RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 29. november 2011 Møtetid: Kl. 14.30 Møtested: Røyrvik kommune, møterom på kommunehuset De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast, øvrige møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalget i Røyrvik kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne, jfr. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 19, 1. ledd. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 031/11 Referatsaker 032/11 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan 2012 033/11 Status for revisjonsarbeidet 034/11 Overordna analyse plan for forvaltningsrevisjon. Oppstart 035/11 Plan for selskapskontroll. Oppstart 036/11 Rapport etter gjennomgang av beregning av vedrelag for opphold i institusjon 037/11 Rapport etter kontaktmøte med revisjonen Eventuelt Grong 28.11. 2011 Solveig Haugen (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: 74 31 21 44 Mob: 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no
SAK 031/11 REFERATSAKER Kontrollutvalget 29.11. 2011 Gunnhild Berg. 031/11 424-1739-5.3 Referatene tas til orientering 1. KomSek Trøndelag IKS Røyrvik kommune Valg av kontrollutvalg 29.09.11 2. KomSek Trøndelag IKS Røyrvik kommune Opplæring nye kontroll- 16.11.11 Utvalg 3. NKRF NKRFs kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 2012 4. FKT FKTs kontrollutvalgskonferanse i Trondheim 2012 5. Folkevalgteopplæring i regi av KS SAK 032/11 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2012 Kontrollutvalget 29.11. 2011 Gunnhild Berg. 032/11 424-1739-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2012 for sin virksomhet i 2012. 2. Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering. Forslag til Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2012. 1. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. 2. Gjeldende plan for selskapskontroll. 3. Kommuneloven. 4. Forskrift om kontrollutvalg.
Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2012 følger vedlagt denne saken. Årsplanen for 2012 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Det legges opp til 5 møter i 2012. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året, se også vedlegg til årsplanen. Kontrollutvalget bør alltid innenfor planen ha rom til å omprioritere dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid, tips fra publikum eventuelt komme frem på annen måte. Av viktige dokumenter som ligger til grunn for årsplanen er Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Det skal utarbeides nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i planperioden 2012-2015. Arbeidet med disse vil derfor ha prioritet ved oppstarten av perioden. Kontrollutvalget bør alltid innenfor planen ha rom til å foreta eventuelle nødvendige omprioriteringer. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men kan sendes kommunestyret til orientering. Saken legges med dette frem til drøfting i kontrollutvalget. SAK 033/11 STATUS FOR REVISJONSARBEIDET Kontrollutvalget 29.11. 2011 Gunnhild Berg. 033/11 424-1739-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen (Ingen) Kontrollutvalget skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, samt påse at det føres kontroll med den økonomiske forvaltningen slik at den foregår i samsvar med gjeldene bestemmelser og vedtak. Revisjonen vil i møte orientere om sitt revisjonsarbeid og gi en status for dette i møtet.
SAK 034/11 OVERORDNA ANALYSE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015. OPPSTART Kontrollutvalget 29.11. 2011 Gunnhild Berg. 034/11 424-1739-5.3 1. Kontrollutvalget ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse, og i første omgang utarbeide et diskusjonsgrunnlag til det første møtet i 2012. 2. Kontrollutvalget inviterer ordfører og rådmann til en dialog om forvaltningsrevisjon i det første møtet i 2012. 3. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon skal legges fram for kontrollutvalget til behandling i løpet av 1. halvår 2012. Eksempler på mulige temaer og spørsmål i et forvaltningsrevisjonsprosjekt - Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner - Kommuneloven Kontrollutvalgsforskriftens 9 og 10 inneholder bl.a. følgende bestemmelser om forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Forvaltningsrevisjon er iht. forannevnte en lovpålagt oppgave, og det er kontrollutvalgets ansvar å sørge for at det blir utarbeide en plan for gjennomføring. For inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet og godkjent av kommunestyret innen 31.12.2012. Forvaltningsrevisjon vil være et godt verktøy for å sikre at brukerperspektiv og rettsikkerhet blir tilfredsstillende ivaretatt. Forvaltningsrevisjon vil også kunne være et godt verktøy for å sikre at kommunen etterlever lov, forskrift og egne vedtak. Forvaltningsrevisjon ses som et element i den lærende organisasjon, og med gode forvaltningsrevisjonsprosjekter vil det kunne oppnås en enda mer effektiv og målrettet virksomhet.
Listen i 1 er først og fremst ment som et utgangspunkt for en diskusjon knyttet til hvilke temaer og spørsmål kontrollutvalget innledningsvis kan stille seg. Andre temaer og spørsmål vil selvfølgelig også kunne være aktuelle. I tillegg til temaer vil en også måtte velge ut aktuelle områder. Det fremgår imidlertid klart av kontrollutvalgsforskriften at virksomheten skal vurderes på et overordnet nivå, og at temaer og problemstillinger skal vurderes mot hverandre ut fra vesentlighet og risiko for avvik. Vurdering Forvaltningsrevisjon (og selskapskontroll) skal begge ha elementer av både kontroll og læring. Kommunen har valgt selskapsformen for deler av sin virksomhet og tjenesteproduksjon. Planverkene for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll bør derfor ses i sammenheng. Kontrollaspektet ivaretas ved å påse at virksomheten styres og utøves i samsvar med de gitte regler og normer. Tilfredsstiller tjenestene gitte krav til omfang og kvalitet? Det kan også vurderes i hvilken grad tjenestene treffer målgruppen, hvordan brukerne opplever tjenestene og en kan en måle omfanget av produksjonen mot medgåtte ressurser. I tillegg kan en vurdere hvilke muligheter og begrensninger som ligger innen kommunens nåværende organisasjon og organisasjonskultur. Det vil være nødvendig med en klar forståelse for kommunens begrensninger og muligheter. Det kan derfor med fordel vurderes hvorvidt en kan bygge videre på rådmannens egne overordnede analyser og vurderinger. Videre bør det være en klar oppfatning av hvor skoen trykker mest (vesentlighet og risiko), og om hva som eventuelt vil kunne være et hensiktsmessig utviklingsprogram. Rådmannens eget kvalitets- og/eller utviklingsprogram bør derfor tas i betraktning i forbindelse med utarbeidelsen av planverket for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Planarbeidet vil være en lang prosess, og kontrollutvalget vil få saken opp til behandling ytterligere to ganger. Plan for forvaltningsrevisjon skal utarbeides ut fra en overordnet analyse av kommunens virksomhet og skal være basert på vesentlighets- og risikovurderinger. Det foreslås derfor at revisor blir anmodet om å utarbeide et nærmere diskusjonsgrunnlag til dette møtet. For å legge til rette for at plan for forvaltningsrevisjon også kan utvikles i forståelse med ordføreren og rådmannen, foreslås det at disse blir invitert til en dialog med kontrollutvalget i neste møte. Det understrekes imidlertid at forvaltningsrevisjon ikke kan ses på som en del av rådmannens egen oppfølging, eller erstatte denne. Saken legges med dette fram for kontrollutvalget til diskusjon i møtet. For at det skal være mulig for revisor å belyse de ønskede temaer og problemstillinger i tillegg til andre temaer revisor måtte avdekke i sitt arbeid, anbefales kontrollutvalget å gi så klare avgrensninger av egne vurderinger som mulig. SAK 035/11 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012 2015. OPPSTART Kontrollutvalget 29.11. 2011 Gunnhild Berg. 035/11 424-1739-5.3
1. Kontrollutvalget ber revisor igangsette arbeidet med å utarbeide plan for selskapskontroll for perioden 2011 2015. 2. Forslaget til plan skal legges fram for behandling i kontrollutvalget i løpet av 1. halvår 2012. Ingen. - Plan for selskapskontroll 2008 2011 - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner - Kommuneloven Kontrollutvalgsforskriftens 13 inneholder følgende bestemmelser om selskapskontroll: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. For inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet innen 31. desember 2012. Vurdering Selskapskontroll er en lovpålagt oppgave, og det er kontrollutvalgts ansvar å utarbeide en plan for gjennomføring av slik kontroll. Det er viktig at dette arbeidet kommer i gang så snart som mulig. Saken legges fram for kontrollutvalget med forslag om å be revisor om å starte arbeidet med og utarbeidelse av ny plan. SAK 036/11 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV BEREGNING AV VEDERLAG FOR OPPHOLD I INSTITUSJON Kontrollutvalget 29.11. 2011 Gunnhild Berg. 036/11 424-1739-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering.
Deles ut i møtet. Unntatt Off.het jf. Komml. 78.7, Off.l. 13 (Ingen) Rapport deles ut i møtet. Revisor vil i møtet gi en orientering for hvorfor slik revisjon er foretatt, og vil gå igjennom rapport etter beregning av vederlag for opphold i institusjoner. SAK 037/11 RAPPORT ETTER KONTAKTMØTE MED REVISJONEN Kontrollutvalget 29.11. 2011 Gunnhild Berg. 037/11 424-1739-5.3 Saksbehandlerens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rapporteringen fra kontaktmøtet til orientering. 1. Notat etter møte mellom KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS vedr. det pågående revisjonsarbeidet i Røyrvik kommune. Unntatt off. Off.l. 14 og 16. Deles ut i møtet. Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalgets tilsynsfunksjon i forhold til revisjonen er hjemlet i Forskrift om kontrollutvalg 6, og det heter bl.a. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Videre heter det i merknadene til 20 i den samme forskriften: Kontrollutvalgets sekretariat vil være utvalgets operative ledd og skal sørge for at det blir foretatt tilsyn med administrasjonen og revisjonen. Kontrollutvalget påser gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. Sekretariatet har faste, årlige kontaktmøter med KomRev Trøndelag IKS. Kontrollutvalg mottar også jevnlig muntlig orientering og status angående fremdriften i revisjonsarbeidet.
Det er avholdt et møte den 24.10. 2011 mellom sekretær og revisor. Det er skrevet et notat som en oppsummering av møtet. Notatet som er unntatt offentlighet vil bli delt ut i møtet. Grong 23.11. 2011 Gunnhild Berg Kontrollsekretær