Møteinnkalling Lillesand kontrollutvalg Dato: 31.10.2016 kl. 13:00 Møtested: Rådhuset, møterom v/personalkantinen Arkivsak: 15/10174 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for utvalget på epost: sander.haga.ask@temark.no eller på tlf.: 99358599 Vara møter kun på eget varsel. Sakskart Side Møteinnkalling 5/16 15/10174-33 Godkjenning av møteinnkalling 31.10.2016 3 Møteprotokoll 5/16 15/10174-34 Godkjenning av protokoll fra møte 19.09.2016 4 Saker til behandling 25/16 16/12552-1 Plan for selskapskontroll 2016-2019 Lillesand kommune 5 26/16 16/12785-2 Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon 2016 8 27/16 16/12786-2 Spørsmål om kommunens regnskapsføring - Lillesand kommune 9 28/16 16/11625-3 Orientering fra revisjonen i møte 31.10.2016 11 29/16 16/11626-3 Eventuelt i møte 31.10.2016 12 1
Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 24.10.2016 For Leder Bjørn Melbye Alexander Etsy Jensen (sign.) Sekretær for kontrollutvalget 2
Møteinnkalling 5/16 Godkjenning av møteinnkalling 31.10.2016 Arkivsak-dok. 15/10174-33 Arkivkode. 033 Saksbehandler Sander Haga Ask 1 Lillesand kontrollutvalg 31.10.2016 5/16 Møteinnkallingen godkjennes. 3
Møteprotokoll 5/16 Godkjenning av protokoll fra møte 19.09.2016 Arkivsak-dok. 15/10174-34 Arkivkode. 033 Saksbehandler Sander Haga Ask 1 Lillesand kontrollutvalg 31.10.2016 5/16 Protokoll fra møtet 19.09.2016 godkjennes. Vedlegg 1: - Protokoll Lillesand kontrollutvalg 19.09.2016 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 25/16 Plan for selskapskontroll 2016-2019 Lillesand kommune Arkivsak-dok. 16/12552-1 Arkivkode. 217 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen 1 Lillesand kontrollutvalg 31.10.2016 25/16 Kontrollutvalget gir følgende innstilling til bystyret: Plan for selskapskontroll 2016-2019 godkjennes med følgende prioritering i denne planperioden. 1. Lillesand og Lillesand Interkommunale avfallsselskap (Vesentlighet: middels/høy) 2. X 3. X Bystyret delegerer myndighet til kontrollutvalget til å foreta endringer og omprioriteringer i planen. Bakgrunn for saken: Selskapskontroll er hjemlet i Kommuneloven 77 nr. 5 og for øvrig nærmere omtalt i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6, 13-15. Etter bestemmelsene i Kommuneloven er ansvaret for selskapskontrollen lagt til kontrollutvalget. Dette fremgår av Kommuneloven 77, nr. 5 som har følgende ordlyd: «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper m. m.» Forskrift om kontrollutvalg 13 omhandler selskapskontroll. Her fremgår det at: «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll.» Dette betyr at kontrollutvalget innen utgangen av 2016 må sørge for: å utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll i perioden 2016 2019 at planen blir vedtatt av bystyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 5
Aust-Agder Revisjon IKS har på vegne av kontrollutvalget i Lillesand kommune utarbeidet forslag til plan for selskapskontroll. Saksopplysninger: I forslaget til plan for selskapskontroll har revisjonen utarbeidet en oversikt og foretatt en vurdering av de selskapene Lillesand kommune har eierinteresse i. Planen bygger på en risikoog vesentlighetsvurdering av selskapene med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll i de ulike selskapene hvor kommunen har eierinteresse. Analysen bygger på informasjon om selskapene: vedtekter/selskapsavtale, årsregnskap og årsberetning, tidligere gjennomførte selskapskontroller og offentlige registre mv. Revisjonen har også innhentet informasjon fra kommunens administrasjon. Det går frem av plandokumentet at følgende kriterier vil være relevante i forbindelse med en risikovurdering: risiko for at selskapet ikke driver i tråd med bystyrets vedtak og forutsetninger risiko for at selskapet ikke driver i tråd med lover og regler og på en økonomisk forsvarlig måte risiko for at den som forvalter kommunens eierinteresser i selskapet ikke gjør dette i samsvar med kommunens vedtak og forutsetninger Videre går det frem av plandokumentet at når det gjelder vurdering av hvor vesentlige selskapene er for kommunen vil disse kriteriene være relevante: selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere selskapets samfunnsmessige ansvar kommunens eierandel økonomisk gevinst- og tapspotensiale kommunens motiv for eierskapet På bakgrunn av overnevnte har revisjonen lagt følgende kriterier til grunn for analysen for prioritering av selskapskontroll: selskap der det er avdekket mulige risikoforhold selskap som har et samfunnsmessig ansvar selskap som har direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere selskap som leverer virksomhetskritiske tjenester til kommunen selskap som er heleide av kommunen eller der kommunen har omfattende eierinteresse økonomisk gevinst- og tapspotensiale for kommunen etikk og omdømme Analysegrunnlaget for plan for selskapskontroll blir med dette lagt frem for kontrollutvalget. Vedlagt plan for selskapskontroll er ment som underlagsmateriale i forbindelse med utvelging og prioritering av selskapskontroller i Lillesand kommune, og skal i første rekke være et arbeidsdokument for kontrollutvalget. Det foreligger nå et utkast til plan for selskapskontroll, i tillegg til sekretariatets forslag til vedtak. Planen skal nå gjennomgås av kontrollutvalget, før det går til videre behandling i kommunestyret som fatter endelig vedtak i saken. Plandokumentet skiller mellom selskapene som faller inn under 80 i Kommuneloven (interkommunale selskap, og aksjeselskap som er heleid av kommunen eller eid sammen med andre kommuner og /eller fylkeskommuner ev. datterselskap av disse). Disse selskapene har kommunen full innsynsrett i og kontrollutvalget kan gjennomføre selskapskontroller i slike selskap. De selskapene som kommunen har eierskap i, men som ikke faller inn under 80 i Kommuneloven dvs. at det er innslag av private eierandeler o.l. I disse selskapene har kommunen ikke mer innsynsrett enn de andre aksjonærene. Kommunen kan likevel gjennomføre avgrensa selskapskontroller med hensyn til i hvilken grad selskapet opptrer i tråd med eierens 6
intensjon, om valg og opplæring av styrerepresentanter skjer etter kommunen sine regler og rutiner, og om rapportering fra selskapet samsvarer med retningslinjer og liknende. I henhold til vedtatt budsjett for den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten, som også legger premissene for midler til selskapskontroll, kan kontrollutvalget forvente en selskapskontroller i året. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet mener at plandokumentet slik det foreligger er egnet som grunnlag for kontrollutvalgets behandling av saken. Omfanget av selskapskontroll avhenger av avsatte midler til dette formålet. I 2017 har sekretariatet foreslått at det avsettes midler til å gjennomføre en selskapskontroll. Dersom kontrollutvalget ønsker å bestille flere selskapskontroller i løpet av perioden, kan det etter sekretariatets vurdering være hensiktsmessig å foreta en prioritering i forbindelse med denne saken og legge til eventuelt flere prosjekter. På den måten kan man få en nødvendig forankring i kommunestyret, når de tar endelig stilling til plan for selskapskontroll for denne perioden. En slik prioritering vi bidra til forutsigbarhet og kontrollutvalget kan foreta bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene. Vedlegg 2: - Plan for selskapskontroll Lillesand kommune 2016-2019 Vedlegg til sak 7
26/16 Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon 2016 Arkivsak-dok. 16/12785-2 Arkivkode. 216 Saksbehandler Sander Haga Ask 1 Lillesand kontrollutvalg 31.10.2016 26/16 Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon 2016 Lillesand kommune tas til orientering. Saksopplysninger: Kommunens revisor skal følge lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i revisjonsarbeidet. De bestemmelser revisor skal følge er i hovedsak: - Kommuneloven med forskrifter - Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner - Internasjonale revisjonsstandarder (International Standards on Auditing - ISA) Revisjon av kommunen utgjør i henhold til forskrift om revisjon to hovedoppgaver: regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Aust-Agder revisjon IKS er valgt som revisor for Lillesand kommune og har avtale om å levere disse tjenestene for kommunen. Overordnet revisjonsstrategi 2016 er et overordnet planleggingsdokument for gjennomføring av regnskapsrevisjon i regnskapsåret 2016. Formålet med overordnet revisjonsstrategi er å planlegge tilstrekkelige og effektive revisjonshandlinger for regnskapsrevisjon. Revisjonsstandarden ISA 300 «Planlegging av revisjon av et regnskap» ligger til grunn for vedlagt dokument. Den overordnede revisjonsstrategien, sammen med revisjonens øvrige muntlige og skriftlige rapporteringer, skal dekke kravene som stilles til dokumentasjon av revisjonens prioriteringer innen regnskapsrevisjon. Dokumentet er også en hjelp til å oppfylle kontrollutvalgets tilsyns- og påseansvar overfor revisjonen. Hovedrevisor Øyvind Nilsen vil presentere overordnet revisjonsstrategi i møtet og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Vurdering fra sekretariatet: Overordnet revisjonsstrategi er revisjonens dokument og skal bare tas til orientering av kontrollutvalget. Den vil likevel sikre utvalget bedre forståelse og grunnlag for å ivareta sitt påseansvar overfor revisjonen. Vedlegg 3: - Overordnet revisjonsstrategi 2016 Lillesand kommune Vedlegg til sak 8
27/16 Spørsmål om kommunens regnskapsføring - Lillesand kommune Arkivsak-dok. 16/12786-2 Arkivkode. 216 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen 1 Lillesand kontrollutvalg 31.10.2016 27/16 Kontrollutvalget tar revisjonens svar til orientering. Bakgrunn for saken: I kontrollutvalgets møte den 19.09.16 under sak 24/16-3e (Eventuelt) ble det stilt spørsmål vedrørende kommunens regnskapsførsel. Revisjonen ble i etterkant av møtet forelagt et konkret eksempel i e-post fra medlem av KU, Lars Gunnar Nag. I årsberetningen til Lillesand kommune for 2015 framgår det utgifter på kr 57 tusen på ansvar Kokkenes Utvikling - båtplasser (70100). I referatet fra møtet mellom båtforeningen og kommunen, ble det presentert utgifter på kr 166 tusen. Medlemmet ønsket å vite hvorfor det var differanse i tallene. Saksopplysninger: Revisjonen har i deres tilsvar på spørsmålet forsøkt å svare på hvorfor det var differanse i tallene det vises til ovenfor. For å finne svar på dette har revisjonen redegjort for grunnlag for kommunens kontoplan og regnskapsrapporteringen i KOSTRA, og hvilke feilkilder som kan ligge her. Revisjonen konkluderer i sitt svar med at Lillesand kommune ved enhet for miljø, drift og samferdsel har latt være å allokere lønnsutgifter på enkelte ansvar i 2015. Ansvarene dette gjelder kan da gi et uriktig bilde isolert, og det kan være vanskelig å fastslå resultatet. På enhetsnivå blir imidlertid regnskapet riktig, og det kan stilles spørsmål i hvilken grad det er hensiktsmessig å fordele lønnsutgifter innenfor samme resultatenhet hvis beløpene er uvesentlige. Regnskapet til Lillesand kommune som helhet blir ikke påvirket av feilføringer mellom ansvar på enhetsnivå. For øvrig vises det til revisjonens svar som ligger vedlagt. Hovedrevisor Øyvind Nilsen som har utarbeidet svaret vil redegjøre for revisjonens svar i møte og svare på eventuelle spørsmål knyttet til saken. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet mener at revisjonen har svart på spørsmålet vedrørende kommunens praksis med hensyn til regnskapsførsel, og anbefaler kontrollutvalget til å ta svaret fra revisjonen til orientering. 9
Vedlegg 4: - Revisjonen svar på spørsmål vedr. kommunens regnskapsførsel Vedlegg til sak 10
28/16 Orientering fra revisjonen i møte 31.10.2016 Arkivsak-dok. 16/11625-3 Arkivkode. 210 Saksbehandler Sander Haga Ask 1 Lillesand kontrollutvalg 31.10.2016 28/16 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et ansvar for å se til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å holde seg orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget gjennom året. Saksopplysninger: Aust-Agder revisjon IKS vil orientere om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 11
29/16 Eventuelt i møte 31.10.2016 Arkivsak-dok. 16/11626-3 Arkivkode. 033 Saksbehandler Sander Haga Ask 1 Lillesand kontrollutvalg 31.10.2016 29/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Innkommen/utgående post a. Melding om vedtak - bystyresak 125-16 b. Bekreftelse på mottatt høringssvar til Høring - NOU 2016 4 Ny kommunelov c. Oppsummering av prosessen med felles tekniske tjenester - Lillesand og Birkenes datert 27.09.16 d. Kommentar til innsendt e-post fra ansatte ved tekniske tjenester datert 11.10.16 e. Tilbakemelding fra ordfører vedr. status - Oppsummering av prosessen med felles tekniske tjenester - Lillesand og Birkenes datert 20.10.16 2. Neste møte blir 12.12.2016 kl. 13.00 3. Eventuelt Vedlegg 5: - Melding om vedtak - bystyresak 125-16 - Bekreftelse på mottatt høringssvar til Høring - NOU 2016 4 Ny kommunelov - Oppsummering av prosessen med felles tekniske tjenester - Lillesand og Birkenes datert 27.09.16 - Kommentar til innsendt e-post fra ansatte ved tekniske tjenester datert 11.10.16 - Tilbakemelding fra ordfører vedr. status - Oppsummering av prosessen med felles tekniske tjenester - Lillesand og Birkenes datert 20.10.16 Vedlegg til sak 12