Dato: 5.2.2014 MØTEINNKALLING Utvalg: Universitetsstyret Møtested: UiT Campus Hammerfest. Møterom SIRMA Møtedato: 13.02.2014 Tidspunkt: Kl 09.30 Vedlagt følger saker til Styremøtet 13. februar 2014. Eventuelt forfall til styremøtet må meldes snarest til Inger-Torill Bakke. Tlf 776 44986 eller på mail til inger.t.bakke@uit.no. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Med hilsen Anne Husebekk rektor Lasse Lønnum universitetsdirektør Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side1
Saksliste Saksnr Tittel/beskrivelse U.off. Arkivref. S 2/14 Referatsaker til universitetsstyrets møte 13. februar 2014 2014/142 S 3/14 S 4/14 S 5/14 S 6/14 Handlingsplan for miljøledelse ved Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet Årsrapport 2013 om helse, miljø og sikkerhet (HMS) ved UiT Norges arktiske universitet Statsbudsjettt 2014 - tildelingsbrev og sammensetning av delegasjon til etatsstyringsmøtet Videreføring av studentprest 2 ved UiT - Norges arktiske universitetet Orienteringssaker OS 1/14 Orienteringssak om strategiprosessen til Universitetsstyremøtet 13. februar 2014 OS 2/14 OS 3/14 Orientering om innføring av digitale kommunikasjonsog samhandlingsverktøy ved UiT einfrastruktur og lokal satsning på grønn IT i samarbeid med Helse Nord IKT 2009/3879 2013/5340 2013/1777 2013/1484 2013/4815 2013/89 *) 2013/2414 OS 4/14 Oversikt over UiTs sponsor- og samarbeidsavtaler X 2014/778 Muntlige orienteringssaker Status NORUT Status personalsaker *) Vedlegg 2 unntatt offentlighet Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side2
Universitetsledelsen Arkivref: 2014/142/IBA006 Dato: 09.01.2014 SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Universitetsstyret 13.02.2014 2/14 Referatsaker til universitetsstyrets møte 13. februar 2014 1. Møtebok/referat fra styrets møte 28.11.2013 2. Møtebok/referat fra styrets møte 13.1.2014 3. Saker behandlet på fullmakt i perioden 18.11. 31.12.2013 4. Saker behandlet på fullmakt i perioden 1.1. 3.2.2014 5. Fakultet for naturvitenskap og teknologi, referat fra faktultetsstyremøte 12.12.2013 6. Bibliotekstyret, referat fra møte 29.11.2013 7. Bibliotekstyret, referat fra møte 17.12.2013 8. Læringsmiljøutvalget, referat fra møte 31.10.2013 9. Kunnskapsdepartementet, brev 5.1.2014 Oppnevning av referansegruppe for lov- og forskriftsarbeid om NOKUT (Lasse Lønnum fra UiT) 10. Kunnskapsdepartementet, brev 23.12.2013 Komite for kjønnsbalanse i forskning (Kif) oppnevning (Curt Rice fra UiT) Lasse Lønnum universitetsdirektør Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Saksbehandler: Inger Torill Bakke Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side3
Side4
Side5
Side6
Side7
Side8
Side9
Side10
Side11
Side12
Side13
Side14
Side15
Side16
Side17
Side18
Side19
Side20
Side21
Side22
Side23
Side24
Side25
Side26
Side27
Side28
Side29
Side30
Side31
Side32
Side33
Side34
Side35
Side36
Side37
Side38
Side39
Side40
Side41
Side42
Side43
Side44
Side45
Side46
Side47
Side48
Side49
Side50
Side51
Side52
Side53
Side54
Side55
Side56
Side57
Universitetsledelsen Arkivref: 2009/3879/JJO077 Dato: 04.02.2014 SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Universitetsstyret 13.02.2014 3/14 Forslag til handlingsplan for miljøledelse ved Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet for perioden 2014-2015 Innstilling til vedtak: Universitetsstyret vedtar Handlingsplan for miljøledelse 2014-2015. Begrunnelse: Universitetsdirektøren legger med dette fram sak som gjelder fastsettelse av handlingsplan for miljøledelse for 2014-2015 (vedlegg 1). Universitetet i Tromsø (UiT) og Høgskolen i Finnmark (HiF) har fusjonert fra 1.8.2013. I påvente av fusjonen hadde UiT forlenget varigheten av gjeldende handlingsplan for miljøledelse ut 2013, slik at tidligere HiF kunne inkluderes i en ny og samlet handlingsplan for miljøledelse. Det har vært satt ned en arbeidsgruppe for å utarbeide nytt forslag til handlingsplan for 2014-2015. Handlingsplan for miljøledelse er forankret i universitetets strategi, hvor det framgår at UiT skal arbeide for å redusere belastningen fra sin virksomhet på det ytre miljø. UiT er nå i gang med å utarbeide strategiplan for perioden 2014-2020. Resultatene av dette arbeidet kan komme til å legge nye føringer for det miljørettede arbeidet ved UiT. Miljøledelse handler om å kartlegge og identifisere de mest kritiske miljøpåvirkningene av egen drift, og jobbe systematisk for å redusere belastningen på det ytre miljø. Handlingsplan for miljøledelse 2014-2015 gir konkrete forslag til ambisjonsnivå, resultatmål og aktiviteter. Handlingsplanen er avgrenset til å gjelde de direkte påvirkningene av UiTs virksomhet på det ytre miljø. Det er lagt opp til UiTs ambisjoner om å bidra også gjennom forskning, utdanning og kunnskapsformidling skal konkretiseres og følges opp gjennom årsplaner og virksomhetsstyring. Aktivitetene i handlingsplanen kan korrigeres og suppleres i løpet av perioden. Handlingsplanen er basert på en kartlegging av miljøarbeidet ved UiT og tidligere HiF. Resultatene av kartleggingen av miljørettet arbeid ved tidligere HiF, og forslag til resultatmål og aktiviteter som retter seg spesielt mot tidligere HiF i handlingsplanen, finnes i vedlegg 2. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side58
Vedlegg: 1. Forslag til handlingsplan miljøledelse ved Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet 2014-2015 2. Kartleggingsrapport vedrørende miljørettet arbeid ved tidligere Høgskolen i Finnmark Lasse Lønnum universitetsdirektør Odd Arne Paulsen personal- og organisasjonsdirektør Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Saksbehandler: Jan Ivar Johansen UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side59
Handlingsplan for miljøledelse 2014-2015 Universitetsdirektøren Avdeling for personal og organisasjon ephorte 2009/3879 Side60
Innhold 1 Innledning 3 2 Integrering av tidligere Høgskolen i Finnmark i miljøledelsesarbeidet ved UiT Norges arktiske universitet 3 3 Mål, indikatorer og aktiviteter 3 3.1 Innkjøp 4 3.2 Energi 7 3.3 Avfall 9 3.4 Transport 7 4 Informasjonstiltak 11 5 Oppfølging og rapportering 12 6 Utfordringer og avgrensninger 12 7 Ressurser og avhengighet 12 UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side61 postmottak@uit.no www.uit.no 2
1 Innledning Hovedmålet for miljøledelse ved UiT Norges arktiske universitet (UiT) er at institusjonen kontinuerlig skal arbeide for at driften endres i mer miljøvennlig retning slik at belastningen på det ytre miljø blir minst mulig. Miljøbevissthet skal prege alle deler av virksomheten, og ledere, ansatte og studenter skal ha en bevisst holdning til betydningen av egen innsats for å redusere belastningen på det ytre miljøet. Det er utarbeidet et utkast til strategidokument for UiT 2014-2020, der ett av satsningsområdene er klima, energi og miljø. UiT skal være internasjonalt ledende på kunnskap om klima, energi og miljø i Arktis, med vekt på effekter og løsninger relevant for arktisk natur og samfunn. UiT skal ihht strategidokumentet bidra til redusert energibruk og fornuftig bruk av alle ressurser i et "grønt perspektiv". Når en bruker begrepet Grønne verdier i sammenheng med grønn politikk, grønt universitet, grønt perspektiv osv, betyr dette verdier som skal bidra til økt økologisk bærekraft. Et grønt perspektiv vil ha betydning for alle deler av virksomheten der en kan oppnå direkte eller indirekte effekter i retningen av økt økologisk bærekraft. UiTs kjernevirksomheter vil kunne bidra til slike effekter ved forskning, undervisning og formidling på blant annet disse områdene: Årsaker til og effekter av klima- og miljøendringer. Sammenhengene mellom klima og miljø og satsing på ren og fornybar energi. Samfunnsmessige tilpasninger til og løsninger på klima- og miljøendringer. Urfolks kompetanse og utfordringer relatert til klimaendringer. Grønt perspektiv i UiTs mål for utdanning, forskning og formidling vil konkretiseres og følges opp gjennom strategi, årsplaner og den generelle virksomhetsstyringen ved UiT, og omtales ikke her. Denne handlingsplanen begrenser seg til å omtale de av UiTs aktiviteter som har en direkte påvirkning på det ytre miljø. Planen er utformet med ønske om å være kortfattet, og med konkrete og etterprøvbare mål for perioden 2014-2015, samt med det siktemål å få etablert varige ordninger som ivaretar hensynet til det ytre miljøet i måten vi arbeider på. Det overordnede ansvaret for utarbeiding av handlingsplanen ligger hos universitetsdirektøren, mens Arbeidsmiljøutvalget (AMU) skal føre tilsyn med universitetets oppfølging av planen. For at gjennomføringen av handlingsplanen skal bli best mulig er det viktig at både ledere og ansatte setter seg inn i den, og at alle berørte parter bidrar til å gjøre UiT mer miljøvennlig. Enhetenes arbeidet med miljøledelse inngår idet systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. 2 Integrering av tidligere Høgskolen i Finnmark i miljøledelsesarbeidet ved UiT Norges arktiske universitet Universitetet i Tromsø og Høgskolen i Finnmark (HiF) fusjonerte 1.8.2013. Etter dette ble det satt ned en arbeidsgruppe for å kartlegge miljørettet arbeid ved tidligere HiF. Arbeidsgruppa har brukt resultatet av kartleggingen i utarbeidelsen av handlingsplanen for miljøledelse ved UiT for perioden 2014-2015. Enhetene som rapporterer til miljøledelsen har vurdert de tiltakene som har blitt satt opp i handlingsplanen, og formulert sine forslag til tiltak slik at de også er tilpasset forholdene ved tidligere HiF. 3 Mål, indikatorer og aktiviteter UiT vil også i kommende periode ha Grønn stat sine satsingsområder som indikatorer for overvåking av virksomhetens direkte påvirkning på det ytre miljø. Med utgangspunkt i UiTs ambisjon for miljøledelse, kjente miljø påvirkninger ved egen drift, og resultater fra årlige UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side62 postmottak@uit.no www.uit.no 3
gjennomganger av miljøledelse ved UiTer det for hver indikator formulert mål som skal fortelle oss om vi går i riktig retning. Følgende mål fastsettes for oppnåelse innen utgangen av 2015: Transport. Redusere utslipp til ytre miljø ved å redusere behovet for transport, og gå over til mer miljøvennlig former for transport. Innkjøp. Redusere forbruket av A4-papir og engangsmateriell. Energi. Bruke minst mulig energi og redusere bruken av energi. Avfall. Redusere avfallsmengden generelt, og øke sorteringsgraden og andelen av miljøstasjoner på UiT. Det er utformet forslag til resultatmål og tiltak/aktiviteter som skal gjennomføres for å nå målene, og det er foreslått ansvarlige for gjennomføring i organisasjonen. Mål og tiltak er presentert slik vi ser mulighetene i dag. Det må foretas en årlig vurdering av forholdet mellom mål og aktiviteter. Det er tidligere bestemt at universitetet ikke skal ha et ufravikelig krav til at de miljømessige effektene av et miljøtiltak skal kunne kvantifiseres. Et absolutt krav til målbarhet vil i mange tilfeller medføre at tiltak som er dokumentert positivt for miljøet, ikke kan iverksettes på grunn av manglende målemetode. Informasjonstiltak som legger vekt på kommunikasjon og motivasjon, er et viktig virkemiddel for å inspirere ansatte og studenter til å slutte opp om handlingsplanen. Gode holdninger, informasjon og kommunikasjon vil være avgjørende for at UiT når de målene som er satt og for at tilsatte og studenter engasjerer seg i miljøarbeidet ved UiT. Som et ledd i et økt fokus på UiT som grønt universitet, skal UiT delta i Nordic Sustainable Campus network (NSCN). Nettverket arbeider for å styrke bærekraftighet i forskning og utvikling, samt å fremme universitetenes grønne aktiviteter på campus ved at bærekraftighetstankegang integreres i hele virksomheten. 3.1 Innkjøp Målet med å fokusere på innkjøp er å redusere forbruket av varer og tjenester som medfører negativ belastning på miljøet. UiT skal gi klare signaler til næringslivet om at UiT foretrekker miljøvennlige varer og tjenester, og dermed kan bidra til å påvirke til en mer miljøvennlig produksjon. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side63 postmottak@uit.no www.uit.no 4
Dette innebærer for 2014-2015: Resultatmål Prosedyre for registrering Anskaffelser til UiT skal medføre lavest mulig negativ belastning på klima og miljø Antall konkurranser over nasjonal terskelverdi og andel med miljøkrav. Forslag til tiltak/aktivitet Sørge for at innkjøpere som skal delta i anskaffelsesprosesser har nødvendig kompetanse på eget fagfelt med tanke på å stille egnede miljøkrav. Stille krav til enhetene om at det er gjort en risikovurdering av anskaffelsen. Ansvar Fakulteter /enheter ØA Stille konkrete miljøkrav til leverandører, produkter og prosesser der det er hensiktsmessig. Dette innebærer bl.a. å legge vekt på at det er etablert returordninger. ØA/Fakult eter/enhet er UiT skal redusere årlig innkjøpt mengde A4- papir (antall ark pr. tilsatt/student) med 10 % innen utgangen av 2015, sammenlignet med forbruket i 2012. Årlig registrering av innkjøpt mengde A4- papir sammenholdt med antall årsverk/ studenter. Registrering av forholdet mellom antall enheter med Safe Com kontra antall enheter uten Safe Com. Sluttføre implementeringen av SafeCom sin Secure Print-løsning (Follow Me) på utskriftsenheter for studenter. I den prosessen blir flere mindre utskriftsenheter samlet i en større. Implementere Secure Print på ansatteskrivere der dette ennå ikke er innført, i den utstrekning det er lønnsomt. Innføre et system for papirløse møter ved UiT. Systemet skal kunne distribuere møtepapirer ut til ulike typer enheter som PC, Mac, ulike typer brett og smarttelefoner. Funksjonaliteten skal være tilpasset den typiske møtedeltakers behov, som f. eks. mulighet for å gjøre private annotasjoner av ulik art i de elektroniske møtedokumentene. Innføre et system for digital eksamen ved UiT. Et slikt system etablerer en digital infrastruktur til avviklingen av hele eksamen for studentene, sensor og eksamensadministrasjonen. Fortsatt oppfordre tilsatte til å legge skriftlig undervisningsmateriell i Fronter istedenfor å medbringe utskrift/kopi til studentene. Fokus på holdningsskapende arbeid ved fakulteter/enheter mht papirforbruk Bevisstgjøring, informasjon og opplæring overfor tilsatte og studenter når det gjelder viktigheten av å redusere antall kopier og utskrifter når det er mulig, ta dobbeltsidige ITA UTA/ITA Fakulteter / enheter Fakulteter / enheter UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side64 postmottak@uit.no www.uit.no 5
utskrifter, benytte e-post og annen IKT der dette er mulig i daglig drift. Forbruket av engangsmateriell skal reduseres. Årlig registre på innkjøp og/ eller mengde avfall Innhente årlige rapporter på forbruk av engangsmateriell i SiTøs kantiner. SiTø rapporterer forbruk fra og med 2013. Bevisstgjøring, informasjon og opplæring av tilsatte og studenter når det gjelder viktigheten av å redusere forbruket av engangsmateriell. POA Fakulteter / enheter UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side65 postmottak@uit.no www.uit.no 6
3.2 Energi Målet med å fokusere på energi er å bruke minst mulig energi. I forbindelse med det nye teknologibygget kommer det en ny maskinhall med ny teknologi hvor tungregneutstyret er basert på vannkjøling. Dette gir helt nye muligheter for «Grønn IT» ved at hele 80 % av energien til drift av systemene skal gjenvinnes til vannbåren oppvarming av bygningsmassen. Denne varmegjenvinningen egner seg spesielt godt i Tromsø siden det er behov for oppvarming av bygg året rundt. Potensialet for slik gjenbruk av energi er stort og vil kunne utvikles videre inn i større deler av bygningsmassen i Campus Breivika. Maskinhallen kan også gi UiT fortrinn hvis det blir snakk om å samle tungregning og en del andre fellestjenester til enkelte steder. Det er varslet krav om passivhusnivå i Teknisk forskrift (TEK) fra 2015. Dette vil utfordre nye bygg og stille krav til energiplanlegging og forbruk. Generelt ligger energiforbruket pr. bygg for høyt og det er en overordnet målsetting å redusere forbruket med 5 % i forhold til forbruket i 2005. Dette gjelder både egne bygg og bygg vi leier. For nye bygg har Statsbygg egne ambisjoner og målsettinger. Netto energiforbruk i det nyeste bygget i Breivika, som vil bli tatt i bruk i 2014, skal ikke overstige 150 kwh/ m²/år (ref. TEK -10 og tildelingsbrev 2010 fra FAD). UiTs egenfinansierte prosjekter skal oppnå minimum lavenerginivå for nybygg, og for bygg som totalrehabiliteres. UiTs målsetting er å redusere den gjennomsnittlige energibruken UiTs eiendommer til under 270 kwh/m2/år innen utgangen av 2015. En utfordring som BEA vil arbeide videre med i kommende periode er alternativer for økt effektivitet på oppvarmingen av bygg med glassgårder/ glasstak, som Administrasjonsbygget, MH-bygget og NFH-bygget, der glasstakene forårsaker varmetap. En annen oppgave som tas videre, er en nærmere kartlegging av energibruken på de byggene ved UiT som har forhøyet energiforbruk relativt til de typiske kontorbyggene. Dette gjelder i hovedsak bygg med stort innslag av laboratorievirksomhet. Dette innebærer for 2014-2015: UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side66 postmottak@uit.no www.uit.no 7
Resultatmål Energiforbruk i UiTs egne bygg skal reduseres til et forbruk lavere enn 270 kwh/m2). For bygg som eies av Statsbygg i Tromsø skal energiforbruke t ikke overstige 260 kwh/m 2 Prosedyre for registrering Årlig registrering av forbruk. Forslag til tiltak/aktivitet Målere settes opp for å kunne differensiere strømforbruk på utvalgte områder. Nedsette arbeidsgruppe som har som målsetting å jobbe med ENØK og redusere energibruket. Kunstakademiet i Krognessveien 33, SD-anlegg monteres og 4 ventilasjonsanlegg med befukting bygges om for å gå på omluft. Fortsette montering av automatisk håndvask på store toaletter ved UiT ved utskifting av gamle armatur. Automatisk håndvask bidrar til reduksjon i energimengden som brukes til oppvarming av vann. Tilknytte Breivang til fjernvarmeanlegg etter ferdigstilt rehabilitering av bygning. Ansvar BEA For bygg som eies av Statsbygg i Alta, Hammerfest og Kirkenes skal energiforbruke t ikke overstige 160 kwh/m 2 Gjenbruke opptil 80% av energien som benyttes til drift av tungregneanle gget. Flytte 25 % av de ordinære IT-tjenestene ved UiT over til miljøvennlig maskinhall Monitorering over året. Opptelling basert på hva som er flyttet over Naturfagbygget skal tilkobles fjernvarmeanlegget, og ENØK tiltak ved bygningen skal etableres. Arbeid for å øke bevisstheten hos tilsatte og studenter når det gjelder viktigheten av å spare strøm Etablering av maskinhall for et nasjonalt tungregnesenter i Teknologibygget med en ITteknisk løsning som gir høy energigjenvinning. Varmen fra dataanlegget benyttes til oppvarming av bygningsmassen. Flytte deler av tjenestene for generell IT til den miljøvennlige maskinhallen som bygges i Teknologibygget. All oppbygging med tanke på å tilby nasjonale skytjenester skal fortrinnsvis etableres i denne «grønne» maskinhallen. Fakulteter / enheter ITA ITA UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side67 postmottak@uit.no www.uit.no 8
3.3 Avfall Målet med å fokusere på avfall er produsere minst mulig avfall og gjenbruke best mulig. UiT har oppnådd svært gode resultater med tiltak for å senke forbruket av A4-papir de siste årene. Dette har medført at det produseres mindre papiravfall. Andre typer avfall, som restavfall og farlig avfall/problemavfall, produseres i varierende grad. Dette skyldes variasjoner i UiTs byggeaktiviteter (produksjon av restavfall) og forskningsaktiviteter (produksjon av farlig avfall/problemavfall) fra år til år. Kildesorteringen ved UiT er godt utbygd, og BEA arbeider kontinuerlig for å vedlikeholde dette tilbudet, og forbedre der det er mulig. Det skal etableres et strategisk samarbeid med avfallsselskapene om forbedringer og utvikling innen avfallstjenesten. Dette innebærer for 2014-2015: Resultatmål Prosedyre for registrering Øke sorteringsgrade n og andelen av miljøstasjoner på UiT Årlig registrering av avfallsmengde på fraksjoner det sorteres på ved UiT. Forslag til tiltak/aktivitet Anskaffelse av avfallspresse ved HSL-fak, Mellomveien 110 og Kunstakademiet, Krognessveien utredes, og eventuelt monteres. Montering av flere håndtørkere på MH-bygg og andre bygg med store publikumstoaletter. Håndtørkerne erstatter bruk av papirhåndklær. Ansvar BEA Vurdere innføring av bruk av avfallsbøtte for papirhåndklær ved håndvask på laboratorier ved hele UiT, for å unngå at papirhåndklær kastes i problemavfallsbeholdere. Fortsatt fokus på håndtering av farlig avfall POA Bevisstgjøring, informasjon og opplæring av tilsatte og studenter når det gjelder viktigheten av å sortere avfallet korrekt og produsere minst mulig avfall. Redusere forbruk/avfall fra engangsmateriell ved ulike tiltak, se innkjøp. Redusere forbruk/avfall fra papir ved ulike tiltak, se innkjøp. Fakulteter / enheter Se innkjøp Produsere minst mulig avfall Se innkjøp Sikre best mulig avfallstjeneste Utført tiltak Etablere et strategisk avtale med avfallselskapene om forbedringer og utvikling innen tjenesten. BEA UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side68 postmottak@uit.no www.uit.no 9
3.4 Transport Målet med å fokusere på transport er å redusere transportbruken mest mulig, og gå over til mer miljøvennlig transport. UiT ser økt bruk av videokonferanser og telefonmøter, økt aktivitet innen fleksible studier, redusert bruk av privatbil, at tilsatte og studenter går og/eller sykler til jobben og effektiv transportlogistikk som tiltak for å nå dette målet. Bruken av ulike former for videokonferanse har de siste årene blitt utbredt blant ansatte og studenter, og UiT har tilrettelagt for de ansatte ved å installere videokonferansefasiliteter i flere møterom. Det finnes flere alternativer for videooppkobling mellom ansattes kontor-pcer, som Adobe Connect, Lync, Skype mm. Fusjonen mellom UiT og HiF har økt behovet for enkle og gode tekniske løsninger for samhandling. UiT/ITA legger derfor til rette for Lync som en rimelig, funksjonell, enkel og integrert løsning for desktop basert videokonferanse. Sammen med samhandlingsverktøyet Sharepoint vil dette være en god løsning for de fleste for samhandling over distanse. Dette medfører nye utfordringer ved innsamling av data for bruk av videokonferanse. For å få et mål på avholdte videokonferanser vil det heretter innhentes data over antall oppkoblinger mot IP-adressene til møterommene ved UiT, inklusive de dedikerte videokonferanserommene til Result. Data som innhentes på denne måten vil ikke være direkte sammenliknbare med de data som har vært innhentet tidligere. Det er ikke realistisk å kunne måle bruken av Connect, Lync, Skype mm. Data på antall flyreiser som kjøpes av UiT fra Via Travel AS vil bli innhentet fra og med 2013. Statistikk for bruk av flyreiser vil bli satt opp mot statistikk for bruk av videokonferanserom, som forholdstall. Dette innebærer for 2014-2015: Resultatmål Prosedyre for registrering Forslag til tiltak/aktivitet Ansvar Øke antall årlige studiobaserte videokonferan ser med 25 % innen utgangen av 2015, sammenlignet med 2012- nivået. Årlig registrering av antall avholdte videokonferanser ved UiTs dedikerte videokonferans erom, samt andre møterom med videofasiliteter Årlig registrering av antall studenter på fleksible studier Markedsføring av studio- og desktopbaserte tjenester for videokonferanser gjennom intern informasjon i samarbeid med KSA og andre. Gi opplæring og brukerstøtte i forbindelse med bruk av studio- og desktopbasert videokonferanseutstyr for brukerne ved UiT. Etablere og gi opplæring i bruk av det desktopbaserte videokonferansesystemet Lync og samhandlingsverktøyet Sharepoint. Etablere rutine for måling av bruken av møteromsbaserte videokonferanser ved å innhente data om video-oppkoblinger fra leverandøren av teletjenester. Bevisstgjøring og informasjon overfor tilsatte og studenter når det gjelder viktigheten av å: KSA, UB ITA ITA, Result Fakulteter /enheter UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side69 postmottak@uit.no www.uit.no 10
Resultatmål Prosedyre for registrering Forslag til tiltak/aktivitet Ansvar Vurdere om reise kan erstattes med videokonferanse. Gjennomføre flest mulig møter/oppdrag pr. reise. Bruke kollektivtransport når det er mulig Øke bruken av tele- og videokonferanser og annen IKT i møtesammenheng, som supplement til tjenestereiser. Etterspørre mulighet for bruk av videokonferanse hos samarbeidspartnere. Stimulere til økt bruk av mer miljøvennlig transport. Registrere antall deltagere i sykkelaksjonen i samarbeid med bedriftsidrettsla get. Årlig sykle/gå til jobben-aksjon, lokalt ved UiT Oppmuntre til bruk av sykkel eller annet miljøvennlig transportmiddel som fremkomstmiddel til jobb. Bedriftsidrettslag et KSA Utført tiltak Gjennomføre en trafikkanalyse på Campus i Tromsø i samarbeid med UNN, i den hensikt å planlegge for å forbedre parkeringsforholdene, redusere bilbruk og tilrettelegge for kollektivtrafikk og infrastruktur for gående og syklende BEA Sikre best mulig alternative atkomstmuligheter til og fra Campus gjennom samarbeid med Tromsø kommune (Tromsømarkaprosjektet og Sykkelbyen Tromsø) Bygge inntil fire nye ladestasjoner for elkjøretøy på UiT. Innføring av avgiftsparkering skal utredes 4 Informasjonstiltak Mål: Opprettholde og øke miljøbevisstheten hos tilsatte og studenter. Interessen for miljøledelse kan holdes oppe ved gjennomføring av motiverende og inspirerende tiltak ved enhetene. Informasjonstiltakene skal knyttes til tiltakene i handlingsplanen for å sikre god kommunikasjon internt og eksternt, og motivere og inspirere til handling. Her skal Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt være en støtte. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side70 postmottak@uit.no www.uit.no 11
Informasjonsarbeidet deles i to faser: Lansering av handlingsplanen Oppfølging av tiltakene i handlingsplanen. Resultatmål Bevisstgjøre tilsatte og studenter om viktigheten av det å ha en bevisst holdning til miljøledelse, og betydningen av egen innsats for miljøet. Prosedyre for registrering Utført tiltak. Forslag til tiltak/aktivitet Fokus på miljøledelse ved mottak av nytilsatte og nye studenter Forbedre og vedlikeholde nettsidene om miljøledelse Miljøkampanjer Bidra til nødvendig informasjonsvirksomhet ved lansering av handlingsplan, og ved utførelse av tiltak i handlingsplan. Ansvar Enheter/ fakulteter POA KSA 5 Oppfølging og rapportering For at miljøarbeidet ikke skal bli et engangsløft, må en overvåke hvordan miljøpåvirkningen utvikler seg over tid. Her er måloppnåelsen på indikatorene et godt hjelpemiddel. Ledelsen på alle nivå ved UiT skal ved den årlige gjennomgangen og analysen av det systematiske HMS-arbeidet herunder også gå igjennom enhetens arbeid med miljøledelse og rapportere resultatene oppover i linja. Avdelinger og enheter med et særskilt ansvar for aktiviteter i denne handlingsplanen utarbeider en årlig rapport om gjennomførte aktiviteter og måloppnåelse. Rapportene vil gi oversikt resultatoppnåelse ved UiT, samt være grunnlag for innspill til nye mål og aktiviteter. 6 Utfordringer og avgrensninger IT-funksjonen må inkluderes tidlig i prosesser der den spiller en rolle for miljøet. Infrastrukturbehov generelt må meldes tidlig for å sikre god planprosess som ivaretar miljøhensyn. Ved evaluering av investeringer / driftsmessige forhold kan miljøhensyn i enkelte tilfeller stå i motstrid til hensynet til økonomisk mest fordelaktige løsning for universitetet isolert sett, og de ulike hensyn må balanseres. 7 Ressurser og avhengighet Midler til besparelser av ytre miljø bør utløses allerede ved planlegging av bygg, eventuelt spilles inn som tiltak til en nasjonal miljøplan for det offentlige. Miljøtiltak som innebærer reduksjon i funksjon, bekvemmelighet eller lignende for brukerne, må forankres i universitetets ledelse. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side71 postmottak@uit.no www.uit.no 12
Kartlegging av miljørettet arbeid ved tidligere Høgskolen i Finnmark Avdeling for personal og organisasjon ephorte 2009/3879 Side72
Innhold Innledning...3 Gjennomgang av UiTs satsningsområder for miljøledelse, opp mot miljørettede aktiviteter ved tidligere HiF...3 Energi...3 Avfall...5 Innkjøp...5 Skrivere ved Campus Alta...6 Transport...6 Konklusjon...7 UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side73 postmottak@uit.no www.uit.no 2
Innledning Universitetet i Tromsø og Høgskolen i Finnmark (HiF) fusjonerte 1.8.2013. Det skal lages ny handlingsplan for miljøledelse ved UiT Norges arktiske universitet for perioden 2014-2015, og det er nedsatt en arbeidsgruppe til å arbeide med dette. I den forbindelse var det behov for å kartlegge miljøarbeidet som har vært gjennomført ved tidligere HiF, identifisere utfordringer og komme med forslag til tiltak som kan tas med i det videre arbeid med handlingsplan for miljøledelse ved UiT Norges arktiske universitet i perioden 2014-2015. Det har ikke eksistert et miljøledelsessystem ved tidligere HiF forut for fusjonen med gamle UiT, og det har ikke tidligere vært utarbeidet handlingsplaner for miljøledelse. UiT innførte miljøledelsessystemet Grønn Stat i 2006. Grønn stats satsningsområder er avfall, energi, innkjøp og transport. I denne kartleggingsrapporten gjennomgås status for miljørettet arbeid ved tidligere HiF ved årsskiftet 2013-2014. Utfordringer i dette arbeidet har blitt identifisert, og det har blitt vurdert om disse utfordringene skal utløse spesielle tiltak rettet mot tidligere HiF i handlingsplan for miljøledelse ved UiT for 2014-2015. Rapportering til miljøledelsen ved UiT vil i framtiden baseres på UiTs handlingsplan for miljøledelse, og håndteres av de enhetene ved UiT som har ansvaret for denne rapporteringen. Rapporter for fremdriften i miljøarbeidet er arkivert på sak 2009/3879. Gjennomgang av UiTs satsningsområder for miljøledelse, opp mot miljørettede aktiviteter ved tidligere HiF Energi Alle bygg som tilhørte tidligere HiF, nå UiT Campus Alta og Hammerfest leies fra Statsbygg, Tiltakene på satsingsområdet energi må samordnes med Statsbygg. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side74 postmottak@uit.no www.uit.no 3
Statsbyggs målsetting for energibruk i egne bygg er et forbruk ikke høyere enn 200 kwh/m2. UiTs målsetting foreslås satt til et energiforbruk ikke høyere enn 160 kwh/m 2 for alle bygg ved tidligere HiF. Resultat energiforbruk (kwh/m2) i tidligere HiF- bygninger for 2012 2010 kwh/m2 2011 kwh/m2 2012 kwh/m2 Alta Total 4 039 000 178,898 3 427 000 150,943 Strøm 3 519 000 2 805 000 3 376 500 Fjernvarme 520 000 622 000 570 000 Olje (liter) 10 345 36 131 6 651 3 946 500 173,824 Hammerfest Total 508 098 158,781 482 049 150,640 352 364 110,114 Strøm 488 205 448 300 352 364 Olje 19 893 33 749 Energi til oppvarming og forbruksvann på Campus Alta forsynes i hovedsak fra strøm, fjernvarme og olje. Energi til oppvarming og forbruksvann på Campus Hammerfest forsynes i hovedsak fra strøm. Energi til belysning og bygningsdrift styres av brukerne (ansatte/studenter). Det er påbegynt et arbeid fra Statsbygg sin side, hvor taklamper byttes ut og erstattes av lamper med bevegelsessensorer. Oljefyring brukes ikke på byggene til tidligere HiF, men eksisterende anlegg kan brukes ved strømbrudd. Fjernvarme brukes til oppvarming av alle bygg. Når det gjelder strømsparing med programvare som slår av datamaskinene om natten, er dette ikke vurdert ved tidligere HiF. Avdeling for IT er avhengig av at maskinene er på deler av natten for oppdateringer og vedlikehold. Maskinene ved Campus Alta og Hammerfest går over i dvale/hvilemodus etter en stund og bruker derved ikke så mye strøm. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side75 postmottak@uit.no www.uit.no 4
Avfall Tidligere HiF; nå Campus Alta og Hammerfest; arbeidet kontinuerlig for å begrense total avfallsmengde. Alt avfall som leveres ved disse campusene blir sortert ved campus eller hos leverandør. Ved campusene sorteres avfall inn i følgende: papir, mykplast, papp/kartong, elektrisk avfall og restavfall som sorteres på avfallsanlegg. Avfallsmengde ved tidligere HiF. Tallene er oppgitt i kg. ÅR 2010 2011 2012 2013 EE-avfall 1,56 2,44 1281,3 101,33 Kjemikalier 220 210 110 500 Sum Farlig Avfall 221,56 212,44 1391,3 601,33 Sum Restavfall 33 258,44 38 272,56 45 888,7 40 438,67 Tallene på avfall er bygget på rapportering fra tjenesteleverandøren på avfallshåndtering (Vefas i Alta og Finnmark resursselskap i Hammerfest). Rapporteringen fra leverandørens side har vært meget dårlig, og tallene regnes som meget usikker. Det anslås for eksempel at det har blitt levert mye større mengder EE-avfall enn oppgitt. Innkjøp Resultat papirforbruk ved tidligere HiF. Papirforbruk År Gj. Pris pr. ark Beløp Antall Ark Antall studenter Antall årsverk Til sammen Ark pr. årsverk/student 2010 0,0061 103 188 1 560 000 1 820 257 2 077 751 2011 0,0061 103 188 1 560 000 1 841 244 2 085 748 2012 0,0061 103 188 1 560 000 1 924 246 2 170 719 2013 0,0061 95 250 1 440 000 1 915 246 2 161 666 Forbruket av A4-papir ved tidligere HiF er vesentlig lavere enn forbruket som har vært registrert ved gamle UiT, og det foreslås at data for tidligere HiF og gamle UiT holdes separate ved rapportering for miljøledelse i perioden 2014-2015. En kan i dette tidsrommet kartlegge årsakene til ulikheten nærmere. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side76 postmottak@uit.no www.uit.no 5
Skrivere ved Campus Alta Per i dag er det 6 printere med secureprint løsning, av totalt 46 printere. I tillegg er det noen kontor som er utstyrt med personlig skriver som ikke inngår i tallmaterialet. Øvrige skrivere har sikker utskrift som er brukeravhengig og må installeres på brukerens pc, eller direkte utskrift. Transport ÅR 2010 2011 2012 2013 Antall videokonferanser 253 * 337 336** * Tall fra 2011 foreligger ikke ** Tall fra 1.1.13 frem til 01.11.13. Bruken av videokonferanser er økende. Adobe Connect, Skype og andre lignende programvarer for videokonferanse brukes også i økende omfang, men inngår ikke i tallmaterialet. 2010 2011 2012 2013 Flyreiser tur/retur Alta ** 968 874 929,5 Flyreiser tur/retur Hammerfest 92,5 74,5 125,5 * Tall fra leverandør av reiser VIA Egencia Alta. Og Via Egencia Hammerfest. **Tall foreligger ikke for 2010. Reiser til ulike møter og seminarer bidrar til utslipp av klimagasser. Vi antar at reiser i 2013 er økt som følge av fusjon, og at en del av ansatte ved tidligere HiF nå er fjernledet fra Tromsø. Antall videokonferanserom: 3 ved Campus Alta og 2 ved Campus Hammerfest. Campusene i Finnmark er utstyrt med studio for videokonferanser og nytt og moderne PC-basert videokonferanseutstyr som brukes til blant annet møter, undervisning og eksamener. Booking av studio skjer via romplanlegging (man bestiller hos ansatt som har ansvaret for planleggingen). Bruk av videokonferanser er gratis for alle tilsatte. Det gis support/støtte i forbindelse med alle videokonferanser fra servicetorget. Det er en utfordring at de som ringes opp kan ha ulik kvalitet på utstyret. Fronter har vært i bruk i mange år ved tidligere HiF. Det kan være nødvendig med tiltak for å stimulere flere til å ta verktøyet i bruk. Fleksibel tilrettelegging av studier er en måte å minske belastningen på det ytre miljø. De aller fleste studiene for denne gruppen er kombinerte studier, det vil si at de har samlinger på campus/utenfor campus og en vesentlig del nettstøtte. Konklusjon UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side77 postmottak@uit.no www.uit.no 6
Arbeidsgruppa foreslår ingen tiltakspunkter som retter seg spesielt mot tidligere HiF i handlingsplan for miljøledelse ved UiT 2014-2015, med unntak av at det settes opp et eget resultatmål for energiforbruk ved byggene til tidligere HiF. Tiltak i handlingsplan for miljøledelse for UiT 2014-2015 som retter seg mot aktiviteter ved hele UiT, vil også gjelde for tidligere HiF. Slike tiltak gjelder blant annet arbeid med sentralisering av skrivere for å redusere forbruk av A4-papir, tiltak for økt bruk av videokonferanse, tiltak for reduksjon av avfallsmengde og informasjons- og bevisstgjøringstiltak. Det bekreftes fra enhetene som rapporterer til miljøledelsen at talldata, som data på forbruk av A4-papir, energiforbruk, avfallsmengder og bruk av videokonferanse vil kunne innhentes som tidligere, og at UiTs miljøregnskap ikke forstyrres av fusjonsprosessen. BEA må i samarbeid med avfallsselskapene sørge for nødvendig kvalitetssikring av data på avfallsmengder som innhentes fra Vefas og Finnmark Ressursselskap. Det vises til handlingsplan for miljøledelse 2014-2015 for full oversikt over miljørettede tiltak ved UiT i kommende periode. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side78 postmottak@uit.no www.uit.no 7
Universitetsledelsen Arkivref: 2013/5340/ANP002 Dato: 30.01.2014 SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Universitetsstyret 13.02.2014 4/14 Årsrapport 2013 om helse, miljø og sikkerhet (HMS) ved UiT Norges arktiske universitet Innstilling til vedtak: 1. Universitetsstyret tar Årsrapport 2013 om HMS ved UiT Norges arktiske universitet til etterretning. 2. Universitetsstyret ber Universitetsdirektøren om å følge opp identifiserte utviklingsområder og iverksette nødvendige tiltak slik at universitetets mål for helse, miljø, sikkerhet og beredskap kan nås. 3. Alle enheter bes om å behandle årsrapporten som egen sak i sine beslutningsorganer. Begrunnelse: Universitetsdirektøren legger med dette frem årsrapport om helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet for 2013. Rapporten gir en oversikt over aktiviteter, utfordringer og tiltak innen HMS ved UiT. Rapporten skal bidra til å sikre kontinuerlig fokus på institusjonens arbeid med organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø, sikkerhet og beredskap, og miljøledelse. Rapporten er behandlet av Arbeidsmiljøutvalget i møtet 31. januar 2013. Universitetsdirektøren anbefaler at Universitetsstyret på bakgrunn av rapporten fatter vedtak om prioriteringer og satsinger for HMS-arbeidet ved UiT for 2014. Lasse Lønnum universitetsdirektør Odd Arne Paulsen personal og organisasjonsdirektør Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Saksbehandler: Avdeling for personal og organisasjon ved Anita Pettersen Vedlegg: Årsrapport 2013 om HMS ved UiT Norges arktiske universitet Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side79
Årsrapport 2013 om HMS ved UiT Norges arktiske universitet Universitetsdirektøren, Avdeling for personal og organisasjon Arkivref. ephorte 2013/5340 Side80
Sammendrag Det foregår mye godt helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS-arbeid) ved UiT Norges arktiske universitet (UiT). I 2013 har det blant annet vært arbeidet aktivt med å bygge en organisasjonskultur som fremmer helse, miljø og sikkerhet blant ansatte og studenter i en ny og geografisk spredt organisasjon, og det legges til rette for medvirkning i HMS-arbeidet. Det er arrangert arbeidsmiljødag på tvers av campus og arbeidsmiljøprisen er utdelt for første gang. Arbeidet med å videreutvikle universitetets beredskap er godt i gang, bedriftshelsetjenesten har vært konkurranseutsatt, og vernetjenesten har blitt gjennomgått og revidert. Funn fra tilsyn og revisjoner er fulgt opp i organisasjonen. Et godt HMS-arbeid kan også være en del av forklaringen til at UiT har et lavt sykefravær. De fleste fakultetene og enhetene på samme nivå rapporterer at de har etablert skriftlige mål for HMSarbeidet og etablert skriftlig oversikt over hvordan ansvar og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. Halvparten av enhetene har også nådd egne målsettinger for HMS-arbeidet for 2013. Ledere er oppdatert med hensyn til hvordan lover og forskrifter regulerer HMS-arbeidet ved enheten. Ledernes risikoforståelse og kjennskap til egne risikoområder synes å ha økt i 2013, og de fleste enhetene har gjennomført pålagte beredskapsøvelser. Det rapporteres imidlertid om utfordringer knyttet til opplæring innen helse, miljø og sikkerhet, og sentral HMS-opplæring etterspørres av ulike brukergrupper. Ledere bør fortsatt prioritere å tilrettelegge for gode arbeidsforhold slik at ansatte opprettholder fysisk og psykisk god helse og bevarer motivasjon og arbeidsglede. Dette gjøres ved gjennomføring av analyse av sykefravær, videreføring av forbyggende tiltak samt iverksetting av nye tiltak ved behov. I 2014 skal det gjennomføres en arbeidsmiljøundersøkelse ved UiT. Resultater fra slike undesøkelser anbefales brukt for nærmere analyse av sykefraværet ved enhetene. Gjennomføring av medarbeidersamtaler er imidlertid lavere enn tidligere år. Ledere må dermed også i 2014 følge opp dette ved å tilby og gjennomføre medarbeidersamtaler for alle ansatte som ønsker det. For at universitetet skal lykkes i sitt arbeid med å redusere belastningen på det ytre miljø, er det viktig at hele organisasjonen bidrar med tiltak knyttet til satsingsområdene avfall, innkjøp, transport og energi. I 2014 vil universitetet fastsette ny handlingsplan, og prioritere synliggjøring og bedre oppfølging av arbeidet med miljøledelse. Det forebyggende arbeid som gjøres innen HMS og beredskap avhenger i stor grad av at ansatte, studenter og gjester viser engasjement, aktsomhet og årvåkenhet, og at de melder fra om kritikkverdige forhold i arbeids- og læringsmiljøet ved UiT. Innsamling av meldinger om risikoer og avvik samt studier av årsaker til at disse oppstår gir grunnlag for læring og informasjonsdeling i organisasjonen. Det er fremdeles en underrapportering både av HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT. Ansatte og studenter må fortsatt stimuleres til økt rapportering i forbindelse med HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker. Enheter som har et risikofylt arbeidsmiljø rapporterer at lokal sikkerhetsopplæring gjennomføres og dokumenteres før oppstart av arbeid. Enheter med stoffkartotek vedlikeholder både elektronisk og papirbasert stoffkartotek. Brukervennligheten og integriteten til det elektronisk stoffkartotek er også opprustet i 2013. Det er fremdeles noen fakulteter som i 2014 må prioritere å beskrive kravene til sikkerhetsopplæring i emnebeskrivelser og studieprogram der risikofylt arbeid inngår samt etablere register over ansatte og studenter som er eksponert for visse helseskadelige faktorer. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side81 postmottak@uit.no www.uit.no 2
Innhold Sammendrag...2 1 Sentralt organisert HMS-arbeid ved UiT...4 1.1 Arbeidsmiljøutvalget (AMU)... 4 1.2 Læringsmiljøutvalget (LMU)... 4 1.3 Verneombud og hovedverneombud (VO og HVO)... 5 1.4 Bedriftshelsetjenesten... 5 1.5 Opplæring og informasjon... 6 1.6 Sykefravær... 7 1.7 Beredskap... 9 1.8 Strålevern... 9 1.9 Melding om skader og nestenulykker...10 1.10 Tilsyn og revisjoner...11 2 Rapport om lokalt HMS-arbeid for 2013...12 2.1 HMS organisatorisk...12 2.2 HMS-kompetanse...13 2.3 Fysisk og psykisk arbeidsmiljø...13 2.4 Beredskap...14 2.5 Ytre miljø...14 2.6 Risikofylt arbeidsmiljø...15 2.7 Måloppnåelse og tiltak som har fungert spesielt godt...15 2.8 Oppsummering av lokale utfordringer...16 2.9 Utfyllingen av årsrapporten...16 3 Oppfølging av særskilte satsingsområder...16 3.1 HMS-tiltak i henhold til Årsplan 2013 for Administrasjonen...16 3.2 Medarbeiderundersøkelse...17 3.3 Kjøreregler for et forsvarlig og godt arbeidsmiljø ved UiT...17 3.4 Inkluderende arbeidsliv...17 3.5 Arbeidsmiljødag...17 3.6 Ytre miljø og miljøledelse...18 4 Utfordringer og områder som bør vies spesiell oppmerksomhet i 2014...18 UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side82 postmottak@uit.no www.uit.no 3
1 Sentralt organisert HMS-arbeid ved UiT Universitetets sentrale HMS-arbeid var i 2013 organisert gjennom Avdeling for personal og organisasjon (POA). HMS-arbeidet følges av Arbeidsmiljøutvalget (AMU), Læringsmiljøutvalget (LMU), hovedverneombudene (HVO) og verneombudene (VO), som skal se til at UiT som arbeidsgiver ivaretar sitt HMS-ansvar. 1.1 Arbeidsmiljøutvalget (AMU) AMU er et partssammensatt samarbeidsorgan som skal legge de grunnleggende premissene for arbeidsmiljøarbeidet. Toppledelsen, hovedverneombudene, arbeidstakere, hovedtillitsvalgte og bedriftshelsetjenesten er representert i AMU. LMU og HMS-personale i POA har observatørstatus. AMU har både besluttende, koordinerende og rådgivende rolle i arbeidet med å gjennomføre arbeidsmiljølovgivningen ved UiT. I saker som angår både ansattes og studenters arbeidsmiljø samarbeider AMU med LMU. Videre behandler AMU universitetets årlige rapport om HMS-arbeidet ved UiT. AMU ønsker å ha en dialog med enhetene om HMS-arbeid. Utvalget legger derfor ofte møtene til fakultetene/enhetene. Møtene innledes med at ledelsen orienterer om enhetens/fakultetets arbeid med helse, miljø og sikkerhet. I 2013 har AMU besøkt Universitetsbiblioteket, Det kunstfaglige fakultet, Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning og Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi. AMU har i 2013 arbeidet spesielt med oppfølging av fusjonen mellom UiT og tidligere Høgskolen i Finnmark, herunder hatt gjennomgang av verneområdene og sammensetningen av AMU. UiTs sittende AMU er valgt for perioden 1. august 2012-31. juli 2014. Sittende AMU ble høsten 2013 utvidet med to representanter. De nye medlemmene med respektive varamedlemmer er oppnevnt fra hhv. arbeidsgiver- og arbeidstakersiden ved tidligere HiF. AMU vil i første halvdel av 2014 vurdere om økningen med to representanter fra campus Finnmark skal videreføres, eller om representasjon fra flere campuser kan ivaretas med færre representanter. AMU har avholdt fire møter og behandlet 43 saker i 2013. Sykefraværet er fulgt opp ved de tidligere institusjonene, jf. også punkt 1.6. AMU har anbefalt at det gjennomføres en kvantitativ arbeidsmiljøundersøkelse høsten 2014. For mer informasjon vises det til årsrapport 2013 fra Arbeidsmiljøutvalget (AMU) ved UiT. 1.2 Læringsmiljøutvalget (LMU) LMU fører tilsyn med at UiT oppfyller bestemmelsene om læringsmiljøet gitt i Lov om universiteter og høyskoler. Utvalget skal også påse at UiT følger opp handlingsplan for tilrettelegging og tilgjengelighet, og skal ellers generelt være en pådriver i arbeidet for et bedre læringsmiljø ved universitetet. LMU består av fire studentrepresentanter med vararepresentanter, studiedirektøren, en fakultetsdirektør, en dekan og en ansatt med universitetspedagogisk kompetanse. LMU har avholdt fem møter i studieåret 2012/2013. LMU ønsker å ha en dialog med enhetene om studiekvalitetsarbeid. Utvalget legger derfor ofte møtene sine ved avdelingene. Her innledes møtene med at en representant fra den aktuelle avdelingen orienterer om avdelingens arbeid med studiekvalitet og læringsmiljø. I 2013har LMU besøkt Norges Fiskerihøgskole, Kunstakademiet og Finnmarksfakultetet. Ny handlingsplan for tilrettelegging og tilgjengelighet for perioden 2013 2016 ble behandlet og vedtatt på LMU i møtet 7. februar 2013. Handlingsplanen er trykket opp i 500 eksemplarer og distribuert rundt til fakulteter og studentinformasjoner. LMU har også gått gjennom fakultetenes årlige rapportering om arbeidet med kvalitetssikring av utdanningsvirksomheten. I denne forbindelse oppfordret LMU fakultetene til fortsatt å ha et fokus på læringsmiljø og læringsutbytte i fremtidige evalueringer av UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side83 postmottak@uit.no www.uit.no 4
emner og studieprogram. Videre har LMU satt i gang et nytt prosjekt, Studentmobiliserende prosjekt, som har som formål å få flere studenter engasjert i ulike fora og utvalg. Studentrepresentantene i LMU har skrevet et utkast omkring hva som må gjøres i et slikt prosjekt og fremdriftsplan er under utarbeidelse. Midlene fra sanksjonsordningen ved forsinket sensur kal benyttes til studiekvalitetsfremmende tiltak etter søknad fra enhetene og Studentparlamentet. LMU har lyst ut midler til studiekvalitetsfremmende tiltak våren 2014. Beløpet til fordeling er på kr 286 000, og søknadsfristen er satt til 24. januar 2014. For nærmere informasjon om studiekvalitet og læringsmiljø vises det til Utdanningsmelding 2011/2012 og LMUs årsrapport for studieåret 2012/2013. Punkt 2.6 nedenfor omtaler HMS for studenter som arbeider i risikofylt arbeidsmiljø ved UiT. Studentenes bidrag i universitetets arbeid med miljøledelse er omtalt under punkt 3.6. 1.3 Verneombud og hovedverneombud (VO og HVO) Verneombudene skal ivareta arbeidstakernes interesser i verneområdet i saker som angår arbeidsmiljøet. God kommunikasjon mellom ledelsen og verneombudene er vesentlig for etablering og videreutvikling av et godt arbeidsmiljø ved UiT. I 2013 var UiT delt inn i 11 hovedverneområder og 67 verneområder. UiT hadde11 hovedverneombud, 10 vara hovedverneombud, 66 verneombud og 62 vara verneombud. I 2013 har HVO: Gjennomført fem fellesmøter for HVO, fire formøter for AMU og jevnlige møter for VO, i tillegg til løpende møter vedrørende enkeltsaker Gjennomført to møter med universitetsdirektøren Sekretær for HVO har deltatt på fire AMU-møter og på det årlige arbeidsmøtet for sentrale HVOer fra universitetene Arrangert tre verneombudsforum. Temaer: HMS-kultur ved Erland Loso, Avdeling for bygg og eiendom VO-rollen i beredskapsarbeidet ved Karin Lia, BFE-fak Forbedringsprosessen på UiT ved Svein Are Tjeldnes, stab hos rektor og direktør Deltatt i oppfølgingsarbeidet etter arbeidsmiljøundersøkelser ved fakultetene Deltatt på Arbeidstilsynets ulike tilsyn Deltatt ved revisjon av HMS-retningslinjer og -rutiner Deltatt på Nasjonal konferanse for universitetshovedverneombudene og Arbeidsmiljødagene i Trondheim Fra og med 2014 vil hovedverneombudene samarbeide på tvers av campusene ved at blant annet møter avholdes via toveis lyd/bilde. Hovedverneombudene ber UiT iverksette dekkende 40 t opplæring for verneombudene. For mer informasjon vises det til årsrapport 2013 om hovedverneombudenes fellesaktiviteter ved UiT. 1.4 Bedriftshelsetjenesten I 2013 har Hemis vært leverandør av bedriftshelsetjenester ved campus Tromsø og campus Alta. Frisk i Nord har vært leverandør av bedriftshelsetjenester ved campus Hammerfest. Bedriftshelsetjenestene har blant annet veiledet trening i arbeidstiden, deltatt ved sykefraværsoppfølging, deltatt ved gjennomføring av kartlegginger og risikovurderinger samt gjennomført lovpålagte helsekontroller. Innenfor psykososialt helsearbeid er det arbeidet på organisasjonsnivå, mot ledere og mot øvrige arbeidstakere. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side84 postmottak@uit.no www.uit.no 5