Fylkesmannen i Hedmark Samfunnssikkerhet og beredskap Rapport fra tilsyn 2.mars 2016 med samfunnssikkerhet og beredskap Bakgrunn for tilsynet Hensikten med tilsynet var å kontrollere ns arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i lov av 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) 29 og forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt 10. Tema for tilsynet var s oppfyllelse av beredskapspliktene etter loven ( 14 og 15) og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Vi ville spesielt undersøke om n i tråd med kravene i loven hadde: en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse lagt ROS analysen til grunn for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap, også ved utarbeidelse av planer etter plan- og bygningsloven. utarbeidet overordnet beredskapsplan på grunnlag av ROS analyse oppdatert ROS analyse og beredskapsplanverk Hovedinntrykk Kommunen har vist god utvikling siden forrige tilsyn. Arbeidet virker godt forankret i organisasjonen. Dokumentasjonen og rutinebeskrivelsene har rom for utvikling, men er innenfor minimumskravene gitt i Sivilbeskyttelseslovens 14 og 15, samt forskrift. Ingen avvik ble derfor gitt. Drøfting Kommunen startet arbeidet med planstrategi i 2015 og den vil etter planen bli behandlet høsten 2016. En oppstart av planens samfunnsdel vil bli drøftet i samme prosess. Kommunen har i dag ingen samfunnsdel knyttet til planen. Når utviklingen av samfunnsdelen finner sted forventer vi at n innarbeider et kapittel som beskriver langsiktige mål, strategier, prioriteringer og retningslinjer innen samfunnssikkerhet og beredskap. Inntil dette er på plass anbefaler Fylkesmannen at dette skrives inn i den overordnede beredskapsplanen, siden den er under revisjon. Kommuneplanens arealdel ble vedtatt i styret i 2006, og strekker seg til 2018. Kommunen har en helhetlig ROS-analyse som ble ferdigstilt november 2013. Gjennom sannsynlighets- og konsekvensutredninger gir denne god oversikt og kartlegging av risikoer som n kan bli stilt overfor. En helhetlig ROS-analyse skal ha som hensikt å kartlegge, systematisere og vurdere sannsynligheten for uønskede hendelser som kan inntreffe i n, og hvordan disse kan påvirke. Den skal gi et så komplett risikobilde som mulig innenfor ns geografiske område. Den skal ikke begrenses til de ansvarsområder som er tillagt n gjennom øvrig lovgivning. ROS-analysen er ikke fremmet for politisk behandling. Det er viktig at n gjør dette, slik at ROS - analysen blir forankret i styret. Kommunen har i dag en beredskapsplan som er under utvikling. Eksisterende plan er ikke behandlet politisk. Det fremkom gjennom samtaler under tilsynet at beredskapsplanen er løpende oppdatert administrativt av beredskapskoordinator. Riktignok fremkommer det ikke av planen hvem som har ansvar for oppdateringen, og at dette gjøres årlig. Dette må inn i planen. Beredskapsplanen ligger som et overordnet dokument. Planen må dog sammenstilles i større grad
enn den er i dag. Planen inneholder ingen oversikt over underliggende fagplaner som sektorene i har ansvar for. Disse må listes opp i den overordnede beredskapsplanen med dato for siste revisjon. Kommunen har siden forrige tilsyn fortsatt utviklingen av informasjonsdelen i beredskapsplanen.. Det er viktig at s helhetlige ansvar kommer tydelig frem, i hendelser der n selv er ansvarlig for krisehåndteringen. I tillegg bør informasjonsdelen inneholde en plan for informasjon til fremmedspråklig. Riksmediene må også legges inn under aktuelle informasjonskanaler. I tillegg må n utvikle en strategi for medieovervåkning og bruk av kriseweb. Fylkesmannen vil anbefale at n fremmer den overordnede beredskapsplanen for ny politisk behandling når planen er oppjustert. Beredskapsplanen skal bygge på utfordringer knyttet til ns helhetlige ROS-analyse, og dette bør fremgå av planen. Kommunen har et kommunalt beredskapsråd, med årlige møter. Kommunen er klar på ansvar og roller knyttet til rådet. Siden var representert med nyvalgt varaordfører under tilsynet ble det gitt en orientering fra Fylkesmannen om rådets innhold og betydning. Deler av rådet ble også benyttet som høringsinstans ved siste rullering av ns ROS-analyse. Samfunnssikkerhet og beredskap er tema på rådmannens ledermøter ved behov og n gjennomfører årlig egne øvelser, Det er viktig at n har fokus på videreutvikling av CIM, spesielt på informasjonsområdet og for den strategiske ledelsen. Nødvendig opplæring skal også sikre at alle som har en tiltenkt rolle i ns krisehåndtering, har tilstrekkelig kompetanse til å ivareta sine roller og oppgaver. Vi kan anbefale Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap på Heggedal. Se www.nusb.no. Resultater fra tilsynet Definisjoner Avvik: Manglende etterlevelse av krav fastsatt i bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt i sivilbeskyttelsesloven og/eller i forskrift til kommunal beredskapsplikt. Merknad: Forhold som det er grunn til å påpeke for å sikre forbedring i oppfølgingen av bestemmelsene om beredskapsplikten. Avvik Ingen avvik ble avdekket under tilsynet. Merknader Følgende merknader/forbedringspunkter ble notert under tilsynet:
Merknad nr: 1 Kommuneplanens samfunnsdel Ved utarbeidelse av samfunnsdelen forventer vi at n innarbeider et kapitel som beskriver langsiktige mål, strategier, prioriteringer og retningslinjer innen samfunnssikkerhet og beredskap. Merknad nr: 2 Kommunens helhetlige ROS-analyse ROS-analysen er ikke fremmet for politisk behandling. Det er viktig at n gjør dette, slik at ROS-analysen blir forankret i styret. Merknad nr 3 Kommunens overordnede beredskapsplan Kommunen må liste opp aktuelle underliggende beredskapsplaner fra andre sektorer i planen. Den overordnede beredskapsplanen må ferdigstilles og fremmes for ny politisk behandling. I tillegg må informasjonsdelen av planen videreutvikles med tanke på medieovervåkning, kriseweb og informasjonsstrategi for fremmedspråklige. Andre forhold Ingen.
Vedlegg 1 Dokumenter Oversikt over dokumenter som ble benyttet under tilsynet: 1. Kommunens ROS-analyse, ferdigstilt november 2013. 2. Kommuneplanens arealdel 2006 2018. 3. Kommunens beredskapsplanverk, ajourført 2016. 4. Fylkesmannens tilsynsrapport med n fra 2012. 5. Fylkesmannens rapport fra øvelse i 2014.
Åpnings møte Intervju Sluttmøte Vedlegg 2 Deltakere Navn Funksjon/rolle Virksomhet Lasse A Weckhorst Varaordfører Runar Kristiansen Rådmann Stig Aasheim Beredskapskoordinator Kari Brunæs Leder servicekontoret Morten Raaden Leder driftsavdelingen Knut Anders Fossum Direktør Fylkesmannen i Hedmark Espen Berntsen Rådgiver Fylkesmannen i Hedmark