensus karakter for følgende vurderingskriterier i prioritert rekkefølge: 1. Kommersielt potensial 2. Samfunnsmessig relevans og involvering 3. Prosjektgjennomføring 4. Teknologisk høyde Hvis to (eller flere) søknader fortsatt er like etter denne rangeringen skal kvinnelige prosjektledere prioriteres. Denne prosedyren er lagt tett opp til den prosedyren som FORNY2020 benytter i sin søknadsbehandling. Styret var svært positiv til disse endringene i prosedyre, spesielt ved at opplegget med intervju er en form for "rebuttal", som vil være svært viktig. Alle søknader som ikke kommer til runde to med full panelbehandling blir avslått og kan få melding om dette før neste programstyremøte. Administrasjonen legger frem innstillingene til de øvrige prosjektene for behandling i Programstyret gruppevis slik det er beskrevet i saksfremlegget. Sak 28/15 Utvidelse av optimaliseringsprosjekt Saksdokument: Notatet " Optimalisering Søknad om utvidelse " var sendt ut sammen med innkallingen. Det har kommet inn 1 søknad fra NMBU der det søkes om utvidelse av optimaliseringsprosjektet " Developing Novel Application Routes for Chito- Oligosaccharides Produced from the Marine Biopolymer Chitin". Det ble avhold et statusmøte med prosjektet, BIOTEK2021 og FORNY2020 i mars 2015 der det ble gitt anbefalinger om hva som måtte til for å nærme seg en FORNY søknad. I september 2015 ble det holdt et møte med samme deltagere for å vurdere om de var aktuelle for å søke en utvidelse av optimaliseringsmidlene og om en slik utvidelse ville styrke en verifiseringssøknad. FORNY2020 mente at dette var et godt prosjekt og ga spesifikke anbefalinger for videre å styrke søknaden, noe som reflekteres i milepælene i søknaden om utvidelse. 4
Styret mente at søknaden oppfylte de krav og forutsetninger som er gitt i utlysningen. Det bevilges 1 mill kr til utvidelse av prosjekt 226280, men prosjektbeskrivelsen må revideres slik det er beskrevet i saksfremlegget. Sak 29/15 Deltakelse i diverse ERA-nettutlysninger Saksdokument: Notatet " Deltakelse i diverse ERA-nettutlysninger (v.2) " var sendt ut sammen med innkallingen. Denne saken gjaldt: Deltakelse i en ny utlysning i ERA-IB2 (call 7). Denne utlysningen er en fellesutlysning mellom ERA-IB2, ERASynBio og ERA-MBT. Deltakelse i ERA-MBT (call 2) Deltakelse i den nye typen ERA-nett under Horisont 2020, ERA Cofund innenfor bioteknologi som blir lyst ut fra Horisont 2020 nå i høst. Tilleggsmidler til utlysningene i ERA-MBT og ERACoSysMed der prosjekter med norske deltakere ligger svært godt an og det norske budsjettet kan bli begrensende for hvor mange prosjekter som kan bli innvilget. Styret uttrykte tilfredshet med at norske forskere lyktes godt i enkelte ERAnettutlysninger. Det var viktig å støtte disse med ekstra midler. 1. BIOTEK2021 deltar i: a. Den femte fellesutlysningen i regi av ERA-IB2 (call 7) med 15 mill kr. b. Den andre fellesutlysningen i ERA-MBT med 20 mill kr c. ERA Cofund biotech med 15 mill kr. 2. BIOTEK2021 utvider rammene til a. ERA-MBT call 1 med 10 mill. kr og tillater subkontrahering av deler av beløpet til utenlandske partnere. b. ERACoSysMed call 1 med 8 mill. kr 3. Av den totale rammen på 68 mil kr til disse deltakelsene ansees 43 mill kr å være videreføring av allerede avsatte midler mens 25 mill kr er nye midler fra årets handlingsplan. Sak 30/15 Læringsplattform store prosjekter Saksdokument: Notatet " Læringsplattform store prosjekter " var sendt ut sammen med innkallingen. Basert på oppsummeringen fra workshopen 18. august foreslo administrasjonen at det skulle arbeides videre med dedikerte opplegg for: Midtveisvurderingen av prosjektene. Det bør her fokuseres på om prosjekttypen gir oss det vi ønsker. Kurs for prosjektledere og prosjektkoordinatorer/administrativ støtte om verktøy og rutiner for ledelse og oppfølging av denne type prosjekter. 5
Kompetanseheving av forskere i IPR. Dette er viktig bl. a. i forbindelse med forhandlinger om samarbeidsavtaler. Heving av RRI-kompetanse, spesielt for yngre forskere og stipendiater, gjerne i form av et dagsseminar (etter modell av NANO2021) Styret uttrykte tilfredshet med at proskjektformen er godt mottatt, men ser klart de store utfordringene som ligger i utøvelsen av den. Styret støtter administrasjonen i de foreslåtte temaene, men ønsket at kompetanseheving innen kommersialisering skulle føyes til på listen. Kompetanseheving innen RRI var noe som måtte tilbys alle i prosjektene og ikke bare de yngre forskerne. Administrasjonen utarbeider innhold og iverksetter de foreslåtte oppleggene, med tilføyelse av kompetanseheving innen kommersialisering som eget punkt, i læringsplattformen Sak 31/15 Orienteringssaker 31.1 Planlagt fellesutlysning innenfor bioøkonomi 31.2 Kompetanseheving i optimaliseringsprosjekter 31.3 Nytt programstyre Sak 32/15 Eventuelt Eirik Normann orienterte om bakgrunnen om hvorfor han går av som avdelingsdirektør. Referatet skal denne gangen godkjennes pr e-post i etterkant av møtet. Etter utsendelse gis styremedlemmene 7 dager på å kommentere og godkjenne utkastet. Dette fordi at dette er det siste møtet for det sittende styret. De styremedlemmene som går ut av styret ble takket for innsatsen under den påfølgende middagen. Sak 33/15 Operasjonalisering av Nasjonalt senter for digitalt liv. Saksdokument: Styreleder hadde sendt ut e-post dagen før møtet med bakgrunnen for at saken ble ønsket tatt opp i møtet som en drøftingssak. Styreleder innledet med å vise til utlysningens ambisjon om å etablere ett integrert senter på tvers av fag og institusjoner og ikke et løst nettverk av prosjekter, og inviterte til en diskusjon om hvordan dette kunne operasjonaliseres. Noe av hensikten var også at styret skulle gi administrasjonen noen signaler om hvordan dette burde operasjonaliseres. Styret mente følgende punkter var viktige å forholde seg til: Det ble stilt spørsmål ved om foreslått ledelse- og styringsstruktur var for fragmentert for å kunne få senteret til å fungere optimalt som ett samlet senter. Styret mente styringsstrukturen bør avklares tydeligere vedrørende senterledelsens myndighet, og at dette ville være et viktig suksesskriterium for senteret. Evalueringsrapporten fra IAG-utvalget har 6
gode innspill i denne sammenheng og styret ba om at disse punktene ble adressert spesifikt i det videre arbeidet med etableringen. Institusjonene har tatt et godt eierskap til Digitalt liv satsingen og foretar selv store og langsiktige investeringer med faste stillinger osv. Et godt samarbeid mellom institusjonene er i ferd med å etableres, og det er viktig å la institusjonene utvikle en styringsform som fungerer godt for miljøene. Administrasjonen bes gå inn i en prosess med nav/nodeinstitusjonene i den hensikt å få senteret til å fremstå som mest mulig enhetlig for å kunne bli et "fyrtårn" i tråd med intensjonen for Digitalt liv satsingen. Administrasjonen tar med seg innspillene fra styret i prosessen med å operasjonalisere Nasjonalt senter for digitalt liv. Styret orienteres på et senere møte, og ønsker å bli involvert i den videre etableringen av struktur for senteret. 7