KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE 6. APRIL 2011 KL. 08.30 I FORMANNSKAPSSALEN, RÅDHUSET I SANDNES SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 18/11 Regnskap og årsmelding 2010 for kommunale foretak 19/11 Orientering fra rådmannen ang. arbeidsforholdene ved Sandnes Læringssenter. Behandles for lukkede dører, jfr. KL 31.3. 20/11 Utkast til prosjektmandat Integrering/opplæring av fremmedspråklige 21/11 Oversikt over status prosjekter og kontroller, april 2011 22/11 Selskapskontroll Rogaland Revisjon IKS - utkast til prosjektmandat EVENTUELT Rådmannen er invitert til å møte i sak 19/2011. Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51976590, som sms til mobiltlf. 98806776 eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Sandnes, 29.mars 2011 Kenneth Austrått Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet
PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Sandnes Møtenr.: 4-2011 Møtedato: 6. april 2011 Utvalgssaksnr.: 18/11-22/11 Innkalt: Kenneth Austrått Leif O. Larsen Ellen Brunes Karen Margrethe Mjelde Alfred Frantzen Forfall: Alfred Frantzen. Andre: Seniorrådgiver Sidsel Haugen, Sandnes kommune Kommunaldirektør Kari Bente Daae, Sandnes kommune Revisjonsdirektør Cicel Aarrestad, Rogaland Revisjon IKS Fagansvarlig Tove-Gunn Moen, Rogaland Revisjon IKS Wencke S. Olsen, RKS Berit Aase møtte som varamedlem Innkallingen ble godkjent uten merknader. Protokollen fra møte 16. mars 2011 ble godkjent uten merknader. 18/11 Regnskap og årsmelding 2010 for kommunale foretak Kontrollutvalget gikk gjennom de enkelte foretakene. Representanter fra revisor og Sandnes kommune svarte på spørsmål. Kontrollutvalget satte fram følgende forslag til nytt punkt 2: Kontrollutvalget har følgende kommentarer til saken: Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra administrasjonen knyttet til regelverket ang. sponsormidler til Blink-festivalen fra Sandnes Havn KF. Kontrollutvalget ber styret i Sandnes Tomteselskap vurdere å oppgi gjennomsnittlig kvadratmeter salgspris for boliger og næringstomter i framtidige årsberetninger. Forslag til vedtak med tillegg av dette avsnittet ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Ut over det som framgår av revisors årsoppgjørsnotater og revisjonsberetninger har kontrollutvalget i Sandnes ingen merknader til årsmelding og årsregnskap 2010 for de kommunale foretakene i Sandnes: Sandnes Parkering KF Sandnes Havn KF Sandnes Kulturhus KF Sandnes Tomteselskap KF KINOKINO KF Sandnes Indre Havn KF 2. Kontrollutvalget har følgende kommentarer til saken: Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra administrasjonen knyttet til regelverket ang. sponsormidler til Blink-festivalen fra Sandnes Havn KF. Kontrollutvalget ber styret i Sandnes Tomteselskap vurdere å oppgi gjennomsnittlig kvadratmeter salgspris for boliger og næringstomter i framtidige årsberetninger.
19/11 Orientering fra rådmannen ang. arbeidsforholdene ved Sandnes Læringssenter. Behandlet for lukkede dører, jfr. KL 31.3. Det ble reist spørsmål knyttet til kontrollutvalgsmedlem Leif O. Larsens habilitet i denne saken. Kontrollutvalget vedtok med 3 mot 1 stemme (Berit Aase) at han var inhabil etter FVL 6 2. ledd. Larsen forlot møtet både under behandling av habilitetsspørsmålet og under behandlingen av saken. Kommunaldirektør Kari Bente Daae orienterte om administrasjonens syn på arbeidsforhold-ene og uroen knyttet til Sandnes Læringssenter. Hun svarte også på spørsmål. Kontrollutvalget gjennomgikk deretter Rogaland Revisjons framlagte utkast til mandat knyttet til gransking av forholdene ved Sandnes Læringssenter. Kontrollutvalget foreslo følgende tilleggspunkt til forslag til vedtak: Kontrollutvalget bestiller granskning av Sandnes Læringssenter i tråd med framlagt utkast til prosjektmandat. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med dette tillegget. VEDTAK: Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmannen v/kommunaldirektør Daae til orientering. Kontrollutvalget bestiller granskning av Sandnes Læringssenter i tråd med framlagt utkast til prosjektmandat. 20/11 Utkast til prosjektmandat Integrering/opplæring av fremmedspråklige Kontrollutvalget diskuterte mulig utsettelse av dette prosjektet av budsjettmessige årsaker. Det ble til slutt fremmet følgende forslag til nytt punkt 2: Kontrollutvalget ber om at prosjektet startes opp for tilgjengelige budsjettmidler i 2011 og fullføres i 2012. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med dette tillegget. VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Sandnes bestiller forvaltningsrevisjon innenfor området Integrering/opplæring av fremmedspråklige i tråd med det utkastet til mandat som foreligger. 2. Kontrollutvalget ber om at prosjektet startes opp for tilgjengelige budsjettmidler i 2011 og fullføres i 2012. 21/11 Oversikt over status prosjekter og kontroller, april 2011 Revisor orienterte om framdrift på prosjekter. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt.
VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar oversikt over status prosjekter og kontroller pr. april 2011 til orientering. 22/11 Selskapskontroll Rogaland Revisjon IKS - utkast til prosjektmandat Representanter for Rogaland Revisjon ble erklært inhabile ved behandling av denne saken, og fratrådte derfor. Kontrollutvalget ble orientert om mulig endring av prosjektet knyttet til ekstrabestillingen fra kontrollutvalget i Stavanger. Det ble foreslått følgende tilleggspunkt til forslag til vedtak: Prosjektet bestilles i tråd med endelig vedtak i kontrollutvalget i Stavanger, så fremt nye tilleggsmomenter ikke fremkommer. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med dette tillegget. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes bestiller selskapskontroll med forvaltnings-revisjon av Rogaland Revisjon IKS i tråd med det forelagte utkastet til prosjektmandat med tillegg. Prosjektet bestilles i tråd med endelig vedtak i kontrollutvalget i Stavanger, så fremt nye tilleggsmomenter ikke fremkommer EVENTUELT Karen Margrethe Mjelde og Leif O. Larsen tok opp forskjellige spørsmål knyttet til tidligere rapport ang. Byggesak. Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200900020 : E: 210 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 06.04.2011 18 /2011 REGNSKAP OG ÅRSMELDING 2010 FOR KOMMUNALE FORETAK Bakgrunn: Sekretariatet har mottatt årsrapport og regnskap med revisjonsberetning for 2010 for de kommunale foretakene i Sandnes: Sandnes Parkering KF Sandnes Kulturhus KF Sandnes Havn KF Sandnes Tomeselskap KF KINOKINO KF Sandnes Indre Havn KF Rogaland Revisjon IKS har i tillegg oversendt årsoppgjørsnotat 2009 for foretakene. Saksutredning: Nedenfor følger en kort oversikt over hovedtendenser i selskapenes regnskap for 2009 samt evt. kommentarer fra revisor. Sandnes Parkering KF: Regnskapet for 2010 er gjort opp med et netto driftsresultat på kr. 6.663.641,- og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 863.841,-,-. Driftsoverskuddet avsettes til fond. Revisor har avgitt normal revisjonsberetning for 2010, og er av den oppfatning at årsregnskapet er gitt i samsvar med lover og forskrifter. Revisor har heller ingen kommentarer til foretakets særbudsjett og årsberetning. Sandnes Havn KF Regnskapet er gjort opp med et netto driftsresultat på kr. 8.271.242,- og et regnskapsmessig mindreforbruk på ca. 2,27 mill. kr. Styret foreslår at årets resultat settes av til disposisjonsfond. Revisor har avgitt normal revisjonsberetning for 2010, og er av den oppfatning at årsregnskapet er gitt i samsvar med lover og forskrifter. Revisor har ingen kommentarer til foretakets særbudsjett og årsberetning. Sandnes kulturhus KF: Driftsregnskapet er gjort opp med et negativt regnskapsmessig driftsresultat på kr. 1.099.562,- Kr. 592.900 dekkes inn med overføringer fra bundne fond, mens kr. 298.055 er overføringer fra disposisjonsfond og kr. 271.607 er regnskapsmessig merforbruk. Revisor har avgitt normal revisjonsberetning for 2010, og er av den oppfatning at årsregnskapet er gitt i samsvar med lover og forskrifter. Revisor har heller ingen kommentarer til foretakets særbudsjett og årsberetning. Sandnes tomteselskap KF Driftsregnskapet er gjort opp med et overskudd på 54 835 787 kroner. Overskuddet er disponert til annen egenkapital. 2
Revisor har avgitt normal revisjonsberetning for 2010, og er av den oppfatning at årsregnskapet er gitt i samsvar med lover og forskrifter. Revisor har heller ingen kommentarer til foretakets særbudsjett og årsberetning. KINOKINO KF Foretaket har gjort opp regnskapet for 2010 med et netto driftsresultat på kr. 159.220,-og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. null etter bruk av kr. 35.534 fra disposisjonsfond. Brutto driftsresultat er negativt med minus kr. 389.051. Dette beløpet er inkl. avskrivninger. Revisor har avgitt normal revisjonsberetning for 2010, og er av den oppfatning at årsregnskapet er gitt i samsvar med lover og forskrifter. Revisor har heller ingen kommentarer til foretakets særbudsjett og årsberetning. Sandnes Indre Havn KF Dette kommunale foretaket ble etablert av bystyret den 17.11.09, og har vært inne i sitt første driftsår. Bystyrets intensjon med selskapet er å ha et kompetent redskap til å realisere transformasjonen av området Sandnes indre havn. Foretakets driftsregnskap viser et netto driftsresultat på minus kr 145 633 og et regnskapsmessig merforbruk på det samme beløpet. Revisjonsberetningen er avgitt med følgende presisering: Selskapet er stiftet uten at det er foretatt kapitalinnskudd. Regnskapsmessig merforbruk på kr 145 633 i året har medført at egenkapitalen per 31.12.2010 er negativ med et beløp tilsvarende det regnskapsmessige merforbruket. Dette forholdet har ingen betydning for vår konklusjon om regnskapet. Det foreslås ingen ytterligere oppfølging av revisors presisering for dette regnskapsåret. Oppsummering: Alle foretakene har hatt et regnskapsmessig overskudd i 2010. For nærmere omtale av de kommunale foretakene vises det til foretakenes vedlagte regnskaper og årsmeldinger. Revisor har ikke bemerket funn av som tilsier spesielle oppfølgingspunkter for kontrollutvalget for noen av foretakene i 2010, dette gjelder også for presiseringen i revisjonsberetningen til Sandnes Indre havn KF. Kontrollutvalget står likevel fritt til å bestemme om det er punkter som en ønsker å følge opp. Forslag til VEDTAK: Ut over det som framgår av revisor årsoppgjørsnotater og revisjonsberetninger har kontrollutvalget i Sandnes ingen merknader til årsmelding og årsregnskap 2010 for de kommunale foretakene i Sandnes: Sandnes Parkering KF Sandnes Havn KF Sandnes Kulturhus KF Sandnes Tomteselskap KF KINOKINO KF Sandnes Indre Havn KF SANDNES, 29.03.2011 Wencke S. Olsen sekr. leder Vedlegg: Årsmelding/regnskap kommunale foretak Revisjonsberetning/årsoppgjørsnotat kommunale foretak 3
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800284 : E: 030 &18 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 06.04.2011 19 /2011 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN ANG ARBEIDSFORHOLDENE VED SANDNES LÆRINGSSENTER. BEHANDLES FOR LUKKEDE DØRER, JFR. KL 31.1 Bakgrunn: I tråd med anmodning fra kontrollutvalget på forrige møte, er rådmannen invitert for å orienterte om arbeidsforholdene på Sandnes Læringssenter. Denne orienteringen er knyttet opp mot ny behandling av prosjektmandat vedr. Integrering av innvandrere, se egen sak. Saksutredning: Denne orienteringen holdes for lukkede dører, jfr. KL. 31.3: Et folkevalgt organ kan vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Debatt om dette foregår for lukkede dører hvis møteleder krever det eller vedkommende organ vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Revisor ble på forrige møte bedt om å lage et utkast til mandat for undersøkelse av arbeidsforholdene ved Sandnes Læringssenter. Dette utkastet var ikke mottatt fra revisor ved utsending av sakene, og vil bli ettersendt via e-post så snart det foreligger. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar orientering fra rådmann til orientering. SANDNES, 18.03.2011 Wencke S. Olsen sekr.leder 4
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201100009 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 16.03.2011 12 /2011 06.04.2011 20 /2011 UTKAST TIL PROSJEKTMANDAT INTEGRERING/OPPLÆRING AV FREMMEDSPRÅKLIGE BEHANDLING OG VEDTAK FRA MØTE 16.03.2011: Berit Aase satte fram følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber revisjonen granske personellhåndtering, ansettelsesrutiner og økonomistyring ved Sandnes Læringssenter i forhold til lovverket og Sandnes kommunes HMS-håndbok og etiske retningslinjer. Innkomne skriftlige varsler undersøkes av revisjonen for å kontrollere om det har foregått lovbrudd ved enheten. Kontrollutvalget satte etter videre diskusjon fram følgende nytt forslag til vedtak: 1. Sak om bestilling av forvaltningsrevisjon innenfor Integrering/opplæring av fremmedspråklige utsettes til neste møte. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om arbeidsforholdene ved Sandnes Læringssenter på neste møte. 3. Kontrollutvalget ber revisor legge fram utkast til mandat ang. undersøkelse av arbeidsforholdene ved Sandnes Læringssenter. Dette vedtaket ble enstemmig vedtatt. Da saken ble vedtatt utsatt, ble det ikke stemt over forslag til vedtak fra Berit Aase. VEDTAK: 1. Sak om bestilling av forvaltningsrevisjon innenfor Integrering/opplæring av fremmedspråklige utsettes til neste møte. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om arbeidsforholdene ved Sandnes Læringssenter på neste møte. 3. Kontrollutvalget ber revisor legge fram utkast til mandat ang. undersøkelse av arbeidsforholdene ved Sandnes Læringssenter. Ny behandling av saken i møte 06.04.2011: Bakgrunn: Kontrollutvalget i Sandnes har bedt revisor om å legge fram utkast til prosjektmandat ang. Integrering/opplæring av fremmedspråklige. Prosjektet er prioritert i oppdatert Plan for forvaltningsrevisjon. Saksutredning: Revisor foreslår i sitt utkast til prosjektmandat at formålet med prosjektet skal være å se nærmere på hvilket språkopplæringstilbud kommunen har til ulike innvandrergrupper, og i hvilken grad dette bidrar til å integrere innvandrere i samfunnet. Ut fra dette formålet blir det foreslått å se nærmere på følgende problemstillinger: Hvilke overordnede planer har kommunen for integrering av flyktninger og innvandrere, og hvordan legger disse føringer på det arbeidet som gjøres i kommunen? 5
Hvilket opplæringstilbud har Sandnes kommune til de ulike innvandrergruppene? Et særskilt fokus vil bli rettet mot: o Gruppene som er dekket av introduksjonsloven o Arbeidsinnvandrere og eventuelle ektefeller o Ungdom som kommer sent i utdanningsløpet (under 16) Hva vet kommunen om disse gruppenes behov for norskopplæring, og i hvilken grad blir behovet kartlagt? Dekker kommunens tilbud de ulike gruppenes behov for norskopplæring? o Er det betydelige forskjeller i behovsdekning mellom de ulike gruppene? Hvilken effekt har opplæringstilbudet/norskopplæring på innvandrernes deltagelse i arbeidslivet og samfunnsmessig integrering? Revisor anslår at det vil gå med ca 350 timer til prosjektet slik det nå er foreslått. Sekretariatet har i forslag til vedtak forutsatt at en evt. undersøkelse av arbeidsforholdene ved Sandnes Læringssenter ikke blir en del av dette prosjektet, men i så fall utføres som en egen undersøkelse. Kontrollutvalget bør før bestilling forsikre seg om at det foreslåtte mandatet dekker de problemstillinger som ønskes belyst i rapporten. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes bestiller forvaltningsrevisjon innenfor området Integrering/opplæring av fremmedspråklige i tråd med det utkastet til mandat som foreligger, med de eventuelle endringer som kom fram i møtet. SANDNES, 08.03.2011 Wencke S. Olsen sekr.leder Vedlegg: Utkast til prosjektmandat 6
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800005 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 06.04.2011 21 /2011 OVERSIKT OVER STATUS PROSJEKTER OG KONTROLLER, APRIL 2011 Bakgrunn: Sekretariatet oppdaterer til hvert møte en oversikt over status på bestilte forvaltningsrevisjons-prosjekter og selskapskontroller, se vedlegg. Saksutredning: Oversikten viser bestilte prosjekter som ennå ikke er behandlet i kontrollutvalget. Beregnet kostnad til det enkelte prosjekt er også tatt med. Vedlegget inneholder også oversikt over når administrasjonen skal gi lovpålagt tilbakemelding til kontrollutvalget på hvordan bystyrets vedtak knyttet til det enkelte prosjektet er fulgt opp. For fullstendig oversikt over prosjekter i inneværende valgperiode finnes til slutt liste over helt ferdigbehandlede prosjekter. Til dette møtet foreligger utsatt sak fra forrige møte ang. forvaltningsrevisjon knyttet til integrering/opplæring av fremmedspråklige, samt utkast til mandat knyttet til en egen undersøkelse av arbeidsforholdene ved Sandnes Læringssenter. Sandnes, 28.03.2011 Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Statusoversikt 7
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201100011 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 06.04.2011 22 /2011 SELSKAPSKONTROLL ROGALAND REVISJON IKS - UTKAST TIL PROSJEKTMANDAT Bakgrunn: Kontrollutvalget i Stavanger vedtok på sitt møte i juni 2010 at det skulle bestilles selskapskontroll i flere selskaper, deriblant Rogaland Revisjon IKS. Vanlig prosedyre ved slike kontroller er at de andre eierkommunene får tilbud om å delta i selskapskontroll når den er vedtatt i en av eierkommunene. Forut for dette oppdraget har det vært en prosess med utlysing av begrenset anbudskonkurranse for valg av revisor. Valg av revisor for utføring av oppdraget ble behandlet på møte i kontrollutvalget i Stavanger den 21. mars. Sak ang. valg av revisor trenger kun behandling i det kontrollutvalget som har satt i gang selskapskontrollen, mens utkast til prosjektmandat må behandles i alle eierkommunene. Saksutredning: Det vedlagte utkastet til prosjektmandat er delt inn i to deler, en for den obligatoriske selskapskontrollen (eierskapskontroll) og en for forvaltningsrevisjonsdelen. I tillegg er det lagt ved en oversikt over tidsplan og timeforbruk fordelt på de enkelte områdene. Revisor foreslår at man ved eierskapskontrollen ser nærmere på følgende problemstillinger: Fører kommunene kontroll med sine eierinteresser i Rogaland Revisjon IKS? o Har kommunene etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Når det gjelder forvaltningsrevisjon, foreslår revisor å se nærmere på følgende: Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Har selskapet en økonomiforvaltning, herunder budsjettrutiner og regnskapsrapportering, som er i tråd med gjeldende lovregler og inngåtte avtaler? Hvordan er finansforvaltningen lagt opp? Overholdes lov om offentlige anskaffelser (dersom denne er aktuell for selskapet)? Ved behandling i kontrollutvalget i Stavanger ble følgende tilføyelse gjort til denne delen: Kontrollutvalget ønsker følgende tillegg: har selskapet systemer for innhenting av nødvendig kompetanse for å løse ulike oppdrag Dersom det er nødvendig for ikke å øke prisestimatet, foreslår kontrollutvalget at punktet ang. overholdelse av Lov om offentlige anskaffelser tas ut. Slik prosjektmandatet nå foreligger, har det en totalramme på ca. 245 timer. Fordeling til eierne vil være etter eierandel, men der det for alle kommunene legges inn et minimum antall timer til analyse av de enkelte kommuners selskapsoppfølging. Dette er samme modell som Rogaland Revisjon IKS bruker ved fordeling mellom deltagende kommuner. Prosjektet må finansieres utenom ordinært budsjett til revisjonsutgifter. Sandnes kontrollutvalgs andel av totale utgifter vil bli ca. kr. 24.000- eks mva. Det bør være tilstrekkelig med midler på årets budsjett for å dekke inn denne utgiften. Dessuten vil forventet tilbakebetaling fra sekretariatet av overskudd på regnskapet for 2010 evt. også dekke disse kostnadene. 8
Kontrollutvalgets ordinære revisor er inhabil ved behandling av denne saken, jfr. FVL 6 e)/ 6 2. ledd. Saken er ikke unntatt offentlighet, og da kontrollutvalget i Sandnes holder sine møter for åpne dører, skal revisor innta tilhørerplass under behandling av denne saken eller kan forlate møtet om ønskelig. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes bestiller selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Rogaland Revisjon IKS i tråd med det forelagte utkastet til prosjektmandat med tillegg. SANDNES, 28.03.2011 Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: 1. Utkast til prosjektmandat 9