KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for anskaffelse av «Barn og medier-undersøkelsene 2016». Saksnr. 15/864 Tilbudsfrist: mandag 8. juni, kl.1400 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE...3 Oppdragsgiver og kontaktpersoner... 3 Undersøkelsens formål... 3 Næmere beskrivelse av undersøkelsene og krav til leveranse... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD...8 Anskaffelsesprosedyre... 8 Deltilbud... 8 Kunngjøring... 8 Konkurransens framdriftsplan... 8 Offentlighet... 9 Taushetsplikt... 9 Forbehold og avvik... 9 Vedståelsesfrist... 9 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 10 Tilleggsopplysninger... 10 3 KVALIFIKASJONSKRAV...10 Obligatoriske krav... 10 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 11 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 11 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 12 4 TILDELINGSKRITERIER...12 Kvalitet, 60 pst. vekt... 13 Pris, 40 pst. vekt... 13 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING...14 Innlevering av tilbud... 14 Tilbudets utforming... 14 6 BILAG...15 2
1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver og kontaktpersoner Medietilsynet er oppdragsgiver. Virksomheten ble opprettet 1. januar 2005 og er underlagt Kulturdepartementet. Medietilsynet sysselsetter nærmere 50 personer og er lokalisert sentralt i Fredrikstad. Nærmere opplysninger om tilsynet finnes på våre nettsider www.medietilsynet.no. Oppdragsgivers kontaktpersoner for anskaffelsen er: Merkantile forhold Navn: Jon Stjernstedt e-post: js@medietilsynet.no Telefon: 69 30 12 25 Undersøkelsenes innhold Navn: Thomas Haugan-Hepsø e-post: thomas@medietilsynet.no Telefon: 69 30 12 59 All korrespondanse som omhandler anskaffelsen skal kun skje per e-post til oppdragsgivers kontaktpersoner. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver om anbudskonkurransen enn ovennevnte kontaktpersoner. Undersøkelsens formål Kunnskaps- og holdningsarbeid blant barn og unge anses som et viktig og sentralt virkemiddel for at barn og unge skal kunne bruke Internett med lavest mulig risiko. Ansvaret for gjennomføring av kunnskaps- og holdningsarbeid for å fremme mediekompetanse og trygg mediebruk, er i dag delt mellom svært mange aktører. 3
Medietilsynets Trygg bruk-arbeid innebærer primært å koordinere og samordne initiativ, og det innebærer å ta initiativ, gi drahjelp og spre kunnskap til sentrale aktører (tilsyn, ombud, bransje, organisasjoner) slik at tiltak blir gjennomført. Medietilsynet samarbeider med fem ulike departementer, og har et særskilt opplysnings- og informasjonsarbeid med fokus på trygg bruk av digitale medier for barn og unge. Det er derfor viktig å bygge dette arbeidet på et empirisk kunnskapsgrunnlag. Det er også viktig at dette grunnlaget ikke bare kommer gjennom eksperter eller foreldre, men også fra barn og unge selv. Derfor er behovet for fakta og kunnskap om barn og unges faktiske bruk, erfaringer, holdninger, opplevelser og følelser knyttet til nettbruk svært viktig. Hvert andre år gjennomfører Medietilsynet representative spørreundersøkelser blant barn og unge i alderen 9-16 år og deres foreldre. Undersøkelsene har tidligere vært gjennomført seks ganger (2003, 2006, 2008, 2010, 2012 og 2014). Formålet med undersøkelsen er å gi en samlet framstilling av barn og unges bruk og tilgang til ulike medier, samt avdekke barn og unges digitale deltakelse, kompetanse og dømmekraft, i tillegg til foreldres deltakelse i barn og unges digitale kommunikasjonspraksis. Barn og medier-undersøkelsene gir vesentlig og oppdatert kunnskap og oversikt om hva som skjer og hvilke opplevelser barn og unge har når de bruker digitale medier, hva som endrer seg og ikke minst, utviklingstrekk over tid. Undersøkelsene kartlegger også negative opplevelser f. eks. trakassering og mobbing, som barn og unge opplever på nett. Analysen av materialet gjør det mulig å avdekke hvilke risikoforhold barn og unge står overfor i bruk av interaktive medier. Næmere beskrivelse av undersøkelsene og krav til leveranse Høsten 2015 skal undersøkelsen gjennomføres i to uavhengige utvalg: - barn og unge i alderen 9-16 år, og - foreldre/foresatte med barn i alderen 1-16 år (internettpanel) Funnene fra de to utvalgene publiseres i to rapporter (alternativt en samlet rapport med to deler) som gjøres offentlig tilgjengelig våren 2016, derfor årstallet «2016» i titlene på undersøkelsene. 4
1. Undersøkelsen blant barn i alderen 9-16 år Utvalg Det skal gjennomføres intervju med ca. 1 500-2 000 barn i alderen 9-16 år. Utvalget skal være landsrepresentativt med en alders- og geografisk fordeling. Metode Vi ser for oss (som tidligere) selvutfylling av trykt eller web-basert spørreskjema på skolen i en klassetime, gjennom forhåndsavtaler med skole og lærere. Medietilsynet bidrar med et "Prosjektbrev" som forteller om bakgrunn og anmoder skolene om å delta. Utførende institutt må stå for den praktiske administrasjon. Spørreskjema Med unntak av noen tillegg (ca. 15-20 spørsmål) vil spørreskjemaet følge omtrent samme mal som i 2014, se bilag 1: "Spørreskjema barn 2014". Medietilsynet vil ferdigstille de endelige spørsmålene i samarbeid med leverandør (oppdragstaker) i rimelig tid før datainnsamlingen starter høsten 2015. 2. Undersøkelsen blant foreldre/foresatte med barn i alderen 1-16 år Utvalg Det skal gjennomføres intervju med ca. 1 500-2 000 foreldre/foresatte med barn i alderen 1-12 år, landsrepresentativt fordelt (Ca. 125 pr. aldersgruppe) For intervjuobjekt, se innledning til vedlagte spørreskjema. Metode Datainnsamlingen gjennomføres via web eller trykt spørreskjema. Spørreskjema Med unntak av noen tillegg (ca. 15-20 spørsmål) vil spørreskjemaet følge omtrent samme mal som i 2014, se bilag 2: "Spørreskjema foreldre 2014". Medietilsynet vil ferdigstille de endelige spørsmålene i samarbeid med leverandør (oppdragstaker) i rimelig tid før datainnsamlingen starter høsten 2015. 5
Det er 4 forskjellige spørreskjemaer for denne målgruppen. Ett for foreldre/foresatte med barn i alderen 1-5 år, ett for foreldre/foresatte med barn i alderen 5-9 år, ett for foreldre/foresatte med barn i alderen 9-12 år og ett for foreldre/foresatte med barn i alderen 13-16 år. Det er noen færre spørsmål i skjemaene for de i gruppene 1-5 år og 5-9 år. Medietilsynet vil stå ansvarlig for trykkekostnader knyttet til rapporten. Leveransekrav 1. Leservennlig rapport med tabellverk med viktige nedbrytninger på kjønn og alder, grafer, tidsserier og tekstkommentarer. 2. Rapporten skal, etter godkjenning fra oppdragsgiver, leveres i digitalt format klart til trykking. 3. Alle datafunn skal også leveres oppdragsgiver i elektronisk form i Exceltabeller og klargjort for kjøringer i SPSS slik at videre databearbeiding er mulig. 4. Alle spørsmål med nedbrytning leveres i en presentasjon etter nærmere avtale 5. Relevante funn skal leveres i en presentasjonsvisning (eks. PowerPoint). 6. En kort presentasjon av hovedfunn på engelsk ca. 4 siders oppsummering Medietilsynet ønsker en leservennlig og god rapportform. Tidsplan for gjennomføring i 2015 Tildeling av oppdrag fra MT Uke 25 Forberedelser institutt/mt Uke 35/36 Avtaler med skoler og lærere Uke 37/38 6
Datainnsamling Uke 39/42 Databearbeiding og rapportering Uke 43-48 Ferdig rapport. Uke 51 7
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØSterskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse jf. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11 (1). Leverandøren oppfordres derfor til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til Medietilsynets kontaktperson for anskaffelsen. Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen torsdag 21. mai 2015. Konkurransens framdriftsplan Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring på DOFFIN torsdag 21. mai Frist for å levere tilbud mandag 8. juni, kl. 1400 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører tirsdag 16. juni Kontraktsinngåelse fredag 3. juli Framdriftsplanen er ikke bindende for oppdragsgiver. 8
Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet inntil valg av leverandør er bestemt, jf. offentleglova av 19.05. 2006 nr.16, 23. Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart framgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jf. FOA 11-3. Vesentlige forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jf. FOA 11-11 (1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 15. juli 2015. 9
Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, Barn og medier-undersøkelsene 2016», saks nr. 15/864 og sendes til oppdragsgivers kontaktpersoner per e-post. 3 KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal sørge for ordnede lønns- og arbeidsvilkår for sine ansatte Leverandøren skal ha et fungerende Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, jf. bilag 3 HMS-egenerklæringsskjema, jf. bilag 4 10
helse- miljø og sikkerhetssystem. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskap: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap med nøkkeltall, ikke eldre enn 4 måneder fra tilbudsfristen Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan framlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med et hvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 11
Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minst tre (3) tilsvarende oppdrag i løpet av de siste tre (3) år. Med leverandør menes det her bedriften som gir tilbud. Det vil si at erfaring som kan tilskrives noen av de ansatte, men som ikke er utført av selskapet, ikke vil bli vurdert her. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens tre (3) mest relevante oppdrag i løpet av de siste tre (3) årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse for leverandørens relevante arbeidsstyrke for dette oppdraget. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kvalitet Med kvalitet forstås: 1) kompetanse og erfaring til de personer som skal gjennomføre oppdraget 60 pst. Navn og CV (utdannelse og erfaring mv.) for hver av personene som skal utføre oppdraget. Minst to referanser på hver av de tilbudte personene. 2) metodikk, organisering og arbeidsrutiner det legges opp til ved gjennomføring av undersøkelsene Beskrivelse av metodikk og arbeidsrutiner for gjennomføring av undersøkelsene 12
Pris Reise- og oppholdsutgifter og eventuelle andre utgifter skal være inkludert i prisen. 40 pst. Spesifikasjon av totalprisen på hver av undersøkelsene gruppert etter: - administrasjon - datainnsamling/bearbeiding - rapportering Det er den enkelte tilbyder som er ansvarlig for å besvare våre krav/ønsker på en best mulig og utfyllende måte. Alle tilbydere gis en vurdering av hva og hvor godt de har svart på våre krav og ønsker. Nærmere om tildelingskriteriene: Kvalitet, 60 pst. vekt Under kriteriet kvalitet, vil oppdragsgiver legge vekt på tilbudte personers CV-er og referanser på disse. Det er vedkommendes personlige erfaring og kompetanse, som vil bli vurdert her. Det skal oppgis minst to referanser på hver av konsulentene. Oppdragsgiver står fritt til å kontakte en eller to referanser for hver av konsulentene. Dersom det er samme referanse på flere av de tilbudte personene, vil oppdragsgiver selv vurdere om det er behov for å kontakte referanse nummer 2 hos noen av disse personene. Referansene vil bli spurt om vedkommendes pålitelighet, effektivitet, kostnadskontrakt og samarbeidet med referansen. Pris, 40 pst. vekt Alle priser skal oppgis uten merverdiavgift (ekskl. mva.). Den prisen som blir evaluert er totalprisen for leveransen. Dette omfatter administrasjon, datainnsamling/bearbeiding og rapportering (se leveransekrav) av data for undersøkelsene. Alle utgifter skal inkluderes i totalprisen. 13
5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Medietilsynet Nygata 4 1607 Fredrikstad Tilbudsfristen er mandag 8. juni, kl.1400. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i lukket konvolutt og tydelig merkes med: «Tilbud gjennomføring av «Barn og medier-undersøkelsene 2016, saksnummer 15 /864». Tilbudet skal leveres i to skriftlige komplette eksemplarer. I tillegg skal tilbudet leveres i en komplett elektronisk versjon på e-post til post@medietilsynet.no eller på en vedlagt minnepenn. Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. 1) Oversendes i lukket forsendelse og være merket: «Tilbud gjennomføring av «Barn og medier-undersøkelsene 2016, Saksnummer 15/864.» 2) Være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert 3) Ha tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformet på norsk eller engelsk. Leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post. 4) Leveres i to eksemplarer og i en elektronisk versjon på e-post til adressen post@medietilsynet.no eller på en vedlagt minnepenn. Tilbudsbrevet skal for øvrig: Inneholde referanse til saksnummer/konkurransegrunnlagsnummer Inneholde leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer og foretaksnummer Inneholde leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse 14
Beskrive eventuelle forbehold med henvisning til hvor i tilbudet forbehold(ene) fremkommer (med sidetall og punktnummer) Være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren Følgende skal vedlegges tilbudsbrevet: 1. Skatteattester, en attest for betalt skatt og en attest for betalt merverdiavgift som utstedes enten av det lokale skattekontoret eller av skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. 2. Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, jf. bilag 3 3. HMS-egenerklæringsskjema, jf. bilag 4 4. Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (firmaattest) 5. Dokumentasjon over finansiell og økonomisk stilling (kredittvurdering) 6. Tekniske og faglige kvalifikasjoner (referanser) 6 BILAG Vedlagt følger: Bilag 1: Spørreskjema barn 2014 Bilag 2: Spørreskjema foreldre 2014 Bilag 3: Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Bilag 4: HMS-egenerklæringsskjema 15