Møteinnkalling for Hovedutvalg for kultur og oppvekst. Saksliste

EIDSBERG KOMMUNE Møtedato: 10.02.2015 Møtested: Heggin 3, 3. etasje Møtetid: 18:00 Møteinnkalling for Hovedutvalg for kultur og oppvekst Kl. 17.00 Fotografering av administrasjonsutvalgets og hovedutvalgets medlemmer i kantina Heggin 3 (gjelder ikke de som ble fotografert 11.12.14). Forfall meldes til Tone Åsrud Reime innen fredag 06.02.15. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Saksnr Tittel Saksliste 15/01 Orienteringer/drøftinger - Hovedutvalg for kultur og oppveksts møte 10.02.15 15/02 Godkjenning av protokoll - Hovedutvalg for kultur og oppveksts møte 25.11.14 15/03 Salgs- og skjenkebevillinger - Kontrollrapporter november 2014 - januar 2015 15/04 Green Card-prosjektet - Evalueringsrapport 15/05 Tour of Norway 2015 - søknad om tilskudd 15/06 Søkolog - forsterket satsing på tilskuddssøknader 15/07 Avlastningshjemmet IKS - ny selskapsavtale 15/08 Ungdomshus - detaljplan investering og driftskonsept

2 Saksframlegg Orienteringer/drøftinger - Hovedutvalg for kultur og oppveksts møte 10.02.15 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Tone Åsrud Reime FE - 033 15/224 Saksnr Utvalg Type Dato 15/01 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 10.02.2015 1. Status drift/økonomi Hovedutvalg for kultur og oppveksts vedtak:

3 Saksframlegg Godkjenning av protokoll - Hovedutvalg for kultur og oppveksts møte 25.11.14 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Tone Åsrud Reime FE - 033 15/215 Saksnr Utvalg Type Dato 15/02 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 10.02.2015 Rådmannens forslag: Protokoll fra hovedutvalg for kultur og oppveksts møte 25.11.14 godkjennes. Hovedutvalg for kultur og oppveksts vedtak: Saksopplysninger: Protokoller fra offentlige utvalg skal formelt godkjennes før vedtakene iverksettes. I praksis godkjenner leder Espen A. Volden (H) protokollen på vegne av hovedutvalget når denne er ferdigskrevet. Informasjon om godkjent protokoll er sendt medlemmer og varamedlemmer.

4 Saksframlegg Salgs- og skjenkebevillinger - Kontrollrapporter november 2014 - januar 2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Tone Åsrud Reime 15/43 Saksnr Utvalg Type Dato 15/03 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 10.02.2015 Kommunestyret Rådmannens forslag: Saken legges fram for kommunestyret med slik innstilling: De foreliggende rapporter fra Securitas AS Kontroller etter alkoholloven, utført november 2014 januar 2015, tas til etterretning. Kommunestyrets vedtak: Hovedutvalg for kultur og oppveksts innstilling: Saksopplysninger: Følgende steder er kontrollert: STED DATO KL. MERKNADER Cafe Frikvarter 20.11.14 10:00 Bertha s 20.11.14 10:13 Villa Mat og Mer 20.11.14 10:30 Gjestehuset på Momarken 20.11.14 11:04 Momarken Travbane 20.11.14 11:25 Kafe Kulturhuset 21.11.14 23:30 Enkeltanledning Restaurant Fortet Mysen Brukbar 21.11.14 23:42 Station Pub 22.11.14 00:00

5 Asia Mysen Restaurant 05.12.14 20:25 Mysen Brukbar 06.12.14 01:15 Station Pub 06.12.14 01:45 Panda Restaurant 10.01.15 20:29 Bamsrudlåven 10.01.15 21:15 Gjestehuset på Momarken 10.01.15 21:25 Mysen Brukbar 11.01.15 00:24 Station Pub 11.01.15 00:34 Rådmannens merknader: Det foreligger ikke merknader til noen av kontrollene.

6 Saksframlegg Green Card-prosjektet - Evalueringsrapport Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Ole-Johnny Hansen FA - F00 15/270 Saksnr Utvalg Type Dato 15/04 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 10.02.2015 Hovedutvalg for helse og velferd Kommunestyret Rådmannens forslag: Saken legges fram for kommunestyret med slik innstilling: Evalueringsrapporten tas til orientering, og prosjektet videreføres som planlagt. Kommunestyrets vedtak: Hovedutvalg for kultur og oppveksts innstilling: Hovedutvalg for helse og velferds innstilling: Saksopplysninger: Prosjektet startet opp i 2012, som et internt prosjekt i Eidsberg kommune, der også NAV Østfold ble med som en forpliktende part. Prosjektet er i første omgang planlagt med varighet 5 år. Målgruppa for prosjektet er familier med barn tidlig i tenårene, hvor man allerede ser risikofaktorer i familien, knyttet til barnas overgang til voksenlivet. Slike risikofaktorer kan være problematisk adferd hos barna, som utagering, lærevansker, kriminalitet, rus eller isolasjon, samt vanskelige sosiale forhold hos foreldrene, som dårlig økonomi, dårlige boforhold, arbeidsledighet, helsemessige problemer o.l.

7 Målet er at barna får en bedre mulighet til å mestre overgangen til voksenlivet. Delmål i dette er bedret fungering i skole, og at flere av fullfører fagutdanning eller videre utdanning. Bistanden gis i et familieperspektiv, fordi barn naturlig nok er helt avhengige av sitt oppvekstmiljø for å utvikle gode ferdigheter videre. Prosjektets virkemidler er at man benytter eksisterende virkemidler ovenfor hele familien. Familien er delaktig i utformingen, og ansvarliggjøres i forhold til de ulike aktivitetene og den videre fremdriften i planen. De aktuelle virksomhetene /fagområdene som forvalter de tjenestene som inngår i planen, er forpliktet til å prioritere rask saksbehandling, iverksetting og gjennomføring av bistanden. Det er ikke lagt inn egne driftsmidler i prosjektet, man benytter de ordinært ansatte og de ordinære tjenestene. Ved å gjennomføre en god kartlegging, samt et forpliktende samarbeid mellom familien og de ulike hjelpeinstansene, sikrer man samtidighet og effektivitet i de nødvendige tjenestene, og får jobbet med de faktorene som bedrer barnets muligheter videre. Ansvaret for dette er befestet hos de respektive virksomhetslederne, som gjør de nødvendige disponeringer og prioriteringer. I alle sakene er det opprettet 2 koordinatorer, i henholdsvis NAV-kontoret og Familiesenteret. Disse har et felles ansvar for å kartlegge familiens behov, og å koordinere bistanden underveis. De berørte foreldrene forholder seg i hovedsak til disse. Siden oppstarten er det tatt inn 8 familier i prosjektet. En av disse har trukket seg etter eget ønske, og de øvrige 7 er i gang. I Green Card-familiene er det til sammen 18 barn. 6 av familiene har vært i gang mer enn 6 måneder, og man ser allerede effekt. Tilbakemeldingene fra koordinatorene er at familienes situasjon er forbedret, og at barnas fungering er bedre enn tidligere. Man ser likevel at bistanden i henhold til prosjektet må opprettholdes for disse familiene, så det er ikke planlagt at noen skal ut av prosjektet med det første. Alle kommunens virksomheter er informert om prosjektet, og invitert til å synliggjøre aktuelle familier. Det er Familiesenteret, NAV og skolene som har kommet med kandidater hittil, og som også er mest involvert i det løpende arbeidet. Inntak avgjøres i inntaksteam bestående av ledere fra NAV og Familiesenter, og det er en styringsgruppe der NAV, familiesenter, skole og rådmannen er med. Bistand til familiene er gitt i form av koordinerte tjenester innen støtteundervisning, arbeidstiltak, veiledningssamtaler, økonomirådgivning, barnehageplass, omsorgslønn, skolebytte, jobbformidling, gjeldsrådgivning, og ikke minst bistand til å skaffe hensiktsmessig bolig. De berørte virksomhetene har sikret rask saksbehandling, slik at tjenestene har kommet til rett tid. Også sosialfaglig rådgiver i videregående skole er involvert ved behov. Det er jobbet med å sikre et tettere samarbeid med BUPP, ettersom de er involvert med tjenester ovenfor flere av de aktuelle barna. BUPP har ikke kunnet gå med som en forpliktende part i prosjektet, men i det løpende arbeidet ser man at de stiller opp der de trengs, og tar del i prosjektet fra sak til sak.

8 En klar effekt av prosjektet er også at Green Card fremmer samarbeid og jobbing på tvers av virksomhetene og fagområdene, og styrker relasjonene mellom ansatte også i jobbingen med øvrige saker, som ikke er i Green Card. Utfordringene i prosjektet er knyttet til at det er krevende å være koordinator, men det er også faglig givende og utfordrende. Prosjektet varer i 5 år. Ingen av de aktuelle barna er ennå i aktuell alder for overgang til voksenlivet, så det er for tidlig å evaluere i forhold til hovedmålet i prosjektet. Frem mot sommeren 2015 tar man sikte på å komme opp i et antall på 10 familier i prosjektet. Rådmannens merknader: Prosjektet videreføres som planlagt.

9 Saksframlegg Tour of Norway 2015 - søknad om tilskudd Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Knut Olav Brekklund Sæves FE - 223, FA - C21 14/4919 Saksnr Utvalg Type Dato 15/05 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 10.02.2015 Formannskap Rådmannens forslag: Vi setter pris på at Tour of Norway nok en gang legger etappen gjennom Eidsberg kommune. Arrangementet har omdømmemessig verdi, og gir mulighetene til å lage et godt folkearrangement. Av den grunn bidrar kommunen med å initiere og koordinere lokal aktivitet og å synliggjøre arrangementet gjennom våre kanaler, men søknaden om kr 50.000 ut over denne innsatsen innvilges ikke. Formannskapets vedtak: Hovedutvalg for kultur og oppveksts innstilling: Saksopplysninger: Tour of Norway er Norges største sykkelritt, og et av landets største idrettsarrangement. 1. etappe passerer gjennom Eidsberg kommune 20. mai 2015. Arrangøren Cycling Event Norway AS har i den sammenhengen søkt Eidsberg kommune om et bidrag pålydende 50.000 kr. Rådmannens merknader: Det vil være tredje gangen Tour of Norway passerer Eidsberg og Mysen. Rittet tiltrekker seg mange av de internasjonale toppsyklistene, og overføres direkte til fjernsyn. I år er det igjen lagt inn bakkespurt ved Momarken som har potensial til tiltrekke seg mange mennesker. Det legges opp til en viss kommunal arbeidsinnsats for å koordinere den delen av arrangementet som knytter til seg næringslivet og frivillig innsats. Sistnevnte utgjør et viktig

10 kriterium for å lage en god ramme rundt arrangementet lokalt. De totale kostnadene ved Tour of Norway oppgis av søker til å være 12.000.000, og at beløpet dekkes gjennom sponsorinntekter og tilskudd fra kommuner og fylkeskommuner. Arrangøren søker i den sammenhengen Eidsberg kommune om kr. 50.000. Tour of Norway har gode verdier knyttet til seg som omdømmeprosjekt, og det gir en god mulighet for å lage en folkefest lokalt. Dette vil kommunen bidra til gjennom å initiere og koordinere aktiviteter lokalt sammen med frivillig og privat sektor. Kommunen bidrar også med synliggjøre arrangementet gjennom våre kanaler. Ytterligere innsats i form av direkte økonomisk tilskudd på kr 50.000 vurderes i den sammenhengen som høyt, og at den kommunale innsatsen allerede er stor. Konklusjon: Vi setter pris på at Tour of Norway nok en gang legger etappen gjennom Eidsberg kommune. Arrangementet har omdømmemessig verdi, og gir mulighetene til å lage et godt folkearrangement. Av den grunn bidrar kommunen med å initiere og koordinere lokal aktivitet og å synliggjøre arrangementet gjennom våre kanaler, men søknaden om kr 50.000 ut over denne innsatsen innvilges ikke. Vedlegg: Tour of Norway 2015 - internasjonalt etapperitt på sykkel Tour of Norway 2015 - internasjonalt etapperitt på sykkel

11 Saksframlegg Søkolog - forsterket satsing på tilskuddssøknader Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Knut Olav Brekklund Sæves 15/196 Saksnr Utvalg Type Dato 15/07 Administrasjonsutvalget 10.02.2015 15/06 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 10.02.2015 Formannskap Kommunestyret Rådmannens forslag: Saken legges fram for formannskapet/kommunestyret med slik innstilling: Eidsberg kommune oppretter en to-årig søkolog-funksjon, der rådmannen gis fullmakt til å avgjøre organisasjonsmessig plassering, og også vurdere hvorvidt det mest hensiktsmessige er å gjøre en 2-årig midlertidig tilsetting. Alternativt å sette funksjonen ut på anbud til private foretak, innenfor tilsvarende kostnadsramme. Kommunestyrets vedtak: Formannskapets innstilling: Hovedutvalg for hovedutvalg for kultur og oppveksts innstilling: Administrasjonsutvalgets innstilling: Saksopplysninger: Innenfor alle sektorer i kommunal forvaltning, samt for frivillig sektor, fordeles over 35 mrd. kroner hvert år i Norge. Tilskuddsordningene er mange og mangfoldige, både av hensyn til formål og målgruppe, men felles for de aller fleste av dem er at de kan bidra til å stimulere, realisere og forsterke tilbud og aktiviteter av ulik art i kommunen.

12 Eidsberg kommune har et betydelig potensiale til å kunne bringe en enda større andel av disse tilskuddene hit, og det foreslås å tilføre kommunen en søkolog-funksjon. Rådmannens merknader: Å sikre en søknad gjennomslagskraft og tildeling er på mange måter et eget håndverk som styrkes av erfaring og god teft. Denne saken er tuftet på forutsetningen om at både kvantitet, kvalitet og gjennomslagskraft av Eidsberg kommunes søknader vil øke betydelig ved å samle dette ansvaret i en søkolog-funksjon. En søkolog vil ha som primæroppgave å: Være godt oppdatert på aktuelle tilskuddsordninger. Identifisere tiltak i kommunen som har potensiale som tilskuddsmottakere. Produsere gode søknader med gjennomslagskraft. Sikre dokumentasjon og rapportere på tilskudd i etterkant. Funksjonen vil samtidig ha et svært godt utgangspunkt i organisasjonen for å kunne bidra til å skape, utvikle og modellere tiltak og aktiviteter på en slik måte at de blir tilskuddsberettigede, og gjennom det være en god bidragsyter omkring disse spørsmålene i vår organisasjon. Det vil også være nærliggende å tenke at funksjonen kan fylle en rolle som veileder for frivillig sektor i kommunen i forbindelse med tilskuddssøknader. Arbeidsvolumet er foreslått til omkring 0,6 årsverk, der målet er å finansiere dette gjennom administrasjonsutgifter som blir inkludert i tildelte tilskudd, der man tenker en 2-årig prosjektperiode i første omgang. Det er en kalkulert risiko knyttet til dette, men mulighetene for gevinst kan være store, og ved et optimistisk scenario kan det være mulighet til å tjene inn kostnadene ved funksjonen mer enn en gang. Søkologen vil kunne berøre store deler av den kommunale forvaltningen, og det er viktig med en person som har et bredt nettverk, gode relasjoner i og utenfor kommunen og samtidig ha evnen til å arbeide strukturert, kreativt og målrettet for å sikre kommunen gjennomslag i de ulike tilskuddsordningene og bringe mere eksterne midler til oss. Konklusjon: Innenfor alle sektorer i kommunal forvaltning, samt frivillig sektor, fordeles over 35 mrd. årlig. Eidsberg kommune har et betydelig potensiale for å bringe en større andel av disse midlene til kommunen, og det foreslås å etablere en søkolog-funksjon tilsvarende 0,6 årsverk i organisasjonen.

Rådmannen gis fullmakt til å avgjøre organisasjonsmessig plassering av funksjonen, og også vurdere hvorvidt det mest hensiktsmessige er å gjøre en 2-årig midlertidig tilsetting, eller å sette funksjonen ut på anbud til private foretak, innenfor tilsvarende kostnadsramme. 13

14 Saksframlegg Avlastningshjemmet IKS - ny selskapsavtale Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Jan-Erik Fredriksen 15/174 Saksnr Utvalg Type Dato 15/07 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 10.02.2015 Formannskap Kommunestyret Rådmannens forslag: Saken legges fram for formannskapet/kommunestyret med slik innstilling: Eidsberg kommune vedtar selskapsavtale av 24.10.14 for Avlastningshjemmet IKS. Kommunestyrets vedtak: Formannskapets innstilling: Hovedutvalg for kultur og oppveksts innstilling: Saksopplysninger: Representantskapet har vedtatt selskapsavtale for Avlastningshjemmet IKS, som nå oversendes til behandling i eierkommunene. Prosjekt Eierskap har utformet en mal for selskapsavtaler for IKSene som har tatt opp i seg føringene fra Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold. Viktige bestemmelser i eierskapsmeldingen knytter seg til stemmevekting i representantskapet, antall styremedlemmer, samt varamannsordningen (numeriske i stedet for personlige). Formålsformuleringene i avtalene skal være kortfattede, da disse skal

15 utdypes i eierstrategidokumentet for selskapet. I avtalemalen er det videre gjort et arbeid for å finne formuleringer som er felles for flere selskaper, noe som spesielt gjelder styringsstruktur, forvaltning og punktene om selve avtalen. For å få bedre oversikt over innholdet i avtalen, er dokumentet bygget opp med overskrifter og innholdsfortegnelse. Avtalen inneholder bestemmelser om selskapet som pålagt i Lov om interkommunale selskaper: Selskapets navn, deltakere, hovedkontor, formål, antall styre- og representantskapsmedlemmer, innskuddsplikt og andre ytelser, eierandel og ansvarsandel. I tillegg beskrives forvaltningsmessige forhold, samt ordninger for endring av selskapsavtalen og deltakersituasjonen. Alle selskapsavtalene beskriver ansettelsesvilkår (avtaleverk og pensjonsordninger), og de ansattes representasjon i styret. I følge den nye avtalemalen skal alle selskapene oversende styrets forslag til økonomiplan og budsjett innen 1. oktober før budsjettåret. I henhold til IKS-loven krever fremlagte endringer av selskapsavtalen likelydende vedtak i alle kommunestyrer i deltakende kommuner. Rådmannens merknader: Foreliggende selskapsavtale bygger på den opprinnelige samarbeidsavtalen for Avlastningshjemmet. Samarbeidet er opprinnelig hjemlet i kommunelovens. 27, men etableres nå som et interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper. Samarbeidet har frem til nå vært organisert med et representantskap som øverste organ, som årlig har behandlet budsjett og regnskap på lik linje med de øvrige IKSene. På den måten vil den praktiske siden ved kommunens eierutøvelse ikke endre seg nevneverdig ved overgang til et IKS. IKSene er selvstendige rettssubjekter og ved utskilling av kommunal virksomhet til et IKS, trer arbeidsmiljølovens regler om virksomhetsoverdragelse i kraft. Et. 27-samarbeid kan bli vurdert som et selvstendig rettssubjekt dersom det er overført mye ansvar til samarbeidet. Den opprinnelige avtalen for Avlastningshjemmet sier at samarbeidet kan ta opp lån (pkt. IV 1.5) og at styret har arbeidsgiveransvar for personalet (pkt. II 2.5). Dette tolkes som at samarbeidet allerede skal regnes som et selvstendig rettssubjekt, og at endringen i rettslig status nå knytter seg først og fremst til endring av den lovhjemmel som regulerer virksomheten. Med hensyn til låneramme sier ny selskapsavtale at Avlastningshjemmet kan ta opp inntil 25 millioner kroner i lån. Det vurderes som fremtidsrettet å legge inn en låneramme som tar høyde for evt. kjøp av bygg for virksomhetens drift. Virksomhetens formål er opprinnelig hjemlet i Lov om sosiale tjenester 1991, nr 81, 4-2b: «De sosiale tjenester skal omfatte b) avlastningstiltak for personer og familier som har et særlig tyngende omsorgsarbeid,». Denne loven er erstattet med helse- og omsorgstjenesteloven, der kommunenes ansvar for avlastningstiltak er bestemt i 3-2, pkt. 6.d.

16 Med henvisning til loven og underliggende forskrifter beskrives formålet i ny selskapsavtale slik: «Selskapets formål er å tilby og drifte avlastning, aktivitetstilbud, observasjon, veiledning og kursvirksomhet på vegne av eierkommunene, for mennesker med nedsatt funksjonsevne.» Formuleringen gir en klar forståelse av hensikten med selskapet og selskapets kjerneoppgaver. Denne formuleringen kan forøvrig være avgrensende for eiernes videre utvikling av selskapet. Rådmannen vurderer imidlertid at det nå er en vesentlig hensikt å etablere selskapet i sin tiltenkte form, med likt utseende avtaler for selskapene, og at en evt. ny revisjon av formålsbeskrivelsen kan komme etter en eierstrategiprosess. Avlastningshjemmet skal i hovedsak tilby tjenester til sine eiere. Ved overkapasitet, kan selskapet tilby plasser til andre kommuner/fylkeskommuner. Som det går frem av finansieringsordningen (kap. 2.2) skal andre enn eierne betale et tillegg (tilsvarende 20 %) til døgnpris, noe som synes rimelig overfor de kommuner som har valgt å ta et eieransvar. Som i opprinnelig avtale skal 10 % av selskapets netto driftsutgifter fordeles på kommunene etter eierandel. Eierandelen samsvarer med innbyggertall, der andelen justeres hvert 4. år. Opprinnelig avtale sier at disponering av regnskapsresultat skal fordeles til samarbeidskommunene. Man snakker vanligvis om disponering av årsresultat for selskaper som er etablert med inntjening som hensikt, og sjelden der stordriftsfordeler er det viktigste motivet for samarbeidet. Det vurderes derfor som naturlig at den formuleringen ikke er tatt med i ny avtale. Et evt. overskudd av driften bør avsettes til fond for opprettholdelse av en viss likviditet. Opprinnelig avtale her nedfelt en bestemmelse om arbeidsutvalg, som fungerer som styrets forlengende arm overfor daglig leder. Denne ordningen er fjernet i ny avtale. Opprinnelig har styret 6 medlemmer, en valgt fra hver kommune. I tråd med interkommunal eierskapsmelding, hvor man går bort ifra representasjonssammensatte styrer, er styret redusert til 5 personer. Bestemmelser om at Eidsberg kommune skal ha en administrativ støttefunksjon for selskapet er tatt ut (jf. opprinnelig avtale pkt. II 2.4 og IV 1.5) i ny avtale. Som et. 27- samarbeid vil en virksomhet vanligvis være knyttet til vertskommunens tjenester når det gjelder merkantile funksjoner og HR. Ved etableringen av IKS-formen, er det ingen spørsmål om selskapets selvstendighet. Det knytter seg derfor ingen forpliktelser til den kommunen hvor selskapet har sitt hovedkontor, og selskapet står fritt til å innhente administrative støttetjenester etter lov om offentlige anskaffelse. Revisjon av selskapsavtalene er et ledd i struktureringen av eierstyringsarbeidet i Indre Østfold. Prinsipper som tidligere nedfelt i Interkommunal Eierskapsmelding blir nå formalisert for hvert enkelt selskap. Et eksempel på dette er at kommuner over 10 000 innbyggere skal ha to stemmer i representantskapene. De øvrige har en stemme. Å sette samme dato (1. oktober) for oversendelse av selskapenes budsjettforslag er et annet eksempel på hvordan eierne vil legge til rette for eierutøvelsen. Dette gir en samlet oversikt på et tidspunkt hvor det er mulig å vurdere kostnadsbildet i forhold til egen budsjettprosess. Selskapsavtalen sier under pkt. 5.7 at i tillegg til selskapsavtalen har også eierstrategien status som selskapets styringsdokument. Eierstrategien er nærmere beskrevet i Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold. En vesentlig hensikt med eierstrategien

17 er å sikre overordnede styringssignaler til selskapet. Strategiprosessen legger til rette for at eierne får drøftet hensikt og vesentlige aspekter med selskapet. For at eierstyringssystemet, med Interkommunal Eierskapsmelding, nye selskapsavtaler og eierstrategier for enkeltselskapene, skal fungere, er det nødvendig at representantskapsmedlemmene inntar en aktiv rolle. Representantskapet skal sørge for at det er samsvar mellom forventninger til selskapet og de rammer som gis for driften. På den ene siden må representantskapsmedlemmene sikre seg god kjennskap til virksomhetens funksjon, som del av den kommunale drift og utvikling. På den andre siden må medlemmet forankre og informere om saker, som behandles representantskapet, i eget kommunestyre. Konklusjon: Representantskapets forslag til ny selskapsavtale for Avlastningshjemmet IKS anbefales av rådmannen. Vedlegg: Selskapsavtale Avlastningshjemmet 24 10 14

18 Saksframlegg Ungdomshus - detaljplan investering og driftskonsept Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Knut Olav Brekklund Sæves FE - 614, FA - F40 14/4226 Saksnr Utvalg Type Dato Ungdomsrådet 15/08 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 10.02.2015 Hovedutvalg for miljø og teknikk Formannskap Kommunestyret Rådmannens forslag: Saken legges fram for formannskapet/kommunestyret med slik innstilling: 1. Driftskonseptet vedrørende innhold og organisering tas til orientering. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor tildelt kostnadsramme. Det endelige omfang og innhold avklares i samråd med arbeidsgruppen. Kommunestyrets vedtak: Formannskapets innstilling: Hovedutvalg for kultur og oppveksts innstilling: Hovedutvalg for miljø og teknikks innstilling: Ungdomsrådets innstilling: Saksopplysninger: Kommunestyret har vedtatt etablering av ungdomshus i underetasjen på Kulturtorget etter modell presentert i rådmannens utredning (dokumentnr 14/4226-1).

19 Etableringen av ungdomshuset er et prosjekt som deles av virksomhet for eiendom og beredskap, og kultur- og idrettsavdelingen, der eiendom og beredskap har ansvaret for investeringen og rehabilitering av lokalene, mens kulturavdelingen har ansvaret for utviklingen og organiseringen av innholdstilbudet. I saken presenteres: 1. Driftskonsept for ungdomshuset med vekt på innhold og organisering v/kultur og idrett 2. Detaljplan for investeringer tilknyttet de fysiske lokalene og inventar v/eiendom og beredskap Rådmannens merknader: Ungdomshuset er vedtatt etablert etter modellen presentert i rådmannens utredning (dokumentnr 14/4226-1) Denne utredningen ble laget ut i fra innspillene som ungdommene selv har kommet med. Samarbeidet med ungdommene er et helt vesentlig kriterium for denne prosessen, og Ungdomsrådet har nedsatt en egen arbeidsgruppe som vi samarbeider med underveis i prosessen. Ungdomshuset skal på overordnet nivå dekke behovene for: En møteplass der ungdommene opplever tilhørighet og eierskap. En arena der ungdommene blir involvert, engasjert myndig- og ansvarliggjort, både for drift og utvikling av tilbudet. Et godt innhold- og aktivitetstilbud, både av organisert og uorganisert art. Ungdomshuset ble vedtatt lokalisert til Kulturtorget av hensyn til beliggenheten og at det sikrer tilgangen og bruksmulighetene til de øvrige ressursene som her finnes, eksempelvis kino, scene, konsertlokaler, galleri, bibliotek og bad. Driftskonseptet stiller visse krav til de fysiske lokalene. Disse er drøftet tidlig i prosessen og har dannet grunnlaget for investeringsplanene. I hovedtrekk er disse kravene følgende: Egen inngang inngangen under hovedinngangen til Kulturtorget er godt egnet. Fritidsarena dette skal være en møteplassen og kjernen i ungdomshuset, bemannet i åpningstiden, med muligheter for å ha det sosialt, hvile, gjøre lekser, og gjennomføre både planlagte og impulsive aktiviteter. Fritidsarenaen lokaliseres til lokalet som i dag kalles Lille Festsal. Spesialrom driftskonseptet beskriver hvordan fritidsarenaen skal ha direkte tilgang til flere mindre spesialrom. Disse rommene skal være lyse, innbydende og fleksible til å kunne fylles og utrustes med innhold som stimulerer ungdommen til å være skapende og uttrykke seg. Eksempelvis kan dette være musikkstudio, film- og animasjonsverksted, kunst- og håndverksrom o.s.v. Det må være noe lagerplass tilgjengelig i tilknytning til spesialrommene. Til informasjon kan vi nevne at vi siden forrige behandling har mottatt tilskudd på 75.000 kroner fra Musikkutstyrsordningen til å innrede et øvingsrom for musikk og band i denne delen av ungdomshuset. For mer detaljert beskrivelse av driftskonseptet for innhold og organisering vises det til dokumentet «Orientering innhold og organisering».

20 Vedlagt kostnadskalkyle viser et investeringsomfang i størrelsesorden 3,0 mill kroner. Dette inkluderer ikke inventar. Inventar må således finansieres gjennom besparelser i byggekostnadene. Konsekvensen er at noe mindre areal rehabiliteres, eller at man finner andre alternative ombyggingsløsninger. Endelig kostnadsbilde vil uansett ikke fremkomme før anbud er innhentet. Konklusjon: Arbeidet med etableringen av ungdomshuset deles mellom Eiendom og beredskap og Kultur og idrett. Det er utviklet et driftskonsept i samråd med Ungdomsrådets arbeidsgruppe. Endelig avklaring rundt omfang og innhold tilpasset budsjett avklares i samarbeid med denne. Vedlegg: Orientering om innhold og organisering Kultur - Utredning av ungdomshus VEDLEGG 2 - ARBEIDSGRUPPAS RAPPORT VEDLEGG 3 - INNSPILL FRA UNGDOMMEN Nytt overslag prissatt