Årsmelding 2014 for kontrollutvalet Telemark fylkeskommune 1
Kontrollutvalet i Telemark fylkeskommune Desse er medlemmar i kontrollutvalet: Erling Dahl, leiar Jone Blikra, nestleiar Anne Nora Oma Dahle, medlem Solfrid Rui Slettebakken, medlem Per Lykke, medlem Varamedlemmer i kontrollutvalget som har møtt i løpet av 2014: Tahar Haddad Inger Lise Wiersdalen Anne Oddny Follaug Oppgave Kontrollutvalet er avgjerande for å oppnå ein velfungerande eigenkontroll i fylkeskommunen. Ein god eigenkontroll styrkar innbyggjarane sin tillit til fylkeskommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursane. Fylkeskommunen er ein viktig velferdsprodusent og forvaltar store ressursar på vegne av innbyggjarane. Omfanget av og breidda i den fylkeskommunale tenesteproduksjonen gjer det nødvendig med utstrakt styring og kontroll. Fylkeskommunen skal sikre at innbyggarane får dei tenestene dei har krav på, og at ressursane vert forvalta på ein effektiv måte i samsvar med fylkestinget sine føringar. Kommunal eigenkontroll er den kontrollen fylkeskommunen sjølv gjennomfører i eiga verksemd. Eigenkontroll er eit viktig element i folkestyret, og skal bidra til at fylkeskommunen når dei måla som er satt, innanfor rammene av gjeldande regelverk og tildelte ressursar. Eigenkontrollen skal også bidra til å styrke folk sin tillit til forvaltninga, gjennom førebygging og avdekking av ulovlege og andre uheldige forhold. Ein fylkeskommunal sektor med god eigenkontroll kan også redusere statleg detaljstyring og kontroll. Dette er sentrale bodskap i rapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane». GRUNNPILARAR I ARBEIDET: Kontrollutvalet opptrer som eit kollegium. Kontrollutvalet er ikkje ein arena for partipolitikk. Kontrollutvalet er ikkje ein arena for politisk omkamp. Kontrollutvalet er ikkje eit klageorgan. 2
Fylkestinget Kontrollutvalet er fylkestinget sitt verktøy, og det er fylkestinget som har det overordna kontrollansvaret for den fylkeskommunale verksemnda. Fylkestinget spelar difor ei avgjerande rolle for kva verksemd kontroll- og tilsynsarbeidet har i fylkeskommunen. For at kontrollutvalet skal vere eit godt verktøy for fylkestinget, må fylkestinget gje kontrollutvalet gode arbeidsforhold. Økonomi For å gje kontrollutvalet gode arbeidsforhold må fylkestinget stille nødvendige ressursar til disposisjon. Fylkestinget skal vedta eit samla budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i fylkeskommunen, som utgifter til kontrollutval, sekretærbistand og revisjon. Fylkestinget ivaretar sitt kontrollansvar mellom anna ved å skape gode rammevilkår for kontrollutvalet sitt arbeid. Revisjon Fylkeskommunen har vald Telemark kommunerevisjon IKS som sin revisor. Revisjon av rekneskapen er leia av oppdragsrevisor Birgitte Holmberg. Ho har holdt utvalet orientert om framdrifta av revisjonsarbeidet gjennom heile året. Forvaltningsrevisjon er utført av Telemark kommunerevisjon, der oppdragsansvarleg er forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson. Kontrollutvalet er særs nøgde med samarbeidet med revisjonen. Det er lagt opp til ei arbeidsform som gjer det mogleg med ein god dialog og drøfting av ulike saker og tema. Dette skaper gjensidig tillit og styrker kontrollutvalet si rolle som viktig reiskap for å sikre god forvaltning. Sekretariat Fylkeskommunen er medeigar i Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS. Frå 1. juli 2014 vart selskapet utvida med 16 nye eigarar frå Agderregionen, 14 kommunar og to fylkeskommunar. Temark har no 5,5 årsverk og seks tilsette. Fast sekretær for kontrollutvalet er Line Bosnes Hegna. Sekretariatet har ei sentral rolle som bindeledd mellom kontrollutvalet og revisor. Det er sekretariatet som formidlar kontrollutvalet sitt vedtak til revisjonen, gjennom for eksempel utskrift av protokollen, og det er sekretariatet som mottek saker frå revisjonen som skal handsamast i kontrollutvalsmøta. 3
Saker som er handsama i 2014 Kontrollutvalet hadde i 2014 sju ordinære møter og behandla 44 saker. Kontrollutvalet er nøgd med at fylkesrådmannen følgjer opp det utvalet har påpeika må gjernast noko med. Årsmelding fra kontrollutvalet 2013 Fylkeskommunen sitt årsrekneskap 2013 Årsrekneskap for fylkeskommunale selskap o.l. Budsjett for kontrollutvalet 2015 Møte og arbeidsplan 2015 Forvaltningsrevisjon Bestillarfunksjonen innan samferdsel Eigarskapskontrollar Skien Dalen skipsselskap AS og Geo Norvegica Geopark IKS Orienteringssaker bl.a om kommuneøkonomi, internkontroll, utbygging av vidaregåande skule, bypakke Grenland og rutiner ved innkjøp og offentlig anskaffingar ved Telemarkskanalen. Orientering om misligheitssaker og oppfølging av desse Oppfølging av tidlegare gjennomførte forvaltningsrevisjonar og eigarskapskontrollar Referatsaker Kontrollutvalet (KU) sitt kontroll- og tilsynsansvar er ikkje avgrensa til administrasjonen, men omfattar og fylkesutvalet, andre politiske utval og ordføraren. KU kan i prinsippet handsame alle forhold i fylkeskommunen så lenge det kan definerast som kontroll eller tilsyn. KU kan i tillegg kontrollere om saker i fylkestinget er godt nok greia ut. Årsrekneskap og årsmelding Kontrollutvalet har gjeve uttale til fylkestinget om Telemark fylkeskommune sitt årsrekneskap 2014. Eigarskapskontroll og forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet har gjennomført/levert eitt forvaltningsrevisjonsprosjekt i år og to eigarskapskontrollar. 4
Forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kontrollutvalet har brei innsynsrett i den kommunale forvaltninga, og kan gjennomføre dei undersøkelsar som utvalet meiner er nødvendige.. «Bestillarfunksjonen innan samferdsel» Kontrollutvalet såg nærare på følgjande problemstillingar: I kva grad har fylkeskommunen hensiktsmessige tiltak for å ta vare på sitt ansvar for fylkesvegane? I kva grad har fylkeskommunen hensiktsmessige tiltak for å sikre at budsjettering av fylkesvegane skjer i samsvar med krava? Rapporten konkluderte med at det er mykje som er i orden, men at enkelte forbetringar kan gjerast, som: å vurdere behovet for å formalisere korleis vegvesenet skal involverast i førebuingane og handsaminga av saker om fylkesveg. å treffe tiltak for å sikre realistisk budsjettering av investeringsprosjekt. Gjennomføring av forvaltningsrevisjonar er eit viktig redskap for å bidra til betre måloppnåing og auka kvalitet på tenestane i fylkeskommunen. Kontrollutvalet bør bruke tid på bestillingsprosessen, slik at dei får formidla ei tydeleg bestilling til revisjonen. Dette vil sikre at ein er einige om kva forvaltningsrevisjonen skal svare på Det er ein fordel om kontrollutvalet utarbeidar ein plan for korleis revisjonen skal rapportere undervegs i ein forvaltningsrevisjonsprosess, og avtalar kven revisjonen skal kontakte dersom det oppstår uforutsette hendingar som bør avklarast før neste avtalte møte. Forvaltningsrevisjonsrapporten bør presenterast i fylkestinget, enten av leiar i kontrollutvalet, den representanten i utvalet som har hatt ansvar for oppfølging av revisjonen, eller revisor. Kontrollutvalet skal følgje opp at administrasjonen gjennomfører fylkestinget sine vedtak. 5
Eigarskapskontroll «Skien Dalen skipsselskap AS» For fylkeskommunen har vi undersøkt følgjande: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eigarinteresser? 2. Utøver kommunen sine eigarinteresser i samsvar med fylkestingets vedtak og føresetnader, aktuelle lovbestemmelsar og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? Rapporten konkluderte med at enkelte tiltak burde gjennomførast. Dette gjaldt tiltak som alle eigarkommunane må bli einige om og tiltak som fylkeskommunen kan gjere aleine for å sikre sine eigarinteresser. «Geo Norvegica Geopark IKS» Hovudformålet var å vurdere eigarane si oppfølging av eigarskapen i selskapet. Fylkeskommunen har rutiner på plass for oppfølging av selskapet, men dette skjer ikkje i praksis og rapporten foreslår ein rekke tiltak for å betre på dette. Kontrollutvalet bør følgje med på fylkestinget sine saker knytta til val av organisasjonsformer, og vurdere om saksutgreiingane har fått fram kontroll og tilsynskonsekvensane av dei ulike vala. I selskapa som fylkeskommunen eig, har kontrollutvalet rett til å ha ein representant til stades på generalforsamlinga og liknande organ. Kontrollutvalet må få utarbeida ein prosjektplan eller bestilling som gjer det tydeleg korleis kontrollen skal gjennomførast. Dersom det i det aktuelle selskapet er flere eigarkommunar, kan kontrollen samordnast mellom eigarane. Det er viktig at selskapskontrollen gjennomførast på ein planmessig måte, og at den er basert på ei risikovurdering og vurdering av kva som er vesentleg. Resultatet av ein selskapskontroll skal rapporterast til kommunestyret. Det vil vere føremålstenleg å sende selskapskontrollrapporten til kommunestyret. Kurs og konferansar Fire medlemmar av kontrollutvalet deltok på NKRF sin kontrollutvalskonferanse på Gardermoen februar 2014. Konferansen gjekk over 2 dagar og det deltok ca 500 personar frå heile landet. Skien, 06.03.2015 Erling Dahl Leiar Line Bosnes Hegna sekretær 6