KONTROLLUTVALGET I TIME KOMMUNE PROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet i Time Møtenr.: 5 Møtedato: 17.10.2016 Utvalssaksnr.: 34/16-5/16 Disse møtte: Geir Pollestad Wenche Paulsen Aud Olene Bjørkås Steinar Undheim Margit Hunemo Forfall / varamedlemmer: Alf Inge Håland har meldt forfall, Steinar Undheim møtte som vara Trond Bjørnsen meldte forfall, Margit Hunemo møtte som vara Andre som var tilstade: Rådmann Brit Nilson Edland (til sak 40 41), økonomisjef Aud Steinsland (til sak 40) og kommunalsjef oppvekst Trygve Apeland, (til sak 41) frå administrasjonen Revisjonsdirektør Cicel Aarrestad, frå Rogaland Revisjon IKS Seniorrådgiver Per Kåre Vatland, frå Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Saker til behandling 34/16 16/00285-6 Godkjenning av protokoll frå møtet 12. september 2016 2 35/16 16/00274-21 Avsluttande prioritering av prosjekt til plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 36/16 16/00274-19 Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020, Time kommune 3 37/16 16/00275-5 Plan for selskapskontroll 2017-2020, Time kommune 4 38/16 16/00269-3 Orientering om revisor si planlegging av revisjonsåret 2016 39/16 16/00296-14 Statusoversikt oktober 2016 5 40/16 16/00282-5 Orientering frå økonomisjefen om periodisering av pensjonsutgiftene i rekneskapen for 2016 41/16 16/00271-4 Orientering frå Oppvekstsjefen 6 Referat-/meldingssaker 5/16 16/00272-9 Endring i kontrollutvalet sin møteplan 2017 6 Eventuelt Side 2 5 5-1 -
Innkallinga ble godkjent utan merknader. 34/16 Godkjenning av protokoll frå møtet 12. september 2016 Kontrollutvalet i Time godkjenner protokollen frå møtet 12. september 2016. Kontrollutvalet i Time godkjenner protokollen frå møtet 12. september 2016. 35/16 Avsluttande prioritering av prosjekt til plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 Etter at kontrollutvalet i Time har gjort si avsluttande prioritering, vert prioriteringane i plan for forvaltningsrevisjon 2017 2020 som følgjer: Prioriterte områder: Uprioriterte områder (i alfabetisk rekkefølgje: Sekretariatet oppdaterer planen med dei endelege prioriteringane før planen vert send vidare til kommunestyret for sluttbehandling. Leiar sette fram forslag til prioritert, som og var sendt ut på e-post til medlemmene i førekant av møte: Framlegg til prioritering: - 2 -
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Samarbeid med nabokommunane. Korleis fungerer samarbeide i dag og på kva område kan ein tene på meir samarbeid enn i dag? Arbeide med å integrera flyktninger. Lukkast me godt nok med integreringa i dag, som kommune og som lokalsamfunn. Beredskap. Er me rusta til å takle vår del av beredskapen om det "utenkelege" skulle skje. Planane me vedtek. Er dei eigna til å styra etter og gjer me det? Ungdom som fell utanfor samfunnet. Gjer kommunen nok for desse og gjer me det tidleg nok? Framlegg uprioriterte (alfabetisk rekkefølge): Oppfylging av vedtak om klima- og miljø. Kostnader ved institusjon. Sjukefråvær Digitalisering og forenkling. Etter at kontrollutvalet i Time har gjort si avsluttande prioritering, vert prioriteringane i plan for forvaltningsrevisjon 2017 2020 som følgjer: Prioriterte områder: Samarbeid med nabokommunane. Korleis fungerer samarbeide i dag og på kva område kan ein tene på meir samarbeid enn i dag? Arbeide med å integrera flyktninger. Lukkast me godt nok med integreringa i dag, som kommune og som lokalsamfunn. Beredskap. Er me rusta til å takle vår del av beredskapen om det "utenkelege" skulle skje. Planane me vedtek. Er dei eigna til å styra etter og gjer me det? Ungdom som fell utanfor samfunnet. Gjer kommunen nok for desse og gjer me det tidleg nok? Uprioriterte områder (i alfabetisk rekkefølgje: Digitalisering og forenkling. Kostnader ved institusjon. Oppfylging av vedtak om klima- og miljø. Sjukefråvær Sekretariatet oppdaterer planen med dei endelege prioriteringane før planen vert send vidare til kommunestyret for sluttbehandling. 36/16 Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020, Time kommune - 3 -
Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret å gjere slikt vedtak: Kommunestyret i Time vedtek Plan for forvaltningsrevisjon 2017 2020 med dei prioriteringane som ligg føre frå kontrollutvalet Kommunestyret delegerer til kontrollutvalet å gjer nødvendige endringar i planen i planperioden i tråd med føreskrift for kontrollutval 10. Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret å gjere slikt vedtak: Kommunestyret i Time vedtek Plan for forvaltningsrevisjon 2017 2020 med dei prioriteringane som ligg føre frå kontrollutvalet Kommunestyret delegerer til kontrollutvalet å gjer nødvendige endringar i planen i planperioden i tråd med føreskrift for kontrollutval 10. 37/16 Plan for selskapskontroll 2017-2020, Time kommune Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret å fatta slikt vedtak: Kommunestyret i Time vedtek framlagd Plan for selskapskontroll for perioden 2017 2020, i tråd med innstillinga frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret å fatta slikt vedtak: Kommunestyret i Time vedtek framlagd Plan for selskapskontroll for perioden 2017 2020, i tråd med innstillinga frå kontrollutvalet. - 4 -
38/16 Orientering om revisor si planlegging av revisjonsåret 2016 Kontrollutvalet i Time tek revisor sin gjennomgang til orientering. Revisor orienterte om revisor si planlegging av revisjonssåret 2016. Kontrollutvalet i Time tek revisor sin gjennomgang til orientering. 39/16 Statusoversikt oktober 2016 Kontrollutvalet i Time tek statusoversikt september 2016 til orientering. Kontrollutvalet i Time tek statusoversikt september 2016 til orientering. 40/16 Orientering frå økonomisjefen om periodisering av pensjonsutgiftene i rekneskapen for 2016 Kontrollutvalet i Time tek rådmannen si utgreiing til orientering. Økonomisjef orienterte om periodisering av pensjonsutgiftene i kommunerekneskapen. - 5 -
Kontrollutvalet i Time tek rådmannen si utgreiing til orientering. 41/16 Orientering frå Oppvekstsjefen Kontrollutvalet i Time tek orienteringa frå Kommunalsjef Oppvekst til orientering. Kommunalsjef oppvekst orienterte om sitt område. Strategiplan oppvekst 2016 2022 vart det ut i møtet. Kontrollutvalet i Time tek orienteringa frå Kommunalsjef Oppvekst til orientering. REFERAT-/MELDINGSAKER 5/16 Endring i kontrollutvalet sin møteplan 2017 EVENTUELT Ingen saker Underskrifter - 6 -
Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leiar av kontrollutvalet Sekretær for kontrollutvalet Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikkje signatur - 7 -