Brukerveiledning Varetelling Innhold Ta ut rapport før varetelling... 1 Innledning... 2 Backup... 2 Selve varetellingen... 3 Varetelling på salgspunktet... 3 Varetelling med CPT terminal... 3 Innstillinger for terminalen... 11 Overføring av vareregister fra Back Office til håndterminalen... 11 Behandling av varetellingen... 20 Rapporter... 23 Merk Brukermanualen er satt opp med forutsetning at man benytter innstillingene som er anbefalt på CPT terminalen. Dersom man velger å ikke sjekke varer opp mot vareregisteret, alternativ 3 på håndterminalen, vil varer som ikke finnes i salgspunktet bli ignorert. Man bør dobbeltsjekke at antall linjer på CPT terminalen stemmer overens med antall linjer lest inn i salgspunktet. Før man starter telling: gå inn i modulen Varetelling i Backoffice programmet og se til at det ikke allerede ligger tellelister i tabellen. Hvis det allerede finnes linjer der, MÅ disse slettes før man starter tellingen. Ta ut rapport før varetelling Ta ut lagerrapport 16.18 nåværende beholdning av varer før man går i gang med varetellingen. Dersom varetellingen blir utført til neste år 2011 er det viktig at man tar ut denne rapporten senest siste dag i inneværende år 31.12.2010. Denne rapporten gir oversikt på nåværende teoretisk beholdning pr dato den er skrevet ut. 1
Innledning Dette dokumentet vil gå gjennom alt som har med varetelling og gjøre, fra selve tellingen, rapportene som blir resultatet av tellingen, samt varetelling for de som er koblet opp imot et hovedkontor. Backup Før selve varetellingen blir utført råder vi alle til å ta en backup av den gjeldende databasen. Dette for å være 100% sikker på at data ikke blir mistet hvis noe blir gjort feil under varetellingen. For å ta backup av databasen må du velge 09 Alternativer fra hovedmenyen i Back Office, og deretter trykke på Sikkerhetskopi. Du vil da få opp følgende vindu som er vist under hvor databasen overføres til filer. Du vil under denne prosessen kunne få flere spørsmål hvor det står Replace file.? Svar Y her i alle tilfellene. Vinduet vil lukke seg selv når backupen er ferdig. 2
Selve varetellingen Varetelling på salgspunktet Hvis man bruker CPT terminal i varetellingen følg metode A. Skal man ta varetellingen rett i Salgspunktet følg metode B. Metode A. Etter å ha satt cpt i dockingstasjonen velger du Flere funksjoner i salgspunktet, deretter trykk på knappen Varetelling. Til slutt trykk på knappen Hent fil fra CPT. 3
Varene som blir overført fra CPT-terminalen legger seg i kvitteringsbildet. Trykk på knappen Varetelling. For å behandle varene, trykker man på knappen Behandle Varetelling. Man vil da får spørsmålet Ønsker du å legge disse varene til i varetelling? Man velger da knappen Ja. 4
En rapport over varetellingen vil automatisk komme opp i Salgspunktet, med mulighet for å skrive ut telleliste. Denne tellelisten gjelder bare for de varene som nå har blitt lest inn, IKKE hele varetellingen. EKSTREMT VIKTIG AT DERE SKRIVER UT ALLE TELLELISTER. 1) TRYKK SKRIV UT/PRINT 2) TRYKK LUKK/Close Når varetellingen er utført i Salgspunktet vil man få opp beskjeden som er vist under, Lager varetellingskvittering. Vennligst vent. Dette kan ta litt tid, opp til 10 minutter, dette avhenger av størrelsen på CPT filen som er lest inn. Hvis det ser ut som at bildet henger IKKE TRYKK CTRL ALT DEL, VENNLIGST VENT. Henger det lengre enn 10 min trykk Windows tasten og tast D samtidig, trykk en gang til for å få salgsbildet tilbake. Hvis dette ikke hjelper ring Data Nova support. 5
Når varetellingskvitteringen er laget og skrevet ut, havner man tilbake i startmenyen i Salgspunktet. 6
REPETER ALT DU HAR GJORT TIL NÅ, TIL HELE BUTIKKEN ER TELT NB! FØR DU BEGYNNER Å TELLE NESTE OMRÅDE PASS PÅ OG SLETT GAMLE VARELINJER i CPT terminalen: Trykk Esc for å komme tilbake til hovedmeny i CPT. Trykk (1) bestilling -> Trykk (3) slett-> trykk enter (blå knapp) for ok. Trykk (1) Lag ny Dette er for å være sikker på at det ikke ligger gamle varer registrert på terminalen. Metode B. Skann alle varene i Salgspunktet som du har telt slik at de legger seg i kvitteringsbildet, gå til Flere funksjoner i salgspunktet, deretter trykk på knappen Varetelling. For å behandle varene, trykker man på knappen Behandle Varetelling. 7
Man vil da får spørsmålet Ønsker du å legge disse varene til i varetelling? Man velger da knappen Ja. En rapport over varetellingen vil automatisk komme opp i Salgspunktet, med mulighet for å skrive ut telleliste. Denne tellelisten gjelder bare for de varene som nå har blitt lest inn, IKKE hele varetellingen. EKSTREMT VIKTIG AT DERE SKRIVER UT ALLE TELLELISTER. 1) TRYKK SKRIV UT/PRINT 2) TRYKK LUKK/Close 8
Når varetellingen er utført i Salgspunktet vil man få opp beskjeden som er vist under, Lager varetellingskvittering. Vennligst vent. Dette kan ta litt tid, opp til 10 minutter, dette avhenger av størrelsen på CPT filen som er lest inn. Hvis det ser ut som at bildet henger IKKE TRYKK CTRL ALT DEL, VENNLIGST VENT. Henger det lengre enn 10 min trykk Windows tasten og tast D samtidig, trykk en gang til for å få salgsbildet tilbake. Hvis dette ikke hjelper ring Data Nova support. 9
Når varetellingskvitteringen er laget og skrevet ut, havner man tilbake i startmenyen i Salgspunktet. REPETER ALT DU HAR GJORT TIL NÅ, TIL HELE BUTIKKEN ER TELT 10
Varetelling med CPT terminal CPT håndterminal er en strekkodeleser med en rekke innebygde funksjoner. Håndterminalen brukes primært for varetelling, bestilling og prissjekk. Når man teller varer via CPT terminalen er det anbefalt at man overfører vareregisteret til terminalen først. Dette er for å gjøre terminalen i stand til å kontrollere at varene som man skanner faktisk finnes registrert i Window hopping. Hele vareregisteret kan overføres til håndterminalen, men når vareregistrert inneholder flere enn 80 000 varer anbefales det å begrense overført vareregister på varegruppe. Husk da på att alle varegrupper i ett telleområde i butikken må inngå i dette intervall. For detaljert informasjon angående betjening av CPT terminalen vises det til egen manual. Innstillinger for terminalen På terminalen er det en del valg man finner under innstillinger. Her er det en del som er viktige for varetellingen: Vareoppslag. Her velger man om varen man skanner skal sjekkes mot terminalen vareregister eller ikke. Her anbefaler vi sterkt at dette gjøres, slik at man ikke tar varetelling på varer som ikke finnes i systemet. Dette krever at man overfører vareregisteret til terminalen før telling. Slett bestilling. Vi anbefaler at denne skrus av og at man sletter filen manuelt, etter at man har sjekket at varetellingsfilen er overført og prosessert korrekt. Hvis fil slettes på terminalen før den er korrekt overført til Back Office maskinen er det ingen måte å gjenskape denne filen på. Sammenslåing. Denne kan på samme måte som ved bestilling settes fritt etter egen preferanse. De fleste velger å ha sammenslåing skrudd av under varetellingen. Automatisk 1 i antall. Denne funksjonen må skrues av under varetellingen. Overføring av vareregister fra Back Office til håndterminalen I BackOffice åpner du Modul 6 Håndterminal og velger funksjonen Dolphin / CPT. I bildet som kommer frem trykker du på Dann Varefil. 11
Trykk først på knappen Dann varefil. Da vil følgende program åpnes: 12
Her kan man i avkrysningsboksene fjerne alle kryssene som vist på bildet over. Hvis man ønsker å benytte hele vareregisteret trykker man nå bare på knappen Dann varefil. Programmet vil nå telle nedover fra antall varer som skal eksporteres, og ned til 0. Når det grønne tallet viser null er filen ferdig laget, og man kan lukke programmet Vare til Dolphin. Nå må man på terminalen sette den klar til å motta vareregister, og trykke på knappen Send fil i BackOffice. Varefilen vil nå overføres til terminalen. På terminalen vil man se antall varer som er lest gå oppover helt til den er ferdig, og i BackOffice vil man se en fremdriftsmåler som viser hvor langt overføringen har kommet. Når overføringen er ferdig kan man utføre varetellingen som man ville tatt en bestilling på terminalen. Den eneste forskjellen er at istedenfor å velge antall man ønsker å bestille, så skal man isteden taste inn det antallet man finner ved tellingen. 13
Når man er ferdig med å telle varer på terminalen skal man overføre filen tilbake til BackOffice. Vi anbefaler på det sterkeste at man ikke teller hele butikken i en omgang, men at man deler opp slik at man overfører til BackOffice ved jevne mellomrom. Dette er fordi at ikke tellingen skal bli borte hvis noe skulle skje med terminalen i løpet av tellingen. For å sende varetellingen tilbake BackOffice trykker man på Forrige steg dersom man står i Dann varefil Bildet. Trykk på knappen Importer og behandle. CPT håndterminalen også settes til å overføre ordren, og settes i basestasjonen sin. 14
Marker for Konverter filer til tellekvittering deretter trykk på knappen Neste steg. Trykk på knappen Motta Fil og filen vil sendes fra håndterminalen til BackOffice. Dette ser man ved at det kommer opp et gult bilde som leser antall varelinjer som blir overført til BackOffice. 15
Når filen er ferdig overført, vil overføres man automatisk til bildet under. 16
Valgfritt - Rediger Fil Ønsker man å se filen før behandling kan man trykke på denne knappen og man får mulighet til å sjekke og redigere filen før man behandler filen. Trykk Lagre for å lagre endring og Avslutt for å gå tilbake til forrige bilde. 17
Valgfritt - Vis i Excel Har man installert Excel på maskinen har man også mulighet til å se filen og lagre den i Excel som vist under. Skriv rapport Før videre behandling av filen er det viktig å kjøre ut en rapport slik at man har en dokumentasjon over hvilke varer som er telt i filen. Dette gjøres ved å trykke på knappen Skriv rapport. Rapporten skal signeres av teller/behandler. 18
Etter at man eventuelt har foretatt endringer og skrevet ut rapport trykk på knappen Neste steg. Nå skal filen nå Behandles og konverteres til tellekvittering trykk på knappen Behandle. Hvis man setter hake i sjekkboksen Flytt filen etter behandling betyr det at filen flyttes til et annet område etter behandlingen. Dette er det vanligste valget, og denne boksen er krysset av som standard. Hvis man har gjort en feil og trenger filen, vil man kunne finne denne i c:\dolphin. Hvis man ikke setter hake vil ikke filen bli flyttet etter behandling. Man må i disse tilfellene passe på å velge korrekt fil i dialogboksen for hver behandling. Den eneste grunnen til å ikke flytte filen etter behandling er hvis man skal benytte samme filen til flere funksjoner. Hvis man for eksempel vil skrive ut etiketter for filen før man konverterer den til en tellekvittering kan man ta bort krysset for flytt fil, velge etiketter og trykke Behandle. Etter man har skrevet ut etikettene krysser man av for Flytt fil, og velger konverter fil til tellekvittering og trykker behandle. Nå blir filen konvertert og flyttet til c:\dolphin. 19
Velg Ok på spørsmål om butikknummer, og man får melding Behandling ferdig etterpå. Behandling av varetellingen Når man er ferdig med å telle alle varene, enten man har benyttet Salgspunktet, CPT terminalen, eller en kombinasjon av begge, vil alle filene behandles under ett. Dette gjøres fra Modul 04 - Lagerstyring og bestilling ved å bruke funksjonen Behandling av varetellingskvitteringer. I feltet Liste over filer i stockin katalogen vil man se noen linjer. Her skal det skal være samme antall linjer som antall tellekvitteringer (altså antall avsluttede tellebonger fra Salgspunktet og overføringer fra CPT terminalen). 20
Alle linjene er forhåndsmerket slik at de er klare for videre behandling. Velg Behandle telling. Nå vil man få spørsmål om hvilken type telling dette er. 21
Inngående varetelling Dette er en type telling man vanligvis foretar én gang i året og gjerne ved års slutt. Denne type telling vil legge inn ny inngående beholdning for telte varer. Varer som ikke er talt vil bli satt til null i beholdning. Periodisk varetelling Dette er en telling man gjerne tar flere ganger i året. Denne type telling vil ikke korrigere for varelager, men man vil kunne få en beholdningsstatus på telletidspunktet. Etter at man har valgt hvilke type telling dette er vil man bli spurt om det er Fortsett telling eller Fra begynnelsen. Fra begynnelsen Dette velges når det er første gang man skal behandle tellekvitteringer for gjeldende telling. Når dette velges vil all beholdingsinformasjon slettes før tellekvitteringene som er valgt blir behandlet. Trykk OK knappen og varetellingen blir behandlet. Velg inneværende år som varetellingen skal gjelde for når varetellingen blir foretatt. Dersom man foretar inngående varetelling for 2011 velg år 2011. Fortsett telling Hvis varetelling foregår over flere dager, og man behandler varetellingen for hver dag vil dette være det korrekte valget, slik at man ikke sletter tellingen som er gjort de forestående dagene. I tillegg vil man bruke denne hvis man allerede har behandlet tellingen og valgt Fra begynnelsen men i etterkant funnet ut at man har glemt å telle en eller flere varer eller at man fører over filer underveis i tellingen 22
Trykk Behandle Telling og man får opp en melding om at Varetelling er komplett når behandlingen er ferdig. Rapporter Nå kan man skrive ut ønskede rapporter for varetellingen. Disse finner du under Modul 15 Rapporter, og deretter under Ferdige rapporter. Her vil man kunne ta ut rapporter for Inngående telling, varetellingsliste pr. avdeling, pr. hovedgruppe, pr. varegruppe eller pr. vare. 23
Velg Lagerrapporter fra menyen. Følgende rapporter vil gjelde for varetellingen: 16.10 til 16.13 er varetellingsliste for inngående varetelling på avdeling, hovedvaregruppe, varegruppe og varenivå. 16.21 til 16.24 er tilsvarende rapporter for periodisk varetelling. De andre rapportene under Lagerrapporter er ikke varetellingsrapporter, og vil endre seg etter hvert som man begynner å selge og kjøpe varer. Rapportene som er nevnt over vil stemme mot varetellingen selv om det er utført salg og kjøp i etterkant av tellingen. 24