KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Konferanse og møtetjenester KONKURANSEGRUNNLAG KONFERANSE OG MØTETJENESTER Side 1 av 8
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN... 3 1.1 Anskaffelsens innhold... 3 1.2 Oppdragsgivere... 3 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.4 Kontrakt... 3 1.5 Anskaffelsens omfang... 3 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 3 2.1 Generelle regler og prosedyre... 3 2.2 Tilbudsfrist... 3 2.3 Fremdrift i konkurransen... 4 2.4 Levering av tilbud... 4 2.5 Krav til tilbud... 4 2.6 Tilbudsåpning... 4 2.7 Vedståelsesfrist... 4 2.8 Deltilbud... 5 2.9 Bruk av underleverandører... 5 2.10 Behandling av tilbud... 5 2.11 Forbehold i tilbudet... 5 2.12 Tilleggsopplysninger... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav... 5 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 5 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere... 6 4 TILDELINGSKRITERIER... 7 4.1 Pris... 7 4.2 Reisetid for deltakere... 7 4.3 Endring og avbestilling... 8 5 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 8 6 VEDLEGG... 8 KONKURANSEGRUNNLAG KONFERANSE OG MØTETJENESTER Side 2 av 8
1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Anskaffelsens innhold Akershus fylkeskommune ved avdeling for videregående opplæring (AVO) ønsker tilbud på konferanse og møtetjenester. Det skal inngås én 1 kontrakt med én 1- tilbyder som kan levere konferanse og møtetjenester for alle 4 dagene beskrevet i kravspesifikasjonen. 1.2 Oppdragsgivere Akershus fylkeskommune (AFK) ved avdeling for videregående opplæring (AVO), i det følgende oppdragsgiver. Se kravspesifikasjonen for mer informasjon om oppdragsgiver. 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Stian Tyvand Horne E-postadresse : stian.tyvand.horne@akershus-fk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.4 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsbestemmelser. 1.5 Anskaffelsens omfang Kurs og konferansetjenester for 4 daglange kurs. Antall deltakere på hver enkelt kursdag vil være 250-300. Anskaffelsen gjelder leie av kurs og konferanserom og bevertning på de angitte datoene. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. Leverandør oppfordres til å gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Bare de Leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 27. mai 2014. KONKURANSEGRUNNLAG KONFERANSE OG MØTETJENESTER Side 3 av 8
2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 18: Kunngjøring av konkurranse Uke 22: Tilbudsfrist Uke 24: Utsending av melding om valg av leverandør Uke 26: Signering av avtalen 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: Tilbud Konferanse og møtetjenester Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsskjema (se vedlegg 3) 1 Skatteattest jf. punkt 3.1 2 MVA-attest jf. punkt 3.1 3 HMS-egenerklæring (se vedlegg 5) jf. punkt 3.1 4 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt 3.2 5 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt 3.3 6 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt 3.4 7 Utfylt prisskjema (se vedlegg 4) 8 Besvarelse av kravspesifikasjonen (se vedlegg 1) 9 Eventuelle forbehold 10 Annen dokumentasjon 11 Tilbudet skal leveres i to eksemplarer på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 6 "Veiledning sladding". Tilbudet skal være skrevet på norsk. 2.6 Tilbudsåpning Åpning av tilbudene vil finne sted i AFKs lokaler klokken 12.00, 27. mai 2014. Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til klokken 10.00, 8. juli 2014. KONKURANSEGRUNNLAG KONFERANSE OG MØTETJENESTER Side 4 av 8
Tilbyder skal vedstå seg alle deler av det inngitte tilbudet frem til den ovennevnte datoen. Dette inkluderer, men begrenser seg ikke til, at tilbyder skal garantere at datoene beskrevet i kravspesifikasjonen og tilbudsskjema er tilgjengelig/reservert for oppdragsgiver. 2.8 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud. Derimot kan det enkelte tilbud inneholde flere tilbudte kurs-/konferansesteder. Tilbyder skal ikke tilby flere alternative lokasjoner eller kurs-/konferansesteder per kursdag, men kun tilby sitt beste alternativ basert på tildelingskriteriene. 2.9 Bruk av underleverandører Det er tillatt å bruke underleverandører. 2.10 Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne. 2.11 Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver. 2.12 Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «Tilleggsopplysninger Konferanse og møtetjenester» i meldingens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 12.00, 19. mai 2014. 3 Kvalifikasjonskrav Leverandører som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Norske leverandører skal fremlegge: 1. Skatteattest for merverdiavgift 2. Skatteattest for skatt 3. HMS egenerklæring i samsvar med gjeldende forskrift, se vedlegg 4. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder i forhold til fristen for innlevering av tilbud. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal være registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. Dokumentasjon: Dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i faglige register, handelsregister eller annet foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. KONKURANSEGRUNNLAG KONFERANSE OG MØTETJENESTER Side 5 av 8
3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha den finansielle og økonomiske kapasitet som oppdraget krever. Dokumentasjon: Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2013 og revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er ferdigstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2012 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS via StartBank. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Systemet skal minimum omfatte prosedyrer for dokumentstyring, avviksrapportering, og for iverksetting av korrigerende tiltak mot avvik. Det kreves et godt og velfungerende miljøstyringssystem for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjon: Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om tidspunkt og oppdragsgiver. En redegjørelse av leverandørens kvalitetssikringssystem, eller en henvisning til sertifisering (eksempelvis ISO 9001:2000 eller tilsvarende). En redegjørelse av leverandørens miljøstyringssystem, eller en henvisning til sertifisering (eksempelvis ISO 14001:2004, Miljøfyrtårn, EMAS eller tilsvarende). 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. KONKURANSEGRUNNLAG KONFERANSE OG MØTETJENESTER Side 6 av 8
Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 5) fra hver av de aktuelle underleverandører. 4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Tildelingskriterier Vekt Pris 50 % Reisetid for deltakere 40 % Endring og avbestilling 10 % 4.1 Pris Se totalsum i tilbudsskjema vedlegg 3. Laveste totalpris vil gi maksimal score 50 poeng. Øvrige tilbydere vil gis poeng etter tilbudt pris i forhold til laveste pris i henhold til følgende formel: Laveste tilbudt TOTAL PRIS Tilbudt TOTAL PRIS X 50 = Poengscore pris 4.2 Reisetid for deltakere Tildelingskriteriet reisetid for deltakere vurderes etter den gjennomsnittlige reisetiden for samtlige deltakere til tilbudt møtested på den enkelte kursdag. Alle stoppesteder for offentlig kommunikasjon som ligger innen 10 minutters gangavstand til tilbudt møtested vil bli brukt som grunnlag for beregning. Oppdragsgiver vil selv beregne den gjennomsnittlige reisetiden dør-dør fra alle videregående skolene i Akershus til tilbudte konferanselokaler. Dette blir gjort ved hjelp av gjeldene rutetabeller hos NSB og Ruter. Den gjennomsnittlige reiseavstanden tar hensyn til antall deltakere fra de forskjellige skolene. Minste gjennomsnittlige reisetid vil gi maksimal score 40 poeng. Øvrige tilbydere vil gis poeng etter tilbudt gjennomsnittelige reisetid i forhold til minste reisetid i henhold til følgende formel: KONKURANSEGRUNNLAG KONFERANSE OG MØTETJENESTER Side 7 av 8
Minste tilbudt GJENNOMSNITTELIGE REISETID Tilbudt GJENNOMSNITTELIG REISETID X 40 = Poengscore reisetid for deltakere 4.3 Endring og avbestilling Tildelingskriteriet vurderes ut i fra tilbudte vilkår for endring og avbestilling bedre enn frister og prosentandeler i kravspesifikasjonens punkt SK10 (se vedlegg 1). I tillegg til dette skal leverandør utførlig beskrive tilbudte rutiner for endring og avbestilling. Det vil bli gitt inntil 10 poeng til den enkelte tilbyder for tildelingskriteriet endring og avbestilling. 5 Avslutning av konkurransen Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. 6 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon 2 Avtaledokument med kontraktsbestemmelser 3 Tilbudsskjema 4 Prisskjema 5 HMS-egenerklæringsskjema 6 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør 7 Veiledning sladding *** 2. mai 2014 Bengt Jacobsen Leder, seksjon opplæring Avdeling for videregående opplæring Akershus fylkeskommune Dokumentet er elektronisk godkjent. KONKURANSEGRUNNLAG KONFERANSE OG MØTETJENESTER Side 8 av 8