Forprosjekt Lampeland sentrum Statusrapport til prosjektgruppe pr. 20. september 2010 Utgave nr. 1 20.september 2010 1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Prosjektet ble formelt startet 1. juni 2010, hvor det ble gjennomført møte mellom prosjektgrupper og konsulentressurser (Trond Aarstad Jr., Nina Solberg og Jan V. Steen). I tillegg ble prosjektplan utgave nr. 2 av 15. juni 2010 distribuert til kommunestyret som en orienteringssak i forbindelse med kommunestyremøte 24. juni 2010. I henhold til prosjektplanen var første statusmøte for prosjektet satt til 16. august 2010. Dette ble gjennomført etter planen. Neste statusmøte var satt til 20. september 2010 dette vil også bli gjennomført som planlagt. Denne rapporten danner grunnlag for å gjøre opp prosjektstatus samt å fokusere på punkter som bør diskuteres i møtet. 1.2 Prosjektmål Det er viktig å minne om prosjektmålene og ha sterk fokus på disse i gjennomføringen av prosjektet: Forprosjektets prosjektmål: Få økt kunnskaps- og dokumentasjonsgrunnlag for å utarbeide en områdeplan for sentrum av Lampeland. Forankring hos ulike brukergrupper. Stikkord: Kunnskap og dokumentasjonsgrunnlag - Forankring Resultatmål (til hovedprosjektet): Vedta områdeplan for sentrum av Lampeland. Igangsetting av delprosjekter for gevinstrealisering. Stikkord: Vedta områdeplan Gevinstrealisering via delprosjekter Effektmål (etter gjennomføring av hovedprosjektet): Nyetableringer av bedrifter. Økt handelsvirksomhet. Bedret parkeringsløsning. Bedre kryssløsninger med fylkesveg 40. Opprustning av sentrum med grønnstrukturer og møteplasser. Stikkord: Økt næringsvirksomhet Opprustning av sentrum 1.3 Rammer Prosjektets rammer er akseptert av begge parter og visse justeringer ble gjort i forbindelse med møtet 16. august 2010 og påfølgende møte mellom Jon Gjæver Pedersen og Trond Aarstad Jr. Eneste nye punkt i forbindelse med møte 20. september er: Folkemøte 29/9: Budsjett for eksterne ressurser utover konsulentteam (musikalsk innslag samt eventuelt kåseri innslag). Statusrapport nr. 2. Forprosjekt Lampeland sentrum 1
2. OMFANG OG AVGRENSNING Avholde oppstartmøte / temakvelder. Intervjue ungdom, unge voksne, eldre, tilflyttere og tilbakeflyttere. Intervjue næringsliv (i og utenfor kommunen), reiseliv (både hyttefolk, hotellgjester og de som stopper på Lampeland på veien), kommunale myndigheter, politikere. Beskrive nåsituasjon og ønsket situasjon. Foreta handelsanalyse. Stedsutviklingsanalyse. SWOT-analyse. Befaringer. Utarbeide fagrapport med visjon, slagord, strategier. Disse oppgavene er igangsatt og vil være fullført innen 14. oktober 2010. Det er ikke kommet opp nye punkter i denne sammenheng. 3. ORGANISERING 3.1 Prosjektledelse Prosjektansvarlig er rådmann Jon Gjæver Pedersen og prosjektleder er kommuneplanlegger Jorunn Skram Trømborg fram til 20/8-10. Etter dette vil rådmannen trå inn i denne rollen. 3.2 Øvrige roller A-eier og oppdragsgiver: Flesberg kommune B-eier: Lampeland Næringsforum og Buskerud fylkeskommune C-eier: Lampeland Vel Styringsgruppe: Thomas Fosen Pia Øberg Kåre Kjennerud Oddvar Garaas Eilev Bekjorden Referansegruppe: Astrid Tveiten, repr. fra Lampeland Næringsforum/reiseliv. Vara: Elisabeth Kjenås Turid Søgnen, repr. for eldre og funksjonshemmede Kristine Engell Løkamoen, repr. for barn og unge Asbjørn Løvstad, repr. fra næringsliv Henry Tangen Andersen, repr. fra frivillige lag og foreninger Dag Åsmund Bilstad, repr. fra næringsliv Steinar Strøm, repr. fra Lyngdal Kristen Dokken, repr. fra Flesberg Kari Bondal Sørensen, repr. fra Svene velforening Oddmar Aurvoll, Buskerud Fylkeskommune Prosjektmedlemmer: Astrid Tveiten; Lampeland Hotell, Lampeland Næringsforum Pia Øberg; Varaordfører, repr. for A-eier. Mona Sandbæk; Lampeland vel. Konsulent: Statusrapport nr. 2. Forprosjekt Lampeland sentrum 2
Ressurspersoner fra Citisense /Insam som ble tildelt oppdraget og har gjennomført oppstart med prosjektgruppe pr. 1. juni 2010. 4. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkter Prosjektansvarlig bestemmer møtedeltakerne. BP# Dato Tema Dokumentasjon 1 1.6.10 Oppstart av forprosjektet Prosjektplan 2 16.08.10 Statusmøte Statusrapport 3 14.10.10 Kvalitetssikring av fagrapport. Gjennomgang av sluttrapport Fagrapport. Sluttrapport 4.2 Oppfølging Statusmøter: Juni, august, september 2010. Statusrapportering fra statusmøter skal foreligge. 4.3 Milepæler M I L E P Æ L S P L A N Utgave nr. 4 20. september 2010 Prosjekt: Forprosjekt sentrumsplan Lampeland. Prosjektleder: Jorunn Skram Trømborg # Aktivitet P. start V. start P. ferdig V. ferdig Status Ansvarlig 1 Oppstartsmøte/ tema-kveld 1 tema-kveld 2 2 Intervjue ungdom, unge voksne, eldre, tilflyttere og tilbakeflyttere 3 Intervjue næringsliv (i og utenfor kommunen), reiseliv (både hyttefolk, hotellgjester og de som stopper på Lampeland på veien), kommunale myndigheter, politikere. 4 Beskrive nåsituasjon og ønsket situasjon 8.4.10 25.8.10 29.9.10 1.6.10 8.4.10 1.6.10 Gj ført Prosjektgruppe, referansegruppe, konsulent 21.6.10 5.6.10 29.9.10 >80 % ferdig 16.6.10 16.6.10 29.9.10 >80 % ferdig Konsulent Konsulent, prosjektgruppe 11.6.10 11.6.10 31.8.10 2.9.10 Gj ført Konsulent 5 Foreta handelsanalyse 11.6.10 11.6.10 16.8.10 25.8.10 Gj ført Konsulent 6 Stedsutviklingsanalyse 9.8.10 9.8.10 13.9.10 29.9.10 Konsulent Statusrapport nr. 2. Forprosjekt Lampeland sentrum 3
M I L E P Æ L S P L A N Utgave nr. 4 20. september 2010 7 Befaringer 16.6.10 16.6.10 16.8.10 16.8.10 Gj ført Prosjektgruppe 8 Utarbeide fagrapport med visjon, slagord, strategier 9 Presentere i gruppemøter 10 Presentere til formannskapet 11 Presentere til kommunestyret 13.9.10 13.9.10 14.10.10 14.10.10 Konsulent, prosjektleder, prosjektansvarlig 18.10.10 18.10.10 Konsulent 21.10.10 21.10.10 Konsulent 4.11.10 4.11.10 Konsulent Merknad: P. start: Planlagt start. V. start: Virkelig start. P. ferdig: Planlagt ferdig. V. ferdig: Virkelig ferdig. Status: I. P. Ikke påbegynt. U. A: Under arbeid OK: Ferdig godkjent leveranse. Bet: Oppgjør funnet sted i h. h. avtale I forhold til milepæler definert i prosjektplan versjon 2 av 15. juni 2010 er det fremdrift i prosjektet i henhold til plan med unntak av følgende punkter: Pkt. 2-3: Et behov for å utvide denne perioden fram til 29/9-10 pga. tilgjengelighet av intervjuobjekter og tekniske løsninger. Dette forsinker ikke prosessen med å ferdigstille fagrapporten fram til 14/10. Pkt. 6: Mer enn 80 prosent ferdig. Et behov for å utvide denne perioden fram til 29/9-10 for å inkorporere hva som kommer ut av workshop nr. 2 21/9-10. 5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske suksessfaktorer # Kritiske faktorer S K RF Mulige tiltak/ansvarlig 1 Oppdragsgiver reduserer rammevilkår 3 5 15 Økt forankring i styringsgruppa. Samarbeid med næringsliv. 2 Mangel på tid/ressurser hos prosjektledelse 3 5 15 Endring av roller/funksjoner samt revidere tidslinje for prosjektet. 3 Manglende tilgjengelighet intervjuobjekter/informanter innenfor gitt tidsramme. 4 Manglende informasjon og datagrunnlag for handels og stedanalyse 5 Tilgjengelighet av prosjektressurser utenom konsulent og prosjektledelse for å gjennomføre felles/delte aktiviteter. 2 4 8 Bruk av tilleggsressurser for å nå personer utenom oppsatt tidsperiode. Alternative metoder for intervjuprosesser (evt. mer digitalt enn fysisk). 3 4 12 Vurdere alternative innhentingsmåter og metoder. 3 5 15 Prosjektledelse må vurdere andre ressurser eller revidere tidslinje. S Sannsynlighet. Hvor sannsynlig vil det være at dette inntreffer. Skala 1-5 (5 er mest sannsynlig) K Kritisk. Hvor kritisk vil dette være hvis det inntreffer. Skala 1-5 (5 er mest kritisk) Statusrapport nr. 2. Forprosjekt Lampeland sentrum 4
RF Risikofaktorer (S * K). 15 eller høyere vil måtte utløse en aksjon innen en gitt dato. De faktorene som har høyest risikofaktor (RF) og hvor det ikke finnes gode mottiltak, betegnes for Kritiske Suksessfaktorer. 5.2 Kvalitetssikring Beskriv tiltak for oppfølging av de kritiske suksessfaktorene slik at sannsynligheten for at de inntreffer reduseres/holdes under bedre kontroll/oppfølging. 1. Oppdragsgiver endrer rammevilkår: Formalisere styringsgruppens arbeidsform. Sørge for god og bred forankring. 6. GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter 1. Oppstartsmøte/tema-kvelder 2. Intervjue ungdom, unge voksne, eldre, tilflyttere og tilbakeflyttere 3. Intervjue næringsliv (i og utenfor kommunen), reiseliv (både hyttefolk, hotellgjester og de som stopper på Lampeland på veien), kommunale myndigheter, politikere. 4. Beskrive nåsituasjon og ønsket situasjon 5. Foreta handelsanalyse 6. Stedsutviklings-analyse 7. Befaringer 8. Utarbeide fagrapport med visjon, slagord, strategier 6.2 Tids- og ressursplaner Tidsplan (uke) Ressurs Hovedaktivitet bruk 22-23- 25-27- 31-35- 39- (Ukesverk) 23 24 26 30 34 38 42 1. Oppstartsmøte/temakveld x x x 0.5 2. Intervjue ungdom, unge voksne, eldre, x x x 1.0 tilflyttere og tilbakeflyttere 3. Intervjue næringsliv (i og utenfor x x x 1.0 kommunen), reiseliv (både hyttefolk, hotellgjester og de som stopper på Lampeland på veien), kommunale myndigheter, politikere 4. Beskrive nåsituasjon og x 0.5 ønsket situasjon 5. Foreta handelsanalyse x x x 1.5 6. Stedsutviklingsanalyse x x 1.5 7. Befaringer x x x - 8. Utarbeide fagrapport med visjon, x x 2.0 slagord, strategier Sum ukesverk: 8.0 *) Statusmøter x x x Milepæler x x x x x x Beslutningspunktmøte x x x Styringsgruppemøte x x *) kun konsulenttid Det er ikke identifisert på dette tidspunkt et behov for videre konsulentressurser utover hva som allerede ligger i prosjektplanen. Statusrapport nr. 2. Forprosjekt Lampeland sentrum 5
7. ØKONOMI De foreslåtte punkter under rammer (pkt. 1.3) vil øke kostnadene til folkemøte nr. 2 avhenging av hva man bestemmer seg for. Dette må inkorporeres i en revidert økonomioversikt for prosjektet. 8. ANDRE DISKUSJONSPUNKTER I forbindelse med møtet 20/9-10 ønskes også følgende diskutert: Diskusjon av funn i f.h.t. handelsanalyse og stedsanalyse Evaluering workshop nr. 1 (Næringsforum) og tema-kveld nr. 1 (folkemøte 25/8) Prosessen med Lampeland Næringsforum opplegg for workshop nr. 2 20/9-10 Tema-kveld 2: Folkemøte 29/9-10 opplegg Progresjon fram til 14/10 prosjektgruppeinvolvering fram til 14/10 Tidspunkt for prosjektgruppemøte 14/10 Forankringsprosess før og etter 14/10: Forslag til prosess med politiske partier, formannskapet og kommunestyret Informasjon om prosjektet Framtidens Byer 2010 /s/ Trond Aarstad Jr. Konsulent Forprosjekt Lampeland sentrum 20.september 2010 Statusrapport nr. 2. Forprosjekt Lampeland sentrum 6