Dato: 21. februar 2006 /06 Skoler - Ombygging og tilpassing til ny pedagogikk - 2006. Søknad om bevilgning. Valg av generalentreprenør. PEAD BBE-1632-200504174-19 Hva saken gjelder: Bergen Kommune v/ BBE KF i samarbeid med byrådsavdeling for Oppvekst foretar jevnlig en rekke mindre ombygginger av og tilpassinger til ny pedagogikk i eksisterende skolebygg. For inneværende år, 2006, er det i økonomiplanen for 2006 2009 avsatt samlet 5,0 mill til dette formål. Søknad om bevilgning. Investeringsmidler merket Diverse ombygginger og tilpassing til ny pedagogikk er primært ment benyttet i skoler som ikke er tilgodesett med egne midler i investeringsprogrammet. Midlene skal både brukes til generelle ombyggingsarbeider for å tilpasse skoleanleggene til nye reformer, og til standardhevende tiltak. Disposisjon av disse midlene foretas i samarbeid mellom BBE KF og BOPP på grunnlag av de ombyggingsbehov de enkelte barne- og ungdomsskoler har innsendt og fått godkjent av BOPP. Midler foreslått bevilget over investeringsbudsjettet for 2006, 2,0 mill, skal sammen med midler bevilget i fullmaktssak 13/05 for året 2005, 4,0 mill, og restmidler for året 2004, bevilget i fullmaktssak 17/04, ca 1,898 mill, dekke prosjektkostnadene for de planlagte ombyggingsarbeidene for 2005/2006. Se vedlagte oversikt over prosjekter. Valg av generalentreprenør. Bergen Bygg og Eiendom KF utbyggingsavdelingen ønsker å engasjere en generalentreprenør for utførelse av diverse mindre ombyggingsarbeider av 18 skoler. På grunnlag av ønske om å inngå kontrakt med det firmaet som har levert tilbud som er det økonomiske mest fordelaktig for Bergen Kommune, har BBE KF foretatt et valg. Denne saken gjelder både søknad om bevilgning og valg av generalentreprenør. 1
Vedtakskompetanse fullmaktssak 2) Bevilgningssaker under 5,0 mill: Styresak 75/01: 3. Styret videredelegerer innenfor investeringsbudsjettet pkt. III-B-1 fullmakt til administrativ leder, å treffe gjennomføringsvedtak, samt slutte nødvendige kontrakter når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5 mill. Styresak 44/03: Styret tar justerte budsjettfullmakter pkt. III B 1 om gjennomføringsvedtak i forbindelse med investeringsbudsjettet til etterretning og ber administrasjonen som hovedprinsipp fremlegge driftsmessige konsekvenser av investeringer på standardisert skjema i alle bevilgningssaker. ------------------------------------------ 3) Slutte kontrakt (velge leverandører): Gjeldende økonomihåndbok, pkt III B 1. Investeringer i fast eiendom Styrene kan - uten beløpsbegrensning - treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning for investeringsprosjekter, samt slutte de nødvendige kontrakter, innenfor rammen av det investeringsbudsjett som bystyret har vedtatt for foretaket. Fullmakt til å treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning, kan delegeres til foretakets administrative leder når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5 mill. (Se også kommentarer vedr. låneopptak under punkt I Generelle bestemmelser innledningsvis). Videre kan styret uten beløpsbegrensning delegere til foretakets administrative leder fullmakt til å slutte nødvendige kontrakter når bevilgning foreligger. I den grad administrativ leder utøver delegert myndighet som medfører beslutninger av prinsipiell art, forutsettes at avgjørelsen legges frem for styret. Det skal i forbindelse med alle saker om gjennomføringsvedtak til styre i kommunalt foretak også orienteres om prosjektets driftsmessige konsekvenser. Slik informasjon skal følge med "prosjektbestillingen" fra bykassen, og vil bl.a. inneholde følgende data i et eget standardisert skjema, som legges ved saksfremlegget til styret: Anslått tidspunkt for innslag av driftskonsekvenser Størrelsesorden på driftskonsekvensene Sammensetning, i form av husleie og øvrige driftskonsekvenser Fordeling av driftskonsekvenser på tjenesteområde/byrådsavdeling/bydel Det vises forøvrig til omtalen av "Foreløpige husleieavtaler" i punkt 4 under. Styret har i sak 75/01 delegert fullmakter til administrativ leder som nevnt over. ------------------------------------------ 2
Fullmaktsvedtak: Direktøren har i medhold av fullmakt sitert ovenfor gjort følgende vedtak: 1. Det bevilges 2,0 mill til dekning av diverse mindre ombygginger og tilpassing til ny pedagogikk ved skoler på barne- og ungdomstrinnet for år 2006. 2. Budsjett og finansiering framgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering 2005 22210 2,0 mill av totalt 5,0 mill Lån 3. Finansiering av bevilgningen gitt under pkt. 1 skjer i henhold til finansieringsplan i henhold til gjeldende årsbudsjetter. 4. De inngås kontrakt med firma J.H.Nævdal A/S som generalentreprenør for gjennomføring av ombygginger og tilpassing til ny pedagogikk 2005 / 2006 ved 18 barne- og ungdomsskoler. 5 Dersom det ikke oppnås enighet med nevnte firma, gis administrasjonen tillatelse til å opprette kontrakt med nest beste tilbyder iht. vedlagte innstilling ( vedlegg 1) Bergen den 2005 Bergen Bygg og Eiendom KF Dagfinn Øvrebotten Direktør Olav Ytre-Arne Utbyggingssjef Trykt vedlegg: 1. Notat av 23.12.2005 med administrasjonens innstilling (vedlegg 1, unntatt off.) 3
Saksutredning: 1.0 Tidligere politiske vedtak: 1.1 Bystyret behandlet Byrådets forslag til økonomiplan for 2006-2009 den 19.12.2005. Diverse ombygginger og tilpassing til ny pedagogikk 2006 av barne og ungdomsskoler inngår i denne økonomiplanen 2.0 Bakgrunn for saken Investeringsmidler merket Diverse ombygginger og tilpassing til ny pedagogikk er primært ment benyttet i skoler som ikke er tilgodesett med egne midler i investeringsprogrammet. Midlene skal både brukes til generelle ombyggingsarbeider for å tilpasse skoleanleggene til nye reformer, og til standardhevende tiltak. I investeringsbudsjettet for 2006 er av satt 5,0 mill til mindre ombygginger og tilpassing til ny pedagogikk i barne- og ungdomsskoler. Disposisjon av disse midlene foretas i samarbeid mellom BBE KF og BOPP på grunnlag av de ombyggingsbehov de enkelte barn og ungdomsskoler har innsendt og fått godkjent av BOPP. 3.0 Gjennomføringsfasen Før arbeidene kan gjennomføres må det utarbeides nødvendig beskrivelse og tegninger, og det må innhentes offentlig tillatelse for de arbeidene som krever dette. Hovedparten av tiltakene er imidlertid av en slik karakter at det ikke kreves byggesaksbehandling. Arbeidene vil deretter bli gjennomført så raskt som mulig. De arbeider som er beskrevet i gjennomføringsfasen er hovedoppgaven til det firma som engasjeres i denne sak. Ombyggingsarbeidene er planlagt gjennomført i løpet av første halvdel av 2006. 4.0 Kostnader, økonomistyring For 2006 er det avsatt 5,0 mill til tiltak i forbindelse med ombygging og tilpassing til ny pedagogikk for diverse barne og ungdomsskoler, Midlene som er forslått bevilget over investeringsbudsjettet for 2006 til tiltak i forbindelse med ombygging og tilpassing til ny pedagogikk for diverse barne og ungdomsskoler, skal sammen med midler bevilget i fullmaktssak 13/05 for året 2005, 4,0 mill, og restmidler for året 2004, bevilget i fullmaktssak 17/04, ca 1,898 mill, dekke prosjektkostnadene knyttet til de planlagte ombyggingsarbeidene for 2005/2006 Eventuelt restbeløp vil bli disponert til andre skoler enn de nevnte, i samråd med Byrådsavdeling for oppvekst 4
Oversiktstabell pr. 22.02.2006 over skoler som inngår i prosjektet Diverse ombygginger og tilpassing til ny pedagogikk for årene 2005 og 2006. PROSJEKTER FOR ÅRET 2005 Sum inkl 25 % MVA MERKNAD 1 Bjørndalsskogen skole 172 500 Fullmaktssak 13/05 2 Eidsvåg skole 257 500 Fullmaktssak 13/05 3 Fjellsdalen skole 218 500 Fullmaktssak 13/05 4 Haukedalen skole 74 500 Fullmaktssak 13/05 5 Haukeland skole 162 500 Fullmaktssak 13/05 6 Hellen skole 393 500 Fullmaktssak 13/05 7 Kalvatræet skole 90 500 Fullmaktssak 13/05 8 Kjøkkelvik skole 96 500 Fullmaktssak 13/05 9 Kronstad skole 107 500 Fullmaktssak 13/05 10 Kyrkjekrinsen skole 142 000 Fullmaktssak 13/05 11 Li skole 323 500 Fullmaktssak 13/05 12 Liland skole 215 000 Fullmaktssak 13/05 13 Lyshovden skole 132 500 Fullmaktssak 13/05 14 Nattland skole 332 500 Fullmaktssak 13/05 15 Salhus skole 24 000 Fullmaktssak 13/05 16 Sandgotna skole 227 000 Fullmaktssak 13/05 17 Slettebakken skole 540 000 Fullmaktssak 13/05 18 Slåtthaug skole 1 774 500 Fullmaktssak 13/05 19 Søreide skole 528 000 Fullmaktssak 13/05 20 Søråshøgda skole 132 000 Fullmaktssak 13/05 21 Åstveit skole 210 000 Fullmaktssak 13/05 Sum prosjekter 2005 6 154 500 bevilget 2004 1 897 533 Fullmaktssak 17/04 bevilget 2005 4 000 000 Fullmaktssak 13/05 sum midler for 2005 5 897 533 Underskudd i 2005 256 967 Prosjekter for 2006 Underskudd 2005 256 967 Denne sak 22 Slettebakken skole/isb 24 000 Denne sak 23 Nykrohnborg skole 663 003 Denne sak 24 Ortun skole 753 500 Denne sak 25 Søreide skole - SFO-base 107 500 Denne sak 26 Minde skole 195 000 Denne sak sum andel 2006 2 000 000 midler avsatt for 2006 5 000 000 Ikke fordelte midler for 2006 3 000 000 Fordeles senere i samråd med BOPP 5
5.0 Brukermedvirkning. De ombyggingsprosjektene som utføres innenfor denne bevilgingsrammen er prioritert av Byrådsavdeling for oppvekst med bakgrunn i initiativ og søknader fra de enkelte skolene. Planlegging gjennomføres i tett samarbeid med skolene for å sikre at brukernes behov blir ivaretatt. Den enkelte skole har meldt sitt ønske til Byrådsavdeling for oppvekst (BOPP). Byrådsavdelingen foretar en samlet vurdering av alle søknadene og gjort en utvelgelse av de prosjektene som bør kostnadsberegnes, og som vil inngå i den endelige oppstillingen over de ombyggingsprosjektene som kan utføres innenfor den investeringsrammen som er gitt i vedtatt økonomiplan. Bergen Bygg og Eiendom KF iverksetter de enkelte prioriterte ombyggingsarbeidene etter at Direktøren i BBE KF har på fullmakt bevilget nødvendige midler. Skisserte løsninger vil bli lagt fram for Verneombudet ved de enkelte skolene og fremlegges som sak til AMU for byrådsavdeling for oppvekst til orientering. Byrådsavdeling for oppvekst vil sende melding til de enkelte skolene om hvilke prosjekter som er aktuelle å gjennomføre. 7.0 Generalentreprenør: BBE KF har utlyst tilbudskonkurranse med forhandlinger om gjeldende oppdrag gjennom Norsk Lysingsblad, DOFFIN-basen den 13.10.2005, og i dagspressen, kommunetorget den 17.10.2005. Det meldte seg 9 entreprenører som ønsket å gi pristilbud på oppdraget. BBE KF hadde satt 6 entreprenører som øvre deltakergrense. Etter en faglig vurdering av samtlige inntresenter valgte BBE KF i samråd med sin Totalrådgiver 6 entreprenører som skulle være med på tilbudskonkurransen Ved tilbudsfristens utløp den 23.11.2005 leverte 3 av interessentene tilbud. BBE KF har gjennomført forhandlinger med de 2 av tilbyderne basert på at disse har tilfredstilt våre krav til kvalifikasjon. Evalueringen av tilbudene framgår av vedlegg 1, unntatt offentlighet. 6
7