SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Ove Røys Arkiv: 026 M80 Arkivsaksnr.: 16/174 Sign: Dato: Utvalg: Formannskapet 22.02.2016 Kommunestyret 07.03.2016 FELLES BRANN- OG REDNINGSVESEN FOR 9 KOMMUNER I NORD-ROGALAND OG SUNNHORDLAND Rådmannens forslag til vedtak: 1. Karmøy kommunestyre viser til saksutredningen og stiller seg positiv til at det opprettes et interkommunalt selskap for brann- og redningstjenestene organisert etter en IKSmodell i vår region. Kommunestyret konstaterer at etablering av et slikt selskap vil kunne gi gode effekter på sentrale områder som rasjonell ressursbruk, beredskapsnivå, rekruttering og kompetanseoppbygging med mer. Kommunestyret legger også til grunn at et interkommunalt brannsamarbeid skal gi økonomiske gevinster for medlemskommunene på sikt. 2. Kommunestyret vedtar på denne bakgrunn at Karmøy kommune deltar som fullverdig medlem i et slikt felles brannvesen sammen med kommunene Haugesund, Bokn, Etne, Suldal, Sveio, Tysvær, Vindafjord og Utsira. 3. Prosjektgruppens anbefalinger til styringsgruppen, samt utkast til selskapsavtale slik de foreligger som vedlegg til saksutredningen, gir viktige rammer for det videre arbeidet og kommunestyret legger til grunn at en tar utgangspunkt i disse som et innledende grunnlag for selskapets etablering. Endelig utforming og godkjenning av selskapsavtale foretas på et senere tidspunkt i en egen sak. 4. For å få formalisert opprettelse av selskapet ber kommunestyret om at ordføreren, sammen med ordførerne i de andre kommunene, påtar seg oppgaven som representantskap. Representantskapet foretar valg av styre for selskapet.
5. Styret forutsettes å rekruttere selskapets administrative leder/ brannsjef, som etablerer en ledergruppe i selskapet. Denne gruppen skal legge grunnlag for at administrative rutiner, organisering, økonomistyringssystemer, personalpolitikk med mer er etablert når selskapets operative funksjon settes i verk. 6. Kommunestyret forutsetter at arbeidet med etableringen av selskapet prioriteres og ber om å bli holdt orientert om framdriften i arbeidet. Kommunestyret legger til grunn at selskapet skal være operativt senest 01. 10. 2017. 7. Til selskapets oppstartskostnader bevilger Karmøy kommune kr. 1.868.000,- Dette utgjør kommunen sin eierandel av selskapskapitalen, som på etableringstidspunktet fastsettes til samlet 5.0 millioner kroner. Midlene dekkes inn på følgende måte: - Kr. 1.800.000 er avsatt til formålet i budsjett for 2016 ; kfr. K-sak 104/15 - Resterende sum dekkes inn ved rådmannens omdisponering innenfor vedtatt budsjett. 8. Kommunestyret er kjent med at saken er til politisk behandling i alle kommunene. Dette vedtaket er betinget av at alle de nevnte kommunene i punkt 2 inngår i IKS-selskapet. Hvis noen av kommunene skulle velge og ikke delta i samarbeidet, ber kommunestyret om få en ny sak til behandling basert på de nye forutsetningene. Sammendrag:
Samfunnsutviklingen og kravene som stilles til kommunale brann- og redningsvesen har medført en entydig utvikling mot større og mer robuste enheter. Denne delen av kommunenes virksomhet er strengt regulert i lover og forskrifter når det gjelder organisering, bemanning, utstyrsnivå, kompetansekrav med mer. Brann- og eksplosjonsvernloven med forskrifter og veiledninger står her sentralt, men også mange andre regelverk gir strenge føringer for utøvelsen av brann- og redningstjenesten. Kommunenes oppfølging av kravene blir regelmessig fulgt opp ved tilsyn fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap ( DSB ). Oppgaver av beredskapsmessige- og livreddende karakter vil alltid være en kjerneoppgave for denne tjenesten. Sterkt fokus og formelle krav til forebyggende aktiviteter, kontroll og opplysningsvirksomhet har imidlertid blitt mye mer omfattende og ressurskrevende i de senere årene. Kommunenes svar på disse økende utfordringene har i mange deler av landet blitt å etablere interkommunale brann- og redningsvesen. Vanligvis er disse formelt organisert via en såkalt IKS- modell. I vår region har spørsmålet om å etablere større enheter blitt satt på dagsorden i flere runder gjennom de siste 10-12 årene og med ulike deltakerkommuner involvert i drøftingene. Emnet ble senest formalisert i form av et tilnærmet likelydende vedtak i kommunestyrene/ bystyret våren 2014 i kommunene Bokn, Etne, Haugesund, Karmøy, Suldal, Sveio, Tysvær, Utsira og Vindafjord. I vedtaket ble rådmannskollegiet på Haugalandet gitt i oppdrag å få gjennomført en utredning vedrørende beredskapsmessige, økonomiske og organisatoriske spørsmål knyttet til eventuell opprettelse av et interkommunalt brann- og redningsvesen. Et sentralt punkt i dette oppdraget omfattet utarbeidelse av en såkalt risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS ). Når dette arbeidet var sluttført, var det en klar forutsetning i vedtaket at de ulike kommunestyrene skulle få presentert en ny saksutredning. Denne skulle være beslutningsgrunnlag for endelig vedtak om eventuell deltakelse i et interkommunalt selskap innenfor ansvarsområdet til brann- og redningstjenestene. Foreliggende sak er en oppfølging av denne politiske beslutningen. Rådmannen konkluderer med at det i utredningsarbeidet er dokumentert at en interkommunal løsning vil være hensiktsmessig for å kunne møte de mange og komplekse utfordringene en vil stå overfor i tiden framover. Dette gjelder både beredskapsmessige- og brannforebyggende oppgaver. Rådmannen vil her særlig framheve de gode effektene som kan oppnås i forhold til å skape attraktive kompetansemiljø, som vil utføre effektive og profesjonelle tjenester for kommunens innbyggere. På noe sikt vil det i tillegg kunne forventes en viss økonomisk gevinst som resultat av rasjonell organisering og drift. Ut fra dette har rådmannen i sin innstilling anbefalt at kommunestyret fatter vedtak om deltakelse i et interkommunalt brannvernsamarbeid i vår region i form av opprettelse av et interkommunalt selskap (IKS.) Bakgrunn for saken:
Kommunenes brann- og redningsvesen utfører en omfattende tjeneste som er strengt regulert i lover og forskrifter. Brann- og eksplosjonsvernloven med forskrifter og veiledninger står her sentralt, men også mange andre regelverk gir strenge føringer for utøvelsen av brann- og redningstjenestens beredskapsmessige oppgaver. På tilsvarende måte krever lovpålagte brannforebyggende oppgaver inngående kunnskaper om bygningsmessige forskrifter og krav, tilsynsmetoder, kommunikasjon og formelle saksbehandlingsregler for å nevne noen sentrale emner. Kommunenes oppfølging av alle disse kravene blir regelmessig fulgt opp ved tilsyn fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap( DSB ) Mange kommuner har etter hvert fått store utfordringer med å tilfredsstille de omfattende kravene som stilles til ledelse, rekruttering, kompetanse, slokkeutstyr, bilpark, sertifikatkrav, helse-og miljø med mer. For å imøtekomme denne utviklingen har en i mange regioner funnet det nødvendig og rasjonelt å organisere brann- og redningstjenestene i interkommunale selskaper. Et flertall av disse selskapene har vært i funksjon over mange år og det pågår prosesser med sikte på nye slike etableringer i andre kommuner. Tanken om å etablere en interkommunal løsning for å ivareta kommunenes ansvar og plikter innenfor brann- og redningsvesenet i vår region er heller ikke ny. Det har vært gjort flere innledende forsøk på dette tidligere i løpet av de siste 10-12 årene, med ulike kommuner som aktører, uten at en har funnet tiden moden. Dette er komplekse prosesser som ofte krever lengre modningstid enn det en relativ kort utredningsfase gir rom for. Flere opprettede selskaper rundt om i landet har blitt etablert som følge av en beslutningsprosess som har gått over flere faser -og da gjerne med noen års mellomrom. Sett i et slikt perspektiv er erfaringene fra vår region representative for de utfordringene en har stått overfor ved slike etableringer i mange andre kommuner. Samarbeid over kommunegrensene om deloppgaver innenfor brann- og redningstjenesten rundt i landet har imidlertid lang og god tradisjon, der funksjoner som restverdiredning, dykkerberedskap, felles varslingssentral, generell bistandsplikt ved aksjoner, opplæring med mer er vanlige fellesløsninger. Denne praksisen underbygger på naturlig måte opp til en vurdering av mer altomfattende samarbeidsløsninger. Det mest omfattende forsøket på få etablert et interkommunalt selskap for de kommunene som omhandles i denne saksutredningen ble gjort i 2013/ 2014. Da ble det tatt et politisk initiativ på ordfører/varaordførernivå fra kommunene Vindafjord, Haugesund og Karmøy. Dette resulterte i opprettelse av en styringsgruppe som fikk gjennomført en prosess og en utredning som ledet fram til kommunestyrebehandling i kommunene. Vedtaket som ble fattet i de ulike kommunene var tilnærmet likelydende. Karmøy kommunestyre fattet således den 10.06.2014 følgende vedtak i sak 44/14:
Karmøy kommunestyre viser til saksutredningen med vedlagt innstilling fra Styringsgruppen for utredning av felles brannvesen for Nord- Rogaland og Sunnhordland datert 21.02.2014. Med dette som bakgrunn vedtar kommunestyret følgende: 1. Karmøy kommune er i utgangspunktet positiv til etableringen av et felles brann- og redningsvesen i vår region. Kommunestyret legger til grunn at de gjennomførte prosesser og utredninger med styringsgruppens innstilling gir et godt grunnlag for å føre prosessen videre. 2. Kommunen ønsker på dette grunnlag å delta i det videre arbeidet med utredning av en felles ROSanalyse. Kommunen vil bidra med sin andel av finansieringen til dette utredningsarbeidet. 3. Karmøy kommune ønsker å basere en deltakelse i et interkommunalt brann- og redningsvesen på et bredest mulig kunnskapsgrunnlag. Kommunestyret tar forbehold om at vedtak om endelig deltakelse i et felles brann- og redningsvesen også vil legge resultatet av ROS- analysen til grunn, i tillegg til det gjennomførte utredningsarbeidet og styringsgruppens innstilling. 4. Kommunestyret ber om at det framlegges egen sak for endelig vedtak om kommunens eventuelle deltakelse i et interkommunalt brann- og redningsvesen når ROS- analysen foreligger. I denne saken skal både beredskapsmessige, økonomiske og organisatoriske spørsmål belyses. 5. Kommunestyret slutter seg til at rådmannskollegiet på Haugalandet organiserer og gjennomfører det videre arbeidet fram til vedtak i nytt saksframlegg som er omtalt i punkt 4, herunder at rådmannskollegiet oppretter en administrativ styringsgruppe og tar ansvaret for gjennomføring av ROS- analysen Organisering av prosjektarbeidet: Den prosessen og de dokumenter som dannet basis for vedtaket, som er omtalt ovenfor, har vært et godt grunnlag for den videre prosessen som foreliggende saksutredning omhandler - slik det for øvrig også framgår av punkt 1 i vedtaket. Med bakgrunn i punkt 5 i kommunestyrets vedtak ble prosjektarbeidet organisert ved at rådmannskollegiet påtok seg rollen som styringsgruppe. De opprettet deretter en prosjektgruppe med tre underliggende arbeidsgrupper som fikk ansvar for å utrede hovedemnene: - Beredskap inkl. ROS- analyse - Økonomi. - Personalmessige spørsmål Teknologisk Institutt ble innleid for å ivareta sekretariatsfunksjonen. ROS- analysen ble utført med innleid konsulenthjelp av Norconsult as. Tillitsvalgte og verneombudrepresentanter har deltatt aktivt i hele prosessen. Etter at prosjektgruppens arbeid er sluttført og gruppens rapport er overlevert til styringsgruppen, så er det også gjennomført et drøftingsmøte med basis i denne mellom representanter fra arbeidsgiversiden og arbeidstakersiden i kommunen. Referatet fra dette møtet følger saksutredningen som vedlegg 2.
Prosjektarbeidets organisering: Prosjektrapport og ROS- analyse: Prosjektgruppen leverte sin avsluttende prosjektrapport med vurderinger og anbefalinger, samt en egen rapport om Risiko og sårbarhetsanalyse ( ROS- analyse) med kartvedlegg, til styringsgruppen den 16. 10. 15. Begge disse rapportene, som er relativt omfattende, ligger på en eget opprettet hjemmeside for dette prosjektet. Nettadresser og lenker til denne framgår av vedlegg 1til denne saksutredningen og det henvises til disse for detaljert informasjon. I det følgende skal det kort gis noen oppsummerende hovedpunkter fra rapportene.
Sentrale hovedpunkter fra prosjektgruppens arbeid og gruppens anbefaling: Prosjektgruppen har gitt en enstemmig anbefaling i 15 punkter som er signert av alle deltakere, inklusive tillitsvalgte og verneombud. Prosjektgruppens anbefalinger er vurdert å være et så sentralt dokument i saken at det er trykt opp som et eget vedlegg (vedlegg 3 ) i tillegg til at det inngår i prosjektrapporten. Her skal et par hovedpunkter omtales. Punkt 1 som gir retning for de øvrige punktene i anbefalingen, lyder slik: 1. Det etableres et felles brannvesen for Haugalandet, Haugaland Brann og Redning IKS ( HBR IKS ), for kommunene Bokn, Etne, Haugesund, Karmøy, Suldal, Sveio, Tysvær, Utsira og Vindafjord basert på gjennomført ROS- analyse og Forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen. Det er også viktig å merke seg følgende formulering fra prosjektgruppens arbeide: Prosjektgruppen legger til grunn for sine anbefalinger at et nytt felles IKS skal etableres basert på krav i lover og regler. De samme forutsetninger er lagt til grunn i gjennomgang av hver enkelt kommune. Prosjektutredningen har synliggjort et behov for å iverksette tiltak som vil gi økte kostnader i det enkelte brannvesen og kommune. En vil understreke at kostnadene med disse tiltakene vil påløpe det enkelte brannvesen uavhengig av om brannvesenet blir videreført som et selvstendig brannvesen eller går inn i IKS et Basert på erfaring fra andre IKS kan det forventes å være økonomisk lønnsomt på sikt. I starten er det viktig å finne gode fellesløsninger ved bruk av personell, kjøretøy og utstyr. Dette vil kunne gi reduserte kostnader for alle kommunene som går med i samarbeidet, sammenlignet med om hver enkelt må dekke opp de lovfestede kravene til eget brannvesen Beredskap, risiko og sårbarhet. Brannsjefsgruppen har arbeidet tett med Norconsult i forbindelse med ROS-analysen. En slik analyse skal identifisere sentrale fareobjekter og risiko innenfor utredningens geografiske område og vurdere muligheter og beredskap for å håndtere disse mulige hendelsene. Det har vært grundig vurdering av hvilke scenarier som skulle være med i analysen og hvor langt gruppen skulle gå i detaljering og dimensjonering av beredskap for å dekke scenariene. Norconsult har i denne prosessen påpekt at ROS-analysen først og fremst kartlegger de ulike scenariene og at dimensjonering av beredskap for å dekke scenariene hører hjemme i utvikling av en beredskapsanalyse. Utvikling av beredskapsanalysen vil være et arbeid som ligger hos det nyetablerte felles brannvesenet. Beredskapsanalysen vil i større grad gi resultater som gir grunnlag for konkret dimensjonering av beredskap, krav til vaktordninger, kompetanse, materiellbehov på de ulike stasjonene mv. Som et sentralt hjelpemiddel i denne risikovurderingen har en benyttet såkalt GIS- analyse. Forkortelsen GIS står for Geografiske Informasjons Systemer der ulike former for kartinformasjon gir svært nyttig bakgrunn for å vurdere utrykningstider, brannstasjonsstruktur, transportårer med mer sett i forhold til risikoobjekter som for eksempel sykehjem, industribedrifter og tett trehusbebyggelse.
For øvrig henvises det til prosjektets hjemmeside og oppgitt lenke til Risiko og sårbarhetsanalysen utarbeidet av Norconsult, datert 18.05.2015, for mer detaljert informasjon. Brannstasjonsstruktur: Ved etablering av et interkommunalt selskap for en større region, vil det naturlig måtte vurderes om de ulike brannstasjonene som er etablert er riktig plassert når kommunegrensene ikke lenger er en sentral lokaliseringsfaktor. Oppgaven blir da i stor grad å finne mest mulig optimale løsninger basert på det risikobildet som avtegner seg. I vårt aktuelle tilfelle vil det på sikt være naturlig å justere noe på stasjonsstrukturen, både i form av nedleggelse av noen eksisterende stasjoner og etablering av nye. I ROS- analysen har en hatt spesielt fokus på at det i et nytt interkommunalt brannvesen vil avdekkes behov for ny lokalisering av en ny hovedbrannstasjon. Tidspunktet for en slik etablering er ikke fastsatt og inntil dette er på plass må det legges opp til alternative løsninger. Lokaliseringen av hovedbrannstasjonen er vurdert ut fra risikobildet og forskriftskrav til innsatstid. Dette har resultert i 6 ulike alternativ som alle ligger i et geografisk grenseområde mellom Haugesund og Karmøy. Alternativene er i ROS- analysen beskrevet slik: Alternativ 1: Norheim Alternativ 2: Spanne Alternativ 3: Byggmakker Alternativ 4: Ørpetveit Alternativ 5: Raglamyr sør Alternativ 6: Beregnet «optimal» plassering for å dekke flest mulig risikoobjekter Alternativ 1 vil dekke flest risikoobjekter med en innsatstid på 10 minutter, som er en sentral tidsramme for fastsatte krav til varsling, utrykning og første innsats på skadested for viktige funksjoner. Det er også flere risikoobjekter som dekkes innen 11 og 12 minutter her enn for de andre alternativene, og det er tilgjengelig tomt til formålet. Alternativ 3 er også relevant, og har tilgjengelige arealer med egnet tomt. Alternativ 4 og 5 gir best dekning østover mot Aksdal, men vil ikke kunne dekke alle risikoobjektene der. Økonomi. Økonomigruppen har arbeidet tett med kommunenes økonomisjefer og satt fokus på å få fram sentrale kostnadsbilder og regnskapstall. Ulike modeller for kostnadsfordeling er tillagt spesiell vekt og dette har resultert i at prosjektgruppen anbefaler den såkalte «harmoniseringsmodellen». Modellen er basert på gjennomsnittet av den andel som den enkelte kommune initierer av driftsbudsjett for fellesbrannvesenet samt den andel som folketallet utgjør. Prosjektgruppen legger ellers til grunn at et felles brannvesen i regionen vil forventes å være økonomisk lønnsom på sikt. Hovedårsaken er stordriftsfordeler og effektivitetsgevinster som kan oppnås ved å unngå overlappende arbeid og ved å få mer spesialiserte arbeidsoppgaver i driften og administrasjonen av et felles brannvesen. Det er vanskelig å anslå størrelsesordenen på disse virkningene. Det er ikke foretatt egne analyser som tar sikte på å beregne slike effekter.
Stordriftsfordelen og effektivitetsgevinsten, som vil kunne oppnås ved en sammenslåing, kan føre til frigjørelse av tid til å arbeide med strategisk og langsiktig planlegging. Dette vil igjen kunne føre til en bedre tjenestekvalitet og god oppfyllelse av mål og forskriftskrav. Personal Grunnlaget for de ansattes rettigheter i etablering av et interkommunalt brannvesen er Arbeidsmiljølovens kap.16 Virksomhetsoverdragelse: For å få en så god omstilling som mulig er det sammen med arbeidstaker-organisasjonene i prosjektgruppa utarbeidet en omstillingsstrategi som gir føringer for hvordan prosessen på personalfeltet med etablering av interkommunalt brannvesen skal gjennomføres. Den skal gi trygghet og forutsigbarhet i prosessen og skal sikre at man jobber i tråd med omstillingsstrategien. Ellers er sentrale emner som pensjon, overtallighet, harmonisering av lønn- og tillegg, rekrutteringsstrategier med mer behandlet av personalgruppen, som igjen har dannet grunnlag for prosjektgruppens samlede anbefalinger slik den framgår i vedlegg 3. Selskapsavtale og selskapskapital Prosjektgruppen har utarbeidet et utkast til selskapsavtale som også inngår i prosjektgruppens rapport. Denne er også kopiert opp separat og vedlegges saksutredningen (vedlegg 4 ) Avtalen bør kun leses som et forslag som ikke skal vedtas endelig i denne saken. Den gir en oversikt over hvilke emner som må på plass ved etableringen av et slikt selskap knyttet til organisering, styringsstruktur, økonomiforvaltning, kostnadsfordeling med mer. Når det gjelder sistnevnte emne, så er det viktig å påpeke at det må skytes inn en selskapskapital for å dekke oppstartskostnader. Det må ligge som en grunnleggende forutsetning at daglig ledelse og nødvendige støttefunksjoner etableres en viss tid før selskapet settes i operativ drift. Formålet med dette er å få på plass organiseringsmessig struktur, nødvendige avtaler, rutiner, lokaliteter med mer. Prosjektgruppen har i sitt arbeid vurdert den nødvendige tidsrammen for dette til å være et halvt års tid og har foreslått at selskapskapitalen i starten fastsettes til 5.0 mill kroner som gir grunnlag for å dekke selskapets oppstartskostnader og sikre rammer for en god drift i en innledende periode. Karmøy kommunes andel av denne summen er beregnet til kr. 1.868.000,- Styringsgruppens behandling: Det er viktig å understreke at rådmannskollegiet som styringsgruppe er de som formelt er gitt ansvaret for det arbeidet som har ledet fram til denne saksutredningen. Det vises her til tidligere omtalte kommunestyrevedtak. Styringsgruppen har vurdert og drøftet prosjektgruppens rapporter og anbefalinger og har konkludert med at prosjektgruppen har gjort et grundig arbeid som retter søkelyset på svært mange av de sentrale utfordringene og mulighetene som etablering av et interkommunalt brannog redningsvesen medfører. Styringsgruppen har valgt å se på prosjektgruppens konklusjoner som det de er formulert som - det vil si anbefalinger. Med dette som utgangspunkt har ikke styringsgruppen funnet det aktuelt å detaljert gå inn på de enkelte punktene med sikte på å justere, supplere eller forkaste disse. Styringsgruppen finner at
anbefalingene omhandler så sentrale punkter for den vurderingen og behandlingen som nå skal gjennomføres i de ulike kommunene at de bør framgå som et viktig dokument i saksframstillingen. De ulike kommunestyrene / bystyret har i sine vedtak fra våren 2014 bedt om at det fremmes en ny sak når prosjektarbeidet og ROS- analysen er sluttført. Styringsgruppen har konkludert med at prosjektgruppens arbeid gir et godt grunnlag for å fremme en slik sak til politisk behandling. Foreliggende saksutredning og forslag til vedtak er utarbeidet over en felles mal for alle de involverte kommunene. Styringsgruppen er samstemt om at det er viktig å få entydige og likelydende vedtak i kommunene som et felles fundament for den videre prosessen. Rådmannens vurdering: Kommunene som omfattes av det gjennomførte prosjektarbeidet er til dels svært ulike når det gjelder folketall, geografisk beliggenhet, risikoobjekter, arealstørrelse, bebyggelsesmønster, infrastruktur med mer. Dette medfører også at det er varierende status innenfor de ulike brannog redningsvesen for å takle framtidens oppgaver og krav innenfor dette feltet. Fellesnevneren vil likevel være at alle kommunene har utfordringer på dette området. Den gjennomførte ROSanalysen og prosjektgruppens rapport dokumenterer dette. Erfaringer fra andre interkommunale selskaper for brann- og redningstjenestene er at det i et tidsperspektiv kan være betydelige gevinster å hente, for eksempel innen felter som interessante og utviklende fagmiljø med tilhørende kompetanseoppbygging. Sett i et forhold til kommunenes rekrutteringsbehov og ønske om å framstå som attraktive arbeidsgivere med utviklende oppgaver for nye generasjoner, så vil en slik effekt være en stor verdi i seg selv. Også når det gjelder andre emner som for eksempel organisasjonsmessig oppbygging, rasjonell bruk av samlet utstyr, muligheter for å ivareta nye oppgaver med mer, så vil en større organisasjon kunne representere fordeler både knyttet til effektivitet og også kostnader på noe sikt. Men det skal ikke underslås at utfordringene også vil være mange, særlig i en etablerings- og startfase. Hovedspørsmålet: Sakens innhold reiser mange og komplekse spørsmålsstillinger og det vil lett kunne oppstå utfordringer med å se de prinsipielle sidene hvis en retter fokuset inn mot detaljer. For rådmannen er det naturlig å peke på dette, delvis ut fra egne erfaringer med å få oversikt over sakskomplekset. Her reises spørsmål knyttet til økonomi, arbeidsmiljø- og rettigheter, beredskapsspørsmål, kompetanse, ledelse- og organisering, ulike organisasjonskulturer, stasjonsstruktur og samfunnsplanlegging med mer. Alle disse emnene må veies opp mot hverandre. Det vil naturlig bli en avveining i forhold til hvor mye som må utredes og hvor mange ressurser som må settes inn før en har et tilfredsstillende grunnlag for å fatte en beslutning. Eller kanskje det er like relevant å snu litt på problemstillingen og vurdere hvilke spørsmål som kan utsettes og detaljeres på et senere tidspunkt. For rådmannen blir det derfor viktig å holde fast ved hovedspørsmålet, slik det framgår av punkt 4 i vedtaket av 10.06.2014. Konkret innebærer dette et eventuelt endelig vedtak om kommunen
skal stille seg bak opprettelse av et interkommunalt brann- og redningsvesen i vår region og derved inngå som medlem her - eller om en ikke ønsker dette. Hvis en skal legge vekt på å få detaljert avklaring på alt som måtte reises av utfordringer og problemstillinger før en tar en endelig avgjørelse, så vil en vanskelig komme i mål. På et eller annet tidspunkt må en være villig til «å sette strek»og konkludere. Rådmannen mener det må være en tilnærming til utfordringene at flere av disse må løses etter hvert som prosessen utvikler seg over tid. Det er innledningsvis omtalt at spørsmålet om interkommunale løsninger på dette området har vært reist ved flere tidligere runder. Rådmannen mener at beslutningsgrunnlaget for å foreta et endelig valg knyttet til om en skal etablere et slikt selskap nå er ført fram til en detaljeringsgrad som gir rammer for å foreta et slikt valg. Så vil det, som også er omtalt, være mange spørsmål og utfordringer som må finne sitt svar og sin løsning etter hvert. Samfunnsutvikling og endringsvilje En eventuell etablering av et slikt IKS vil uten tvil utfordre kommunens evne og vilje til endring. Skal kommunene ivareta sin rolle som aktive samfunnsutviklere, effektive tjenesteprodusenter og attraktive arbeidsgivere, så må en tilpasse sin organisasjon og ressursbruk i forhold til samfunnsutviklingen. Erfaringer med etablering av interkommunale selskaper innen brann- og redningstjenestene er etterhvert blitt mange, som konsekvens av at det er mange slike selskaper rundt om i landet. En har eksempler på både relativt nyopprettede selskaper og andre som har vært i funksjon i minst 10-15 år. Slik rådmannen oppfatter det kan en med litt bred penn oppsummere erfaringene og fellestrekkene til en krevende og utfordrende oppstartsfase, som strekker seg over en viss tid. Når denne fasen er unnagjort og organisering, ledelse, styringssystemer, rutiner med mer har funnet sin form, så framstår et slikt interkommunalt selskap som en robust beredskapsorganisasjon for deltakerkommunene og en attraktiv kompetansearbeidsplass. Tidsramme og framdrift: Prosjektgruppen har i sitt arbeid skissert en mulig framdrift, som tilsier etablering av ledelses- og støtte funksjoner og nødvendige oppstartsoppgaver med å få selskapets basis på plass i 2016 og operativ oppstart 01.01.17. Det er samtidig antydet at denne tidsrammen er knapp. Styringsgruppen har funnet det naturlig å bruke noe tid på å gjennomgå og drøfte en slik prinsippielt viktig sak og politisk behandling i de ulike kommunene vil også ta tid og være avhengig av møtefrekvens i ulike politiske organ. En sental suksessfaktor for et slikt IKS vil være å få rekruttert en kompetent og dedikert bemanning til de ulike stillingskategoriene. Dette vil nødvendigvis ta tid både når det gjelder søknadsprosess, ansettelsesprosedyrer og oppsigelsestider i nåværende stillinger. I tillegg kommer utfordringer som å skaffe kontorplass, etablere organisasjonsstruktur og støttesystemer, få på plass rutiner, beslutninger og avtaler over en bred front. Styringsgruppen har derfor vurdert det som mest realistisk å skyve på prosjektgruppens skisserte framdrift med vel et halvt års tid. Dette innebærer formell oppstart av selskapet senest 01.10.2017.
Rådmannen vil likevel understreke at når kommunestyret eventuelt har fattet vedtak om å delta i et IKS på dette området, så vil den videre prosessen måtte videreføres uten opphold. Styringsorganer: Når selskapet er etablert og satt i operativ drift så vil det øverste organet være representanskapet, som er sammensatt av politisk oppnevnte medlemmer for deltakerkommunene. Representantskapet velger styret som også skal ha medlemmer fra de ansatte. Slik det er beskrevet foran vil det være mange oppgaver og beslutninger som må på plass før selskapet har funnet sin endelige form og er et selvstendig og operativt selskap. Hovedinnholdet i de oppgavene som en nå står overfor vil være av administrativ og faglig art og vil blant annet omfatte emner som organisering, etablering av rutiner, oppbygging av systemer for økonomistyring og personaladministrasjon, rekruttering i sentrale stillinger, beredskapsmessige utfordringer, kontorlokaler med mer. Rådmannen har funnet det hensiktsmessig å foreslå at selskapet stiftes formelt med en gang og at ordførerkollegiet i de ulike deltakerkommunene fungerer som representantskap/ generalforsamling for denne etableringen. Hovedhensikten med dette er å få på plass et styre som kan ansette daglig leder / brannsjef og få etablert en ledelsestruktur som kan sikre at nødvendige organisasjonsmessige tiltak, rutiner og administrative systemer er på plass når selskapet settes i operativ drift senest 01.10.17. Det vil være naturlig at de ulike kommunenes administrative og ledelsesmessige kompetanse kan bistå i dette arbeidet. Samkjørt behandling i kommunene: Denne saken blir nå fremmet for politisk behandling i alle kommunene. Styringsgruppen, som består av rådmannskollegiet, har lagt vekt på at det etableres et entydig grunnlag for en eventuell etablering av et IKS. Vedtakene som det inviteres til å fatte i de ulike kommunene er derfor samsvarende i form og innhold. Da utredningen og gjennomført prosjektprosess fram mot en slik innstilling bygger på at det er 9 kommuner som skal danne selskapet, så finner rådmannen det riktig innarbeide et forbehold i forslaget til vedtak hvis noen av de aktuelle kommunene skulle velge og ikke delta i et slikt selskap. Rådmannens konklusjon: Rådmannen mener at samfunnsutviklingen, og de omfattende og komplekse kravene som stilles til kommunenes livreddende og forebyggende brann- og redningstjenester, vil kreve robuste enheter som preges av høyt kompetansenivå, effektiv organisering og god standard på hjelpemidler og utstyr. Mange kommuner rundt om i hele landet har slik det er redegjort for innledningsvis, blitt innhentet av denne utviklingen. De har med bakgrunn i dette funnet det rasjonelt å organisere brann- og redningstjenestene i interkommunale selskaper.
Foreliggende saksutredning, som er utarbeidet med basis i omfattende prosjektrapporter, dokumenterer etter rådmannen sin vurdering at problemstillingen er meget relevant og aktuell også i vår region. Ut fra dette velger rådmannen å foreslå et vedtak som bekrefter at Karmøy kommune stiller seg positiv til å delta i etableringen av et interkommunalt selskap etter IKS- modellen sammen med de øvrige kommunene som omfattes av denne saken. Rådmannen i Karmøy Sigurd Eikje sign. Vedlegg til saken. Vedlegg 1: Prosjektets hjemmeside og henvisning til rapporter( linker ) Vedlegg 2: Protokoll fra drøftingsmøte med de tillitsvalgte Vedlegg 3:Prosjektgruppens anbefalinger (utdrag fra prosjektgruppens rapport ) Vedlegg 4: Utkast til selskapsavtale (utdrag fra prosjektgruppens rapport )
Vedlegg 1: Prosjektets hjemmeside og henvisning til rapporter Marker adressen og Ctrl + klikk for å følge koblinger Det er opprettet en egen hjemmeside for prosjektet som har vært grunnlag for å etablere god informasjon om prosessen og prosjektet underveis i arbeidet. Referater og annen informasjon har jevnlig blitt lagt ut her. Denne hjemmesiden har adressen: http://haugalandbrann.ti.no/ Prosjektgruppens rapport og ROS- analysen med kartvedlegg,som det er henvist til i flere sammenhenger i saksutredningen, ligger også på samme hjemmesiden. Konkrete adresser er: Prosjektrapport: http://haugalandbrann.ti.no/content/download/22660/204914/version/1/file/sluttrapport%20fell es%20brannvesen_02signert.pdf ROS- analysen: http://haugalandbrann.ti.no/content/download/20846/173427/version/1/file/rosanalyse_%20rapport_j03_endelig.pdf Kartvedlegg til ROS- analysen: http://kart.nois.no/pub/kart_brannvesen_rogaland_sunnhordaland/ Vedlegg 2: Møtereferat fra drøftingsmøte 29.10.15 Vedlegg 3: Prosjektgruppens anbefalinger Vedlegg 4: Utkast til selskapsavtale
Sentraladministrasjonen Personalavdelingen Arkivkode Arkivsaksnr./løpenr. Dato M70 &85 15/4425 51267/15 09.11.2015 MØTEREFERAT ETTER DRØFTINGSMØTE 29.10.15 Sak: Felles brannvesen for 9 kommuner i Nord-Rogaland og Sunnhordland. Prosjektgruppens rapport vurderinger og anbefalinger. Til stede Fra arbeidsgiversieden: Wenche Håvik, personalsjef Fra arbeidstakersiden: Svein Inge Mæland, HTV Fagforbundet Wendy Nilsen, HTV Delta Tove Aksdal, HTV Nito Hjemmel for drøfting: HA del B 3-1 Arbeidstaker organisasjonene hadde følgende innspill til rapport og prosess: Til rapport: Sluttrapport er skrevet med forutsetning av at det kommer en ny brannstasjon i området Åkra- Kopervik slik det kommer frem i ROS- analysen. I følge kommuneplanen er det satt av tomt til ny brannstasjon på Vea. Rådmannen i karmøy har ikke tatt med ny brannstasjon i sitt budsjett 2016-2020. Da er grunnlaget for ROS- analyse og sluttrapport endret. Konsekvensene av dette er ikke vurdert. Vi ser at en av konsekvensene kan f.eks bli en større overtallighetsproblematikk. I pkt. 10 i anbefalingen fra prosjektgruppen og pkt. 6.3.1 i sluttrapporten anbefales medlemskap i KS.bedrift. Arbeidstakerorganisajonene mener dette må være et krav fra politikerne ved evt. Vedtak for inngåelse av IKS. Dette for at de ansatte skal være sikret en trygg tariffavtale og pensjonrettigheter. Dersom dette ikke blir et krav kan medlemmene bli stående uten rett til offentlig AFP eller tjenestepensjon.
Prosess: Det kommer ikke frem hvem som har ansvar for videre fremdrift av prosessen etter at saken er politisk behandlet. Ny og gammel arbeidsgiver har en rekke plikter i forhold til ansatte. Det må lages en prosessbeskrivelse som skaper forutsigbarhet. I følge hovedtariffavtalen skal kommunen kartlegge konsekvensene for AFP- og pensjonsvilkår for berørte ansatte. All kompetanse må kartlegges både for hel- og deltidansatte før overdragelsestidspunkt. Arbeidsgiver har også ansvar for å avdekke ansatte som ønsker å benytte reservasjonsretten (aml 16-3) og evt. Ansatte som kan ha rett til å benytte valgrett. Angående representasjon i styret og representantskapet anbefaler Nito at administrasjonen sitter i styret sammen med ansattrepresentanter og at politikerne sitter som eierrepresentanter i representantskapet.
SAKSPROTOKOLL - FELLES BRANN- OG REDNINGSVESEN FOR 9 KOMMUNER I NORD-ROGALAND OG SUNNHORDLAND Formannskapet behandlet saken den 22.02.2016, saksnr. 18/16 Behandling: Ordfører stilte spørsmål ved sin habilitet jf. fvl 6.2, og fratrådte ved behandlingen av dette. 10 representanter tilstede. Varaordfører Knutsen overtok møteledelsen. Døsen (FrP) foreslo at ordfører ble erklært habil. Ordfører enstemmig erklært habil. Ordfører tiltrådte og overtok møteledelsen. 11 representanter tilstede. Innstillingen vedtatt med 10 stemmer mot 1 (Sp). Vedtak: 1. Karmøy kommunestyre viser til saksutredningen og stiller seg positiv til at det opprettes et interkommunalt selskap for brann- og redningstjenestene organisert etter en IKSmodell i vår region. Kommunestyret konstaterer at etablering av et slikt selskap vil kunne gi gode effekter på sentrale områder som rasjonell ressursbruk, beredskapsnivå, rekruttering og kompetanseoppbygging med mer. Kommunestyret legger også til grunn at et interkommunalt brannsamarbeid skal gi økonomiske gevinster for medlemskommunene på sikt. 2. Kommunestyret vedtar på denne bakgrunn at Karmøy kommune deltar som fullverdig medlem i et slikt felles brannvesen sammen med kommunene Haugesund, Bokn, Etne, Suldal, Sveio, Tysvær, Vindafjord og Utsira. 3. Prosjektgruppens anbefalinger til styringsgruppen, samt utkast til selskapsavtale slik de foreligger som vedlegg til saksutredningen, gir viktige rammer for det videre arbeidet og kommunestyret legger til grunn at en tar utgangspunkt i disse som et innledende grunnlag for selskapets etablering. Endelig utforming og godkjenning av selskapsavtale foretas på et senere tidspunkt i en egen sak. 4. For å få formalisert opprettelse av selskapet ber kommunestyret om at ordføreren, sammen med ordførerne i de andre kommunene, påtar seg oppgaven som representantskap. Representantskapet foretar valg av styre for selskapet.
5. Styret forutsettes å rekruttere selskapets administrative leder/ brannsjef, som etablerer en ledergruppe i selskapet. Denne gruppen skal legge grunnlag for at administrative rutiner, organisering, økonomistyringssystemer, personalpolitikk med mer er etablert når selskapets operative funksjon settes i verk. 6. Kommunestyret forutsetter at arbeidet med etableringen av selskapet prioriteres og ber om å bli holdt orientert om framdriften i arbeidet. Kommunestyret legger til grunn at selskapet skal være operativt senest 01. 10. 2017. 7. Til selskapets oppstartskostnader bevilger Karmøy kommune kr. 1.868.000,- Dette utgjør kommunen sin eierandel av selskapskapitalen, som på etableringstidspunktet fastsettes til samlet 5.0 millioner kroner. Midlene dekkes inn på følgende måte: - Kr. 1.800.000 er avsatt til formålet i budsjett for 2016 ; kfr. K-sak 104/15 - Resterende sum dekkes inn ved rådmannens omdisponering innenfor vedtatt budsjett. 8. Kommunestyret er kjent med at saken er til politisk behandling i alle kommunene. Dette vedtaket er betinget av at alle de nevnte kommunene i punkt 2 inngår i IKS-selskapet. Hvis noen av kommunene skulle velge og ikke delta i samarbeidet, ber kommunestyret om få en ny sak til behandling basert på de nye forutsetningene.