Politisk reglement For Utval. Vedteke av kommunestyret Sak 117/15

Transkript

1 Politisk reglement For Utval Vedteke av kommunestyret Sak 117/15

2 1 Val og samansetjing a. Jølster kommune har to faste utval, Utvalet for oppvekst, kultur og helse (OKH) og Utvalet for plan og utvikling (UPU). OKH har 7 medlemmer med varamedlemmer og UPU har 8 medlemmer med varamedlemmer, valde av kommunestyret i samsvar med reglane for val av faste utval i Lov om kommuner og fylkeskommuner av (kommunelova). b. Medlemmene i dei faste utvala vert valde mellom dei faste kommunestyremedlemmene. c. Mellom medlemmene i kvart utval vel kommunestyret leiar og nestleiar. 2 Arbeids- og ansvarsområde a. OKH er politisk utval med ansvar for desse hovudområda: Helse og sosial Skular Barnehagar Kultur b. UPU er politisk utval med ansvar for desse hovudområda: Plansaker Byggesaker Landbruk Næringsutvikling Miljø Naturforvaltning UPU har på vegner av kommunestyret det politiske ansvaret for saksførebuing og handsaming av dei saker som kommunen har ansvar for etter Lov av om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningslova / PBL), så langt som PBL ikkje legg ansvaret direkte til kommunestyret sjølv. c. Kommunestyret kan leggje andre oppgåver til utvala. d. Kvart utval kan på eige initiativ ta opp saker som det kan vere relevant for utvalet å handsame, og som ikkje naturleg høyrer til andre kommunale organ eller som etter lov til andre organ.. e. Utvala skal handsame og gjere vedtak i alle saker som sorterer under dei kommunale hovudområda som utvala har politisk ansvar for, som i samsvar med det kommunale delegeringsreglementet er lagt til kvart utval. f. Utvala skal på vegner av kommunestyret føre tilsyn med handsaminga av saker som er delegert til administrasjonen, innanfor kvart utval sitt ansvarsområde.

3 g. I saker som kjem inn under kvart utval sitt arbeidsområde, og som etter delegerte fullmakter ikkje skal avgjerast i utvalet, skal utvala handsame og gi tilråding til kommunestyret. Når utvala og / eller formannskapet finn det ønskjeleg eller naudsynt, gir også utvala tilråding også i andre saker som skal handsamast i formannskapet og kommunestyret. 3 Saksførebuing a. Rådmannen har ansvaret for at saker som vert lagde fram for handsaming i utvala er forsvarleg utgreidde og at vedtaka vert iverksette. b. Som hovudregel skal rådmannen legge fram tilråding / framlegg til vedtak i saker som utvala skal handsame. c. Rådmannen har ansvaret for at naudsynte saksdokument vert sende til medlemmer og varamedlemmer i utvalet og andre som skal ha desse dokumenta. d. Utvala kan oppnemne ad hoc-utval eller andre arbeidsgrupper med fastsett mandat for utgreiing og handsaming av særskilde saker, som gir tilråding til det aktuelle utvalet. e. Utvala kan som del av arbeidet sitt halde synfaringar, temamøte eller opne høyringar. 4 Møteinnkalling og utlegging av saksdokument a. Utvala held møte når utvalet sjølv eller leiaren avgjer det. Vanlege utvalsmøte vert haldne i samsvar med møteplan som er fastsett for minst eit halvt år om gongen, og som er samordna med møteplanane for kommunestyret og formannskapet. b. Møteplanen skal vere lett tilgjengeleg på den kommunale heimesida ( c. Utvalsleiaren har ansvaret for utsending av møteinnkalling, som skal innehalde tid og stad for møtet. Møteinnkallinga skal så langt det er praktisk mogleg sendast ut ei veke (seinast 5 dagar) før utvalsmøtet, dersom ikkje lovreglar påbyr anna kunngjeringstid. Det skal gå fram av møteinnkallinga kva for saker som skal handsamast. d. I tillegg til konkrete saker med saksnummer og namn på saka, kan saklista innehalde eiga sak med referat- og meldingssaker. Så langt råd er, bør det vere ein kort omtale (t.d. brev-overskrift) for kvart punkt under referat- og

4 meldingssaker, og saksdokument kan følgje som vedlegg. Referat- og meldingssaker vert til vanleg ikkje realitetshandsama i same møte, men utvalet kan sjølv vedta å føre ei slik sak opp som tillegg til den utsende saklista, og dette spørsmålet skal i så fall handsamast i samsvar med 8, siste ledd, i dette reglementet. Under referat- og meldingssaker kan leiaren leggje fram eller godkjenne at rådmannen legg fram referat og meldingar som ikkje er omtale i dei utsende saksdokumenta. Dette gjeld også om punktet om referat- og meldingssaker ikkje er teke med i den utsende saklista. Referat- og meldingssaker kan leggjast fram skriftleg (t.d. med utsending / utdeling av kopi av saksdokument / brev) eller munnleg. e. Saksdokument med saksutgreiing og framlegg til vedtak / tilråding for dei sakene som skal realitetshandsamast, skal som hovudregel liggje ved innkallinga. Saksdokument kan ettersendast. Dersom dokumenta i ei sak først vert lagde fram i møtet, avgjer utvalet sjølv om det vil handsame saka. f. Jølster kommune kan når som helst ta avgjerd om å nytte elektroniske medium som einaste eller viktigaste utsendingsform for møteinnkallingar, saksdokument osv. I så fall har kommunen samstundes ansvar for å sikre at alle representantane har likeverdig og kostnadsfri tilgjenge til kommunale dokument. Omtalen av saksdokument osv. i dette reglementet gjeld både for trykte og elektroniske dokument, likevel med eventuelle praktiske tilpassingar til bruken av elektroniske dokument. g. Møteinnkalling med sakliste skal kunngjerast offentleg. Kravet om offentleggjering er ivareteke ved at innkallinga med sakliste er lett tilgjengeleg på den kommunale heimesida. Saklista med saksdokument skal leggjast ut på den kommunale heimesida samstundes som møteinnkallinga vert sendt ut. Dette gjeld ikkje dokument som etter Lov (av ) om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) eller anna lov er unnateke frå offentleg innsyn. 5 Møterett for andre enn valde medlemmer a. Ordføraren har møte- og talerett i alle kommunale utvalsmøte. b. Rådmannen eller den som rådmannen peikar ut skal delta i utvalsmøta med talerett. Dersom rådmannen ikkje sjølv møter, skal han/ho peike ut nokon som ivaretek rådmannen si rolle i møtet. c. Tenesteleiarar og andre som har medverka direkte i saksførebuinga og / eller andre tilsette som har spesiell fagkompetanse som kan komme til nytte under møtet, kan av utvalsleiaren og / eller rådmannen innkallast ved handsaminga av saker innanfor sine fagområde. Utvalsleiaren og rådmannen kan be tenesteleiar /

5 fagansvarleg om å svar e på spørsmål og gi faktainformasjon og utfyllande opplysningar i aktuelle saker. d. Andre kan møte når særskilt lovregel gir rett til det, og da med dei rettar og plikter som den aktuelle lovregelen fastset. e. Utvala sjølve eller utvalsleiaren kan innkalle andre til møtet når møteplan og sakliste gjer det naturleg også folk utanfrå med særleg sakkunnskap. Utvalet sjølv avgjer premissane for eventuell medverknad frå desse. 6 Møteleiing a. Utvalsmøta vert leia av utvalsleiaren. Dersom leiaren har forfall eller er inhabil, overtek nestleiaren møteleiinga. Dersom begge har forfall eller er inhabile, vel utvalet i fleirtalsval møteleiar mellom dei medlemmene som er til stades. b. Møteleiaren kan delta i debatten i ei sak, men skal da gjere merksam på at han / ho har teikna seg sjølv på talarlista. c. Møteleiaren har ansvar for at det rår ro og orden i og omkring møtesalen. Møteleiaren har òg ansvaret for at debatten går uhindra, og at debattform og språkbruk er verdig for utvalet. d. Dersom det kjem tilrop, meiningsytringar eller andre reaksjonar som uroar sakshandsaminga eller er i strid med god orden og folkeskikk, skal møteleiaren stoppe det som skjer. Møteleiaren kan vise personar som uroar møtet, bort frå møtesalen. 7 Opning og sakshandsaming a. Utvalsmøta startar til fastsett møtetid. Møteleiaren startar møtet dersom det er nok representantar til stades, og spør om nokon har merknader til innkalling eller sakliste. Møtet er lovleg sett dersom det er nok representantar til stades (jf. Kommunelova), og det ikkje er sett fram alvorlege innvendingar til innkalling og sakliste. Når møtet er lovleg sett, kan ingen medlemmer eller møtande varamedlemmer forlate møtet for kortare eller lengre tid utan først å ha teke opp spørsmålet om lovleg grunn med møteleiaren. b. Dersom det ved starten av møtet vert reist innvendingar i samband med forfall, frammøte av varamedlemmer eller om sjølve innkallinga og saklista, vert slike spørsmål handsama først i møtet. Deretter vert sakene handsama i samsvar med den utsende saklista og eventuelle tilleggssaker. Referat- og meldingssaker vert handsama på same måte som i kommunestyret (jf. reglement for Jølster kommunestyre 3, fjerde ledd). Utvalet kan sjølv vedta annan rekkjefølgje. Spørsmål kan takast opp når leiaren og utvalet finn det tenleg i møtet..

6 c. Saker som ikkje er med på den utsende saklista, kan takast opp til handsaming dersom ikkje møteleiaren eller 1/3 av dei frammøtte representantane set seg imot det. Dersom ei sak vert avvist ved ei slik avgjerd, skal saka førast på saklista for neste møte om ikkje utvalet sjølv vedtek noko anna. d. Når saklista er utsendt, kan ikkje utvalsleiaren eller rådmannen trekke ei sak frå handsaming. Men ved starten av møtet eller når handsaminga av ei sak startar, kan utvalsleiaren med ei munnleg grunngjeving gjere framlegg om at saka vert trekt. Utvalet røystar over slikt framlegg før realitetshandsaminga av saka startar. e. Når handsaminga av ei sak har starta, kan ikkje møtet avsluttast før saka er avgjort ved avrøysting eller det er gjort vedtak om utsetjing. Når ei sak er teken opp til handsaming, kan ingen av medlemmene forlate møtet før saka er ferdig handsama (med reelt vedtak eller utsetjingsvedtak). Utvalet kan ta pause under handsaminga av ei sak (t.d. dersom nokon ber om gruppemøte eller om møteleiaren ser behov for pause fordi drøftingane av saka tek lang tid). f. For kvar sak som vert teken opp til handsaming, les møteleiaren opp namnet på saka. Møteleiaren informerer om eventuelle nye saksdokument. Innhaldet i saka vert gjennomgått så langt som møteleiaren eller utvalet finn det naudsynt. 8 Debatt a. Når ei sak er teken opp til handsaming, opnar møteleiaren for debatt om saka. Representantane og evt. rådmannen og andre som utvalet har gitt talerett i den konkret saka, får ordet i den rekkjefølgja dei ber om det. Det er høve til replikkordskifte, og da får den / dei som ber om replikk, ordet før møteleiaren går attende til den vanlege talarlista. Replikk / replikkordskifte kan berre vere retta til siste ordinære innlegg. b. Møteleiaren har ansvar for at dei som har ordet, held seg til den saka som er oppe til handsaming. c. Under debatt i utvala skal spørsmål, kritikk, ros osv frå representantar til administrasjonen vere retta til rådmannen og ikkje til einskilde kommunalsjefar, tenesteleiarar, sakshandsamarar eller andre tilsette. Rådmannen gir eventuelle svar, kommentarar osv på vegner av administrasjonen og har ansvar for å avklare aktuelle spørsmål internt i administrasjonen. Etter behov skal rådmannen gi svar, forklaringar osv til utvalet. Om dette ikkje kan skje i det møtet der spørsmål er tekne opp, skal rådmannen formidle svar, utfyllande informasjon eller liknande til utvalsleiaren eller til utvalet i neste møte.

7 d. Alle som tek del i sakshandsamings- og vedtaksprosessen i dei faste utvala skal følgje gjeldande etiske retningsliner for folkevalde og tilsette i Jølster kommune. e. Det er ikkje høve til å gi uttrykk for semje, usemje eller misnøye med noko som vert sagt eller skjer under møtet (t.d. gjennom tilrop, applaus, piping e.l.), og heller ikkje å uttrykkje seg krenkjande om andre. f. Møteleiaren skal gripe tak i brot på reglane for god debattskikk, om naudsynt to gongar. Om dette ikkje hjelper, kan møteleiaren avbryte det innlegget som det gjeld. Møteleiaren kan òg be utvalet røyste over spørsmålet om den aktuelle representanten skal stengast ute frå heile eller delar av resten av utvalsmøtet. g. Møteleiaren skal ikkje avbryte ein representant som har ordet, unnateke for å påtale uhøvisk språkbruk (jf. avsnittet framanfor), eller for å oppklare tydelege mistydingar i det som vert sagt av den som har ordet. 9 Framleggsrett For utvala gjeld same reglar om framleggsrett som i kommunestyret (jf. reglement for kommunestyret 11), likevel slik at rådmannen har rett til å leggje fram endra framlegg i høve til sitt utsende framlegg, dersom det under debatten kjem fram nye opplysningar eller rådmannen av andre grunnar finn grunnlag for endring av framlegget sitt. 10 Krav om handsaming i kommunestyret og lovlegkontroll a. Vedtak i utvala kan leggjast fram for kommunestyret til vurdering dersom minst ¼ av dei frammøtte representantane krev det. Krav om dette må setjast fram før møtet er slutt og gjeld berre i saker der utvalet gjer vedtak etter delegert mynde frå kommunestyret. b. Ordførar, utvalsleiar eller rådmann kan òg krevje saker framlagde for kommunestyret dersom vedtaket er i strid med lovregel eller tidlegare vedtak gjort av kommunestyret, eller når andre særlege grunnar tilseier det. c. Tre eller fleire medlemmer av kommunestyret (dvs. også av utvala) kan saman bringe avgjerder som folkevalde organ eller den kommunale administrasjonen har gjort, inn for departementet til kontroll av om avgjerda er lovleg ( lovlegkontroll ). Jf. Kommunelova 59 og reglement for Jølster kommunestyre 8, siste ledd. Som hovudregel bør likevel slike spørsmål først søkjast avklara med handsaming i kommunestyret. d. Einskildvedtak i eit utval kan av ein part med rettsleg klageinteresse i saka, kan klagast inn for formannskapet, som kommunen sitt faste utval for handsaming av

8 klager i forvaltningssaker. Klagefristen er 3 veker frå den datoen parten / partane har motteke melding om vedtaket. Jf. Forvaltningslova Spørsmål a. Alle medlemmene og møtande varamedlemmer har under møtet rett til å stille spørsmål til leiaren, også om saker som ikkje er oppførde på den utsende saklista. Utvalet har høve til å ha debatt om slike spørsmål. b. Dersom det vert teke opp realitetsframlegg i samband med slike spørsmål, kan utvalet ta opp saka til handsaming i samsvar med 7, tredje ledd, i dette reglementet. 12 Reglar for saksområde som ikkje er omtala i 1 11 i dette reglementet For andre saksområde som ikkje er omtala i 1 11 i dette reglementet gjeld, så langt dei høver, følgjande i gjeldande reglement for Jølster kommunestyre: 4 Forfall og innkalling av varamedlemmer 5 Møterett for andre enn valde medlemmer 7 Opent eller stengt møte 9 Inhabilitet 12 Avrøysting 13 Røystemåten 15 Deputasjonar 16 Møtebokføring: Møtebok i utvala vert skriven under av to (2) representantar, på same måte som i kommunestyret. 13 Vedtak om reglement Politisk reglement for faste utval i Jølster kommune gjeld frå og med dagen etter at reglementet er vedteke i Jølster kommunestyre.. Berre kommunestyret kan gjere vedtak om endringar i reglementet for dei faste utvala.