Legge til, redigere eller slette en leverandør Dato: 2016-06-30 Denne veiledningen viser hvordan en legger til, redigerer eller sletter en leverandør (Vendor) eller leverandørkonto (Vendor Account). Veiledningen tar i hovedsak for seg leverandørtype Material Supplier/Subscription Agent. Legge til ny leverandør. 1) I Alma-menyen, velg Acquisitions > Acquisitions Infrastructure > Vendors. 2) Søk etter leverandør i Find-feltet for å sjekke om den finnes fra før, hvis ikke klikk Add Vendor. 3) En kommer nå til Vendor Details-skjermen. Skriv inn leverandørnavn (Vendor Name) og leverandørkode (Vendor Code) og eventuell annen leverandørinfo. 1
Huk av Liable for VAT hvis varene fra leverandøren er merverdiavgiftspliktige (MVApliktige). Huk av hvilken type leverandør det er. o Material Supplier/Subscription Agent - leverandør av bøker, andre materialtyper og abonnement. Resten av veiledningen tar utgangspunkt i at denne er valgt. o Access Provider tilgang til plattformer for e-ressurser o Licensor lisenser for e-ressurser o Governmental brukes i enkelte tilfeller for å betale VAT (merverdiavgift). MVAbetalingen blir da skilt fra den vanlige fakturaen og betales direkte til staten. 4) Når Material Supplier/Subscription Agent er valgt åpnes området Accounts og det kommer følgende beskjed øverst på skjermen: Active vendors with Material Supplier must have at least one active vendor Account. Klikk Add for å legge til en leverandørkonto. 5) En kommer nå til Vendor Account Details-skjermen. Fyll ut en beskrivelse av leverandørkontoen (Account description). Hvis en har flere kontoer hos samme leverandør kan en skille mellom disse her. Fyll ut kontokode (Account code). Denne kan være det samme som leverandørkoden (Vendor Code). Status vil som standard være Active. Legg til eventuell fast rabatt under Account discount percent. Velg betalingsmåte (Payment Methods), som regel er dette betaling via institusjonenes fakturamottak (Accounting Department). Andre valg kan være kontant (Cash) eller kredittkort (Credit card). I feltene under Delivery and Claim Information fylles det ut data for forventet leveringstid, purreperiode og lignende utfra avtalen med leverandøren. Klikk Save. 6) En kommer tilbake til Vendor Details-skjermen der det nå er lagt til flere faner. 2
Den nye kontoen vises nå under Accounts nederst på Summary-fanen 7) Åpne Contact Information-fanen. Klikk Add Address for å legge til adresse. * Klikk Add Phone Number for å legge til telefon. * Klikk Add Email Address for å legge til e-post. * Klikk Add Web Address for å legge til URL. * Velg Preferred address for å legge til en adresse eller e-postadresse som standard kontaktadresse. 3
* Merk at kontaktinformasjon som adresse og e-postadresse kan være både global og lokal informasjon. Å legge inn eller endre slik kontaktinformasjon må fortsatt gjøres i NETWORKinstansen. Kontakt BIBSYS Support ved mangel på tilgang til NETWORK. Velg hva slags type kontakt det gjelder (f.eks. Order), fyll ut obligatoriske felter og klikk Add and Close for hvert område. Det kan legges til flere adresser, telefonnummer, e-postadresser og URL-er for ulike kontaktbehov. Når ferdig, klikk Save. 8) Hvis en har flere kontoer for en leverandør kan en - under Accounts på Summary-fanen - legge til kontaktinformasjon på kontonivå ved å klikke Actions > Edit. 9) De andre fanene under Vendor Details er: Contact People. Klikk Add Contact for å legge til kontaktperson. EDI Information. Her fylles ut data for å bruke EDI (Electronic Data Interchange) til å sende bestillinger og/eller motta faktura fra leverandør. Invoices. Her listes opp alle fakturaer som er knyttet til leverandøren. PO Lines. Her listes opp alle PO Lines med gjeldende leverandørkode. Communications. Kan brukes til å sende e-post til leverandøren. Attachments. Filer og vedlegg som er knyttet til leverandøren. Notes. Eventuelle kommentarer om leverandøren. 4
10) Den nye leverandøren er nå lagret i IZ. For å gjøre global informasjon om denne leverandøren tilgjengelig for hele konsortiet (NZ), noe man oppfordres til, søk opp leverandøren på nytt, og velg Contribute i Actions-menyen. 11) Velg Confirm på denne meldingen: Leverandøren blir nå kopiert over til NZ. Distribusjon av global informasjon skjer nattlig fra NZ til alle IZ. De andre institusjonene i konsortiet vil dermed ha denne leverandøren tilgjengelig i sin IZ neste dag. Redigere leverandøropplysninger. 1) I Alma-menyen, velg Acquisitions > Acquisitions Infrastructure > Vendors. 2) Søk opp leverandør ved å skrive inne navn eller kode i Find-feltet og klikk Go. Velg aktuell leverandør og klikk Actions > Edit. 3) En kommer nå til Vendor Details-skjermen og Summary-fanen. 5
Legg til informasjon eller gjør nødvendige endringer under de ulike fanene. Se mer om de ulike fanene lengre opp i veiledningen. For å redigere på kontonivå, velg aktuell konto under Accounts og klikk Actions > Edit. Klikk Save når ferdig. 4) For å endre globale attributter (for leverandører som er «shared»), velg Edit Global Attributes. Eksempler på globale attributter er leverandørnavn, avhaking for «access provider», telefonnr og e-postadresser. * * Merk at kontaktinformasjon som adresse og e-postadresse kan være både global og lokal informasjon. Å legge inn eller endre slik kontaktinformasjon må fortsatt gjøres i NETWORK-instansen. Kontakt BIBSYS Support ved mangel på tilgang til NETWORK. 6
5) Du får denne meldingen: Velg Confirm. 6) Utfør endringen og velg Save. Endringen vil bli distribuert til de andre medlemsbibliotekene i konsortiet påfølgende natt. Slette en leverandør eller leverandørkonto. 1) For å slette en leverandør (Vendor), velg Acquisitions > Acquisitions Infrastructure > Vendors i Alma-menyen. Søk opp leverandøren en ønsker å slette i Find-feltet og klikk Go. Velg rett leverandør og klikk Actions > Delete. Klikk Confirm. En leverandør med åpne bestillinger kan ikke slettes. 2) For å slette en leverandørkonto (Account), velg Acquisitions > Acquisitions Infrastructure > Vendors i Alma-menyen. Søk opp leverandøren kontoen tilhører i Find-feltet og klikk Go. Velg rett leverandør og klikk Actions > Edit. En kommer så til Vendor Details-skjermen og Summary-fanen. Finn kontoen en ønsker å slette under Accounts og klikk Actions > Delete. Klikk Confirm. 7