DOKUMENTASJON Arbeidsgruppe PRESENTASJON FREDAG
1 Har museet en policy for dokumentasjon 50 % 2 Har museet en manual for dokumentasjonsprosedyrer 35 % 3 Følges en nasjonal standard eller retningslinjer 90 % 4 Har museet ansatte med dokumentasjon som oppgave 60 % 5 Har de utdanning / er opplært 60 % 6 Er det bestemmelser for hvem som tar avgjørelser i forhold til dokumentasjon i organisasjonen? 7 Hvor mange har informasjon om samlingene på egne nettsider eller portaler 50 % 50 % 8 Hvor mange har etterslep på dokumentasjon? 100 % 9 Har museet en plan for restansen? 20 %
Fire viktige utfordringer Dokumentasjonsplan/policy Forankring (hvem er vi og hvilket ansvar tar vi på oss, kommunisert til alle) Hva er dokumentasjon i museet? Oversikt over hva man har (omtrent halvparten har ikke beslutningstagere system- og ressurskart med ansvarsområder: kommunikasjon og beslutninger ) Restanser i dokumentasjon Restanser må vi leve med, men hva hindrer de oss i å gjøre i museet (differensiert forhold til), og hvordan angriper vi restansen? Prosjekter, anledninger til å dokumentere, for eksempel utstillinger
Dokumentasjonsplan/policy
Dokumentasjonsplan/policy HVORFOR -Forankring i det vi driver med -Kommunisere virksomhet og ambisjoner -Bevisstgjøring i hele organisasjonen -Effektivisering: uten plan får man ikke endring -Ansvarliggjøring (hvem gjør hva) -Forutsigbarhet -Samarbeid med andre insitusjoner
Dokumentasjonsplan/policy Hvem kan hjelpe deg? -Alle kollegaer planverket påvirker -Beslutningstagere -Samlingsansvarlige i andre museer -Kulturrådet må lage maler
Dokumentasjonsplan/policy Hvilke ressurser trenger du? -Arbeidsgruppe -Eksperthjelp -Fagnettverk -Kursing -Nye arbeidsverktøy
Dokumentasjonsplan/policy Hva kan du starte med? -Argumenter FOR (krav fra ICOM, Spectrum osv) -Skaffe oversikt over tidligere samlingsarbeid og planer -Dele opp i mindre prosjekter
Hva er dokumentasjon i museet? Verk/ gjenstander og prosesser de inngår i, Men også ting utenfor samlingene Primus ASTA Word Excel
Hva er dokumentasjon i museet? Mål Dele (Digitalt museum) Få Forbedre rutiner Bedre sammenheng i dokumentasjonstyper skal forenklere formidling Plan for å dekke hull i samlingene (krever en oversikt)
Hva er dokumentasjon i museet? Hvem kan hjelpe deg? Historielag (blant annet til å/ nedtegne info til registrering ved aksesjon. Offentlige Systemleverandør/ utvikler: For tilrettelegging av system
Hva er dokumentasjon i museet? Hvilke ressurser trenger du? Systemer/ databaser som kan snakke sammen Kobling av databaser/systemer for sammenheng i dokumentasjonen Midler personalressurser
Hva er dokumentasjon i museet? Hva kan du starte med? Lag (enkle) rutiner Følg planer
Dokumentasjonsrestanser 100 %
Restanser i dokumentasjon MÅL Få oversikt Redusere etterslep Kvalitetsregistreringer Ikke lage restanser fra nå av Justere etter ressurser Restansekonsekvens Prioritere innenfor restansene
Restanser i dokumentasjon Hvem kan hjelpe deg? Konservatorer osv, Ledelse (policystøtte)
Restanser i dokumentasjon Hvilke ressurser trenger du? Primus / CMS-system Utstyr
Restanser i dokumentasjon Hva kan du starte med? Stykk opp Bruke anledninger som revisjon, flytting, utstilling Et godt eksempel på utstillingsarbeid kan være Bente Solbakkens arbeid med Brytninger Norsk arkitektur 1945-65 Ta det nyeste først ved revisjon Flytte rett i hylla, registrere prioritere ifølge, museets formål dokumentasjonspolicy og plan.
Dokumentasjonsprosjekter, eks utstilling Mangel på dokumentasjon av utstillinger under og etter prosjekt Mangler verktøy som snakker sammen (primus, asta, digitalt arkiv)
Dokumentasjonsprosjekter, eks utstilling MÅL Når utstillingen er ferdig er den også dokumentert
Dokumentasjonsprosjekter, eks utstilling Hvem kan hjelpe deg? Oversettelse av SPECTRUM (eksempelvis) Andre institusjoner med erfaring
Dokumentasjonsprosjekter, eks utstilling Hvilke ressurser trenger du? Oppskrifter på hvordan verktøy Dokumentasjon må planlegges som en del av utstillingen (Rutine)
Dokumentasjonsprosjekter, eks Hva kan du starte med? utstilling Synliggjøre dokumentasjonen tidlig i prosjektstart / søknad om middel til utstilling Lage prosedyre for utstillingsproduksjon der dokumentasjon inngår