Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 13/156 Møtedato/tid: 02.12.2013, kl. 10:00 Møtested: Rådhuset, kommunestyresalen Møtedeltakere: Oddvar M. Lian, leder John Geir Stølan, nestleder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Forfall: Andre møtende: Kopi: Varamedlem 1 og 2 til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 25.11.2013 Oddvar Lian (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek

Sakliste 035/13 036/13 037/13 038/13 039/13 040/13 041/13 042/13 043/13 044/13 045/13 046/13 047/13 048/13 Godkjenning av protokoll fra møte den 07.10.2013 Forvaltningsrevisjon - Spesialundervisning - Orientering til kontrollutvalget Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling - Tilbakemelding fra rådmannen Orientering til kontrollutvalget vedr. innhenting av pristilbud på skogsrydding Orientering til kontrollutvalget vedr. bygging av Hemnsjel oppvekstsenter Sikkerhet på skoleturer - Orientering til kontrollutvalget Statsarkivets tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune Orientering til kontrollutvalget Tilsynsrapport vedr. brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid - Orientering til kontrollutvalget Den finansielle revisjonen i Snillfjord kommune - Orientering fra revisor Avtaler mellom Kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Forslag til møteplan for 1. halvår 2014 Referatsaker Eventuelt

Godkjenning av protokoll fra møte den 07.10.2013 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 02.12.2013 Saksnr 035/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/156-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 07.10.2013 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 07.10.2013 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll.

Forvaltningsrevisjon - Spesialundervisning - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr Eva J. Bekkavik 216, &58 11/116-13 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget E-post fra rådmannen, datert 25.09.2013 Utrykte vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning 2. Kontrollutvalgets sak 31/2011 Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning (kontrollutvalgets møte 22.08.2011). 3. Kontrollutvalgets sak 6/2012 Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning rådmannens oppfølging (kontrollutvalgets møte 13.02.2012). 4. Kontrollutvalgets sak 38/2012 Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning Tilbakerapportering fra rådmannens (kontrollutvalgets møte 03.12.2012). Saksutredning På kontrollutvalgets møte den 22.08.2011 i sak 31/2011 ble forvaltningsrevisjonsrapporten Tilpasset opplæring og spesialundervisning behandlet. På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor gjorde under denne forvaltningsrevisjonen så har revisor kommet med anbefalinger i rapportens pkt. 7.2. I kontrollutvalgets forslag til vedtak i kommunestyret ble det blant annet bedt om en tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp fra rådmannen sin side, tilbakemelding skulle gis innen utgangen av desember 2011. Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten. Forvaltningsrevisjonen har belyst tre problemstillinger: 1. Hvordan praktiserer kommunen tilpasset opplæring gjennom den ordinære undervisningen? 2. Skjer tildeling av spesialundervisning i samsvar med intensjonene i regelverket? 3. Er det etablert rutiner for samhandling mellom barnehager, skole og PP- tjeneste som sikrer tidlig innsats?

Revisjonens konklusjon Problemstilling 1: Hvordan praktiserer kommunen tilpasset opplæring gjennom den ordinære undervisningen? Revisor vil generelt konkludere med at kommunen har kjennskap til prinsippet om tilpasset opplæring, undervisningen som gis i kommunen bygger også på denne forutsetningen og rektorene gjennomfører tilpasset opplæring for sine skoler i samsvar med dette. Men det er rom for forbedring, og da særlig med tanke på involvering fra skoleeier i en systematisk tilnærming til tilpasset opplæring helhetlig i kommunen. Det som savnes er å utarbeide målsettinger for tilpasset opplæring og rapportere på disse i et helhetlig system til skoleeier. Dette med tanke på den ordinære undervisningen tilpasses de behovene elevene har og skoleeier arbeider systematisk for å sikre at undervisningen i størst mulig grad utføres i samsvar med intensjonene til regelverket. Det er viktig for skolene og skoleeier har høy bevissthet i valg av virkemidler i den ordinære undervisningen da dette kan ha betydning for behovet for spesialundervisning senere i undervisningsløpet til elevene. Vi ser at det er en sammenheng mellom antall enkeltvedtak om spesialundervisning og muligheten skolene har til å drive tilpasset opplæring i undervisningen som gis. En opprettholdelse eller ytterligere økning av enkeltvedtak for spesialundervisning, kan få som konsekvens at skolene i mindre grad greier å opprettholde/øke graden av tilpasset opplæring, som vi har sett i denne undersøkelsen. Det er derfor viktig at kommunen som skoleeier har en aktiv rolle i å følge med utviklingen fremover i et systemfokus både med målsettinger, rapportering, evaluering og tiltak for å tilpasse opplæringen med fokus på elevenes behov. Problemstilling 2: Skjer tildeling av spesialundervisning i samsvar med intensjonene i regelverket? Undersøkelsen viser at kommunen har prosedyrer og rutiner for hvordan vedtak om spesialundervisning fattes og det er vårt inntrykk at disse følges. Dette er med å sikre at enkeltvedtak for spesialundervisning fattes i samsvar med intensjonene til regelverket. Men om dette skjer i hver enkelt sak kan vi ikke konkludere med innenfor rammen av denne forvaltningsrevisjonen. Det har kommet frem informasjon om at tidsfrister og spesifisering av vedtak ikke praktiseres i samsvar med regelverket noe kommunen må se nærmere på. Vi ser at det rapporteres om andel vedtak for spesialundervisning til skoleeier noe som er positivt, men stiller spørsmålet om skoleeier i denne sammenheng ivaretar det systematiske arbeidet god nok. Vi savner at det settes mål og at det rapporteres på disse i et helhetlig system til skoleeier, slik at dette er i samsvar med kravene i opplæringsloven. Problemstilling 3: Er det etablert rutiner for samhandling mellom barnehager, skole og PP- tjeneste som sikrer tidlig innsats? Gjennom undersøkelsen har revisor sett at PP-tjenesten, barnehager og skoler har kjennskap til prinsippet om tidlig innsats og at det i større grad settes i gang tiltak for barn med klare behov i dag enn tidligere. Det er etablert flere rutiner som sikrer samhandling mellom de involverte parter i dette arbeidet. Men det er fortsatt rom for forbedring i barnehagene for tidlig innsats, spesielt for barn med bekymringer som ikke er klart definert. Dette gjelder både for samhandling med PP-tjenesten og for å sette i gang tiltak og hjelp til barna slik at kommunen ivaretar intensjonen med tidlig innsats. I denne sammenheng savnes et fagforum hvor alle

ansatte i barnehagene deltar, for å sikre at de har et felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. Revisors anbefalinger: På bakgrunn av vurderinger og konklusjoner i undersøkelsen vil revisor anbefale kommunen å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen, da denne har en høy andel i kommunen sammenlignet med andre. I tillegg sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet, noe som mangler i dag. Politisk behandling: Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 31/2011: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 7.2. - å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: - vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. - gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av desember 2011. Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte 06.10.2011 i sak 53/2011 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 7.2. - å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: - vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. - gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av desember 2011.

Rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget I brev av 01.02.2012 har rådmannen gitt en grundig tilbakemelding på revisjonens anbefalinger i pkt. 7.2 samt kommunestyrets tillegg til revisors anbefalinger i rapporten. Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding i møte den 13.02.2012 i sak 6/12. Utvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Kontrollutvalget ønsker en ny muntlig orientering på sitt første møte etter sommeren 2012. På grunn av mange saker til kontrollutvalgets møte 26. september ble rådmannens orientering utsatt til utvalgets møte i desember. Utvalget vedtok følgende i sak 31/12 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune: Kontrollutvalget ønsker orientering om status vedr. Kommunestyresak 53/2011 Forvaltningsrevisjon - Tilpasset opplæring Rådmannen ble i brev av 12.11.2012 bedt om å gi en ny orientering i kontrollutvalgets møte 03.12.2012. Åge Røe, kommunalsjef oppvekst, orienterte kontrollutvalget og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget sa seg godt fornøyd med orienteringen, men ønsker fortsatt å følge opp saken fremover. Kontrollutvalget gjorde følgende vedtak i sak 38/12: Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha saken til oppfølging Rådmannen er i brev av 24.09.2013 bedt om å gi en ny orientering i kontrollutvalgets møte 07.10.2013 (følger vedlagt). Rådmannen har i e-post av 25.09.2013 og 23.10.2013 (følger vedlagt) bedt om en utsettelse på tilbakemeldingen til kontrollutvalgets pga. at ingen fra administrasjonen kunne stille i utvalets møte og orientere om saken. På bakgrunn av dette ble orienteringen utsatt til kontrollutvalgets møte i desember. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass anbefalingene som revisor ga i rapportens pkt. 7.2, samt kommunestyrets tillegg til revisors anbefalinger i rapporten, eller om de anser at anbefalingene er gjennomført og kommunestyrets vedtak er fulgt opp.

Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf. 468 51 950 E-post: eva.bekkavik@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 11/116-12 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 24.09.2013 Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget Kontrollutvalget ønsker en orientering om status i oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 53/2011 Forvaltningsrevisjon Tilpasset opplæring. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag 07.10. 2013 kl. 10.00 på rådhuset, kommunestyresalen. Kontrollutvalget har også bedt om en orientering fra komitèleder Morten Myking, rådmannens orientering vil derfor bli lagt etter Myking sin orientering. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Telefon: 468 51 950 Telefaks: 73 86 60 34 Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475

Fra: Kai Terje Dretvik [mailto:kai.terje.dretvik@snillfjord.kommune.no] Sendt: 25. september 2013 16:56 Til: Eva J Bekkavik Kopi: Åge Røe Emne: SV: Orientering til kontrollutvalget! 7. oktober er både Åge og jeg på reise og kan derfor ikke delta i Kontrollutvalget. Det er også høstferie så jeg får problemer med å finne noen andre i skoleverket som kan orientere om dette. Kan saken utsettes til neste møte? kait

Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling - Tilbakemelding fra rådmannen Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 02.12.2013 Saksnr 037/13 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/226-21 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak Vedlegg E-post fra rådmannen, datert 23.10.2013 E-post fra Kontrollutvalgets sekretariat, datert 29.10.2013 Utrykt vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling Kontrollutvalgets sak 27/2012 Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling Kommunestyrets sak 72/2012 Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling Saksutredning På kontrollutvalgets møte den 26.09.2012 i sak 27/2012 ble forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling behandlet. Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten. Revisjon Midt-Norge IKS formulerte følgende problemstilling for prosjektet: Er det lagt til rette for god og effektiv saksbehandling innen rammeområde Teknisk, landbruk og miljø i Snillfjord kommune? Problemstillingen ble besvart ved hjelp av to delproblemstillinger: 1. Er det lagt til rette for god saksbehandling? 2. Er saksbehandlingen i tråd med god forvaltningsskikk? Revisjonens konklusjon Er det lagt til rette for god og effektiv saksbehandling innen rammeområde Teknisk, Landbruk og miljø i Snillfjord kommune? Revisors hovedkonklusjon er at Snillfjord kommune har utfordringer, og at det bare til en viss grad er lagt til rette for å kunne drive god og effektiv saksbehandling. Enheten har god kompetanse og det er stort sett lagt til rette for kompetanseutvikling. Både når det gjelder kompetanseutvikling og opplæring av nytilsatte, ser det ut til at kommunen har noe manglende planmessighet på området. Revisor ser at flere oppgaver ikke blir utført, og det kan se ut til at stor saksmengde og vakanser gjør at kapasiteten kan være noe mangelfull ut i fra dagens forutsetninger. Kommunen oppfyller blant annet ikke lovens krav om å føre tilsyn for å avdekke regelbrudd. Enheten ser for en stor del ut til å mangle et kvalitetssystem hvor det legges vekt på felles rutiner og retningslinjer.

Selv om det er en god kultur for samarbeid, gjør dette at revisor må stille spørsmål ved om den interne kvalitetssikringen er god nok. Det er viktig at ansatte behersker saksbehandlingssystemet og at potensialet i dette utnyttes på en best mulig måte. Det kan se ut til at kommunen kunne tjent på en gjennomgang av fordeling av oppgaver mellom fellestjenesten og TLM. Likeså vil samarbeid og erfaringsutveksling mellom virksomheter/enheter kunne bidra på en positiv måte i organisasjonen. De etiske retningslinjene er ikke levende i det daglige. Revisors inntrykk er allikevel at de ansatte har et bevist forhold til etiske problemområder. Revisors anbefalinger: utarbeide rutiner for kvalitetssikring sørge for at saksbehandlingssystemet fungerer etter hensikten gjennomgå arbeidsprosesser og styringssystem av saksbehandling i TLM for å utnytte kompetanse og kapasitet mer effektivt. legge til rette for samarbeid og erfaringsutveksling virksomhetene i mellom etablerer rutiner for å kunne føre tilsyn med byggesaker Politisk behandling: Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 27/2012: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en muntlig tilbakemelding på utvalgets første møte i 2013 og en ny skriftlig tilbakemelding innen september 2013 Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte 01.11.2012 i sak 72/2012 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en muntlig tilbakemelding på utvalgets første møte i 2013 og en ny skriftlig tilbakemelding innen september 2013 Rådmannens tilbakemelding Kontrollutvalgets sekretariat har i e-post av 08.02.2013 bedt rådmannen om å orientere på kontrollutvalgets møte 19.02.2013. På kontrollutvalgets møte 19.02.2013, i sak 3/2013, ga Mildrid V. Mæhle, personalsjef, en orientering og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Det er gitt opplæring innen arkiv og saksbehandling. Alle med personal og økonomiansvar er nå med på utvidet ledermøte (hver 6. uke) hvor bl.a. saksbehandling er tema. Bemanningen på teknisk avdeling er god. Arbeidsoppgaver blir delegert mer (rendyrker hva hver enkelt skal jobbe med) slik at det er tydeligere hva hver enkelt skal jobbe med. Revisjonens påpekning om at Snillfjord kommune ikke oppfyller lovens krav om å føre tilsyn for å avdekke regelbrudd er det ikke sett noe på enda. Dette vil kontrollutvalget få tilbakemelding på i september 2013.

Det forelå ingen skriftlig tilbakemelding fra rådmannen til kontrollutvalgets møte 7. oktober. Utvalget vedtok følgende i sak 27/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune (møte 07.10.2013): Kontrollutvalget har ikke mottatt noen skriftlig tilbakemelding innen utgangen av september jr. vedtak kommunestyrets sak 72/2012 FR-rapport Saksbehandling. Kontrollutvalget ønsker en tilbakemelding innen 21. oktober 2013. Rådmannen har i e-post av 23.10.2013 (vedlegg) bedt om en utsettelse til 1. desember, kontrollutvalgets leder og nestleder ville ikke gi forlenget frist jf. e-post av 29.10.2013 (vedlegg) Kontrollutvalgets sekretariat har ikke, pr. 25.11.2013, mottatt skriftlig tilbakemelding fra rådmannen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Hvis kontrollutvalget får en orientering fra rådmannen i sitt møte 2. desember, så må utvalget må ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass anbefalingene som revisor ga i rapportens pkt. 6.2. Uteblir tilbakemeldingen så må utvalget ta stilling til om saken skal settes opp til utvalgets første møte i 2014 eller om det skal sendes orientering til kommunestyret om manglende oppfølging av kommunstyrets vedtak i sak 72/2012.

Fra: Kai Terje Dretvik [mailto:kai.terje.dretvik@snillfjord.kommune.no] Sendt: 23. oktober 2013 10:55 Til: oddvarlian@hotmail.com Kopi: Eva J Bekkavik; Roar Grindvold; Egil Arve Hov; Åge Røe; Arild Monsen; Anders Johan Krokstad Emne: Rapportering til kontrollutvalget Kontrollutvalget har bedt om skriftlig rapportering ang 1. oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport saksbehandling 2. godkjenning Hemnskjel oppvekstsenter Av forskjellige årsaker har det ikke vært mulig å overholde de frister som kontrollutvalget har satt. Rapporten om saksbehandling er påbegynt men ikke ferdig skrevet. Rapporten om Hemnskjel skole er ennå ikke påbegynt. Det bes om at det gis en utvidet frist til 1. desember på begge rapportene. Administrasjonen vil forsøke å prioritere arbeidet i siste halvdel av november. Med hilsen Kai Terje Dretvik Rådmann Snillfjord kommune

Fra: Eva J Bekkavik Sendt: 29. oktober 2013 11:21 Til: 'Kai Terje Dretvik'; oddvarlian@hotmail.com; 'John Geir Stoelan' Kopi: Roar Grindvold; Egil Arve Hov; Åge Røe; Arild Monsen; Anders Johan Krokstad Emne: SV: Rapportering til kontrollutvalget Viktighet: Høy Hei Jeg har snakket med kontrollutvalgets leder og nestleder, de ønsker ikke å gi forlenget frist på skriftlig rapportering til kontrollutvalget vedr. Hemnskjel oppvekstsenter og Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling. Begrunnelsen er at frist for tilbakemelding på forvaltningsrevisjon innen saksbehandling i utgangspunktet var 30. september 2013. Begrunnelsen vedr. Hemnskjel oppvekstsenter er at det som etterspørres er historiske dokumenter og ingen ny rapport. Mvh Eva KonSek Midt-Norge IKS www.konsek.no Telefon: 468 51 950 Privat: 907 93 885

Orientering til kontrollutvalget vedr. innhenting av pristilbud på skogsrydding Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 02.12.2013 Saksnr 038/13 Eva J. Bekkavik 033, 12/132-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget Tilbakemelding vedr. innhenting av pristilbud Saksutredning Kontrollutvalget behandlet på sitt møte 7. oktober 2013 sak 026/13 - Orientering til kontrollutvalget vedr. salg av kommunale eiendommer. Kontrollutvalget fikk orientering av Morten Myking, leder komitè I vedr. salg av kommunal eiendom og utbygging av boligfelt. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en skriftlig orientering fra rådmannen innen 30. oktober om hvordan pristilbudene på skogsryddingen i gamle Hyllberget er innhentet (jf. kommunestyrevedtak i sak 49/13) Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Snillfjord kommune (datert 10.10.2013), og bedt om en skriftlig orientering fra rådmannen. Rådmannens skriftlige orientering ble mottatt av kontrollutvalgets sekretariat 29.10.2013 (vedlagt) I formannskapets møte 13.11.2013 (sak 139/13) orienterte rådmannen vedr. prisinnhentingen. Det er fra KOMITE I konkludert med at det ikke er flere aktuelle til å foreta oppdraget. Oppdraget ligger under 100.000. Ordfører foreslo at rådmannen informerer kommunestyret om at arbeidet er igangsatt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens skriftlige orientering. Kontrollutvalget må ta stilling til om de anser orienteringen fra rådmannen som tilfredsstillende eller om utvalget skal følge opp saken videre.

Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf. 468 51 950 E-post: eva.bekkavik@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 12/132-6 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 10.10.2013 Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget På kontrollutvalgets møte 7. oktober 2013 ble det under sak 26/2013 Orientering til kontrollutvalget vedr. salg av kommunale eiendommer, vedtatt å be rådmannen om en skriftlig orientering vedr. innhenting av pristilbud på skogsrydding i gamle Hyllberget. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en skriftlig orientering fra rådmannen innen 30. oktober om hvordan pristilbudene på skogsryddingen i gamle Hyllberget er innhentet (jf. kommunestyrevedtak i sak 49/13). Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur. Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Telefon: 468 51 950 Telefaks: 73 86 60 34 Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475

Notat Til Kopi til Fra: RÅD//KTD Kai Terje Dretvik RÅD//AGE Åge Røe RÅD/TNM/AJM Arild Johan Monsen Roar Santi Grindvold Saksnr./Arkivkode 13/758-613 Sted Snillfjord Dato 25.10.2013 BOLIGPROSJEKT 2013 - TILBAKEMELDING Viser til e-post av 10.10.13, og din anmodning om at jeg tok kontakt med Morten Myking for en redegjørelse mht. hva som har skjedd i forbindelse med skogryddingen på Hyllberget. Morten Myking var innom i dag, og opplyste at dette er et tilbud som komiteen har innhentet. Komiteen har kun forespurt en om tilbud, da det ikke var andre som var ledige. De anså at kostnadene under var under 100 000,-, og at en da kunne gå til direkteanskaffelse uten nærmere tilbudskonkurranse. Kopi av tilbudsbrev er lagt i saksmappa. Komiteen har så gitt muntlig tilsagn ut fra fullmakt til Marius Forren, og anmoder nå Rådmannen om å inngå avtale med denne om arbeidene. Dette til orientering: Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no www.snillfjord.kommune.no Telefon: 72 45 55 55 Telefaks: 72 45 55 97 Bankgiro: 4202.14.37667 Org.nr. 964 982 309

Orientering til kontrollutvalget vedr. bygging av Hemnsjel oppvekstsenter Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 02.12.2013 Saksnr 039/13 Eva J. Bekkavik 033, 12/132-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg E-post fra rådmannen, datert 23.10.2013 E-post fra Kontrollutvalgets sekretariat, datert 29.10.2013 Saksutredning På kontrollutvalgets møte 7. oktober 2013 ble det under sak 34/2013 Eventuelt, vedtatt å be rådmannen om et skriftlig svar innen 14 dager på følgende spørsmål: Foreligger godkjenning av bygget? Hvilke kontroller og godkjenninger har vært gjenomført? Har Snillfjord kommune skriftlig dokumentasjon på at bygget er satt opp etter plan, lov og forskrift? Hvordan har prosessen vært i etterkant av ferdigstillelse av bygget? Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Snillfjord kommune (datert 10.10.2013), og bedt om en skriftlig orientering fra rådmannen. Rådmannen har i e-post av 23.10.2013 (vedlegg) bedt om en utsettelse til 1. desember, kontrollutvalgets leder og nestleder ville ikke gi forlenget frist jf. e-post av 29.10.2013 (vedlegg) Kontrollutvalgets sekretariat har ikke, pr. 25.11.2013, mottatt skriftlig tilbakemelding fra rådmannen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Hvis kontrollutvalget får en orientering fra rådmannen i sitt møte 2. desember, så må utvalget må ta stilling til om de anser orienteringen fra rådmannen som tilfredsstillende eller om utvalget skal følge opp saken videre.

Fra: Kai Terje Dretvik [mailto:kai.terje.dretvik@snillfjord.kommune.no] Sendt: 23. oktober 2013 10:55 Til: oddvarlian@hotmail.com Kopi: Eva J Bekkavik; Roar Grindvold; Egil Arve Hov; Åge Røe; Arild Monsen; Anders Johan Krokstad Emne: Rapportering til kontrollutvalget Kontrollutvalget har bedt om skriftlig rapportering ang 1. oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport saksbehandling 2. godkjenning Hemnskjel oppvekstsenter Av forskjellige årsaker har det ikke vært mulig å overholde de frister som kontrollutvalget har satt. Rapporten om saksbehandling er påbegynt men ikke ferdig skrevet. Rapporten om Hemnskjel skole er ennå ikke påbegynt. Det bes om at det gis en utvidet frist til 1. desember på begge rapportene. Administrasjonen vil forsøke å prioritere arbeidet i siste halvdel av november. Med hilsen Kai Terje Dretvik Rådmann Snillfjord kommune

Fra: Eva J Bekkavik Sendt: 29. oktober 2013 11:21 Til: 'Kai Terje Dretvik'; oddvarlian@hotmail.com; 'John Geir Stoelan' Kopi: Roar Grindvold; Egil Arve Hov; Åge Røe; Arild Monsen; Anders Johan Krokstad Emne: SV: Rapportering til kontrollutvalget Viktighet: Høy Hei Jeg har snakket med kontrollutvalgets leder og nestleder, de ønsker ikke å gi forlenget frist på skriftlig rapportering til kontrollutvalget vedr. Hemnskjel oppvekstsenter og Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling. Begrunnelsen er at frist for tilbakemelding på forvaltningsrevisjon innen saksbehandling i utgangspunktet var 30. september 2013. Begrunnelsen vedr. Hemnskjel oppvekstsenter er at det som etterspørres er historiske dokumenter og ingen ny rapport. Mvh Eva KonSek Midt-Norge IKS www.konsek.no Telefon: 468 51 950 Privat: 907 93 885

Sikkerhet på skoleturer - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 02.12.2013 Saksnr 040/13 Eva J. Bekkavik 033, &58, 13/18-11 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget - Sikkerhet på skoleturer Rutiner for å ivareta barnas sikkerhet ved turer Orienteringer til kontrollutvalget Saksutredning På kontrollutvalgets møte 07.10.2013 ble det under sak 27/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, vedtatt å be administrasjonen om en skriftlig orientering vedr. Formannskapets sak 102/2013 brannulykken med skoleelever på fjelltur. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering vedr. formannskapets sak 102/2013 brannulykken med skoleelever på fjelltur. Hva har Snillfjord kommune gjort for å forhindre at slikt skjer igjen? Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Snillfjord kommune (datert 29.10.2013), og bedt om en skriftlig orientering. Skriftlig tilbakemelding fra rådmannen ble mottatt av kontrollutvalgets sekretariat 28.10.2013 (vedlagt) Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens skriftlige orientering. Kontrollutvalget må ta stilling til om de anser orienteringen fra rådmannen som tilfredsstillende eller om utvalget skal følge opp saken videre.

Snillfjord Kommune Kontrollutvalget v/konsek Midt-Norge IKS Postuttak 7004 TRONDHEIM Vår ref. Arkivnr Saksb Deres ref. Dato 13/600-11 B30 Åge Røe 13/18-9 28.10.2013 ORIENTERING TIL KONTROLLUTVALGET - SIKKERHET PÅ SKOLETURER Viser til forespørsel om orientering. Ulykken med brannskadet elev har vært gjenstand for drøftinger med rektorene ved alle oppvekstsentra. I tiden etter ulykken har det vært spesielt mye fokus på mulige forbedringer i rutinene med rektor ved Krokstadøra oppvekstsenter. Kommunen ser likevel behovet for en grundigere gjennomgang av disse rutinene og har derfor nå bedt rektorene om en skriftlig redegjørelse av hvordan de forholder seg til lovverk og forskrifter om sikkerhet for barna i skole og barnehage. På bakgrunn av denne redegjørelsen vil det bli en drøfting i Forum oppvekst. Med hilsen Åge Røe Ass. rådmann Vedlegg: Rutiner som ivaretar barnas sikkerhet ved turer Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no www.snillfjord.kommune.no Telefon: 72 45 55 55 Telefaks: 72 45 55 97 Bankgiro: 4202.14.37667 Org.nr. 964 982 309

Notat Fra: Sak: Åge Røe RUTINER FOR Å IVARETA BARNAS SIKKERHET VED TURER Saksnr./Arkivkode 13/997 - A0 Sted Snillfjord Dato 28.10.2013 RUTINER FOR Å IVARETA BARNAS SIKKERHET VED TURER Til rektorene Vi har i år hatt en alvorlig ulykke på tur i skolens regi. Det er derfor viktig at vi går igjennom rutiner for hvordan vi sikrer barnas og elevenes trygghet også når det foregår aktivitet utenfor skolen eller barnehagen. Jeg ber oppvekstsenteret redegjøre for sine rutiner som ivaretar elevenes sikkerhet med hjemmel i følgende lover og forskrifter: 1. Forskrift til opplæringsloven, 12-1, Tryggleik for elevane. 2. Forskrift om miljøretta helsevern i barnehager, skoler mv. (spesielt 4,14 og 15: Ansvar, Internkontroll, Sikkerhet og helsemessig beredskap, Førstehjelp) 3. Internkontrollforskriften ( 4 og 5, Plikt til internkontroll og Systematisk HMSarbeid, Krav til dokumentasjon) Vedr.pkt.1 Forskrift til opplæringsloven, 12-1 Hvordan sikrer skolen elevenes trygghet når de er på turer utenfor skolens område? Har skolen egne regler eller rutiner for tilsyn ved slike anledninger? Vedr. pkt 2 Forskrift om miljøretta helsevern, 4, 14 og15 Virksomheten skal planlegges og drives slik at skader og ulykker forebygges. Virksomheten skal ha rutiner og utstyr for håndtering av ulykkes- og faresituasjoner. Rutinene og sikkerhetsutstyret skal være kjent for alle, herunder barn og elever. Virksomheten skal ha førstehjelpsutstyr i tilstrekkelig mengde og av tilfredsstillende standard. Utstyret skal være forsvarlig plassert. Virksomhetens eier skal sørge for at alle ansatte er kjent med hvor utstyret oppbevares og hvordan førstehjelp ytes. Hvordan forebygger oppvekstsenteret ulykker på turer? Hvordan gjennomgår oppvekstsenteret sin beredskap for å sikre god og sikker førstehjelp hvis ulykke skulle skje? Hvordan sikrer oppvekstsenteret at alle medarbeidere kjenner oppvekstsenterets rutiner for miljø og sikkerhet. Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no www.snillfjord.kommune.no Telefon: 72 45 55 55 Telefaks: 72 45 55 97 Bankgiro: 4202.14.37667 Org.nr. 964 982 309

Vedr pkt. 3 Internkontrollforskriften, jfr 5, pkt 6 og7 I forhold til oppvekstsenterets aktivitet enten det skjer i hjemmearelaet eller på tur. Hvordan sikrer oppvekstsenteret barnets og elevens sikkerhet ved å: kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene? iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen? Har oppvekstsenteret dokumenter som viser dette? Ber om skriftlig tilbakemelding innen 8. november på dette. Dette vil deretter bli satt på dagsorden til drøfting i Forum oppvekst. Åge Røe Ass.rådmann Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no www.snillfjord.kommune.no Telefon: 72 45 55 55 Telefaks: 72 45 55 97 Bankgiro: 4202.14.37667 Org.nr. 964 982 309

Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf. 468 51 950 E-post: eva.bekkavik@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 13/18-9 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 29.10.2013 Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget På kontrollutvalgets møte 07.10.2013 ble det under sak 27/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, vedtatt å be administrasjonen om en skriftlig orientering vedr. Formannskapets sak 102/2013 brannulykken med skoleelever på fjelltur. Hva har Snillfjord kommune gjort for å forhindre at slikt skjer igjen? Skriftlig orientering sendes kontrollutvalgets sekretariat innen 14 dager. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Telefon: 468 51 950 Telefaks: 73 86 60 34 Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475

Statsarkivets tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr Eva J. Bekkavik 216, &58, 11/225-11 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Endelig rapport - Tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune Snillfjord kommunes svar til Statsarkivet på foreløpig rapport Byggfaglig rapport Snillfjord kommunes svar på tilsynsrapport Tilbakmelding fra Statsarkivet Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Statsarkivet i Trondheim har, på vegne av Riksarkivaren, gjennomført et tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune den 06.05.2013. Hensikten med tilsynet var å undersøke om arkivdanning, arkivlokaler og rutiner knyttet til disse er i overensstemmelse med arkivloven og forskriften. Formålet med arkivloven er å sikre at arkiver som har kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettighetsmessig eller viktig forvaltninsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for samtid og ettertid. Statsarkivet fikk et positivt inntrykk av arkivarbeidet i kommunen. Kommunen har likevel visse utfordringer: Hovedarkivet i kjelleren i rådhuset har flere alvorlige avvik, og dette bør fases ut. Et grunnleggende fundament for å ta vare på arkivmateriale, både på kort og lang sikt, er tilfredsstillende oppbevaringsforhold. Avvikene kan resultere i tap av viktig rettighetsdokumentasjon og historisk viktige arkiv. Det kan ramme den enkelte innbygger og det kan ramme kommunen som helhet. Statsarkivet ser det som positivt at kommunen arbeider med å oppdatere arkivplanen. Flere av de avvik som ble funnet under tilsynet, går på at kommunen mangler påkrevde skrevne rutiner innenfor arkivarbeidet. Om disse utarbeides i forbindelse med revisjon av arkivplanen, vil kommunen lukke flere av de avvik som ble påpekt. Ved å lage og samle alle påkrevde rutiner i arkivplanen, vil kommunen få et overordnet og helhetlig grep om arkivarbeidet, og dermed redskap for å sikre alle sine arkiver på kort og lang sikt.

Kontrollutvalgets sekretariat viser til den vedlagte tilsynsrapporten for utfyllende informasjon om tilsynet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapporten og legger den til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Snillfjord kommune.

Snillfjord Kommune Fellestjenesten Statsarkivet i Trondheim Maskinistgata 1 7042 Trondheim Vår ref. Arkivnr Saksb Deres ref. Dato 12/500-8 064 &58 Merete Lian 28.06.2013 SVAR - OVERSENDELSE AV FORELØPIG RAPPORT ETTER TILSYN Viser til foreløpig rapport etter tilsyn datert 15.05.13 av statsarkivet. Vi har nå gjennomgått rapporten og kommer med følgende opplysninger: Punkt 2.4: Vi bruker versjon 7.0c1 i K 2000 og versjon 7.0c 3 i ESAK. Tabell 2. Oversikt over arkivdeler. Arkivdel Betegnelse Fra dato Til dato Ordningsprinsip p Aa skole Aa barne- og 09.10.2006 31.12.2011 K-koder ungdomsskole BHG-12 Barnehage 01.01.2012 Aktiv K-koder/navn Snillfjord Eiendom Eiendomsarkiv 09.10.2006 31.12.2011 K-koder/gbnr Eiendom-12 Eiendomsarkiv 01.01.2012 Aktiv K-koder/gbnr Emne-07 Emnearkiv 09.10.2006 31.12.2011 K-koder Emne-12 Emnearkiv 01.01.2012 Aktiv K-koder HA Hovedarkiv 26.03.1999 09.10.2006 K-koder Kr ØRA BH Krokstadøra 09.10.2006 31.12.2011 K-koder/navn Barnehage Møtesak-07 Møtesaker 09.10.2006 31.12.2011 K-koder Møtesak-12 Møtesaker 01.01.2012 Aktiv K-koder Pers Personalarkiv 09.10.2006 31.12.2011 K-koder/navn Pers-12 Personalarkiv 01.01.2012 Aktiv K-koder/navn Skatt Skattearkiv 09.10.2006 31.12.2011 K-koder Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no www.snillfjord.kommune.no Telefon: 72 45 55 55 Telefaks: 72 45 55 97 Bankgiro: 4202.14.37667 Org.nr. 964 982 309

Skatt-12 Skattearkiv Skole-12 Barne- og ungdomsskole Snillfjord Ven BH Ven barnehage Ven SK Ven skole Vågan BH Vågan barnehage Vågan SK Vågan skole 01.01.2012 01.04.2012 01.01.2012 Aktiv K-koder K-koder/navn 09.10.2006 09.10.2006 09.10.2006 09.10.2006 K-koder/navn K-koder/navn K-koder/navn K-koder/navn 31.12.2011 31.12.2011 31.12.2011 31.12.2011 Punkt 2.5: Da snillfjord kommune har felles database med Hemne kommune legges rutinebeskrivelsene fra Hemne her: Rutiner: Backup av fysiske servere 1. Formål Gjøre det mulig å gjenopprette normal drift av informasjonssystemet etter avbrudd eller feil. 2. Omfang Backup av følgende fysiske servere og lagringshylle: NOHEKS15-10.60.6.254 NOHEKS19-10.60.6.239 KART-WEB - 10.60.6.236 KART-DB - 10.60.6.237 HEMNENAS02-10.60.1.40 3. Ansvarsforhold IKT-avdeling 4. Beskrivelse Aktivitet / beskrivelse Ansvar/Backupløsning Programvare Backup Exec 2010 R2 Server/Device/Medium: NOHEKS15, 10.60.6.254 SAN Full - Indre_full (G:\Intern_full) SAN Diff - BTD_Indre (E:\BTD_1) HemneNAS03 (NETGEAR ReadyNAS Pro 6), https://10.60.6.41/admin Backupjobber Backup av fysiske servere til SAN - Full (lørdager kl. 01:00, uke 1 og 3 i hver måned). Backup av fysiske servere til SAN - Diff (mandag, tirsdag, onsdag og torsdag kl. 22:00 i uke 1 og 3 i hver måned) og (mandag, tirsdag, onsdag torsdag og fredag kl. 22:00 i uke 2, 4 og 5 i hver måned). Backup av fysiske servere til NAS03 - Full (søndager kl. 02:15, uke 2 og 4 i hver måned) IKT-Sjekkliste og oppbevaring av lagringsmedia Loggen etter hver backupjobb sendes på e-post til support@hemne.kommune.no. En regel i e-post klienten flytter loggene i en egen mappe "Backup logg". Loggene sjekkes hver arbeidsdag for å

kontrollere at backupen er OK. Lagringshylla (HemneNAS03) som brukes til backup er fysisk plassert på Lidalsbygget (teknisk). Det er en egen fiberforbindelse mellom Rådhuset og Lidalsbygget. Det er satt på "Flow Control" på nettverksporter som brukes av backupløsningen. 5. Henvisninger Lenker Normen, faktaark nr. 21 - Sikkerhetskopi (backup) Styrende dokumenter Norm for informasjonssikkerhet, versjon 2.1 () Kapittel 5.5.3 Personopplysningsforskr. (Forskrift) 2-12 Helseregisterloven (Lov) 16 Registrerte Utstyr Backup Exec 2010 R2 NOHEKS15 - backup Gjelder områdene: Primær: Sentraladministrasjon Sikkerhetskopiering hver dag? Ja, se rutinebeskrivelsen Lagres sikkerhetskopiene fysisk adskilt fra enhetene? Ja, se rutinebeskrivelse. Punkt 2.6: Tabell 3. Oversikt over kommunens fagsystemer System/fagområd e Fra dato K2000 1997 d.d ESAK 2007 d.d Gerica Til dato Ansvarlig Bevaring elektronisk/papi r Arkiv/It Papir/elektronisk Arkiv/It Elektronisk It Merknad 3.2 Oppfølging av restanser. År Antall restanser 2007 0 2008 0 2009 0 2010 0 Kan ikke se at vi har noen restanser på disse årene, da det ble gjort en kjempejobb med å avskrive/avslutte journalposter og avslutte det elektroniske arkivet for disse årene. Ny elektronisk arkiv-periode ble påbegynt i 2012. Disse periodene følger valgperiodene i Snillfjord kommune.

Punkt 4: Hovedarkivet vil få nye lokaler i løpet av høsten. Rommene omtalt som Landbrukarkivet, trygdekontorarkivet og bibliotekarkivet vil bli satt i stand i forhold til lov og forskrift for arkiv lokaler. Punkt 5.2: Avlevering av papirarkiv Antall hyllemeter fra Snillfjord kommune som er deponert hos IKA Trøndelag er: 30hm. Punkt 5.3: Det er ikke gjort uttrekk fra andre systemer. Tabell 1: Bortsettingsarkiv Arkivet skal fjernes fra rommet kalt hovedarkiv. Kommentarer er satt i kursiv og uthevet. Avvik i arkivlokalet i henhold til forskriftens kapittel 4. Hovedarkiv Temperatur: 19,6 grader Luftfuktighet: 33 % 4 3 Lokalet skal ikke være et tilfluktsrom Temperatur: 21,6 grader Luftfuktighet: 23,6 % Tilsynelatende er lokalet et Ok tilfluktsrom. Vi ber om tilbakemelding om det fortsatt er med i beredskapsplanene Rommet har ikke status som tilfluktsrom lenger. Landbruksarkiv Benyttes ikke som et tilfluktsrom 4 3 Lokalet skal være plassert på sikker måte Til endelig rapport ber vi om i bygningen (kan ikke skades fra bygningen / en bygningsfaglig vurdering i tilstøtende aktiviteter) (vann, brann, forhold til dette eksplosjon) Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette 4 4 Golv skal ha tilstrekkelig bæreevne Ok Ok 4 4 Reoler skal ha tilstrekkelig bæreevne Ok Ok 4 4 Lokalet skal ha tilstrekkelig kapasitet Fullt Fullt 4 4 Lokalet skal ha nok gulvplass til fremhenting Ok Ok 4 4 Reoler skal ikke være av brennbart materiale Trereoler Trereoler Vi skifter til stål Vi skifter til stål 4 4 Det skal ikke være lagret andre ting som Ok reduserer tryggheten til arkivmaterialet Dette vil bli utarbeidet Ok

4 4 Arkivmateriale skal ikke stå rett på golvet Noe rett på gulv Noe rett på gulv 4 4 Arkivmateriale skal ikke inntil vegg Noe rett inntil vegg Noe inntil vegg 4 5 Lokalet skal ha fast renhold Mangler Mangler Ny rutine er laget 4 5 Lokalet skal ha fast tilsyn Ok 4 6 Lokalet skal være sikret slik vann og fukt Til endelig rapport ber vi om ikke trenger inn en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette Ok Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette Teknisk mulig å lukke avviket. 4 6 Det skal ikke være er vannrør i lokalet 4 6 & 4.7.1: Rommet skal ikke varmes opp med radiatorer / ovner (kilder med potensiell vann eller brannfare) 4 7.1 I lokalet skal det ikke være annet elektrisk utstyr enn nødvendig 4 7.1 El sentral, strømmåler, sikringer eller liknende skal ikke være plassert i lokalet 4 7.2 Lokalet skal være klassifisert som egen branncelle brannmotstandsevne REI 60 2 varmtvannsberedere og vannrør i lokalet Varmovn (rett under trereol) Ok Varmtvannsbereder Ok Sikringsskap Ok Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette Ok Teknisk mulig å lukke avviket. 4 7.2 Dører, luker osv inn til arkivlokalet skal Ikke tilstrekkelig kunne motstå åpen ild i minst 60 minutter brannmotstandsevne (ha brannmotstandsevne EI 60) Ikke tilstrekkelig brannmotstandsevne Teknisk mulig å lukke avviket 4 7.2 Dører skal være selvlukkende Ikke selvlukkende Ikke selvlukkende Dør skiftes 4 7.2 Det skal ikke være vindu (normalt) Ok 4.7 3 Lokalet skal ha automatisk brannalarm Ok Ok Mangler Kobles til ny (utbedring) av det eksisterende alarm system. 4 7.3 Det skal ikke være brukt maling, gulvbelegg og annet som fremmer brannspredning Antatt ok Antatt ok Ikke godkjent materialer

fjernes. 4 7.3 I lokalet skal det finnes håndslokkingsapparat 4 8 Lokalet skal ha stabilt klima (gjennom hele året) Mangler i lokalet Mangler i lokalet Omtalt som ok av kommunen Er anskaffet og satt opp. Omtalt som ok av kommunen Overvåking installeres 4 8 Lokalet skal kunne varmes opp til vanlig romtemperatur (gjennom hele året) (og holdes kjølig nok om sommeren) 4 9 Bygningsdeler som avgrenser arkivlokalet, skal være utformet slik at det er fullgodt sikret mot innbrudd og at uvedkommende slipper inn Omtalt som ok av kommunen Omtalt som ok av kommunen Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette Teknisk mulig å lukke avviket 4 9 Det skal finnes regler for hvem som har Mangler skrevne rutiner tilgang til lokalet Mangler skrevne rutiner Ny rutine ordnes 4 9 Lokalet skal ha innbruddsalarm Mangler, finnes alarm på huset Mangler, finnes alarm på huset Kobles til eksisterende alarm. Ta gjerne kontakt hvis noe er uklart!

Med hilsen Mildrid Værnes Mæhle Kommunalsjef Personal

Snillfjord Kommune Fellestjenesten Statsarkivet i Trondheim Maskinistgata 1 7042 Trondheim Vår ref. Arkivnr Saksb Deres ref. Dato 12/500-10 064 &58 Merete Lian 15.10.2013 SVAR - OVERSENDELSE AV RAPPORT ETTER TILSYN Viser til rapport etter tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune datert 30.08.13. Snillfjord kommune har følgende plan for å lukke de avvik som fremkom i tilsynet. Avvik: 1: 2: 3: 4: Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord Beskrivelse: Arkivleder har kommet langt i å utarbeide arkivplan. Det som gjenstår vil bli lagt inn i planen i løpet av kort tid. Når arkivplanen er ferdig blir det gitt beskjed om at den er tilgjengelig på arkivplan.no Arkivplanen vil inneholde de rutinebeskrivelser som er nevnt i avvik 2. Tidsplan: Arkivplan ferdigstilles innen utgangen av januar 2014. Etter avtale med IKA Trøndelag er det levert uttrekk fra PPT og barnevern. Snillfjord kommune har ikke arkiv ansvaret for disse områdene da det er et interkommunalt samarbeid om disse tjenestene. Det er IKA som gir beskjed når vi skal foreta uttrekk. Vi har begynt arbeidet med å lukke avviket. Vi har ryddet to nye rom som skal brukes til arkiv. Rommene skal oppgraderes i forhold til arkivforskriften. Det er uteseksjonen som skal oppgradere rommene de har gitt beskjed om at de skal fullføre arbeide innen utgangen av juni 2014 Det blir tatt uttrekk når det er påkrevd. E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no www.snillfjord.kommune.no Rutinene vil bli lagt i arkivplan innen utgangen av januar 2014. Ferdigstilles innen utgangen av juni 2014. Telefon: 72 45 55 55 Telefaks: 72 45 55 97 Bankgiro: 4202.14.37667 Org.nr. 964 982 309

5. Arkiv leder har gått igjennom eldre og avsluttede arkiv og ryddet disse. Dette arbeidet vil ferdigstilles innen utgangen av 2013. 6. Det er skrevet rutiner for dette. De ligger ikke i arkivplan. Rutinene vil bli lagt i arkivplan. Rutinene vil bli lagt i arkivplan i løpet av november 2013. Ta gjerne kontakt hvis noe er uklart! Med hilsen Mildrid Værnes Mæhle Kommunalsjef Personal

Snillfjord kommune Postboks 54 7259 SNILLFJORD Deres ref. Vår ref. Dato 12/500-10 2013/10974 KNKN 18.10.2013 Om kommunens tilbakemelding i etterkant av tilsynet - Snillfjord kommune Viser til plan for lukking av avvik datert 15.10.2013. Statsarkivet i Trondheim tar kommunens plan for lukking av avvik til etterretning. Vi ber om at kopi av arkivplanen, eller lenke til arkivplan.no, oversendes når denne er ferdigstilt. I henhold til kommunens plan skal dette ferdigstilles innen januar 2014. Siste frist for oversendelse til oss blir dermed 15.2.2014. Det skal samtidig dokumenteres hvordan påpekte avvik er, eller vil bli, løst. Ta gjerne kontakt med oss om dere har spørsmål. Med hilsen Knut Arild Knudsen e.f. arkivar Statsarkiv for Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag og Nordland. Kontoradresse: Maskinistgata 1 7042 Trondheim Organisasjonsnr: 961 181 399 Telefon: 73 88 45 00 Telefaks: 73 88 45 40 www.arkivverket.no/trondheim statsarkivet.trondheim@arkivverket.no