Behandling og registrering av samtykker i 2013 Krav til samtykke for alle over 18 år Kravet følger av Lov om bostøtte 8. Alle i husstanden som er over 18 år, eller fyller 18 år i måneden det søkes bostøtte for, må samtykke til at Husbanken/kommunen kan innhente, lagre og bruke personopplysninger om dem. Samtykke blir gitt ved å underskrive på søknaden. Er det svært vanskelig å innhente samtykke fra en person i husstanden, så kan kommunen gi unntak for samtykke. Se eget avsnitt om hvordan slike saker blir behandlet. Det er kun det nye søknadsskjemaet (HB 9.S.01 12.2012)) som er gyldig. Hvis en søker sender inn søknad på et gammelt skjema, må kommunen sende ut skjema for samtykke til søker og be om at alle over 18 år i husstanden underskriver på skjemaet. Samtykkeskjemaet finner du på husbanken.no. Generell saksgang Kommunen skal ved registrering av søknaden svare Ja eller Nei på spørsmålet om søker eller bipersonen/e har samtykket til at det behandles personopplysninger om dem. Søknader som mangler samtykke fra søker selv, kan ikke registreres i systemet. Se eget avsnitt. Mangler det underskrift fra en eller flere bipersoner når Husbanken skal fatte vedtak, så vil søknaden bli avvist. Det betyr at søker får et vedtak (V42) som sier at søknaden er avvist, grunnet manglende samtykke. Se for øvrig eget avsnitt. Manglende samtykke fra søker/hovedperson Hvis søker ikke har underskrevet søknaden, skal kommunen ta kopi av søknaden og returnere søknaden til søker. Søker skal få en frist for å sende inn underskrevet søknad. Det er ikke mulig å registrere en søknad som søker ikke har underskrevet. Manglende samtykke fra biperson Bipersoner over 18 år eller som fyller18 år i måneden det søkes for, må samtykke til behandlingen av personopplysninger. Hvis en biperson ikke har underskrevet søknaden, så skal kommunen underrette søker om det og be om at søker sender inn det manglende samtykket på et eget samtykkeskjema. Både kommunen og søker kan skrive ut skjemaet på husbanken.no. Kommunen skal gi søker en frist for når skjemaet må sendes inn. Samtykke 2013 10. jan. 2013
Når kommunen etterlyser samtykke, skal det legges inn et notat på saken om at det er gjort. Se eget avsnitt om saksbehandling og saksgang. Saker med manglende samtykke fra biperson, skal registreres i systemet. Kommunen skal ev. svare nei på om samtykke er gitt. Kommunen kan registrere samtykke fra biperson har fylt 17 år, men det er kun obligatorisk for personer som er 18 år eller fyller 18 år i måneden det søkes støtte for. Hvis kommunen svarer Nei på spørsmålet om samtykke, vil det komme opp et felt som sier at «Personen har ikke samtykket». Når man går videre til neste side vil personen bli slettet. Personen slettes fordi vi ikke har lov til å lagre personopplysninger om personer som ikke har samtykket. Hvis man har svart nei ved en feil, må kommunen legge inn fødselsnummeret på nytt. Unntak fra samtykke Loven åpner for at kommunen kan gi unntak i de tilfellene det er «uhøvelig vanskelig» å innhente samtykke. Dette er en konkret vurdering kommunen må gjøre i den enkelte sak. Unntaksregelen skal praktiseres strengt. I veilederen finner du eksempler på hva som kan være unntakstilfeller. Når det er gitt unntak, skal kommunen krysse av for det i systemet, og så skrive et notat om hvorfor det er «uhøvelig vanskelig» å innhente samtykke. Hvis det er mulig, bør søker dokumentere hvorfor det er svært vanskelig å få samtykke fra personer som bor i husstanden. Hvis det er krysset av for «Uhøvelig vanskelig» vil saken bli behandlet som om samtykke er gitt.
Notatet på saken kan senere leses i Vis sak ved å trykke på + tegnet Brev om unntak blir sendt personen det gjelder I saker hvor det er gitt unntak fra samtykke, vil det automatisk bli sendt ut brev til personen som det er gitt unntak for. Brevet opplyser om at det er gitt unntak fra samtykket, og beskriver videre hva slags personopplysninger vi innhenter, lagrer og bruker om vedkommende (POL-brev). Utsendelsen vil framgå av brevloggen på saken. Biperson som fyller 18 år Ca. to måneder før en biperson på en løpende sak fyller 18 år, sender vi automatisk et brev med informasjon om at personen må samtykke til behandlingen av personopplysninger. Brevet blir sendt til hovedpersonen på saken, og inneholder et samtykkeskjema som søker skal returnere til kommunen/bydelen. På skjemaet står det hvem i husstanden som må samtykke.
Manglende samtykke mer om saksbehandling og saksgang Kommunen har i følge forvaltningsloven 11 plikt til å underrette søker når en søknad er mangelfull og vil føre til avslag. Når det gjelder saker som mangler samtykke, så har søker mulighet til å rette opp mangler helt fram til neste søknadsfrist jf. forskrift om bostøtte 9. I alle saker der det mangler underskrifter, er det derfor viktig at kommunen overholder plikten til å underrette søker, slik at søker får en reell mulighet til å rette opp søknaden innen den siste fristen (14. neste måned). Hvis kommunen ikke informerer søker om mangler i søknaden, vil søker kunne klage på vedtaket og få medhold. Søknader som mangler samtykke fra hovedperson skal kopieres og returneres til søker. Punktene under gjelder når det mangler samtykke kun fra bipersoner. Kommunen går gjennom søknader løpende og sjekker at alle voksne bipersoner har underskrevet søknaden. Mangler det samtykke fra biperson, så skal kommunen sende brev med samtykkeskjema til søker eller på annen møte informere søker om mangelen ved søknaden. Kommunen skal oppgi en frist for når søker må sende inn samtykket for å kunne være med på vanlig vedtakskjøring. I tillegg bør det framgå av brevet hva som er absolutt siste frist dvs. 14. i neste søknadsperiode. (Innlevering i perioden mellom registreringsfristen og søknadsfristen neste måned, vil medføre at søker får utbetalt bostøtten senere enn normalt.) Når systemet er åpner for kommunen, registreres saken og så må kommunen legge inn notat om hva slags informasjon søker har fått. Behandling av saker der søker har fått vedtak om avvisning Mangler det samtykke på vedtaksdatoen, får søker vedtak om at søknaden er avvist. I vedtaket er det listet opp hvem som har samtykket, og så er det vedlagt et skjema der personen/e som ikke har samtykket skal underskrive. Fristen for å sende inn dette skjemaet, er 14. samme måned dvs. ca. 4 dager etter at søker mottar vedtaket. Hvis søker leverer skjemaet innen fristen, så skal saken behandles slik: Kommunen registrerer saken som klage i bostøttesystemet. Kommunen legger inn notat på saken om at samtykket har kommet inn innen fristen. Kommunen vurderer om saken skal kopieres til neste termin. * Saken sendes straks til Husbanken for behandling. Husbanken behandler saken, og sender søker nytt vedtak. Disse vedtakene er formulert som ordinære vedtak med klageadgang. (Av systemtekniske årsaker, så vil disse brevene dannes i klagerutinen, men de vil være formulert som vanlig vedtak.) Hvis søker leverer samtykket etter fristen, er videre behandling av saken avhengig av om søker har fått mulighet til å rette opp mangelen tidligere dvs. om kommunen har gitt søker beskjed om det manglende samtykket tidligere. Kommunen registrerer saken som klage i bostøttesystemet. Kommunen legger igjen notat på saken som opplyser om kommunen har underrettet søker tidligere. Kommunen vurderer om saken skal kopieres til nest termin. * Hvis kommunen tidligere har gitt søker beskjed om at søknaden var mangelfull, så vil søker få ett endelig avslag. Hvis kommunen ikke har gitt søker beskjed om den mangelfulle søknaden, så vil Husbanken gi medhold i å få behandlet søknaden sin. * Kopiering til neste termin har det ikke skjedd endringer i saken kan den kopieres.
Rapport over saker som mangler samtykke Det er laget en ny rapport R 22 som viser saker med biperson som ikke har samtykket. Bi-personer som fyller 18 år i søknadsmåneden, er i tillegg markert med et rødt flagg. Kommunen skal behandle disse sakene slik: Kommunen skal informere søkerne som er listet opp om at søknaden deres er mangelfull. Søker skal få en frist for å sende inn samtykke. Kommunen skal legge inn notat på saken om hvordan søker er informert. Krav til samtykke nye brev Det er flere nye brev som følge av det nye kravet om samtykke. Under er en opplisting av de mest sentrale brevene. Alle brevene er ikke klare nå, men vi vil legge dem ut på husbanken.no så snart de er ferdige. Vedtak om at søknaden er avvist V42. Sendes automatisk fra bostøttesystemet etter hovedkjøring. Vedtak når søknaden er fullstendig og behandlet (av Husbanken). Dette kan være varianter av alle typer ordinære vedtak. Brev vi jobber med nå: Kommunebrev - oversendelsesbrev med samtykkeskjema. Kan brukes når det mangler samtykke fra søker. Wordmal til bruk i perioden før systemet åpner for kommunen. Kommunebrev - oversendelsesbrev med samtykkeskjema. Kan brukes når det mangler samtykke fra en eller flere bipersoner. Wordmal jf. over. Kommunebrev oversendelsesbrev med samtykkeskjema. Brukes når det mangler samtykke fra biperson. Brev til bruk i perioden etter at systemet åpner for kommunen og til registreringsfristen. Brevet dannes i bostøttesystemet. Det kan også komme andre brev enn det som er opplistet her.