Offentlighet og løsninger HAAKON JOHANNESSEN OG MARTIN BOULD
Publisering. Grensedragningen mellom krav til offentliggjøring og krav på tilgang til informasjon Offentlighetsloven skal sikre innsyn, men hvordan sikre riktig offentliggjøring? Vi diskuterer ønsker og krav til innsynsløsningene (Innsyn og OEP) fra omverden opp mot nødvendighet av og mulighetene til å sikre at riktig informasjon blir offentliggjort. Hvilke krav skal man stille til systemene? Hva kan gjøres på rutinesiden og hva med menneskelige
Det viktigste er ikke gode publikumsløsninger! Det viktigste er gode saksbehandlingssystemer, som er så intuitive og enkle å benytte at de brukes for å gjennomføre virksomhetens daglige oppgaver Du begynner ikke med en god publikumsløsning, dersom virksomheten ikke har gode systemer for saksbehandling og håndtering av dokumentasjon Dersom det ikke foreligger gode systemer har man ikke noe å publisere
Det hjelper ikke med et fullstendig arkiv dersom det kun er tilgjengelig i den dypeste kjelleren i et rom hvor strømmen er gått! Gode løsninger for publikum for å se hva som kommunen har mottatt Gode løsninger for publikum for å se hva kommunen gjør Enkelt å finne fram historisk materiale!
Behov for et tydelig skille mellom Arkivering og journalføring Mellom journalføring og offentlig journal og mellom offentlig journal og publisert journal Ingen direkte sammenheng mellom noen av disse Arkiverte dokumenter må ikke på offentlig journal selv om de publiseres
Det er også et behov for å drøfte hvorfor fokuset er på korrespondanse Er det ikke andre typer opplysninger som også er viktige her? Offentlige data er like viktige Mens virksomhetene blir angrepet ved personvernbrudd og angrepet for manglende offentlighet Er ikke dette også en viktig del av offentligheten som man glemmer http://data.norge.no/
Man skal ikke ukritisk legge ut eller publisere alt, men hva bør publiseres og legges ut 1. De store offentlige sakene 2. De viktige politiske debattene 3. Presedenssakene og sakene som vil være styrende for tilsvarende beslutninger
Alt som det ikke er en eksplisitt grunn ikke skal være offentlig, bør være offentlig 1. Vi må tåle at det snokes i arkivet! 2. At andre påpeker feil saksbehandling er en styrke. 3. Fullt innsyn er en styrke for vårt demokrati
Fra Kvinnherringen 16.1.2016. Dette forteller at saksbehandlingen og oppgaveløsningen skjer, men at systemene for å arkivere- og fange sporene av saksbehandlingen er for dårlig Eller rett og slett ikke blir brukt
«Den aktuelle e posten er ikke lagt inn i kommunens saksarkiv, og e posten er slettet fra XX e postkonto. Den etterspurte e posten kan derfor ikke fremskaffes.» «Rådmannen i Arendal har altså trenert innsyn i strid med loven i halvannet år. Videre har han latt andre offentlige institusjoner bruke store ressurser på å avklare lovverket, før han bokstavelig talt sletter dokumentet fremfor å gi det ut.» «Det skyldes ikke motvilje på arkivet. Saksbehandler har rett og slett aldri sendt til arkivet de nødvendige dokumentene. Saksbehandler er rådmannen selv, XX.» «Jeg ringte rådmann XX for å spørre direkte om hvorfor ingen korrespondanse finnes. Svaret var at oppdragsbestillingene er gitt muntlig i møter.»
9 spørsmål 1. Hva er den viktigste forutsetningen for offentlighet og innsyn? 2. Manglende differensiering mellom journalføring og arkivering og også utfordringer med Noark 5 standarden slik den ser ut eller fortolkning 3. Arkivplikt- kontra journalplikt 4. Hva ville vært «killerapp» for å søke innsynsbegjæringer? 5. Hva ville vært «killerapp» når det gjelder håndtering av innsynsbegjæringer 6. Hvor mye offentlighet er forvaltningen egentlig interessert i (nå glemmer vi hva politikerne velger å si under 17 mai talen) 7. Jo mere man legger ut, jo færre spørsmål får man? 8. Vil økt offentlighet føre til lettere (nødvendig hemmelighold?)
Offentlighet og innsyn Datatilsynets variant Den offisielle politikken til Datatilsynet er at de ikke velger å legge ut den offentlige journalen sin, men velger publisere en rekke type opplysninger og documenter om det de driver med Kommunene kunne kanskje vært flinkere
Pressens problem De blander sammen journalføring med arkivering De vet ikke at selv om dokumenter ikke blir journalført, så er det fullt mulig å arkivere De vet ikke at journalføringsplikten forutsetter 2 forhold o Gjenstand for saksbehandling o Verdi som dokumentasjon En rekke journalister tror at dersom en kommune ikke har en publisert journal så blir ikke dokumenter arkivert Spør en journalist retorisk om han driver med saksbehandling, spør en lærer om det han driver med innenfor rammene av undervisningsplikten er saksbehandling Er resultatene av undervisningsaktiviteter og dialog med en elev saksbehandling, eller er det opplæring som er noe annet?