Ekstraordinær generalforsamling i AS Odd Fellowhuset den 17.mars 2014 kl. 19.00 Møtet ble avtalt under generalforsamlingen den 24.2.2014 som følge av at valgkomiteen ikke hadde lykkes med å finne kandidat til ledervervet. Til stede: Fra eiersiden: Bodil Rød OM i loge Kalken, Willy Vedal OM i loge Driva og Ivar Strømme fra loge Driva. Fra husstyret: Jan B. Nielsen, leder, Kolbjørn Aarstein, kasserer, Dagny Rolfseng fungerende nestleder og May Brit Erstad. Fra valgkomiteen: Reidun Bryn Melkild, leder og Hallfrid Aarstein Fra kontrollkomiteen: Aud Erstad Sakliste: 1. Konstituering. Jan B. Nielsen valgt til møteleder. Bodil Rød, OM i loge Kalken og Jan Nielsen valgt til å skrive under møteboka. Referent: May Brit Erstad. 2. Ingen merknader til møteinnkalling og sakliste. Ønske om anledning til å stille spørsmål når sakene på agendaen var ferdigbehandlet ble imøtekommet. 3. Valg av medlemmer og varamedlemmer til styret: Valgkomiteens forslag: Styremedlem Nils G. Graskopf 1 år,ny Odd Helge Gravem 2 år, ny Kari Kittelsen 1 år, har vært ett år Siri P. Løvaas 2 år, ny Vararepresentant Helge Strømme Kjell Åge Johannessen May Brit Erstad Dagny Rolfseng
Forslaget på styremedlemmer ble enstemmig vedtatt. Valg av styreleder for 1 år: Nils G. Graskopf foreslått av valgkomiteen. Han ble enstemmig valgt. 4. Forslag til endring av vedtektene for AS Odd Fellowhuset.. Forslagene hadde vært sendt logene til behandling: Følgende ble enstemmig vedtatt: 2: Salg av hele eller deler av fast eiendom tilhørende selskapet skal godkjennes av den Uavhengige Norske Storloge av Odd Fellow Ordenen. Videre skal logelovens 7 og Sirkulære nr. 26 følges. Endres til: Salg av hele eller deler av fast eiendom tilhørende selskapet skal godkjennes av den Uavhengige Norske Storloge av Odd Fellow Ordenen. Videre skal Forskrifter for ordenshus følges. 4: Selskapet skal ledes av et styre bestående av 4 medlemmer (så lenge huset eies av to loger) med personlige varamenn. Medlemmene og varamedlemmene velges for 2 år av gangen,men slik at tilnærmet halvparten trer ut hvert år.
Dette avsnitt endres til: Selskapet skal ledes av et styre bestående av 6 medlemmer med tre fra hver loge (så lenge huset eies av to loger) med personlige varamenn. Medlemmene og varamedlemmene velges for 2 år av gangen, men slik at tilnærmet halvparten trer ut hvert år. Ingen loge kan ha færre enn tre medlemmer i styret. Styremedlemmene kan gjenvelges. 6: Selskapet skal ha en valgkomite som velges av generalforsamlingen. Komiteen skal ha 3 medlemmer og velges for 1 år av gangen. Blant logemedlemmer foreslått av A aksjonærene skal komiteen foreslå kandidater til generalforsamlingens valg av medlemmer til styre, kontrollkomite og valgkomite, herunder hvem som bør velges som leder. Endres til: Selskapet skal ha en valgkomite som velges av generalforsamlingen. Komiteen skal ha 3 medlemmer og velges for 1 år av gangen med vekselvis 1 og 2 medlemmer fra de to logene. Det velges et nytt medlem hvert år. Den som har sittet lengst blir valgkomiteens leder og går av etter valget. Blant logemedlemmer foreslått av A aksjonærene skal komiteen foreslå kandidater til generalforsamlingens valg av medlemmer til styreleder, kontrollkomite og valgkomite, herunder hvem som bør velges som leder. Valgkomiteen møter i ordinær generalforsamling. Følgende forslag ble forkastet: Nytt avsnitt to i paragraf 4: Styreleder velges for ett år av generalforsamlingen. For å bli valgt til styreleder bør/må vedkommende ha minst ett års tjeneste som styremedlem. Det er anledning til gjenvalg. Styret velger selv nestleder, sekretær og kasserer i konstituerende møte.
Oppfølging av saken: Husstyret sørger for å sende de reviderte vedtektene til Storlogen for godkjenning Når vedtektene er godkjent, må det holdes suppleringsvalg Den nye valgkomiteen fremmer forslag på kandidater og valg holdes i ekstraordinær generalforsamling 5. Innkomne saker. a) Status hussaken. I et fellesmøte mellom de to gruppene valgt av logene til å komme med innspill i forbindelse med påbygg/utvidelse av logehuset ble det vedtatt en framdriftsplan hvor det i punkt 1 c heter at gruppen innhenter ideer og forslag fra medlemmene. I punkt 2 heter det at styret i Odd Fellowhuset behandler alle ideer og forslag fra medlemmene. Forslagene skal leveres innen 1.april. Av et referat fra gruppens møte går det fram at de er i ferd med å prioritere forslagene de vil anbefale videre. b. Hvem skal bestemme tidspunkt for den årlige fellesdugnaden i Odd Fellowhuset? Husstyret har ingen innvendinger til at logene blir enige om tidspunktet og setter det inn i møteplanen. Husstyret får i oppgave å lage oppgaveliste/sjekkliste til dagen den 29.4.2014. c. Faste kostnader. Overmester i loge Driva uttrykte bekymring for økning i faste utgifter. Kasserer henviste til at det var tatt høyde for alle kjente kostnader i driftsbudsjettet og at de er satt opp i likviditetsbudsjett for 2014. Begge disse ble presentert under ordinære generalforsamling den 24.februar og inneholdt ingen alarmerende opplysninger.
18.3.2014 May Brit Erstad Referent Jan B. Nielsen Leder husstyret Bodil Rød OM loge Kalken