140171 NYE HARSTAD SKOLE Tilbud E02 Totalentreprise Skolerigg KONKURRANSEGRUNNLAG, DEL III D ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER NS8407 For Tilbud 08.03.16 AHO Revisjon Revisjonen gjelder Dato: Utarb. av Kontr. Av Godkj. av Utarbeidet av: Tittel: Harstad kommune, bygg- og eiendomstjenesten Konkurransegrunnlag, del III D Administrative bestemmelser NS8407 Harstad kommune Dokumentnummer: Del III D Revisjon: 1 Antall sider: 9
Side: 2 av 9 1 INNHOLD 1 INNHOLD... 2 TE= TOTALENTREPRENØRENPARTENES REPRESENTANTER... 2 2 KVALITETSSIKRING... 3 2.1 GENERELT... 3 2.2 KONTROLLPLANER... 3 2.3 AVVIKSBEHANDLING... 3 2.4 REVISJONER AV KVALITETSSYSTEMET... 4 3 HMS YTRE MILJØ... 4 3.1 BYGGHERRENS KRAV TIL SHA OG YTRE MILJØ... 4 4 TIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING... 4 4.1 TIDSPLAN... 4 4.2 FREMDRIFTSRAPPORTERING... 4 4.3 REVISJON AV TIDSPLAN OG BUDSJETTER... 4 4.4 PROSJEKTERINGS- OG BYGGEMØTER... 4 5 FAKTURERING... 5 5.1 RETNINGSLINJER FOR OPPSETTING AV FAKTURAER... 5 Endrings- og tilleggsnotaer... 5 Lønns- og prisstigningsnotaer (LPS).... 5 Sluttfakturaer.... 5 Spesielt for alle avtaler der det gjøres opp etter medgått tid/mengde/etc.... 6 5.2 FAKTURAMALER... 6 Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Fakturamal for kontraktsarbeider Fakturamal for endringsarbeider Formular for endringsavtaler TE= TOTALENTREPRENØREN
Side: 3 av 9 PARTENES REPRESENTANTER Byggherren vil utnevne en prosjektleder for prosjektet(ing. Arnold H Olsen). Prosjektleder er Byggherrens representant i alle forhold knyttet til kontrakten med entreprenøren / leverandøren. Således er det kun prosjektleder med delegert myndighet fra prosjektansvarlig(pa)r som har myndighet til å forplikte Byggherren ovenfor entreprenøren / leverandøren. Leverandøren skal utnevne en leder for kontrakten. TE/ leverandørens leder skal gis tilstrekkelig myndighet til å representere leverandøren i alle forhold knyttet til kontrakten. 2 KVALITETSSIKRING 2.1 Generelt TE / leverandøren skal i prosjektet ha implementert et system for kvalitetssikring for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende forskrifter og kontraktens krav. TE / leverandørens system for kvalitetssikring skal tilfredsstille ISO 9001:2000. 2.2 Kontrollplaner TE / leverandøren skal utarbeide kontrollplan(er) for både rutinemessige og spesielle kvalitetskontroller som skal utføres for å verifisere at gjeldende forskrifter og kontraktens krav tilfredsstilles. Kontrollplan(ene) skal minimum angi: Område (fag / funksjon / del /...) Aktivitet/sjekkpunkt (arbeidsoperasjon / leveranse / ytelse /...) Kontrollgrunnlag (krav / referanse /...) Hvordan (prosedyre / sjekkliste /...) Tidspunkt (fast rutine / tidsfrist / milepæl /...) Ansvarlig (utførende / godkjenning /...) Varsling (byggherre / myndighet /...) Dokumentasjon (dokumentasjonskrav) TE / leverandøren har ansvar for at relevante aktiviteter for egen del og for underentreprenører / underleverandører er ivaretatt i kontrollplan(ene) og at dokumentert egenkontroll skjer i henhold til dette. Kontrollplan(ene) skal oversendes Byggherren senest 30 dager etter kontraktsinngåelse. Verifikasjon skjer ved gjennomføring av kontroll i samsvar med kontrollplanen(e). TE / leverandøren skal dokumentere at kontroll er foretatt, og at resultatet er i samsvar med gitte krav. Avvik skal registreres og rapporteres. Dokumentasjon av kvalitetskontroll i form av registreringer (utfylte kontrollplaner med sjekklister / kontrollskjemaer) arkiveres hos TE / leverandøren i hele prosjekterings perioden, og vurderes tatt inn i FDV dokumentasjonen i den grad det er nødvendig. 2.3 Avviksbehandling TE skal klarlegge betydningen av eventuelle avvik, spesielt med tanke på sikkerhet og fremdrift. TE skal rapportere avvik med forslag til behandling av avviket til Byggherren. Avvik skal medføre korrigerende tiltak for å hindre gjentagelse av avviket.
Side: 4 av 9 2.4 Revisjoner av kvalitetssystemet Kommunen har rett til: Å gjennomføre systemrevisjoner av TE/ leverandørens kvalitetssystem. Å være tilstede ved interne og eksterne revisjoner som TE gjennomfører. TE skal legge fram sine planer for revisjoner av systemet, og gi kommunen tilgang til dokumentasjon av revisjonene. Kostnader ved deltagelse i denne type aktiviteter dekkes av partene selv. 3 HMS YTRE MILJØ 3.1 Byggherrens krav til SHA og ytre miljø Byggherrens krav til SHA og ytre miljø er inkludert i konkurransegrunnlaget del III E1 som en prosjektspesifikk plan for SHA og ytre miljø. 4 TIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING 4.1 Tidsplan TE / leverandøren skal utarbeide en tidsplan som dekker kontraktsarbeidet. Tidsplanen bør struktureres i henhold til NS3451 Bygningsdelstabell(avhenger av hvem som skal adm/koordinere arbeidene). Alle kontraktaktuelle milepæler skal vises i tidsplanen. 4.2 Fremdriftsrapportering TE / leverandøren skal rapportere fremdrift for arbeidene ved hjelp av frontlinje på tidsplan. 4.3 Revisjon av tidsplan og budsjetter Endringer skal implementeres i tidsplaner og budsjetter så snart som mulig etter at endringene er godkjent av Byggherren. 4.4 Prosjekterings- og Byggemøter TE holder prosjekterings-, bygge-/fremdriftsmøter min. hver 2. uke. TE skal innkalle til prosjekterings- og byggemøter. Partene skal være representert på byggemøter med deltagere som har fullmakt til å avgjøre ordinære saker. Det skal føres referat fra det som behandles på møtene.
Side: 5 av 9 5 FAKTURERING 5.1 Retningslinjer for oppsetting av fakturaer Fakturaer sendes i 1 eksemplarer til: Fakturamottak, Harstad kommune, 9479 Harstad, merkes med prosjektnr. Navn og prosjektleders navn.(140171 Nye Harstad skole E02 Totalentreprise skolerigg) Kommunens prosjektnummer(140171), prosjektnavn, kontrakts- eller bestillingsnummer og kontaktperson hos byggherren skal angis på fakturaen. Det skal sendes separate fakturaer for henholdsvis: kontraktsarbeider. endringsarbeider/tilleggsarbeider. sluttfaktura. Betalingsbetingelser. Kommunens betalingsbetingelser er 30 dager etter mottak av faktura. Fakturavedlegget settes opp på grunnlag av kontraktens kapittel priser utført pr. statusdato. Vedlegget skal følge spesifikasjonen i konkurransegrunnlagets del III med nedbrytning pr. kapittel (mengde og pris). Avdragsnota Fakturaforsiden skal vise: sum akkumulert produksjonsverdi iht utførte mengder og priser. sum akkumulert iflg. forrige avdragsnota. fakturabeløp i perioden. Endrings- og tilleggsnotaer skal være spesifisert på samme måte som avdragsnotaer. Det skal henvises til endringsavtale. Ved regningsarbeider skal i tillegg lønningslister eller timelister, materialregninger, målebrev o.l vedlegges. Lønns- og prisstigningsnotaer (LPS). Ikke aktuelt for denne kontrakten. Kontrakten(summen) medtar fast LPS, se del III B1. Sluttfakturaer. Det vises til bestemmelser for dette i henholdsvis NS 8407. Alle krav og kontraktsarbeider inkludert slutt-/mengdereguleringer (spesifiserte mengder og enhetspriser) og tilleggsarbeider må medtas. Fra dette trekkes følgende ifra: tidligere avdragsnotaer spesifisert. tillegg-/endringsnotaer spesifisert.
Side: 6 av 9 Spesielt for alle avtaler der det gjøres opp etter medgått tid/mengde/etc. Alle fakturaer skal vedlegges spesifiseringer i form av timelister, timeavregninger akkordsedler etc. Alle kostnader som faktureres skal spesifiseres. 5.2 Fakturamaler Følgende fakturamaler er inkludert som vedlegg: Fakturamal for kontraktsarbeider, vedlegg 1 Fakturamal for endringsarbeider, vedlegg 2 Endringsavtale mal vedlegg 3
Side: 7 av 9 Vedlegg 1, fakturamaler for kontraktsabeider FAKTURAMAL FOR KONTRAKTSARBEIDER Entreprenør NN/ RI NN Fakturadato: Fakturanr. Oppdragsgiver: Harstad kommune v/ PL Arnold H Olsen Prosjektnr. (EBA): Kontrakts/bestillingsnr.: Prosjektnavn: Kontr./bestillingssum: Leverandørnr: Utført pr. (Tekstspesifikasjon vedlegges) AKKUMULERT Avdragsnota NN AKKUMULERT IFLG. FORRIGE FAKTURERES UTFØRT AVDRAGSNOTA I PERIODEN Utført arbeid eksklusiv avgift ihht. vedlagte spesifikasjon Innestående i hht. kontrakt (10%, 5%) Grunnlag for avgift Merverdiavgift Sum inklusive avgift Til utbetaling
Side: 8 av 9 Vedlegg 2: fakturamal for endringsarbeider FAKTURAMAL FOR ENDRINGSARBEIDER Entreprenør NN/ RI NN Fakturadato: Fakturanr. Oppdragsgiver: Harstad kommune v/ PL Arnold H Olsen Prosjektnr. (EBA): Kontrakts/bestillingsnr.: Prosjektnavn: Endringsavtale nr.: Leverandørnr: Endringsarbeider AKKUMULERT FAKTURERT FAKTURERES UTFØRT TIDLIGERE I PERIODEN Utført arbeid eksklusiv avgift ihht. vedlagte spesifikasjon Merverdiavgift Sum inklusive avgift Til utbetaling
Side: 9 av 9 Vedlegg 3: formular for endringsavtaler ENDRINGSAVTALE Endringsavtale til avtale nr.: Endringsavtale nr.: EBA nr.: Prosjekt: Kontraktspartner: Beskrivelse av endringen: Konsekvenser for tid/milepæler: Andre konsekvenser: Avtalen reguleres ikke for prisstigning Avtalen regnes ikke med i 15 % grensen (NS3430 pkt. 28.1) Avtalen reguleres for prisstigning Avtalen regnes med i 15 % grensen (NS3430 pkt. 28.1) Konsekvenser for kostnader Akkumulert sum før denne endring, total inklusive mva: NOK Endring nr. Beskrivelse Sum denne endring eks. mva. 0,00 Merverdiavgift for denne endring (mva) 0,00 Sum denne endring inkl mva. 0,00 Akkumulert sum for hele avtalen (inkl. alle endringer og mva.) 0,00 Denne endringsavtale er utferdiget i 2 eksemplarer hvorav partene beholder hvert sitt. For kommunen For entreprenør/leverandør Sted/dato: Sted/dato: Signatur: Signatur: