Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune Arkivsak: 13/150 Møtedato/tid: , kl. 09:00 Møtested: Møtedeltakere: Forfall: Andre møtende: Kopi: Rådhuset, Formannskapssalen Eva Overholt (leder) Eivind Stende Jan M. Leinum Oddrun Husby Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Katrine Lereggen, rådmann Carl-Tore Ellingsen Næss, Enhetsleder Nav Inge Storås, Revisjon Midt-Norge Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Eva Overholt (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, Konsek

2 Sakliste 024/13 Referatsaker 025/13 Aktuelle saker fra utvalgene 026/13 Orientering angående Nav 027/13 Orientering angående rådmannens oppfølging av ansattes deltakelse i Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum 028/13 Status finansiell revisjon /13 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon /13 Eventuelt

3 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Skaun kommune /13 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 13/150-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Adresseavisen : Stor tilsynsaksjon med brann- og redningstjenestene DSB: Rapport fra tilsyn med brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid i Orkdal og Skaun kommuner Vedlegg til rapport: Funn som begrunner systemavvik Vedlegg: Veiledning innenfor sentrale tema Brev fra Orkdal kommune: Tilbakemelding på tilsynsrapport Brev fra DSB: Tilfredsstillende tilbakemelding på tilsynsrapport for kommunene Orkdal, Skaun og Snillfjord Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Tilsyn med forebyggende arbeid innen brann- og redningstjensten i Orkdal og Skaun fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap

4 6 Nyheter Fredag 25. oktober 2013 Stor tilsynsaksjon med brann- og redningstjenestene: Tilsynsaksjon: DSB har dokumentert lovbrudd hos mange av brann- og redningsetatene i Midt-Norge. Arvid Hammernes er befal i brannvesenet og fagleder i teknisk etat i Frøya kommune. Johan Pettersen er befal i brannvesenet, og John Birger Johnsen er brannmannskap og tillitsvalgt Foto: KJELL A.OLSEN Her avdekket DSB lovbrudd: Agdenes brannvesen GBrøt loven: Plan overbrannverntiltak er mangelfull. Brannvesenet har ikkegjennomførtalle lovpålagte tilsyn de siste årene. Der tilsynene ikkeer fulgt opp, har brannvesenet ikkereagert. Det foreligger ikkeskriftlige tilbakemeldinger på tilsynsrapportene. Det påpekes også at brannvesenet ikkeskal bistå med å utarbeide dokumentasjon for eiere av særskilte brannobjekter. DSB påpeker også at kommunen bør søkesamarbeid med andre brannvesen. Fosen brann- ogredningstjeneste GBrøt loven: Tilsynet utført i2011 avdekket at bemanningen ikkevartilfredstillende. Frøya brannvesen GBrøt loven: I2012 ble det gjennomførtkun to av 47 tilsyn på særskilte brannobjekter.listen overbrannobjekter er heller ikkerevidert. Videre avdekket DSB at brannvesenet ikkehar reagerttilstrekkelig hvis ikketidligere avvik avdekket på tilsyn ikkeer fulgt opp, samt at tilsynene som er gjennomførtikkeer tilstrekkelige. Videre påpeker DSB at Frøyabrannvesen må søkesamarbeid med andre brannvesen. Gauldal brann og redning GBrøt loven: Plan overbrannverntiltak og kommunenes myndighetsutøvelse vedtilsyn, er ikketilfredsstillende. Dette bryter med brann- og eksplosjonsvernlovens paragrafer om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, samt paragraf om etablering og drift av brannvesen. Hemne og Aure brannvesen GBrøt loven: Kommunenes risiko- og sårbarhetsanalyse, myndighetsutøvelse vedtilsyn og mangelen på samarbeid er ikketilfredsstillende. En mangelfull risiko- og sårbarhetsanalyse fører til at man ikkefår gjennomførtkartlagt risikopå en systematisk måte. Hitra brannvesen GBrøt loven: Det foreligger ikkerisiko-og sårbarhetsanalyse og plan overbrannverntiltak. DSB skriver at brannvesenets reaksjonsmidler ikkeer brukt tilstrekkelig der avvik fratilsyn ikkeer fulgt opp. Videre er avvik hjemlet iplan- og bygningsloven, noe brann- og redningsvesenet ikkehar myndighet til. Holtålen, Røros, Os og Tydal interkommunale brann- og redningsledelse GBrøt loven: Funn på avvik av brann- og redningsledelsens internkontrollsystem viser at myndighetsutøvelsen vedtilsyn ikkeer tilfredsstillende. Dette bryter med loversom omfatter helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, samt lovom etablering og drift av brannvesen. Innherred samkommune brann og redning GBrøt loven: DSB menerbemanning, plan overbrannverntiltak og brannvesenets myndighetsutøvelse vedtilsyn ikkeer tilfredsstillende. Det bryter med brann- og eksplosjonsvernlovens paragrafer om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid og paragraf om etablering og drift av brannvesen. Lierne, Røyrvik og Namsskogan brannvesen GBrøt loven: DSB skriverat det forebyggende arbeidet kommunene samarbeider om ikkehar tilfredsstillende risiko- og sårbarhetsanalyse og plan for brannforebyggende tiltak. De avdekker også at myndighetsutøvelsen vedtilsyn ikketilfredsstiller krav fastsatt i, eller imedhold til lov. Meldal brannvesen GBrøt loven: Kommunens internkontrollsystem, som skal sikre at krav til brannforebyggende oppgaverfølges opp, er ikke tilfredsstillende. Dette gjelder plan overbrannverntiltak. Itillegg rådes Meldal til åsøkesamarbeid med flere kommuner. Meråker brannvesen GBrøt loven: Kommunens risiko- og sårbarhetsanalyse er fra 1998, og derfor foreldet. Har ikkegjennomførtalle lovpålagte tilsyn i2012.de hjemler videre avvik iplan- og bygningsloven, noe de ikkehar myndighet til. Meråker bør søkesamarbeid med andre kommuner,og planen overbranntiltak bør omfatte ulike satsingsområder. Nærøy brannog redningsvesen GBrøt loven: Bemanningen og kompetansen er ikketilfredsstillende. Plan overbrannverntiltak og myndighetsutøvlsen ved tilsyn er ikkegod nok. Kommunen må også søkesamarbeid med andre kommuner,påpeker DSB. Orkdal og Skaun brann- og redningsvesen GBrøt loven: Ikkeavsatt tilstrekkelig ressurser til ledelse og forebyggende personell. Det foreligger ikkerisiko- og sårbarhetsanalyse, eller skriftlig plan overbranntiltak. Videre peker DSB på at Orkdal og Skaun kommune bør etablere fullt samarbeid for best mulig åutnytte samlet kompetanse som er i regionen. Overhalla brannvesen GBrøt loven: Plan for forebyggende tiltak, myndighetsutøvelse vedtilsyn, informasjonstiltak og liten grad av samarbeid med andre kommuner om forebyggende oppgaver. Selbu brannvesen GBrøt loven: En ubesattstilling medfører at det er for liten kapasitet til ågjennomføre tilsyn med særskilte brannobjekter. Selbu brannvesen har ikkegjennomførtalle lovpålagte tilsyn de siste årene. De bør søkesamarbeid med andre kommuner. Risiko- og sårbarhetsanalysen er15 år gammel, og derfor foreldet. Det påpekes også at brannvesenet ikkeskal utforme branntekniskeløsninger ibyggesaker. Snillfjord brann- og redningsvesen GBrøt loven: Risiko-og sårbarhetsanalysen er13 år gammel, og siden dette har det skjedd endringer irisikobildet. DSB anser at plan for brannverntiltak ikkeforeligger,noe som skal utarbeides årlig. Videre er ikkelovpålagte tilsyn med særskilte brannobjekter gjennomførti2012.kommunen må også søke samarbeid med andre kommuner. Vikna og Leka brannvesen GBrøt loven: Har ikkereagertder avvik ikkeer fulgt opp. Disse avvikene har de selv dokumentertvedtilsyn. Avvik er hjemlet i plan- og bygningsloven, tilsyn er ikkesystemrettet nok. Vikna og Leka må også søkesamarbeid med flere kommuner. De må også utarbeide ny risiko- og sårbarhetsanalyse, skriver de. Kilde: Tilsynsrapporter fra Direktoratet for sikkerhet og beredskap

5 Nyheter Fredag 25. oktober av 23 brøt love Direktoratets tilsynsaksjon avdekket lovbrudd hos de fleste brannvesenene i Trøndelag. På Frøya vurderer de samarbeid for åfå orden på problemene. direktør for brann- og rednings- soner som skal rykke ut når det sen og John Birger Johnsen, som brenner,men som har mulighe- jobber beredskap i det lokale avdeling i DSB. ten til å planlegge tilsyn lang tid brannvesenet, støtter ham på Har man avvik, øker faren dette. Men de mener det er nødfor at det skal begynne å brenne.på forhånd,fortsetter hun. Flere brannvesen kan hente vendig at brannvesenets beredhensikten med brannvesenets forebyggende arbeid er jo net- fordeler med sammenslåing og- skapsfunksjon har tilhold på så nårdet kommer til beredskap, Frøya, til tross for at de ikke har topp å forebygge brann, sier like stor fagkompetanse som med for eksempel å ha felles teknisk etat i Frøya kommune. hun. Frøya: Brannvesenet på Frøya fulltidsbrannvesen. Selv har de I mange av tilsynsrapportene brannsjef,mener DSB. Han forteller at de også vurer bare ett av mange brannvesen som jobber for det lokale brann Vi er ikke ute etter å spare derer samarbeid med Hitra vises det til at kommunene bør som har fått beskjed fra Direkpenger,men ønsker å få bedre vesenet sivile jobber,og rykker samarbeide. kommune når det kommer til toratet for samfunnssikkerhet og ut år alarmen går. Vi ser særlig i Sør- og Nord- kvalitet i tjenestene. Samtidig beredskap (DSB) om å rette opp i branntilsyn. Men det at vi ikke har like Trøndelag at de små miljøene gjør det vel ikke kommunene forhold som ikke er i henhold til noe at de sparer penger,men forgod kompetanse som fulltidsgjør tydeligere feil, mens de 185 brøt loven på landsbasis lovverket. Tilsynet på Frøya er bare ett av større brannvesenene kommer oss er ikke økonomi et spørsmål.brannvesen skyldes at det ikke Frøya brannvesen hadde kun er plasser å oppdrive for de i delgjennomført tilsyn i to av 47 så- mange der DSB har avdekketav- bedre ut av det,legger hun til. tidsbrannvesenet som ønsker å vik. Totalt har 17 av de 23 brannkalte særskilte brannobjekter. Sårbart på Frøya ta kurs.av 20 ansatte i vårt delpå Frøya erkjenner de at det vesenene i Trøndelag fått bedet er bygninger og områder Ønsker sammenslåing skjed om å utarbeide en forplik- Hun viser til at flere kommuner forebyggende arbeidet er sår- tidsbrannvesen har kun tre hvor brann kan skade viktige utdanning som kulturhistoriske bygninger, tende handlingsplan for å rette kun har en deltidsstilling som er bart, ettersom det er en stilling godkjent deltidsmannskap,sier Johanavsatt til det forebyggende ar- som fylles av én person. samt steder hvor brannfaren el- opp avvikene. På landsbasis ble det avdekketbeidet, som er besatt av en per- Idet brannforebyggende ar- sen, som er tillitsvalgt i Frøya ler konsekvensene av brann er særlig stor.blantflereavvikdsb avvik i185 av de totalt 232 tilsy- son med mange andre oppgaver beidet er det aktuelt å innlede brannvesen. samarbeid,så vi får et større fagavdekket på Frøya, var også en nene. Disse tilsynene var rettet i kommunen. Ut fra det som kom frem i miljø,sier Hammernes. utdatert liste over slike særskilte mot brannvesenets forebyglorns BJERKAN Hans kolleger,johan Petter- lorns.bjerkan@adresseavisen.no gende arbeid, noe enkelte kom- denne tilsynsrunden ser vi at brannobjekter. Selv mener Frøya brannvesen muner har delegert til interkom- mange kommuner har for lite fokus på det forebyggende at systemavvikene skyldes en munale samarbeid. brannvernet. Etablerer man ubesatt fulltidsstilling i hele fjor. større miljø i samarbeid over Vedkommende hadde per- -Brannfaren øker Hensikten med brannvesenets misjon i hele fjor,og har nå sagt Tilsynsaksjonen har vart i to år, kommunegrensene, kan man få opp jobben. Vi er nå i en anset- og flere av avvikene kan derfor fulltidsstillinger med helt annen forebyggende arbeid er jo nettopp telsesprosess, sier Arvid Ham- nå være rettet opp nå.resultatet oppmerksomhet rundt faget, åforebygge brann. mernes,som er blant befalene iav tilsynet bekymrer likevel sier hun. Frøya brannvesen og fagleder i Anne Rygh Pedersen,avdelings- Dette er ikke snakk om per- ANNE RYGH PEDERSEN, avdelingsdirektør for brann- og redningsavdeling i DSB Vikna og Leka brannvesen Nærøy brannog redningsvesen Namsskogan Godkjent! Ingen avvik eller anmerkninger: GNamsos brann- og redningsvesen GTrøndelag brann- og redningstjeneste Flatanger brannvesen ese Fosen brannosen O og redningstjeneste Overhalla brannvesen Namdalseid Grong ong oog Høylandet L Lierne brann- og redningsvesen Snås nås Snåsa Inntrøndelag brannvesen. (Steinkjer, Verran, Snåsa, Inderøy, Osen og Namdalseid) Steinkjer Verran Inderøy Bjugn Verdal Levanger Hitra brannvesen Rissa Leksvik Frosta Snillfjord brannog redningsvesen Stjø Stjørdal Hemne Orkdal og Skaun brannog redningsvesen Meråke er Meråker Orkdal Innherred samkommune brann og redning. (Levanger, Verdal og Frosta) Stjørdal brannog redningstjeneste ste Trondheim Malvik Hemne og Aure brannvesen Flatanger brannvesen Grong Namsos Ove Namso Overhalla Meråker brannvesen esen Skaun Trøndelag brannog redningstjeneste Trondheim, Malvik, Klæbu, Rissa og Leksvik Selbu Melhus Me Meldal Selbu bu brannvese brannvesen esen T Tyda Tydal Meldal brannvesen Midtre Gauldal Re ebu Rennebu Brannvesenet har brutt loven Holtålen Trøndelag brannog redningstjeneste Oppdal og Rennebu Gauldal brann og redning O Os Midtre Gauldal Oppda Oppdal og Melhus Har fått anmerkning(er) Røros Anmerkninger: GAnmerkninger: Namsos brannvesenhøylandet Flatanger a Frøya brannvesen Agdenes brannvesen Røyrvik Lierne, Røyrvik og Namsskogan brannvesen Ikke avdekket avvik Holtålen, Røros, Os og Tydal interkommunale brannog redningsledelse grafikk@adresseavisen.no / Foto: Kjell A. O Selv om DSB ikkebetegner det som avvik påpeker de at brann- og redningsvesenet ikkeskal tilbykurs eller andre tjenester som medfører ulovlig kryssubsidiering, noe som strider med EØS-avtalen. De påpeker også at Flatanger brannvesen ikkeskal bistå eier og brukere av særskilte brannobjekter med åutarbeide dokumentasjon. De rådes også til åutvide samarbeidet til flere kommuner. Grong og Høylandet brann- og redningsvesen GAnmerkninger: DSB har ikkeavdekket avvik hos brannvesenet igrong og Høylandet. De mener likevel de bør etablere samarbeid med flere kommuner for åsikre kvalitet og stabilitet. De skriver også at deres planverk istørre grad bør omfatte tiltak på ulikesatsningsområder.de mener også at deres reaksjonsmidler ikkehar blitt brukt tilstrekkelig når avvik ikkehar blitt fulgt opp, samt at avvik har blitt hjemlet iplan- og bygningsloven, noe de ikkehar myndighet til. Inn-Trøndelag brannvesen GAnmerkninger: Avvik blir hjemlet iplan- og bygningsloven, noe brannvesenet ikkehar myndighet til. Det påpekes også at plan for forebyggende brannverntiltalk skal omfatte tiltak for åredusere kartlagt risikoog informasjons- og motivasjonstiltak, samt målsetninger for det forebyggende arbeidet. InnTrøndelag brannvesen er et interkommunalt samarbeid mellom Steinkjer,Verran, Snåsa, Inderøy,Osen og Namdalseid. Stjørdal brannog redningstjeneste GAnmerkning: DSB avdekket ingen avvik istjørdal, men mener de bør etablere samarbeid med andre kommuner for åutnytte kompetansen som er i regionen.

6 Dokument dato Vår referanse /4209/OPVE Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Vera Lisa Opsahl, tlf av 5 Orkdal kommune, rådmannen Arkivkode 326 Bårdshaug 7300 ORKANGER Oversendelse av rapport fra tilsyn med brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid i Orkdal og Skaun kommuner Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) oversender rapport etter dokumenttilsyn med brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid i Orkdal og Skaun kommuner. DSB forutsetter at kommunen utarbeider en forpliktende handlingsplan og sender denne til DSB innen Med hilsen for Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Brann og redning Hans Kristian Madsen avdelingsleder Vera Lisa Opsahl sjefingeniør Vedlegg: Funn som begrunner systemavvik Veiledning innenfor sentrale tema Kopi med vedlegg til: Orkdal kommune, brannsjefen Bårdshaug 7300 ORKANGER Skaun kommune, rådmannen Rådhuset 7353 BØRSA Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Statens Hus 7468 TRONDHEIM Postadresse Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Hovedkontor Postboks Tønsberg Kontoradresse Rambergveien Tønsberg E-post postmottak@dsb.no Telefon Internett dsb.no Telefaks Org.nr Hovedkontoradresse Rambergveien Tønsberg

7 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap 2 av 5 Enhet for Forebygging /4209/OPVE Tilsynsrapport 1 Innledning 1.1 Generelt Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) gjennomførte tilsyn med brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid andre kvartal Tilsynet er en kontroll av innsendt dokumentasjon og besvarelse av elektronisk spørreskjema. Rapporten omhandler de avvik og anmerkninger som ble avdekket i forhold til de lovverk DSB forvalter, jf. punkt Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid Etter lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) 9, skal kommunen sørge for drift av et brannvesen som kan ivareta forebyggende og beredskapsmessige oppgaver på en effektiv og sikker måte. Utfyllende bestemmelser om dette er gitt i forskrift 26. juni 2002 nr. 729 om organisering og dimensjonering av brannvesen (heretter kalt dimensjoneringsforskriften) og forskrift 26. juni 2002 nr. 847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn (heretter kalt forebyggendeforskriften) kapittel 5 og 6. Etter brann- og eksplosjonsvernloven 8 fremkommer det at kommunen skal ha et system (internkontroll) for å sikre at kravene etter loven og forskriftene blir overholdt. Selv om bestemmelsen ikke fremkommer av loven kapittel 3, som omhandler kommunens plikter og fullmakter, fremgår det av lovens forarbeider at 8 også gjelder bestemmelsene i kapittel 3. Dersom DSB ved en gjennomgang av innsendt dokumentasjon ser at pliktene, som for eksempel gjelder bemanning, ikke er fulgt, vil dette kunne være en indikasjon på at kommunen ikke har et system etter brann- og eksplosjonsvernloven 8. Kommunens internkontrollsystem skal sikre at kravene til brann- og redningsvesenets forebyggende og beredskapsmessige oppgaver til enhver tid blir overholdt. Kravene fremkommer av brann- og eksplosjonsvernloven og forskrifter gitt i medhold av denne, dvs. dimensjoneringsforskriften og forebyggendeforskriften. Et system etter 8 bør inneholde følgende elementer: Igangsette: Sette mål og beskrive ansvar og myndighet. Kartlegge: Skaffe oversikt over aktuelle lover/forskrifter og kartlegge evt. avvik, kartlegge risiko. Planlegge og prioritere tiltak: Lage handlingsplan for gjennomføring. Følge opp: Gjennomføre tiltak, foreta jevnlig gjennomgang av systemet for å sikre at det fungerer i praksis. Kravet til internkontroll omfatter også brann- og redningsvesenets FOREBYGGENDE plikter/oppgaver.

8 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap 3 av 5 Enhet for Forebygging /4209/OPVE 2 Hjemmelsgrunnlag og regelverk Tilsynet er hjemlet i følgende lover og forskrifter: Lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) Forskrift 26. juni 2002 nr. 847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn Forskrift 26. juni 2002 nr. 729 om organisering og dimensjonering av brannvesen Forskrift 6. desember 1996 nr om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 3 Tema og omfang for tilsynet Tilsynets formål er å vurdere om kommunen har et internkontrollsystem som sikrer at krav fastsatt i eller i medhold av brann- og eksplosjonsvernloven innen brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid overholdes. Systemet ble kontrollert på følgende områder: bemanning ledelse/forebyggende avdeling kompetanse forebyggende avdeling risiko- og sårbarhetsanalyse plan over brannverntiltak myndighetsutøvelse ved tilsyn informasjonstiltak samarbeid med andre kommuner om brann- og redningsvesenets forebyggende oppgaver 4 Resultater fra tilsynet 4.1 Definisjoner Avvik: Manglende etterlevelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov. Anmerkning: Et forhold som tilsynsetatene mener det er nødvendig å påpeke, men som ikke omfattes av definisjonen for avvik.

9 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap 4 av 5 Enhet for Forebygging /4209/OPVE 4.2 Avvik Følgende avvik ble avdekket under tilsynet: Avvik 1 Kommunens internkontrollsystem, som skal sikre at krav til brannforebyggende oppgaver fastsatt i eller i medhold av brann- og eksplosjonsvernloven overholdes, er ikke tilfredsstillende. Avvik fra Lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) 8 Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid 9 Etablering og drift av brannvesen Kommentar Kommunen plikter å gjennomføre et systematisk internkontrollarbeid for selv å kunne sikre at kravene til brann- og redningsvesenets forebyggende oppgaver til enhver tid blir overholdt. Funn på blant annet følgende områder viser at internkontrollsystemet ikke er tilfredsstillende: bemanning risiko- og sårbarhetsanalyse plan over brannverntiltak samarbeid Funnene er beskrevet i vedlegg 1. Dette er funn som viser at kommunen ikke har et internkontrollsystem som sørger for at konkrete krav etter lov/forskrift blir fulgt. Det er derfor sannsynlig at det fins flere forhold som ikke er omtalt, men som vil bli avdekket gjennom et tilfredsstillende internkontrollsystem. Kommunen må skaffe oversikt over lokal risiko og aktuelle krav i brann- og eksplosjonsvernloven og tilhørende forskrifter for å kartlegge og lukke eventuelle avvik. En systematisk kartlegging av risiko vil gi et grunnlag for å planlegge og gjennomføre forebyggende tiltak i kommunen. Dersom kommunen skal kunne tilfredsstille krav fastsatt i eller i medhold av brann- og eksplosjonsvernloven, er det en forutsetning at brann- og redningsvesenet har tilstrekkelig med personell, og at personellet har de kvalifikasjoner som er nødvendige for å kunne ivareta brann- og redningsvesenets forebyggende oppgaver på en forsvarlig måte. Hvis kommunen ikke disponerer kvalifisert personell selv, må oppgavene løses gjennom kommunesamarbeid eller ved kjøp av tjenester. 4.3 Anmerkninger Det ble ikke gitt noen anmerkninger under tilsynet.

10 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap 5 av 5 Enhet for Forebygging /4209/OPVE 5 Oppfølging av tilsynet DSB ber om at det blir utarbeidet en fremdriftsplan med forslag til korrigerende tiltak i forhold til avviket som ble avdekket ved tilsynet. Frist for å oversende fremdriftsplan til DSB er Fremdriftsplanen skal beskrive hvordan avviket ikke tilfredsstillende internkontroll skal lukkes, og ikke være en plan som omhandler hvordan hvert enkelt funn skal utbedres. Det må fremgå av fremdriftsplanen at kommunen skal utarbeide et internkontrollsystem som sikrer at krav fastsatt i eller i medhold av loven overholdes, og når dette arbeidet skal være ferdigstilt. Det skal ikke sendes inn dokumentasjon i forbindelse med tilbakemeldingen. Internkontroll i forbindelse med beredskapsarbeid er ikke en del av dette tilsynet. Tønsberg, Vera Lisa Opsahl sjefingeniør

11 Vedlegg 1 til tilsynsrapport Orkdal og Skaun kommuner. Funn som begrunner systemavvik I tilsynsrapporten viser DSB til funn som begrunner avviket Kommunens internkontrollsystem, som skal sikre at krav til brannforebyggende oppgaver fastsatt i eller i medhold av brann- og eksplosjonsvernloven overholdes, er ikke tilfredsstillende. Krav til internkontroll fremgår av brann- og eksplosjonsvernloven 8. Det er kommunen ved kommunestyret som er pliktsubjekt, og ikke brannvesenet. Dersom kommunen for eksempel lar stillinger være ubesatt, er dette svikt i kommunens internkontrollsystem. Kommunen skal ha et system for selv å avdekke og lukke avvik fra krav gitt i lov/forskrift. Funnene som er beskrevet er avdekket ved gjennomgang av svar på spørreskjema og innsendt dokumentasjon. Dersom det er uenighet om disse funnene, ta kontakt med DSB. Selv om et område ikke er nevnt blant funnene, vil ikke det si at DSB godkjenner dette området. Det er sannsynlig at det fins flere forhold som ikke er omtalt i kommentaren til avviket, men som vil bli avdekket gjennom et tilfredsstillende internkontrollsystem. En tilbakemelding som kun tar for seg de funn som er avdekket vil derfor kunne være ufullstendig, og vil ikke omfatte bakenforliggende årsak til at avvik oppstår. Fremdriftsplanen skal beskrive hvordan avviket ikke tilfredsstillende internkontroll skal lukkes! Henvisninger til lovverk: Lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) Forskrift 26. juni 2002 nr. 847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn (forebyggendeforskriften) Forskrift 26. juni 2002 nr. 729 om organisering og dimensjonering av brannvesen (dimensjoneringsforskriften) Forskrift 6. desember 1996 nr om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) Tilsynet har avdekket følgende funn som begrunner systemavviket: Bemanning * Det er ikke avsatt tilstrekkelige ressurser til ledelse. I en brannvernregion med ca innbyggere skal det avsettes minimum 0,9 årsverk til hhv. brannsjef, leder for forebyggende avdeling og leder for beredskapsavdelingen. I hht. svar i spørreskjemaet fyller brannsjefen både funksjonen som brannsjef og leder for beredskapsavdelingen. Det skulle vært avsatt 1,8 årsverk til disse funksjonene. * Det er ikke avsatt tilstrekkelig ressurser til forebyggende personell. Minimumskravet er 1,9 årsverk, mens det i hht. svar i spørreskjemaet er avsatt kun 0,6 årsverk. Det ble også oppgitt i spørreskjemaet at det ikke er ressurser til å revidere listen over særskilte brannobjekter. Referanse: Brann- og eksplosjonsvernloven 9 Dimensjoneringsforskriften 2-5 og 3-2 Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) Det foreligger ikke ROS-analyse. Referanse: Brann- og eksplosjonsvernloven 9 og 10 Dimensjoneringsforskriften 2-4 Side 1 av 2

12 Plan over brannverntiltak Det er ikke laget skriftlig plan over brannverntiltak. Brann- og redningsvesenet skal hvert år utarbeide en skriftlig plan over brannverntiltak. Viktige elementer i en plan er hovedmål med underliggende delmål, satsingsområder, tiltak og aktiviteter. Planen må ses i sammenheng med ROS-analysen. Referanse: Brann- og eksplosjonsvernloven 9 Forebyggendeforskriften 5-2 c Internkontrollforskriften 5 Samarbeid Orkdal og Skaun kommuner bør etablere fullt samarbeid jf. brann- og eksplosjonsvernloven 15. I tillegg må kommunene søke samarbeid med andre kommuner for best mulig å utnytte samlet kompetanse i regionen. I en forebyggende avdeling med flere heltidsstillinger vil man få et større fagmiljø som er mindre sårbart ved fravær og vakante stillinger. DSB har god erfaring med at fullt interkommunalt samarbeid sikrer kvalitet og stabilitet i det brannforebyggende arbeidet. Referanse: Brann- og eksplosjonsvernloven 9 og 15 Dimensjoneringsforskriften 3-1 Annet: Brann- og redningsvesenet skal ikke bistå eier/bruker av særskilte brannobjekter med å utarbeide dokumentasjon eller skissere tekniske løsninger under tilsynet. Dersom brann- og redningsvesenet oppdager bygg som har endret bruk i forhold til godkjenning, eller at det er foretatt større bygningsmessige endringer uten at detter er omsøk, må dette meldes til bygningsmyndigheten. Tønsberg, Vera Lisa Opsahl sjefingeniør Side 2 av 2

13 Vedlegg 2 til tilsynsrapport veiledning innenfor sentrale tema Risiko- og sårbarhetsanalyse Kommunen skal gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse slik at brann- og redningsvesenet kan planlegge og gjennomføre forebyggende tiltak for å redusere kartlagt risiko i kommunen på en systematisk måte. Kun gjennom en kartlegging av risiko og sårbarhet vil man kunne iverksette hensiktsmessige forebyggende og beredskapsmessige tiltak og drifte brannvesenet på en tilfredsstillende måte. En plan for hvordan kommunen vil redusere sannsynligheten for at uønskede hendelser skal oppstå, må være en del av ROS-analysen. Det må også fremgå hvordan konsekvensene skal reduseres dersom slike hendelser likevel skjer. Kommunen kan gjennomføre analysen selv eller kjøpe tjenesten av annen kommune eller konsulent. Kommunen skal ha rutiner for jevnlig oppdatering av ROS-analysen. For planlegging og gjennomføring av ROS-analyse, se Norsk Standard NS 5814:2008 Krav til risikovurderinger. Plan over brannverntiltak Kommunen skal hvert år utarbeide en skriftlig plan over brannverntiltak. Viktige elementer i en plan er hovedmål med underliggende delmål, satsingsområder, tiltak og aktiviteter. Planen skal minimum inneholde: tiltak for å redusere risiko avdekket i ROS-analysen informasjons- og motivasjonstiltak gjennomføring av tilsyn med særskilte brannobjekter Aktuelle tiltak for å redusere risiko vil kunne være informasjonskampanjer eller tilsynsaksjoner, og gjennomføring av prosjekter alene eller i samarbeid med andre aktører. Samarbeid om brannvesenets forebyggende oppgaver Ved å etablere interkommunalt samarbeid sikrer små kommuner kvalitet og stabilitet i det brannforebyggende arbeidet. I en forebyggende avdeling med flere heltidsstillinger vil man få et større fagmiljø som er mindre sårbart ved fravær og vakante stillinger. I små brannvesen, der ledelsen og forebyggende personell fyller flere funksjoner i kommunen, oppstår det lett faglige- og tidsmessige konflikter. DSB har god erfaring med at fullt interkommunalt samarbeid sikrer kvalitet og stabilitet i det brannforebyggende arbeidet. Krav om samarbeid fremgår av brann- og eksplosjonsvernloven 15. Informasjons- og motivasjonstiltak Informasjons- og motivasjonstiltak er en svært viktig del i det forebyggende brannvernet. Kommunen skal sette mål for arbeidet og prioritere målgrupper på bakgrunn av vurdert risiko. DSB forventer også at brannvesenet deltar i de sentralt initierte aktivitetene. Side 1 av 2

14 Brannvesenet som lokal brannmyndighet og dialog med byggesaksavdeling Brannvesenet plikter å følge forvaltningsloven og å utøve korrekt myndighetsutøvelse. DSB har utarbeidet en veiledning for myndighetsutøvelse ved tilsyn. Veiledningen er et hjelpemiddel for å øke kvaliteten på tilsynsarbeidet ved å sikre korrekt, systematisk, enhetlig og forutsigbar myndighetsforvaltning. Veiledningen kan innarbeides i lokale internkontroll- og saksbehandlingssystemer. Styrende dokumenter for tilsyn, og forvaltningslovens bestemmelser, er lagt til grunn for utarbeidelsen. Veiledningen foreligger elektronisk på Brannvesenet bør tilstrebe å ha en god dialog med kommunens byggesaksavdeling. De bør delta på forhåndskonferanser i relevante byggesaker, blant annet for å avklare behov for slukkevann og adkomst for brannvesenets materiell. Brannvesenet skal ikke fungere som rådgiver for ansvarlig prosjekterende i byggesaker, eller på annen måte angi branntekniske løsninger. Dersom brannvesenet oppdager feil i et nyoppført bygg, skal de be eier av bygget om å legge frem dokumentasjon på at bygget er oppført og utstyrt i samsvar med plan- og bygningsloven og tilhørende forskrifter. Dersom brannvesenet oppdager brudd på dette regelverket skal forholdet meldes til byggesaksavdelingen slik at byggesaken kan gjenåpnes. Oppgaver i tillegg til de lovpålagte I henhold til brann- og eksplosjonsvernloven kan kommunen legge andre oppgaver til brannvesenet så lenge dette ikke svekker brannvesenets gjennomføring av lovpålagte oppgaver. Dersom brannforebyggende avdeling blir pålagt andre oppgaver, kan det medføre behov for personellressurser utover minstekravet. Dersom brannvesenet tilbyr kurs eller andre tjenester må de sikre at kursvirksomheten er i samsvar med EØS-avtalens regler, slik at det ikke oppstår ulovlig kryssubsidiering mellom privat og offentlig virksomhet. Brannsikkerhet i kommunale bygninger Eier av ethvert brannobjekt skal sørge for at dette er bygget, utstyrt og vedlikeholdt i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Eier må ha et forvaltningssystem for å ivareta sikkerheten i sine bygg. Systematisk sikkerhetsforvalting av bygg består av kartlegging og analyse av risiko samt planlegging og gjennomføring av risikoreduserende tiltak. Kommuner som gjennomfører systematisk sikkerhetsforvaltning i sine bygninger, vil får en bedre sikkerhet for brukere av kommunale bygg. Å utarbeide en god dokumentasjon av bygningsmasse og brannvern er en del av denne prosessen. Denne dokumentasjonen er et godt utgangspunkt når brannvesenet og andre tilsynsetater skal gjennomføre systemrevisjon. Gjennom prosjektet Systematisk sikkerhetsarbeid i kommunale bygg ble det utarbeidet to temaveiledninger. Målgruppen er eiere og forvaltere av kommunal bygningsmasse samt ledere og ansatte i kommunale virksomheter. Systemet kan også tilpasses private eiendomsforvaltere. Veiledningene foreligger elektronisk på Tønsberg, januar 2013 Kontaktpersoner i DSB: Vera Lisa Opsahl, Jan-Tore Dilling, Side 2 av 2

15

16

17 Dokument dato Vår referanse /4209/OPVE Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Vera Lisa Opsahl, tlf / av 1 Orkdal kommune, Brann- og redningsvesenet Att. Ronny Ramsøskar Postboks ORKANGER Arkivkode 326 Tilfredsstillende tilbakemelding på tilsynsrapport for kommunene Orkdal, Skaun og Snillfjord Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) viser til brev av vedrørende tilbakemelding på tilsynsrapport av , Orkdal og Skaun kommuner, og tilsynsrapport av , Snillfjord kommune, etter dokumenttilsyn med brannvesenene. Det blir opplyst i brevet at det er inngått avtale mellom Orkdal og Snillfjord kommuner om felles brannvesen, med Orkdal kommune som vertskommune. Brannsjefen har gjennomgått tilsynsrapportene og utarbeidet en handlingsplan med tidsangivelse for gjennomføring. DSB aksepterer tilbakemeldingen og forutsetter at brannsjefen og kommunene gjennomfører tiltakene som er fastsatt i handlingsplanen. Med hilsen for Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Brann og redning Hans Kristian Madsen avdelingsleder Vera Lisa Opsahl sjefingeniør Kopi til: Snillfjord kommune 7257 SNILLFJORD Postadresse Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Hovedkontor Postboks Tønsberg Kontoradresse Rambergveien Tønsberg E-post postmottak@dsb.no Telefon Internett dsb.no Telefaks Org.nr Hovedkontoradresse Rambergveien Tønsberg

18 Aktuelle saker fra utvalgene Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Skaun kommune /13 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 13/150-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Informasjon om aktuelle saker fra utvalgene tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget har selv vedtatt fordeling av kommunens politiske organer mellom kontrollutvalgets medlemmer. De respektive ansvarlige har ansvar for å se igjennom sakene for møter i utvalgene og orientere kontrollutvalget om aktuelle saker. Følgende er ansvarlige: Kommunestyret: Eva Overholt og Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Administrasjonsutvalget: Eva Overholt Arbeidsmiljøutvalget: Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Plan- og miljøutvalget: Oddrun Husby Helse, kultur og oppvekstutvalget: Jan M. Leinum Formannskapet: Eivind Stende

19 Orientering angående Nav Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Skaun kommune /13 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 13/72-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget har uttrykt ønske om generelle orienteringer fra ulike enheter for å bli kjent med kommunens virksomhet. Nav Skaun er i tråd med andre Nav-kontor både et kommunalt og statlig kontor. Enheten skal gi innbyggerne både kommunale og statlige arbeids- og velferdsrelaterte tjenester. Blant de kommunale oppgavene er økonomisk sosialhjelp, generell rådgivning, gjeldsrådgivning og rustjenesten. Nav-leder Carl-Tore Ellingsen Næss vil i møtet gi en orientering om enheten.

20 Orientering angående rådmannens oppfølging av ansattes deltakelse i Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Skaun kommune /13 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 007, Arkivsaknr.: 13/60-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Vedlegg Trondheim kommunerevisjon FR-rapport - etiske retningslinjer og STPO Trondheim kommunerevisjon tilleggsnotat - økonomien i STPO Saksutredning Kontrollutvalget ble i møte , sak 11/13 orientert om oppfølging av sak knyttet til kommunalt ansattes deltakelse i Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum. Av denne orienteringen fremgikk det at endelig behandling av saken enda ikke var avsluttet av rådmannen, og at Trondheim kommunerevisjon skulle foreta ytterligere undersølkelser i saken. Utvalget fattet følgende vedtak i saken: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget ønsker ny orientering om saken etter at rapport om temaet i Trondheim kommune er offentliggjort. Trondheim kommunerevisjon har nå levert et tilleggsnotat til tidligere rapport i saken til kontrollkomiteen i Trondheim kommune. Disse er vedlagt. Rådmannen vil i tillegg orientere i møtet om videre oppfølging av saken i Skaun kommune. Oppsummering av saken Gjennom en rekke presseoppslag våren 2013 ble det kjent at Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum (STPO), et faglig forum for kommunale ledere i pleie- og omsorgssektoren, hadde gjennomført turer for utvalgte ledere som til dels hadde klar karakter av ferie. Blant annet gjennom Trondheim kommunerevisjons rapporter har det blitt dokumentert at disse turene, også feriedelen, delvis har vært finansiert av overskudd fra konferanser i regi av forumet der inntektene har kommet fra kommunale deltakeravgifter i tillegg til utstillinger fra private leverandører innen bransjen. Tilleggsnotatet fra Trondheim kommunerevisjon viser også at alle utgifter til turene, herunder barregninger, ble dekket av forumet for forumets styremedlemmer.