1 BÆRUM KOMMUNE KOMMUNEREVISJONEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: 03.11.2010 N-011.7 10/15718 10/190460 Saksbehandler: Morten Mjølsnes Behandlingsutvalg Møtedato Saksnr. Kontrollutvalget 15.11.2010 051/10 Kommunestyret 01.12.2010 061/10 RÅDMANNENS OPPFØLGING AV RAPPORTEN ETTERLEVES ANSKAFFELSESREGLENE? VIKTIGE PUNKTER I SAKEN: Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten Etterleves anskaffelsesreglene i mars 1 : Rapporten avdekket alvorlige brudd på anskaffelsesregelverket hos flere av kommunens tjenestesteder. Kommunestyret vedtok bl.a.: Kontrollutvalget bes legge frem en ny melding til kommunestyret innen utgangen av året om forholdet. Kontrollutvalget vedtok i juni som oppfølging av dette vedtaket 2 : Revisjonen bes gjennomføre en forvaltningsrevisjon om etterlevelse av anskaffelsesreglene med spesiell vekt på: 1. Er rådmannens oppfølgingstiltak faktisk gjennomført? 2. Hvordan blir anskaffelsene fulgt opp? I denne saken gir revisjonen sin vurdering av om rådmannens oppfølgingstiltak av rapporten om etterlevelse av anskaffelsesregelverket faktisk er gjennomført, pkt 1. Punkt 2 med vurdering av hvordan anskaffelsene blir fulgt opp, er en ny større undersøkelse knyttet til andre sider ved kommunens anskaffelser. Rapporten fra denne undersøkelsen legges frem i egen sak i et senere møte. Under behandlingen av forvaltningsrevisjonsrapporten Etterleves anskaffelsesreglene? vedtok kontrollutvalget å be rådmannen iverksette nødvendige tiltak 3. Rådmannen meldte tilbake om en rekke tiltak som ville bli iverksatt knyttet til anbefalingene 4. 1 Kommunestyret møte 03.03.10 sak 008/10 Forvaltningsrevisjonsrapport Etterleves anskaffelsesreglene. 2 Kontrollutvalget møte 07.06.10 sak 024/10 Kontrollutvalgets oppfølging av kommunestyrevedtak: Etterleves anskaffelsesreglene?
2 Rapporten Etterleves anskaffelsesreglene? inneholdt seks anbefalinger til hva som kan gjøres for å redusere risikoen for nye brudd på anskaffelsesregelverket: 1. Rådmannen bør etablere et system for kontroll med faktisk etterlevelse av regelverket. 2. Rådmannen bør klargjøre reglene for unntak i innkjøpshåndboka. Rådmannen bør også vurdere å innføre en intern kvalitetssikringsrutine for beslutninger om unntak. 3. Rådmannen bør avklare hva slags bistand tjenestestedene kan få fra Anskaffelsesenheten. 4. Rådmannen bør vurdere om visse kurs i anskaffelsesregelverket skal gjøres obligatorisk for kommunens tjenesteledere og ansatte med innkjøpsfullmakt. 5. Rådmannen bør vurdere tiltak for å sikre bruk av anskaffelsesprosessen i WebSak i forbindelse med større anskaffelser til kommunen. 6. Rådmannen bør følge opp de tjenestestedene hvor denne rapporten viser avvik og påse at anskaffelsene blir i samsvar med regelverket. Revisjonen har i sine undersøkelser av rådmannens oppfølging, gjennomgått all relevant dokumentasjon i websak, og innhentet ytterligere opplysninger og dokumentasjon fra anskaffelsesenheten og fra aktuelle tjenestesteder. Revisjonen har også fått orientering fra rådmannen om status for oppfølging av planlagte og iverksatte tiltak 5. Samlet vurdering Revisjonen mener rådmannen i all hovedsak har gjennomført de tiltak som ble angitt som oppfølging av anbefalingene. Revisjonen mener de viktigste anbefalingene er fulgt godt opp og vil særlig framheve rådmannens gjennomførte internkontroller, etablering av et system for stikkprøvekontroll av anskaffelser og innstramming i praktiseringen av unntaksbestemmelsene i anskaffelsesregelverket. Rådmannen vil satse videre på å bygge opp kompetansen ved hvert enkelt tjenestested, noe revisjonen mener kan bidra til bedre etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Revisjonen mener økt bistand fra Anskaffelsesenheten kan være et kostnadseffektivt og enkelt virkemiddel for å bidra til sikre anskaffelser. Revisjonssjefens forslag til vedtak: 1. av rådmannens oppfølging av vedtaket tas til orientering. 2. Kontrollutvalget forventer ingen ytterligere oppfølging av sitt vedtak i sak 004/10. 3. Saken oversendes kommunestyret. Per-Martin Svendsen 3 Kontrollutvalget møte 08.02.10 sak 004/10 Forvaltningsrevisjonsrapport Etterleves anskaffelsesreglene? 4 Rådmannens høringssvar på rapporten av 01.02.10, notat til ordføreren av 22.02.10, samt svarbrev av 09.04.10 til revisjonen. 5 Rådmannens brev til revisjonen av 10.08.10 og av 17.09.10.
3 KONT-051/10-15.11.2010 Vedtak: 1. av rådmannens oppfølging av vedtaket tas til orientering. 2. Kontrollutvalget forventer ingen ytterligere oppfølging av sitt vedtak i sak 004/10. KONT-051/10-15.11.2010 Innstilling: Saken tas til orientering BEHANDLINGEN I KOMMUNESTYRET Votering: Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt, KST-061/10-01.12.2010 Vedtak: Saken tas til orientering. Odd Reinsfelt ordfører
4 REDEGJØRELSE Vi gjengir rapportens seks anbefalinger. Etter hver anbefaling følger rådmannens planlagte tiltak, hva som er gjennomført og revisjonens vurdering av oppfølgingen. Anbefaling 1 Rådmannen bør etablere et system for kontroll med faktisk etterlevelse av regelverket. - Etablere en systemsatt stikkprøvekontroll utført av Anskaffelsesenheten, skal være etablert innen første halvår 2010. - Etablere ny fullmaktsstruktur som rådmannen vil følge opp at etterleves i praksis. - Gjennomføre internrevisjoner innenfor anskaffelsesområdet (anskaffelser over100.000 kr) innen juni 2010. Rådmannen er i gang med å etablere et system for stikkprøvekontroll utført av Anskaffelsesenheten. Planen er at Anskaffelsesenheten skal utarbeide halvårlige, eventuelt årlige, oppsett over stikkprøver som skal gjennomføres neste halvår. Halvårsplanene skal sendes til rådmannen for godkjenning. Rådmannen har utformet et mandat til anskaffelsesenheten for gjennomføring av stikkprøvekontrollene 6. Stikkprøvene skal defineres ut fra: sannsynlighetsvurderinger, risikomessige hensyn og rådmannens særskilte oppdrag (ved behov). Halvårsplanen for stikkprøvekontroll høsten 2010 er den første som er utarbeidet og er godkjent av rådmannen. Fokuset i kontrollen er på den nyetablerte fullmaktstrukturen. Stikkprøvekontrollen vil bestå av en undersøkelse av seks kontrakter som kommunen nylig har inngått 7. Resultatene fra stikkprøvene skal rapporteres til rådmannen Ny fullmaktsstruktur er etablert og ble meddelt kommunalsjefene og direktørene i tildelingsbrev av 04.02.10. For å følge opp at den nye fullmaktsstrukturen etterleves i praksis har rådmannen lagt inn den nye fullmaktstrukturen i Innkjøpshåndboken. I tillegg er den nye fullmaktsstrukturen, som allerede nevnt, fokus for første plan for den systemsatte stikkprøvekontrollen. Rådmannens internrevisjoner våren 2010 er gjennomført innenfor anskaffelsesområdet og fokuserte på større anskaffelser 8. Revisjonen har sett gjennom rapportene og samlerapporten fra disse internrevisjonene. Vi har sett rapporter fra gjennomganger av 9 enheter/områder. Disse er utført av internrevisjonsgrupper bestående av 2-3 personer. Hver rapport har sett på utvalgte aktuelle anskaffelser over 100 000. Så langt revisjonen kan se oppfyller internrevisjonene sin funksjon og har avdekket viktige og konkrete avvik. Vi mener rådmannens planlagte tiltak knyttet til denne anbefalingen er iverksatt. 6 Mandat stikkprøvekontroll, J.postID: 10/49409. 7 Stikkprøvekontroll anskaffelser plan for 2. halvår 2010, J.postID: 10/77336. 8 Arkivsaksnr 10/8279.
5 Anbefaling 2 Rådmannen bør klargjøre reglene for unntak i innkjøpshåndboka. Rådmannen bør også vurdere å innføre en intern kvalitetssikringsrutine for beslutninger om unntak. - Klargjøre reglene for unntak i innkjøpshåndboka. - Ved vurdering av unntak skal Anskaffelsesenheten, eller Kommuneadvokaten kontaktes for å kvalitetssikre unntaksvurderingen i protokollen. Deretter skal alle unntak godkjennes av rådmannen. I Innkjøpshåndbokens kap. 1.1 er det lagt til følgende tekst: Unntak i Innkjøpshåndboken skal vurderes konkret og dokumenteres i protokoll for anskaffelsen i hver enkelt sak. I forbindelse med vurdering av unntak skal Anskaffelsesenheten eller Kommuneadvokaten kontaktes for å kvalitetssikre unntaksvurderingen i protokollen 9. Det er med andre ord gjort en innstramming av rutinene for praktiseringen av unntaksbestemmelsene i anskaffelsesregelverket, og etablert en rutine for kvalitetssikring. Vi mener rådmannens planlagte tiltak er iverksatt. Revisjonen vil kun påpeke at den første setningen i teksttillegget kunne vært klarere formulert 10. 9 Innkjøpshåndboka punkt 1.1, nr.4, fjerde kulepunkt. 10 En mulig omformulering kan være: Dersom en mener anskaffelsen er unntatt anskaffelsesregelverket skal dette vurderes konkret og dokumenteres i anskaffelsesprotokollen for hver enkelt sak.
6 Anbefaling 3 Rådmannen bør avklare hva slags bistand tjenestestedene kan få fra Anskaffelsesenheten. - Rådmannen var av den oppfatning at dagens ansvars- og rollefordeling er hensiktsmessig. - Videre ville rådmannen, innen 1. juli 2010 vurdere hvilken innsats som vil ha størst effekt for å sikre at anskaffelser utføres i tråd med lov- og regelverk for tjenestestedene som sjelden foretar større anskaffelser. Ifølge rådmannen er det få (ca. 50) tjenestesteder som gjennomfører flere store anskaffelser (over 500.000 kr) årlig, mens over 150 tjenestesteder har anskaffelser over 100.000 kr. På den bakgrunn vurderer rådmannen følgende: For å sikre at anskaffelser utføres i tråd med anskaffelsesregelverket, mener rådmannen det vil gi størst effekt å fortsette ansvarliggjøringen slik at alle tjenestesteder selv dokumenterer sine anskaffelser med verdi over 100 i WebSak. Anskaffelsesenheten skal tilby opplæring/kurs som også baserer seg på bruk av WebSak. Ved å lære seg WebSakprosessen for anskaffelser fra og med 100 vil tjenestestedene bli bedre rustet til å håndtere også større anskaffelser. Følgende vurderinger lå til grunn for revisjonens anbefaling i rapporten Etterleves anskaffelsesreglene? 11 : For tjenestesteder som sjelden foretar større anskaffelser vil det kunne være en stor utfordring å sikre tilstrekkelig kompetanse i egen enhet. Anskaffelsesregelverket oppleves som komplisert og flere har uttrykt ønske om mer bistand fra Anskaffelsesenheten i forbindelse med store anskaffelser. Det kan derfor reises spørsmål ved om det er hensiktsmessig at slike tjenestesteder selv skal utføre større anskaffelsesprosesser. Revisjonen mente rådmannen burde vurdere om tjenestesteder som sjelden gjør store anskaffelser kunne få mer bistand fra Anskaffelsesenheten. Rådmannen har vurdert hvilke tiltak som vil ha størst effekt for å sikre at anskaffelser utføres i tråd med lov- og regelverk. Revisjonen registrerer at rådmannen ikke har iverksatt tiltak i forhold til vår anbefaling. Rådmannen vil satse videre på å bygge opp kompetansen ved hvert enkelt tjenestested, noe revisjonen mener kan bidra til bedre etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Revisjonen mener økt bistand fra Anskaffelsesenheten kan være et kostnadseffektivt og enkelt virkemiddel for å bidra til sikre anskaffelser. 11 Forvaltningsrevisjonsrapporten Etterleves anskaffelsesreglene? side.21-22.
7 Anbefaling 4 Rådmannen bør vurdere om visse kurs i anskaffelsesregelverket skal gjøres obligatorisk for kommunens tjenesteledere og ansatte med innkjøpsfullmakt. - Flere av kursene vil bli gjort obligatoriske, i første omgang for tjenesteledere og enhetsledere, dvs. de som har fullmakt til å foreta anskaffelse. Opplæring av disse vil bli gjennomført innen utgangen av 2010. Revisjonen har hentet inn kursoversikter og andre relevante opplysninger fra Anskaffelsesenheten 12. Det er planlagt et 3-timerskurs spesielt tilpasset for tjenestelederne. Kurset inngår som en del av Lederskolen og er obligatorisk for alle tjenesteledere. Planlagt kursdato var 20.oktober 2010 og skal nå være gjennomført. Vi mener rådmannens planlagte tiltak i hovedsak er iverksatt. Rådmannen opplyste at flere av kursene ville bli gjort obligatoriske. Så langt er det planlagt ett nytt kurs som skal være obligatorisk for tjenestelederne. Anbefaling 5 Rådmannen bør vurdere tiltak for å sikre bruk av anskaffelsesprosessen i WebSak i forbindelse med større anskaffelser til kommunen. - Det er utviklet et nytt 1-dags kurs som kombinerer teori og praktisk bruk av WebSak. - Utvikle nytt 3 timers kurs for anskaffelser med verdi over 100.000, hvor også praktisk bruk av WebSak vil inngå, innen 1. oktober. Revisjonen har hentet inn kursoversikter og andre relevante opplysninger fra Anskaffelsesenheten 13. 1-dagskurset er innført. Kurset ble avholdt seks ganger før sommeren (jan - mai) og hadde totalt 39 deltakere. Høsten 2010 skal kurset holdes på en månedlig basis. Kursplan for 3-timerskurset er laget, og det er planlagt å holdes på en månedlig basis ut 2010. 12 Brev fra anskaffelsesenheten av 08.09.10. 13 Brev fra anskaffelsesenheten av 08.09.10.
8 Revisjonen mener rådmannens planlagte tiltak er iverksatt. Anbefaling 6 Rådmannen bør følge opp de tjenestestedene hvor denne rapporten viser avvik og påse at anskaffelsene blir i samsvar med regelverket. - Gjennomføre obligatorisk kurs for tjenestesteder med avvik. Samtlige kurs skal være gjennomført innen 1. juni 2010. - Distribuere oversikter som viser alle anskaffelser som er utbetalt i 2009 på tjenestesteder med avvik til tjenestelederne det gjelder, innen 1. juni 2010. Revisjonen har vært i kontakt med fem av de åtte tjenestestedene det gjaldt (tre klarte vi ikke å få kontakt med bl.a. pga omorganiseringer). Vi ba om tilbakemelding på om de har deltatt på et slikt kurs, og om de fra rådmannen har mottatt en oversikt som viser alle anskaffelser som er utbetalt i 2009. Fire av de fem opplyser at de har fått innkalling og deltatt på kurs, mens én opplyser at vedkommende kun har mottatt innkalling til et informasjonsmøte, og at ingen fra tjenestestedet har deltatt på noe kurs. Kun en av de fem forespurte opplyser å ha mottatt oversikt over alle anskaffelser utbetalt i 2009. Revisjonen mener rådmannen i hovedsak har gjennomført de planlagte tiltakene. Revisjonen ser at alle de aktuelle tjenestelederne ikke gjennomført kurset og at rådmannen ikke har sendt ut oversikt over alle anskaffelser til tjenestesteder med avvik.