Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 14/90 Møtedato/tid: , kl. 10:00 Møtested: Rådhuset, Lillemøterom Møtedeltakere: Oddvar M. Lian, leder John Geir Stølan, nestleder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Forfall: Andre møtende: Kopi: Varamedlem 1 og 2 til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 018/14 019/14 020/14 021/14 022/14 023/14 024/14 025/14 026/14 027/14 028/14 Godkjenning av protokoll fra møte den Sikkerhet på skoleturer - Ny orientering til kontrollutvalget Statsarkivets tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune Orientering til kontrollutvalget Tilsynsrapport vedr. brannog redningsvesenets forebyggende arbeid - Orientering til kontrollutvalget Salg av aksjer i Trønderenergi AS - Orientering til kontrollutvalget Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Risiko- og vesentlighetsanalyse selskapskontroll Bestilling av forvaltningsrevisjon Forslag til møteplan for 2. halvår 2014 Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: [email protected] Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Oddvar Lian (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsek, Konsek 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 018/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/90-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Sikkerhet på skoleturer - Ny orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 019/14 Eva J. Bekkavik 033, &58, 13/18-21 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Sikkerhet på skoleturer Sikkerhet på turer ved oppvekstsentra i Snillfjord kommune Orientering til kontrollutvalget Saksutredning På kontrollutvalgets møte ble det under sak 27/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, vedtatt å be administrasjonen om en skriftlig orientering vedr. Formannskapets sak 102/2013 brannulykken med skoleelever på fjelltur. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering vedr. formannskapets sak 102/2013 brannulykken med skoleelever på fjelltur. Hva har Snillfjord kommune gjort for å forhindre at slikt skjer igjen? Åge Røe, konst. rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget på utvalgets møte i sak 40/2013. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Utvalget ønsker en oppsummering på hva hver enkelt enhet har svart vedr. rådmannens henvendelse om rutiner for å ivareta barns sikkerhet ved turer. Oppsummeringen legges frem på kontrollutvalgets møte i mai/juni. Åge Røe, kommunalsjef oppvekst, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget på utvalgets møte i sak 13/2014. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en oppsummering på hva hver enkelt enhet har svart vedr. rådmannens henvendelse om rutiner for å ivareta barns sikkerhet på turer. Utvalget ønsker en skriftlig tilbakemelding innen 27. mai 2014, samt en orientering på sitt møte 10. juni Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Snillfjord kommune (datert ), og bedt om en ny orientering. 3

4 Rådmannens skriftlige orientering ble mottatt av kontrollutvalgets sekretariat (vedlagt) Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om de anser orienteringen fra rådmannen som tilfredsstillende eller om utvalget skal følge opp saken videre. 4

5 Fra: Åge Røe Sendt: Til: Eva J Bekkavik Kopi: Emne: Sikkerhet på skoleturer Hei Oversender dokument som viser rektorenes svar på hvilke rutiner som følges for å ivareta elever og barnas sikkerhet ved turer. Vedleggene som de har sendt med legges ikke med her, men kan forelegges ved interesse. Regner med at det er rådmannens ansvar å kvalitetssikre disse. I tillegg til dette vil skolene bli bedt om lage rutiner for opplæring av elever i forbindelse med bruk av varmekilder. Vennlig hilsen Åge Røe kommunalsjef oppvekst Snillfjord kommune, 7257 Snillfjord < Tlf Mob E-post: [email protected] <mailto:[email protected]> 5

6 Sikkerhet på turer ved oppvekstsentra i Snillfjord kommune Oppvekstsenteret redegjør for sine rutiner som ivaretar elevenes sikkerhet med hjemmel i følgende lover og forskrifter: 1. Forskrift til opplæringsloven, 12-1, Tryggleik for elevane. 2. Forskrift om miljøretta helsevern i barnehager, skoler mv. (spesielt 4,14 og 15: Ansvar, Internkontroll, Sikkerhet og helsemessig beredskap, Førstehjelp) 3. Internkontrollforskriften ( 4 og 5, Plikt til internkontroll og Systematisk HMSarbeid, Krav til dokumentasjon) Vedr.pkt.1 Forskrift til opplæringsloven, 12-1 Hvordan sikrer skolen elevenes trygghet når de er på turer utenfor skolens område? Har skolen egne regler eller rutiner for tilsyn ved slike anledninger? Krokstadøra oppv.s. Ven oppv.s. Hemnskjela oppv.s. Sørger for forsvarlig antall voksne ut fra antall elever/barn som er med på turen. Har med mobiltelefon. Har med førstehjelpsutstyr. Foresatte får skriftlig beskjed om hvor vi er på forhånd med tidspunkter for når vi drar og når vi er tilbake på oppvekstsenteret. Har en bålansvarlig. Tar vi med kniver har vi en voksen som har ansvaret for disse og bruker dem sammen med en liten gruppe av gangen. Ansatte løfter aldri barn/elever opp til høyder de ikke kommer seg opp på selv. Vedr. pkt 2 Forskrift om miljøretta helsevern, 4, 14 og15 Virksomheten skal planlegges og drives slik at skader og ulykker forebygges. Virksomheten skal ha rutiner og utstyr for håndtering av ulykkes- og faresituasjoner. Rutinene og sikkerhetsutstyret skal være kjent for alle, herunder barn og elever. Virksomheten skal ha førstehjelpsutstyr i tilstrekkelig mengde og av tilfredsstillende standard. Utstyret skal være forsvarlig plassert. Virksomhetens eier skal sørge for at alle ansatte er kjent med hvor utstyret oppbevares og hvordan førstehjelp ytes. 6

7 Hvordan forebygger oppvekstsenteret ulykker på turer? Hvordan gjennomgår oppvekstsenteret sin beredskap for å sikre god og sikker førstehjelp hvis ulykke skulle skje? Hvordan sikrer oppvekstsenteret at alle medarbeidere kjenner oppvekstsenterets rutiner for miljø og sikkerhet. Krokstadøra oppv.s. Ven oppv.s. 7

8 Hemnskjela oppv.s Vi oppsøker ikke farlige steder (stup, bratte skrenter, dypt vann, trafikkfarlig vei). Vi snakker med barna/ elevne om turen på forhånd for hvilke regler som gjelder og for hva vi må passe oss for. Dette tas opp på samlingsstund i barnehagen og i klassemøte på skolen. Vi sørger for sikkerhetsutstyr for de ulike turene, for eksempel redningsvester til alle hvis vi skal til sjøen. Vi har hele tiden dialog med barna/elevene under turen. Vedr pkt. 3 Internkontrollforskriften, jfr 5, pkt 6 og7 I forhold til oppvekstsenterets aktivitet enten det skjer i hjemmearelaet eller på tur. Hvordan sikrer oppvekstsenteret barnets og elevens sikkerhet ved å: kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene? iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen? Har oppvekstsenteret dokumenter som viser dette? Krokstadøra oppv.s. 8

9 Ven oppv.s. Hemnskjela oppv.s. Vi reviderer handlingsplan, risikoanalyse jevnlig ved oppvekstsenteret. Reviderte planer sendes også til FDV ved Snillfjord kommune. Vi har også vernerunde hvert år. I disse planene står hvem som er ansvarlig for å rette opp avvik og forebygge evt. avvik. Disse avvikene har også frist for å bli dekket. Handlingsplan, risikoanalyse og vernerundepapirer oppbevares i interkontrollpermen. Dette er oppvekstsentra sine svar på rutiner som er gjeldende ut fra de nevnte lover og forskrifter. Vedlegg som oppvekstsentra har oversendt som utfyllende dokumentasjon kommer i tillegg. Åge Røe Kommunalsjef oppvekst 9

10 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 13/18-19 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget vedr. sikkerhet på skoleturer På kontrollutvalgets møte ble det under sak 13/2014 Sikkerhet på skoleturer Ny orientering til kontrollutvalget Orientering til kontrollutvalget, vedtatt å be administrasjonen om en ny orientering. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en oppsummering på hva hver enkelt enhet har svart vedr. rådmannens henvendelse om rutiner for å ivareta barns sikkerhet på turer. Utvalget ønsker en skriftlig tilbakemelding innen 27. mai 2014, samt en orientering på sitt møte 10. juni Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag kl på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 13/2014, ber vi herved om at rådmannen i Snillfjord kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

11 Statsarkivets tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 020/14 Eva J. Bekkavik 216, &58, 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. tilsyn med arkivene Endelig rapport - Tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune Snillfjord kommunes svar til Statsarkivet på foreløpig rapport Byggfaglig rapport Snillfjord kommunes svar på tilsynsrapport Tilbakmelding fra Statsarkivet Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Statsarkivet i Trondheim har, på vegne av Riksarkivaren, gjennomført et tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune den Hensikten med tilsynet var å undersøke om arkivdanning, arkivlokaler og rutiner knyttet til disse er i overensstemmelse med arkivloven og forskriften. Formålet med arkivloven er å sikre at arkiver som har kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettighetsmessig eller viktig forvaltninsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for samtid og ettertid. Statsarkivet fikk et positivt inntrykk av arkivarbeidet i kommunen. Kommunen har likevel visse utfordringer: Hovedarkivet i kjelleren i rådhuset har flere alvorlige avvik, og dette bør fases ut. Et grunnleggende fundament for å ta vare på arkivmateriale, både på kort og lang sikt, er tilfredsstillende oppbevaringsforhold. Avvikene kan resultere i tap av viktig rettighetsdokumentasjon og historisk viktige arkiv. Det kan ramme den enkelte innbygger og det kan ramme kommunen som helhet. Statsarkivet ser det som positivt at kommunen arbeider med å oppdatere arkivplanen. Flere av de avvik som ble funnet under tilsynet, går på at kommunen mangler påkrevde skrevne rutiner innenfor arkivarbeidet. Om disse utarbeides i forbindelse med revisjon av arkivplanen, vil kommunen lukke flere av de avvik som ble påpekt. Ved å lage og samle alle påkrevde rutiner i arkivplanen, vil kommunen få et overordnet og helhetlig grep om arkivarbeidet, og dermed redskap for å sikre alle sine arkiver på kort og lang sikt. 11

12 Kontrollutvalgets sekretariat viser til den vedlagte tilsynsrapporten for utfyllende informasjon om tilsynet. Rådmannen er i brev av , samt i e-post av , bedt om å gi kontrollutvalget en orientering vedr. Snillfjord kommune sin oppfølging av Statsarkivets tilsyn med arkivene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapporten og legger den til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Snillfjord kommune. 12

13 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 11/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget vedr. tilsyn med arkivene På kontrollutvalgets møte ble det under sak 41/2013 Statsarkivets tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune Orientering til kontrollutvalget, vedtatt å be administrasjonen om en orientering vedr. Snillfjord kommune sin oppfølging av tilsynet. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering vedr. Snillfjord kommune sin oppfølging av Statsarkivets tilsyn med arkivene, orienteringen gis på utvalgets møte i juni Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag kl på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 41/2013, ber vi herved om at rådmannen i Snillfjord kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 Snillfjord Kommune Fellestjenesten Vår ref. Arkivnr Saksb Deres ref. Dato Statsarkivet i Trondheim Maskinistgata Trondheim 12/ &58 Merete Lian SVAR - OVERSENDELSE AV FORELØPIG RAPPORT ETTER TILSYN Viser til foreløpig rapport etter tilsyn datert av statsarkivet. Vi har nå gjennomgått rapporten og kommer med følgende opplysninger: Punkt 2.4: Vi bruker versjon 7.0c1 i K 2000 og versjon 7.0c 3 i ESAK. Tabell 2. Oversikt over arkivdeler. Arkivdel Betegnelse Fra dato Til dato Ordningsprinsip p Aa skole K-koder Aktiv K-koder/navn Aktiv Aktiv K-koder/gbnr K-koder/gbnr K-koder K-koder K-koder K-koder/navn Møtesak-07 Møtesak-12 Pers Pers-12 Skatt Aa barne- og ungdomsskole Barnehage Snillfjord Eiendomsarkiv Eiendomsarkiv Emnearkiv Emnearkiv Hovedarkiv Krokstadøra Barnehage Møtesaker Møtesaker Personalarkiv Personalarkiv Skattearkiv Aktiv Aktiv K-koder K-koder K-koder/navn K-koder/navn K-koder Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord E-post/internett [email protected] BHG-12 Eiendom Eiendom-12 Emne-07 Emne-12 HA Kr ØRA BH Telefon: Telefaks: Bankgiro: Org.nr

33 Skatt-12 Skole-12 Ven BH Ven SK Vågan BH Vågan SK Skattearkiv Barne- og ungdomsskole Snillfjord Ven barnehage Ven skole Vågan barnehage Vågan skole Aktiv K-koder K-koder/navn K-koder/navn K-koder/navn K-koder/navn K-koder/navn Punkt 2.5: Da snillfjord kommune har felles database med Hemne kommune legges rutinebeskrivelsene fra Hemne her: Rutiner: Backup av fysiske servere 1. Formål Gjøre det mulig å gjenopprette normal drift av informasjonssystemet etter avbrudd eller feil. 2. Omfang Backup av følgende fysiske servere og lagringshylle: NOHEKS NOHEKS KART-WEB KART-DB HEMNENAS Ansvarsforhold IKT-avdeling 4. Beskrivelse Aktivitet / beskrivelse Ansvar/Backupløsning Programvare Backup Exec 2010 R2 Server/Device/Medium: NOHEKS15, SAN Full - Indre_full (G:\Intern_full) SAN Diff - BTD_Indre (E:\BTD_1) HemneNAS03 (NETGEAR ReadyNAS Pro 6), Backupjobber Backup av fysiske servere til SAN - Full (lørdager kl. 01:00, uke 1 og 3 i hver måned). Backup av fysiske servere til SAN - Diff (mandag, tirsdag, onsdag og torsdag kl. 22:00 i uke 1 og 3 i hver måned) og (mandag, tirsdag, onsdag torsdag og fredag kl. 22:00 i uke 2, 4 og 5 i hver måned). Backup av fysiske servere til NAS03 - Full (søndager kl. 02:15, uke 2 og 4 i hver måned) IKT-Sjekkliste og oppbevaring av lagringsmedia Loggen etter hver backupjobb sendes på e-post til [email protected]. En regel i e-post klienten flytter loggene i en egen mappe "Backup logg". Loggene sjekkes hver arbeidsdag for å 33

34 kontrollere at backupen er OK. Lagringshylla (HemneNAS03) som brukes til backup er fysisk plassert på Lidalsbygget (teknisk). Det er en egen fiberforbindelse mellom Rådhuset og Lidalsbygget. Det er satt på "Flow Control" på nettverksporter som brukes av backupløsningen. 5. Henvisninger Lenker Normen, faktaark nr Sikkerhetskopi (backup) Styrende dokumenter Norm for informasjonssikkerhet, versjon 2.1 () Kapittel Personopplysningsforskr. (Forskrift) 2-12 Helseregisterloven (Lov) 16 Registrerte Utstyr Backup Exec 2010 R2 NOHEKS15 - backup Gjelder områdene: Primær: Sentraladministrasjon Sikkerhetskopiering hver dag? Ja, se rutinebeskrivelsen Lagres sikkerhetskopiene fysisk adskilt fra enhetene? Ja, se rutinebeskrivelse. Punkt 2.6: Tabell 3. Oversikt over kommunens fagsystemer System/fagområd e Fra dato Til dato Ansvarlig K2000 ESAK Gerica d.d d.d Arkiv/It Arkiv/It It Bevaring elektronisk/papi r Papir/elektronisk Elektronisk Merknad 3.2 Oppfølging av restanser. År Antall restanser Kan ikke se at vi har noen restanser på disse årene, da det ble gjort en kjempejobb med å avskrive/avslutte journalposter og avslutte det elektroniske arkivet for disse årene. Ny elektronisk arkiv-periode ble påbegynt i Disse periodene følger valgperiodene i Snillfjord kommune. 34

35 Punkt 4: Hovedarkivet vil få nye lokaler i løpet av høsten. Rommene omtalt som Landbrukarkivet, trygdekontorarkivet og bibliotekarkivet vil bli satt i stand i forhold til lov og forskrift for arkiv lokaler. Punkt 5.2: Avlevering av papirarkiv Antall hyllemeter fra Snillfjord kommune som er deponert hos IKA Trøndelag er: 30hm. Punkt 5.3: Det er ikke gjort uttrekk fra andre systemer. Tabell 1: Bortsettingsarkiv Arkivet skal fjernes fra rommet kalt hovedarkiv. Kommentarer er satt i kursiv og uthevet. Avvik i arkivlokalet i henhold til forskriftens Hovedarkiv kapittel 4. Temperatur: 19,6 grader Luftfuktighet: 33 % 4 3 Lokalet skal ikke være et tilfluktsrom Rommet har ikke status som tilfluktsrom lenger. Landbruksarkiv Temperatur: 21,6 grader Luftfuktighet: 23,6 % Tilsynelatende er lokalet et Ok tilfluktsrom. Vi ber om tilbakemelding om det fortsatt er med i beredskapsplanene Benyttes ikke som et tilfluktsrom 4 3 Lokalet skal være plassert på sikker måte Til endelig rapport ber vi om i bygningen (kan ikke skades fra bygningen / en bygningsfaglig vurdering i tilstøtende aktiviteter) (vann, brann, forhold til dette eksplosjon) Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette 4 4 Golv skal ha tilstrekkelig bæreevne Ok Ok 4 4 Reoler skal ha tilstrekkelig bæreevne Ok Ok 4 4 Lokalet skal ha tilstrekkelig kapasitet Fullt Fullt 4 4 Lokalet skal ha nok gulvplass til fremhenting Ok Ok 4 4 Reoler skal ikke være av brennbart materiale Trereoler Trereoler Vi skifter til stål Vi skifter til stål 4 4 Det skal ikke være lagret andre ting som reduserer tryggheten til arkivmaterialet Ok Ok 35 Dette vil bli utarbeidet

36 4 4 Arkivmateriale skal ikke stå rett på golvet Noe rett på gulv Noe rett på gulv 4 4 Arkivmateriale skal ikke inntil vegg Noe rett inntil vegg Noe inntil vegg 4 5 Lokalet skal ha fast renhold Mangler Mangler Ny rutine er laget 4 5 Lokalet skal ha fast tilsyn 4 6 Lokalet skal være sikret slik vann og fukt ikke trenger inn Ok Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette 4 6 Det skal ikke være er vannrør i lokalet 2 varmtvannsberedere og vannrør i lokalet Varmovn (rett under trereol) 4 6 & 4.7.1: Rommet skal ikke varmes opp med radiatorer / ovner (kilder med potensiell vann eller brannfare) I lokalet skal det ikke være annet elektrisk utstyr enn nødvendig El sentral, strømmåler, sikringer eller liknende skal ikke være plassert i lokalet Lokalet skal være klassifisert som egen branncelle brannmotstandsevne REI 60 Ok Sikringsskap Ok Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette Teknisk mulig å lukke avviket. Ikke tilstrekkelig brannmotstandsevne Teknisk mulig å lukke avviket Ikke selvlukkende Dør skiftes Ok Mangler Kobles til ny (utbedring) av det eksisterende alarm system. Antatt ok Ikke godkjent materialer Ikke selvlukkende Det skal ikke være vindu (normalt) Ok Lokalet skal ha automatisk brannalarm Ok Det skal ikke være brukt maling, gulvbelegg og annet som fremmer brannspredning Ok Varmtvannsbereder Dører, luker osv inn til arkivlokalet skal Ikke tilstrekkelig kunne motstå åpen ild i minst 60 minutter brannmotstandsevne (ha brannmotstandsevne EI 60) Dører skal være selvlukkende Ok Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette Teknisk mulig å lukke avviket. Ok Antatt ok 36

37 4 7.3 I lokalet skal det finnes håndslokkingsapparat Mangler i lokalet 4 8 Lokalet skal ha stabilt klima (gjennom hele året) Omtalt som ok av kommunen 4 8 Lokalet skal kunne varmes opp til vanlig romtemperatur (gjennom hele året) (og holdes kjølig nok om sommeren) 4 9 Bygningsdeler som avgrenser arkivlokalet, skal være utformet slik at det er fullgodt sikret mot innbrudd og at uvedkommende slipper inn Omtalt som ok av kommunen Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette 4 9 Det skal finnes regler for hvem som har tilgang til lokalet Mangler skrevne rutiner 4 9 Lokalet skal ha innbruddsalarm Mangler, finnes alarm på huset Ta gjerne kontakt hvis noe er uklart! 37 fjernes. Mangler i lokalet Er anskaffet og satt opp. Omtalt som ok av kommunen Overvåking installeres Omtalt som ok av kommunen Til endelig rapport ber vi om en bygningsfaglig vurdering i forhold til dette Teknisk mulig å lukke avviket Mangler skrevne rutiner Ny rutine ordnes Mangler, finnes alarm på huset Kobles til eksisterende alarm.

38 Med hilsen Mildrid Værnes Mæhle Kommunalsjef Personal 38

39 39

40 Snillfjord Kommune Fellestjenesten Vår ref. Arkivnr Saksb Deres ref. Dato Statsarkivet i Trondheim Maskinistgata Trondheim 12/ &58 Merete Lian SVAR - OVERSENDELSE AV RAPPORT ETTER TILSYN Viser til rapport etter tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune datert Snillfjord kommune har følgende plan for å lukke de avvik som fremkom i tilsynet. Avvik: 1: 2: 3: 4: Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord Beskrivelse: Arkivleder har kommet langt i å utarbeide arkivplan. Det som gjenstår vil bli lagt inn i planen i løpet av kort tid. Når arkivplanen er ferdig blir det gitt beskjed om at den er tilgjengelig på arkivplan.no Arkivplanen vil inneholde de rutinebeskrivelser som er nevnt i avvik 2. Tidsplan: Arkivplan ferdigstilles innen utgangen av januar Etter avtale med IKA Trøndelag er det levert uttrekk fra PPT og barnevern. Snillfjord kommune har ikke arkiv ansvaret for disse områdene da det er et interkommunalt samarbeid om disse tjenestene. Det er IKA som gir beskjed når vi skal foreta uttrekk. Vi har begynt arbeidet med å lukke avviket. Vi har ryddet to nye rom som skal brukes til arkiv. Rommene skal oppgraderes i forhold til arkivforskriften. Det er uteseksjonen som skal oppgradere rommene de har gitt beskjed om at de skal fullføre arbeide innen utgangen av juni 2014 Det blir tatt uttrekk når det er påkrevd. E-post/internett [email protected] Rutinene vil bli lagt i arkivplan innen utgangen av januar Ferdigstilles innen utgangen av juni Telefon: Telefaks: Bankgiro: Org.nr

41 5. Arkiv leder har gått igjennom eldre og avsluttede arkiv og ryddet disse. Dette arbeidet vil ferdigstilles innen utgangen av Det er skrevet rutiner for dette. De ligger ikke i arkivplan. Rutinene vil bli lagt i arkivplan. Rutinene vil bli lagt i arkivplan i løpet av november Ta gjerne kontakt hvis noe er uklart! Med hilsen Mildrid Værnes Mæhle Kommunalsjef Personal 41

42 Snillfjord kommune Postboks SNILLFJORD Deres ref. Vår ref. Dato 12/ /10974 KNKN Om kommunens tilbakemelding i etterkant av tilsynet - Snillfjord kommune Viser til plan for lukking av avvik datert Statsarkivet i Trondheim tar kommunens plan for lukking av avvik til etterretning. Vi ber om at kopi av arkivplanen, eller lenke til arkivplan.no, oversendes når denne er ferdigstilt. I henhold til kommunens plan skal dette ferdigstilles innen januar Siste frist for oversendelse til oss blir dermed Det skal samtidig dokumenteres hvordan påpekte avvik er, eller vil bli, løst. Ta gjerne kontakt med oss om dere har spørsmål. Med hilsen Knut Arild Knudsen e.f. arkivar Statsarkiv for Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag og Nordland. Kontoradresse: Maskinistgata Trondheim Organisasjonsnr: Telefon: Telefaks: [email protected]

43 Tilsynsrapport vedr. brannog redningsvesenets forebyggende arbeid - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 021/14 Eva J. Bekkavik 216, &58, 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. brannvernarbeid Rapport fra tilsyn med brannog redningsvesenets forebyggende arbeid i Snillfjord kommune Veiledning innenfor sentrale tema Funn som begrunner systemavvik Tilbakemelding på tilsynsrapport Tilfredsstillende tilbakemelding på tilsynsrapport for kommunene Orkdal, Skaun og Snillfjord Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap har gjennomført et dokumenttilsyn med brannog redningsvesenets forebyggende arbeid i Snillfjord kommune i andre kvartal Tilsynet er en kontroll av innsendt dokumentasjon og besvarelse av elektronisk spørreskjema Avvik: Manglende etterlevelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov. Anmerkning: Et forhold som tilsynsetatene mener det er nødvendig å påpeke, men som ikke omfattes av definisjonen for avvik. Følgende avvik ble avdekket under tilsynet: Kommunens internkontrollsystem, som skal sikre at krav til brannforebyggende oppgaver fastsatt i eller i medhold av brannog eksplosjonsvernloven overholdes, er ikke tilfredsstillende. Det ble ikke gitt noen anmerkninger under tilsynet. 43

44 Kontrollutvalgets sekretariat viser til den vedlagte tilsynsrapporten for utfyllende informasjon om tilsynet. Orkdal kommune, Brann- og redningsvesenet, har i brev av , gitt svar til Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB), svaret inneholdt også en handlingsplan. DSB har i brev av 28. oktober 2013, aksepterer tilbakemeldingen og forutsetter at brannsjefen og kommunene gjennomfører tiltakene som er fastsatt i handlingsplanen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 42/2013 (møte ): Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen vedr. strategiplan for det forebyggende brannvernarbeidet i Snillfjord kommune. Orienteringen gis i kontrollutvalgets møte i juni Rådmannen er i brev av , samt e-post av , bedt om å gi kontrollutvalget en orientering vedr. strategiplan for det forebyggende brannvernarbeidet i Snillfjord kommune. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapporten og legger den til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Snillfjord kommune. 44

45 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 11/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget vedr. brannvernarbeid På kontrollutvalgets møte ble det under sak 42/2013 Tilsynsrapport vedr. brannog redningsvesenets forebyggende arbeid Orientering til kontrollutvalget, vedtatt å be administrasjonen om en orientering vedr. strategiplan for forebyggende brannvernarbeid. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen vedr. strategiplan for det forebyggende brannvernarbeidet i Snillfjord kommune. Orienteringen gis i kontrollutvalgets møte i juni Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag kl på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 42/2013, ber vi herved om at rådmannen i Snillfjord kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

46 1 av 5 Dokument dato Vår referanse Deres dato Deres referanse Vår saksbehandler Vera Lisa Opsahl, tlf /4507/OPVE Arkivkode 326 Snillfjord kommune, rådmannen 7257 SNILLFJORD Oversendelse av rapport fra tilsyn med brannog redningsvesenets forebyggende arbeid i Snillfjord kommune Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) oversender rapport etter dokumenttilsyn med brannog redningsvesenets forebyggende arbeid i Snillfjord kommune. DSB forutsetter at kommunen utarbeider en forpliktende handlingsplan og sender denne til DSB innen Med hilsen for Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Brann og redning Hans Kristian Madsen avdelingsleder Vera Lisa Opsahl sjefingeniør Vedlegg: Funn som begrunner systemavvik Veiledning innenfor sentrale tema Kopi med vedlegg til: Snillfjord kommune, brannsjefen Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postadresse Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Hovedkontor Postboks Tønsberg Statens Hus Kontoradresse Rambergveien Tønsberg E-post [email protected] Telefon Internett dsb.no Telefaks SNILLFJORD TRONDHEIM Org.nr Hovedkontoradresse Rambergveien Tønsberg

47 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap 2 av 5 Enhet for Forebygging /4507/OPVE Tilsynsrapport 1 Innledning 1.1 Generelt Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) gjennomførte tilsyn med brannog redningsvesenets forebyggende arbeid andre kvartal Tilsynet er en kontroll av innsendt dokumentasjon og besvarelse av elektronisk spørreskjema. Rapporten omhandler de avvik og anmerkninger som ble avdekket i forhold til de lovverk DSB forvalter, jf. punkt Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid Etter lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brannog eksplosjonsvernloven) 9, skal kommunen sørge for drift av et brannvesen som kan ivareta forebyggende og beredskapsmessige oppgaver på en effektiv og sikker måte. Utfyllende bestemmelser om dette er gitt i forskrift 26. juni 2002 nr. 729 om organisering og dimensjonering av brannvesen (heretter kalt dimensjoneringsforskriften) og forskrift 26. juni 2002 nr. 847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn (heretter kalt forebyggendeforskriften) kapittel 5 og 6. Etter brannog eksplosjonsvernloven 8 fremkommer det at kommunen skal ha et system (internkontroll) for å sikre at kravene etter loven og forskriftene blir overholdt. Selv om bestemmelsen ikke fremkommer av loven kapittel 3, som omhandler kommunens plikter og fullmakter, fremgår det av lovens forarbeider at 8 også gjelder bestemmelsene i kapittel 3. Dersom DSB ved en gjennomgang av innsendt dokumentasjon ser at pliktene, som for eksempel gjelder bemanning, ikke er fulgt, vil dette kunne være en indikasjon på at kommunen ikke har et system etter brannog eksplosjonsvernloven 8. Kommunens internkontrollsystem skal sikre at kravene til brannog redningsvesenets forebyggende og beredskapsmessige oppgaver til enhver tid blir overholdt. Kravene fremkommer av brannog eksplosjonsvernloven og forskrifter gitt i medhold av denne, dvs. dimensjoneringsforskriften og forebyggendeforskriften. Et system etter 8 bør inneholde følgende elementer: Igangsette: Sette mål og beskrive ansvar og myndighet. Kartlegge: Skaffe oversikt over aktuelle lover/forskrifter og kartlegge evt. avvik, kartlegge risiko. Planlegge og prioritere tiltak: Lage handlingsplan for gjennomføring. Følge opp: Gjennomføre tiltak, foreta jevnlig gjennomgang av systemet for å sikre at det fungerer i praksis. Kravet til internkontroll omfatter også brannog redningsvesenets FOREBYGGENDE plikter/oppgaver. 47

48 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap 3 av 5 Enhet for Forebygging /4507/OPVE 2 Hjemmelsgrunnlag og regelverk Tilsynet er hjemlet i følgende lover og forskrifter: Lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brannog eksplosjonsvernloven) Forskrift 26. juni 2002 nr. 847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn Forskrift 26. juni 2002 nr. 729 om organisering og dimensjonering av brannvesen Forskrift 6. desember 1996 nr om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 3 Tema og omfang for tilsynet Tilsynets formål er å vurdere om kommunen har et internkontrollsystem som sikrer at krav fastsatt i eller i medhold av brannog eksplosjonsvernloven innen brannog redningsvesenets forebyggende arbeid overholdes. Systemet ble kontrollert på følgende områder: bemanning ledelse/forebyggende avdeling kompetanse forebyggende avdeling risiko- og sårbarhetsanalyse plan over brannverntiltak myndighetsutøvelse ved tilsyn informasjonstiltak samarbeid med andre kommuner om brannog redningsvesenets forebyggende oppgaver 4 Resultater fra tilsynet 4.1 Definisjoner Avvik: Manglende etterlevelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov. Anmerkning: Et forhold som tilsynsetatene mener det er nødvendig å påpeke, men som ikke omfattes av definisjonen for avvik. 48

49 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap 4 av 5 Enhet for Forebygging /4507/OPVE Avvik Følgende avvik ble avdekket under tilsynet: Avvik 1 Kommunens internkontrollsystem, som skal sikre at krav til brannforebyggende oppgaver fastsatt i eller i medhold av brannog eksplosjonsvernloven overholdes, er ikke tilfredsstillende. Avvik fra Lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brannog eksplosjonsvernloven) 8 Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid 9 Etablering og drift av brannvesen Kommentar Kommunen plikter å gjennomføre et systematisk internkontrollarbeid for selv å kunne sikre at kravene til brannog redningsvesenets forebyggende oppgaver til enhver tid blir overholdt. Funn på blant annet følgende områder viser at internkontrollsystemet ikke er tilfredsstillende: risiko- og sårbarhetsanalyse plan over brannverntiltak myndighetsutøvelse ved tilsyn samarbeid Funnene er beskrevet i vedlegg 1. Dette er funn som viser at kommunen ikke har et internkontrollsystem som sørger for at konkrete krav etter lov/forskrift blir fulgt. Det er derfor sannsynlig at det fins flere forhold som ikke er omtalt, men som vil bli avdekket gjennom et tilfredsstillende internkontrollsystem. Kommunen må skaffe oversikt over lokal risiko og aktuelle krav i brannog eksplosjonsvernloven og tilhørende forskrifter for å kartlegge og lukke eventuelle avvik. En systematisk kartlegging av risiko vil gi et grunnlag for å planlegge og gjennomføre forebyggende tiltak i kommunen. 4.3 Anmerkninger Det ble ikke gitt noen anmerkninger under tilsynet. 49

50 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap 5 av 5 Enhet for Forebygging /4507/OPVE 5 Oppfølging av tilsynet DSB ber om at det blir utarbeidet en fremdriftsplan med forslag til korrigerende tiltak i forhold til avviket som ble avdekket ved tilsynet. Frist for å oversende fremdriftsplan til DSB er Fremdriftsplanen skal beskrive hvordan avviket ikke tilfredsstillende internkontroll skal lukkes, og ikke være en plan som omhandler hvordan hvert enkelt funn skal utbedres. Det må fremgå av fremdriftsplanen at kommunen skal utarbeide et internkontrollsystem som sikrer at krav fastsatt i eller i medhold av loven overholdes, og når dette arbeidet skal være ferdigstilt. Det skal ikke sendes inn dokumentasjon i forbindelse med tilbakemeldingen. Internkontroll i forbindelse med beredskapsarbeid er ikke en del av dette tilsynet. Tønsberg, Vera Lisa Opsahl sjefingeniør 50

51 Vedlegg 2 til tilsynsrapport veiledning innenfor sentrale tema Risiko- og sårbarhetsanalyse Kommunen skal gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse slik at brannog redningsvesenet kan planlegge og gjennomføre forebyggende tiltak for å redusere kartlagt risiko i kommunen på en systematisk måte. Kun gjennom en kartlegging av risiko og sårbarhet vil man kunne iverksette hensiktsmessige forebyggende og beredskapsmessige tiltak og drifte brannvesenet på en tilfredsstillende måte. En plan for hvordan kommunen vil redusere sannsynligheten for at uønskede hendelser skal oppstå, må være en del av ROS-analysen. Det må også fremgå hvordan konsekvensene skal reduseres dersom slike hendelser likevel skjer. Kommunen kan gjennomføre analysen selv eller kjøpe tjenesten av annen kommune eller konsulent. Kommunen skal ha rutiner for jevnlig oppdatering av ROS-analysen. For planlegging og gjennomføring av ROS-analyse, se Norsk Standard NS 5814:2008 Krav til risikovurderinger. Plan over brannverntiltak Kommunen skal hvert år utarbeide en skriftlig plan over brannverntiltak. Viktige elementer i en plan er hovedmål med underliggende delmål, satsingsområder, tiltak og aktiviteter. Planen skal minimum inneholde: tiltak for å redusere risiko avdekket i ROS-analysen informasjons- og motivasjonstiltak gjennomføring av tilsyn med særskilte brannobjekter Aktuelle tiltak for å redusere risiko vil kunne være informasjonskampanjer eller tilsynsaksjoner, og gjennomføring av prosjekter alene eller i samarbeid med andre aktører. Samarbeid om brannvesenets forebyggende oppgaver Ved å etablere interkommunalt samarbeid sikrer små kommuner kvalitet og stabilitet i det brannforebyggende arbeidet. I en forebyggende avdeling med flere heltidsstillinger vil man få et større fagmiljø som er mindre sårbart ved fravær og vakante stillinger. I små brannvesen, der ledelsen og forebyggende personell fyller flere funksjoner i kommunen, oppstår det lett faglige- og tidsmessige konflikter. DSB har god erfaring med at fullt interkommunalt samarbeid sikrer kvalitet og stabilitet i det brannforebyggende arbeidet. Krav om samarbeid fremgår av brannog eksplosjonsvernloven 15. Informasjons- og motivasjonstiltak Informasjons- og motivasjonstiltak er en svært viktig del i det forebyggende brannvernet. Kommunen skal sette mål for arbeidet og prioritere målgrupper på bakgrunn av vurdert risiko. DSB forventer også at brannvesenet deltar i de sentralt initierte aktivitetene. Side 1 av 2 51

52 Brannvesenet som lokal brannmyndighet og dialog med byggesaksavdeling Brannvesenet plikter å følge forvaltningsloven og å utøve korrekt myndighetsutøvelse. DSB har utarbeidet en veiledning for myndighetsutøvelse ved tilsyn. Veiledningen er et hjelpemiddel for å øke kvaliteten på tilsynsarbeidet ved å sikre korrekt, systematisk, enhetlig og forutsigbar myndighetsforvaltning. Veiledningen kan innarbeides i lokale internkontroll- og saksbehandlingssystemer. Styrende dokumenter for tilsyn, og forvaltningslovens bestemmelser, er lagt til grunn for utarbeidelsen. Veiledningen foreligger elektronisk på Brannvesenet bør tilstrebe å ha en god dialog med kommunens byggesaksavdeling. De bør delta på forhåndskonferanser i relevante byggesaker, blant annet for å avklare behov for slukkevann og adkomst for brannvesenets materiell. Brannvesenet skal ikke fungere som rådgiver for ansvarlig prosjekterende i byggesaker, eller på annen måte angi branntekniske løsninger. Dersom brannvesenet oppdager feil i et nyoppført bygg, skal de be eier av bygget om å legge frem dokumentasjon på at bygget er oppført og utstyrt i samsvar med plan- og bygningsloven og tilhørende forskrifter. Dersom brannvesenet oppdager brudd på dette regelverket skal forholdet meldes til byggesaksavdelingen slik at byggesaken kan gjenåpnes. Oppgaver i tillegg til de lovpålagte I henhold til brannog eksplosjonsvernloven kan kommunen legge andre oppgaver til brannvesenet så lenge dette ikke svekker brannvesenets gjennomføring av lovpålagte oppgaver. Dersom brannforebyggende avdeling blir pålagt andre oppgaver, kan det medføre behov for personellressurser utover minstekravet. Dersom brannvesenet tilbyr kurs eller andre tjenester må de sikre at kursvirksomheten er i samsvar med EØS-avtalens regler, slik at det ikke oppstår ulovlig kryssubsidiering mellom privat og offentlig virksomhet. Brannsikkerhet i kommunale bygninger Eier av ethvert brannobjekt skal sørge for at dette er bygget, utstyrt og vedlikeholdt i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Eier må ha et forvaltningssystem for å ivareta sikkerheten i sine bygg. Systematisk sikkerhetsforvalting av bygg består av kartlegging og analyse av risiko samt planlegging og gjennomføring av risikoreduserende tiltak. Kommuner som gjennomfører systematisk sikkerhetsforvaltning i sine bygninger, vil får en bedre sikkerhet for brukere av kommunale bygg. Å utarbeide en god dokumentasjon av bygningsmasse og brannvern er en del av denne prosessen. Denne dokumentasjonen er et godt utgangspunkt når brannvesenet og andre tilsynsetater skal gjennomføre systemrevisjon. Gjennom prosjektet Systematisk sikkerhetsarbeid i kommunale bygg ble det utarbeidet to temaveiledninger. Målgruppen er eiere og forvaltere av kommunal bygningsmasse samt ledere og ansatte i kommunale virksomheter. Systemet kan også tilpasses private eiendomsforvaltere. Veiledningene foreligger elektronisk på Tønsberg, januar 2013 Kontaktpersoner i DSB: Vera Lisa Opsahl, Jan-Tore Dilling, Side 2 av 2 52

53 Vedlegg 1 til tilsynsrapport - Snillfjord kommune. Funn som begrunner systemavvik I tilsynsrapporten viser DSB til funn som begrunner avviket Kommunens internkontrollsystem, som skal sikre at krav til brannforebyggende oppgaver fastsatt i eller i medhold av brannog eksplosjonsvernloven overholdes, er ikke tilfredsstillende. Krav til internkontroll fremgår av brannog eksplosjonsvernloven 8. Det er kommunen ved kommunestyret som er pliktsubjekt, og ikke brannvesenet. Dersom kommunen for eksempel lar stillinger være ubesatt, er dette svikt i kommunens internkontrollsystem. Kommunen skal ha et system for selv å avdekke og lukke avvik fra krav gitt i lov/forskrift. Funnene som er beskrevet er avdekket ved gjennomgang av svar på spørreskjema og innsendt dokumentasjon. Dersom det er uenighet om disse funnene, ta kontakt med DSB. Selv om et område ikke er nevnt blant funnene, vil ikke det si at DSB godkjenner dette området. Det er sannsynlig at det fins flere forhold som ikke er omtalt i kommentaren til avviket, men som vil bli avdekket gjennom et tilfredsstillende internkontrollsystem. En tilbakemelding som kun tar for seg de funn som er avdekket vil derfor kunne være ufullstendig, og vil ikke omfatte bakenforliggende årsak til at avvik oppstår. Fremdriftsplanen skal beskrive hvordan avviket ikke tilfredsstillende internkontroll skal lukkes! Henvisninger til lovverk: Lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brannog eksplosjonsvernloven) Forskrift 26. juni 2002 nr. 847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn (forebyggendeforskriften) Forskrift 26. juni 2002 nr. 729 om organisering og dimensjonering av brannvesen (dimensjoneringsforskriften) Forskrift 6. desember 1996 nr om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) Tilsynet har avdekket følgende funn som begrunner systemavviket: Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) ROS-analyse er ikke innsendt. I hht. svar i spørreskjemaet er ROS-analysen 13 år gammel og det har skjedd endringer i risikobildet siden den ble utarbeidet. Kun gjennom en kartlegging av risiko og sårbarhet vil man kunne iverksette hensiktsmessige forebyggende tiltak. Referanse: Brann- og eksplosjonsvernloven 9 og 10 Dimensjoneringsforskriften 2-4 Plan over brannverntiltak Plan over brannverntiltak er ikke innsendt og DSB anser derfor at denne ikke foreligger. Kommunen skal hvert år utarbeide en skriftlig plan over brannverntiltak. Planen skal beskrive satsningsområder og må derfor ses i sammenheng med ROS-analysen. Referanse: Brann- og eksplosjonsvernloven 9 Forebyggendeforskriften 5-2 c Internkontrollforskriften 5 Side 1 av 2 53

54 Myndighetsutøvelse ved tilsyn * I I hht. svar i spørreskjemaet er ikke alle lovpålagte tilsyn med særskilte brannobjekter gjennomført i * I hht. svar i spørreskjemaet blir ikke brannog eksplosjonsvernlovens reaksjonsmidler brukt i tiltrekkelig grad når avvik ikke blir lukket. Referanse: Brann- og eksplosjonsvernloven 9 Forebyggendeforskriften 6-2 og 6-3 Samarbeid Snillfjord kommune må søke samarbeid med andre kommuner for best mulig å utnytte samlet kompetanse i regionen. I en forebyggende avdeling med flere heltidsstillinger vil man få et større fagmiljø som er mindre sårbart ved fravær og vakante stillinger. DSB har god erfaring med at fullt interkommunalt samarbeid sikrer kvalitet og stabilitet i det brannforebyggende arbeidet. Referanse: Brann- og eksplosjonsvernloven 9 og 15 Dimensjoneringsforskriften 3-1 Annet: Dersom brannog redningsvesenet oppdager feil i et nyoppført bygg, skal de be eier av bygget om å legge frem dokumentasjon på at bygget er oppført og utstyrt i samsvar med plan- og bygningsloven og tilhørende forskrifter. Dersom brannvesenet oppdager brudd på dette regelverket skal forholdet meldes til byggesaksavdelingen slik at byggesaken kan gjenåpnes, i stedet for å beskrive i tilsynsrapporten hvilke avvik som må rettes. Tønsberg, Vera Lisa Opsahl sjefingeniør Side 2 av 2 54

55 Side 1 av 2 Orkdal kommune Brann- og redningsvesenet Saksbehandler Ronny Ramsøskar, tlf Vår dato Deres dato og Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Att. Vera Lisa Opsahl Pb TØNSBERG Vår referanse 2013/ Deres referanse 2013/4209/0PVE 2013/4507/0PVE Prosjektnr.: og Si',".. ','\,''\.,%Q.!'t;KEr-v-',';'1-' T Svar på rapporter fra tilsyn med brannog redningsvesenets forebyggende arbeid i Orkdal, Skaun og Snillfjord kommuner Vi viser til Deres oversendelse av rapport vedrørende tilsyn med brannog redningsvesenets forebyggende arbeid i Orkdal og Skaun kommuner av med frist for tilbakemelding Etter tilsynet har Orkdal kommune også inngått avtale med Snillfjord kommune om å inngå felles brannvesen med Orkdal kommune som vertskommune. Dette svar med handlingsplan gjelder dermed også for tilsynsrapport oversendt Snillfjord kommune Begge tilsyn avdekker avvik vedrørende kommunens internkontrollsystem som skal sikre at krav til brannforebyggende oppgaver fastsatt i eller i medhold av brannog eksplosjonsvernloven overholdes. For å rette på dette er følgende arbeider påbegynt: Orkdal kommune er godt i gang med å få utarbeidet en risiko- og sårbarhetsanalyse. Den arbeidsgruppe som er satt ned (bestående av overbefal og dagtidsansatte) har fått følgende mandat: Utarbeide ROS for å vurdere om dagens beredskap er dekkende for de hendelser som normalt kan oppstå i kommunen og evt. avdekke behov for endringer i beredskapen, jf. Brann- og eksplosjonsvernlovens 9, 10 og 11. Gjennom ROS vurdere om interne rutiner, arbeidsprosesser, kompetanse og HMS er tilfredsstillende sett i forhold til risiki beskrevet i ROS og sentrale lover/forskrifter. Presentere en rapport etter ROS med forslag til tiltak og oppfølging innen , denne rapporten tas inn som et viktig og styrende bestanddel i ny dokumentasjon av brannvernet i kommunen. Rapporten forelegges brannsjef og enhetsleder tekniske tjenester for videre oppfølging. Målet med prosessen er å få vedtatt ny dokumentasjon av brannvernet i kommunestyret samt få den godkjent av DSB. Fristen for å få utarbeidet ROS rapporten er nå utsatt til årsskiftet 2013/2014. Når Orkdal kommune er ferdige med sin risiko- og sårbarhetsanalyse for den risiko som er i Orkdal er planen å skifte ut enkelte av deltakerne i arbeidsgruppen med deltakere fra Skaun og Snillfjord for å ta med risikoobjekter her inn i en samordnet risiko- og sårbarhetsanalyse for alle tre kommuner. Frist for utarbeidelse av samordnet risiko- og sårbarhetsanalyse for alle tre kommuner settes til På grunnlag av risiko- og sårbarhetsanalysen ønsker brannvesenet å utarbeide en langsiktig strategiplan for det forebyggende brannvernet i Orkdal, Skaun og Snillfjord samt eventuelt flere kommuner som tenkes invitert med i et felles brannvesen. Brannstrategiplanen skal uttrykke valg og prioriteringer for kommunenes forvaltning på brannområdet, og skal ligge til grunn for strategiske beslutninger og enkeltavgjørelser. Brannstrategiplanen skal angi sikkerhetsnivå, satningsområder for tilsyn, prinsipper for sikring av bebyggelse og prioritering av sanksjonsmåter overfor ansvarlige etter ulike relevante regelverk. Postadresse Besoksadresse Orkdal kommune Orkdal Brannstasjon, Bårshaug Postboks ORKANGER Vest, 7300 Orkanger Telefon Bankkonto Organisasjonsnr E-postadresse: ronny.ramsoskargorkdalkommune.no

56 Orkdal kommune Side 2 av 2 Vår dato Vår referanse 2013/ Planen skal være en del av kommunenes internkontrollsystem og skal revurderes hvert 2. år med hensyn til mål og funksjonskrav, eller for å tilpasse endringer i forutsetninger, miljø eller brannsikringsmetoder. Planen forutsettes behandlet og akseptert av kommunenes politiske og administrative ledelse. Det forutsettes også at det opprettes en gjensidig samarbeidsavtale med byggesakskontorene i de respektive samarbeidskommuner. Planen er tenkt å skulle komplettere det ordinære brannforebyggende arbeidet i henhold til plan- og bygningsloven og brannog eksplosjonsvernloven, og skal ikke gripe unødig inn i dette. Det skal i tillegg utarbeides de forskriftspålagte årlige planer for brannvernet. Disse skal i utgangspunktet baseres på den strategiske planen samt eventuelle nasjonale satningsområder. Forslag til strategiplan for det forebyggende brannvernarbeidet for samarbeidskommunene er tenkt utarbeidet innen Deretter skal planen opp for administrativ og politisk godkjenning, noe som forventes sluttført innen Vi har altså som mål at avvik 1 skal være utbedret innen Orkdal, Skaun og Snillfjord kommune håper dette er tilfredsstillende svar på rapporter etter tilsyn med brannog redningsvesenets forebyggende arbeid i de respektive kommuner. Med hilsen Orkdal kommune Brann- og redningsvesenet tait/l/uu\ Leif-Harald Brenmes Brannsjef Ronny Ramsøskar Varabrannsjef Kopi: Rådmann Orkdal kommune Rådmann Skaun kommune Rådmann Snillfjord kommune 56

57 1 av 1 Dokument dato Vår referanse Deres dato Deres referanse Vår saksbehandler Vera Lisa Opsahl, tlf /4209/OPVE / Arkivkode 326 Orkdal kommune, Brann- og redningsvesenet Att. Ronny Ramsøskar Postboks ORKANGER Tilfredsstillende tilbakemelding på tilsynsrapport for kommunene Orkdal, Skaun og Snillfjord Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) viser til brev av vedrørende tilbakemelding på tilsynsrapport av , Orkdal og Skaun kommuner, og tilsynsrapport av , Snillfjord kommune, etter dokumenttilsyn med brannvesenene. Det blir opplyst i brevet at det er inngått avtale mellom Orkdal og Snillfjord kommuner om felles brannvesen, med Orkdal kommune som vertskommune. Brannsjefen har gjennomgått tilsynsrapportene og utarbeidet en handlingsplan med tidsangivelse for gjennomføring. DSB aksepterer tilbakemeldingen og forutsetter at brannsjefen og kommunene gjennomfører tiltakene som er fastsatt i handlingsplanen. Med hilsen for Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Brann og redning Hans Kristian Madsen avdelingsleder Kopi til: Snillfjord kommune Postadresse Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Hovedkontor Postboks Tønsberg Vera Lisa Opsahl sjefingeniør 7257 SNILLFJORD Kontoradresse Rambergveien Tønsberg E-post [email protected] Telefon Internett dsb.no Telefaks Org.nr Hovedkontoradresse Rambergveien Tønsberg

58 Salg av aksjer i Trønderenergi AS - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 022/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. salg av aksjer i Trønderenergi AS Saksutredning Kontrollutvalget protokollerte på sitt møte 25. mars 2014 i sak 6/2014 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, at de ønsket en orientering fra rådmannen vedr. status i Kommunestyrets sak 26/2013 Salg av aksjer i Trønderenergi AS. Kommunestyret gjorde følgende vedtak i sak 26/2013: Enstemmig: 1. Snillfjord kommune selger samtlige aksjer i TrønderEnergi AS. 2. Salget samordnes med salget av aksjer som skal gjennomføres i Agdenes, Malvik, Holtålen og Rissa kommuner. 3. Snillfjord kommune sier opp eksisterende aksjeeieravtale og inngår ny aksjeeieravtale med TrønderEnergi AS. 4. Snillfjord kommune sier opp gjeldende avtale med Sparebank 1 Markeds. 5. Ordfører får fullmakt til å delta sammen med de andre ordførerne for å innhente tilbud, vurdere, forhandle og velge rådgivnings-/konsulenttjenester for gjennomføring av salgsprosessen. 6. Når pris på aksjene og endelig avtale om salg foreligger, og før salget realiseres, legges saken fram for behandling av kommunestyret. Rådmannen er i brev av , samt i e-post av , bedt om å gi kontrollutvalget en orientering på kontrollutvalgets møte 10. juni Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 58

59 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 11/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget vedr. salg av aksjer i Trønderenergi AS På kontrollutvalgets møte ble det under sak 6/2014 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. kommunestyrets sak 26/2013 Salg av aksjer i Trønderenergi AS. Kontrollutvalget protokollerte følgende: Kontrollutvalget ønsker en orientering, på sitt møte i juni, vedr. status i Kommunestyrets sak 26/2013 Salg av aksjer i Trønderenergi AS Rådmannen er gjort kjent med kontrollutvalgets ønske i e-post av Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag kl på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets protokoll i sak 6/2014, ber vi herved om at rådmannen i Snillfjord kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

60 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 023/14 Eva J. Bekkavik 033, &58, 13/18-20 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til orientering og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Vedlegg Saker for videre oppfølging Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med etablert praksis legger kontrollutvalgets sekretariat frem gjennomgang av saker i formannskapet og kommunestyret i tidsrommet Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Det er ikke satt opp nye saker etter forrige møte i kontrollutvalget. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Rådmannen er bedt om å orientere i følgende sak: Kommunestyrets sak 26/2013 Salg av aksjer i Trønderenergi AS, orientering vedr. status i saken. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgets sekretariat har gått igjennom følgende saker: Kommunestyret: Sak 22/2014 sak 35/2014. Formannskapet: Sak 53/2014 sak 61/2014. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som settes til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget. 60

61 SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden , foreslår kontrollutvalgets sekretariat at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS9/2008 Forvaltningsrevisjon vann, avløp og renovasjonstjenesten Kommunestyret tar forvaltningsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på Rutinemessig oppfølging. sørge for tilfredsstillende vannkvalitet ved Vågan vannverk sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. OK Sjekk Sjekk Sjekk OK Sak i kommunestyret (Sak KS21/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Tiltak iverksettes for å sikre vannforsyning av god hygienisk kvalitet innen skolestart Sak i kommunestyret (Sak KS47/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Boring av ny brønn(er) og montering av UV-aggregater for å sikre hygienisk betryggende vannforsyning til Vågan skole. Dersom skolen vedtas opprettholdt, igangsettes arbeid med bygging av basseng og overbygg for UV-aggregater. Rådmannen orienterte om saken i kontrollutvalgets møte den 24. februar 2009, som sak KU-3/2009. Reservevannsløsninger og beredskapsplaner vann og avløp kan bli tema på ny hovedplan for vann og avløp. Manglende vaktordning for kommunale vannverk er omtalt i årsberetningen for 2008 (s. 32). Kontrollutvalgets møte Tilbakemeldingen fra rådmannen ble behandlet som sak 17/2010. Kontrollutvalget vedtok følgende: 61 Ny tilbakemelding på kontrollutvalgets første møte i 2011

62 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Kontrollutvalget tar rådmannens lbakemelding til orientering. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding i saken på sitt første møte i Kontrollutvalgets møte Rådmannen ga en ny tilbakemelding i saken. Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Kontrollutvalgets møte Rådmannen ga en orientering om status i arbeidet (kontrollutvalgets sak 4/2012). Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken til oppfølging. Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Ny tilbakemelding ønskes på kontrollutvalgets siste møte før jul Til oppfølging Følges opp videre Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Ny orientering Egil Arve Hov, leder forvaltning, drift og 3 juni 2013 vedlikehold, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget ønsker en tilbakemelding om status vedr. beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans, på utvalgets møte 3. juni Ny orientering i februar 2014 Kontrollutvalgets møte Rådmannen er bedt om å gi kontrollutvalget en orientering om status vedr. beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans. Kontrollutvalgets møte Rådmannen kunne ikke stille i kontrollutvalgets sitt møte. Sak KS- Forvaltningsrevisjonsrapport 1/2010 Eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune Kontrollutvalgets møte Egil Arve Hov, leder forvaltn. drift og vedlikehold, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Snillfjord kommune jobber fortsatt med Hovedplan vann og avløp, beredskapsplan er integrert i hovedplanen. Hovedplan ferdigstilles i løpet av Beredskapsplan er vedtatt i Snillfjord kommune har nå fått et reservestrømsaggregat. Kontrollutvalget anser punktene vedr. reservevannsløsning og strømsstans som fulgt opp. Utvalget ønsker en ny orientering om status i utarbeidelsen av beredskapsplan på sitt siste møte i Enstemmig som innstillingen: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune til etterretning og ber rådmannen følge opp rapporten med vekt på å Legge til rette for at kommunestyret kan 62 Ny orientering 24. november 2014 Rutine messig oppfølging.

63 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar fastsette overordnede mål for eiendomsforvaltningen. Til oppfølging Utarbeide et system for eiendomsforvaltningen som synliggjør tilstand og behov for verdibevarende vedlikehold av hele kommunens bygningsmasse. Skriftlig tilbakemelding til Kontrollutvalget ber om en tilbakemelding i saken kontrollutvalget innen sitt første møte i Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgets møte I tillegg til en skriftlig tilbakemelding, som ble utdelt i møtet, orienterte rådmannen i saken. Følges opp videre Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Tiltaksplan skal behandles i formannskapet 16. august, tiltaksplanen vil følge budsjettet fremover. Kontrollutvalgets møte Tiltaksplan for kommunal eiendom er behandlet av formannskapet i sak 100/11, 112/11 og 118/11 Formannskapet gjorde følgende vedtak: Snillfjord kommune vedtar Tiltaksplan for kommunal eiendom 2011 slik den er framlagt fra rådmannen. Midler avsettes ved budsjettbehandlingen. Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Tiltaksplan ikke lagt frem for kommunestyret pga. store øk.konsekvenser. Ordfører tar dette opp på Følges opp videre strategidag i mars. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget vil fortsatt ha saken til oppfølging. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget inviterer leder for komite II til utvalgets møte i oktober. Kontrollutvalget ønsker en orientering om salg og planer for salg av kommunale eiendommer. Kontrollutvalgets møte Morten Myking orienterte vedr. salg av kommunal eiendom og utbygging av boligfelt i kontrollutvalgets sak 26/2013. I sitt vedtak i saken ba kontrollutvalget om en skriftlig orientering fra rådmannen innen 30. oktober vedr, innhenting av prisstilbud på skogsryddingen i gamle Hyllberget. Orienteringen er satt opp som egen sak til utvalgets møte Kontrollutvalgets møte Komiteen har kun forespurt en om tilbud, pga at det ikke var andre som var ledige. Rådmannen ser i ettertid at det burde vært 63 Orientering i møte

64 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar forespurt 3 leverandører når man har offentlige anskaffelser under ,-. Kontrollutvalget ba sekretariatet om en faglig vurdering vedr. komiteens håndtering av anskaffelsen av skogsrydding. Vurderingen legges frem på utvalgets første møte i Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgets sak 7/2014 Håndtering av offentlig anskaffelse, skogrydding orientering til kontrollutvalget. Utvalget gjorde følgende vedtak: Kontrollutvalget anmoder rådmannen om at Snillfjord kommune søker å dokumentere innkjøp slik at etterprøvbarheten ivaretas, samt at anskaffelser skal, så langt det er mulig, være basert på konkurranse Kontrollutvalget ber om at Snillfjord kommunes rutiner for offentlige anskaffelser blir gjort kjent i organisasjonen. Samtidig bør det også utnevnes en/flere fagpersoner innen offentlige anskaffelser som de ansatte i Snillfjord kommune kan henvende seg til hvis de trenger bistand i slike saker. Til oppfølging Brev er sendt Snillfjord kommune Kontrollutvalget ser viktigheten av at rådmannen stiller med sekretærbistand til komiteene, og anmoder rådmannen om å følge opp dette. Eierstrategier Snillfjord KSkommune 72/2010 grunnlagsdokument Enstemmig: Rådmannen setter i gang en prosess for etablering av konkrete eierstrategier og rapporteringsrutiner i aktuelle selskaper. Dette innbefatter et grundig arbeid med saken i kommunestyret. Kontrollutvalgets møte Administrasjonen har kapasitetsutfordringer når det gjelder å få satt i gang arbeidet med å utforme eierstrategi for kommunens eierinteresser. Rådmannen har bedt kommunestyret om å vurdere om administrasjonen i kommunen har riktig kompetanse til å utfører dette arbeidet, eller om kommunen bør kjøpe ekstern bistand. Rådmannen mener at administrasjonen ikke har kapasitet til å ferdigstille en eierstrategi før siste halvår av Kontrollutvalgets møte Administrasjonen mangler kompetanse på området, økonomi til å gjennomføre arbeidsprosessen mangler også. Kontrollutvalgets møte Utvalget ønsker en orientering fra rådmannen på sitt møte 11. juni Kontrollutvalgets møte Rådmannen har meldt tilbake til kontrollutvalgets sekretariat (e-post 9. mai 2012) om at den kommunale administrasjonen fortsatt ikke besitter nødvendig kompetanse eller ressurser til å fullføre arbeidet med strategiske eiervurderinger. 64 Ny orientering til kontrollutvalget i juni 2011 Følges opp videre Følges opp videre Orientering fra rådmannen i juni 2012

65 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Kontrollutvalgets møte Rådmannen har fortsatt ikke ressurser til å fullføre arbeidet med strategiske eiervurderinger. Kommunestyrets møte Sak 101/2012Kommunestyret ba om innspill på løsning til neste kommunestyremøte ( ). Kontrollutvalgets møte Kommunestyret hadde saken opp på sitt møte Det er ikke aktuelt å kjøpe kompetanse utenfra. Rådmannen er i gang med arbeidet. Ordfører følger oppsaken på hvert formannskapsmøte fremover. Til oppfølging Saken oversendes kommunestyret til orientering og en eventuell oppfølging. Følges opp videre Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Reidar er i gang med arbeidet, alt av dokumentasjon fra selskapene er mottatt. Mulig det blir lagt frem en sak for formannskapet før sommeren. Kontrollutvalgets møte Kommunestyret har vedtatt eierskapspolitikk og eierstrategi for Snillfjord kommune i sak 27/2013. Ny orientering i mai 2014 Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker en ny orientering på sitt møte i mai Kontrollutvalgets møte Arild Risvik, rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Rådmannen vil ta fatt på dette arbeidet og få utarbeidet en eierstrategi for sitt eierskap. En realistisk målsetting er at dette kan bli ferdigstilt innen utgangen av Kontrollutvalget vil ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Sak KS Forvaltningsrevisjon 53/2011 Tilpasset opplæring Enstemmig som innstillingen: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: - vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats 65 Følges opp videre

66 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding i sak 6/2012. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Kontrollutvalget ønsker en ny muntlig orientering på sitt første møte etter sommeren September 2012 innebærer i kommunen. - gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av desember Kontrollutvalgets møte Pga. knapt med tid i dagens møte, ble orienteringen (i samråd med kontrollutvalgets leder) fra rådmannen flyttet til kontrollutvalgets møte 3. desember 2012 Kontrollutvalgets møte Åge Røe, kommunalsjef oppvekst, orienterte kontrollutvalget og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget sa seg godt fornøyd med orienteringen, men ønsker fortsatt å følge opp saken fremover. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker en orientering på sitt første møte etter sommeren 2013 Kontrollutvalgets møte Utvalget ønsker en orientering om status i saken, brev er sendt rådmannen Tilbakemeldingen fra rådmannen ble utsatt til møtet i desember fordi ingen kunne stille i kontrollutvalgets møte denne dagen. Kontrollutvalgets møte Åge Røe, konst. rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker en ny orientering på sitt første møte etter sommeren 2014 Sak KS Forvaltningsrevisjonsrapport 72/ Saksbehandling Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en muntlig tilbakemelding på utvalgets første møte 2013 og en skriftlig tilbakemelding innen september Desember 2012 Følges opp videre Høsten 2013 Orientering i møtet Følges opp videre 22. sept Tilbakemelding fra rådmannen i feb./mars 2013 Skriftlig tilbakemelding innen september 2013

67 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Kontrollutvalgets møte Rådmannen, v/ personalsjef Mildrid V. Mæhle, orienterte kontrollutvalget i sak 3/13. Til oppfølging Kontrollutvalgets møte Åge Røe, konst. rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Følgende er gjort vedr. revisjonens anbefalinger: Oppgradering av arkiv- og saksbehandlingssystem til ESA-8 (begynnelsen av 2014). Snillfjord kommune har utarbeidet en opplæringsplan som sikrer at nyansatte får riktig Ny orientering i opplæring, men også oppfriskningskurs for de mai 2014 som allerede bruker saksstyringssystemet. Felles forum for virksomhetene for å jobbe med sakene er ikke formålstjenelig fordi de er såpass forskjellig. Men det er nyttig å ha kontakt med andre kommuner på samme område. Det er innført ukentlige postlistemøter i TLM (teknisk, landbruk og miljø) for å se på hvilke saker som er kommet inn, samt å fordele sakene til riktig saksbehandler. Kontrollutvalgets møte Arild Risvik, rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Det er utarbeidet en prosedyre som sikrer at nyansatte får opplæring i sak- og arkivsystemet. Det er jevnlige møter som sikrer at sak og arkivsystemet fungerer som forventet. Snillfjord kommune har ikke et fullstendig kvalitetssystemet enda, men målet er å få til et system som fungerer godt, enten på papir eller elektronisk. På grunn av sykefravær så har rådmannen gått inn som leder på Teknisk, landbruk og miljø. Rådmannen har kartlagt restanser på hver enkelt saksbehandler. Ledermøter sikrer samhandling og erfaringsutveksling. Kontaktmøte med alle tillitsvalgte gjøres en gang pr. måned. Det tilstrebes at det etableres samarbeid mellom avdelinger der dette er naturlig. Kommunestyrets Snillfjord kommune har opprettet et prosedyrevedtak ansees og sjekklistekartotek på byggesakbehandling. som fulgt opp. Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. Saken tas ut av oppfølgingslisten. Sak KS Salg av aksjer i 26/2013 Trønderenergi AS Enstemmig: 1. Snillfjord kommune selger samtlige aksjer i TrønderEnergi AS. 2. Salget samordnes med salget av aksjer som skal gjennomføres i Agdenes, Malvik, Holtålen og Rissa kommuner. 3. Snillfjord kommune sier opp eksisterende aksjeeieravtale og inngår ny aksjeeieravtale med TrønderEnergi AS. 4. Snillfjord kommune sier opp gjeldende avtale med Sparebank 1 Markeds. 5. Ordfører får fullmakt til å delta sammen med de andre ordførerne for å innhente tilbud, vurdere, forhandle og velge rådgivnings/konsulenttjenester for gjennomføring av salgsprosessen. 6. Når pris på aksjene og endelig avtale om salg 67 Følges opp

68 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar foreligger, og før salget realiseres, legges saken fram for behandling av kommunestyret. Til oppfølging Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker en orientering om status i saken på sitt møte i juni. Kontrollutvalgets møte Rådmannen er bedt om en orientering. Sak KS Boligprosjekt /2013 Orientering i juni 2014 Enstemmig: Det bevilges kr til KOMITE I til komiteens videre arbeid. Kontrollutvalgets møte Utvalget ønsker å følge opp saken. 68 Følges opp

69 Risiko- og vesentlighetsanalyse selskapskontroll Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 024/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar de fremlagte vurderingene til orientering, og ber sekretariatet merke seg eventuelle innspill gitt i møtet. Vedlegg Oversikt over risiko- og vesentlighetsvurderinger (U.Off. Off.l. 23 [4]) Faktaark selskaper med risiko- og vesentlighetsvurderinger (U.Off. Off.l. 23 [4]) Saksutredning Risiko- og vesentlighetsanalyse knyttet til eierskap for Snillfjord kommune legges herved frem for kontrollutvalget, som grunnlag for utarbeidelse av plan for selskapskontroll. I forskrift om kontrollutvalg 13 ble det fra tatt inn en ny bestemmelse om overordnet analyse for plan for selskapskontroll. Her fremgår det nå at Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Dette er en direkte parallell til bestemmelsen om overordnet analyse som fra før var gjeldende for plan for forvaltningsrevisjon. Plan for selskapskontroll var for Snillfjord kommune sitt vedkommende allerede basert på en slik analyse, og dette medfører derfor ingen endring av praksis. Som det fremgår av forskriften er det derfor gjennomført en analyse basert på vurdering av risiko og vesentlighet for det enkelte selskap. Denne analysen er gjennomført felles for kommunene og fylkeskommunen som er deltakere i KonSek Midt-Norge IKS. Dette er hensiktsmessig av ressurshensyn, og gir mulighet til en mer overordnet og mer grundig analyse. Analysen må leses i lys av dette, og særlig for vesentlighetsvurderingene kan det være at et selskap fremstår som mer vesentlig i den samlede vurderingen enn det ville gjort for Snillfjord kommune alene. Vesentlighet Det er åpenbart at det vil være en for stor oppgave å utøve like omfattende kontroll overfor alle selskaper Snillfjord kommune har en eierandel i. Dette vil heller ikke være hensiktsmessig. I tilfeller der Snillfjord kommune eier en svært liten andel av selskapet, eller selskapet på annen måte har liten betydning for kommunen vil det være mindre interessant å gjennomføre kontroller enn der eierandelen eller den 69

70 samfunnsmessige betydningen er stor. Dette er hovedpremisset for vurdering av vesentlighet. Det er viktig å ta med seg at ulike formål med eierskapet bør gi ulike vurderinger av vesentlighet. Et selskap av liten økonomisk betydning kan være viktig for Snillfjord kommune, for eksempel dersom det yter viktige tjenester som er en naturlig del av Snillfjord kommune sin virksomhet. Et selskap som representerer en stor økonomisk investering, eller som gir Snillfjord kommune inntekter kan også være vesentlig uten at tjenestene det yter er politisk viktig for kommunen. Ut fra vurderingene er selskapene delt inn i tre kategorier: Høy, middels og lav vesentlighet. Selskaper med høy vesentlighet er blant de aller viktigste selskapene som mest sannsynlig vil vurderes for selskapskontroll selv om det vurderes å være liten risiko knyttet til selskapet. Selskaper med middels vesentlighet vil bli vurdert enkeltvis på bakgrunn av risiko, mens selskaper gitt lav vesentlighet, i de fleste tilfeller, vil være lite aktuell for selskapskontroll selv om det måtte være knyttet vesentlig risiko til driften. Risiko I tillegg til vurderingen av vesentlighet gjøres det en vurdering av risiko knyttet til det enkelte selskap. Risikovurderingene baseres på sjansen for at selskapet ikke vil oppfylle målsetningene med eierskapet. I denne sammenhengen vil økonomisk risiko alltid være en faktor, da et selskap uten tilstrekkelige ressurser vanskelig kan ivareta andre målsetninger. Ut over økonomisk risiko er det for selskaper med et politisk formål også nødvendig å se på andre forhold som kan føre til lav måloppnåelse, for eksempel faren for at selskapet ikke er i stand til å levere en viktig tjeneste til kommunen. For enkelte selskaper som har blitt vurdert til å ha lav vesentlighet har det ikke blitt lagt ressurser i å gjøre en egen risikovurdering da de uansett anses som lite aktuell for selskapskontroll. Sekretariatet har valgt å unnta risikovurderingene fra offentligheten, med hjemmel i offentlighetsloven 28 (4). Dette av hensyn til at offentliggjøring av vurderinger av risiko kan tenkes å ha vesentlige konsekvenser for selskapene som vurderes, og derfor komme til skade for Snillfjord kommune sine næringsinteresser. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Analysen legges frem for kontrollutvalget til orientering som grunnlag for plan for selskapskontroll. Sekretariatet ber kontrollutvalget komme med eventuelle innspill til de forelagte vurderingene. 70

71 Bestilling av forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 025/14 Eva J. Bekkavik 216, &58, 13/85-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget viser til kommunestyrets vedtak i sak 33/2014 (møte ) og bestiller en forvaltningsrevisjon med fokus på utleieboliger i Snillfjord kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 270 timer. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 31. mai Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Saksutredning Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret på møte den , i sak 10/2013. Fokusområder for forvaltningsrevisjon : Barnehagene Næringsutviklingsarbeidet i kommunen Omdømme og omdømmebygging Energi- og klimaplan Kontrollutvalget diskuterte fokusområdene som er tatt inn i Plan for forvaltningsrevisjon på sine møter 25. mars (sak 3/14) og 12. mai (sak 15/14). Av ulike årsaker så var utvalget av den formening at ingen av fokusområdene i planen var aktuell å starte opp nå i 2014/2015. Det ble en diskusjon om hvilket område utvalget anså som viktig å se på i 2014 og 2015, og utvalget kom til den konklusjon at kommunens utleieboliger var et interessant område. Kontrollutvalget ønsker å se på forvaltning av utleieboliger ved standard, vedlikehold, arealutnyttelse og tildeling av utleieboliger (nok boliger til de som trenger det, strategi for det boligsosiale arbeidet handlingsplan, saksbehandling og system for tildeling av boliger tidfestede kontrakter, statlige støtteordninger, leie eller eie, boligtilskudd, bostøtte og startlån) Følgende omforent forslag til vedtak ble fattet i sak 15/14: Kontrollutvalget ber Kommunestyret om å få sette i gang en forvaltningsrevisjon med fokus på utleieboliger i Snillfjord kommune. Kommunestyret behandlet kontrollutvalgets henvendelse på sitt møte 22. mai 2014 i sak 33/14, og ga sin tilsluttning til at kontrollutvalget setter i gang en forvaltningsrevisjon med fokus på utleieboliger i Snillfjord kommune. 71

72 Snillfjord kommune har et budsjett på 137 timer til forvaltningsrevisjon i løpet av revisjonsåret Og det kan påregnes at det vil være omtrent samme timetall for revisjonsåret For å få til en forvaltningsrevisjon som kan gå litt i dybden så anbefaler kontrollutvalgets sekretariat at det brukes budsjetterte forvaltningsrevisjonstimer for 2 år. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Med bakgrunn i Kontrollutvalgets henvendelse til Kommunestyret og Kommunestyrets vedtak i sak 33/14 legger kontrollutvalgets sekretariat frem en sak vedr. bestilling av en forvaltningsrevisjon med fokus på utleieboliger i Snillfjord kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 270 timer. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp forvaltningsrevisjonen på vegne av utvalget 72

73 Forslag til møteplan for 2. halvår 2014 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 026/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/90-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2. halvår 2014: Kommunestyret Formannskapet Kontrollutvalget August September Oktober November Desember Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Saksutredning For å kunne planlegge å gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. I budsjettet for 2014 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 5 møter i 2014, og det er naturlig å avvikle 3 på våren og 2 på høsten. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Utvalget kan løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes for 2. halvår 2014: Kommunestyret Formannskapet Kontrollutvalget August September Oktober November Desember september 2014 Viktige saker i september er oppfølging av den finansielle revisjonen, og det må utarbeides budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten for 2015 som legges frem for endelig vedtak i kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandlingen for

74 24. november 2014 Sekretariatet foreslår å legge kontrollutvalgets siste møte til 24. november. Tidspunktet er valgt ut fra at de fleste oppgaver for 2014 da må være ferdigstilt, samtidig kan behandling av saker 24. november være tidsnok til å kunne få saker fremmet for kommunestyrets siste møte før jul, som er satt opp til 18. desember. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 2 møter 2. halvår Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. 74

75 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 027/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/90-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak Kommunestyrets møte Melding om politisk vedta, kommunestyrets sak 32/2014 Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring Melding om politisk vedtak - Kommunestyrets sak 25/2014 Årsberetn og årsregnskap 2013 Tilbakemeldingsbrev etter årsrevisjon 2013 Protokoll fra generalforsamling 8. mai 2014 Bomveiselskapet E39 Protokoll fra representantskapet KonSek Midt-Norge IKS Kommunerevisoren: Åpne dører Møteoffentlighet i Nes kommune - Sivilombudsmannens uttalelse Hva er nettleie TrønderEnergi Nett? Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Melding om politisk vedtak Kommunestyrets møte Revisjon Midt-Norge IKS sin tilbakemelding til Snillfjord kommune etter årsrevisjon Protokoll fra representantskapsmøte i KonSek Midt-Norge IKS, og fra generalforsamling i Bomvegselskapet E Artikkel i Kommunerevisoren nr om Åpne dører i kontrollutvalgene. 5. Møteoffentlighet og manglende kunngjøring og offentlighet av «budsjettseminarer» i Nes kommune. 6. Infoskriv fra TrønderEnergi Nett til Bystyret i Trondheim Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 75

76 Melding om politisk vedtak Snillfjord kommunestyre Kommunestyrets møte Sak 30/14 Årsmelding Kontrollutvalget 2013 Innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2013 til orientering. Behandling: Enstemmig som innstillingen: Vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2013 til orientering. Sak 31/14 Selskapskontroll i Trønderenergi AS samt rapport fra undersøkelsen Innstilling: Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. Snillfjord kommune vil være en bevisst og aktiv eier, med tydelige mål for vårt eierskap og deltaking i selskaper. Kommunestyret ber formannskapet ta en gjennomgang av mål og strategier for vår deltaking og eierskap og utarbeide en eiermelding/eierstrategi. Denne blir lagt fram for kommunestyret en gang i året for behandling. Snillfjord kommune vil drive sin eierstyring og utøve sitt eierskap i generalforsamlingen i selskapet på en forutsigbar måte i samråd med de andre eierkommunene. Kommunestyret forventer at Snillfjord kommunes eierrepresentant jobber for et profesjonelt sammensatt styre i selskapet. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med fremlegging av eierskapsmeldingen innen september Behandling: Forslag fra Oddleif Bakås Fristen i siste setning endres til desember VOTERING: Forslag fra Oddleif Bakås - enstemmig og vedtatt. Resten av innstillingen - enstemmig og vedtatt. Vedtak: Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. Snillfjord kommune vil være en bevisst og aktiv eier, med tydelige mål for vårt eierskap og deltaking i selskaper. Kommunestyret ber formannskapet ta en gjennomgang av mål og strategier for vår deltaking og eierskap og utarbeide en eiermelding/eierstrategi. Denne blir lagt fram for kommunestyret en gang i året for behandling. Snillfjord kommune vil drive sin eierstyring og utøve sitt eierskap i generalforsamlingen i selskapet på en forutsigbar måte i samråd med de andre eierkommunene. Kommunestyret forventer at Snillfjord kommunes eierrepresentant jobber for et profesjonelt sammensatt styre i selskapet. 76

77 Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med fremlegging av eierskapsmeldingen innen desember Sak 33/14 Forvaltningsrevisjon Utleieboliger i Snillfjord kommune Innstilling: Kontrollutvalget ber kommunestyret om å få sette i gang en forvaltningsrevisjon med fokus på utleieboliger i Snillfjord kommune. Behandling: Enstemmig som innstillingen: Vedtak: Kontrollutvalget ber kommunestyret om å få sette i gang en forvaltningsrevisjon med fokus på utleieboliger i Snillfjord kommune. 77

78 78

79 79

80 80

81 81

82 82

83 83

84 84

85 85

86 86

87 87

88 88

89 89

90 90

91 \\ KONTROLLUTVALG \\ Åpne dører i kontrollutvalgene Sommeren 2013 trådte en endring av kommuneloven i kraft, som førte til at hovedregelen ikke lenger er at kontrollutvalget kan holde sine møter bak lukkede dører. Hvordan må vi, som kontrollutvalgsmedlemmer, sekretærer og revisorer forholde oss til dette? S om kontrollutvalg, og dets hjelpere, har vi en viktig oppgave i å bidra til å styrke demokratiet og folks demokratiske rettigheter. Åpenhet har blitt en stadig sterkere del av det norske demokratiet, og vi har en plikt til å forholde oss lojale til dette. Fram til juni 2013 var vi gitt den unike tilliten å holde lukkede møter uten særlig begrunnelse, men prinsippet om åpenhet har nå blitt så sterkt at Stortinget ikke lenger ser grunnlag for at dette kunne, eller burde, fortsette. Vi må nå forholde oss til åpenhet på lik linje med andre politiske organer. Jeg vil innledningsvis understreke at jeg i denne artikkelen har en praktisk tilnærming til hvordan loven skal anvendes. Det er mulig at jeg her kommer med noen forenklinger, og utelater noen forbehold, særlig når jeg ikke mener disse er særlig relevante for hverdagen i kontrollutvalget. La meg først starte med et par avgrensninger og begrepsavklaringer for å unngå misforståelser. Til tanken om åpenhet i forvaltningen knytter det seg flere viktige prinsipper. For det første har vi prinsippet om dokument offentlighet, dette reguleres i offentleglova, og gjelder dokumenter. Dette er separat fra prinsippet om møte offentlighet, som er definert med utgangspunkt i kommuneloven 31. Det er det siste prinsippet jeg omtaler i denne artikkelen, men det er viktig å ha med seg at det ikke er en nødvendig sammenheng mellom at dokumenter unntas offentlighet og at møter lukkes. Reglene for disse to tingene er forskjellige, og bare delvis overlappende. Motstykket til offentlighet, både når det gjelder møter og dokumenter er taushetsplikt. Taushetsplikt knytter seg til opplysningene i seg selv, og gjelder bare for opplysninger nærmere definert i forvaltningsloven og en del særlover. Det er viktig å merke seg at det heller ikke er noen 1-til-1-sammenheng mellom disse prinsippene. Et dokument er ikke automatisk underlagt taushetsplikt når 4 Kommunerevisoren nr AV SVERRE BUGGE MIDTHJELL, RÅDGIVER, KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT MIDT-NORGE IKS det er unntatt offentlighet, og det hersker ingen generell taushetsplikt om det som skjer i et lukket møte. Dokumenter som inneholder taushetsbelagt informasjon skal imidlertid ikke være offentlige, og møter skal lukkes når det omtales taushetsbelagt informasjon. Hovedregelen: Full åpenhet Så, til reglene for møteoffentlighet. Alle politiske er underlagt møteprinsippet. Dette er nedfelt i 30. Her slås det i nr. 1 fast at: 1. Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter. Hovedregelen for møteoffentlighet finner vi i kommuneloven 31, om møteoffentlighet, nr. 1 som lyder: 1. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. Det er altså en klar sammenheng bak at både behandling og vedtak i folkevalgte organer skal foregå i møter, og at enhver har rett til å overvære møtene. All politisk behandling skal gjennom dette være tilgjengelig for offentligheten. Ordene behandler sine saker og i 30 ble tatt inn i revidering av loven i 2011 for å understreke at dette gjelder ikke bare den delen av behandlingen der man treffer vedtak, men også der man for eksempel bare innhenter informasjon1. I utgangspunktet skal derfor 1 Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, noter 454, 455 og 478.

92 \\ KONTROLLUTVALG \\ alle sammenhenger der kontrollutvalget trer sammen og diskuterer eller mottar relevant informasjon om saker, være offentlige. Kontrollutvalget kan ikke ha informasjonsmøter, orienteringer, arbeidsmøter, formøter, seminarer eller lignende der allmennheten nektes adgang, og det ikke på rimelig vis legges til rette for at de får innsyn. De eneste lovlige unntakene fra dette er ﬁre forholdsvis strenge regler nedfelt i kommuneloven 31 nr For å kunne lukke et møte må alltid en av disse ﬁre hjemlene kunne benyttes, og det må nedfelles i protokollen nøyaktig hvilken av dem utvalget påberoper seg. To av disse reglene er skal-regler, altså påbud om å lukke, mens de andre to er kan-regler som gir mulighet for å lukke dersom utvalget mener det er nødvendig. I alle tilfeller skal det fattes et eksplisitt vedtak om lukking i møtet, også når man er pliktig til det. Et eksempel på fullstendig lovhenvisning kan her være: kommuneloven 31 nr. 2, jf. forvaltningsloven 13 nr. 1 2 Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, note Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, note 483 Unntak 2: Personalsaker Kommuneloven 31 nr. 3 lyder: 3. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenst lige forhold. Dette er den andre skal-regelen, der et politisk organ er pliktig til å lukke møtet. Denne bestemmelsen kommer i tillegg til taushetspliktsbestemmelsen i nr. 2, og det er viktig å legge merke til at det her er sakstypen, ikke de eventuelle opplysningene som kommer opp, som gir plikten til å lukke. Saken må ha en arbeidstakers tjenstlige forhold som tema. At det rettes kritikk mot en ansatt i forbindelse med en annen sak er for eksempel ikke tilstrekkelig. Typiske eksempler på saker som omfattes av denne paraunntak 1: Lovbestemt taushetsplikt grafen er behandling av tilsetting, oppsigelse, avskjed, Kommuneloven 31 nr. 2 lyder: lønnsvilkår eller permisjon for enkeltpersoner.3 Denne paragrafen bør ikke komme til anvendelse veldig 2. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når ofte i kontrollutvalget. Kontrollutvalget skal ikke være noe det foreligger lovbestemt taushetsplikt. klageorgan eller organ for generell overprøving av rådmanndette er den første, og antagelig viktigste unntakshjemmelen for kontrollutvalget, og en som er forholdsvis ens avgjørelser, og bør kun i svært spesielle tilfeller befatte grei å håndtere. Som tidligere nevnt er enkelte opplysning er seg med personalsaker knyttet til enkeltpersoner. underlagt taushetsplikt ved lov, og kontrollutvalget, på lik Unntak 3: Når hensynet til personvern krever det linje med offentlig ansatte, plikter å sørge for beskytte disse opplysningene. Det inkluderer en plikt til å lukke Kommuneloven 31 nr. 4 lyder: møtet når disse omtales. Dersom det er praktisk mulig å 4. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når dele opp saken på en slik måte at det bare er nødvendig hensynet til personvern krever det. å trekke inn de taushetsbelagte opplysningene i deler av Her er vi over på bestemmelser der kontrollutvalget debatten tilsier en lojal oppfølging av loven at man bør kan vedta å lukke møter. Dette er også en bestemmelse lukke møtet bare under denne delen av saken 2. Personer som kommer i tillegg til taushetspliktsbestemmelsene. som kan innlemmes i taushetsplikten kan gis tillatelse til I enkelte tilfeller kan det være slik at de konkrete opplyså være til stede. Dette kan for eksempel ofte gjelde rådningene i en sak ikke er taushetsbelagte, men at det er mannen og dennes representanter. klart at det å behandle saken i offentlighet kan være en Den taushetsplikten som oftest vil være relevant for urimelig krenkelse av personvernet til enkeltpersoner. kontrollutvalget er den som følger av forvaltningsloven I loven brukes ordet krever, som understreker at terskelen 13. Dette gjelder enten 1) Noens personlige forhold, for dette skal være høy. Det må også gjøres en konkret eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt vurdering av hva som i den aktuelle saken bør veie tyngst drifts eller forretningsforhold som det vil være av konkur av enkeltpersonens rett til personvern og allmennhetens ransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den rett til innsyn. Dersom det foreligger lovbestemt taushetssom opplysningen angår. Jeg går ikke i detalj på tolkning enplikt om opplysningene er det ikke denne hjemmelen, her, ut over å peke til at det stort sett er nr.1 som er aktu- men hjemmelen i nr. 2 som skal benyttes. ell for kontrollutvalget, altså noens personlige forhold. Denne regelen kan for eksempel komme til anvendelse Enkelte revisorer påberoper seg, etter det jeg erfarer, når det i en sak er behov for en debatt med inngående denne bestemmelsen kombinert med revisors taushetsplikt diskusjon om noens personlige egenskaper, uten at dette etter kommuneloven 78 nr. 7, for å kreve lukking av trenger å innebære avdekking av taushetsbelagt informamøter i kontrollutvalget under sine orienteringer. Jeg vil sjon, og uten at det er en personalsak angående noen ansatte i slutten av artikkelen komme tilbake til hvorfor jeg mener i kommunen. Det er vel heller ikke her noen grunn til å dette ikke er riktig. tro at dette vil gjelde veldig mange saker i kontrollutvalget. Når man skal benytte kommuneloven 31 nr. 2 som hjemmel er det viktig at det i protokollen også oppgis fra hvilken lovbestemmelse denne taushetsplikten kommer. 92 Kommunerevisoren nr

93 \\ KONTROLLUTVALG \\ Unntak 4: Sterke offentlige interesser Kommuneloven 31 nr. 5 lyder: 5. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hen synet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. Dette er nok det mest kompliserte av de fire unntakene å forholde seg til. Denne bestemmelsen stiller opp et dobbelt krav, der begge må være oppfylt: 1. Det må foreligge tungtveiende offentlige interesser. 2. Det må fremkomme opplysninger som kunne vært unntatt offentlighet etter offentleglova dersom de hadde stått i et dokument. Disse interessene må altså være tungtveiende. Dette under streker at det skal være svært høy terskel for å bruke også dette unntaket. Interessene må også være offentlige, det må altså være saklige og legitime grunner for at det ikke er i samfunnets interesse at det behandles i et åpent møte. Denne paragrafen er her for å beskytte samfunnet, ikke politikernes interesser. Å lukke møtet for å kunne føre en mer åpen og friere debatt, for å slippe støy og bråk, eller for å skjerme administrative eller politiske prosesser fra innsyn er for eksempel ikke lovlig med denne hjemmelen. Det må i tillegg vises til en konkret hjemmel i offentleglova som handler om unntak for slike opplysninger dersom de hadde stått i et dokument. Et mulig eksempel på dette kan være hensynet til det offentliges forhandlingsposisjon i en pågående sak (offl. 23), for eksempel hvis kommunens verdivurdering ble kjent for motparten. Selv om det er offentleglova som brukes som hjemmel er denne bestemmelsen knyttet til møtet, og det som sies der, ikke til saksdokumentene. Det er derfor ikke automatisk slik at møtet kan lukkes etter denne paragrafen fordi det foreligger saksdokumenter som er unntatt offentlighet. Også her skal det vurderes strengt, og hensynet til den gjeldende offentlige interessen må veies opp mot hensynet til allmennhetens legitime interesser i innsyn.4 Revisors taushetsplikt Et spørsmål det tidvis har vært debatt om er hvordan møt er i kontrollutvalget er forenlig med revisors taushetsplikt etter kommuneloven 78 nr. 7. Jeg har blitt fortalt at enkelte revisorer har trukket dette så langt at de nekter å orientere kontrollutvalget om noe som helst som angår revisjonen i åpne møter. Dette bygger etter min mening i så fall på en feil tolkning av loven. Av kommuneloven 78 nr. 7 kan vi lese at revisor har taushetsplikt om det denne får kjennskap til gjennom 4 Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, noter Kommunerevisoren nr revisjonen Med mindre det følger av revisjonens opp gaver etter denne lov. En av revisjonens oppgaver er å orientere kontrollutvalget om sin virksomhet, og kontrollutvalget er pålagt å ha åpne møter. Dette ble etter min mening gjort tydelig i Ot.prp. 70 ( ) for over 10 år siden, men all tvil bør i alle fall være feid av banen med lovforarbeidet i Prop. 119 L ( ), der departementet slår fast at: Departementet kan etter dette ikkje sjå at lova 78 nr. 7 er til hinder for at revisor uttalar seg i eit ope møte i kontrollutvalet. Med andre ord må revisor også forholde seg til hjemler for lukking på bakgrunn av det konkrete innholdet i orienteringene og dokumentene, og kan ikke kreve lukking på bakgrunn av den generelle bestemmelsen om taushetsplikt for revisor. Oppsummering og avslutning Som jeg her har vist er kontrollutvalget nå underlagt de samme reglene for åpenhet som kommunestyret og andre politiske organer. Det er kun fire gyldige unntak fra denne hovedregelen, og de finnes alle i kommuneloven 31. Min erfaring, og det jeg har hørt fra andre steder i landet, er at åpne møter også innebærer svært få problemer i praksis, og at nesten alle saker i kontrollutvalget kan føres for åpne dører. Det kan noen ganger være litt utfordrende å venne seg på at man må kunne stå til rette for offentligheten for alt det man ytrer i kontrollutvalget, men er det så urimelig å forvente dette av folkevalgte og de som arbeider på deres vegne? Jeg er opptatt av at vi som kontrollinstanser også har en plikt på oss til å være lojale både mot lovens bokstav og dens intensjon. Åpenhet har blitt en svært sentral del av demokratiet, og er viktig for det politiske systemets legitimitet. Det er viktig at vi bidrar til denne åpenheten. Heller enn å vri og vende på disse bestemmelsene for å prøve å finne en måte å lukke møtene på av bekvemmelighetshensyn mener jeg kontrollutvalgene alltid bør snu problemstillingen den andre veien, og stille spørsmålet: Er det helt nødvendig at vi lukker møtet nå? I noen få tilfeller er svaret ja, i alle andre tilfeller bør man la være. Sverre Bugge Midthjell er rådgiver i Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, og har jobbet som kontrollutvalgssekretær siden Han er utdannet statsviter fra NTNU, og har blant annet bakgrunn som kommunepolitiker. Han er medlem av Selskapskontrollog kontrollutvalgskomiteen i NKRF.

94 Møteoffentlighet i Nes kommune 25. april 2014 (sak 2013/2672) Denne saken gjelder spørsmålet om manglende kunngjøring og offentlighet av «budsjettseminarer» i Nes kommune var i strid med reglene i kommuneloven om møteoffentlighet. Nes kommune mente at budsjettseminarer for blant annet de folkevalgte, som ble avholdt før kommunen hadde påbegynt sin budsjettforberedelse, ikke var møter i kommunelovens forstand. Kommunen viste til at seminarene var lagt opp som informasjonsmøter for de folkevalgte. Jeg mener det knytter seg tvil til kommunens forståelse av at det aktuelle seminaret faller utenfor kommunelovens regler om møteoffentlighet. Selv om det var administrasjonen som tok initiativ til og kalte de folkevalgte inn til seminarene, var ikke dette avgjørende for om seminarene var å anse som administrative møter eller møter «i folkevalgte organ». Dette kunne i tilfelle bare være ett av flere momenter i helhetsvurderingen. At kommunen karakteriserte seminarene som «informasjonsmøter» som ble avholdt som ledd i den administrative saksbehandlingen, var heller ikke avgjørende. Det var hensikten med møtene og de folkevalgtes faktiske mulighet til å drøfte de aktuelle problemstillingene og komme med innspill til administrasjonens videre arbeid, som veide tyngst i vurderingen. Etter dette er det vanskelig å se at ikke budsjettseminarene var en del av den politiske budsjettprosessen slik at de skulle vært underlagt saksbehandlingsreglene i kommuneloven kapittel 6, herunder bestemmelsen om møteoffentlighet i 31. Bakgrunn Avisen Raumnes ved journalistene Jan Erik Hæhre og Thomas Frigård klaget 14. oktober 2013 over manglende kunngjøring og offentlighet av «budsjettseminarer» i Nes kommune. De viste til at politikere og representanter for administrasjonen i kommunen hadde hatt disse budsjettseminarer i 2010, 2011, 2012 og 2013 uten at de var kunngjort i forkant. Det ble opplyst at offentligheten ikke på annen måte hadde blitt invitert eller gjort oppmerksom på at seminarene var gjennomført. Klagerne opplevde at administrasjonen og politikerne under disse møtene hadde forhandlet og drøftet kommunens budsjett, og at det ble lagt føringer for den videre realitetsbehandlingen av budsjettet. I de etterfølgende formelle politiske møtene, opplevde journalistene at det stadig ble referert til hva som ble drøftet i disse seminarene. I klagen ble det derfor anført at «seminarene utøver en styringsfunksjon som ledd i kommunens saksbehandling», og at møtepraksisen derfor var i strid med saksbehandlingsreglene for offentlige organer i kommuneloven 25. september 1992 nr. 107 kapittel 6. Etter en gjennomgang av sakens dokumenter ble det besluttet å foreta nærmere undersøkelser. Undersøkelser herfra Kommunen oversendte saksdokumentene, og det fremgikk av disse at det var arkivert få dokumenter fra seminarene. I brev herfra ble kommunen bedt om å avklare årsaken til at seminarene ikke ble ansett som et møte i folkevalgt organ etter kommuneloven 25. september 1992 nr Kommunen ble 94

95 videre bedt om å gjøre rede for det rettslige grunnlaget for å lukke seminarene for publikum, og hvorfor saksliste og innkalling ikke hadde blitt gjort kjent for allmennheten, jf. kommuneloven 32. Det ble også stilt spørsmål om hvem som deltok på «budsjettseminarene», herunder om alle de kommunalt folkevalgte var invitert til å delta, hva som ble drøftet og i hvilken grad de drøftingene som ble foretatt underveis var av betydning for senere budsjettforslag eller innstillinger. Avslutningsvis ble det bedt opplyst om lukking av denne typen møter, der folkevalgte deltar, var normal praksis i kommunen. Det ble vist til ombudsmannens uttalelse i sak 2010/2939 om møteoffentlighet i Skedsmo kommune, og kommunen ble anmodet om å vurdere saken i lys av denne uttalelsen. Kommunen svarte at seminarene ikke var omfattet av kommuneloven kapittel 6. Møtene ble arrangert av kommunens administrasjon, som informasjonsmøter for de folkevalgte, og kommunen anførte at seminarene var en innledende del av den administrative budsjettprosessen, ikke den politiske budsjettprosessen. Som begrunnelse for dette ble det vist til at «seminarene [ikke] arrangeres som møter for bestemte folkevalgte organer. Det varierer hvem som inviteres og det har alltid deltatt flere enn medlemmene i ett bestemt organ. Deltakelsen har vært frivillig og har variert fra gang til gang. Seminarene har verken hatt saksliste eller saksforelegg og ledes ikke av folkevalgte. Det fattes ikke vedtak og føres ikke møtebok jfr. 30». Kommunen opplyste at det aldri var gitt politiske føringer i disse seminarene, og at det uansett var opp til rådmannen selv å vurdere hva han ville ta hensyn til av ønsker og innspill. Deltakelse varierte, men det hadde «alltid vært medlemmer fra formannskapet til stede, gruppeledere (som ikke sitter i formannskapet) og ledere av hovedutvalgene har vært representert, tillitsvalgte har i ulik grad deltatt og andre kommunestyrerepresentanter har deltatt på ett av seminarene. Alle kommunale folkevalgte har ikke vært invitert». Kommunen viste videre til at seminarene primært hadde vært lagt opp som informasjonsmøter for de folkevalgte. I tillegg var det vanlig å avholde gruppearbeid hvor spørsmål var luftet tverrpolitisk. Synspunkter fra gruppene ble deretter presentert i plenum. Disse har ikke blitt «nedfelt i noe dokument». Kommunen opplyste at alle møter i folkevalgte organer var åpne. Lukking skjedde kun i saker der det var hjemmel i kommuneloven 31. Det var videre vanlig å avholde andre typer møter, med deltakelse både fra administrasjon og folkevalgte, hvor blant annet bedrifter, organisasjoner eller innbyggere var invitert. Selv om disse møtene normalt ikke ble annonsert hadde også andre, som ikke var invitert, herunder avisen Raumnes, vært representert i slike møter. Avslutningsvis ble det anført at kommunens budsjettseminarer skilte seg vesentlig fra Skedsmo kommunes møter. Skedsmo kommune var kommet lenger i budsjettprosessen, med ferdigstilt og offentliggjort budsjettforslag, mens Nes kommunes møte ble avholdt på et «langt tidligere stadium i prosessen», som ledd i den forberedende, administrative saksbehandlingsfasen. Det ble vist til at det holdes en rekke forberedende møter i løpet av en budsjettprosess, blant annet med interesseorganisasjoner, andre offentlige instanser og privatpersoner, møter som kommunen anførte kunne ha like stor innvirkning på det ferdige budsjettforslaget som de omtalte budsjettseminarene. Klageren viste deretter til at det i «Overå/Bernts kommentarutgave av kommuneloven kommer det også ganske klart fram at man ikke trenger å fatte vedtak i et møte for at møtet skal falle inn under kommunelovens bestemmelser om møteoffentlighet». De opplyste at det 95

96 fremgår av innkallingen til møtet i april 2013 at «hele formannskapet, alle partiers gruppeledere og hovedutvalgslederne er innkalt. Med andre ord samtlige politiske partier i kommunestyret og de aller mest sentrale politikerne var invitert». Møtene ble dessuten avsluttet ved at «rådmannen oppsummerte sin forståelse av signalene». Klager mente derfor at seminarene måtte anses som en del av den politiske saksbehandlingen, både fordi de politiske deltakerne på møtet ikke var en del av administrasjonen, men også fordi flere av programpostene kunne tyde på at det som kom av innspill i budsjettseminarene ville kunne være førende for administrasjonens videre arbeid med budsjettet, og således måtte sies å være en del av den politiske saksbehandlingen av budsjettet. Kommunen anførte deretter at kommuneloven kapittel 6, herunder 31, ikke kom til anvendelse før saksbehandlingen i folkevalgte organ begynner, noe kommunen ikke mente var tilfellet i denne saken. Det måtte skilles mellom «den administrative saksbehandlingsfasen og vedtaksfasen (saksbehandlingsfasen i folkevalgte organer)». I budsjettseminarene ble de folkevalgte invitert til å komme med «uforpliktende signaler/ønsker til administrasjonen». Disse ble ikke behandlet av noe folkevalgt organ, verken gjennom votering eller protokollførsel, og rådmannen sto fritt til å velge om han ville ta hensyn til innspillene i administrasjonens videre arbeidet med budsjettforslaget. Kommunen påberopte seg dessuten retten til å velge hvem de skulle invitere til å bidra til den forberedende saksbehandling, uten at dette måtte kunngjøres offentlig og mente dette var avgjørende for å kunne drive en effektiv offentlig administrasjon. Mitt syn på saken Kommuneloven kapittel 6 inneholder saksbehandlingsregler for folkevalgte organer. Paragraf 30 slår fast det generelle prinsippet om at folkevalgte organer treffer sine vedtak i møter. Møtene skal etter kommuneloven 31 nr. 1 som hovedregel holdes for åpne dører, og det skal føres møtebok fra forhandlingene. Dessuten skal det settes opp en saksliste som er tilgengelig for allmennheten, jf. 32 nr. 2 og 3. Det er ikke avgjørende for at noe er å anse som «møte folkevalgt organ» at møtet gjennomføres i en av kommunens formelle organer. Jeg har uttalt meg om dette i en rekke saker og i Prop. 152 L ( ) Endringar i kommuneloven (møteoffentlegheit) støttet Kommunal- og regionaldepartementene mine tidligere uttalelser, blant annet ved å foreslå en presisering av kommuneloven 30 nr. 1. Denne presiseringen innebar at «også sakshandsaming som skjer før vedtak blir gjorde i folkevalde organ, skal skje i møte». Departementet ga i proposisjonen uttrykk for at også møter som var satt sammen av medlemmer fra både administrasjon og de folkevalgte, kunne være å anse som møte i folkevalgt organ. Om hva som er å anse som møter i offentlig organ, skrev departementet blant annet: «til dømes mellombelse utgreiingsorgan og ulike ad hoc-utval som er sette saman av medlemmer frå både administrasjonen og eit folkevalt organ, også kan utgjere eit folkevalt organ. Om eit organ fell innanfor 29 nr. 3 eller ikkje, vil derfor vere avhengig av ei konkret vurdering. Ein må i denne vurderinga mellom anna sjå på kven som har peikt ut det aktuelle organet, kven som sit i det, og kva oppgåver det har. Det er likevel klart at ein ikkje kan sjå bort frå møtereglane i lova ved å flytte realitetshandsaminga av saka til eit «formøte», eit «felles gruppemøte» for alle partia som deltek, eit «seminar», eit «orienteringsmøte» eller liknande, for deretter å gjere det formelle vedtaket i eit ordinært ope møte.» 96

97 Bernt og Overå utdyper dette i «Kommuneloven med kommentarer» (5. utgave 2011) på side 259, hvor de skriver: «Som en tommelfingerregel kan vi kanskje legge til grunn at samlinger der folkevalgte utgjør hovedtyngden av deltakerne og tilsatte i kommunens administrasjon medvirker eller er til stede i tjenstlig sammenheng, må anses som et «folkevalgt organ» i denne forstand, i praksis som et adhocutvalg eller komité». Selv om det i denne saken var administrasjonen som tok initiativ til og kalte inn de folkevalgte til seminarene, kan ikke dette være avgjørende for om seminarene var å anse som administrative møter eller møter «i et folkevalgt organ». Det må gjøres en konkret helhetsvurdering av møtene, der hvem som har kalt inn til møtet bare er et av momentene i vurderingen. Det er uomtvistet at de folkevalgte utgjorde hovedtyngden av deltakerne. Administrasjonens hensikt med å kalle inn til møtet var å informere de folkevalgte om den foranstående budsjettprosessen og samtidig avklare de folkevalgtes syn på hva det var viktig at administrasjonen tok hensyn til i sitt videre arbeid med budsjettet. I sak 2010/2939 om møteoffentlighet i Skedsmo kommune ble både hensikten bak bestemmelsene om møteoffentlighet i folkevalgte organer og hva som skal til for at et møte er å anse som et møte i lovens forstand utdypet. Fra uttalelsen siteres følgende: De omtalte reglene for saksbehandlingen i folkevalgte organer skal tjene flere hensyn. Dels skal reglene sikre allmennheten adgang og mulighet til å øve innflytelse over de kommunale beslutninger som treffes, og dels skal reglene tjene informasjons- og kontrollhensyn. Jeg har flere ganger tidligere uttalt at spørsmålet om hva som må karakteriseres som et møte i lovens forstand, må bestemmes ut fra hensikten med møtet og i lys av formålet med lovens bestemmelse om åpne dører. En sammenkomst i et folkevalgt organ vil være et møte i lovens forstand når det er fastsatt på forhånd at medlemmene av organet skal tre sammen som folkevalgt organ for å forhandle, drøfte, treffe vedtak eller på annen måte behandle saker og spørsmål som det etter lov eller forskrift har som oppgave å behandle. Tilsvarende vil det etter kommuneloven 30 foreligge plikt til å behandle slike saker i møter. Rent sosiale samvær eller andre uformelle sammenkomster med andre formål enn å gjennomføre saksbehandling, f.eks. selskapelige eller opplæringsmessige formål, vil ikke kunne karakteriseres som møter i forhold til 30 og 31. Denne saken har saksfakta som til dels er sammenfallende med ovennevnte sak. Jeg uttalte følgende om Skedsmo kommunes budsjettseminarer og forholdet til bestemmelsene om møteoffentlighet i kommuneloven: «De folkevalgte i Skedsmo kommune skulle i etterkant av seminaret realitetsbehandle det budsjettforslag det ble orientert om. I tråd med det jeg tidligere har sagt om denne typen møter, mener jeg det er mest naturlig å anse orienteringer for folkevalgte om forhold som ligger under dets arbeidsområde, og som de folkevalgte senere skal ta stilling til, som saksbehandling. Kommunen har karakterisert seminaret som «lesehjelp» for de folkevalgte. Slik hjelp for de folkevalgte vil nettopp kunne være av interesse for offentligheten og borgerne som de folkevalgte representerer. Lesehjelpen er derfor en hjelp for befolkningen og bør ses som ledd i budsjettprosessen. Det er også nærliggende å tenke seg at måten budsjettforslaget blir presentert på, og hvilke deler av forslaget som oppmerksomheten blir rettet mot, vil kunne få betydning for hvordan representantene vurderer forslaget. 97

98 Behandlingen av budsjettet er kanskje den viktigste saken de folkevalgte behandler i løpet av året, noe som gjør at hensynene bak kommuneloven 31 nr. 1 gjør seg sterkt gjeldende.» Selv om budsjettseminarene i Skedsmo kommune ble avholdt etter at rådmannen hadde sluttført sitt budsjettforslag, mens møtene i Nes kommune ble avholdt i de innledende fasene av budsjettprosessen, kan ikke dette være avgjørende. Spørsmålet er om seminarene var et ledd i den politiske delen av budsjettprosessen. I denne vurderingen er det flere momenter som er avgjørende, blant annet om det var invitert et representativt utvalg av de folkevalgte, hva hensikten med møtet var og om de tilstedeværende hadde en reell mulighet til å påvirke den videre budsjettprosessen. Hele formannskapet, alle partiers gruppeledere og hovedutvalgslederne var etter det opplyste innkalt til møtet i april Det synes etter dette uomtvistet at en representativ del av de folkevalgte var invitert til å delta på seminarene. Det fremgår at hensikten med budsjettseminarene bl.a. var å informere de folkevalgte om den forestående budsjettprosessen og at de kunne komme med «uforpliktende signaler/ønsker til administrasjonen» om innholdet i kommunebudsjettet, et budsjett de folkevalgte på et senere tidspunkt skulle behandle og vedta. Det er videre opplyst at disse seminarene inneholdt både «gruppearbeider», mulighet til å spille inn hva administrasjonen «må ta hensyn til ved utarbeidelsen» av budsjettet samt en oppsummering fra rådmannen. Jeg kan vanskelig se at slike budsjettseminarer kan sammenlignes med møter med eksterne. Innspill fra folkevalgte som senere skal være med å fatte det endelige budsjettvedtaket, vil kunne virke førende på administrasjonens arbeid på en helt annen måte enn innspill fra eksterne aktører. Dette vil spesielt gjelde for seminarer/møter der alle kommunestyrets politiske partier er representert, og særlig hvis formannskapet også er representert. At slike forberedende møter vil kunne ha innvirkning på den videre budsjettprosessen i kommunen illustreres også ved at synspunkter som er blitt fremmet i slike budsjettseminarer har vist seg å gjentas i den senere behandlingen av kommunebudsjettet. I tråd med det jeg tidligere har sagt om budsjettseminarer for kommunalt folkevalgte, er det mest naturlig å anse orienteringer til folkevalgte om forhold som ligger under deres arbeidsområde som de senere skal ta stilling til, som et ledd i saksbehandlingen av kommunebudsjettet. De folkevalgtes synspunkter og innspill i slike saker har interesse for offentligheten, og de vil kunne få betydning for den videre politiske behandlingen av budsjettforslaget. Som jeg også har uttalt tidligere, er behandlingen av budsjettet kanskje den viktigste saken de folkevalgte behandler i løpet av året. Dette gjør at hensynene bak kommuneloven 31 nr. 1 om åpenhet gjør seg sterkt gjeldende. Det er etter dette «begrunnet tvil» om kommunens forståelse av at denne type seminarer faller utenfor kommunelovens regler om møteoffentlighet. Nes kommune bes merke seg dette for fremtiden. Publisert:

99 Hva er nettleie? Nettleie er det du betaler for å få strømmen transportert fra der den produseres og hjem til deg. Du har bare en strømledning inn til huset, og kan derfor ikke velge nettselskap selv. Nettopp derfor er nettvirksomhet definert som en monopoloppgave der nettleia er sterkt regulert av nasjonale myndigheter. Nettselskapene kan ikke sette nettleia på egen hånd. Hvordan fastsettes nettleia? Norges Vassdrags- og Energidirektorat (NVE) setter grenser for hvor mye nettselskapene kan ta betalt i nettleie av sine kunder. Denne reguleringen skal hindre at du må betale høyere pris enn nødvendig for transporten av strømmen. NVE tillater at selskap som driver med lavere kostnader og dermed lavere nettleie tjener mer penger enn et selskap som drives med høyere kostnader. Derfor er det lønnsomt for nettselskapene å holde kostnadene så lave som mulig. Dette gir lavere nettleie til kundene og økt inntjening til selskapet. Hva består nettleia av? Nettleien består for husholdninger av et fastledd og et variabelt ledd tilknyttet ditt forbruk. Nettselskapet må også kreve inn avgifter som går til staten gjennom nettleia. Disse er politisk bestemt. Avgiftene utgjør nå 47 % av det en kunde betaler i nettleie i Trondheim. Av ca kr som en gjennomsnittskunde betaler, går ca kr til staten. Hvorfor har nettleia gått opp? Etter fusjonen i 2011 fikk kundene i distriktet og næringslivsaktører i Trondheim en lavere nettleie, mens private kunder i Trondheim fikk en noe høyere nettleie. Totalt sett har TrønderEnergi Nett sin nettleie vært lavere enn landsgjennomsnittet og lavere enn det trønderske gjennomsnittet. Nettleia økte med 5,75 øre/kwh, inkl. mva., fra 1. januar Økningen representerer cirka 100 kroner per måned for en privat gjennomsnittskunde. Økningen skyldes både en midlertidig «harmoniinntekt» som har blitt satt av NVE og som må kreves inn av kundene i løpet av , samt en inflasjonsjustering av nettleia. TrønderEnergi Nett sin nettleie har vært blant de rimeligste i landet fram til I perioden harmoniinntekten kreves inn vil vi midlertidig være noe under landsgjennomsnittet. TrønderEnergi Nett sin nettleie forventes å være uforandret i flere år framover, mens det forventes at andre nettselskap vil øke nettleia. Dette gjør at Trønderenergi Nett forventer å få blant Norges laveste nettleie igjen. Vil nettleia gå ned igjen i 2017? Nei, nettleia vil ikke gå ned igjen i I reelle priser (eksl. Inflasjon) har nettleia vært stabil i Norge de siste 20 åra. Det har i denne perioden vært historisk lavt investeringsnivå i strømnettet. Derfor er det nå nødvendig å investere i nye nettlinjer for å styrke forsyningssikkerheten av strøm i Norge. Også TrønderEnergi Nett og våre kunder må være med å betale for dette. Eivind Reiten leverte nylig en rapport til OED der han konkluderer med at nettleia vil øke over hele landet med % som følge av investeringer i nytt nett alene. I tillegg kommer prisøkninger som følge av inflasjon og økte krav til stabil strømforsyning. Økte investeringer vil medføre at alle nettkunder i hele landet vil få økt nettleie i årene som kommer. TrønderEnergi Nett forventer å få blant Norges laveste nettleie. TrønderEnergi Nett AS Telefon: Postadresse: Besøksadresse: Telefaks: Postboks 9480 Sluppen Klæbuveien 118 [email protected] 7496 Trondheim 7031 Trondheim 99 Org.nr: NO MVA

100 Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Eva J. Bekkavik 033, &17 14/90-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. 100 Saksnr 028/14

Vise mer