Prosjektplan Bergen kommune Skisse til overordnet analyse og utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Member of Deloitte Touche Tohmatsu Medlemmer av Den Norske Revisorforening org.nr: 980 211 282
Innhold 1 Innledning... 3 2 Plan for forvaltningsrevisjon... 3 2.1 Forvaltningsrevisjon... 3 2.2 Overordnet analyse... 3 2.3 Metode... 4 2.3.1 Oppstart... 4 2.3.2 Dokumentanalyse... 4 2.3.3 Statistikk... 4 2.3.4 Intervju... 4 2.3.5 Elektronisk spørreundersøkelse... 5 2.3.6 Prosessmøte I med kontrollutvalget... 5 2.3.7 Prosessmøte II med kontrollutvalget... 6 2.4 Analysedokumentet... 6 2.5 Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015... 7 3 Tid og ressursbruk... 7 3.1 Nøkkelpersonell... 7 3.2 Gjennomføringsperiode, tidsbruk og kostnader... 7 Side 2
1 Innledning Som et grunnlag for arbeidet med revisjon og kontroll i kommunen skal det utarbeides en plan for forvaltningsrevisjon. For at planen skal gjenspeile de viktigste områdene der det er behov for forvaltningsrevisjon, skal det gjennomføre en overordnet analyse av virksomheten til kommunen. I prosessen med den overordnede analysen og utformingen av planen, legger Deloittes metodikk opp til høy grad av involvering, både av kontrollutvalget og av sentrale aktører i byrådsadministrasjonen og i bystyret. Dette vil sikre at en får avdekket hvilke av kommunens forvaltningsområder det er knyttet størst risiko til. Høy grad av involvering vil også bidra til å forankre og gjøre kjent planarbeidet både i bystyret og i administrasjonen. Dette vil skape et godt grunnlag for gjennomføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene som kontrollutvalget og bystyret velger å prioritere i plan for forvaltningsrevisjon. 2 Plan for forvaltningsrevisjon 2.1 Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og bestemmelser, under dette å: - vurdere om forvaltningen løser oppgaver i samsvar med kommunestyrets vedtak og bestemmelser - vurdere om ressursbruken og virkemidlene til forvaltningen er effektive i forhold til målene som er satt for området - vurdere om regelverket blir etterlevd - vurdere om styringsverktøyene som kommunen benytter er hensiktsmessige - vurdere om avgjørelsesgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organene er tilstrekkelig utredet - vurdere om resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets bestemmelser og/eller om resultatene for virksomheten er oppnådd 1 Kontrollutvalget er ansvarlig for å se til at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon, og for å bestille forvaltningsrevisjonsprosjekter. 2.2 Overordnet analyse Det er krav om å utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon. I forskrift om kontrollutvalg går det fram: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 2 Det er et krav om at plan for forvaltningsrevisjon skal være basert på en overordnet analyse: 1 Forvaltningsrevisjon er regulert i forskrift om revisjon av kommuner 7. Se også http://www.revisorforeningen.no/a9497096/forvaltningsrevisjon 2 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 Side 3
Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 3 Formålet med den overordnede analysen er å skaffe relevant informasjon om kommunens, slik at det er mulig for kontrollutvalget å utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder der det kan være aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Den overordnede analysen vil avdekke risiko for avvik eller sårbare områder i forvaltningen, sett i forhold til regelverk, politiske mål og vedtak. I denne sammenhengen viser risiko til sannsynligheten for og konsekvensene av at det kan forekomme avvik fra for eksempel regelverk, mål, vedtak og andre føringer som kommunen har satt for virksomheten. Risiko må vurderes innenfor alle kommunens tjenesteområder. På bakgrunn av risikoanalysen vil det bli utarbeidet forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter og kontrollutvalget må skjønnsmessig vurdere de ulike områdene opp mot hverandre, og avgjøre hva utvalget mener det er mest vesentlig å undersøke. 4 2.3 Metode 2.3.1 Oppstart Når prosjektet er bestilt av kontrollutvalget vil Deloitte sende et oppstartsbrev til kommunen ved byrådsleder der vi informerer om prosjektet og ber om å få utnevnt en kontaktperson for oppdraget. Vi vil ta initiativ til et oppstartsmøte der vi informerer om arbeidet og prosessen med den overordnede analysen. Det vil være opp til byrådsleder hvem som deltar på møte, men vi foreslår at alle kommunaldirektører blir invitert. 2.3.2 Dokumentanalyse Dokumentanalysen tar utgangspunkt i planer, meldinger og rapporter fra kommunen. Disse vil samlet gi et overblikk over kommunens mål og strategier, og vil gi et viktig bidrag til å avdekke område med risiko eller behov for forbedring. Deloitte vil raskt gå i gang med å innhente informasjon som er offentlig. Vi vil deretter be den utnevnte kontaktpersonen om å få oversendt nødvendig dokumentasjon som ikke er tilgjengelig på kommunen sine nettsider. 2.3.3 Statistikk Vi vil også analysere offentlig statistikk, i første rekke data hentet fra KOSTRA. Vi vil gjøre en sammenligning av kommunens tall opp mot tall for andre sammenlignbare kommuner (kommunegruppe), noe som gir et godt grunnlag for å finne indikasjoner på avvik eller forbedringsområder. 2.3.4 Intervju Vi vil gjennomføre intervju med både politiske og administrative ledere i kommunen. Intervjuene vil blant annet bygge på de opplysningene som er kommet fram gjennom dokumentgjennomgangen, prosessmøtet og spørreundersøkelsen. Vi ønsker å intervjue følgende personer: 3 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 4 For en nærmere presentasjon av overordnet analyse, se Kontrollutvalgsboka (KRD, 2011) kapittel 6 (tilgjengelig på http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/veiledninger_brosjyrer.html?id=2129) Side 4
Politiske ledere (ca. 16 møter) Ordfører Ordfører Komitéledere med ev komitemedlemmer Komité for finans Komité for helse og sosial Komité for kultur, idrett og næring Komité for oppvekst Komité for miljø og byutvikling Gruppeledere Høyre AP FrP V KrF SV Rødt SP Byluftslisten Miljøpartiet De Grønne Administrative ledere (ca. 8 møter) Byrådsleder Byrådsleder Byråder og/eller kommunaldirektører med ev andre. Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø Byrådsavdeling for barnehage og skole Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing Byrådsavdeling for helse og omsorg Byombud Byombud 2.3.5 Elektronisk spørreundersøkelse Et utvalg av administrative ledere i kommunen (for etater, resultatenheter og virksomheter) vil bli involvert i risikoanalysene gjennom en undersøkelse i Questback (elektronisk spørreundersøkelsesverktøy). I spørreundersøkelsen blir lederne bedt om å peke på utfordringer innenfor det tjenesteområdet de har ansvar for. I forkant av spørreundersøkelsen sender vi ut et informasjonsbrev hvor vi informerer om den overordnede analysen og den kommende spørreundersøkelsen. 2.3.6 Prosessmøte I med kontrollutvalget I det første prosessmøtet vil kontrollutvalget få anledning til å diskutere og vurdere Side 5
risikoer innenfor kommunens ansvarsområder, basert på egne erfaringer fra arbeidet i kontrollutvalget. I denne prosessen vil vi ta i bruk et risikospill som viser en oversikt over de ulike tjenesteområdene i kommunen. Ved bruk av fargede spillebrikker får kontrollutvalgsmedlemmene anledning til å vurdere risiko knyttet til ulike tjenesteområder. 2.3.7 Prosessmøte II med kontrollutvalget Formålet med det andre prosessmøtet er at kontrollutvalget skal gjennomføre sin endelige prioritering til planen for forvaltningsrevisjon. Som et grunnlag for diskusjonen i møtet vil analysedokumentet bli ferdigstilt og lagt fram for kontrollutvalget. I dokumentet vil alle data som er samlet inn bli presentert og risikovurdert. Deloitte vil i analysegrunnlaget også presentere hvilke områder det er knyttet størst risiko til og mulige forvaltningsrevisjonsprosjekt. Det er kontrollutvalget som i prosessmøte skal prioritere og vurdere de ulike risikoområdene og avgjøre hvilke områder som skal bli gjenstand for forvaltningsrevisjon. 2.4 Analysedokumentet Det vil bli utarbeidet et analysegrunnlag for arbeidet knyttet til den overordnede analysen hvor data fra undersøkelsene vil bli oppsummert. Analysedokumentet vil gi et grunnlag for kontrollutvalget til å velge ut og prioritere forvaltningsrevisjonsprosjekter og vil bli lagt frem for kontrollutvalget før siste prosessmøte. Analysedokumentet vil bestå av følgende deler: Del 1: Innledning I denne delen vil vi beskrive arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon og utarbeidelsen av en overordnet analyse med risiko- og vesentlighetsvurderinger. Vi vil også beskrive hvilke metoder som er benyttet. Del 2: Datagrunnlag I analysen for plan for forvaltningsrevisjon vil vi presentere de ulike tjenesteområdene til kommunen ved hjelp av de data som er samlet inn. Her presenterer vi de utfordringer som er avdekket. Del 3: Risikoanalyse I denne delen vil vi gjøre en samlet analyse av data som blir presentert i del 2, slik at det er mulig å peke ut hvilke områder det er knyttet risiko til. Et eksempel på oppstilling er vist under: Del 4: Identifiserte behov for forvaltningsrevisjon I den siste delen vil vi oppsummere de områdene det er knyttet størst risiko til, basert på risikoanalysen i del 3, og knytte disse til mulige forvaltningsrevisjonsprosjekter. Det er Side 6
kontrollutvalget som skal prioritere mellom prosjektene. Kontrollutvalget står også fritt til å legge til og ta vekk prosjekter. Dette vil skje i prosessmøte II med kontrollutvalget. 2.5 Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 Basert på den overordnede analysen og den prioritering som kontrollutvalget gjør i siste prosessmøte legger, Deloitte opp til å utarbeide et utkast til plan for forvaltningsrevisjon som omfatter: kort beskrivelse av forvaltningsrevisjon beskrivelse av den overordnede analysen liste med prioriterte prosjekter der det går fram prosjekttittel, tema og problemstillinger liste med uprioriterte prosjekter der det går fram prosjekttittel og tema retningslinjer for bestilling av prosjekter, rapportering og endringer i planen Plandokumentet legges frem for kontrollutvalget, og den vedtatte planen sendes deretter til bystyret for endelig behandling. 3 Tid og ressursbruk 3.1 Nøkkelpersonell Oppdragsansvarlig partner for prosjektet vil være Stein Ove Songstad. Songstad er ansvarlig for kvalitetssikring og skal sørge for at prosjektet til en hver tid er tilstrekkelig bemannet og følger oppsatt plan for tidsbruk. Birte Bjørkelo vil være prosjektleder, og vil stå for den daglige styringen av prosjektet. Hun vil gjennomføre prosessmøte, datainnsamling og utarbeide overordnet analyse og planer. I tillegg vil også Gunnar Husabø og Stine Karoline Olsen være medarbeidere på prosjektet. Teamet har omfattende erfaring fra gjennomføring av slike prosesser i kommunal sektor. Vi har også flere erfarne ressurser vi kan benytte dersom det blir behov for det. 3.2 Gjennomføringsperiode, tidsbruk og kostnader Tidspunktet for gjennomføring av prosjektet vil avtales nærmere med kontrollutvalget og vil tilpasses kontrollutvalgets møter. Vi foreslår at det gjennomføres et prosessmøte med kontrollutvalget i september. Deretter vil vi gjennomføre dokumentanalyse, intervju og spørreundersøkelse slik at endelig analysegrunnlag og identifiserte risikoområder vil være klart til kontrollutvalgets møte eventuelt i midten av november. Kontrollutvalget vil da kunne prioritere prosjekter på møtet i november slik at planen blir klar i desember. Med utgangspunkt i prosjektet sin art og den planen som er lagt for gjennomføring, er det stipulert at det vil ta inntil 371 timer å gjennomføre prosjektet. Tidsfrist og timeforbruk er beregnet ut fra aktivitetene som er beskrevet under. Fremdriftsplanen bygger på vår erfaring knyttet til når sentrale personer i politisk ledelse og administrasjon er tilgjengelig for møter og med utgangspunkt i tiden det tar å gjennomføre en spørreundersøkelse. En opsjon vil være å redusere antall aktiviteter for å gjennomføre prosjektet raskere. Side 7
Dersom det oppstår behov for ekstra møter og andre aktiviteter enn det som er planlagt og som dermed medfører at det påløper ekstra timer eller eventuelt for konsekvenser får fremdriften, vil dette bli avklart med kontrollutvalget. Aktivitet August September Oktober November Desember Oppstart Prosjektadministrasjon (kontakt, påminnelser m.m.) Identifisering og innhenting av dokumentasjon Dokumentanalyse Prosessmøte I i kontrollutvalget (2 deltar fra Deloitte) Spørreundersøkelse Intervju, møter, referat Analysedokument (analyse av data, risikovurdering og prosjektforslag) Prosessmøte II i kontrollutvalget (2 deltar fra Deloitte) Utarbeiding av plan (og legge frem plan/være tilstede i møte i KU) Kvalitetssikring Bergen, 06.08.2012 Stein Ove Songstad, partner Side 8