MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I OS KOMMUNE MØTEDATO: Onsdag 27. januar 2016 KL.: 14:00 STED: Møterom Nystuggu i Os kommunehus Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører (jf Kommunelovens 31) SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 01/2016 Godkjenning av saksliste og innkalling 02/2016 Godkjenning av protokoll fra møte 07.12.15 03/2016 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget 04/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport; Oppfølging og etterlevelse av klima- og energiplanen 05/2016 Bestilling av overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 06/2016 Bestilling av overordnet analyse og plan for selskapskontroll 07/2016 Vurdering av revisors uavhengighet 08/2016 Orienteringssaker 09/2016 Åpen post Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Os i Ø. 18. januar 2015 for Kai Inge Trøan leder i Kontrollutvalget Torill Bakken Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS Kopi er sendt: Ordfører, Revisor, ekspedisjonen til offentlig gjennomsyn. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken, tlf 908 15 16 eller: tb@kontrollutvalgfjell.no
ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 27.01.16 01/2016 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 01/16 Kontrollutvalget 27.01.16 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte 27.01.16 Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Saklisten er gjennomgått med utvalgets leder på forhånd. Sekretariatets forslag til vedtak: Saksliste og innkalling til møte 27.01.16 godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 01/2016
ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 27.01.16 02/2016 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 02/16 Kontrollutvalget 27.01.16 Godkjenning av protokoll fra møte 07.12.15 Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte 07.12.15 Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble utsendt pr. e-post 07.12.15. Sekretariatet har ikke mottatt forslag til endringer. Sekretariatets forslag til vedtak: Møteprotokoll fra møte 07.12.15 godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 02/2016
vedlegg Os kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Nystuggu, Os kommunehus Møtedato: Mandag 7. desember 2015 Tid: Kl. 10:00 Saknr. 21-26 Medlemmer: Kai Inge Trøan, leder Jon Gunnar Rønningen, nestleder Anne-Mari Osmoen Haagensen Astrid Nyvoll Jon Ola Kroken Forfall: Merknad: Det ble gitt en kort innføring til nye kontrollutvalgsmedlemmer, hvor vara var invitert Presentasjon av sekretariat og revisjon. Kort gjennomgang av kontrollutvalgets viktigste oppgaver, samt regnskapsrevisjon. Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Fra Revisjon Fjell IKS: Torill Bakken Svein Magne Evavold Møtet ble avsluttet kl. 12:00 Os i Ø, 07.12.15 Torill Bakken Torill Bakken Møtesekretær Neste møte avholdes onsdag 27. januar 2016 på Kommunehuset Kontrollutvalget i Os kommune Møteprotokoll, møte 07.12.15 Side 1 av 3
vedlegg 21/2015 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Saksliste og innkalling til møte 07.12.15 godkjennes. Behandling: Utvalget diskuterte elektronisk utsendelse. Leder undersøker om kommunen kan kjøpe inn lesebrett til to av utvalgets medlemmer. Tre av utvalgets medlemmer har lesebrett som kan benyttes til mottak av saksdokumenter. Sekretariatet bes sjekke om kommunen har lagt ut innkalling og sakspapirer for 2015 på kommunens hjemmeside. Kontrollutvalgets vedtak: Saksliste og innkalling til møte 07.12.15 godkjennes med kommentarer under behandlingen. 22/2015 Møteprotokoll fra 30.09.15 til orientering Sekretariatets forslag til vedtak: Vedlagte møteprotokoll fra møte 30.09.15 tas til orientering. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Vedlagte møteprotokoll fra møte 30.09.15 tas til orientering. 23/2015 Oppfølgingsoversikt Sekretariatets forslag til vedtak: Oppfølgingsliste for kontrollutvalget 2015-2016 vedtas. Oppfølgingslisten rulleres årlig. Behandling: Oppfølgingslisten ble gjennomgått. Kontrollutvalgets vedtak: Oppfølgingsliste for kontrollutvalget 2015-2016 vedtas. Oppfølgingslisten rulleres årlig. Kontrollutvalget i Os kommune Møteprotokoll, møte 07.12.15 Side 2 av 3
24/2015 Årsplan og møteplan for 2016 vedlegg Sekretariatets forslag til vedtak: Sekretariatet legger saken fram for avgjørelse i kontrollutvalget med slik tilrådning for møter i 2015: Møtene starter kl. 13:00 Møtestedet er fortrinnsvis Os kommunehus Møtedatoene er: o Onsdag 27.01.16 o Onsdag 09.03.16 o Onsdag 04.05.16 o Onsdag 07.09.16 o Onsdag 09.11.16 Årsplan for 2016 vedtas. Behandling: Årsplan og møteplan ble gjennomgått. Utvalgets møter starter vanligvis kl. 14:oo, men kan starte en time tidligere dersom saksmengden er stor. Kontrollutvalgets vedtak: Møtene starter kl. 14:00 Møtestedet er fortrinnsvis Os kommunehus Møtedatoene er: o Onsdag 27.01.16 o Onsdag 09.03.16 o Onsdag 04.05.16 o Onsdag 07.09.16 o Onsdag 09.11.16 Årsplan for 2016 vedtas. 25/2015 Orienteringssaker Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Sakene tas til orientering. Tre av utvalgsmedlemmene melder seg på konferansen. To øvrige medlemmer vurderer deltakelse. 26/2015 Åpen post Kontrollutvalgets behandling: Utvalget diskuterte tidligere gjennomført selskapskontroll i FIAS. Ellers ingen saker til behandling. Kontrollutvalget i Os kommune Møteprotokoll, møte 07.12.15 Side 3 av 3
ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 27.01.16 03/2016 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 03/16 Kontrollutvalget 27.01.16 Årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet i 2015 Saksdokumenter: - Utkast til årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet i 2015 (følger som eget vedlegg) Saksframlegg: Kontrollutvalget skal rapportere resultatet av sitt arbeid til kommunestyret. Rapporteringen skjer dels løpende ved at rapporter sendes til kommunestyret for sluttbehandling, samt at meldinger om oppfølging av rapporter oversendes kommunestyret til orientering. Som et ledd i rapporteringen vil årsmeldingen være et nyttig dokument. Sekretariatets forslag til vedtak: Årsmeldingen vedtas og legges fram for kommunestyret. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 03/2016
ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 27.01.16 04/2016 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 04/16 Kontrollutvalget 27.01.16 Kommunestyret Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging og etterlevelse av klima- og energiplanen Saksdokumenter: - Forvaltningsrevisjonsrapport av 09.12.15 utarbeidet av Revisjon Fjell IKS Bakgrunn: Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2015 som ble behandlet av kontrollutvalget i sak 17/2012 og av kommunestyret i sak 46/2012 har miljøspørsmål som tema for undersøkelse i 2015. Formål: Kommunens klima- og energiplan gir målsettinger som skal nås innen 2020. Det innebærer at det i 2015 kan være for tidlig å evaluere om det kan måles noen effekt av planen. Mer sentralt vil det være å følge opp hvilke interne tiltak kommunen har iverksatt for å møte de utfordringene som ligger i planen. Problemstillinger: For enhver forvaltningsrevisjon utarbeides det problemstillinger. Hovedproblemstillingen for denne forvaltningsrevisjonen er: Har kommunen har iverksatt tiltak for å møte utfordringene som ligger i klima- og energiplanen? Spørsmålet kan konkretiseres nærmere i følgende problemstillinger: 1. Har Os kommune etablert et internkontrollsystem for oppfølging og rapportering av mål og tiltak som er fastsatt i klima- og energiplanen? 2. Arbeider Os kommune aktivt med tiltak for å oppfylle mål i klima- og energiplanen? Revisors konklusjon: Revisor konkluderer slik: Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 04/2016
1. Har Os kommune etablert et internkontrollsystem for oppfølging og rapportering av mål og tiltak som er fastsatt i klima- og energiplanen? Kommunestyret har gjennom klima- og energiplanen satt målsettinger med tilhørende tiltak for å redusere klimautslipp, redusere energibruk og øke produksjonen av fornybar energi. For å kunne ha oversikt over hvor langt man har kommet og til slutt kunne nå de fastsatte målsettingene, mener revisjonen at det er nødvendig å etablere et internkontrollsystem for oppfølging og rapportering. De mener at det er for sent å evaluere måloppnåelse for planen i 2017 i forhold til å kunne sikre en god gjennomføring. Det er positivt at kommunen har oversikt over de tiltakene som er gjennomført, men revisor mener at det også er behov for å dokumentere hvilke resultater som er oppnådd. 2. Arbeider Os kommune aktivt med tiltak for å oppfylle mål i klima- og energiplanen? Revisjonen mener at kommunen kunne arbeidet mer aktivt med tiltak for å oppfylle målene som er satt i klima- og energiplanen. En del tiltak har likevel blitt gjennomført og Revisjonen mener at kommunen har hatt en god oppfølging når det gjelder investeringer i ENØK tiltak. Revisjonen mener at de økonomiske konsekvensene av tiltak i planen i for liten grad er utredet og at planen burde vært fulgt opp bedre i handlingsplaner og budsjett. Deler av planen bygger på rammebetingelser og forutsetninger som er endret siden planen ble vedtatt. Energiproduksjon basert på biogass og skogvirke har ikke rammebetingelser som gir økonomisk lønnsomhet og målestokken for klimautslipp har forsvunnet. Dette berører sentrale målsettinger i planen og det vil ikke være forhold som kommunen selv har styring med. Miljøsertifisering av kommunens virksomheter framheves som et viktig virkemiddel i planen. Etter vår mening er det ikke tilfredsstillende at kommunen ikke har gjort noe i forhold til å oppfylle dette. Revisjonen mener at det er viktig at planen er oppdatert og kan fungere som et godt verktøy for kommunens arbeid med klima- og energispørsmål. Det har skjedd store endringer i forutsetningene som planen bygger på. Det gjelder både i forhold til rammebetingelser som kommunen ikke kan påvirke og i forhold til kommunens egen risiko- og sårbarhetsanalyse og overordnede planverk. Revisjonen mener derfor at deler av klima- og energiplanen er utdatert og trenger en revisjon. Revisjonen mener også at det er viktig at planen legger premisser for kommuneplanens arealdel. Revisors anbefalinger: Med bakgrunn i sine funn og vurderinger vil revisor anbefale at: Klima- og energiplanen bør revideres så snart som mulig. Os kommune bør etablere et system for oppfølging og rapportering av planlagte tiltak, samt evaluere og dokumentere de resultatene som oppnås. Rådmannens uttalelse: Rapporten ble oversendt til rådmannen for uttalelse 19.11.2015. Rådmannen har avgitt uttalelse til rapporten 09.12.2015 hvor det framgår at han ikke har kommentarer til rapporten. Uttalelsen er vedlagt rapporten. Saksvurdering: Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 04/2016
Sekretariatet er av den oppfatning at Revisjon Fjell IKS har avgitt en rapport i tråd med vedtatt prosjektbeskrivelse, samt kontrollutvalgets forutsetninger. Sekretariatet vil tilrå at kontrollutvalget slutter seg til revisors anbefaling. Sekretariatets forslag til innstilling: Forvaltningsrevisjonsrapporten "Oppfølging og etterlevelse av klima- og energiplan" tas til etterretning. Os kommune følger revisors anbefaling. Rådmannen bes revidere klima- og energiplanen innen 30.juni 2016 Rådmannen bes etablere et system for oppfølging og rapportering av planlagte tiltak, samt evaluere og dokumentere de resultatene som oppnås. Rådmannen bes rapportere til kontrollutvalget om iverksatte tiltak innen 01.08.2016. Behandling: Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyrets vedtak: Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 04/2016
ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 27.01.16 05/2016 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 05/16 Kontrollutvalget 27.01.16 Bestilling av overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon - ny valgperiode Saksdokumenter: Ingen Saksframlegg: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som endelig vedtas av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i valgperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Formålet er at forvaltningsrevisjonsprosjekter gjennomføres innenfor de kommunale tjenesteområdene der forbedringspotensialet er størst eller på områder der det er svært viktig at kommunen lykkes i sitt arbeid, altså områder som er vesentlige for kommunens virksomhet, tjenesteproduksjon og omdømme. Kontrollutvalget står fritt med hensyn til hvem som skal utføre analysen. Ifølge kommentarer til forskriftene kan analysen bestilles fra både kontrollutvalgets sekretariat, kommunens revisor eller andre. Saksvurdering: Det må vedtas en plan for forvaltningsrevisjon for valgperioden. Planen skal gjelde til fra år 2016 til og med 2019. Å gjennomføre en overordnet analyse av kommunen krever god kjennskap til organisasjonen samt kompetanse innen risiko- og vesentlighetsvurderinger. Revisjon Fjell IKS har den ønskede kompetanse og god kjennskap til kommunens virksomhet. Dette arbeidet har tidligere gått inn i arbeidet til revisjonen som en del av deltakerkommunenes ramme for revisjon. Det vil derfor være naturlig at utvalget ber Revisjon Fjell om å utarbeide en overordnet analyse og forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon på bakgrunn av analysen. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Revisjon Fjell IKS om å utarbeide forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen baseres på en overordnet analyse av Os kommunes virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Analyse med forslag til plan ønskes ferdigstilt innen 01.09.16. Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 05/2016
Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 05/2016
ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 27.01.16 06/2016 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 06/16 Kontrollutvalget 27.01.16 Bestilling av overordnet analyse og plan for selskapskontroll - ny valgperiode Saksdokumenter: Ingen Saksframlegg: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m., jfr. kommuneloven 77 nr. 5 og forskrift om kontrollutvalg 13. Etter kommuneloven 80 omfatter selskapskontrollen interkommunale selskaper og aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner eier alle aksjene og heleide datterselskaper til slike selskaper. Den obligatoriske delen av selskapskontrollen er eierskapskontroll. Det dreier seg primært om å kontrollere at den som forvalter kommunens eierskap utøver myndigheten på den måte som er fastsatt i lov og forskrift. Det omfatter også en vurdering av om den som utøver eierinteressene gjør dette i samsvar med eiers vedtak og forutsetninger for forvaltningen av eierinteressene. Selskapskontrollen kan også utvides til å omfatte forvaltningsrevisjon i selskaper. Dersom flere eierkommuner ønsker å gjennomføre selskapskontroll i samme selskap, kan det være hensiktsmessig at slik kontroll eller revisjon koordineres mellom selskapets eiere. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret. Fristen for å vedta en slik plan i inneværende valgperiode er 31.12.16. Saksvurdering: Selskapskontroll er en lovpålagt oppgave, og det er kontrollutvalgets ansvar å utarbeide en plan for gjennomføring av slik kontroll. Saken legges fram for kontrollutvalget med forslag om å be revisor om å starte arbeidet med en overordnet analyse av kommunens eierskap og utarbeidelse av plan. Kontrollutvalget står fritt til å velge hvem de vil bestille denne planen fra. Siden dette arbeidet allerede inngår som en del av Os kommunes avtale om revisjonsarbeid med Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 06/2016
Revisjon Fjell IKS, kan ikke sekretariatet se noen grunn til å benytte noen andre til dette oppdraget. Revisjon Fjell utarbeidet også planen i forrige valgperiode. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Revisjon Fjell IKS om å utarbeide forslag til plan for gjennomføring av selskapskontroll i Os kommune. Planen baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Analyse med forslag til plan ønskes ferdigstilt innen 01.10.16. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 06/2016
ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 27.01.16 07/2016 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 07/16 Kontrollutvalget 27.01.16 Egenvurdering av revisors uavhengighet i henhold til forskrift om revisjon Saksdokumenter: - Skriv fra Revisjon Fjell IKS med egenvurdering av uavhengighet av 11.11.15 Saksframlegg: Både kommuneloven ( 79) og forskrift om revisjon (kap.6) setter krav til revisors uavhengighet. Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. En del av dette påseansvaret ligger i det å sikre at revisor er uavhengig. I følge forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Oppdragsansvarlig revisor og revisors medarbeidere på oppdraget skal være uavhengige. De kan ikke ha en tilknytning til kommunen som svekker deres uavhengighet eller objektivitet i gjennomføringen av revisjonen. Dette innebærer blant annet at de ikke kan: inneha andre stillinger, eller være medlem av styrende organer, hos kommunen eller virksomhet som kommunen har økonomisk interesse i «delta i eller ha funksjoner i» annen virksomhet dersom dette er i konflikt med rollen som revisor for kommunen Det er også relevant for vurderingen av uavhengighet om revisors nærstående eller revisors medarbeidere har tilknytning til kommunen. Det er videre lagt begrensninger på hvilke andre tjenester revisor kan levere til kommunen. Dette gjelder: rådgivningstjenester, dersom disse er egnet til å reise tvil om revisors uavhengighet tjenester som hører inn under ledelses- og kontrolloppgavene i kommunen å opptre som fullmektig for kommunen De som utfører revisjon for kommunen skal selv vurdere sin uavhengighet fortløpende. Sakvurdering: Kontrollutvalget har mottatt egenvurdering av uavhengighet fra oppdragsansvarlig revisor for Os kommune, Svein Magne Evavold, Revisjon Fjell IKS. Vurderingen er datert 11. november 2015. Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 07/2016
I skjemaets punkt 1.3 har revisor anført at hans sønn er ansatt som landbrukssjef i kommunen. Under vurderingen av denne mulige trusselen skriver revisor at sønnens stilling som landbrukssjef i kommunen kan medføre inhabilitet i forhold til revisjon av landbrukskontoret. Landbrukssjefen har pr. i dag ikke anvisningsmyndighet. For at det ikke under noen omstendighet kan reises tvil til revisor Evavolds uavhengighet, overlater han alle revisjonsoppgaver knyttet til kommunens landbruksforvaltning til revisor Merete Lykken. Uavhengigheten vurderes fortløpende. Sekretariatet mener at revisors forholdsregler for å eliminere eller redusere eventuelle trusler er godt ivaretatt. Revisor er tilstede under behandling av saken og kan svare på eventuelle spørsmål i fra utvalget. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring av 11.11.15. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 07/2016
vedlegg
vedlegg
vedlegg
vedlegg
ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 27.01.16 08/2016 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 08/16 Kontrollutvalget 27.01.16 Orienteringssaker Sekretariatet orienterer om følgende: Orienteringssak 1 vedtak i Os kommunestyre: Kommunestyre behandlet den 17.12.15 budsjett for kontrollutvalget. Utvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Orienteringssak 2 Einfo 15/5 Tolkning av kommuneloven 80: Kommunaldepartementet har i et brev til Telemark kommunerevisjon uttalt seg nærmere om forståelsen av innsynsretten etter kommuneloven 80. E-info er vedlagt saken. Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 08/2016
vedlegg
vedlegg
vedlegg Telemark kommunerevisjon Deres ref Vår ref Dato 15/355-4 28.08.2015 Tolkning av kommuneloven 80 - innsynsrett i selskap Vi viser til e-post 19. januar 2015, med spørsmål om tolkning av kommuneloven 80. Vi beklager den lange saksbehandlingstiden. I brevet reises det to problemstillinger. Departementet tar med dette ikke konkret stilling til saken som henvendelsen dreier seg om. Vi vil likevel redegjøre for vår generelle forståelse av kommuneloven 80. Kan det kreves innsyn i ansvarlig selskap (ANS) i medhold av kommuneloven 80? Kommuneloven 80 første ledd nevner tre ulike organisasjonsformer som det på visse vilkår kan kreves innsyn i. Disse er interkommunale selskaper (jf. IKS-loven), interkommunale styrer (jf. kommuneloven 27), og aksjeselskaper (etter aksjeloven). Departementet legger til grunn at 80 uttømmende regulerer hvilke type selskaper som det kan kreves innsyn i, jf. Prop. 119 L (2011 2012) s. 16. Departementet antar derfor at det ikke er innsynsrett i organisasjons- eller selskapsformer som ikke er nevnt i bestemmelsen (for eksempel ansvarlige selskap). Dette underbygges av andre uttalelser i samme proposisjon: Postadresse Kontoradresse Telefon* Kommunalavdelingen Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg. 59 22 24 90 90 Erland Aamodt NO-0032 Oslo Org no. 22 24 68 28 postmottak@kmd.dep.no http://www.kmd.dep.no/ 972 417 858
Føremålet til departementet var såleis at alle aksjeselskap som er heilåtte av kommunen/fylkeskommunen eller kommunar/fylkeskommunar, anten direkte eller indirekte gjennom dotterselskap i eitt eller fleire ledd, skal vere omfatta av føresegna. Det same gjeld aksjeselskap som er indirekte åtte gjennom eit interkommunalt selskap. (s. 17) Formålet med lovendringen tyder altså på at det kun er datterselskap som er organisert som aksjeselskap det kan kreves innsyn i. Ansvarlige selskap er ikke nevnt i det hele tatt i forarbeidene, noe som også underbygger at dette er en selskapsform det ikke kan kreves innsyn i. Hva ligger det i uttrykket "heleid" som benyttes i lovforarbeidene? vedlegg Departementet legger til grunn at uttrykket heleid i Prop. 119 L (2011 2012) svarer til uttrykket "eier alle aksjer" som vi finner i 80 første ledd. Vi viser her også til at uttrykket "heleid" sto i lovteksten før endringen i 2013. Etter departementets oppfatning har disse to uttrykkene identisk meningsinnhold. I "heleid" ligger det først og fremst en avgrensning mot andre type eiere, som private eller staten. Se nærmere om bakgrunnen for dette i Prop. 119 L (2011 2012) s. 16 med videre henvisninger. Departementet mener at bestemmelsen nokså klart ikke stiller krav om at selskapet er heleid av én kommune eller ett heleid kommunalt aksjeselskap. For eksempel vil et aksjeselskap som er eid av to kommuner være omfattet av innsynsretten etter kommuneloven 80. Et annet eksempel kan være et aksjeselskap som er eid av to kommunalt heleide aksjeselskaper. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Erland Aamodt seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Side 2
ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 27.01.16 09/2016 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 09/16 Kontrollutvalget 27.01.16 Åpen post Saksdokumenter: - Ingen Saksframlegg: Kontrollutvalget innførte i forrige periode en sak ved navn Åpen post på kontrollutvalgets møter. Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget i Os kommune Sak nr. 09/2016