KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 2/16 Møtedato: 28.04.2016 Tid: kl 12.00 kl 15.30 Møtested: Formannskapssalen, Nesset kommunehus Sak nr: 08/16 12/16 Møteleder: Møtende medlemmer: Ivar H. Trælvik, leder (Frp) Jostein Øverås, nestleder (Sp) Vigdis Fjøseid (Ap) Tor Steinar Lien (Ap) Forfall: Marte Meisingset Evensen (H) Ikke møtt: ingen Møtende vara: Vigdis Aandalen Bersaas (Krf) Fra sekretariatet: Sveinung Talberg, rådgiver Fra revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Av øvrige møtte: Liv Husby, rådmann (sak 10/16, 11/16) Rolf Jonas Hurlen, ordfører Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 08/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 29. FEBRUAR 2016 PS 09/16 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 10/16 NESSET KOMMUNE - ÅRSREGNSKAP FOR 2015 PS 11/16 PS 12/16 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT PS 08/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 29.FEBRUAR 2016 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møte 29.februar 2016 godkjennes. Side 1 av 8
Kontrollutvalgets behandling Leder orienterte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 09/16 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Referatsaker: RS 04/16 Protokoll fra møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 7.4.2016 (vedlagt) RS 05/16 Protokoll fra møte i Nesset kommunestyre 18.02.2016, sak PS 14/16 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport vedlikehold kommunale bygg (vedlagt) RS 06/16 Protokoll fra møte i Nesset kommunestyre 18.02.2016, sak PS 15/16 Forvaltningsrevisjonsrapporten «Samhandlingsreformen i Nesset kommune» (vedlagt) RS 07/16 Protokoll fra møte i Nesset kommunestyre 18.02.2016. sak PS 21/16 Erstatning fra Hallutvikling AS (vedlagt) RS 08/16 Protokoll fra møte i Nesset kommunestyre 17.03.2016, sak PS 29/16 Kontrollutvalget for Nesset kommune årsmelding 2015 (vedlagt) Orienteringssaker: OS 11/16 OS 12/16 Kommunereformen valg av kontrollutvalgssekretariat og revisor - Felles anbefaling fra FKT og NKRF om valg av kontrollutvalgssekretariat og revisor i tilknytning til gjennomføring av ev. kommunesammenslåing (vedlagt) NOU 2016:4, Forslag til ny lov om kommuner og fylkeskommuner - Kommunelovutvalget la 10.mars frem forslag til ny kommunelov. Forslaget skal ut på høring. Vedlagt ligger del 7 av lovforslaget som omhandler Egenkontroll og kommunestyret, kontrollutvalget og revisjonen sine oppgaver og ansvar. (vedlagt) OS 13/16 Årsmelding og rekneskap 2015 Romsdalshalvøya interkommunale renovasjonsselskap IKS (RIR) (Vedlagt) Side 2 av 8
OS 14/16 Fylkesmannen i Møre og Romsdal - Tilsyn med Eidsvåg barne- og ungdomsskule. Skulens arbeid med elevanes psykososiale miljø - Tilsynsrapport for tidsrommet 10.11.2015-12.02.2016 (vedlagt) OS 15/16 KU sekretariatet Årsmelding for 2015 (vedlagt) Sekretæren orienterte til den enkelte sak. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 10/16 NESSET KOMMUNE ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte 28.04.2016 i sak 10/16 behandlet Nesset kommunes årsregnskap for 2015. Grunnlaget for behandlingen har vært årsrapport 2015 som består av regnskap og rådmannens årsmelding. Videre revisors beretning og revisors notat til kontrollutvalget. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er avlagt av rådmannen og økonomisjef. Årsregnskapet presenteres som en del av årsrapport 2015. Nesset kommunes driftsregnskap for 2015 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 6 465 222. Kr 199 446 290 er fordelt til drift. Netto driftsresultat er kr 3 255 082 og utgjør 1,19 % av driftsinntektene. Netto driftsresultat bør ifølge Teknisk beregningsutvalg (TBU) minst utgjøre 1,75 %. Nesset kommune har budsjettert og brukt kr 5 238 011 av disposisjonsfond og tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk for å skape årets regnskapsmessige mindreforbruk. Årsaken til mindreforbruket tilskrives betydelig bedre resultat i enhetene med et mindreforbruk på 3,1 mill. kr og 2 mill. kr i merinntekter på skatteinntekter i forhold til regulert budsjett. Kontrollutvalget har påsett at kommuneregnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet, avgitt i samsvar med lov og forskrifter. Etter utvalgets gjennomgang av årsmelding og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet for 2015 gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Nesset kommunes virksomhet og for kommunen sin økonomiske stilling pr. 31.12.2015. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, har kontrollutvalget ikke merknader til Nesset kommunes regnskap for 2015. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Nesset kommune for 2015 slik det er avlagt. Side 3 av 8
Kontrollutvalgets behandling Rådmannen og revisor orienterte om årsregnskap, årsmelding og revisors beretning. Nesset kommune leverer et årsregnskap med overskudd, men har et noe svakt netto driftsresultat. Alle tjenesteområder er lojale og følger opp med tiltak for å holde rammene. Kommunen har liten reserve i disposisjonsfond til å møte utforutsette hendelser og har også et forholdsvis høyt gjeldsnivå. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 11/16 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak Følgende saker ble behandlet, vedtatt avsluttet og føres opp på oppfølgingslisten: Naustområde i Høvik Nesset kommune - manglende oppfølging av vedtak i Nesset formannskap og kommunestyre Kontrollutvalget mottok kopi av et brev til Nesset kommune, datert 6. juli 2012 fra grunneiere/nausteiere i Høvik. Rådmann redegjorde i møte 24.09.2012 for det som var skjedd i saken. Nausteierne som har klaget på manglende oppfølging fra kommunen sin side skulle få skriftlig svar fra Nesset kommune. Saken ble tatt opp igjen i møte 09.12.13 da kontrollutvalget igjen var blitt kontaktet av nausteierne fordi forholdene i Høvik naustområde fremdeles ikke var tilfredsstillende. Kontrollutvalget har fulgt opp og vært løpende orientert fra rådmann i 2014, siste gang i møte 08.12.2014. Det er sendt varsel til eier av naustområdet med pålegg om å fjerne den ulovlige moloen og det midlertidige deponiet. Eier blir også pålagt å tilbakeføre arealet slik det var før moloen ble bygd og steinfyllingen etablert. Frist for å utføre dette er satt til 1. april 2015. Kontrollutvalget ønsker å følge denne saken videre. 17.03.15: Kommunens administrasjon har sendt et nytt brev til eier av området og varslet om tvangsmulkt dersom frist for opprydding av området, som var satt til 1. april 2015, ikke overholdes. 27.04.15: Ass. rådmann orienterte. Eieren av området ønsker et møte med kommunen vedr. kravet om tvangsmulkt. Kontrollutvalget ønsker en ny orientering i neste møte. 09.06.15: Rådmann orienterte. Det har vært et møte med eier. Eier skulle legge fram en framdriftsplan i arbeidet med å rydde området. Entreprenøren som eier har leid inn skal legge fram en plan for dette arbeidet. Kontrollutvalget ønsker en ny orientering i neste møte. 30.09.15: Ass. rådmann orienterte. Det har ikke skjedd noe på området siden siste statusrapportering i juni i år. Entreprenøren som skulle leies inn for å gjøre arbeidet har sammen med eier av området vært på befaring, men eier har ikke gjort noen avtale med entreprenøren om opprydning. Kommunen har derfor skrevet et nytt brev, datert 29.09.2015 med nytt pålegg om tvangsmulkt med frist til 01.11.2015 til å etterkomme pålegget. Kontrollutvalget ønsker å følge saken videre og vil ha en ny orientering i neste møte. 09.12.15: Rådmann orienterte. Kommunen har ikke fått svar på brev av 29.09.2015 med nytt pålegg om tvangsmulkt med frist til 01.11.2015 til å etterkomme kravet. Kommunen har sendt ut første krav om tvangsmulkt med betalingsfrist 15.12.2015. Kontrollutvalget stilte spørsmål til gyldigheten av kommunestyrets vedtak med pålegg om opprydning av området og ba rådmann undersøke dette til neste møte. Kontrollutvalget ønsker å følge saken videre og vil ha en ny orientering i sitt første møte i 2016. 29.02.16: Rådmannen orienterte om fremdriften i saken. Rådmannen forholder seg til de vedtak som er fattet om opprydding og fjerning av molo til de eierne som til enhver tid er registrert i matrikkelen som rettmessige eiere. Videre innkreving av tvangsmulkt er inntil videre stoppet. Rådmannen ble bedt om å undersøke hvilke formannskaps- og kommunestyrevedtak som var fattet i saken. Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til vitende og ber rådmannen påse at vedtaket i Formannskapet sitt møte 22.11.2007, sak 118/07 Side 4 av 8
etterleves. Kontrollutvalget vil følge opp saken til neste møte med en ny orientering fra rådmannen om fremdriften i saken. 10.03.16: Brev til rådmannen fra sekretariatet jf. vedtak i kontrollutvalget 29.02.16. Kontrollutvalget ber om et skriftlig svar på den oppsummering og konklusjon som er beskrevet ovenfor før neste møte. Neste møte i kontrollutvalget er 28.04.2016. 28.04.16: Rådmannen orienterte. Det er fremkommet nye dokument og moment i saken siden sist møte i Kontrollutvalget. Sist ble det hevdet at dette er en privatrettslig sak, men rådmannen avkrefter dette nå. Kontrollutvalget anbefaler at rådmannen engasjerer juridisk rådgiving for å få avklart om kommunen har et rettsgrunnlag å gå videre med slik at tidligere vedtak kan effektueres. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Vedlikehold av kommunale bygg i Nesset kommune» Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte 09.12.2013 i sak 13/13 i sak PS 29/13. Saken ble oversendt til kommunestyret som behandlet den i møte 06.02.2014 i k-sak 11/2014. Oppfølging av rapporten har vært gjennomført høsten 2015 og oppfølgingssaken ble lagt fram for kontrollutvalget i møte 09.12.2015 i sak PS 35/15. Da det gjenstår en del arbeid for å komme i mål med anbefalingene i rapporten, ønsker kontrollutvalget en ny oppfølging av kommunens arbeid. 09.12.15: Kontrollutvalget ber revisjonen om å foreta en ny oppfølging av kommunens videre arbeid med revisjonens anbefalinger og rapportere tilbake til kontrollutvalget i løpet av høsten 2016. KU sak PS 07/16, Erstatningskrav fra Hallutvikling AS Høsten 2011 ble konkurransegrunnlag for totalentreprise for bygging av flerbrukshall i Eidsvåg lagt ut på Doffin. Kommunen mottok 5 tilbudsdokument, herav tilbud fra Hallutvikling AS. De fikk tilbudet sitt avvist uten reelle forhandlinger. De klaget først saken inn til Nesset kommune den 21.12.2011, senere 19.01.2012 og den 14.02.2012 sender de en klage til Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA). Der får de medhold i klagen og den 25.01.2016 mottar Nesset kommune et erstatningskrav på kr 400 000. Denne saken ble behandlet i Nesset formannskap i sak PS 14/16 den 04.02.2016 og Nesset kommunestyre i sak PS 21/16 den 18.02.2016. Vedtaket i formannskapet ble at Nesset kommune utbetaler erstatningsbeløp på kr 400 000 til Hallutvikling AS som endelig oppgjør og avslutning av saken. 29.02.16: Kontrollutvalget stiller spørsmål om prosessene rundt anbud og innkjøp blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget vil på bakgrunn av denne saken og tidligere saker, stille spørsmål ved kommunen sine rutiner og saksbehandling på dette området og hvilke tiltak som er satt i verk for å unngå lignende saker i fremtiden. Kontrollutvalget stiller også spørsmål til føringen av erstatningsbeløpet og finansieringen av denne med bakgrunn i Kommunal regnskapsstandard nr. 2. Kontrollutvalget vil be rådmannen om en forklaring på hvorfor dette er ført som en investeringsutgift og ikke en driftsutgift og lånefinansiert. 11.03.16: Brev til rådmannen fra kontrollutvalgssekretariatet jf. vedtak i Kontrollutvalget 29.02.16. Kontrollutvalget ønsker med dette at rådmannen redegjør for de forhold som er nevnt og som medførte at kommunen kom i en slik situasjon. Kontrollutvalget stiller spørsmål ved om kommunen har rutiner og kompetanse til å gjennomføre anbudskonkurranser på dette området og hvilke tiltak som er satt i verk for å unngå lignende saker i fremtiden. En ønsker også en redegjørelse for bakgrunnen for å føre dette i investeringsregnskapet med lånefinansiering. Kontrollutvalget ber om en skriftlig redegjørelse før neste møte samt en orientering i neste møte. Neste møte i kontrollutvalget er 28.04.2016. 29.04.16: Rådmannen orienterte i møtet og viste til et brev som var sendt kontrollutvalget 26.04.16: Høsten 2011 ble konkurransegrunnlag for totalentreprise for bygging av flerbrukshall ble lagt ut på Doffin. Kommunestyrets vedtak i møtet 2.10.14, sak 74/14: Nesset kommunes investeringsreglement, revidert september 2014, godkjennes og settes i verk fra 3. oktober 2014. Alle andre investeringsreglement oppheves fra samme dato. Side 5 av 8
Det gamle investeringsreglementet var fra 2001 og var ikke tilpasset endringer i organisasjonen og forskrift og lovendringene som var gjort. Det nye reglementet er lagt opp til å ivareta administrative og politisk behandling av investeringsprosjekt fra start til slutt. Investeringsreglementet legger opp til at folkevalgte bestiller og administrasjonen utfører. Det er utarbeidet en prosedyrebeskrivelse på sluttrapport for investeringsprosjekter som er innarbeidet i kommunens kvalitetsstyringssystem. Når både administrasjon og folkevalgte legger investeringsreglementet til grunn ved behandling av investeringer, mener rådmannen det skal gi bedre økonomisk styring og lik behandling av alle større investeringsprosjekt i kommunen. Kommunestyre vedtok i møtet 17.09.15, sak 71/15, 1) Nesset kommune inngår interkommunalt samarbeid på innkjøpsområdet - gjeldende fra 01.01.2016. Samarbeidet blir organisert som administrativt vertskommunesamarbeid etter Kommuneloven 28 b med Molde kommune som vertskommune. Vedlagt forslag til samarbeidsavtale godkjennes. 2) Nesset kommune ber rådmannen delegere myndighet til å gjøre vedtak av ikke prinsipiell karakter etter Lov om offentlig anskaffelse og andre aktuelle lover og forskrifter til rådmannen i Molde kommune. 3) Det blir tatt hensyn til deltakelse i samarbeidet ved behandling av budsjettet for 2016. 4) Innkjøpsstrategi for Molde kommune skal også gjelde for det interkommunale samarbeidet. Rådmannen i Molde kommune(vertskommunen) får myndighet til å tilpasse strategidokumentet som følge av dette. 5) Reglement for samarbeidet tas til orientering. Innkjøp- eller anskaffelse - er et stadig viktigere område innen kommunal sektor. Området er underlagt et stadig mer komplekst regelverk og kommunene sine ressurser skal forvaltas på forsvarlig måte. Det er derfor viktig å ha et apparat som har kompetanse og kapasitet nok til å gjennomføre konkurranser for enkelte kjøp, rammeavtaler og innkjøpsavtaler som tilfredsstiller lovkrava. Med bakgrunn i dette har kommunene Molde, Nesset, Rauma, Aukra og Misund erkjent at interkommunalt samarbeid er nødvendig for å møte utfordringene på området. Administrasjonen tar til etterretning at Kommunal regnskapsstandard nr. 2 inneholder bestemmelser om at Erstatning pga. feil håndtering av offentlige anbudsprosesser er utgifter som ikke inngår i anskaffelseskost av et anleggsmiddel. Beløpet er utbetalt og utgiftsført i driftsregnskapet. Hvis dette ikke kan dekkes innafor ramme blir det bedt om bevilgning i forbindelse med budsjettkorrigeringer i juni. Innkjøp har utviklet seg til et fag, som krever kompetanse og erfaring. En liten kommune som Nesset har vansker med å rekruttere personer med denne kompetansen og er derfor avhengig av samarbeid med andre kommuner. Saker framsatt i møtet 29.02.2016: Medlem Marte M. Evensen: 1. Det er tilfeller der det ikke kommer lønnsslipp fra kommunen. 2. Det har forekommet at ansatt har fått lønn fra stilling som en nå ikke er aktiv i. Kontrollutvalget ber revisjonen undersøke de to nevnte punktene. Svar ønskes til neste møte. 21.04.16: Notat fra distriktsrevisor som har undersøkt sakene. Konklusjonen er at det er gode rutiner, men alltid mulighet for at feil skjer. Det er viktig at de som anviser, sender stillingsendringer er nøye med å kontrollere. Gode rutiner skal forhindre feil og avdekke feil. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 12/16 EVENTUELT Side 6 av 8
Kontrollutvalgets arbeidsmåte og forholdet til politisk nøytral rolle Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget beklager at 3 av kontrollutvalgets medlemmer i et leserbrev i media skrev under som kontrollutvalgsmedlemmer i tillegg til sin underskrift som politiske representanter. Dette har blitt oppfattet som et brudd på Kontrollutvalgets reglement 6 der det står at utvalget skal opptre på en uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalgets behandling Sekretariatet redegjorde for at ordføreren har mottatt henvendelser på at 3 av kontrollutvalgets medlemmer har brukt sine tillitsverv i kontrollutvalget til å drive partipolitisk virksomhet ved å skrive under et leserbrev i media som kontrollutvalgsmedlemmer i tillegg som representanter for sine politiske parti. Dette gjaldt en sak om kommunereformen. Det ble redegjort for de bestemmelser som gjelder for ytringsfrihet i kontrollutvalgets eget reglement samt Kommunal- og moderniseringsdepartementets rundskriv H-2112 om ytringsfrihet. Som Kontrollutvalgsmedlem er denne ytringsfrihetene innskrenket, men som folkevalgt eller annen representasjon ellers er den vid. Kontrollutvalget ønsket en gjennomgang av retningslinjer og regler på området ved en senere anledning. Kommunereformen og folkeavstemmingen i Nesset kommune Varamedlem Vigdis Aandalen Bersaas tok opp et spørsmål i møtet om det nye forslaget til inntektssystem for kommunene som kom 28.04.16 kunne være en bristende forutsetning for folkeavstemmingen 25.04.16. Hvis dette vært kjent tidligere, kunne folkeavstemmingen fått et annet utfall? Kjente kommunen til disse nye forutsetningene ved folkeavstemningen? De nye forutsetningene i inntektssystemet ga Nesset et mindre tap enn det som er kjent tidligere. Ordføreren svarte at disse forutsetningene ikke var kjent ved folkeavstemmingen, men det var kjent at Nesset kommune ville få et tap på ca. 1,8 mill. kr ved å stå alene. Kommunereformen er i utgangspunktet ikke en «økonomireform». Det er samfunnsutviklingen og at mindre kommuner ikke er robuste nok til å stå alene når tjenesteproduksjonen øker i tiden fremover som er hovedgrunnen til at regjeringen har satt i gang kommunereformen. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalget ser ingen grunn til å gå videre med saken på bakgrunn av ordførerens redegjørelse. Ivar H. Trælvik Jostein Øverås Vigdis Fjøseid leder nestleder Tor Steinar Lien Vigdis Aandalen Bersås Sveinung Talberg sekretær Side 7 av 8
Side 8 av 8