Sentralstyret Sakspapir Møtedato 05.12.2015 Ansvarlig Arbeidsutvalget Saksnummer SST3 06.11-15/16 Gjelder Utredning av NSOs faglige komiteer 1 2 3 Vedlegg til saken: 1. Mandat for adhockomite for utredning av faglige komiteer (AFK) 2. Avsluttende oppsummering med Varde Hartmark 09.11.15 4 UTREDNING AV NSOS FAGLIGE KOMITEER 5 6 7 FORMÅL Se på hvordan Norsk studentorganisasjon (NSO) best mulig kan integrere de faglige komiteene i organisasjonen, samt vedta mandat for en adhockomité som skal se videre på utredning. 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 SAKSPRESENTASJON På sentralstyremøte 2 (SST2) ble saken SST2 02.02-15/16 Søknad fond for utredning Organisasjonsgjennomgang faglige og politiske komiteer behandlet. Arbeidsutvalget (AU) søkte her om å bruke 255 000 kroner på en ekstern gjennomgang av komitestrukturen i NSO. Søknaden ble avvist med 12 mot 1 stemme. Ettersom en såpass omfattende gjennomgang ble avvist, anses det som hensiktsmessig å begrense omfanget av en slik utredning noe, slik at det tas utgangspunkt i at vi nå kun ser på de faglige komiteene. I NSOs handlingsplan 2015-2016 står det under punktet Organisasjon at «NSO skal, frem til landsmøtet i 2016, utrede hvordan man kan få til en bedre utnyttelse og integrasjon av de faglige komiteene». Dette ble imidlertid ikke fulgt opp med økonomiske bevilgninger fra landsmøtet 2015. Det viste seg å være usikkerhet rundt intensjonen bak setningen i handlingsplanen, og det ble på SST2 diskutert hvorvidt landsmøtet hadde gitt organisasjonen hjemmel til å bruke et slikt beløp til å gjennomføre en ekstern evaluering, og om midlene i så fall skulle tas fra fond. Det ble videre drøftet alternative varianter for hvordan dette kan gjøres på en annen måte enn å bruke en ekstern aktør. Sentralstyret konkluderte med at det skal skulle forberedes en sak til SST3 med forslag til svar på dette punktet. Medlemmer fra sentralstyret har sammen med arbeidsutvalget utarbeidet denne saken. Det blir tatt utgangspunkt i arbeidet som er gjort til nå, og det skisseres opp forslag til vedtak. Arbeidet gjort til nå med beskrivelse av problemstilling og framgangsmåte Utredningen tok sikte på følgende problemstilling, som ble sendt de aktuelle eksterne tilbyderne: 1. Hvordan fungerer organiseringen med faglige og politiske komiteer? 2. Kan dette organiseres på andre måter? 3. Hva er behovet for faglige og politiske komiteer? 4. Hvordan kan arbeidet med fagområder integreres bedre i organisasjonen? 5. Hva kan være alternativene til å ha de faglige komiteene? SST3 06.11-15/16 Utredning av NSOs faglige komiteer 3 sider
33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 I det avsluttende møtet mellom prosjektgruppen til NSO og Varde Hartmark, ble følgende positive aspekter og hovedutfordringer trukket fram fra det arbeidet som allerede er gjennomført i fase 1 (referat ligger som vedlegg 2). Det ble skissert opp som hypoteser firmaet ville arbeidet videre med om de skulle fortsatt sin kartlegging. Positive aspekter: Komiteene utgjør et viktig rekrutteringsgrunnlag for organisasjonen. Det er større rekruttering fra politisk komiteer til arbeidsutvalg og sentralstyre, enn fra faglig komiteer. Dette kan arbeides mer med, og er ikke selvfølgelig at må være slik. Faglige komiteer gir arbeidsutvalget en større nærhet til fagmiljøet og bidrar til et mangfold i perspektiver og erfaringer. Det å ha komiteene gjør at det er flere å hente innspill og tilbakemeldinger fra. Dette gjør at man får mer representative innstillinger. Komiteene kan virke som en utfordrer til arbeidsutvalget og stille de tøffe spørsmålene som organisasjonen må svare på. Dette er derimot noe som må videreutvikles, slik at komiteene er i stand til å utføre en samarbeidsrelasjon hvor partene drar nytte av å utfordre hverandre. De kan potensielt avlaste arbeidsutvalget i arbeidsoppgaver. De kan være en ressurs for politisk gjennomslag. Hovedutfordringer: Selv om komiteene i seg selv er en god rekrutteringsarena inn til sentralstyret eller arbeidsutvalget, er rekrutteringen inn til komiteene i utgangspunktet for svake. Det er et problem at man ikke har fulle komiteer hver periode, eller at man ikke klarer å holde på alle komitemedlemmene. Dette kan være på grunn av uklare linjer om hvem som har ansvaret for rekruttering, informasjonsflyten til kandidater både før og etter valg, informasjon til komiteen og forutsetningene for arbeidet i komiteene. Informasjonsflyten mellom arbeidsutvalget, sentralstyret og komiteene er uklare. En av hovedutfordringene er den manglende rolleforståelsen. Kandidater blir valgt inn på et grunnlag av for lite informasjon om hva vervet faktisk innebærer, i kombinasjon med å ikke ha et mandat før lenge etter perioden har startet. Dette skaper falske forventninger til hva det vil si å være i komite i NSO, kontra hva det faktiske innebærer i praksis. Komiteene og medlemmene har for svak kunnskap om sektoren. Organisatoriske utfordringer som geografisk spredning og budsjettramme for komiteene setter klare begrensninger for hvor mye aktivitet en komite har anledning til å bedrive. 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 VURDERING Det legges til grunn for arbeidet at det ikke blir mulig å levere en rapport til landsmøtet, fordi en slik utredning kommer til å ta lengre tid. Derfor er det heller lagt opp til at rapporten ferdigstilles før siste sentralstyremøte. Med utgangspunkt i arbeidet som er gjort til nå, sees det som hensiktsmessig at det settes ned en adhockomite bestående av faste medlemmer fra sentralstyret. Vurderingen tar for seg hvordan en slik løsning kommer til å se ut, med forslag til vedtak, og mandat for en slik komite. Høringer På SST2 snakket sentralstyret om å sende ut høringer til alle de faglige komiteene. Etter diskusjoner i ettertid mellom medlemmer i sentralstyret og arbeidsutvalget, har vi ansett det som mer hensiktsmessig at adhockomiteen tidlig i sitt arbeid finner et utvalg av personer i NSO- SST3 06.11-15/16 Utredning av NSOs faglige komiteer side 2
76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 systemet med god kjennskap og erfaring fra både sentralleddet og de faglige komiteene som kan gi nyttige innspill til en slik prosess. Det er derfor ikke sendt ut en slik høring i forkant av SST3. Arbeidsgrunnlag I bestillingen som ble sendt til Varde Hartmark ble både de politiske og faglige komiteer inkludert i arbeidet, men det vurderes i dette tilfellet som mer hensiktsmessig for adhockomiteen kun ser på de faglige komiteene. Problemstillingene for arbeidet, og de positive aspektene og hovedutfordringene som kom frem etter det avsluttende møtet med Varde Hartmark, anses som gode momenter komiteen kan basere sitt arbeid på. Medlemmer Det anses hensiktsmessig at komiteen velges blant sentralstyrets faste medlemmer, og at disse kan ha en kontinuerlig dialog med resten av sentralstyret og sentralleddet for innspill ved behov. Økonomi For at komiteene skal ha ressurser til å treffes, er nødvendig å søke midler fra fond for utredning og analyse. Det innstilles derfor på å innvilge inntil kroner 20 000 til dette formålet. Dette er det samme fondet sentralstyret avviste søknaden til på SST2. Summen tilsvarer budsjettrammen til en faglig komite for ett semester. Sluttrapport På SST2 ble det diskutert hva landsmøtet i 2015 ønsket, og hvordan en skal vekte punktet i handlingsplanen om at det skal foretas en slik utredning, mot det faktum at det ikke ble satt av midler til en slik gjennomføring. I dette tilfellet anses det som mer hensiktsmessig å levere en sluttrapport til sentralstyret i stedet for til landsmøtet. For at komiteens arbeid skal kunne dokumenteres og tas videre i organisasjonen, innstilles det på at komiteen skal avslutte sitt arbeid og levere sin utredning til arbeidsutvalget og sentralstyret senest 9. mai 2016. Videre skal komiteen legge frem sin rapport på SST6, som avholdes 2.-4. juni 2016, samt komme med en anbefaling til fremtidig organisering og integrering av komiteene med forslag til tiltak og eventuelle vedtektsendringer. 103 104 105 106 107 108 109 110 111 INNSTILLING Sentralstyret setter ned en adhockomite bestående av tre faste medlemmer fra sentralstyret, som setter i gang arbeidet med utredning av NSOs faglige komiteer den 6. desember. N.N., N.N. og N.N. oppnevnes som medlemmer av komiteen. Sentralstyret innvilger inntil kroner 20 000, til adhockomiteens arbeid med utredning av de faglige komiteene, fra Fond for utredning og analyse. Sentralstyret vedtar mandat for adhockomite for utredning av faglige komiteer (AFK). 112 SST3 06.11-15/16 Utredning av NSOs faglige komiteer side 3
SST3 06.11-15/16 Utredning NSOs faglige komiteer vedlegg 1 1 2 VEDLEGG 1: MANDAT FOR ADHOCKOMITE FOR UTREDNING AV FAGLIGE KOMITEER (AFK) 3 4 5 6 7 KOMITEENS FORMÅL Adhockomiteen skal utrede hvordan Norsk studentorganisasjon (NSO) kan få til en bedre utnyttelse og integrasjon av de faglige komiteene, i tråd med Handlingsplanen for 2015/2016. Komiteen skal presentere sin rapport på sentralstyremøte 6 (SST6), og samtidig komme med sin anbefaling til fremtidig organisering. 8 9 10 KOMITEENS ARBEID Adhockomiteen skal, med utgangspunkt i sluttrapporten etter Varde Hartmarks arbeid, svare på følgende spørsmål: 11 12 13 14 15 Hvordan fungerer organiseringen med faglige komiteer? Kan dette organiseres på andre måter? Hva er behovet for faglige komiteer? Hvordan kan arbeidet med fagområder integreres bedre i organisasjonen? Hva kan være alternativene til å ha faglige komiteer? 16 17 18 19 20 21 Samarbeidsprosess Komiteen rapporterer til sentralstyret (SST), og skal tilstrebe en jevnlig dialog med SST for å få innspill til sitt arbeid og sikre at arbeidet er i tråd med bestillingen. Komiteen samarbeider med en ansvarsperson utpekt av arbeidsutvalget (AU). Komiteen skal høre relevante organer og personer, i og utenfor organisasjonen, som en del av sitt arbeid. 22 23 24 25 26 ARBEIDETS OMFANG Komiteen skal rapportere om sitt foreløpige arbeid til SST på deres møte 20. april 2016. Komiteen skal avslutte sitt arbeid og levere sin utredning i en sluttrapport til AU og SST senest 9. mai 2016. Komiteen presenterer sin rapport, og eventuell videre anbefalinger, på SST6 2015/2016. 27 28 KOMITEENS SAMMENSETNING Komiteen består av tre personer valgt blant sentralstyrets faste medlemmer. 1 sider
SST3 06.11-15/16 Utredning NSOs faglige komiteer vedlegg 2 1 2 VEDLEGG 2: AVSLUTTENDE OPPSUMMERING MED VARDE HARTMARK 09.11.15 3 4 5 6 7 8 9 10 AVSLUTTENDE OPPSUMMERING Sentralstyret besluttet å avvise arbeidsutvalgets søknad om midler til honorar av Varde Hartmark i deres utredning av faglige og politiske komiteer i NSO. I forbindelse av dette, ble det avholdt et siste og avsluttende møte mellom prosjektgruppen og Varde Hartmark 09.11.2016. Da fase 1 (den delen av utredningen som arbeidsutvalget innvilget og forpliktet seg til) ikke inneholdt noen for form sluttrapport til NSO, har prosjektgruppen valgt å skrive ett avsluttende notat fra prosessen. Notater, refleksjoner og tilbakemeldinger fra prosjektgruppen vil derfor være rapportgrunnlaget. 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 PROSESS MOT PROSJEKT Arbeidsutvalget (AU) startet arbeidet med denne utredningen på et internt planseminar tidlig i september. I fellesskap kom man frem til hva en slik gjennomgang bør inneholde og fokusere på, for best mulig å svare på landsmøtets bestilling. Videre ble det nedsatt en intern prosjektgruppe bestående av både arbeidsutvalget og sekretariatet som har god kjennskap til komiteenes rolle og virke i organisasjonen. AU definerte problemstillinger som styrte hva en slik organisasjonsgjennomgang skal fokusere på. Utredningen tok sikte på å svare på følgende problemstilling: 1. Hvordan fungerer organiseringen med faglige og politiske komiteer? 2. Kan dette organiseres på andre måter? 3. Hva er behovet for faglige og politiske komiteer? 4. Hvordan kan arbeidet med fagområder integreres bedre i organisasjonen? I utlysningen og letingen falt valget på Varde Hartmark som tilbyder av eksterne utredninger. 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 DISKUSJONER, WORKSHOP OG INFORMASJONSINNHENTING Datagrunnlaget som danner bakgrunnen for de tilbakemeldinger og anbefalinger som denne rapporten kommer med, er basert på en rekke samtaler mellom prosjektgruppen og de eksterne konsulentene. Videre ble det avholdt en workshop bestående av flere representanter fra nåværende og tidligere arbeidsutvalg, og flere fra sekretariatet med god erfaring med komiteer i NSO. Workshopen avdekte flere aspekter ved komiteenes rolle og integrasjon i organisasjonen. Positive aspekter: Komiteene utgjør et viktig rekrutteringsgrunnlag for organisasjonen. Det er større rekruttering fra politisk komité til arbeidsutvalg og sentralstyre, enn fra faglig komite. Dette kan arbeides mer med, og er ikke selvfølgelig at må være slik. 3 sider
36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 Faglige komiteer gir arbeidsutvalget en større nærhet til fagmiljøet og bidrar til et mangfold i perspektiver og erfaringer. Det å ha komiteene gjør at det er flere å hente innspill og tilbakemeldinger fra. Dette gjør at man får mer representative innstillinger. Komiteene kan virke som en utfordrer til arbeidsutvalget og stille de tøffe spørsmålene som organisasjonen må svare på. Dette er derimot noe som må videreutvikles, slik at komiteene er i stand til å utføre en samarbeidsrelasjon hvor partene drar nytte av å utfordre hverandre.. De kan potensielt avlaste arbeidsutvalget i arbeidsoppgaver. De kan være en ressurs for politisk gjennomslag. 47 Hovedutfordringer: 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 Selv om komiteene i seg selv er en god rekrutteringsarena inn til sentralstyret eller arbeidsutvalget, er rekrutteringen inn til komiteene i utgangspunket for svake. Det er et problem at man ikke har fulle komiteer hver periode, eller at man ikke klarer å holde på alle komitémedlemmene. Dette kan være grunnet uklare linjer om hvem som har ansvaret for rekruttering, informasjonsflyten til kandidater både før og etter valg, informasjon til komiteen og forutsetningene for arbeidet i komiteene. Informasjonsflyten mellom arbeidsutvalget, sentralstyret og komiteene er uklare. En av hovedutfordringene er den manglende rolleforståelsen. Kandidater blir valgt inn på et grunnlag av for lite informasjon om hva vervet faktisk innebærer, i kombinasjon med å ikke ha et mandat før lenge etter perioden har startet. Dette skaper falske forventninger til hva det vil si å være i komité i NSO, kontra hva det faktisk innebærer i praksis. Komiteene og medlemmene har for svak kunnskap om sektoren. Organisatoriske utfordringer som geografisk spredning og budsjettramme for komiteene setter klare begrensninger for hvor mye aktivitet en komité har anledning til å bedrive. 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 TANKER OM MULIGE ENDRINGER OG FORSLAG TIL UTVIKLING: Mandat: Kjernen av utfordringene knyttet til komiteene synes å være arbeidet med mandat. Det er både utfordrende for arbeidsutvalget og komiteene at dette ikke er vedtatt før lenge ut i perioden til komiteene. Det skaper uklare forventninger til medlemmene av komiteene (også i forkant av at de blir valgt) og kan i verste fall føre med seg at komiteene ikke ønsker å arbeide med det mandatet dikterer. Forslag til endring er å dele mandatet i to ulike deler, hvorav en del er fast og vil gi kandidater et klart og tydelig bilde på rolle og forventninger. En annen del kan være mer flytende og i større grad følge årshjul, handlingsplan og andre politiske prioriteringer for den aktuelle perioden. En slik deling gjør at organisasjonen løfter blikket noe, og skaper en struktur og organisatorisk utvikling som står over tid. Et annet moment fra diskusjonene er hvilket nivå man egentlig kan forvente at komiteene er i stand til å bistå arbeidsutvalget. Det er utvilsomt forskjell i kunnskapsnivå og forutsetninger til at komiteene kan være veldig politiske i deres arbeid. Det er derfor også muligheter for å se på om det som er den ønskede funksjonen ved komiteenes kan oppfylles gjennom andre roller enn faglige komiteer. Vedlegg 2 til sak SST3 06.11-15/16: Avsluttende oppsummering med Varde hartmark 09.11.15side 2
79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 Sammensetning: I forbindelse med diskusjoner om struktur og sammensetning av komiteene, ble det også diskutert muligheten for å ha alternativer for faglige komiteer. Et alternativ til dette kan være et utvidet faglig råd som består av ulike faglige bakgrunner og som rådgir arbeidsutvalget i mindre faglige spørsmål enn ved dagens ordning med komiteer for hvert enkelt fagfelt. Organisering: Det ble påpekt og understreket viktigheten av å opprette flere og bedre møteplasser enn de man har per i dag. Det ble i stor grad snakket om å ha digitale møteplasser i større grad. En slik løsning er både økonomisk og tidsmessig besparende. I tillegg ble arbeidsutvalgets rolle i komiteene diskutert. Det er viktig at arbeidsutvalget har en kobling inn til det arbeidet som gjøres av komiteene. Dagens ordning fungerer ikke optimalt. Informasjon og opplæring: Til videre arbeid må sentralleddet arbeide med å utvikle opplæringsarenaen sin, slik at medlemmene har det beste mulige grunnlaget for å delta i komitéarbeid. Informasjonsflyten må skjerpes og bruk av internspråk må i mindre grad brukes. Det hviler et spesielt ansvar på sentralleddet for å skape en inkluderende organisasjon som gir rom for deltakere med ulikt kunnskapsnivå. Dette er noe man i større grad må vær bevisst. 96 97 98 99 100 VEIEN VIDERE Selv om den videre utredningen nå ikke inkluderer Varde Hartmark er det fortsatt mulig å gjøre et arbeid som kan bidra til at NSO i større grad klarer å integrere og bedre utnytte komiteene. For at dette skal være mulig, må det videre arbeidet systematisere problematikken og tydelig skissere forslag til løsninger, hvem som skal ta avgjørelsen og når. 101 102 103 104 105 Vedlegg 2 til sak SST3 06.11-15/16: Avsluttende oppsummering med Varde hartmark 09.11.15side 3