ÅRDAL KOMMUNE Informasjonsreglement Vedteke av kommunestyret 30.09.10 sak 057/10 Enhver har Ret til Indsyn i Statens og Kommunernes Akter og til at følge Forhandlingerne i Retsmøder og folkevalgte Organer. Det kan i Lov fastsættes Begrænsninger i denne Ret ud fra Hensyn til Personvern og af andre tungtveiende Grunde. Det paaligger Statens Myndigheder at lægge Forholdene til Rette for en aaben og oplyst offentlig Samtale. (Grunnlova 100)
1. Målsetjing Årdal kommune si informasjonsverksemd skal vere slik innretta at innbyggjarane til ei kvar tid og på ein lettfatteleg måte får best mogleg informasjon om den kommunale verksemda, tilbod og tenester. 2. Prinsipp For å styrkje folkestyret, befolkninga si aktive deltaking, kontroll og rettstryggleiken til den einskilde, skal alle tilsette og folkevalde i Årdal kommune vere mest mogleg opne i spørsmål om den kommunale verksemda. Innbyggjarane er oppdragsgjevarane våre og har krav på mest mogleg informasjon om korleis vi løyser oppgåvene våre. Årdal kommune ynskjer at synspunkt på verksemda frå tilsette og folkevalde vert sette fram i det offentlege rommet. Årdal kommune skal sjå til at det vert gjeve naudsynt opplæring til tilsette og folkevalde. 3. Informasjonsansvar på vegne av kommunen Årdal kommune skal leggje til rette for at innbyggjarane skal få mest mogleg utfyllande informasjon om den kommunale verksemda. Alle tilsette kan gje faktaopplysningar om eige arbeidsfelt så lenge ikkje opplysningane er underlagde teieplikt. Rådmannen kan gje tenesteleiarar rett til å gje opplysningar og uttale på vegne av vedkomande si teneste. Ordførar og rådmann har generell fullmakt til å gje opplysningar og uttale om heile arbeidsfeltet til kommunen. 4. Tilsette sin ytringsfridom Alle tilsette bør gå tenesteveg med kritikk, problemstillingar og saker som dei ynskjer vert tekne opp. Alternativet til dette er å bruke vernetenesta og/eller tillitsvalde. Dersom den tilsette nyttar andre kanalar, bør overordna informerast om dette. Innanfor grensene av lovbestemt teieplikt har tilsette full rett til å kunne uttale seg til media også i spørsmål som er omstridde internt i kommunen. Så lenge det ikkje har skjedd brot på lovbestemt teieplikt vil ikkje kommunen etterforske eller melde tilsette si kontakt med media. Den enkelte tilsette skal i kontakt med media gjere merksam på at det dreiar seg om personlege ytringar og ikkje ytringar eller uttale på vegne av kommunen. Kommunal stillingstittel, brev, telefaks eller e-post skal ikkje brukast. 5. Opne møte Alle har rett til å vere til stades på møte i folkevalde organ. Møta skal berre lukkast når dette kan skje med heimel i lov. Avrøysting i spørsmål om å lukke møte skal skje for opne dører. Vedtaket skal protokollerast og det skal opplysast om lovheimel. Personalsaker og saker som er underlagde teieplikt, skal handsamast i lukka møte
6. Offentleg innsyn Spørsmål om innsyn i kommunale dokument vert regulert av offentleglova, forvaltningslova, kommunelova og arkivlova. Innanfor rammene av desse lovene skal følgjande prinsipp leggjast til grunn: Vi skal praktisere meirinnsyn og føre elektronisk journal som vert gjort tilgjengeleg på Internet. Berre når det ligg føre sterke og saklege grunnar, skal dokument som er utarbeidde for eiga saksførebuing, unnatakast frå offentleg innsyn. Svar på førespurnad om innsyn skal gjevast utan ugrunna opphald. Den som ber om innsyn, skal normalt få svar innan neste arbeidsdag. Berre unntaksvis kan svar gjevast først innan tredje påfølgjande arbeidsdag. Dersom svar ikkje kan gjevast 5 dagar etter at førespurnad om innsyn vart motteken, skal vedkomande kontaktast. Avslag på krav om innsyn skal vere skriftleg og vise til aktuell lovheimel. I avslaget skal det opplysast om klagerett. Dersom eit dokument inneheld opplysningar som er underlagt lovbestemt teieplikt, skal dokumentet likevel utleverast dersom opplysningane som er underlagt teieplikt kan takast ut / sladdast, eller ved at namn og andre identifiserande kjenneteikn vert fjerna. Sakliste til folkevalde organ skal setjast opp i god tid og offentleggjerast med alle saker som skal handsamast, samstundes med utsending til dei folkevalde. Ved utlysing av stillingar på avdelingsleiarnivå eller over, skal vi opplyse om at namn på søkjarar vert offentleggjorde. Berre unntaksvis vil ynskje om å ikkje føre opp namn på den offentlege søkjarlista bli imøtekomne. Ved innhenting av tilbod skal det snarast etter at tilbodsfristen er ute, setjast opp ei samanliknbar liste over innlevert tilbod. Tilbodsoversikten er offentleg. 7. Evaluering Reglementet skal evaluerast 2 år etter at det er vedteke. Vedlegg: Saksutgreiing Råd om kontakt med media
Saksutgreiing Presse- og informasjonsreglement for Årdal kommune vart vedteke i 2004. Mellom anna på grunn av ny offentleglov er det naudsynt å utarbeide nytt reglement. I kommunelova 4 heiter det: Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning. Dette er grunnlaget for framlegget til Informasjonsreglement for Årdal kommune. Informasjonsreglementet må sjåast på som eit overordna reglement som dreg opp målsetjing for informasjonsarbeidet i kommunen. Reglementet er ikkje meint å skulle vere ei detaljoversikt over korleis kommunen kan / skal bygge opp informasjonsstrategien sin. Punkt 2 Prinsipp: I framlegg til Informasjonsreglement vert det lagt opp til at kommunen til ei kvar tid skal arbeide i samsvar med 1 i offentleglova der det heiter: Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon. Når alle tilsette og folkevalde i Årdal skal vere mest mogleg opne i spørsmål om den kommunale verksemda, må vi til ei kvar tid praktisere meirinnsyn jamfør 11 i lova som omhandlar dette: Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal organet likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak. Punkt 2 Informasjonsansvar på vegne av kommunen I dette punktet er det gjeve reglar for kven som kan uttale seg på vegne av kommunen. Det viktige er at det til ei kvar tid vert gjeve mest mogleg utfyllande informasjon om den kommunale verksemda. Punkt 3 Tilsette sin ytringsfridom Kommunen korkje vil eller kan leggje avgrensingar på tilsette sin ytringsfridom. Tilsette skal kunne uttale seg til media også i spørsmål som er omstridde internt i kommunen. Det sentrale er at det må kome tydeleg fram at vedkomande uttalar seg som privatperson og ikkje på vegne av kommunen. Kommunalt tilsette vil til ei kvar tid ha plikt til å sikre at ikkje opplysningar som er underlagde teiplikt, vert gjort kjende for ålmenta. Alle tilsette kan uttale seg om saker innanfor eige fagområde og har alle eit ansvar for å gje korrekte og fullstendige opplysningar. Ein hovudregel skal vere at på direkte spørsmål frå media, skal den uttale seg som har best innsikt i saka og som best kan gje ei heilskapleg framstilling. Punkt 4 Opne møte I reglementet er det teke inn eit eige punkt om opne møte. Det bør drøftast om ikkje dette punktet kan takast ut og innarbeidast i reglement for kommunestyre, formannskap og politiske utval.
Eit moment som talar for ei slik løysing, er at regjeringa i juni la fram Prop. 152 L om endringar i kommunelova (møteoffentlegheit). Proposisjonen er ikkje handsama av Stortinget, men det er vel rimeleg å tru at regjeringa sine framlegg til lovendringar vert vedtekne. På eitt område føreslår regjeringa ei monaleg innstramming når det gjeld høvet til å lukke møte. Regjeringa føreslår å oppheve retten som kommunestyret har til å lukke møte i andre organ når organet sjølv ikkje skal gjere vedtak i saka. Dette vil medverke til større openheit om den førebuande handsaminga i viktige saker i kommunen. Særleg gjeld dette når formannskapet skal handsame innstilling til årsbudsjett. Punkt 5 Offentleg innsyn Punkt 5 i framlegget slær fast korleis den kommunale praksisen skal vere ved førespurnader om innsyn i kommunale dokument. Særleg viktig er kravet om at vi skal praktisere meirinnsyn. Det vil til ei kvar til ligge til rådmann og ordførar å skipe til ulike typar møte med media og pressekonferansar. Det er ikkje trong for å reglementsfeste dette. Ein ting er å få på plass eit informasjonsreglement, minst like viktig er det å få etablert ein god praksis i samsvar med føremålsparagrafen i offentleglova ( 1). Opplæring av tilsette og folkevalde vil vere eit viktig tiltak for å få dette til. Derfor vart det 09.09.10 halde kurs i offentleglova for leiarar og sakshandsamarar. Formannskapet hadde 08.09.10 ei eiga samling der temaet var opne / lukka møte. Ei bevisst og open haldning til meirinnsyn skal ikkje berre gjere seg gjeldande ved førespurnader om innsyn. Dette må også prege den kommunale verksemda ved utarbeiding av ulike typar dokument. Rådmannen meiner at det grunn til å endre praksis og redusere tal X-dokument. Dette er interne dokument som ikkje kjem på den offentlege postlista.
1. KONTAKT FRÅ MEDIA Media interesserer seg for arbeidet som vert utført av kommunalt tilsette og politikarane og det er viktig å sjå positivt på dette engasjementet. Media er ein av dei viktigaste kanalane for kommunikasjon med innbyggjarane. Sakshandsamaren har størst kunnskap om sitt fagfelt, men han/ho må likevel ta omsyn til media sine behov når saka vert presentert. 2. GODE RÅD Når du vert kontakta av ein journalist, bør du følgje desse råda: Sei aldri berre: "Ingen kommentar" sjekk ut: namnet på journalisten kva media han/ho arbeider for kva samanheng din uttale skal nyttast Du kan be om: tid til å hente inn opplysningar og konferere med andre i kommunen å få vurdere om du vil praktisere meirinnsyn og gje svar i saka sjølv om saka/deler av den fell inn under reglane om unntak frå offentleggjering i offentleglova tid til å vurdere om du i det heile vil svare, fordi saka er under arbeid og det difor ikkje er sikkert at det er nokon avklåra bodskap å gje ut at dei vender seg til andre, dersom den/dei andre er rette vedkomande Under intervjuet må du hugse på: bruk eit klårt språk slik at du unngår mistydingar ikkje lat deg presse til å svare på noko du ikkje har greie på be journalisten om å gjenta spørsmålet, dersom det er uklårt konsentrer svara dine om å få fram det viktigaste i bodskapen din kom aldri med uformelle tilleggskommentarar under intervju Før eit intervju har du rett til å be om: å få godkjenne direkte sitat - du eig sjølv det du sjølv har uttalt å få lese gjennom manuskriptet, dersom også journalisten finn at det er greitt å setje frist for når du eventuelt vil ha manuskriptet til godkjenning Ver merksam på at du ikkje har rett til å krevje endringar i overskrifta, i ingressen eller i mellomtitlar om du ikkje der vert sitert direkte feil, i den delen av teksten som er sitat frå andre eller i den teksten som står for journalisten si eiga rekning. Du har rett til å trekke tilbake heile intervjuet, men bør nytte ein slik rett særs restriktivt. Når ein representant for media kontaktar deg om ei bestemt sak, har han eksklusiv rett til å få svaret. Andre media skal ikkje få vite om førespurnaden og svaret.