Møteinnkalling for Formannskap. Saksliste

Transkript

1 SPYDEBERG KOMMUNE Møteinnkalling for Formannskap Møtedato: Møtested: Formannnskapssalen Møtetid: 16:00 Forfall meldes til administrasjonen tlf eller Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Saksnr Tittel Saksliste 01/2015 Godkjenning av møteprotokoll 02/2015 Ny selskapsavtale for Askim, Hobøl og Spydeberg Avløpssamarbeid IKS 03/2015 Ny selskapsavtale for Avlastningshjemmet 04/2015 Ny selskapsavtale for Indre Østfold Data IKS 05/2015 Ny selskapsavtale for Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS 06/2015 Ny selskapsavtale for Indre Østfold Lokalmedisinske Kompetansesenter IKS 07/2015 Ny selskapsavtale for Indre Østfold Renovasjon IKS 08/2015 Fritak fra verv 09/2015 Hovedplan vann og avløp - revidering 10/2015 Søknad om kommunalt tilskudd fra Mørk golfklubb i forbindelse med kjøp av anlegget Mørk golf 11/2015 Intensjonsvedtak - signalbygg i Spydeberg Ettersendes /2015 Interreg prosjekter - invitasjon til deltagelse - Ettersendes /2015 Orienteringer 14/2015 Arbeids- og lederavtale for rådmannen Unntatt off.

2 SPYDEBERG KOMMUNE Saksframlegg Godkjenning av møteprotokoll Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kirsten Langehaug FE /5 Saksnr Utvalg Type Dato 01/2015 Formannskap PS Saken gjelder: Godkjenning av protokoll fra forrige møte. Rådmannens forslag til innstilling/vedtak: Protokoll godkjennes slik den foreligger. Vedlegg: Møteprotokoll Formannskap

3 SPYDEBERG KOMMUNE Møteprotokoll for Formannskap Møtedato: Møtested: Formannskapssalen Møtetid: 16:00 19:00 Til stede Forfall Administrasjonen Medlemmer: Birgitta Grimeland, Gunnar Espelid, Knut Espeland, Morten Strande, Sigmund Lereim Varamedlemmer: Andreas Kulvik, Kyrre Havelin Jeanette Bach Mikkelsen, John Dokken Heidi Vildskog Saksliste Saksnr Tittel 69/2014 Godkjenning av møteprotokoll 70/2014 Avskrivning sosiale lån /2014 Utgiftsføring kommunale krav /2014 Budsjettjustering av investeringer /2014 Medlemskap i organisasjonen "Mayors for peace" 74/2014 Orienteringer

4 69/2014: Godkjenning av møteprotokoll Behandling: Enstemmig som rådmannens innstilling. Vedtak: Protokoll godkjennes slik den foreligger. 70/2014: Avskrivning sosiale lån 2014 Behandling: Enstemmig som rådmannens innstilling. Politisk saksordfører: Sigmund Lereim Innstilling til kommunestyret: 1. Det avskrives uerholdelige krav på kr i sosiale lån. Avskriving skjer i balanseregnskapet i.h.t. gjeldende regnskapslov/ forskrift. 71/2014: Utgiftsføring kommunale krav 2014 Behandling: Enstemmig som rådmannens innstilling. Politisk saksordfører: Gunnar Espelid Innstilling til kommunestyret: 1. Uerholdelige krav kr 35532, utgiftsføres. Beløpet dekkes ved bruk av disposisjonsfond.

5 72/2014: Budsjettjustering av investeringer 2014 Behandling: Enstemmig som rådmannens innstilling. Politisk saksordfører: Knut Espeland Innstilling til kommunestyret: 1. Forslag til budsjettjusteringer for investeringsregnskapet vedtas som foreslått i vedlegget 73/2014: Medlemskap i organisasjonen "Mayors for peace" Behandling: Forslag fra Birgitta Grimeland, FrP: Spydeberg kommune melder seg inn i og deltar i nettverket "Mayors for peace" Enstemmig som foreslått av BG, FrP. ENDELIG VEDTAK I SAKEN: Spydeberg kommune melder seg inn i og deltar i nettverket "Mayors for peace". 74/2014: Orienteringer Behandling: Rådmannen orienterte om Vann og Avløp Lyseren Ordfører orienterte om sideveismidler Vedtak: Tas til orientering

6 SPYDEBERG KOMMUNE Saksframlegg Ny selskapsavtale for Askim, Hobøl og Spydeberg Avløpssamarbeid IKS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kirsten Langehaug FE /111 Saksnr Utvalg Type Dato 02/2015 Formannskap PS Kommunestyre PS Saken gjelder: Representantskapet har vedtatt ny selskapsavtale for Askim, Hobøl og Spydeberg Avløpssamarbeid IKS som nå oversendes til behandling i eierkommunene. Politisk saksordfører: Denne saken skal sluttbehandles av kommunestyret. Saksopplysninger Prosjekt Eierskap har utformet en mal for selskapsavtaler for IKSene som har tatt opp i seg føringene fra Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold. Viktige bestemmelser i eierskapsmeldingen knytter seg til stemmevekting i representantskapet, antall styremedlemmer, samt varamannsordningen (numeriske i stedet for personlige). Formålsformuleringene i avtalene skal være kortfattede, da disse skal utdypes i eierstrategidokumentet for selskapet. I avtalemalen er det videre gjort et arbeid for å finne formuleringer som er felles for flere selskaper, noe som spesielt gjelder styringsstruktur, forvaltning og punktene om selve avtalen. For å få bedre oversikt over innholdet i avtalen, er dokumentet bygget opp med overskrifter og innholdsfortegnelse. Avtalen inneholder bestemmelser om selskapet som pålagt i Lov om interkommunale selskaper: Selskapets navn, deltakere, hovedkontor, formål, antall styre og representantskapsmedlemmer, innskuddsplikt og andre ytelser, eierandel og ansvarsandel. I tillegg beskrives forvaltningsmessige forhold, samt ordninger for endring av selskapsavtalen og deltakersituasjonen. Alle selskapsavtalene beskriver ansettelsesvilkår (avtaleverk og pensjonsordninger), og de ansattes representasjon i styret.

7 SPYDEBERG KOMMUNE I følge den nye avtalemalen skal alle selskapene oversende styrets forslag til økonomiplan og budsjett innen 1. oktober før budsjettåret. I henhold til IKS loven krever fremlagte endringer av selskapsavtalen likelydende vedtak i alle kommunestyrer i deltakende kommuner. Vurdering Foreliggende selskapsavtale bygger på den opprinnelige avtalen for Askim, Hobøl og Spydeberg Avløpssamarbeid IKS. Avtalen er lagt i en form der selve standardiseringen ikke påvirker meningen ved innholdet i nevneverdig grad. I ny avtale er det foretatt noen mindre endringer av formålsbeskrivelsen. Det står ikke lenger eksplisitt at selskapet kan delta i andre selskaper. Endringen hindrer ikke IKSet i å gå inn på eiersiden i andre selskaper, men tydeliggjør at ansvaret for et slikt grep ligger hos eierne. Som i forrige avtale er eierandelen basert på årlig leverte avløpsmengder. Siden 2008 har dette endret seg slik: Askim (81,1% 80%), Spydeberg (11,4% 13%) og Hobøl (7,5% 7%). Finansieringsnøkkelen er også basert på samme prinsipp som i opprinnelig avtale, med periodisk fakturering og sluttavregning ved utgang av året. Stemmevektingen i representantskapet, der Askim kommune har 2 stemmer og de andre kommunene 1, gir til sammen 4 stemmer. For å unngå situasjoner der Askim alene har flertall, er det nedfelt en bestemmelse om at Hobøl eller Spydeberg skal ha ledervervet i representantskapet. I opprinnelig avtale hadde Askim krav om 3 styremedlemmer og de andre kommunene 1 hver. I ny avtale har man, i tråd med Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold, gått bort ifra representasjonssammensatte styrer. Revisjon av selskapsavtalene er et ledd i struktureringen av eierstyringsarbeidet i Indre Østfold. Prinsipper som tidligere nedfelt i Interkommunal Eierskapsmelding blir nå formalisert for hvert enkelt selskap. Et eksempel på dette er at kommuner over innbyggere skal ha to stemmer i representantskapene. De øvrige har en stemme. Å sette samme dato (1. oktober) for oversendelse av selskapenes budsjettforslag er et annet eksempel på hvordan eierne vil legge til rette for eierutøvelsen. Dette gir en samlet oversikt på et tidspunkt hvor det er mulig å vurdere kostnadsbildet i forhold til egen budsjettprosess. Selskapsavtalen sier under pkt. 5.7 at i tillegg til selskapsavtalen har også eierstrategien status som selskapets styringsdokument. Eierstrategien er nærmere beskrevet i Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold. En vesentlig hensikt med eierstrategien er å sikre overordnede styringssignaler til selskapet. Strategiprosessen legger til rette for at eierne får drøftet hensikt og vesentlige aspekter med selskapet. For at eierstyringssystemet, med Interkommunal Eierskapsmelding, nye selskapsavtaler og eierstrategier for enkeltselskapene, skal fungere, er det nødvendig at representantskapsmedlemmene inntar en aktiv rolle. Representantskapet skal sørge for at det er samsvar mellom forventninger til selskapet og de rammer som gis for driften. På den ene siden må representantskapsmedlemmene sikre seg god kjennskap til virksomhetens funksjon, som del av den kommunale drift og utvikling. På den andre siden må medlemmet forankre og informere om saker, som behandles representantskapet, i eget kommunestyre. Representantskapets forslag til ny selskapsavtale for Askim, Hobøl og Spydeberg Avløpssamarbeid IKS anbefales av rådmannen.

8 SPYDEBERG KOMMUNE 1 «Selskapsavtalen skal utformes slik at det gis rom for strategisk utvikling av selskapet, uten at man nødvendigvis må endre på selskapsavtalen.» Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold, s 8 2 Lov om interkommunale selskaper nr 6.4 Rådmannens forslag til innstilling/vedtak: 1. Spydeberg kommune vedtar selskapsavtale av for Askim, Hobøl og Spydeberg Avløpssamarbeid IKS Vedlegg: Selskapsavtale for Askim, Hobøl og Spydeberg Avløpssamarbeid IKS, av

9 Askim, Hobøl og Spydeberg avløpssamarbeid IKS Selskapsavtale Representantskapet

10 INNHOLD Kapittel I. Selskapsinformasjon Selskapets navn Deltakere i selskapet Selskapets hovedkontor Selskapets formål... 2 Kapittel II. Ansvar og finansiering Eierandel og deltakeransvar Finansieringsmodell... 3 Kapittel III. Styringsstruktur Representantskapet Representantskapets oppgaver Styret Styrets oppgaver Daglig leder... 5 Kapittel IV. Forvaltning Selskapets representasjon Regnskapsføring og revisjon Budsjett og regnskap Låneramme Godtgjørelse til representanter i styrende organer Ansettelsesvilkår... 6 Kapittel V. Om selskapsavtalen Endring av selskapsavtalen Utvidelse av selskapet Uttreden fra selskapet Oppløsning av selskapet Ikrafttredelse Tvister Andre bestemmelser

11 KAPITTEL I. SELSKAPSINFORMASJON 1.1. SELSKAPETS NAVN Askim, Hobøl og Spydeberg avløpssamarbeid IKS er et interkommunalt selskap, opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper lov av 29. januar 1999 nr. 6 (IKS-loven). Selskapet er et selvstendig rettssubjekt registrert i Foretaksregisteret DELTAKERE I SELSKAPET Selskapet eies av kommunene Askim, Hobøl og Spydeberg SELSKAPETS HOVEDKONTOR Selskapets hovedkontor er i Askim kommune SELSKAPETS FORMÅL Selskapet skal eie og drive avløpsanlegg i henhold til de til enhver tid gjeldende krav fra forurensningsmyndighetene og eierkommunene. Dette innebærer å innhente nødvendige tillatelser og rapportere i henhold til dette. Selskapet kan samarbeide med virksomheter i eierkommunene, andre selskaper og aktører for å optimalisere driften. KAPITTEL II. ANSVAR OG FINANSIERING 2.1. EIERANDEL OG DELTAKERANSVAR Deltakernes ansvar for selskapets forpliktelser tilsvarer eierandelen. Deltakerkommunenes eierandel er basert på årlig levert avløpsmengde pr Kommune Levert avløpsmengde i 2013 m3 Andel i % Askim % Spydeberg % Hobøl % Sum % 2

12 2.2. FINANSIERINGSMODELL Følgende finansering legges til grunn ved uttak av tjenester fra selskapet: Netto driftsutgifter fordeles ut fra målte avløpsmengder fra hver eierkommune. Budsjettert beløp faktureres periodisk i løpet av året og det foretas sluttavregning ved hvert års utgang. KAPITTEL III. STYRINGSSTRUKTUR 3.1. REPRESENTANTSKAPET Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Representantskapet består av to representanter fra hver kommune som til sammen utgjør selskapets øverste eierorgan. Vedkommende kommunestyre velger selv sine representantskapsmedlemmer med personlige varamedlemmer. Funksjonstiden følger kommunestyreperioden. Representantskapet velger både leder og nestleder. Representantskapets leder skal være fra Hobøl eller Spydeberg kommune. Representantskapet følger IKS-lovens 8 og 9 for innkalling og saksbehandling. Representantskapet er vedtaksdyktig når deltakerne som er til stede utgjør minst 2/3 av stemmene. Som representantskapets beslutning gjelder flertallsavgjørelse. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Representantskapet har til sammen 4 stemmer etter følgende fordeling: Kommune Antall stemmer Askim 2 Spydeberg 1 Hobøl 1 Sum 4 Styreleder og daglig leder skal møte i representantskapet. 3

13 3.2. REPRESENTANTSKAPETS OPPGAVER Representantskapet trer ordinært sammen 2 ganger årlig; etter at revidert regnskap foreligger og når grunnlaget for kommende budsjettrammer er klart. Representantskapsmøtet behandler: Årsmelding og regnskap Disponering av driftsresultatet Økonomiplan og årsbudsjett Rammer for låneopptak og tilskudd fra deltakerne Fastsettelse av eierstrategi (hvert 4. år) Valg av revisor (hvert 4. år) Valg av valgkomite (hvert 4. år) Valg av styre etter forslag fra valgkomiteen (hvert 2. år) Godtgjøring til styret Andre saker som er forberedt ved innkallingen 3.3. STYRET Styret skal ha 5 eiervalgte medlemmer og 3 numerisk valgte varamedlemmer. Styremedlemmene velges for 2 år av gangen. Representantskapet velger styrets leder og nestleder. Styret fungerer inntil nytt styre er valgt og konstituert. Daglig leder eller representantskapsmedlem kan ikke være medlem av styret. Styret følger IKS-lovens 11 og 12 for innkalling og saksbehandling. Styret er beslutningsdyktig når minst 3 medlemmer er til stede, herunder enten leder eller nestleder. Hvert styremedlem har en stemme og som styrets beslutning gjelder flertallsavgjørelse. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Daglig leder har rett og plikt til å være til stede, med tale- og forslagsrett, på styremøtene. De ansattes representanter har møte- og talerett i tråd med kommunelovens 26, og når slik rett fremgår av avtale mellom partene i arbeidslivet. Antall ansatte i selskapet vil påvirke de ansattes representasjon i styret, jfr. 10 i IKS-loven. Daglig leder og daglig leders stedfortreder kan ikke representere de ansatte i styret. 4

14 3.4. STYRETS OPPGAVER Styret skal sørge for at: selskapet drives i tråd med eiers formål og selskapets styringsdokumenter, og innenfor vedtatte budsjetter representantskapets vedtak og retningslinjer gjennomføres og etterfølges selskapet er organisert på en slik måte at virksomheten drives mest mulig kostnadseffektivt selskapets regnskapsføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll Styret ansetter daglig leder for selskapet, og fastsetter de retningslinjer som daglig leder skal følge. Styret fører tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. Styrets leder og et styremedlem er selskapets representanter under lønnsforhandlinger. De ansattes representanter i styret kan ikke delta ved behandling av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakerne, arbeidskonflikter eller rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner DAGLIG LEDER Daglig leder forestår den daglige ledelsen av selskapets drift, og har ansvar for at de pålegg og retningslinjer som gis av styret følges opp. Daglig leder er sekretær for styret og har ansvar for at de saker som legges frem til behandling er forsvarlig utredet. Daglig leder rapporterer til styret og skal holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten. Daglig leder forestår den daglige personalforvaltning. Saker av uvanlig art eller av stor betydning for selskapet inngår som hovedregel ikke i den daglige ledelse, jfr. IKS-lovens 14, tredje ledd. Daglig leder anviser selskapets utgifter. Utgifter til daglig leder personlig eller i saker hvor det foreligger inhabilitet anvises av styrets leder. 5

15 KAPITTEL IV. FORVALTNING 4.1. SELSKAPETS REPRESENTASJON Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret kan beslutte at styrets leder og daglig leder sammen kan tegne dets firma. Daglig leder representerer selskapet utad i saker som faller inn under dennes myndighet REGNSKAPSFØRING OG REVISJON Styret fastsetter regnskaps- og budsjettsystemer. Representantskapet velger revisor BUDSJETT OG REGNSKAP Representantskapet skal behandle selskapets regnskap og budsjett i tråd med 5 i Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper. Styrets forslag til økonomiplan og budsjett skal oversendes eierne innen 1.oktober før budsjettåret LÅNERAMME Selskapet kan ta opp lån for finansiering av vedtatte investeringer. Representantskapet vedtar rammene for selskapets låneopptak. Låneopptaket skal fremkomme i økonomiplanen. Rammen for selskapets samlede låneopptak er begrenset oppad til 30 millioner kroner GODTGJØRELSE TIL REPRESENTANTER I STYRENDE ORGANER Representantskapet fastsetter godtgjørelse til styret og styreleder ANSETTELSESVILKÅR Selskapet er medlem av arbeidsgiverorganisasjonen KS Bedrift og følger Hovedavtalen for konkurranseutsatte bedrifter og avtaleverket for øvrig, som er fremforhandlet mellom partene i arbeidslivet. De ansatte skal sikres pensjon i henhold til særavtalen. Selskapet er medlem av pensjonsordningen i KLP. 6

16 KAPITTEL V. OM SELSKAPSAVTALEN 5.1. ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN Representantskapet kan foreslå endringer i selskapsavtalen med 2/3 flertall. Endringer som omfatter IKS-lovens 4, tredje ledd, krever tilslutning av eierne gjennom likelydende vedtak i de respektive kommunestyrer/bystyrer. Dersom selskapsavtalen er til behandling i kommunestyrene, gjelder følgende ordning: Likelydende vedtak i 2/3 av kommunene er bestemmende. Den eller de kommuner som har et vedtak som avviker fra dette, må behandle avtalen på nytt. Alternativene blir da å enten gjøre et likelydende vedtak som flertallet eller å tre ut av samarbeidet. Kommuner over innbyggere har som kommunestyrer dobbeltstemme i denne ordningen UTVIDELSE AV SELSKAPET Selskapet kan bare utvides ved enstemmig beslutning av eierne. Det samme gjelder for sammenslutning med annet selskap UTTREDEN FRA SELSKAPET En deltaker kan med 1 års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold. Uttreden reguleres av IKS-lovens OPPLØSNING AV SELSKAPET En eventuell oppløsning av selskapet følger IKS-lovens 32 om oppløsning. Ved oppløsning fordeler eierkommunene selskapets eiendeler, og er forholdsmessig ansvarlig for andel av selskapets forpliktelser i samsvar med eierandel IKRAFTTREDELSE Denne selskapsavtalen trer i kraft

17 5.6 TVISTER Ved tvist om tolkning av denne selskapsavtalen skal lov om interkommunale selskaper gjelde foran selskapsavtalen. Ved tvist søkes dette løst gjennom mekling mellom partene. Verneting er i den rettskrets hvor selskapet har sitt hovedkontor ANDRE BESTEMMELSER For selskapet gjelder den til enhver gjeldende lov om interkommunale selskaper. I tillegg til selskapsavtalen danner eierstrategien selskapets styringsdokumenter. Selskapsavtalen signeres i 4 eksemplarer, hvorav eierne beholder ett eksemplar hver og ett eksemplar beholdes av selskapet. Kommune Vedtatt i kommunestyre Ordførers underskrift Askim Spydeberg Hobøl 8

18 SPYDEBERG KOMMUNE Saksframlegg Ny selskapsavtale for Avlastningshjemmet Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kirsten Langehaug FE /112 Saksnr Utvalg Type Dato 03/2015 Formannskap PS Kommunestyre PS Saken gjelder: Representantskapet har vedtatt selskapsavtale for Avlastningshjemmet IKS, som nå oversendes til behandling i eierkommunene. Politisk saksordfører: Denne saken skal sluttbehandles av kommunestyret. Saksopplysninger Prosjekt Eierskap har utformet en mal for selskapsavtaler for IKSene som har tatt opp i seg føringene fra Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold. Viktige bestemmelser i eierskapsmeldingen knytter seg til stemmevekting i representantskapet, antall styremedlemmer, samt varamannsordningen (numeriske i stedet for personlige). Formålsformuleringene i avtalene skal være kortfattede, da disse skal utdypes i eierstrategidokumentet for selskapet. I avtalemalen er det videre gjort et arbeid for å finne formuleringer som er felles for flere selskaper, noe som spesielt gjelder styringsstruktur, forvaltning og punktene om selve avtalen. For å få bedre oversikt over innholdet i avtalen, er dokumentet bygget opp med overskrifter og innholdsfortegnelse. Avtalen inneholder bestemmelser om selskapet som pålagt i Lov om interkommunale selskaper: Selskapets navn, deltakere, hovedkontor, formål, antall styre og representantskapsmedlemmer, innskuddsplikt og andre ytelser, eierandel og ansvarsandel. I tillegg beskrives forvaltningsmessige forhold, samt ordninger for endring av selskapsavtalen og deltakersituasjonen. Alle selskapsavtalene beskriver ansettelsesvilkår (avtaleverk og pensjonsordninger), og de ansattes representasjon i styret. I følge den nye avtalemalen skal alle selskapene oversende styrets forslag til økonomiplan og budsjett innen 1. oktober før budsjettåret.

19 SPYDEBERG KOMMUNE I henhold til IKS loven krever fremlagte endringer av selskapsavtalen likelydende vedtak i alle kommunestyrer i deltakende kommuner. Vurdering Foreliggende selskapsavtale bygger på den opprinnelige samarbeidsavtalen for Avlastningshjemmet. Samarbeidet er opprinnelig hjemlet i kommunelovens. 27, men etableres nå som et interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper. Samarbeidet har frem til nå vært organisert med et representantskap som øverste organ, som årlig har behandlet budsjett og regnskap på lik linje med de øvrige IKSene. På den måten vil den praktiske siden ved kommunens eierutøvelse ikke endre seg nevneverdig ved overgang til et IKS. IKSene er selvstendige rettssubjekter og ved utskilling av kommunal virksomhet til et IKS, trer arbeidsmiljølovens regler om virksomhetsoverdragelse i kraft. Et. 27 samarbeid kan bli vurdert som et selvstendig rettssubjekt dersom det er overført mye ansvar til samarbeidet. Den opprinnelige avtalen for Avlastningshjemmet sier at samarbeidet kan ta opp lån (pkt. IV 1.5) og at styret har arbeidsgiveransvar for personalet (pkt. II 2.5). Dette tolkes som at samarbeidet allerede skal regnes som et selvstendig rettssubjekt, og at endringen i rettslig status nå knytter seg først og fremst til endring av den lovhjemmel som regulerer virksomheten. Med hensyn til låneramme sier ny selskapsavtale at Avlastningshjemmet kan ta opp inntil 25 millioner kroner i lån. Det vurderes som fremtidsrettet å legge inn en låneramme som tar høyde for evt. kjøp av bygg for virksomhetens drift. Virksomhetens formål er opprinnelig hjemlet i Lov om sosiale tjenester 1991, nr 81, 4 2b: «De sosiale tjenester skal omfatte b) avlastningstiltak for personer og familier som har et særlig tyngende omsorgsarbeid,». Denne loven er erstattet med helse og omsorgstjenesteloven, der kommunenes ansvar for avlastningstiltak er bestemt i 3 2, pkt. 6.d. Med henvisning til loven og underliggende forskrifter beskrives formålet i ny selskapsavtale slik: «Selskapets formål er å tilby og drifte avlastning, aktivitetstilbud, observasjon, veiledning og kursvirksomhet på vegne av eierkommunene, for mennesker med nedsatt funksjonsevne.» Formuleringen gir en klar forståelse av hensikten med selskapet og selskapets kjerneoppgaver. Denne formuleringen kan forøvrig være avgrensende for eiernes videre utvikling av selskapet. Rådmannen vurderer imidlertid at det nå er en vesentlig hensikt å etablere selskapet i sin tiltenkte form, med likt utseende avtaler for selskapene, og at en evt. ny revisjon av formålsbeskrivelsen kan komme etter en eierstrategiprosess. Avlastningshjemmet skal i hovedsak tilby tjenester til sine eiere. Ved overkapasitet, kan selskapet tilby plasser til andre kommuner/fylkeskommuner. Som det går frem av finansieringsordningen (kap. 2.2) skal andre enn eierne betale et tillegg (tilsvarende 20 %) til døgnpris, noe som synes rimelig overfor de kommuner som har valgt å ta et eieransvar. Som i opprinnelig avtale skal 10 % av selskapets netto driftsutgifter fordeles på kommunene etter eierandel. Eierandelen samsvarer med innbyggertall, der andelen justeres hvert 4. år. Opprinnelig avtale sier at disponering av regnskapsresultat skal fordeles til samarbeidskommunene. Man snakker vanligvis om disponering av årsresultat for selskaper som er etablert med inntjening som hensikt, og sjelden der stordriftsfordeler er det viktigste motivet for samarbeidet. Det vurderes derfor som naturlig at den formuleringen ikke er tatt med i ny avtale. Et evt. overskudd av driften bør avsettes til fond for opprettholdelse av en viss likviditet.

20 SPYDEBERG KOMMUNE 1 «Selskapsavtalen skal utformes slik at det gis rom for strategisk utvikling av selskapet, uten at man nødvendigvis må endre på selskapsavtalen.» Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold, s 8 2 Lov om interkommunale selskaper nr 6.4 Rådmannens forslag til innstilling/vedtak: 1. Spydeberg kommune vedtar selskapsavtale av for Avlastningshjemmet IKS Vedlegg: Selskapsavtale for Avlastningshjemmet IKS, av

21 Avlastningshjemmet IKS Selskapsavtale Representantskapet

22 INNHOLD Kapittel I. Selskapsinformasjon Selskapets navn Deltakere i selskapet Selskapets hovedkontor Selskapets formål... 2 Kapittel II. Ansvar og finansiering Eierandel og deltakeransvar Finansieringsmodell... 3 Kapittel III. Styringsstruktur Representantskapet Representantskapets oppgaver Styret Styrets oppgaver Daglig leder... 6 KAPITTEL IV. FORVALTNING SELSKAPETS REPRESENTASJON REGNSKAPSFØRING OG REVISJON BUDSJETT OG REGNSKAP LÅNERAMME GODTGJØRELSE TIL REPRESENTANTER I STYREN DE ORGANER ANSETTELSESVILKÅR... 8 Kapittel V. Om selskapsavtalen ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN UTVIDELSE AV SELSKAPET UTTREDEN FRA SELSKAPET OPPLØSNING AV SELSKAPET IKRAFTTREDELSE TVISTER ANDRE BESTEMMELSER

23 KAPITTEL I. SELSKAPSINFORMASJON 1.1. SELSKAPETS NAVN Avlastningshjemmet er et interkommunalt selskap, opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper lov av 29. januar 1999 nr. 6 (IKS-loven). Selskapet er et selvstendig rettssubjekt registrert i Foretaksregisteret DELTAKERE I SELSKAPET Selskapet eies av kommunene Askim, Eidsberg, Marker, Skiptvet, Spydeberg og Trøgstad SELSKAPETS HOVEDKONTOR Selskapets hovedkontor er i Eidsberg kommune SELSKAPETS FORMÅL Selskapets formål er å tilby og drifte avlastning, aktivitetstilbud, observasjon, veiledning og kursvirksomhet på vegne av eierkommunene, for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Selskapet skal i hovedsak tilby tjenester til sine eiere. Ved overkapasitet, kan selskapet tilby plasser til andre kommuner/fylkeskommuner. Virksomheten følger Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) og følger til enhver tid gjeldende forskrifter, avtaler og regelverk knyttet til denne og øvrige lovverk som kommunene er omfattet av. 2

24 KAPITTEL II. ANSVAR OG FINANSIERING 2.1. EIERANDEL OG DELTAKERANSVAR Deltakernes ansvar for selskapets forpliktelser tilsvarer eierandelen. Deltakerkommunenes eierandel er basert på offisielle innbyggertall fra SSB, med justering pr hvert fjerde år, i år med kommunestyrevalg: Kommune Innbyggertall pr Eierandel Askim kommune ,42 % Eidsberg kommune ,26 % Marker kommune ,03 % Skiptvet kommune ,26 % Spydeberg kommune ,16 % Trøgstad kommune ,87 % Totalt % 2.2. FINANSIERINGSMODELL Følgende finansering legges til grunn ved uttak av tjenester fra selskapet: Samarbeidskommunene dekker et grunnbeløp som utgjør 10 % av totale nettoutgifter for hele Avlastningshjemmet i henhold til deltakerkommunens eierandel, jf. pkt I tillegg belastes eierkommunene en brukerbetaling pr. bruker. Øvrige tjenester tilbys eierkommunene til selvkost. Opptak av brukere gjøres etter følgende prioritering: 1. Brukere fra eierkommunene 2. Brukere fra ikke eierkommuner Fylkeskommunen / Kommuner som ikke er med i samarbeidet som får brukerplass betaler et tillegg til prisen tilsvarende 20 % av døgnpris. Faktura og oversikt over forbruk sendes kommunene to måneder av gangen, med forfall midt i fakturaperioden. Det skal foretas individuelle vedtak for hver bruker, med seks måneders oppsigelsesfrist. Transport til og fra AIØ dekkes av brukerkommunene. 3

25 KAPITTEL III. STYRINGSSTRUKTUR 3.1. REPRESENTANTSKAPET Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Representantskapet består av to representanter fra hver kommune som til sammen utgjør selskapets øverste eierorgan. Vedkommende kommunestyre velger selv sine representantskapsmedlemmer med personlige varamedlemmer. Funksjonstiden følger kommunestyreperioden. Representantskapet velger både leder og nestleder. Representantskapet følger IKS-lovens 8 og 9 for innkalling og saksbehandling. Representantskapet er vedtaksdyktig når deltakerne som er til stede utgjør minst 2/3 av stemmene. Som representantskapets beslutning gjelder flertallsavgjørelse. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Representantskapet har til sammen 8 stemmer etter følgende fordeling: Kommune Antall stemmer Askim kommune 2 Eidsberg kommune 2 Marker kommune 1 Skiptvet kommune 1 Spydeberg kommune 1 Trøgstad kommune 1 Sum 8 Styreleder og daglig leder skal møte i representantskapet. 4

26 3.2. REPRESENTANTSKAPETS OPPGAVER Representantskapet trer ordinært sammen 2 ganger årlig; etter at revidert regnskap foreligger og når grunnlaget for kommende budsjettrammer er klart. Representantskapsmøtet behandler: Årsmelding og regnskap Disponering av driftsresultatet Økonomiplan og årsbudsjett Rammer for låneopptak og tilskudd fra deltakerne Fastsettelse av eierstrategi (hvert 4. år) Valg av revisor (hvert 4. år) Valg av valgkomite (hvert 4. år) Valg av styre etter forslag fra valgkomiteen (hvert 2. år) Godtgjøring til styret Andre saker som er forberedt ved innkallingen 3.3. STYRET Styret skal ha 5 eiervalgte medlemmer og 3 numerisk valgte varamedlemmer. Styremedlemmene velges for 2 år av gangen. Representantskapet velger styrets leder og nestleder. Styret fungerer inntil nytt styre er valgt og konstituert. Daglig leder eller representantskapsmedlem kan ikke være medlem av styret. Styret følger IKS-lovens 11 og 12 for innkalling og saksbehandling. Styret er beslutningsdyktig når minst 3 medlemmer er til stede, herunder enten leder eller nestleder. Hvert styremedlem har en stemme og som styrets beslutning gjelder flertallsavgjørelse. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Daglig leder har rett og plikt til å være til stede, med tale- og forslagsrett, på styremøtene. De ansattes representanter har møte- og talerett i tråd med kommunelovens 26, og når slik rett fremgår av avtale mellom partene i arbeidslivet. Antall ansatte i selskapet vil påvirke de ansattes representasjon i styret, jfr. 10 i IKS-loven. Daglig leder og daglig leders stedfortreder kan ikke representere de ansatte i styret. 5

27 3.4. STYRETS OPPGAVER Styret skal sørge for at: selskapet drives i tråd med eiers formål og selskapets styringsdokumenter, og innenfor vedtatte budsjetter representantskapets vedtak og retningslinjer gjennomføres og etterfølges selskapet er organisert på en slik måte at virksomheten drives mest mulig kostnadseffektivt selskapets regnskapsføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll Styret ansetter daglig leder for selskapet, og fastsetter de retningslinjer som daglig leder skal følge. Styret fører tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. Styrets leder er selskapets representant under lønnsforhandlinger. De ansattes representanter i styret kan ikke delta ved behandling av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakerne, arbeidskonflikter eller rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner DAGLIG LEDER Daglig leder forestår den daglige ledelsen av selskapets drift, og har ansvar for at de pålegg og retningslinjer som gis av styret følges opp. Daglig leder er sekretær for styret og har ansvar for at de saker som legges frem til behandling er forsvarlig utredet. Daglig leder rapporterer til styret og skal holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten. Daglig leder forestår den daglige personalforvaltning. Saker av uvanlig art eller av stor betydning for selskapet inngår som hovedregel ikke i den daglige ledelse, jfr. IKS-lovens 14, tredje ledd. Daglig leder anviser selskapets utgifter. Utgifter til daglig leder personlig eller i saker hvor det foreligger inhabilitet anvises av styrets leder. 6

28 KAPITTEL IV. FORVALTNING 4.1. SELSKAPETS REPRESENTASJON Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret kan beslutte at styrets leder og daglig leder sammen kan tegne dets firma. Daglig leder representerer selskapet utad i saker som faller inn under dennes myndighet REGNSKAPSFØRING OG REVISJON Selskapets regnskaper avlegges etter de til enhver tid gjeldende kommunale regnskapsprinsipper. Representantskapet velger revisor BUDSJETT OG REGNSKAP Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret kan beslutte at styrets leder og daglig leder sammen kan tegne dets firma. Daglig leder representerer selskapet utad i saker som faller inn under dennes myndighet LÅNERAMME Selskapet kan ta opp lån for finansiering av vedtatte investeringer. Representantskapet vedtar rammene for selskapets låneopptak. Låneopptaket skal fremkomme i økonomiplanen. Rammen for selskapets samlede låneopptak er begrenset oppad til 25 millioner kroner. Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Virksomheten kan ikke selv låne ut penger GODTGJØRELSE TIL REPRESENTANTER I STYRENDE ORGANER Representantskapet fastsetter godtgjørelse til styret og styreleder. 7

29 4.6. ANSETTELSESVILKÅR Selskapet er medlem av KS og følger den kommunale hovedtariffavtalen og avtaleverket for øvrig, som er fremforhandlet mellom partene i arbeidslivet. De ansatte skal sikres pensjon i tråd med bestemmelser for kommunal sektor. Selskapet er medlem av pensjonsordningen i KLP. Ved reduksjon i driften eller opphør av selskapet, gis personalet fortrinnsrett til ledige stillinger i samarbeidskommunene. KAPITTEL V. OM SELSKAPSAVTALEN 5.1. ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN Representantskapet kan foreslå endringer i selskapsavtalen med 2/3 flertall. Endringer som omfatter IKS-lovens 4, tredje ledd, krever tilslutning av eierne gjennom likelydende vedtak i de respektive kommunestyrer/bystyrer. Dersom selskapsavtalen er til behandling i kommunestyrene, gjelder følgende ordning: Likelydende vedtak i 2/3 av kommunene er bestemmende. Den eller de kommuner som har et vedtak som avviker fra dette, må behandle avtalen på nytt. Alternativene blir da å enten gjøre et likelydende vedtak som flertallet eller å tre ut av samarbeidet. Kommuner over innbyggere har som kommunestyrer dobbeltstemme i denne ordningen UTVIDELSE AV SELSKAPET Selskapet kan bare utvides ved enstemmig beslutning av eierne. Det samme gjelder for sammenslutning med annet selskap UTTREDEN FRA SELSKAPET En deltaker kan med 1 års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold. Uttreden reguleres av IKS-lovens OPPLØSNING AV SELSKAPET En eventuell oppløsning av selskapet følger IKS-lovens 32 om oppløsning. Ved oppløsning fordeler eierkommunene selskapets eiendeler, og er forholdsmessig ansvarlig for andel av selskapets forpliktelser i samsvar med eierandel. 8

30 5.5. IKRAFTTREDELSE Denne selskapsavtalen trer i kraft TVISTER Ved tvist om tolkning av denne selskapsavtalen skal lov om interkommunale selskaper gjelde foran selskapsavtalen. Ved tvist søkes dette løst gjennom mekling mellom partene. Verneting er i den rettskrets hvor selskapet har sitt hovedkontor ANDRE BESTEMMELSER For selskapet gjelder den til enhver gjeldende lov om interkommunale selskaper. Selskapsavtalen og eierstrategien er selskapets overordnede styringsdokumenter. Selskapsavtalen signeres i 7 eksemplarer, hvorav eierne beholder ett eksemplar hver og ett eksemplar beholdes av selskapet. Kommune Vedtatt i kommunestyre Ordførers underskrift Askim kommune Eidsberg kommune Marker kommune Skiptvet kommune Spydeberg kommune Trøgstad kommune 9

31 SPYDEBERG KOMMUNE Saksframlegg Ny selskapsavtale for Indre Østfold Data IKS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kirsten Langehaug FE /114 Saksnr Utvalg Type Dato 04/2015 Formannskap PS Kommunestyre PS Saken gjelder: Representantskapet har vedtatt ny selskapsavtale Indre Østfold Data IKS, som nå oversendes til behandling i eierkommunene. Politisk saksordfører: Denne saken skal sluttbehandles av kommunestyret. Saksopplysninger Prosjekt Eierskap har utformet en mal for selskapsavtaler for IKSene som har tatt opp i seg føringene fra Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold. Viktige bestemmelser i eierskapsmeldingen knytter seg til stemmevekting i representantskapet, antall styremedlemmer, samt varamannsordningen (numeriske i stedet for personlige). Formålsformuleringene i avtalene skal være kortfattede, da disse skal utdypes i eierstrategidokumentet for selskapet. I avtalemalen er det videre gjort et arbeid for å finne formuleringer som er felles for flere selskaper, noe som spesielt gjelder styringsstruktur, forvaltning og punktene om selve avtalen. For å få bedre oversikt over innholdet i avtalen, er dokumentet bygget opp med overskrifter og innholdsfortegnelse. Avtalen inneholder bestemmelser om selskapet som pålagt i Lov om interkommunale selskaper: Selskapets navn, deltakere, hovedkontor, formål, antall styre og representantskapsmedlemmer, innskuddsplikt og andre ytelser, eierandel og ansvarsandel. I tillegg beskrives forvaltningsmessige forhold, samt ordninger for endring av selskapsavtalen og deltakersituasjonen. Alle selskapsavtalene beskriver ansettelsesvilkår (avtaleverk og pensjonsordninger), og de ansattes representasjon i styret. I følge den nye avtalemalen skal alle selskapene oversende styrets forslag til økonomiplan og budsjett innen 1. oktober før budsjettåret.

32 SPYDEBERG KOMMUNE I henhold til IKS loven krever fremlagte endringer av selskapsavtalen likelydende vedtak i alle kommunestyrer i deltakende kommuner. Vurdering Foreliggende selskapsavtale bygger på den opprinnelige avtalen for Indre Østfold Data IKS. Avtalen er lagt i en form der selve standardiseringen ikke påvirker meningen ved innholdet i nevneverdig grad. I ny formålsparagraf er selskapets oppgaver identiske med opprinnelig avtale. Selskapet kan fremdeles selge tjenester til andre, men ny avtale understreker at tjenestene i hovedsak skal være rettet mot eierne. Salg av tjenester skal primært kommunal sektor, herunder kommunalt eide selskaper og samarbeid. Finansieringen er videreført med et likt grunnbeløp for eierne pålydende kr , pr. år. Øvrige kostnader er fordelt på følgende måte: Etter forbruk: Den enkelte kommune blir belastet for uttak som kommer i tillegg til vedtatt økonomi og handlingsplan for det enkelte år, med mindre representantskapet vedtar endringer i rammene eller annen finansiering. De resterende kostnadene fordeles etter innbyggertall Opprinnelig avtale sier at 20 % av totalkostnadene skal fordeles etter innbyggertall, og resterende kostnader etter faktisk uttak av tjenester. Kommunespesifikke uttak av tjenester utgjør i dag en liten del av finansieringen. I henhold til denne ordningen må eierne ved regnskapsårets slutt inndekke avstanden mellom basisfinansieringen og totalutgiftene. Det nye oppsettet synes mer forutsigbart og hensiktsmessig. I praksis vil fordelingen mellom eierne være den samme, men det vil det være klart hva den enkelte kommune skal betale når budsjettet er lagt. I ny avtale holder man fast på bestemmelsen om at ordfører skal velges som fast medlem til representantskapet. Kommunenes avhengighet av tjenesteleveransen, budsjettstørrelsen og en rivende utvikling innen faget, er alle vesentlige momenter som understreker betydningen av at den politiske ledelsen fra kommunene er representert i selskapets eierorgan. Revisjon av selskapsavtalene er et ledd i struktureringen av eierstyringsarbeidet i Indre Østfold. Prinsipper som tidligere nedfelt i Interkommunal Eierskapsmelding blir nå formalisert for hvert enkelt selskap. Et eksempel på dette er at kommuner over innbyggere skal ha to stemmer i representantskapene. De øvrige har en stemme. Å sette samme dato (1. oktober) for oversendelse av selskapenes budsjettforslag er et annet eksempel på hvordan eierne vil legge til rette for eierutøvelsen. Dette gir en samlet oversikt på et tidspunkt hvor det er mulig å vurdere kostnadsbildet i forhold til egen budsjettprosess. Selskapsavtalen sier under pkt. 5.7 at i tillegg til selskapsavtalen har også eierstrategien status som selskapets styringsdokument. Eierstrategien er nærmere beskrevet i Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold. En vesentlig hensikt med eierstrategien er å sikre overordnede styringssignaler til selskapet. Strategiprosessen legger til rette for at eierne får drøftet hensikt og vesentlige aspekter med selskapet. For at eierstyringssystemet, med Interkommunal Eierskapsmelding, nye selskapsavtaler og eierstrategier for enkeltselskapene, skal fungere, er det nødvendig at representantskapsmedlemmene inntar en aktiv rolle. Representantskapet skal sørge for at det er samsvar mellom

33 SPYDEBERG KOMMUNE forventninger til selskapet og de rammer som gis for driften. På den ene siden må representantskapsmedlemmene sikre seg god kjennskap til virksomhetens funksjon, som del av den kommunale drift og utvikling. På den andre siden må medlemmet forankre og informere om saker, som behandles representantskapet, i eget kommunestyre. Representantskapets forslag til ny selskapsavtale for Indre Østfold Data IKS anbefales av rådmannen. 1 «Selskapsavtalen skal utformes slik at det gis rom for strategisk utvikling av selskapet, uten at man nødvendigvis må endre på selskapsavtalen.» Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold, s 8 2 Lov om interkommunale selskaper nr 6.4 Rådmannens forslag til innstilling/vedtak: 1. Spydeberg kommune vedtar selskapsavtale av for Indre Østfold Data IKS. Vedlegg: Selskapsavtale for Indre Østfold Data IKS, av

34 Indre Østfold Data IKS Selskapsavtale

35 1 INNHOLD Kapittel I. Selskapsinformasjon Selskapets navn Deltakere i selskapet Selskapets hovedkontor Selskapets formål... 2 Kapittel II. Ansvar og finansiering Eierandel og deltakeransvar Finansieringsmodell... 3 Kapittel III. Styringsstruktur Representantskapet Representantskapets oppgaver Styret Styrets oppgaver Daglig leder... 5 Kapittel IV. Forvaltning Selskapets representasjon Regnskapsføring og revisjon Budsjett og regnskap Låneramme Godtgjørelse til representanter i styrende organer Ansettelsesvilkår... 7 Kapittel V. Om selskapsavtalen Endring av selskapsavtalen Utvidelse av selskapet Uttreden fra selskapet Oppløsning av selskapet Ikrafttredelse Tvister Andre bestemmelser... 8

36 2 KAPITTEL I. SELSKAPSINFORMASJON 1.1. SELSKAPETS NAVN Indre Østfold Data IKS er et interkommunalt selskap, opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper lov av 29. januar 1999 nr. 6 (IKS-loven). Selskapet er et selvstendig rettssubjekt registrert i Foretaksregisteret DELTAKERE I SELSKAPET Selskapet eies av kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Skiptvet, Spydeberg og Trøgstad SELSKAPETS HOVEDKONTOR Selskapets hovedkontor er i Askim kommune SELSKAPETS FORMÅL Selskapet skal ivareta eierkommunenes oppgaver knyttet til drift, service og utvikling av informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Selskapet skal i hovedsak tilby tjenester til sine eiere. Selskapet kan også tilby tjenester til andre dersom det er formålstjenlig og innenfor konkurranseregelverkets praksis om utvidet egenregi. Leveransen til andre enn eierne skal primært være rettet mot kommunal sektor, herunder kommunalt eide selskaper og samarbeid. KAPITTEL II. ANSVAR OG FINANSIERING 2.1. EIERANDEL OG DELTAKERANSVAR Deltakernes ansvar for selskapets forpliktelser tilsvarer eierandelen. Deltakerkommunenes eierandel er basert på offisielle innbyggertall fra SSB, med justering pr hvert fjerde år, i år med kommunestyrevalg: Kommune Innbyggertall ( ) Andel i % Askim ,5 Eidsberg ,3 Hobøl ,8 Skiptvet ,0

37 3 Spydeberg ,5 Trøgstad ,9 Sum , FINANSIERINGSMODELL Finansieringen av selskapet er lagt opp etter følgende modell: I. Et likt grunnbeløp. Hver av eierkommunene betaler en fast andel av totalkostnadene med kr ,- pr. år. II. Etter forbruk. Den enkelte kommune blir belastet for uttak som kommer i tillegg til vedtatt økonomi- og handlingsplan for det enkelte år, med mindre representantskapet vedtar endringer i rammene eller annen finansiering. III. De resterende kostnadene fordeles etter innbyggertall. KAPITTEL III. STYRINGSSTRUKTUR 3.1. REPRESENTANTSKAPET Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Representantskapet består av ordfører og en annen representant fra hver kommune som til sammen utgjør selskapets øverste eierorgan. Det enkelte kommunestyre velger selv sine representantskapsmedlemmer med personlige varamedlemmer. Funksjonstiden følger kommunestyreperioden. Representantskapet velger selv leder og nestleder. Representantskapet følger IKS-lovens 8 og 9 for innkalling og saksbehandling. Representantskapet er vedtaksdyktig når deltakerne som er til stede utgjør minst 2/3 av stemmene. Som representantskapets beslutning gjelder flertallsavgjørelse. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Representantskapet har til sammen 8 stemmer etter følgende fordeling: Kommune Antall stemmer Askim 2 Eidsberg 2

38 4 Hobøl 1 Skiptvet 1 Spydeberg 1 Trøgstad 1 Sum 8 Styreleder og daglig leder skal møte i representantskapet REPRESENTANTSKAPETS OPPGAVER Representantskapet trer ordinært sammen 2 ganger årlig; etter at revidert regnskap foreligger og når grunnlaget for kommende budsjettrammer er klart. Representantskapsmøtet behandler: Årsmelding og regnskap Disponering av driftsresultatet Økonomiplan og årsbudsjett Rammer for låneopptak og tilskudd fra deltakerne Fastsettelse av eierstrategi (hvert 4. år) Valg av revisor (hvert 4. år) Valg av valgkomite (hvert 4. år). Valg av styre etter forslag fra valgkomiteen (hvert 2. år) Godtgjøring til styret Andre saker som er forberedt ved innkallingen 3.3. STYRET Styret skal ha 5 eiervalgte medlemmer og 4 numerisk valgte varamedlemmer. Styremedlemmene velges for 2 år av gangen. Representantskapet velger styrets leder og nestleder. Styret fungerer inntil nytt styre er valgt og konstituert. Daglig leder eller representantskapsmedlem kan ikke være medlem av styret. Styret følger IKS-lovens 11 og 12 for innkalling og saksbehandling.

39 5 Styret er beslutningsdyktig når minst 3 medlemmer er til stede, herunder enten leder eller nestleder. Hvert styremedlem har en stemme og som styrets beslutning gjelder flertallsavgjørelse. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Daglig leder har rett og plikt til å være til stede, med tale- og forslagsrett, på styremøtene. De ansattes representanter har møte- og talerett i tråd med kommunelovens 26, og når slik rett fremgår av avtale mellom partene i arbeidslivet. Antall ansatte i selskapet vil påvirke de ansattes representasjon i styret, jfr. 10 i IKS-loven. Daglig leder og daglig leders stedfortreder kan ikke representere de ansatte i styret STYRETS OPPGAVER Styret skal sørge for at: selskapet drives i tråd med eiers formål og selskapets styringsdokumenter, og innenfor vedtatte budsjetter representantskapets vedtak og retningslinjer gjennomføres og etterfølges selskapet er organisert på en slik måte at virksomheten drives mest mulig kostnadseffektivt selskapets regnskapsføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll Styret ansetter daglig leder for selskapet, og fastsetter de retningslinjer som daglig leder skal følge. Styret fører tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. Styrets leder er selskapets representant under lønnsforhandlinger. De ansattes representanter i styret kan ikke delta ved behandling av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakerne, arbeidskonflikter eller rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner DAGLIG LEDER Daglig leder forestår den daglige ledelsen av selskapets drift, og har ansvar for at de pålegg og retningslinjer som gis av styret følges opp. Daglig leder skal i nært samarbeid med kommunene komme med anbefalinger for følgende områder: IKT-infrastruktur, IT-arkitektur og IKT investeringer. Daglig leder er sekretær for styret og har ansvar for at de saker som legges frem til behandling er forsvarlig utredet.

40 6 Daglig leder rapporterer til styret og skal holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten. Daglig leder forestår den daglige personalforvaltning. Saker av uvanlig art eller av stor betydning for selskapet inngår som hovedregel ikke i den daglige ledelse, jfr. IKS-lovens 14, tredje ledd. Daglig leder anviser selskapets utgifter. Utgifter til daglig leder personlig eller i saker hvor det foreligger inhabilitet anvises av styrets leder. KAPITTEL IV. FORVALTNING 4.1. SELSKAPETS REPRESENTASJON Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret kan beslutte at styrets leder og daglig leder sammen kan tegne dets firma. Daglig leder representerer selskapet utad i saker som faller inn under dennes myndighet REGNSKAPSFØRING OG REVISJON Selskapets regnskaper avlegges etter de til enhver tid gjeldende kommunale regnskapsprinsipper. Representantskapet velger revisor BUDSJETT OG REGNSKAP Representantskapet skal behandle selskapets regnskap og budsjett i tråd med 5 i Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper. Styrets forslag til økonomiplan og budsjett skal oversendes eierne innen 1. oktober før budsjettåret LÅNERAMME Selskapet kan ta opp lån for finansiering av vedtatte investeringer. Representantskapet vedtar rammene for selskapets låneopptak. Låneopptaket skal fremkomme i handlingsplanen. Rammen for selskapets samlede låneopptak er begrenset oppad til 50 millioner kroner.

41 7 Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Virksomheten kan ikke selv låne ut penger GODTGJØRELSE TIL REPRESENTANTER I STYRENDE ORGANER Representantskapet fastsetter godtgjørelse til styret og styreleder ANSETTELSESVILKÅR Selskapet er medlem av KS Bedrift og følger Hovedtariffavtalen for konkurranseutsatte bedrifter og avtaleverket for øvrig, som er fremforhandlet mellom partene i arbeidslivet. De ansatte skal sikres pensjon i henhold til Hovedtariffavtalen for konkurranseutsatte bedrifter. Selskapet er medlem av pensjonsordningen i KLP. KAPITTEL V. OM SELSKAPSAVTALEN 5.1. ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN Representantskapet kan foreslå endringer i selskapsavtalen med 2/3 flertall. Endringer som omfatter IKS-lovens 4, tredje ledd, krever tilslutning av eierne gjennom likelydende vedtak i de respektive kommunestyrer/bystyrer. Dersom selskapsavtalen er til behandling i kommunestyrene, gjelder følgende ordning: Likelydende vedtak i 2/3 av kommunene er bestemmende. Den eller de kommuner som har et vedtak som avviker fra dette, må behandle avtalen på nytt. Alternativene blir da å enten gjøre et likelydende vedtak som flertallet eller å tre ut av samarbeidet. Kommuner over innbyggere har som kommunestyrer dobbeltstemme i denne ordningen UTVIDELSE AV SELSKAPET Selskapet kan bare utvides ved enstemmig beslutning av eierne. Det samme gjelder for sammenslutning med annet selskap UTTREDEN FRA SELSKAPET En deltaker kan med 1 års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold. Uttreden reguleres av IKS-lovens 30.

42 OPPLØSNING AV SELSKAPET En eventuell oppløsning av selskapet følger IKS-lovens 32 om oppløsning. Ved oppløsning fordeler eierkommunene selskapets eiendeler, og er forholdsmessig ansvarlig for andel av selskapets forpliktelser i samsvar med eierandel IKRAFTTREDELSE Denne selskapsavtalen trer i kraft TVISTER Ved tvist om tolkning av denne selskapsavtalen skal lov om interkommunale selskaper gjelde foran selskapsavtalen. Ved tvist søkes dette løst gjennom mekling mellom partene. Verneting er i den rettskrets hvor selskapet har sitt hovedkontor ANDRE BESTEMMELSER For selskapet gjelder den til enhver gjeldende lov om interkommunale selskaper. I tillegg til selskapsavtalen danner eierstrategien selskapets styringsdokumenter. Selskapsavtalen signeres i 7 eksemplarer, hvorav eierne beholder ett eksemplar hver og ett eksemplar beholdes av selskapet. Kommune Vedtatt i kommunestyre Ordførers underskrift

43 SPYDEBERG KOMMUNE Saksframlegg Ny selskapsavtale for Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kirsten Langehaug FE /110 Saksnr Utvalg Type Dato 05/2015 Formannskap PS Kommunestyre PS Saken gjelder: Representantskapet har vedtatt ny selskapsavtale Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS, som nå oversendes til behandling i eierkommunene. Politisk saksordfører: Denne saken skal sluttbehandles av kommunestyret. Saksopplysninger Prosjekt Eierskap har utformet en mal for selskapsavtaler for IKSene som har tatt opp i seg føringene fra Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold. Viktige bestemmelser i eierskapsmeldingen knytter seg til stemmevekting i representantskapet, antall styremedlemmer, samt varamannsordningen (numeriske i stedet for personlige). Formålsformuleringene i avtalene skal være kortfattede, da disse skal utdypes i eierstrategidokumentet for selskapet. I avtalemalen er det videre gjort et arbeid for å finne formuleringer som er felles for flere selskaper, noe som spesielt gjelder styringsstruktur, forvaltning og punktene om selve avtalen. For å få bedre oversikt over innholdet i avtalen, er dokumentet bygget opp med overskrifter og innholdsfortegnelse. Avtalen inneholder bestemmelser om selskapet som pålagt i Lov om interkommunale selskaper: Selskapets navn, deltakere, hovedkontor, formål, antall styre og representantskapsmedlemmer, innskuddsplikt og andre ytelser, eierandel og ansvarsandel. I tillegg beskrives forvaltningsmessige forhold, samt ordninger for endring av selskapsavtalen og deltakersituasjonen. Alle selskapsavtalene beskriver ansettelsesvilkår (avtaleverk og pensjonsordninger), og de ansattes representasjon i styret. I følge den nye avtalemalen skal alle selskapene oversende styrets forslag til økonomiplan og budsjett innen 1. oktober før budsjettåret.

44 SPYDEBERG KOMMUNE I henhold til IKS loven krever fremlagte endringer av selskapsavtalen likelydende vedtak i alle kommunestyrer i deltakende kommuner. Vurdering Foreliggende selskapsavtale bygger på den opprinnelige avtalen for Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS. Avtalen er lagt i en form der selve standardiseringen ikke påvirker meningen ved innholdet i nevneverdig grad. Formålet med kontrollutvalgssekretariatet er bestemt i kommunelovens 77, pkt. 10 og i forskrift for kontrollutvalg. Formålsbeskrivelsen for selskapet er uendret fra opprinnelig avtale. Opprinnelig eierandel er bygget på en fordeling som ble fastsatt ved selskapets etablering. Som for de fleste av selskapene er den nye andelsberegningen er basert på innbyggertall, med justering hvert 4. år. Kostnadsfordelingsnøkkelen baseres nå også på innbyggertall, men med tillegg av en lik grunnsum på , for hver kommune. Grunnsummen ble innført av representantskapet i Forutsatt at faktureringen siden da har vært basert på grunnbeløp og innbyggertall, vil ikke kommunene merke noen forskjell etter at ny selskapsavtale trer i kraft. I følge opprinnelig avtale er det representantskapet som ansetter daglig leder etter innstilling fra styret. Dette er nå endret til at styret ansetter daglig leder for selskapet. Endringen er i samsvar med det arbeidsgiveransvar som påhviler styret. Krav til styrets sammensetning er også endret. Ny avtale har gått bort ifra representasjonssammensatt styre og personlige vara. Dette er i tråd med de føringer som er gitt i Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold. Gjeldende avtale har en bestemmelse om at ordfører og rådmann/administrasjonssjef i deltakerkommunene har møte og talerett i styret. Denne anordningen finnes ikke i andre selskaper, og er nå fjernet i ny avtale. Med tanke på at rådmannen er kontrollert part i tilsyns og kontrollarbeidet, og har heller ikke innstillingsrett på budsjettrammene for tilsyns og kontrollarbeidet i kommunene, vurderes det som riktig at denne bestemmelsen er tatt bort. Revisjon av selskapsavtalene er et ledd i struktureringen av eierstyringsarbeidet i Indre Østfold. Prinsipper som tidligere nedfelt i Interkommunal Eierskapsmelding blir nå formalisert for hvert enkelt selskap. Et eksempel på dette er at kommuner over innbyggere skal ha to stemmer i representantskapene. De øvrige har en stemme. Å sette samme dato (1. oktober) for oversendelse av selskapenes budsjettforslag er et annet eksempel på hvordan eierne vil legge til rette for eierutøvelsen. Dette gir en samlet oversikt på et tidspunkt hvor det er mulig å vurdere kostnadsbildet i forhold til egen budsjettprosess. Selskapsavtalen sier under pkt. 5.7 at i tillegg til selskapsavtalen har også eierstrategien status som selskapets styringsdokument. Eierstrategien er nærmere beskrevet i Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold. En vesentlig hensikt med eierstrategien er å sikre overordnede styringssignaler til selskapet. Strategiprosessen legger til rette for at eierne får drøftet hensikt og vesentlige aspekter med selskapet. For at eierstyringssystemet, med Interkommunal Eierskapsmelding, nye selskapsavtaler og eierstrategier for enkeltselskapene, skal fungere, er det nødvendig at representantskapsmedlemmene inntar en aktiv rolle. Representantskapet skal sørge for at det er samsvar mellom forventninger til selskapet og de rammer som gis for driften. På den ene siden må representantskapsmedlemmene sikre seg god kjennskap til virksomhetens funksjon, som del av den

45 SPYDEBERG KOMMUNE kommunale drift og utvikling. På den andre siden må medlemmet forankre og informere om saker, som behandles representantskapet, i eget kommunestyre. Representantskapets forslag til ny selskapsavtale for Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS anbefales av rådmannen. 1 «Selskapsavtalen skal utformes slik at det gis rom for strategisk utvikling av selskapet, uten at man nødvendigvis må endre på selskapsavtalen.» Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold, s 8 2 Lov om interkommunale selskaper nr 6.4 Rådmannens forslag til innstilling/vedtak: 1. Spydeberg kommune vedtar selskapsavtale av for Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS. Vedlegg: 1. Selskapsavtale for Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS, av

46 Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS Selskapsavtale Representantskapet

47 INNHOLD Kapittel I. Selskapsinformasjon Selskapets navn Deltakere i selskapet Selskapets hovedkontor Selskapets formål... 2 Kapittel II. Ansvar og finansiering Eierandel og deltakeransvar Finansieringsmodell... 3 Kapittel III. Styringsstruktur Representantskapet Representantskapets oppgaver Styret Styrets oppgaver Daglig leder... 6 Kapittel IV. Forvaltning Selskapets representasjon Regnskapsføring og revisjon Budsjett og regnskap Låneramme Godtgjørelse til representanter i styrende organer Ansettelsesvilkår... 7 Kapittel V. Om selskapsavtalen Endring av selskapsavtalen Utvidelse av selskapet Uttreden fra selskapet Oppløsning av selskapet Ikrafttredelse Tvister Andre bestemmelser

48 KAPITTEL I. SELSKAPSINFORMASJON 1.1. SELSKAPETS NAVN Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS er et interkommunalt selskap, opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper lov av 29. januar 1999 nr. 6 (IKS-loven). Selskapet er et selvstendig rettssubjekt registrert i Foretaksregisteret DELTAKERE I SELSKAPET Selskapet eies av kommunene Aremark, Askim, Eidsberg, Hobøl, Marker, Rakkestad, Rømskog, Skiptvet, Spydeberg, Trøgstad og Våler SELSKAPETS HOVEDKONTOR Selskapets hovedkontor er i Rakkestad kommune SELSKAPETS FORMÅL Selskapet skal sørge for sekretærbistand til eierkommunenes kontrollutvalg i henhold til kommunelovens 77 pkt. 10 og forskrift for kontrollutvalg med hjemmel i nevnte 77. KAPITTEL II. ANSVAR OG FINANSIERING 2.1. EIERANDEL OG DELTAKERANSVAR Deltakernes ansvar for selskapets forpliktelser tilsvarer eierandelen. Deltakerkommunenes eierandel er basert på offisielle innbyggertall fra SSB, med justering pr hvert fjerde år, i år med kommunestyrevalg: Kommune Innbyggertall ( ) Andel i % Aremark ,27 Askim ,88 Eidsberg ,53 Hobøl ,77 Marker ,57 2

49 Rakkestad ,18 Rømskog 678 1,09 Skiptvet ,73 Spydeberg ,43 Trøgstad ,24 Våler ,33 Sum , FINANSIERINGSMODELL Driftsutgiftene i selskapet skal fordeles mellom deltakerkommunene etter følgende modell: 1. Hver av eierne betaler et likt et grunnbeløp på ,-. 2. Resterende beløp fordeles i samsvar med kommunenes eierandeler. KAPITTEL III. STYRINGSSTRUKTUR 3.1. REPRESENTANTSKAPET Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Representantskapet består av en representant fra hver kommune som til sammen utgjør selskapets øverste eierorgan. Vedkommende kommunestyre velger selv sitt representantskapsmedlem med personlige varamedlemmer. Funksjonstiden følger kommunestyreperioden. Representantskapet velger både leder og nestleder. Representantskapet følger IKS-lovens 8 og 9 for innkalling og saksbehandling. Representantskapet er vedtaksdyktig når deltakerne som er til stede utgjør minst 2/3 av stemmene. Som representantskapets beslutning gjelder flertallsavgjørelse. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Representantskapet har til sammen 13 stemmer etter følgende fordeling: Kommune Antall stemmer Aremark 1 3

50 Askim 2 Eidsberg 2 Hobøl 1 Marker 1 Rakkestad 1 Rømskog 1 Skiptvet 1 Spydeberg 1 Trøgstad 1 Våler 1 Sum 13 Styreleder og daglig leder skal møte i representantskapet REPRESENTANTSKAPETS OPPGAVER Representantskapet trer ordinært sammen 2 ganger årlig; etter at revidert regnskap foreligger og når grunnlaget for kommende budsjettrammer er klart. Representantskapsmøtet behandler: Årsmelding og regnskap Disponering av driftsresultatet Økonomiplan og årsbudsjett Rammer for tilskudd fra deltakerne Fastsettelse av eierstrategi (hvert 4. år) Valg av revisor (hvert 4. år) Valg av valgkomite (hvert 4. år) Valg av styre etter forslag fra valgkomiteen (hvert 2. år) Godtgjøring til styret Andre saker som er forberedt ved innkallingen 4

51 3.3. STYRET Styret skal ha 3 eiervalgte medlemmer og 3 numerisk valgte varamedlemmer. Styremedlemmene velges for 2 år av gangen. Representantskapet velger styrets leder og nestleder. Styret fungerer inntil nytt styre er valgt og konstituert. Daglig leder eller representantskapsmedlem kan ikke være medlem av styret. Styret følger IKS-lovens 11 og 12 for innkalling og saksbehandling. Styret er beslutningsdyktig når styret er fulltallig. Hvert styremedlem har en stemme og som styrets beslutning gjelder flertallsavgjørelse. Daglig leder har rett og plikt til å være til stede, med tale- og forslagsrett, på styremøtene. De ansattes representanter har møte- og talerett i tråd med kommunelovens 26, og når slik rett fremgår av avtale mellom partene i arbeidslivet. Antall ansatte i selskapet vil påvirke de ansattes representasjon i styret, jfr. 10 i IKS-loven. Daglig leder og daglig leders stedfortreder kan ikke representere de ansatte i styret STYRETS OPPGAVER Styret skal sørge for at: selskapet drives i tråd med eiers formål og selskapets styringsdokumenter, og innenfor vedtatte budsjetter representantskapets vedtak og retningslinjer gjennomføres og etterfølges selskapet er organisert på en slik måte at virksomheten drives mest mulig kostnadseffektivt selskapets regnskapsføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll Styret ansetter daglig leder for selskapet, og fastsetter de retningslinjer som daglig leder skal følge. Styret fører tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. Styrets leder er selskapets representant under lønnsforhandlinger. De ansattes representanter i styret kan ikke delta ved behandling av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakerne, arbeidskonflikter eller rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner. 5

52 3.5. DAGLIG LEDER Daglig leder forestår den daglige ledelsen av selskapets drift, og har ansvar for at de pålegg og retningslinjer som gis av styret følges opp. Daglig leder er sekretær for styret og har ansvar for at de saker som legges frem til behandling er forsvarlig utredet. Daglig leder rapporterer til styret og skal holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten. Daglig leder forestår den daglige personalforvaltning. Daglig leder er sekretær for de respektive kontrollutvalg. Saker av uvanlig art eller av stor betydning for selskapet inngår som hovedregel ikke i den daglige ledelse, jfr. IKS-lovens 14, tredje ledd. Daglig leder anviser selskapets utgifter. Utgifter til daglig leder personlig eller i saker hvor det foreligger inhabilitet anvises av styrets leder. KAPITTEL IV. FORVALTNING 4.1. SELSKAPETS REPRESENTASJON Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret kan beslutte at styrets leder og daglig leder sammen kan tegne dets firma. Daglig leder representerer selskapet utad i saker som faller inn under dennes myndighet REGNSKAPSFØRING OG REVISJON Selskapets regnskaper avlegges etter de til enhver tid gjeldende kommunale regnskapsprinsipper. Det skal inngås avtale med et revisjonsdistrikt eller fylkesrevisjonen om revisjon av kontrollutvalgssekretariatets regnskaper. Avtalen skal godkjennes av representantskapet BUDSJETT OG REGNSKAP Representantskapet skal behandle selskapets regnskap og budsjett i tråd med 5 i Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper. Styrets forslag til økonomiplan og budsjett skal oversendes eierne innen 1. oktober før budsjettåret. 6

53 4.4. LÅNERAMME Selskapet kan ikke ta opp lån. Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Virksomheten kan ikke selv låne ut penger GODTGJØRELSE TIL REPRESENTANTER I STYRENDE ORGANER Representantskapet fastsetter godtgjørelse til styret og styreleder ANSETTELSESVILKÅR Selskapet er medlem av KS bedrift og følger hovedtariffavtalen for konkurranseutsatte bedrifter og avtaleverket for øvrig, som er fremforhandlet mellom partene i arbeidslivet. De ansatte skal sikres pensjon i tråd med bestemmelser for kommunal sektor. Selskapet er medlem av pensjonsordningen i KLP. KAPITTEL V. OM SELSKAPSAVTALEN 5.1. ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN Representantskapet kan foreslå endringer i selskapsavtalen med 2/3 flertall. Endringer som omfatter IKS-lovens 4, tredje ledd, krever tilslutning av eierne gjennom likelydende vedtak i de respektive kommunestyrer/bystyrer. Dersom selskapsavtalen er til behandling i kommunestyrene, gjelder følgende ordning: Likelydende vedtak i 2/3 av kommunene er bestemmende. Den eller de kommuner som har et vedtak som avviker fra dette, må behandle avtalen på nytt. Alternativene blir da å enten gjøre et likelydende vedtak som flertallet eller å tre ut av samarbeidet. Kommuner over innbyggere har som kommunestyrer dobbeltstemme i denne ordningen UTVIDELSE AV SELSKAPET Selskapet kan bare utvides ved enstemmig beslutning av eierne. Det samme gjelder for sammenslutning med annet selskap. 7

54 5.3. UTTREDEN FRA SELSKAPET En deltaker kan med 1 års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold. Uttreden reguleres av IKS-lovens OPPLØSNING AV SELSKAPET En eventuell oppløsning av selskapet følger IKS-lovens 32 om oppløsning. Ved oppløsning fordeler eierkommunene selskapets eiendeler, og er forholdsmessig ansvarlig for andel av selskapets forpliktelser i samsvar med eierandel IKRAFTTREDELSE Denne selskapsavtalen trer i kraft TVISTER Ved tvist om tolkning av denne selskapsavtalen skal lov om interkommunale selskaper gjelde foran selskapsavtalen. Ved tvist søkes dette løst gjennom mekling mellom partene. Verneting er i den rettskrets hvor selskapet har sitt hovedkontor ANDRE BESTEMMELSER For selskapet gjelder den til enhver gjeldende lov om interkommunale selskaper. I tillegg til selskapsavtalen danner eierstrategien selskapets styringsdokumenter. Selskapsavtalen signeres i 12 eksemplarer, hvorav eierne beholder ett eksemplar hver og ett eksemplar beholdes av selskapet. Kommune Vedtatt i kommunestyre Ordførers underskrift Aremark Askim Eidsberg 8

55 Hobøl Marker Rakkestad Rømskog Skiptvet Spydeberg Trøgstad Våler 9

56 SPYDEBERG KOMMUNE Saksframlegg Ny selskapsavtale for Indre Østfold Lokalmedisinske Kompetansesenter IKS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kirsten Langehaug FE /113 Saksnr Utvalg Type Dato 06/2015 Formannskap PS Kommunestyre PS Saken gjelder: Representantskapet har vedtatt ny selskapsavtale for Indre Østfold Lokalmedisinske Kompetansesenter IKS som nå oversendes til behandling i eierkommunene. Politisk saksordfører: Denne saken skal sluttbehandles av kommunestyret. Saksopplysninger Prosjekt Eierskap har utformet en mal for selskapsavtaler for IKSene som har tatt opp i seg føringene fra Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold. Viktige bestemmelser i eierskapsmeldingen knytter seg til stemmevekting i representantskapet, antall styremedlemmer, samt varamannsordningen (numeriske i stedet for personlige). Formålsformuleringene i avtalene skal være kortfattede, da disse skal utdypes i eierstrategidokumentet for selskapet. I avtalemalen er det videre gjort et arbeid for å finne formuleringer som er felles for flere selskaper, noe som spesielt gjelder styringsstruktur, forvaltning og punktene om selve avtalen. For å få bedre oversikt over innholdet i avtalen, er dokumentet bygget opp med overskrifter og innholdsfortegnelse. Avtalen inneholder bestemmelser om selskapet som pålagt i Lov om interkommunale selskaper: Selskapets navn, deltakere, hovedkontor, formål, antall styre og representantskapsmedlemmer, innskuddsplikt og andre ytelser, eierandel og ansvarsandel. I tillegg beskrives forvaltningsmessige forhold, samt ordninger for endring av selskapsavtalen og deltakersituasjonen. Alle selskapsavtalene beskriver ansettelsesvilkår (avtaleverk og pensjonsordninger), og de ansattes representasjon i styret. I følge den nye avtalemalen skal alle selskapene oversende styrets forslag til økonomiplan og budsjett

57 SPYDEBERG KOMMUNE innen 1. oktober før budsjettåret. I henhold til IKS loven krever fremlagte endringer av selskapsavtalen likelydende vedtak i alle kommunestyrer i deltakende kommuner. Vurdering Foreliggende selskapsavtale bygger på den opprinnelige avtalen for Indre Østfold Lokalmedisinske Kompetansesenter IKS. Avtalen er lagt i en form der selve standardiseringen ikke påvirker meningen ved innholdet i nevneverdig grad. I ny avtale er det foretatt en mindre navnejustering, der det nå heter «Indre Østfold Medisinske Kompetansesenter IKS, med kortnavn Helsehuset,». Uttrykket «Lokal» er fjernet, og Helsehuset er lagt til som kortnavn. I opprinnelig avtale er det en fyldig formåls og oppgavebeskrivelse. Dette er nå ivaretatt i eierstrategidokumentet for selskapet. Den nye formuleringen er forkortet til at «Senteret skal drifte kompetansekrevende helsefaglige tjenester som eierne til enhver tid delegerer likelydende myndighet til.» Endringen i formålsbeskrivelsen gir eierne større muligheter til å utvikle og endre tilbudet i tråd med de prioriteringer og funksjonsfordelinger som eierne til enhver tid vil legge til grunn. Ny selskapsavtale gir ingen direkte økonomiske konsekvenser for eierne. Den forenklede formålsparagrafen synes imidlertid å dempe eiernes forpliktelser knyttet til hvilke tjenester som må driftes i fellesskap. Revisjon av selskapsavtalene er et ledd i struktureringen av eierstyringsarbeidet i Indre Østfold. Prinsipper som tidligere nedfelt i Interkommunal Eierskapsmelding blir nå formalisert for hvert enkelt selskap. Et eksempel på dette er at kommuner over innbyggere skal ha to stemmer i representantskapene. De øvrige har en stemme. Å sette samme dato (1. oktober) for oversendelse av selskapenes budsjettforslag er et annet eksempel på hvordan eierne vil legge til rette for eierutøvelsen. Dette gir en samlet oversikt på et tidspunkt hvor det er mulig å vurdere kostnadsbildet i forhold til egen budsjettprosess. Selskapsavtalen sier under pkt. 5.7 at i tillegg til selskapsavtalen har også eierstrategien status som selskapets styringsdokument. Eierstrategien er nærmere beskrevet i Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold. En vesentlig hensikt med eierstrategien er å sikre overordnede styringssignaler til selskapet. Strategiprosessen legger til rette for at eierne får drøftet hensikt og vesentlige aspekter med selskapet. For at eierstyringssystemet, med Interkommunal Eierskapsmelding, nye selskapsavtaler og eierstrategier for enkeltselskapene, skal fungere, er det nødvendig at representantskapsmedlemmene inntar en aktiv rolle. Representantskapet skal sørge for at det er samsvar mellom forventninger til selskapet og de rammer som gis for driften. På den ene siden må representantskapsmedlemmene sikre seg god kjennskap til virksomhetens funksjon, som del av den kommunale drift og utvikling. På den andre siden må medlemmet forankre og informere om saker, som behandles representantskapet, i eget kommunestyre. Representantskapets forslag til ny selskapsavtale for Helsehuset anbefales av rådmannen. 1 «Selskapsavtalen skal utformes slik at det gis rom for strategisk utvikling av selskapet, uten at man nødvendigvis må endre på selskapsavtalen.» Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold, s 8

58 SPYDEBERG KOMMUNE 2 Lov om interkommunale selskaper nr 6.4 Rådmannens forslag til innstilling/vedtak: 1. Spydeberg kommune vedtar selskapsavtale av for Indre Østfold Medisinske Kompetansesenter IKS Vedlegg: Selskapsavtale for Indre Østfold Medisinske Kompetansesenter IKS, av

59 [Skriv inn tekst] Indre Østfold Medisinske Kompetansesenter IKS Selskapsavtale Vedlegg 2, sak 11/14 Representantskapsmøte 24.oktober Innstilling styret

60 INNHOLD Kapittel I. Selskapsinformasjon Selskapets navn Deltakere i selskapet Selskapets hovedkontor Selskapets formål... 2 Kapittel II. Ansvar og finansiering Eierandel og deltakeransvar Finansieringsmodell... 3 Kapittel III. Styringsstruktur Representantskapet Representantskapets oppgaver Styret Styrets oppgaver Daglig leder... 6 Kapittel IV. Forvaltning Selskapets representasjon Regnskapsføring og revisjon Budsjett og regnskap Låneramme Godtgjørelse til representanter i styrende organer Ansettelsesvilkår... 7 Kapittel V. Om selskapsavtalen Endring av selskapsavtalen Utvidelse av selskapet Uttreden fra selskapet Oppløsning av selskapet Ikrafttredelse Tvister Andre bestemmelser... 8

61 KAPITTEL I. SELSKAPSINFORMASJON 1.1. SELSKAPETS NAVN Indre Østfold Medisinske Kompetansesenter IKS (tidligere kalt Indre Østfold Lokalmedisinske Kompetansesenter), med kortnavn Helsehuset, er et interkommunalt selskap, opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper lov av 29. januar 1999 nr. 6 (IKS-loven). Selskapet er et selvstendig rettssubjekt registrert i Foretaksregisteret DELTAKERE I SELSKAPET Selskapet eies av kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Marker, Skiptvet, Spydeberg og Trøgstad SELSKAPETS HOVEDKONTOR Selskapets hovedkontor er i Askim kommune SELSKAPETS FORMÅL Senteret skal drifte kompetansekrevende helsefaglige tjenester som eierne til enhver tid delegerer likelydende myndighet til. KAPITTEL II. ANSVAR OG FINANSIERING 2.1. EIERANDEL OG DELTAKERANSVAR Deltakernes ansvar for selskapets forpliktelser tilsvarer eierandelen. Deltakerkommunenes eierandel er basert på offisielle innbyggertall fra SSB, med justering pr hvert fjerde år, i år med kommunestyrevalg: Kommune Innbyggertall ( ) Andel i % Askim ,957 Eidsberg ,716 Hobøl ,075 Marker ,218 Skiptvet ,425

62 Spydeberg ,932 Trøgstad ,677 Sum FINANSIERINGSMODELL Følgende finansering legges til grunn ved uttak av tjenester fra selskapet: a) Hver av eierne betaler en lik sum som samlet utgjør 10 % av selskapets nettobudsjett som skal dekke fellestjenestene innenfor administrasjon, ledelse og strategisk styring. b) Tjenester som fordeles etter innbyggertall i. Legevakt ii. Ambulant tjeneste iii. Miljørettet helsevern iv. Kompetanseutvikling, kvalitetssikring og tilrettelegging for forskning v. Avtalearbeid c) Tjenester som belastes etter faktisk bruk i. Døgnplasser for vurdering, behandling og rehabilitering d) Øyeblikkelig hjelp døgnfunksjon finansieres til 1. januar 2016 etter fellessøknad fra eierkommunene, jf. Kommunenes plikt til øyeblikkelig hjelp døgnopphold. Veiledningsmateriell, mars 2012, Helsedirektoratet. Fom 1. januar 2016 legges overføringene i rammetilskuddet til grunn. e) Et eventuelt underskudd inndekkes etter eiernes deltakeransvar, jf. punkt 2.1 i selskapsavtalen. KAPITTEL III. STYRINGSSTRUKTUR 3.1. REPRESENTANTSKAPET Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Representantskapet består av to representanter fra hver kommune som til sammen utgjør selskapets øverste eierorgan. Vedkommende kommunestyre velger selv sine representantskapsmedlemmer med personlige varamedlemmer. Funksjonstiden følger kommunestyreperioden. Representantskapet velger både leder og nestleder. Representantskapet følger IKS-lovens 8 og 9 for innkalling og saksbehandling.

63 Representantskapet er vedtaksdyktig når deltakerne som er til stede utgjør minst 2/3 av stemmene. Som representantskapets beslutning gjelder simpel flertallsavgjørelse. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Representantskapet har til sammen 9 stemmer etter følgende fordeling: Kommune Antall stemmer Askim 2 Eidsberg 2 Marker 1 Skiptvet 1 Spydeberg 1 Trøgstad 1 Hobøl 1 Sum 9 Styreleder og daglig leder skal møte i representantskapet REPRESENTANTSKAPETS OPPGAVER Representantskapet trer ordinært sammen 2 ganger årlig; etter at revidert regnskap foreligger og når grunnlaget for kommende budsjettrammer er klart. Representantskapsmøtet behandler: Årsmelding og regnskap Disponering av driftsresultatet Økonomiplan og årsbudsjett Rammer for låneopptak og tilskudd fra deltakerne Fastsettelse av eierstrategi (hvert 4. år) Valg av revisor (hvert 4. år) Valg av valgkomite (hvert 4. år) Valg av styre etter forslag fra valgkomiteen (hvert 2. år) Godtgjøring til styret Andre saker som er forberedt ved innkallingen

64 3.3. STYRET Styret skal ha 7 eiervalgte medlemmer og 3 numerisk valgte varamedlemmer. Styremedlemmene velges for 2 år av gangen. Representantskapet velger styrets leder og nestleder. Styret fungerer inntil nytt styre er valgt og konstituert. Daglig leder eller representantskapsmedlem kan ikke være medlem av styret. Styret følger IKS-lovens 11 og 12 for innkalling og saksbehandling. Styret er beslutningsdyktig når minst 4 medlemmer er til stede, herunder enten leder eller nestleder. Hvert styremedlem har én stemme og som styrets beslutning gjelder simpel flertallsavgjørelse. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Daglig leder har rett og plikt til å være til stede, med tale- og forslagsrett, på styremøtene. De ansattes representanter har møte- og talerett i tråd med kommunelovens 26, og når slik rett fremgår av avtale mellom partene i arbeidslivet. Antall ansatte i selskapet vil påvirke de ansattes representasjon i styret, jfr. 10 i IKS-loven. Daglig leder og daglig leders stedfortreder kan ikke representere de ansatte i styret STYRETS OPPGAVER Styret skal sørge for at: selskapet drives i tråd med eiers formål og selskapets styringsdokumenter, og innenfor vedtatte budsjetter representantskapets vedtak og retningslinjer gjennomføres og etterfølges selskapet er organisert på en slik måte at virksomheten drives mest mulig kostnadseffektivt selskapets regnskapsføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll Styret ansetter daglig leder for selskapet, og fastsetter de retningslinjer som daglig leder skal følge. Styret fører tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. Styrets leder er selskapets representant under lønnsforhandlinger. De ansattes representanter i styret kan ikke delta ved behandling av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakerne, arbeidskonflikter eller rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner.

65 3.5. DAGLIG LEDER Daglig leder forestår den daglige ledelsen av selskapets drift, og har ansvar for at de pålegg og retningslinjer som gis av styret følges opp. Daglig leder er sekretær for styret og har ansvar for at de saker som legges frem til behandling er forsvarlig utredet. Daglig leder rapporterer til styret og skal holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten. Daglig leder forestår den daglige personalforvaltning. Saker av uvanlig art eller av stor betydning for selskapet inngår som hovedregel ikke i den daglige ledelse, jfr. IKS-lovens 14, tredje ledd. Daglig leder anviser selskapets utgifter. Utgifter til daglig leder personlig eller i saker hvor det foreligger inhabilitet anvises av styrets leder. KAPITTEL IV. FORVALTNING 4.1. SELSKAPETS REPRESENTASJON Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret kan beslutte at styrets leder og daglig leder sammen kan tegne dets firma. Daglig leder representerer selskapet utad i saker som faller inn under dennes myndighet REGNSKAPSFØRING OG REVISJON Selskapets regnskaper avlegges etter de til enhver tid gjeldende kommunale regnskapsprinsipper. Representantskapet velger revisor BUDSJETT OG REGNSKAP Representantskapet skal behandle selskapets regnskap og budsjett i tråd med 5 i Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper. Styrets forslag til økonomiplan og budsjett skal oversendes eierne innen 1. oktober før budsjettåret.

66 4.4. LÅNERAMME Selskapet kan ta opp lån for finansiering av vedtatte investeringer. Representantskapet vedtar rammene for selskapets låneopptak. Låneopptaket skal fremkomme i handlingsplanen. Rammen for selskapets samlede låneopptak er begrenset oppad til 10 millioner kroner. Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Virksomheten kan ikke selv låne ut penger GODTGJØRELSE TIL REPRESENTANTER I STYRENDE ORGANER Representantskapet fastsetter godtgjørelse til styret og styreleder ANSETTELSESVILKÅR Selskapet er medlem av KS og følger den kommunale hovedtariffavtalen og avtaleverket for øvrig, som er fremforhandlet mellom partene i arbeidslivet. De ansatte skal sikres pensjon i tråd med bestemmelser for kommunal sektor. Selskapet er medlem av pensjonsordningen i KLP. KAPITTEL V. OM SELSKAPSAVTALEN 5.1. ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN Representantskapet kan foreslå endringer i selskapsavtalen med 2/3 flertall. Endringer som omfatter IKS-lovens 4, tredje ledd, krever tilslutning av eierne gjennom likelydende vedtak i de respektive kommunestyrer/bystyrer. Dersom selskapsavtalen er til behandling i kommunestyrene, gjelder følgende ordning: Likelydende vedtak i 2/3 av kommunene er bestemmende. Den eller de kommuner som har et vedtak som avviker fra dette, må behandle avtalen på nytt. Alternativene blir da og enten gjøre et likelydende vedtak som flertallet eller å tre ut av samarbeidet. Kommuner over innbyggere har som kommunestyrer dobbeltstemme i denne ordningen UTVIDELSE AV SELSKAPET Selskapet kan bare utvides ved enstemmig beslutning av eierne. Det samme gjelder for sammenslutning med annet selskap.

67 5.3. UTTREDEN FRA SELSKAPET En deltaker kan med 1 års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold. Uttreden reguleres av IKS-lovens 30. Uttreden kan tidligst skje fra 1. januar OPPLØSNING AV SELSKAPET En eventuell oppløsning av selskapet følger IKS-lovens 32 om oppløsning. Ved oppløsning fordeler eierkommunene selskapets eiendeler, og er forholdsmessig ansvarlig for andel av selskapets forpliktelser i samsvar med eierandel IKRAFTTREDELSE Denne selskapsavtalen trer i kraft TVISTER Ved tvist om tolkning av denne selskapsavtalen skal lov om interkommunale selskaper gjelde foran selskapsavtalen. Ved tvist søkes dette løst gjennom mekling mellom partene. Verneting er i den rettskrets hvor selskapet har sitt hovedkontor ANDRE BESTEMMELSER For selskapet gjelder den til enhver gjeldende lov om interkommunale selskaper. I tillegg til selskapsavtalen danner eierstrategien selskapets styringsdokumenter. Selskapsavtalen skal revideres i løpet av Selskapsavtalen signeres i 8 eksemplarer, hvorav eierne beholder ett eksemplar hver og ett eksemplar beholdes av selskapet.

68 Kommune Vedtatt i kommunestyre Ordførers underskrift Askim Eidsberg Marker Skiptvet Spydeberg Trøgstad Hobøl

69 SPYDEBERG KOMMUNE Saksframlegg Ny selskapsavtale for Indre Østfold Renovasjon IKS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kirsten Langehaug FE /115 Saksnr Utvalg Type Dato 07/2015 Formannskap PS Kommunestyre PS Saken gjelder: Representantskapet har vedtatt ny selskapsavtale for Indre Østfold Renovasjon IKS, som nå oversendes til behandling i eierkommunene. olitisk saksordfører: Denne saken skal sluttbehandles av kommunestyret. Saksopplysninger Prosjekt Eierskap har utformet en mal for selskapsavtaler for IKSene som har tatt opp i seg føringene fra Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold. Viktige bestemmelser i eierskapsmeldingen knytter seg til stemmevekting i representantskapet, antall styremedlemmer, samt varamannsordningen (numeriske i stedet for personlige). Formålsformuleringene i avtalene skal være kortfattede, da disse skal utdypes i eierstrategidokumentet for selskapet. I avtalemalen er det videre gjort et arbeid for å finne formuleringer som er felles for flere selskaper, noe som spesielt gjelder styringsstruktur, forvaltning og punktene om selve avtalen. For å få bedre oversikt over innholdet i avtalen, er dokumentet bygget opp med overskrifter og innholdsfortegnelse. Avtalen inneholder bestemmelser om selskapet som pålagt i Lov om interkommunale selskaper: Selskapets navn, deltakere, hovedkontor, formål, antall styre og representantskapsmedlemmer, innskuddsplikt og andre ytelser, eierandel og ansvarsandel. I tillegg beskrives forvaltningsmessige forhold, samt ordninger for endring av selskapsavtalen og deltakersituasjonen. Alle selskapsavtalene beskriver ansettelsesvilkår (avtaleverk og pensjonsordninger), og de ansattes representasjon i styret. I følge den nye avtalemalen skal alle selskapene oversende styrets forslag til økonomiplan og budsjett innen 1. oktober før budsjettåret.

70 SPYDEBERG KOMMUNE I henhold til IKS loven krever fremlagte endringer av selskapsavtalen likelydende vedtak i alle kommunestyrer i deltakende kommuner. Vurdering Foreliggende selskapsavtale bygger på den opprinnelige avtalen for Indre Østfold Renovasjon IKS. Avtalen er lagt i en form der selve standardiseringen ikke påvirker meningen ved innholdet i nevneverdig grad. I ny formålsparagraf er selskapets oppgaver beskrevet med henvisning til Forurensingsloven 29, 30 og 31. Selskapet kan selge tjenester til andre enn sine eiere innenfor konkurranseregelverkets praksis om utvidet egenregi. Dersom det utvikles forretningsmessig virksomhet av vesentlig betydning skal dette skilles ut og utføres i egne selskaper. Som i opprinnelig avtale er det ikke forutsatt noen innskuddsplikt i selskapet. Deltakernes ideelle eierandel beregnes ut ifra antall registrerte abonnenter foregående år. I opprinnelig avtale er det 10 styremedlemmer, med bestemt representasjon fra deltakerkommunene. I tråd med Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold har man i ny avtale gått bort ifra representasjonssammensetning og antall styremedlemmer er redusert til 7. Revisjon av selskapsavtalene er et ledd i struktureringen av eierstyringsarbeidet i Indre Østfold. Prinsipper som tidligere nedfelt i Interkommunal Eierskapsmelding blir nå formalisert for hvert enkelt selskap. Et eksempel på dette er at kommuner over innbyggere skal ha to stemmer i representantskapene. De øvrige har en stemme. Å sette samme dato (1. oktober) for oversendelse av selskapenes budsjettforslag er et annet eksempel på hvordan eierne vil legge til rette for eierutøvelsen. Dette gir en samlet oversikt på et tidspunkt hvor det er mulig å vurdere kostnadsbildet i forhold til egen budsjettprosess. Selskapsavtalen sier under pkt. 5.7 at i tillegg til selskapsavtalen har også eierstrategien status som selskapets styringsdokument. Eierstrategien er nærmere beskrevet i Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold. En vesentlig hensikt med eierstrategien er å sikre overordnede styringssignaler til selskapet. Strategiprosessen legger til rette for at eierne får drøftet hensikt og vesentlige aspekter med selskapet. For at eierstyringssystemet, med Interkommunal Eierskapsmelding, nye selskapsavtaler og eierstrategier for enkeltselskapene, skal fungere, er det nødvendig at representantskapsmedlemmene inntar en aktiv rolle. Representantskapet skal sørge for at det er samsvar mellom forventninger til selskapet og de rammer som gis for driften. På den ene siden må representantskapsmedlemmene sikre seg god kjennskap til virksomhetens funksjon, som del av den kommunale drift og utvikling. På den andre siden må medlemmet forankre og informere om saker, som behandles representantskapet, i eget kommunestyre. Representantskapets forslag til ny selskapsavtale for Indre Østfold Renovasjon IKS anbefales av rådmannen. 1 «Selskapsavtalen skal utformes slik at det gis rom for strategisk utvikling av selskapet, uten at man nødvendigvis må endre på selskapsavtalen.» Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold, s 8 2 Lov om interkommunale selskaper nr For at eierne kan fravike anskaffelsesregelverket ved kjøp av tjenester fra eget selskap, må omsetnings og

71 SPYDEBERG KOMMUNE kontrollkriteriene (C107/98, EU domstolen) være oppfylt. Dette innebærer at eierne har tilstrekkelig styring og at omsetningen i hovedsak skjer til eierkommunene. Dette betyr at salg av tjenester til andre enn eierne ikke må overstige ca. 12 % (dette reguleres for øvrig av domsavsigelser) av selskapets totale omsetning. Rådmannens forslag til innstilling/vedtak: 1. Spydeberg kommune vedtar selskapsavtale av for Indre Østfold Renovasjon IKS Vedlegg: Selskapsavtale for Indre Østfold Renovasjon IKS, av

72 Indre Østfold Renovasjon IKS Selskapsavtale Representantskapet

73 INNHOLD Kapittel I. Selskapsinformasjon Selskapets navn Deltakere i selskapet Selskapets hovedkontor Selskapets formål... 2 Kapittel II. Ansvar og finansiering Eierandel og deltakeransvar Finansieringsmodell... 3 Kapittel III. Styringsstruktur Representantskapet Representantskapets oppgaver Styret Styrets oppgaver Daglig leder... 6 Kapittel IV. Forvaltning Selskapets representasjon Regnskapsføring og revisjon Budsjett og regnskap Låneramme Godtgjørelse til representanter i styrende organer Ansettelsesvilkår... 7 Kapittel V. Om selskapsavtalen Endring av selskapsavtalen Utvidelse av selskapet Uttreden fra selskapet Oppløsning av selskapet Ikrafttredelse Tvister Andre bestemmelser

74 KAPITTEL I. SELSKAPSINFORMASJON 1.1. SELSKAPETS NAVN Indre Østfold Renovasjon IKS (IØR) er et interkommunalt selskap, opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper lov av 29. januar 1999 nr. 6 (IKS-loven). Selskapet er et selvstendig rettssubjekt registrert i Foretaksregisteret DELTAKERE I SELSKAPET Selskapet eies av kommunene Askim, Eidsberg, Marker, Skiptvet, Spydeberg, Trøgstad og Hobøl SELSKAPETS HOVEDKONTOR Selskapets hovedkontor er i Askim kommune SELSKAPETS FORMÅL Selskapet skal utføre offentlige tjenester for sine eiere herunder innsamling og behandling av husholdningsavfall hjemlet i Forurensingsloven 29, 30 og 31, samt innsamling og behandling av avfall fra kommunale virksomheter. Selskapet kan selge tjenester til andre enn sine eiere innenfor konkurranseregelverkets praksis om utvidet egenregi. All forretningsmessig virksomhet av vesentlig betydning bør skilles ut og utføres i egne selskaper. Selskapet kan eie/være medeier i andre selskap, under forutsetning av at dette er godkjent av representantskapet. KAPITTEL II. ANSVAR OG FINANSIERING 2.1. EIERANDEL OG DELTAKERANSVAR Det er ikke forutsatt noen innskuddsplikt i selskapet. Deltakerkommunenes ideelle eierandel i selskapet beregnes ut fra antall registrerte abonnenter foregående år, dvs. siste avlagte regnskap. Det samme gjelder forpliktelsene. 2

75 Kommune Andel ut ifra antall registrerte abonnenter Askim 31,1 % Eidsberg 23,2 % Hobøl 9,6 % Marker 7,4 % Skiptvet 6,8 % Spydeberg 10,7 % Trøgstad 11,2 % 100,0 % 2.2. FINANSIERINGSMODELL Selskapets drift skal dekkes inn ved gebyrer og inntekter ved salg av selskapets tjenester og produkter. IØR skal sette av midler til etterdrift av deponiet i samsvar med vilkår i konsesjoner og avtaler. KAPITTEL III. STYRINGSSTRUKTUR 3.1. REPRESENTANTSKAPET Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Representantskapet består av to representanter fra hver kommune som til sammen utgjør selskapets øverste eierorgan. Vedkommende kommunestyre velger selv sine representantskapsmedlemmer med personlige varamedlemmer. Funksjonstiden følger kommunestyreperioden. Representantskapet velger både leder og nestleder. Representantskapet følger IKS-lovens 8 og 9 for innkalling og saksbehandling. Representantskapet er vedtaksdyktig når deltakerne som er til stede utgjør minst 2/3 av stemmene. Som representantskapets beslutning gjelder flertallsavgjørelse. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 3

76 Representantskapet har til sammen 9 stemmer etter følgende fordeling: Kommune Antall stemmer Askim 2 Eidsberg 2 Marker 1 Skiptvet 1 Spydeberg 1 Trøgstad 1 Hobøl 1 Sum 9 Styreleder og daglig leder skal møte i representantskapet REPRESENTANTSKAPETS OPPGAVER Representantskapet trer ordinært sammen 2 ganger årlig; etter at revidert regnskap foreligger og når grunnlaget for kommende budsjettrammer er klart. Representantskapsmøtet behandler: Årsmelding og regnskap Disponering av driftsresultatet Økonomiplan og årsbudsjett Rammer for låneopptak og evt. tilskudd fra deltakerne Fastsettelse av eierstrategi (hvert 4. år) Valg av revisor (hvert 4. år) Valg av valgkomite (hvert 4. år) Valg av styre etter forslag fra valgkomiteen (hvert 2. år) Godtgjøring til styret Andre saker som er forberedt ved innkallingen 4

77 3.3. STYRET Styret skal ha 7 eiervalgte medlemmer og 3 numerisk valgte varamedlemmer. Styremedlemmene velges for 2 år av gangen. Representantskapet velger styrets leder og nestleder. Styret fungerer inntil nytt styre er valgt og konstituert. Daglig leder eller representantskapsmedlem kan ikke være medlem av styret. Styret følger IKS-lovens 11 og 12 for innkalling og saksbehandling. Styret er beslutningsdyktig når minst 4 medlemmer er til stede, herunder enten leder eller nestleder. Hvert styremedlem har en stemme og som styrets beslutning gjelder flertallsavgjørelse. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Daglig leder har rett og plikt til å være til stede, med tale- og forslagsrett, på styremøtene. De ansattes representanter har møte- og talerett i tråd med kommunelovens 26, og når slik rett fremgår av avtale mellom partene i arbeidslivet. Antall ansatte i selskapet vil påvirke de ansattes representasjon i styret, jfr. 10 i IKS-loven. Daglig leder og daglig leders stedfortreder kan ikke representere de ansatte i styret STYRETS OPPGAVER Styret skal sørge for at: selskapet drives i tråd med eiers formål og selskapets styringsdokumenter, og innenfor vedtatte budsjetter representantskapets vedtak og retningslinjer gjennomføres og etterfølges selskapet er organisert på en slik måte at virksomheten drives mest mulig kostnadseffektivt selskapets regnskapsføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll Styret ansetter daglig leder for selskapet, og fastsetter de retningslinjer som daglig leder skal følge. Styret fører tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. Styrets leder og et styremedlem er selskapets representanter under lønnsforhandlinger. De ansattes representanter i styret kan ikke delta ved behandling av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakerne, arbeidskonflikter eller rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner. 5

78 3.5. DAGLIG LEDER Daglig leder forestår den daglige ledelsen av selskapets drift, og har ansvar for at de pålegg og retningslinjer som gis av styret følges opp. Daglig leder er sekretær for styret og har ansvar for at de saker som legges frem til behandling er forsvarlig utredet. Daglig leder rapporterer til styret og skal holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten. Daglig leder forestår den daglige personalforvaltning. Saker av uvanlig art eller av stor betydning for selskapet inngår som hovedregel ikke i den daglige ledelse, jfr. IKS-lovens 14, tredje ledd. Daglig leder anviser selskapets utgifter. Utgifter til daglig leder personlig eller i saker hvor det foreligger inhabilitet anvises av styrets leder. KAPITTEL IV. FORVALTNING 4.1. SELSKAPETS REPRESENTASJON Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret kan beslutte at styrets leder og daglig leder sammen kan tegne dets firma. Daglig leder representerer selskapet utad i saker som faller inn under dennes myndighet REGNSKAPSFØRING OG REVISJON Styret fastsetter regnskaps- og budsjettsystemer. Representantskapet velger revisor BUDSJETT OG REGNSKAP Representantskapet skal behandle selskapets regnskap og budsjett i tråd med 5 i Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper. Styrets forslag til økonomiplan og budsjett skal oversendes eierne innen 1. oktober før budsjettåret. 6

79 4.4. LÅNERAMME Selskapet kan ta opp lån for finansiering av vedtatte investeringer. Representantskapet vedtar rammene for selskapets låneopptak. Låneopptaket skal fremkomme i økonomiplanen. Rammen for selskapets samlede låneopptak er begrenset oppad tilsvarende ett års omsetning. Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Virksomheten kan ikke selv låne ut penger GODTGJØRELSE TIL REPRESENTANTER I STYRENDE ORGANER Representantskapet fastsetter godtgjørelse til styret og styreleder ANSETTELSESVILKÅR Selskapet er medlem av KS-Bedrift og følger Hovedtariffavtalen for konkurranseutsatte bedrifter og avtaleverket for øvrig, som er fremforhandlet mellom partene i arbeidslivet. De ansatte skal sikres pensjon i henhold til særavtalen. Selskapet er medlem av pensjonsordningen i KLP. KAPITTEL V. OM SELSKAPSAVTALEN 5.1. ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN Representantskapet kan foreslå endringer i selskapsavtalen med 2/3 flertall. Endringer som omfatter IKS-lovens 4, tredje ledd, krever tilslutning av eierne gjennom likelydende vedtak i de respektive kommunestyrer/bystyrer. Dersom selskapsavtalen er til behandling i kommunestyrene, gjelder følgende ordning: Likelydende vedtak i 2/3 av kommunene er bestemmende. Den eller de kommuner som har et vedtak som avviker fra dette, må behandle avtalen på nytt. Alternativene blir da å enten gjøre et likelydende vedtak som flertallet eller å tre ut av samarbeidet. Kommuner over innbyggere har som kommunestyrer dobbeltstemme i denne ordningen. 7

80 5.2. UTVIDELSE AV SELSKAPET Selskapet kan bare utvides ved enstemmig beslutning av eierne. Det samme gjelder for sammenslutning med annet selskap UTTREDEN FRA SELSKAPET En deltaker kan med 1 års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold. Uttreden reguleres av IKS-lovens OPPLØSNING AV SELSKAPET En eventuell oppløsning av selskapet følger IKS-lovens 32 om oppløsning. Ved oppløsning fordeler eierkommunene selskapets eiendeler, og er forholdsmessig ansvarlig for andel av selskapets forpliktelser i samsvar med eierandel IKRAFTTREDELSE Denne selskapsavtalen trer i kraft TVISTER Ved tvist om tolkning av denne selskapsavtalen skal lov om interkommunale selskaper gjelde foran selskapsavtalen. Ved tvist søkes dette løst gjennom mekling mellom partene. Verneting er i den rettskrets hvor selskapet har sitt hovedkontor ANDRE BESTEMMELSER For selskapet gjelder den til enhver gjeldende lov om interkommunale selskaper. I tillegg til selskapsavtalen danner eierstrategien selskapets styringsdokumenter. Selskapsavtalen signeres i 8 eksemplarer, hvorav eierne beholder ett eksemplar hver og ett eksemplar beholdes av selskapet. 8

81 Kommune Vedtatt i kommunestyre Ordførers underskrift Askim Eidsberg Marker Skiptvet Spydeberg Trøgstad Hobøl 9

82 SPYDEBERG KOMMUNE Saksframlegg Fritak fra verv Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kirsten Langehaug FE 033, HIST 13/37 14/602 Saksnr Utvalg Type Dato 08/2015 Formannskap PS Kommunestyre PS Saken gjelder: Melding fra Elham Binai Faal om at hun har flyttet til Oslo og er nå meldt inn i folkeregisteret der. Politisk saksordfører: Denne saken skal sluttbehandles av kommunestyret. Saksopplysninger Elham Binai Faal har fast plass for Høyre i: Kommunestyret 2. varamedlem i formannskapet Fast medlem i komite for plan, miljø og teknikk I kommuneloven 16. nr 2 står følgende: «Hvis medlemmer av kommunestyret, fylkestinget, formannskapet eller fylkesutvalget, trer endelig ut eller får varig forfall, trer varamedlemmer fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt hvis organet er valgt ved forholdsvalg. Er et kommunestyre valgt ved flertallsvalg, trer varamedlemmer inn i den nummerorden de er valgt. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i formannskapet eller fylkestinget, skal varamedlem fra det underrepresenterte kjønn tre inn så langt det er mulig.»

83 SPYDEBERG KOMMUNE Konsekvensen av dette er at vervene i kommunestyre og formannskap dekkes på følgende måte: Jan Vidar Moen trer inn i kommunestyret resten av valgperioden Søker trer ut som 2. til formannskapet. Det er da kun en vararepresentant for denne gruppen til formannskapet varamedlem (Andreas Kulvik). Her kan kommunestyret velge nytt/nye varamedlemmer. I kommuneloven 16 nr. 3 står følgende: «Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn kommunestyre, fylkesting, formannskap trer endelig ut, velges nytt medlem selv om det er valgt varamedlem.» Rådmannen vurderer det slik at det her er endelig uttreden av komite for plan, miljø og teknikk og nytt medlem skal velges. Vararepresentanter for Høyre er i dag Yngve Brænd (1) og Arne Bjerke (2). Rådmannens forslag til innstilling/vedtak: Saken legges fram uten innstilling. Vedlegg: Epost fra Elham Binai Faal

84 Fra: Knut Espeland Sendt: 22. januar :21 Til: Kirsten Langehaug; Heidi Vildskog; Hans Moesgaard Emne: VS: Flytting Sendt fra min Windows Phone Fra: Elham Binai Sendt: :50 Til: Knut Espeland; Dokken John; John Dokken Emne: Flytting Hei Ønsker å informere om at jeg har meldt flytting til Oslo. Dette påvirker selvfølgelig mine verv i kommunen. Jeg ønsker å takke for tilliten jeg har fått av Spydeberg borgere. I løpet av min kommunestyre verv har jeg lært mye og fått lov til å bli kjent med fantastiske mennesker. Lykke til videre med resten av perioden, jeg følger med fra Oslo! mvh Elham Binai- -- Elham Binai

85 SPYDEBERG KOMMUNE Saksframlegg Hovedplan vann og avløp revidering Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Jonatan Haga 14/3057 Saksnr Utvalg Type Dato 04/2015 Komite for miljø. plan og teknikk PS /2015 Formannskap PS Saken gjelder: Kommunestyret får fremlagt beskrivelse av måloppnåelse i handlingsplan og saneringsplan for perioden , samt regnskap og budsjett for perioden Det er utført nye beregninger av budsjettbehov, og rådmannen fremmer forslag til full finansiering for å gjennomføre planlagte prosjekter i Alle prosjekter er innenfor selvkostområdene. Politisk saksordfører Denne saken skal sluttbehandles av kommunestyret. Saksopplysninger Det vises til saksframlegg, Hovedplan vann og avløp revidering, 14/3057 som ble utsatt i komite for miljø, plan og teknikk Vedlegg 1, VA prosjekter, viser opprinnelig budsjett, regnskap pr og nytt budsjett. Flere av prosjektene som er tenkt gjennomført i 2015 er ikke fullfinansiert. Opprinnelig budsjett har en totalramme på 81,7 millioner kroner. Forslag til nytt budsjett har en totalramme på 87,8 millioner kroner. Avsluttede prosjekter har hatt et overskudd på 2,9 millioner kroner. Vann og avløpsprosjektene finansieres ved selvkost. Vedlegg 2, Måloppnåelse, viser status og plan for målene som er satt i hovedplan for vann og avløp. Vurdering Rådmannen har vurdert at måloppnåelsen er god, så langt i prosjektet. Det er i tillegg gjort vurderinger om enkelte prosjekter kan forskyves for å unngå økt oppfinansiering i 2015, men prosessen har kommet såpass langt, for eksempel Helge Ingstads vei, Arnoldts vei og Villaveien som er ferdig prosjektert og avtale om vannleveranse til Hobøl er inngått.

86 SPYDEBERG KOMMUNE Det ses som økonomisk lønnsomt og fremtidsrettet å legge ny vannledning samtidig som en legger ny avløpsledning fra Mailund til Glendeveien. Det er behov for 1,5 millioner kroner for gjennomføring av prosjektet i Konklusjon Det er behov for å øke den totale budsjettramma i handlingsplan og saneringsplan for vann og avløp med 6,1 millioner kroner fra 81,7 mill til 87,8 mill, for å gjennomføre prosjektene som planlagt i ,9 millioner kroner kan benyttes fra overskuddet til avsluttede prosjekter og 3,2 millioner kroner bør bevilges i nye midler. På de tre årene som har gått siden planen (med kostnader) ble vedtatt, har den reelle konsumprisindeksen (KPI) vært på 4,2 %. Midler som rådmann foreslår å justere investeringsrammen med utgjør 3,9 %, hvilket antyder at det er behov for mindre prisjustering pr prosjekt enn det KPI skulle tilsi på disse årene. Rådmannens forslag til innstilling/vedtak: 1. Totalramma i hovedplan vann og avløp økes fra 81,7 millioner kroner til 87,8 millioner kroner. Dette finansieres på følgende måte: Nytt låneopptak på 3,2 millioner kroner. Overskuddet på avsluttede prosjekter tilbakeføres til hovedplan vann og avløp med 2,9 millioner kroner fra ubrukte lånemidler. Vedlegg: Vedlegg 1 Prosjekter budsjett Vedlegg 2 Måloppnåelse handlingsplan og saneringsplan

87 Handlingsplan vann Prosjekt Navn nr Uttak for vann for tankbiler Trykkøkningsstasjon Ligot Opprinnelig Regnskap Nytt Status budsjett pr. 12/14 budsjett 0,2 0,105 0,2 Avsluttet med overskudd på 0,1 0,6 0,561 0,6 Avsluttet med overskudd på 0, Vannledning Knapstad 1,3 1,358 1,3 Startet opp i Det gjenstår grunneiererstatninger, og en oppretting etter en mulig prosjekteringsfeil på målekummen på grensa mot Hobøl. Ansvarsforholdet er uavklart. UV-anlegg, Spydeberg 2 2 Opprinnelig lagt inn i planen for Finansiert vannverk for oppstart i 2015 Sum 4,1 2,0 4,1 Sum fortsatt usikker pga vannledning knapstad Handlingsplan avløp Prosjekt Navn Opprinnelig Regnskap Nytt Status nr. budsjett pr. 11/14 budsjett Avløpsledning Lysern- 12 6, Egen rapport er framlagt for Formannskapet Glendeveien Sum 12 7,0 12 Sanneringsplan vann Prosjekt Navn nr stk nedgravde vannmålere Vannledning Hemnes- Glendeveien Opprinnelig Regnskap Nytt Status budsjett pr. 11/14 budsjett 1,5 0,982 1,5 Avsluttet med overskudd på 0, , Egen rapport er framlagt for Formannskapet

88 Arnoldts vei II/III 1,7 1,624 3,6 Ikke fullfinansiert. Det er behov for å øke budsjettet for gjennomføring i Finansiering må på plass før kontrakt signeres med entreprenør Fossum-Glendeveien 1,5 Det har ikke vært budsjettert for sanering av vann på dette prosjektet. Det ses som økonomisk lønnsomt å gjennomføre sanering av vann på den siste delen av prosjektet, Mailund- Glendeveien, samtidig som en legger nytt avløp. Det er behov for 1,5 mill til dette prosjektet i Gamle veistasjon-friva 0,6 0,44 0,6 Avsluttet med overskudd på 0, Helge Ingstads vei 3,2 0,458 3,2 Det er behov for resten av budsjettet for gjennomføring i Villaveien 0,8 0 0,8 Det ses som hensiktsmessig å gjennomføre dette prosjektet samtidig med Arnoldts vei i Det er behov for å flytte bevilgning på 0,8 fra 2016 til Lundsåsen 4 0,894 4 Budsjettet vurderes seinere. Prosjekteres i 2015 med gjennomføring i Øvre og Nedre Damvei 3,2 0 3,2 Budsjettet vurderes seinere. Er planlagt oppstart i Spydeberg kirke. 0,7 0,6 0,92 Avsluttes med overskridelse på 0,2 Omlegging av vannledning Rolls vei + Wilses vei 1 0 1,3 Opprinnelig planlagt gjennomført i Vedtatt flyttet fram i budsjettet. Er under prosjektering. Nye beregninger tilsier at det er behov for 1,3 mill for gjennomføring i Tebosenteret Budsjettet vurderes i sammenheng med plan for sentrum. Sum 37,7 19,6 41,6

89 Saneringsplan avløp Prosjekt Navn Opprinnelig Regnskap Nytt Status nr. budsjett pr. 11/14 budsjett Arnoldts vei II/III 1,7 1,372 3,6 Ikke fullfinansiert. Det er behov for å øke budsjettet for gjennomføring i Finansiering må på plass før kontrakt signeres med entreprenør. Pumpestasjon Høgda 1,6 0 1,6 Opprinnelig lagt inn i planen for gjennomføring i ses i sammenheng med en plan for semtrum. Kommer da som sak senere. Det er også behov for å se på den foreslåtte budsjettsummen på nytt Fossum-Glendeveien 6,6 3,7 6,6 Mailund-Fossum er ferdig. Mailund-Glendeveien prosjekteres nå og planlagt gjennomført i Hyllibekken sanering ledning/flomredusere nde tiltak stk spylepunkter, sanering 2,4 0,42 2,4 SVV bevilger 0,6 mill. Det er en forutsetning for at prosjektet skal holde budsjett. 2,4 0,1 2,4 Avsluttet med overskudd på 2, Helge Ingstads vei 3,2 0,458 3,2 Det er behov for resten av budsjettet for gjennomføring i Villaveien 0,8 0 0,8 Det ses som hensiktsmessig å gjennomføre dette prosjektet samtidig med Arnoldts vei i Det er behov for å flytte bevilgning på 0,8 fra 2016 til Lundsåsen 4 0,84 4 Budsjettet vurderes seinere. Prosjekteres i 2015 med gjennomføring i Øvre og Nedre Damvei 3,2 0 3,2 Budsjettet vurderes seinere. Er planlagt oppstart i 2018.

90 Rolls vei + Wilses vei 1 0 1,3 Opprinnelig planlagt gjennomført i Vedtatt flyttet fram i budsjettet. Er under prosjektering. Nye beregninger tilsier at det er behov for 1,3 mill for gjennomføring i Tebo senteret Budsjettet vurderes i sammenheng med plan for sentrum. Sum 27,9 6,9 30,1 Handlingsplan + saneringsplan Opprinnelig Regnskap Nytt Overskudd avsluttede prosjekter Nytt budsjett-overskudd budsjett pr. 12/14 budsjett Sum 81,7 35,5 87,8 2,9 84,9

91 Vannmiljømål Mål Måloppnåelse Tiltak Hovedmål I henhold til vannforvaltningsforskriften og EUs Det er et lovkrav om å starte måling av Starte måling av økologiske vannrammedirektiv skal alle vannforekomster økologiske parametere for alle parametere fra 2016 minst ha god økologisk og kjemisk tilstand innen vannforekomster fra SPK utførte utgangen av år For Morsavassdraget er fristen utgangen av år God økologisk målinger i 2012 for å kartlegge tilstanden (se under). tilstand er definert som akseptable avvik fra naturtilstanden. Økologisk tilstand Lysern Svært god tilstandsklasse God (2012) Smalelva og andre bekker God tilstandsklasse Moderat (2012) Fosfor og bakteritall Morsa - elver og bekker Lysern Fosfor <50 µg/l Fosfor <10 µg/l TKB 5stk/100ml I nedbørfeltet til Morsa i SPK er VAanleggene bra. Fosformålinger har vist rundt 10 µg/l de siste årene. 9,5 µg/l i 2013 og 11 µg/l i Målinger av E.Coli og Enterokokker ligger rundt grenseverdiene. Trykkavløp fra 2015 Trykkavløp fra 2015 Kirkebekken Fosfor <100 µg/l TKB Flere av målingene er innenfor, men ved 1000/100ml overløp fra pumpestasjon overstiges grenseverdiene. Opprydding i spredt avløp. Pålegg om utbytting av renseanlegg. Smalelva med tilløpsbekker Fosfor <100 µg/l TKB 1000 stk/100ml Flere av målingene er innenfor, men ved overløp fra pumpestasjon overstiges grenseverdiene. Sanering av avløp i sentrum vil gi mindre overløp på pumpestasjon

92 Mål for vannforsyningsanleggene Mål Måloppnåelse Tiltak Alle innbyggere og alle bedrifter, institusjoner og lignende i kommunen, som har kommunal vannforsyning, skal ha sikker tilgang til nok vann med en kvalitet som tilfredsstiller drikkevannsforskriftens krav. Bra vannkvalitet Drikkevannsforskriftens krav Bra vannmengde kun rasjonering for hagevanning Ikke vært rasjonering i senere tid trykk 2-8 bar Bra lekkasje "Umålt forbruk og lekkasjer" < 30 % % Utskifting av gamle vannledninger, lekkasjesøk osv. Måle "umålt forbruk" Installert vannmåler på vannuttak brannstasjon. Automatiske spylepunkter. Brannvannsforsyning > 20 l/s og > 1 bar Bra Sikkerhet og beredskap < 6 t uten vann, tankbil med drikkevann Kan bruke 1000 l plastdunk Sette inn måler for vannuttak på idrettsbanen og andre plasser det ikke blir målt. Beregne vann til spyling.

93 Mål for avløp Mål Måloppnåelse Tiltak Avløpsanleggende i Spydeberg skal være funksjonssikre, slik at det ved påregnelige driftsforhold ikke oppstår skadelige oversvømmelser, lokal forurensning eller andre miljøulemper. Dette gjelder både kommunale og private avløpsanlegg. Generalplan VA -oppstart feb Fremmedvann Reduseres Jobbes kontinuerlig med å avdekke feilkoblinger og dårlig avløpsnett. Sanere områder med AF og lekkasjer Driftsikkerhet Ingen oversvømmelse i kjeller ol ved nedbør < 20 års gjentaksintervall Sanering av områder som tidligere har hatt problemer Generalplan VA. Vurdere kapasitet på overføringsledning Beredskap Driftstans avløpsnettet < 24 t, pumpestasjoner < 12 t. Bra. AHSAs pumpestasjoner overstiger enkelte ganger Lukt Publikum skal ikke sjeneres Noe lukt ved pumpestasjonene Påslipp av fett- og oljeholdig Innføre et system for kontroll av tømming av avløpsvann fett- og oljeavskillere innen 2014 Oppgradering av private avløpsanlegg Overvann Kirkebekkens/Hyllibekkens nedbørsfelt oppgraderes innen 2013 Lyserns nedbørsfelt innen 2014 Trykkavløp 2015 Smalelvas nedbørfelt innen 2014 Fleste anlegg er ferdig oppgradert Sanering av avløp for å redusere fremmedvann Er på plan i 2015 Oppfølging på de som gjennstår Pålegg i 2015 til de som ikke kobler seg på trykkavløpet. Øvrige bekker til Glomma innen 2014 Frist 2016 Morsas nedbørfelt innen 2015 Ferdig Ikke påvirket av spillvann. Større Plan for å kartlegge store utslipp i overvannsutslipp skal kontrolleres 2015 og måle disse for bakterier og forsfor

94 Felles mål for vann og avløp Hindre forfall i ledningsnettet Private stikkledninger Randsonebebyggelse Mål Måloppnåelse Tiltak Årlig sanering, rehabilitering og forsterkning av Lundsåsen 2013, Mailund-Fossum 2014 og 2015: Vannledning 2,8%, 2 % av avløpsledningsnettet og 1 % av div mindre prosjekter. Totalt fornying Spillvannsledning 5 % og vannledningsnettet ; V 1,1 % OV 0,5 % SP 3,5 % overvannsledning 4,2 %. Villaveien, Arnoldts vei, Helge Ingstads vei, Wilses vei og Mailund-Glende, Hylli Opprustes i takt med tilknyttede kommunale VAledninger Gjennomføre en vurdering av å tilknytte de til Vedtatt kostnadsgrense for hvem som kan kommunalt VA-anlegg pålegges å koble seg til kommunalt nett. Gjennstår noen pålegg i Arnoldts vei Videre oppfølging Tilsyn og kontroll med nye VAanlegg kommunen skal ha et opplegg for tilsyn og kontroll med nye kommunale og private VAanlegg Syning Dokumentasjon for gjennomført syning Driftskontroll Godt fungerende driftskontrollanlegg Bra Ledningskartverk Godt fungerende ledningskartverk Blir stadig bedre Bedre rutiner for å innhente VA tegninger og overføre tegningene til kommunes kartverk

95 Generelle tiltak Mål Måloppnåelse Tiltak Kontroll med nye utbygginger Rutiner for å komme i dialog med utbygger og prosjekterende i planfasen for å sikre Bra rutiner på større utbygginger Plan og drift kobles tidlig på i utbyggingsfasen kommunens krav til utførelse på VA-anlegg på de anleggene som kommunen senere skal overta Reparasjoner av stikkledninger Ikke søknadspliktig, men bør meldes Forbedring av rutiner Private stikkledninger Skal kontrolleres før gjennfylling. Utbygger får bedskjed om at det skal synes, men det er ingen rutine for å følge opp at det blir utført Informasjon til politikere og innbyggere Informere om hva pengene brukes til og hvilke resultater som oppnås Informasjonsmøte med berørte abonnenter. Informasjon på hjemmesiden. Rutiner for syningsskjema og kontroll med fargeprøver og trykktesting. Spydeberg nytt og avisen når prosjekter er i gang/ferdig Rammeavtale Rammeavtale med konsulenter og entreprenører for å spare tid i forhold til å utlyse konkurranse Rammeavtale med 4 konsulenter Vurdere rammeavtale med entreprenører

96 SPYDEBERG KOMMUNE Saksframlegg Søknad om kommunalt tilskudd fra Mørk golfklubb i forbindelse med kjøp av anlegget Mørk golf. Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Grete Skjelbred 15/37 Saksnr Utvalg Type Dato 10/2015 Formannskap PS Saken gjelder: Politisk saksordfører: Saksopplysninger Mørk golfklubb er i prosess med å kjøpe golfanlegget på Mørk. Med kjøp i denne saken menes at Golfklubben oppnår eierskap til driftsbygninger og maskinpark samt disposisjonsrett til grunnen i 40 år. De søker, som en del av finansieringen, Spydeberg kommune om et tilskudd på kr Det er sendt søknad om spillemidler til prosjektet. Prosessen i forbindelse med kjøp av anlegget har pågått et par år. Spydeberg kommune har tidligere behandlet søknad om tilskudd med følgende vedtak: Saken ble politisk behandlet i K.sak 067/13 den , og følgende vedtak ble fattet (se vedlegg 2). 1. Spydeberg kommune imøtekommer søknad om 5 % tilskudd av overtakelsessummen på kr. 10 mill. fra Mørk Golfklubb, beløpende til , for utbetaling i Spillemidler forventes å beløpe seg til 4,3 mill., med kommunal garanti fordelt på deltakende kommuner. 2. Spydeberg kommune imøtekommer søknad om bindende driftsavtale mellom Mørk Golfklubb og Spydeberg kommune på 20 år. Når det gjelder nivå på driftstilskudd må dette sees i sammenheng med aktiviteter i regi av Mørk Golfklubb som kommer kommunen til gode, som vil fremmes i egen sak (eks. Golf i skolen, folkehelse og integreringstiltak, etc.). 3. Spydeberg kommune imøtekommer ikke søknad om felles garantistillelse for låneopptak. 4. Vedtaket forutsetter at minimum tre kommuner deltar.

97 SPYDEBERG KOMMUNE Etter at denne saken har vært behandlet i de øvrige kommunene viste det seg at forutsetningene gitt i punkt 4 ikke er oppfylt. Golfklubben ønsker fortsatt å realisere kjøpet og fremmer nå ny søknad til kommune om et engangstilskudd på kr ,. I den nye finansieringsplanen er beløpsstørrelsen i søknad om spillemidler under 3 mill kroner, noe som betyr at kommunen ikke i denne sammenhengen har noen garantiforpliktelser for spillemidler. I tillegg er det i den nye finansieringsplanen ikke forutsatt kommunal garanti for låneopptak. Vurdering Prosessen knyttet til kjøp av golfanlegget på Mørk har pågått i ca. to år, og kommunestyret har, som nevnt, tidligere behandlet en søknad fra Mørk golfklubb. Det søkes denne gangen om et større engangsbeløp enn i forrige søknad. Rådmannen har vurdert søknaden i forhold til hva som er kommunens oppdrag og oppgaver, tidligere praksis og kommunestyrets tidligere positivitet. Spydeberg kommune har hatt som praksis å gi tilskudd i forbindelse med etablering av nye idrettsanlegg. Eksempler på anlegg som har fått tilskudd på kr , er kunstsnøanlegget og løypemaskin. Begge anleggene er tilgjengelige og åpne for publikum, og folkehelseperspektivet har veid tungt når disse anleggene har vært vurdert i forhold til støtte. Et golfanlegg er ikke tilgjengelig for publikum på samme måte. Det betyr ikke at gevinsten i forhold til folkehelse er mindre. Spydeberg kommune har, i tråd med kulturdepartementets retningslinjer, en uttalt satsning på anlegg med aktiviteter for barn og unge. Rådmannen vil derfor understreke at det bør være noen betingelser knyttet til et tilskudd til et anlegg som i hovedsak retter sin aktivitet inn mot voksne. I søknaden har golfklubben skissert forslag til noen aktivitetspakker som vil gi et tilbud til innbyggerne i Spydeberg. Det anbefales derfor at rådmannen får i oppdrag å utarbeide en samarbeidsavtale med Mørk golfklubb slik at et eventuell støtte i anlegget indirekte kommer innbyggerne i Spydeberg til gode. Folkehelse Dagens satsning på folkehelsearbeid er avgjørende for å stagge de ikke smittsomme sykdommene, livsstilssykdommene. Det er derfor viktig å fokusere på å etablere møteplasser og arenaer som generer aktivitet. Golf er en fysisk aktivitet med mye mosjon, trening og mestring, og ikke minst er det en aktiv sosial arena. Golf kjennetegnes som en aktivitet med moderat fysisk intensitet. Det er mange som har forsket på effekten av dette både i Sverige, USA, og Japan og kort oppsummert konkluderer forskerne med at golf er en idrett som fremmer god folkehelse. Avtalen nevnt ovenfor vil være viktig for at så mange av kommunens innbyggere som mulig får del i denne helsegevinsten. Økonomi Et tilskudd som dette kan ikke dekkes via investeringsbudsjettet men må inn i kommunens driftsbudsjett for I forhold til tidligere vedtak om støtte som er innvilget til andre formål er kr , et stort beløp. I kommunestyrevedtaket om budsjett har rådmannen fått i oppdrag i juni å fremme forslag til økonomi og strategiplan med en bunnlinje på to prosent, uten eiendomsskatt og med en investeringstakt som er tilpasset dette. En bevilgning i denne størrelsen vil påvirke dette arbeidet enten i form av påvirkning av bunnlinje eller en senere oppstart av investeringer. Konklusjon Kommunestyrets forrige vedtak signaliserer en positivitet i forhold til søknad om tilskudd til kjøp av Mørk golfanlegg. Rådmannens positive innstilling i denne saken fremmes med begrunnelse i dette vedtaket. Som en forutsetning for tilskuddet anbefaler rådmannen at det utarbeides en

98 SPYDEBERG KOMMUNE aktivitetspakke med aktiviteter for ulike målgrupper slik at tilskuddet betraktes som et tilskudd til bedret folkehelse. Rådmannens forslag til innstilling/vedtak: 1. Søknad om tilskudd fra Mørk golfklubb imøtekommes med kr Tilskuddet innarbeides i Økonomi og strategiplan med budsjett for Det fremforhandles en samarbeidsavtale mellom Mørk golf og Spydeberg kommune om aktiviteter som kommer innbyggerne til gode. Avtalen fremmes som egen politisk sak. Vedlegg: Politisk sak des 2013 Søknad om investeringsstøtte

99 Spydeberg Kommune Saksframlegg Behandling i: Møtedato: Saks nr.: Saksbehandler: Formannskapet /13 GS Kommunestyret /13 GS Avgj av: Saksansvarlig: Arkiv: Arkivsak ID.: K Grete Skjelbred 611, D11 13/1338 MØRK GOLF - INVITASJON TIL DELTAGELSE I INTERKOMMUNALT ANLEGG POLITISK SAKSORDFØRER: Knut Espeland Vedlagte dokumenter: 1. Invitasjon til deltagelse i et interkommunalt idretts/folkehelseanlegg for golf, datert 6. november Golfklubbens redegjørelse for bidrag til finansiering datert Saken gjelder: Mørk golfklubb og baneeier av Mørk golf AS er i en prosess hvor det jobbes med at Mørk golfklubb skal overta og drive golfanlegget på Mørk. Overtagelsessum er satt til kr. 10 mill. Golfklubben har i sin søknad om idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning til kulturdepartementet søkt om at anlegget skal få status som interkommunalt anlegg. Askim, Eidsberg og Spydeberg kommuner har mottatt søknad om investeringstilskudd og driftstilskudd fra Mørk golfklubb. Golfklubben søker om at kommunene går inn på eiersiden med 5 % hver av overtagelsessummen tilsvarende kroner. Det søkes om driftsstøtte i minimum 20 år fra deltagende kommuner som står i forhold til kommunens bidrag til investering. Fra søker er driftstilskuddet anslått til å utgjøre ca kroner for hver kommune. Det søkes også om kommunene i felleskap stiller garanti pålydende for lån som klubben tar opp for å finansiere kjøpet. Rådmannens innstilling: 1. Spydeberg kommune imøtekommer ikke søknad om 5 % deltagelse i overtagelsessummen på kr 10mill. fra Mørk golfklubb 2. Spydeberg kommune imøtekommer ikke søknad om bindende driftsavtale mellom Mørk golfklubb og Spydeberg kommuner på 20 år. 3. Spydeberg kommune imøtekommer ikke søknad om felles garantistillelse F-075/13 Formannskapet POLITISK SAKSORDFØRER: Knut Espeland

100 Forslag fra KRF og FRP: 1. Spydeberg kommune imøtekommer søknad om 5 % deltakelse av overtakelsessummen på kr. 10 mill. fra Mørk Golfklubb, beløpende til ,- for utbetaling i Spillemidler forventes å beløpe seg til 4,3 mill., med kommunal garanti fordelt på deltakende kommuner. 2. Spydeberg kommune imøtekommer søknad om bindende driftsavtale mellom Mørk Golfklubb og Spydeberg kommune på 20 år. Når det gjelder nivå på driftstilskudd må dette sees i sammenheng med aktiviteter i regi av Mørk Golfklubb som kommer kommunen til gode, som vil fremmes i egen sak (eks. Golf i skolen, folkehelse- og integreringstiltak, etc.). 3. Spydeberg kommune imøtekommer ikke søknad om felles garantistillelse for låneopptak. 4. Vedtaket forutsetter at minimum tre kommuner deltar. VOTERING: Tre stemmer (Morten Strande, Sigmund Lereim og Gunnar Harstad) for rådmannens innstilling og tre stemmer (Knut Espeland, Gunnar Espelid og Birgitta Grimeland) for forslaget fra KRF og FRP som da ble vedtatt med ordførers dobbeltstemme. ENDELIG INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET BLIR DA: 1. Spydeberg kommune imøtekommer søknad om 5 % deltakelse av overtakelsessummen på kr. 10 mill. fra Mørk Golfklubb, beløpende til ,- for utbetaling i Spillemidler forventes å beløpe seg til 4,3 mill., med kommunal garanti fordelt på deltakende kommuner. 2. Spydeberg kommune imøtekommer søknad om bindende driftsavtale mellom Mørk Golfklubb og Spydeberg kommune på 20 år. Når det gjelder nivå på driftstilskudd må dette sees i sammenheng med aktiviteter i regi av Mørk Golfklubb som kommer kommunen til gode, som vil fremmes i egen sak (eks. Golf i skolen, folkehelse- og integreringstiltak, etc.). 3. Spydeberg kommune imøtekommer ikke søknad om felles garantistillelse for låneopptak. 4. Vedtaket forutsetter at minimum tre kommuner deltar. K-067/13 Kommunestyret Følgende hadde ordet til saken: Knut Espeland og Truls Lindmo. Vedtak: Enstemmig som foreslått av formannskapet. ENDELIG KOMMUNESTYREVEDTAK BLE DA: 1. Spydeberg kommune imøtekommer søknad om 5 % tilskudd av overtakelsessummen på kr. 10 mill. fra Mørk Golfklubb, beløpende til ,- for utbetaling i Spillemidler forventes å beløpe seg til 4,3 mill., med kommunal garanti fordelt på deltakende kommuner. 2. Spydeberg kommune imøtekommer søknad om bindende driftsavtale mellom Mørk Golfklubb og Spydeberg kommune på 20 år. Når det gjelder nivå på driftstilskudd må dette sees i sammenheng med aktiviteter i regi av Mørk Golfklubb som kommer kommunen til gode, som vil fremmes i egen sak (eks. Golf i skolen, folkehelse- og integreringstiltak, etc.). 3. Spydeberg kommune imøtekommer ikke søknad om felles garantistillelse for låneopptak.

101 4. Vedtaket forutsetter at minimum tre kommuner deltar. Saksopplysninger: Spillemidler til bygging og rehabilitering av idrettsanlegg skal bidra til infrastruktur som gir befolkningen mulighet til å drive både egenorganisert aktivitet og aktiviteter i regi av den frivillig medlemsbaserte idretten. Ordningen er rettet inn mot etablering av nye anlegg. Dette prosjektet, hvor et ferdigstilt anlegges søkes finansiert gjennom ordningen, er derfor et pilotprosjekt som det ikke finnes maken til i vårt fylke. Styrene i Askim- og Mørk Golfklubb jobbet våren 2013 med en fusjonering for å samle golfmiljøets administrative krefter. Askim har i dag en nihullsbane, mens Mørk har en nihullsbane og en 18-hullsbane. Askim golfklubb valgte etter nøye vurdering å trekke seg fra fusjonsplanene. Prosessen om oppkjøp er derfor nå mellom Mørk golf AS og Mørk golfklubb. Det har vært et møte med kulturdepartementet for å avklare muligheten for om overtagelse av et allerede eksisterende anlegg vil kunne være tilskuddsberettiget. På møtet deltok ordførere fra Eidsberg og Spydeberg, idrettskonsulent i Østfold fylkeskommune, Norges golfforbund og kultursjef i Spydeberg, eier av Mørk golf AS, leder av Mørk golfklubb i tillegg til to repr. fra kulturdepartementet. Kulturdepartementet vurderte det slik at anlegget vil kunne være tilskuddsberettiget fra spillemiddelordningen. Endelig svar gis etter behandling av søknad om idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning. Søknad om idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning fra Mørk golfklubb ble sendt kulturdepartementet via Spydeberg kommune 14. november. Overtagelse av anlegget på Mørk golf innebærer at klubben overtar disposisjonsretten til grunnen hvor selve golfbanen er etablert i 40 år. Dette gjelder også grunnen hvor serviceanlegget står. I tillegg overtar klubben anviste bygninger i tråd med vedlagt dokumentasjon, og alt golfrelatert maskinelt utstyr. Søknad om spillemidler må være oversendt Østfold fylkeskommune senest 15. januar. Vurderinger: Faglige og generelle Indre Østfold består av mange små kommuner. Med så mange små kommuner med relativt få innbyggere vurderes det derfor som hensiktsmesskig å tenke interkommunalt i forbindelse med etablering av større idrettsanlegg. Dette kan gi muligheter for å etablere større anlegg med god kvalitet som gir valgmuligheter for regionens innbyggere. En må imidlertid ha klart for seg at etablering av interkommunale anlegg forplikter kommunene på investering- og på driftssiden. Deltakelse i dette prosjektet vil i tilfelle være første eksempel på slikt samarbeid på tvers av kommunegrenser. Politisk har ulike regionale anlegg vært lansert som mulige utviklingsprosjekter med deltakelse fra flere kommuner. Golfanlegget på Mørk i Spydeberg ville i så fall være en pilot i slik retning. Som første kommune i landet har Spydeberg obligatorisk golfundervisning i skolen. Andre skoler i landet har også hatt golf i skoletiden, men Spydeberg er den første kommunen i landet hvor elevene går igjennom «Veien til golf», tidligere kalt grønt kort-kurs. Det vil si at de etter endt undervisning er klare for å ta steget ut alene på en bane.

102 Golf er fysisk aktivitet med mye mosjon, trening og mestring. Golf er også en sosial aktivitet, og golfbanen en viktig møteplass. Undersøkelser viser det å spille golf gir en positiv helseeffekt, og at golfaktiviteten er et viktig bidrag til bedret folkehelse. Mørk golfklubb har sendt likelydende søknader til Askim, Eidsberg og Spydeberg kommuner. Det søkes om kommunene bidrar med investeringstilskudd, at kommunene garanterer for lån og at kommunene forplikter seg til et driftstilskudd i 20 år. Det er ikke sendt søknader, eller vært noen dialog med andre kommuner i regionen i denne sammenheng. Klubben jobber med å forberede en spillemiddelsøknad med status som interkommunalt anlegg. Søknad fra Mørk golfklubb innebærer en omfattende økonomisk forpliktelse for kommunene hvis søknad imøtekommes på det grunnlag søker ber om. Spydeberg kommune vil som vertskommune der anlegget ligger ha en forpliktelse i forhold til tilbakebetaling av spillemidler hvis det skulle vise seg at anlegget ikke er driveverdig. Kommunene kan dele på denne forpliktelsene, men dette må reguleres i egne avtaler som forplikter kommunene seg imellom. Det søkes også om at kommunene garanterer for klubbens lån. Når det i tillegg er sånn at kommunen er ansvarlig for at tildelte spillemidler tilbakebetales ved en eventuell konkurs, vil kommunene ta all økonomisk risiko for klubben i forbindelse med et kjøp. Økonomi Mørk Golfklubb har søkt om et investeringstilskudd på 0,5 mill. kroner fra hver av følgende tre kommuner, Askim, Eidsberg og Spydeberg. I tillegg er det søkt om kommunal garanti for et samlet lån på 4,5 mill. kroner. Dette som en fellesgaranti fra de samme kommunene. Investeringstilskuddet kan ikke dekkes over kommunens investeringsbudsjett, men kan kun dekkes over drift med en evt. finansiering fra disposisjonsfond. Da det er Mørk Golfklubb, som er en ideell organisasjon, som søker om kommunal deltagelse i form av tilskudd på 0,5 mill. kroner vil det forutsette at dette ikke er av forretningsmessig karakter. Det vil heller ikke være snakk om utbytte i noen form. Ut fra dette vil det være mulig å få godkjennelse fra fylkesmannen for kommunal garanti. Dersom det skal stilles kommunal granti må det etter rådmannens vurdering være i en fysisk eiendom for å kunne ha sikkerhet for garantisstillelsen, og ikke i en rettighet. Objektet det evt. må stilles sikkerhet i er Serviceanlegget som har et eget g.nr./br.nr. Det søkes om en kommunal garanti på 4,5 mill. kroner. Dersom denne garantien skal stilles forutsetter det at lånebeløpet det stilles garanti for har 1. prioritet i anlegget, og at det er en simpel garanti hvor garantiforpliktelsene reduseres i takt med nedbetalingen av lånet. Verdivurderingen er gjort ut fra dagens situasjon hvor det er et golfanlegg i drift. Dersom det blir nødvendig at garantien må tre i kraft er det etter rådmannens vurdering lite trolig at verdien på serviceanlegget har samme verdi som når anlegget er i full drift. Det bør derfor i tilfelle det skulle bli aktuelt gjøres en verdivurdering av takstmann også uten drift av golfbanen. Når det gjelder spillemidler, og det er andre enn kommunen som står som søker, må kommunen garantere for at tilskuddsmottaker, ved evt. misligholdelse, tilbakebetaler tildelte spillemidler til departementet. Dette gjelder dersom tilskudd til anlegget overstiger 3 mill. kroner. I dette tilfellet er beløpet 4,3 mill. kroner. Garantien skal være en selvskyldnergaranti. Garantitiden er 20 år. Garantien skal være stillet ved søknad om tilskudd, og utskrift av

103 garantien skal følge søknaden. Kommunale ganatier der maksimumsansvaret er over 0,5 mill. kroner krever fylkesmannens godkjenning. Dersom ovennevnte ansvar skal deles mellom kommunene på lik linje med garanti for lån, må det gjøres gjennom en forpliktende avtale mellom deltagende kommuner. Det er også søkt om et årlig driftstilskudd samlet fra de tre kommunene på kr Som utfyllende informasjon til søknaden oversendte Mørk golfklubb den et dokument som konkretiserer klubbens bidrag i anlegget. Dette endrer ikke på det økonomiske for kommunen, men det kommuniserer klubbens bidrag tydeligere enn det gjorde i opprinnelig søknad. Oppsummering: Mørk Golfklubb skal kjøpe Serviceanlegg og rettigheter til Mørk Golfbane for en sum på 10 mill. kroner. Dette skal finansieres ved investeringstilskudd fra minimum to kommuner, spillemidler og et lån med kommunal garanti. Det er ingen egenfinansiering fra MørkGolfklubb på finansieringssiden. Rådmannen mener at prosjektet innehar en stor risiko for kommunen med dårlig sikkerhet for garantiene. I den økonomiske situasjonen kommunen er i vil rådmannen fraråde å gå inn i prosjektet. Spydeberg kommune, Hans Moesgaard Konst. rådmann

104 Søknad om investeringstilskudd i forbind else med klubbens overtagelse av golfanlegget på Mørk, i Spydeberg kommune Vedr: Søknad om kr , for å få fullfinansiert oppkjøpet Som kjent har Mørk Golfklubb og baneeier Mørk Golf AS blitt enige om o at idrettslaget skal kunne overta hele anlegget og drive det videre for egen regning. Overtagelsessummen er satt til kr ,. I første omgang var dette ment å skulle finansieress ved at anlegget fikk status som interkommunalt anlegg, men denne prosessen har vi dessverre måttet skrinleggee ettersom det ikke lyktes å få med flere kommuner. Departementets absolutte krav om kommunenes pliktige driftsstøtte i 20 år, ble avgjørende for at kommunene trakk seg. Vi har derfor utviklett en ny finansieringsplan der vi har gjort to vesentlige grep for at Spydeberg kommune skal komme bedre ut. 1) Vi søker kun om spillemidler for 29,99 % av overtagelsessummen. Dermedd kommer vi under beløpsgrensen på kr som betyr at kommunen ikkee behøver å stille spillemiddelgaranti overfor departementet. 2) Ettersom det ikke lengree er snakk om et interkommunalt anlegg, vil også krav om 20 års pliktig driftsstøtte falle bort. Med redusert offentlig tilskudd, sitter klubben med noenn nye utfordringer for å få fullfinansiert overtagelsen som vi søker løst på flg måte: Klubben søker om et lån på inntil kr i lokal bank, i tillegg; gaver g og tilskudd fra bank og forsikringsstiftelser, samt fra lokalt næringsliv på ca ,. Vår søknad til Spydeberg Kommune om kr , vil bety fullfinansiering. Beløpet kommer først til utbetaling i 2016 og kan eventuelt deles opp etter nærmere avtale. Kommunens administrasjon er godt kjent med det arbeidet som hittil har blitt utført i sakenss anledning, men her følger uansett et kort sammendrag av bakgrunn for overtagelsen. Bakgrunnen for overdragelsen; Eier v/ Peder Mørk har drevet anlegget sidenn oppstarten på slutten av a 80 tallet og har utviklet det til å bli et av Norges mest komplette golfanlegg. Et anlegg som i dag er anerkjent både nasjonaltt og internasjonalt. Anlegget har kontinuerlig vært under utvikling og opprusting og fremstår som

105 særdeles velholdt og funksjonelt. Rammebetingelsene for kommersielle idrettsannlegg gjør det likevel ikke lenger mulig over tid å opprettholde den driftskvalitet som et slikt anlegg krever. Kommersielle idrettsanlegg har for eksempel ingen mulighet for å søke spillemidler til å gjennomføre utbedringer og investeringer på anlegget og har heller ingen rett til momsrefusjon ettersom det er et idrettsanlegg. Tilgang til gunstige driftsvilkår er derfor svært annerledes for idrettslag. Grunnet disse årsaker og fremskreden alder mener nå baneeier at det er til det beste for anlegget at idrettslaget nå selv overtar den videre driften. Klubbens interesse for å overta anlegget er blant annet forankret i en opplevd erkjennelse om hva denne idretten kan tilby ulike målgrupper. Fra at vi tidligere enøyd så på det som et idrettslag, ser vi tydelig at vi i tillegg har mange andre funksjoner ettersom vi dekker et aktivitetsbehov for alle aldersgrupper og ambisjonsnivå. Idrettslig aktivitet for barn og unge, fellesaktivitet for foreldre/barn og et mosjons og folkehelsetilbud til de godt voksne. I flg SSBs prognoser om befolkningsutviklingen i Norge, fremgår det at Spydeberg vil få 32 % flere innbyggere frem mot En stor andel er i gruppen eldre, ettersom vi lever stadig lengre. Overfor denne gruppen vil vårt tilbud om friluftsaktivitet være uhyre attraktivt og kunne bidra til å holde dem aktive og redusere behovet for tidlige omsorgsplasser. Holder vi ett menneske unna omsorgsplass i vel ett år, vil det utgjøre en besparelse i størrelsesorden hele vårt søknadsbeløp til kommunen. Vi aktiviserer allerede ikke bare 1, men ca 300 medlemmer i aldersgruppen 50 +, og har kapasitet til langt flere. Klubben har et sterkt ønske om et langt tettere samarbeid med Spydeberg kommune omkring hvordan vi med våre ressurser og vårt anlegg bedre kan bistå kommunale behov og ser det som en sentral del av vår fremtidige oppgave og utvikle denne delen av vårt samfunnsansvar. Men, uansett sosialt engasjement vi er først og fremst et idrettslag og vårt primære fokus er barn og unge! Eksempler på områder der Mørk og Spydeberg kommune kan samarbeide Golf i skolen. Her har vi allerede et etablert samarbeid med skolens 5 trinn der vi gir golfundervisning til samtlige elever gjennom skoleåret. Dette tilbudet kan vi gjerne utvide til også å gjelde ungdomsskole nivået. Skoletrøtte, umotiverte og vanskeligstilte elever har vi gjennom flere år hatt her og resultatet er helt utrolig godt. Samarbeidspartnere her har vært Drømtorp og Vestby Videregående skoler i Akershus. Vi ser helt klart at dette kan brukes veldig greit i ungdomskolen. Behovet for mer fysisk aktivitet i løpet av skoledagen er et helsemål for myndighetene. På Mørk ligger tilbudet ferdig til å tas i bruk. Golf som medisin. Vårt tilbud benyttes allerede av behandlere innenfor psykiske og fysiske lidelser. Flere rusinstitusjoner har også benyttet golf på Mørk med dokumenterbare gode resultat. Mørk har vært med på prosjektet Golf Grønn Glede (GGG) som samarbeidspartner med Norges Golfforbund siden GGG er et golftilbud for personer som av ulike årsaker har behov for tilrettelegging. Formålet er å gi deltakerne mulighet til å drive aktivitet etter egne forutsetninger og ønsker, samtidig som det sosiale ivaretas. GGG er et samarbeidsprosjekt mellom Norges Golfforbund, de klubber som er samarbeidspartnere og Kreftforeningen, Landsforeningen for Hjerte og Lungesyke(LHL), Diabetesforbundet, Mental helse og forsikringsselskapet IF. I tillegg er det spesielt fokus på utsatt ungdom, rus og andre grupper som faller utenfor A4 tilpasningen.

106 Rehabilitering. Golf egner seg svært godt til fysisk og psykisk rehabilitering etter skade eller sykdom. I samarbeid med NAV kan vi tilrettelegge for et slikt tilbud. Det finnes en lang rekke gode eksempler på golfens effekt overfor denne gruppen. Integrasjon. Golf er en internasjonalt kjent og utbredt idrett som ikke krever felles språk eller kultur. Vi kan ta imot grupper eller enkeltpersoner som har behov for å treffe andre og knytte vennskapsbånd i et sunt og engasjerende miljø. Noen erfaringer har vi gjort allerede, og de frister til gjentagelse. Aktivitetsskaper. I samarbeid med NAV kan vi skape aktivitet på dagtid for blant annet jobbsøkere. I noen avtalte tilfeller kan vi også tilby arbeidstrening. Fotballgolf ny sport som kommer for fullt fra Syd Amerika og som har fått godt fotfeste i Spania, England, Portugal og Belgia. Sporten kom for første gang til Norge i 2013 og Mørk anla banen i Nå er vi klare for å ta imot mange nye brukere og vi vil tilby dette til alle skoleklasser uansett klassetrinn. Videre er dette en aktivitet som alle har et forhold til og vi ser at med en god jobb fra oss sammen med dere, vil dette kunne bli en stor aktivitet for befolkningen som gir helsegevinst. Skiløyper og kafé på vinterstid. Ettersom vi har hele infrastrukturen med parkeringsanlegg, toaletter, garderober mv, har vi de siste årene også kjørt opp skiløyper på golfbanen. Det har blitt svært populært som en familieaktivitet. Klubben har egen løypemaskin. Mørk golfklubb er på flere områder betegnet som en foregangsklubb i golf Norge Vi har avviklet medlemslån/aksjer som et krav for å være fullverdig medlem, vi har sterk vekst blant juniorer og spesielt blant jenter. Et område som har hatt spesielt fokus hos Norges golfforbund de senere årene. På turneringsfronten har vi de siste årene hatt den største juniorgruppen i Østfold og hevder oss godt i de aldersbestemte klassene. Klubben er også kjent for å være en foregangsklubb på området frivillighet. Dugnadsånden lever i beste velgående. Dersom det er behov for annen dokumentasjon regner vi med å høre fra dere. Mørk 15. januar 2015 Med vennlig hilsen Mørk Golfklubb Åge Wedøe forhandlingsleder

107 SPYDEBERG KOMMUNE Saksframlegg Intensjonsvedtak - signalbygg i Spydeberg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Heidi Vildskog 15/101 Kode Tittel SaksNummer Møtedato FS Formannskap 11/ KS Kommunestyre Saken gjelder: Politisk saksordfører: Sentrumsområdet Myra/Tebo er under områderegulering og skisser til en ny utforming av sentrum er i ferd med å ta form. Rådmannen legger frem forslag om et intensjonsvedtak som understøtter et lokalt initiativ om å realisere et signalbygg i Spydeberg sentrum. Saken legges frem for formannskapet som innstiller ovenfor kommunestyret. Denne saken skal sluttbehandles av kommunestyret. Saksopplysninger Området Myra/Tebo er under områderegulering og planen skal tidlig 2015 legges frem for behandling i politiske organ og underlegges regional høring. Planskissen skaper engasjement blant både grunneiere og interessenter og det har kommet frem en ide om et signalbygg i dette sentrumsområdet. Kommunestyret har i ulike faser fått skisser til planen presentert, så saken forutsettes således som kjent. Initiativtakerne bak signalbygget ønsker å realisere ideen om et signalbygg hjelp av lokale krefter og investorer. De har henvendt seg til kommunen med tanke på en eventuell fremtidig (delvis) offentlig bruk og tilstedeværelse i dette bygget. Spesielt har dette vært rettet mot en ny plassering av kommunens folkebibliotek. Planen kommer til behandling tidlig 2015, og om ikke den møter noen regionale uforutsette krav, så kan den være endelig vedtatt rundt sommeren Dette muliggjør en iverksetting av detaljregulering og forprosjektering av de ulike byggetrinnene og eksempelvis signalbygget. Vurdering Spydeberg kommune har en meget spennende sentrumsutvikling på gang, og rådmannen vurderer initiativet om et signalbygg som spennende og relativt unikt. Kommunen er medlem av NCE Smart

108 Energy og dette forsknings- og utviklingsmiljøet er nå koblet på initiativtakernes ideer om konseptet. Dette kan muliggjøre både innovative løsninger, energiteknologi, samt støtte til forprosjektering, prosjektledelse og etterhvert gjennomføring. Rådmannen anser det som nyttig å understøtte et slikt initiativ med en intensjonsavklaring vedrørende offentlig tilstedeværelse. Et intensjonsvedtak i denne saken vil ikke binde eller forplikte kommunen til modeller eller økonomiske disponeringer men gir en støtte til initiativet i en viktig forprosjektfase. Når bygget skal forprosjekteres vil det kunne utskisseres både de funksjoner bygget skal romme samt arkitektoniske løsninger. Den primære kommunale funksjonen som er påtenkt fra initiativtakerne, er biblioteket. Biblioteket i Spydeberg er i dag lokalisert i kommunehusets 3.dje etasje og har i en tid hatt noen utfordringer knyttet til fysisk tilgjengelighet for alle (trapper/heis). Biblioteket er innovativt og nyskapende med sin døgnåpne satsning og har meget gode besøks og utlånstall. Et folkebibliotek skal i følge Bibliotekloven skal hver kommune ha - det skal gi et tilbud til alle mennesker og dekke alle fagområder og aldersgrupper. Biblioteket skal være gratis for alle, og formålet er å arbeide for opplysning, utdanning, debatt og annen kulturell virksomhet. Bibliotekene er en naturlig samlingsplass for kommunens innbyggere og det er i flere kommuner at bibliotekbygget er «fyrtårnet» i kommunen. Konklusjon Rådmannen vurderer initiativet om et signalbygg i Spydeberg sentrum som godt. Administrasjonen har koblet initiativtakerne sammen med kommunens kompetansepartner i NCE Smart energy og bygget vil kunne få helt unike kvaliteter i form av arkitektur, teknologi og energiprofil. Rådmannen vurderer det som en god og fremtidsrettet løsning å undersøke nærmere en fremtidig plassering av kommunale funksjoner i sentrumsområdet Myra/Tebo herunder primært bibliotekfunksjonen. Rådmannens forslag til innstilling/vedtak: Kommunestyret i Spydeberg imøtekommer initiativet om å forprosjektere et signalbygg i sentrum Myra/Tebo området, slik som pågående områdeplan kan gi muligheter for. Kommunestyret ser det som naturlig å la forprosjekteringen også inkludere skisser av offentlig tilstedeværelse i bygget, som eksempelvis bibliotek. Rådmannen bes holde kommunestyret orientert om progresjonen i initiativet.

109 SPYDEBERG KOMMUNE Saksframlegg Interreg prosjekter - invitasjon til deltagelse Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Grete Skjelbred 15/120 Saksnr Utvalg Type Dato 12/2015 Formannskap PS Saken gjelder: Spydeberg kommune har fått invitasjon til deltagelse i to Interreg prosjekter. Den en ene er til et samarbeidsprosjekt om turisme fra Latvia, mens den andre er til et prosjekt som vil rette seg inn mot å etablere en ny sykkelled, Unionsleden, mellom Moss- Karlstad. Rådmannen innstiller på å ikke imøtekomme invitasjonene til deltagelse i disse prosjektene. Invitasjonene fremmes til endelig politisk behandling i formannskapet. Saksopplysninger : «Europe for Citizens» Pargauja kommune har henvendt seg til Spydeberg med en invitasjon til deltagelse i prosjektet «Europe for Citizens». Prosjektet faller inn under paraplyen lokal turisme, noe som innebærer at det vil legges vekt på å markedsføre lokal matkultur og annen lokal kultur I prosjektet vil kommunen som partner forplikte seg til å ta ansvar for en av fem arbeidspakker både faglig og økonomisk i tillegg til deltakelse på tilsvarende aktiviteter hos de andre partnerne. Prosjektet avsluttes i Tiltakene vil rette seg inn mot å utarbeide ulike markedsføringstiltak for de ulike partnerne. I prosjektet ligger det ingen ekstern finansiering for partnere som ikke er medlem i EU, altså Norge. «Unionsleden Moss-Karlstad» Prosjektinvitasjonen kommer fra Grensekomiteen, og den går til Grensekomiteens medlemmer og prosjektpartnere. Prosjektet vil rette seg mot å etablere "Unionsleden Moss-Karlstad" som en ny sykkelled nasjonalt og internasjonalt basert på felles kulturarv i grenseområdet Østfold og Värmland. Tiltakene vil bestå av mindre utbedringstiltak, markedsføring og informasjon. I tillegg vil prosjektet arrangere møter mellom næringslivsaktører og offentlige aktører. Budsjettet er lagt opp slik at de deltagende kommuner får mer midler igjen til lokale tiltak enn det som man bidrar med som egenfinansiering. Altså en ren plusseffekt for kommunene.

110 SPYDEBERG KOMMUNE Prosjektledelsen og andre budsjettposter som seminarer, markedsføring og lignende dekkes av Grensekomiteens egen medfinansiering og regional medfinansiering. Interregprogrammet bidrar med 50 % av det norske budsjettet og 60 % av det svenske. Rapporten fra forprosjektet ble presentert 29. september. Rapporten kan leses her Rapporten er presentert for Grensekomiteen. Estimert budsjett følger vedlagt. Prosessen knyttet til søknader om Interreg prosjekter er slik at alle partnere forplikter seg til deltagelse før søknad sendes EU fra lead-partner. Det betyr at det ikke er 100 % sikkert at prosjektene gjennomføres da ikke alle Interreg søknader imøtekommes. Vurdering Spydeberg kommune har en lang tradisjon for å delta i ulike Interreg- og vennskapskommuneprosjekter. Gjennom prosjektene har kommunen fått tilført ny kompetanse, og dette arbeidet gir en del nye perspektiver til organisasjonen som man ikke får når man i hovedsak har fokus på lokal tjenesteyting. Finansiering gjennom EU-systemet har også gitt et økonomisk handlingsrom som vi ikke hadde hatt hvis vi ikke hadde deltatt i prosjektene. Rådmannen er positiv til denne type arbeid, men når deltagelse i nye prosjekter skal vurderes må dette alltid sees i sammenheng med organisasjonens totale kapasitet i forhold øvrige oppgaver som skal løses. For å sikre forankring i organisasjonen er det besluttet at Spydeberg kommune ikke skal forplikte seg til deltagelse i noen prosjekter, uten dette har vært fremmet til politisk behandling. De prosjektene vi nå er invitert inn i er prosjekter som er utarbeidet med tanke på å markedsføre partnernes steder med utgangspunkt i kulturarv og lokale attraksjoner av ulik karakter. Prosjektene har som mål å gjennomføre tiltak som forbedrer informasjonen om dette. For Spydeberg er dette relevant arbeid, og den informasjon vi har behov for å utvikle. Rådmannen har vurdert invitasjonene med utgangspunkt i dette, og har allikevel kommet frem til hun innstiller negativt på begge invitasjonene med følgende begrunnelse; økonomi og mangel på ressurser til å ta ansvar for prosjektene lokalt. Økonomi: «Europe for Citizens» I dette prosjektet vil vi som partnere måtte dekke alle utgifter til deltagelse selv. Dette EUprogrammet finansierer ikke partnere som ikke er EU-medlemmer. Kostnadene ved deltagelse vil beløpe seg på ca euro i tillegg til arbeidsinnsats fordelt på to år. Konsekvensen av dette blir en utgift i 2015 på Euro (ca ,- kr). I Euro (ca ,-) og Euro igjen i «Unionsleden Moss-Karlstad» I dette prosjektet legges det opp til et kommunalt kontantbidrag på Euro fordelt på tre år. Dette betyr en årlig utgift på Euro i 2015, 2016 og 2017 noe som tilsvarer ca pr år. I tillegg kommer en arbeidsinnsats tilsvarende Euro (ca kroner) pr år. Det fremgår av invitasjonen at det kommer flere midler til tiltak enn utgifter til deltakelse. Rådmannen understreker at dette er tiltak som ikke er forutsatt i budsjettet, slik at dette blir nye utgifter. Tiltakene er positive, men ressurssituasjonen i kommunen gjør en slik deltakelse vanskelig. Budsjett for Unionsleden følger vedlagt.

111 SPYDEBERG KOMMUNE Konklusjon Spydeberg kommune har fått to spennende invitasjoner til å delta i interregprosjekter. Rådmannen velger allikevel ikke å takke ja til invitasjonene fordi det ikke er avsatt økonomi i årets budsjett og det ikke vurderes å være nødvendige administrative ressurser til disposisjon. Rådmannens forslag til innstilling/vedtak: 1. Invitasjon til deltagelse i prosjektet «Europe for Citizens» imøtekommes ikke. 2. Invitasjon til deltagelse i prosjektet «Unionsleden Moss-Karlstad» imøtekommes ikke. Vedlegg: UNIONSLEDEN MOSS-KARLSTAD, BUDSJETTSKISSE Invitasjon til prosjektet Økonomiske presiseringer

112 Fra: Alf Sendt: 20. januar :31 Til: Per Söderling; Berit Kolden; Tor Anders Olsen; Larsson; Katrin Steverding; Marit Haakaas; Anne Kirsti Johnsen; Østenby"; Lillian Høstaker; Synnøve Rambek; Bjørn Sjøvold; Per Jonsson; Grete Skjelbred; Jon Fredrik Olsen; Marita Närtell; Tom Arne Tørfoss; Trine Moe Stokstad; Hunbogadottir Kopi: Schützer"; Per Jonsson; Kari Pettersen; Svein Olav Agnalt; Håvard Osflaten; Thor Hals; Erik Unaas; Knut Espeland; of.kommune.no; Tage Pettersen; Per Eriksson; Inger Christin Torp; Lillemor Larsson; Jenny Christensen; Christina Svensson Emne: UNIONSLEDEN MOSS KARLSTAD, BUDSJETTSKISSE Vedlegg: BUDSJETT UNIONSLEDEN.xlsx; ATT00001.htm Til Grensekomiteens medlemmer og prosjektpartnere, Det vises til tidligere dialog og skisse til Interreg prosjekt for Unionsleden. Basert på tilbakemeldinger kommer herved en ny budsjettskisse. Vi vil sette pris på en tilbakemelding på om det er interesse eller ikke for å delta i prosjektet, og så fastsetter vi en prosjektsøknad i løpet av februar på det grunnlaget. Prosjektet vil rette seg mot å etablere "Unionsleden Moss-Karlstad" som en ny sykkelled nasjonalt og internasjonalt basert på felles kulturarv i grenseområdet Østfold og Värmland. Vi har god dialog med Trafikverket og Statens Vegvesen. Selv om de ikke er direkte med i prosjektet, så er de med som eksterne støttespillere og ønsker prosjektet velkommen. Likeså samarbeider vi med stiftelsen Norsk Sykkelturisme og andre organsisasjoner. Rapport fra forprosjektet kan lastes ned her: Tiltakene vil bestå av mindre utbedringstiltak, markedsføring og informasjon. I tillegg vi prosjektet arrangere møter mellom næringslivsaktører og offentlige aktører. Budsjettet er lagt opp slik at de deltagende kommuner får mer midler igjen til lokale tiltak enn det som man bidrar med som egenfinansiering. Altså en ren plusseffekt for kommunene. Prosjektledelsen og andre budsjettposter som seminarer, markedsføring og lignenede dekkes av Grensekomiteens egen medfinansiering og regional medfinansiering. Interregprogrammet bidrar med 50% av det norske budsjettet og 60% av det svenske. Vi imøteser en tilbakemelding fra de som ønsker å være med innen 1. februar. Eventuelle spørsmål kan rettes til undertegnede.

113 Med vennlig hilsen Alf S. Johansen Sekretariatsleder Grensekomiteen Värmland-Østfold

114

115

116 PARGAUJA MUNICIPALITY & RAUNA MUNICIPALITY (LATVIA) EUROPE FOR CITIZENS :: 2.2. NETWORKS OF TOWNS :: th January 2015 Dear partners, Thank you for your interest to join us as a partner in collaboration project under EU funding programme Europe for Citizens lead by Latvian partners. We hope for a great time to experience in our meetings and for a great start for our future collaborations. After some questions from partners I am sending you some information about the planned process of project realization (mostly about financing part), and also how we are planning to make the list of project activities. Partner countries: Latvia (Rauna and Pargauja Municipalities / Lead Partners) : EU Italy (Acquaviva delle Fonti) : EU Malta (Mellieħa Local Council) : EU Norway* (Spydeberg commune) : non EU Sweden : EU *As Norway can`t be extended partner under this EU programme, we have started some talks with partners from Sweden. We will be clear about 4 th EU partner during the end of Jan 2015 Duration of the project 2 years from the date of certification. In our case it is planned to realize project from June 2015 till June Planned total estimated budget Euros (but at the moment this amount of money is approximately: it will be clear after the fourth EU partner will give the answer at the end of January 2015). Also at the moment we haven`t sum up yet all the costs of accommodation and food (etc.), but from now on we can be guided by the max planned budget amount: Euros Euros budget covers EU planned countries activities Norway can count on approx Euros to cover project expenses in 2 years. It is planned that administer for funding in this project will be formal project applicant: Rauna Municipality (Latvia). After approval of the project application we will receive co-financing of 30% as advance payment from EU funding programme EU for Citizens, what will be approx Euros. We will be able to use this advance payment for the planned activities for EU countries during this project. Accounts to EU about project`s funding will make submitter Rauna Municipality

117 PARGAUJA MUNICIPALITY & RAUNA MUNICIPALITY (LATVIA) EUROPE FOR CITIZENS :: 2.2. NETWORKS OF TOWNS :: 2015 (Latvia), and also submitter at the end of the project will get remaining part of the project money Euros (it is planned to be in the middle of 2017). The main costs, for which you need to plan the money approx. 5 visits in 2 years` period. It is planned that we hold one meeting at each partner`s country during the project with duration for approx. 5 days for each meeting (you need to plan costs for transport, food, accommodation, etc.). So it means that all the EU partners during the realization of project together invest Euros, which after the end of the project will be returned back by EU (70 % from total budget of the project). It will look approx. like this Euros / 4 EU partners = Euros for each partner during 2 years. You can plan the max needed amount of money like this: Euros, Euros, Euros. Norway can count its covers in the same way. About the way how it is planned to organize all the project accounting we will need to make an agreement between EU countries, because Rauna Municipality as a project`s submitter will give all the needed financial reports to EU. When we will be able to do that we will inform you. Hence there is a possibility (1) that every year each partner will deposit money as cofinancing to Rauna Municipality and Latvia`s side will make all the payment of needed bills, (2) or each partner will make needed payment at their own expenses during the project (with collecting all the documents of the bills and payment orders, on which Rauna Municipality in 2017, when remaining EU money will be received, will return money to the partners for expenses they have made during the project). If partners are for that they pay each by themselves for every project expenses, then Rauna Municipality, after receiving EU co-financing of 30% as advance payment, will be able to give to all the partners their ¼ of this amount of money on the basis of official agreement at the beginning of the project (this is directly relevant to EU countries). What is needed for the project application and would be good for fixing the exact amount of needed money that you as a partner send all the possible expenses, what can appear during travel to each of the partner country (approx. prices for the tickets) for 5-6 people`s delegation, and approx. prices for 5 day nutrition and accommodation in your country. Please calculate also expenses which could be made for 25 people delegation (it is planned to include also local and each partners` countries guests approx. 10 local and 15 from partners). Also Norway will need to give such an information. We are informing you that Rauna Municipality has previous experience in realizing project by this EU funding programme. We will be more clear about planned activities during all project`s duration at the end of January 2015 (Rauna and Pargauja Municipalities will meet on 29 th of Jan to make possible activities list we will inform you after this meeting as soon as possible, and will wait for your agreement). After receiving this activities plan it is also a good chance to you to clearly calculate all approx. expenses from your side which we will need to add in project application. During this meeting we will also make clear statement of your agreement about joining in this project, which will be sent to each partner by at the beginning of February 2015 for signing.

118 PARGAUJA MUNICIPALITY & RAUNA MUNICIPALITY (LATVIA) EUROPE FOR CITIZENS :: 2.2. NETWORKS OF TOWNS :: 2015 It is known that first meeting is planned in Latvia (July 2015 Tourism, Culture & Food Traditions) and second possible meeting is planned to be held in Italy (October 2015 Tourism, Culture and Music Traditions). If you have some questions, do not hesitate to contact me (but please, only in English). Skype is one of the options for a real talk, but inform me some time before at least one day before. As soon as there will be needed any information from you we will inform you. Sincerely yours, Baiba Zvejniece* *contact person of the project from Latvia / Head of Development and Planning Unit in Pargauja Municipality Contact info: Baiba Zvejniece [email protected]; [email protected] Phone: Skype: b_zvejniece Pargauja Municipality: Website: Rauna Municipality: Website: Facebook:

119 SPYDEBERG KOMMUNE Saksframlegg Orienteringer Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kirsten Langehaug FE /5 Saksnr Utvalg Type Dato 13/2015 Formannskap PS Saken gjelder: 1. Lyseren VA (dokumenter i dropbox innen møtedagen) 2. Utredningsoppgaver våren 2014 (notat legges i dropbox på mandag) 3. Kommunens arbeid mot mobbing (May Kirsti Hegglund, presentasjon legges i dropbox møtedagen) Rådmannens forslag til innstilling/vedtak: Tas til orientering

120 Utredningsportefølje våren 2015 orientering Kommuneadministrasjonen har et meget krevende vårhalvår foran seg med mange store prosjekter og utviklingsprosesser. I tabellen nedenfor er det listet noen oppgaver som er fremtredende samt bestillinger fra kommunestyret i budsjettet for 2015, og noe fra Hensikten med å legge en slik oversikt for politisk orientering er primært at kommunestyret skal ha en avklart forventning til når de ulike bestillingene kan leveres på. I tillegg er det særlig viktig at administrasjonen får formidlet mengden og kompleksiteten dette innebærer slik at det ikke legges ytterligere oppgaver til. Mange prosjekter og oppgaver er sårbart bemannet og rådmannen er opptatt av å levere godt og ikke bare mye. Rådmannen gjør oppmerksom på at dette er i hovedsak oppgaver som kommer i tillegg til målekartet, kommunal arealplanlegging samt løpende tjenesteproduksjon og utviklingsprosjekter i virksomhetene. Listen er på ingen måte uttømmende. Ref Oppdrag Administrasjonens merknad 1 Budsjettvedtak a) Folkehelsemidler til Satt inn i overordnes målekart (S1) med frist 1.5. Virksomhet SSK. folkehelsekomiteens disposisjon. 2 Budsjettvedtak b) Internasjonalt arbeid. Satt inn i overordnet målekart (S3) med frist 1.5. Virksomhet SSK. 3 Budsjettvedtak c) Revidert behandling av vann og avløpsgebyrer for Lyseren 4 Budsjettvedtak d) Plan for Spydeberg kommunes maskinpark og driftsstrategi. 5 Budsjettvedtak e) Deltilskudd for etablering av WC og dusj for kirkegårdsarbeidere. 6 Budsjettvedtak f) Gjennomgang av selvkostmodeller for plan og bygningsloven. 7 Budsjettvedtak g) Investeringer i HC parkering, som var inne i investeringsplanen Budsjettvedtak i) Øke utnyttelsesgraden for sentrumsplanområdet. 9 Budsjettvedtak m) Parkeringslomme for av og påstigning ved legekontoret i Nordmyrveien. Fremmes som sak innen april. Virksomhet ETD og økonomiavd. Tidspkt har samsvar med arbeidet med regnskapsavslutning for Fremmes innen første halvår 2015, slik at konklusjonene er kjent ved behandling av økonomiplan Virksomhet ETD. Kirkekontoret har funnet en sambruksløsning med lokaler i Spydeberg skole, og behov for sak er foreløpig bortfalt. Fremmes som sak innen april. Virksomhet Tekn. Forvaltning og økonomiavd. Tidspkt har samsvar med arbeidet med regnskapsavslutning for Gjennomføres i løpet av 2015, i tråd med vedtaket. Arbeidet er inkludert i rulleringen av kommuneplanen. Vedtaket innebar bruk av trafikksikkerhetsmidler, og avklaring mot trafikksikkerhetsplanen gjøres. Dersom finansiering krever ny oppfølgning fra kommunestyret vil adm. fremme dette i ny sak.

121 10 Budsjettvedtak n) Tiltaksplan for reduksjon av sykefravær. Tiltaksplan er et ledd i det overordnede målekartet, og etter kommunestyrets vedtak i budsjettet ble fristen for denne fremskyndet til Kommunereform Utredning og kartlegging av Spydeberg kommunes egenskaper og utfordringer, gjennomføres i januar/februar. Utredning fremmes som orientering i mars/april. Sak om retningsvalg, med forutgående sonderinger mot enkelte aktuelle sammenslåingskommuner, fremmes innen juni Drøftinger i de ulike kommunegruppene som er aktuelle foregår fra våren 2015 og utover året. 12 Rullering av kommuneplan Første politiske behandling mars Arbeid med høringsinnspill/innsigelser. Endelig behandling juni Områdeplan Myra/Tebo Første politiske behandling mars Arbeid med høringsinnspill/innsigelser. Endelig behandling sommer Hovedplan vann og avløp, saneringsplan, trykkavløp Lyseren Prosjekter knyttet til hovedplanen og saneringsplanen for vann og avløp med egne fremdriftsplaner. 15 Forberede revidering av Planstrategien Revidert behandling av Reglement for organisering av politisk arbeid i Spydeberg kommune 17 Revidering av Reglement for delegering fra rådmannen 18 Ressursgjennomgang del 1 Planstrategien skal vedtas rett etter kommunestyrets konstituering høsten Dette er et strategidokument som krever forberedelse vår og høst Revidert reglement må være vedtatt innen valget 2015, slik at det gjøres en riktig konstitueringsprosess til råd/utvalg osv. i oktober, som har en hensiktsmessig struktur og rett delegert myndighet. Reglementet er i sluttfasen og forventes sluttført første halvår Rapport om funn legges frem for orientering i mars Dette oppsummerer kartleggingen og første del av tiltak. Ressursgjennomgang del 2 I budsjettåret 2015 er det lagt inn en forventning om å gjennomføre tiltak og prosesser i samtlige 7 virksomheter. I tillegg til en stor endringsoppgave vil ytterligere tiltak vurderes og iverksettes forløpende. 19 Smart Energi NCE klynge Spydeberg er med i innovasjonsklyngen for Smart Energi og Smart City. Det er et krevende arbeid høst 2014 og vår 2015 med å rigge Smart teknologi inn i egne byggeprosjekter, samt overføre kompetanse til egen organisasjon. Som ytterligere utvikling jobber rådmannen med klima og miljøbestemmelser i arealplaner og etter hvert mot byggenæringen. 20 Utviklingsprosjekter som Indre Østfold region er eier av og som medfører betydelig tids og utredningsressurs fra Spydeberg. Barnevernsprosjektet Ressursgjennomgang av alle IKS Prosjektplan for kommunereform Prosjekt rehabilitering Helsehuset Prosjekt samfunnsmedisin Helsehuset Prosjekt Rød Respons Helsehuset Prosjekt felles brannvesen, eierskapsstyring, konsesjonskraft/forhandling om kraftpris,

122 21 Strategiplan for boliger til bosetting av flyktninger Bestilt ifm Integreringsplan Legges frem for kommunestyret innen første tertial Virksomhet FAMREL og ETD og økonomiavdelingen jobber sammen om dette.