ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 1 Kontrollutvalet i Hå INNKALLAST TIL MØTE 12. februar 2008 kl. 08.30 på Rådhuset, Varhaug SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte 01/08 200600125-4 Gjennomført selskapskontroll - Lyse Energi AS 02/08 200800128-2 Årsmelding 2007 - kontrollutvalet i Hå 03/08 200800129-1 Årsplan for 2008 - Kontrollutvalet i Hå 04/08 200800122-1 Plan for selskapskontroll 2008-2011. Første utkast 05/08 200800127-2 Oversikt over status prosjekt og kontrollar EVENTUELT Ordføraren vert invitert for å orientera kontrollutvalet. Ver grei å melda eventuelt forfall snarast på telefon 51 97 65 90 eller mobiltlf. 988 06 776. Ved forfall blir varamedlemmer kalla inn særskilt. Medlemmer som meiner seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlem kan kallast inn.. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Varhaug, 6/2-08 Laurits Stokkeland Leiar av kontrollutvalet Wencke S: Olsen Sekretariatet
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS : 200600125 : E: 216 : Kontrollutvalget i Hå 12.02.2008 01/2008 RAPPORT FRÅ SELSKAPSKONTROLL I LYSE ENERGI AS Kontrollutvalet bestilte på sitt møte den 27.03.2007 selskapskontroll m/forvaltningsrevisjon i Lyse Energi AS, i tråd med revisor sitt forslag til prosjektmandat. Formålet med prosjektet har vore å gjennomføra kontroll med forvaltninga av eigarinteressene i Lyse Energi AS. Det inkluderer m.a. om den som utøver kommunens eigarinteresser i selskapet gjer dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og føresetnader (eigarskapskontroll). Prosjektet skulle òg omfatta utvalte emne som drøfter selskapets samfunnsmessige betydning i regionen (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalet ønskte å sjå nærmare på: 1. Er selskapets organisasjonsform hensiktsmessig i forhold til selskapets virksomhet, f.eks. selskapstype? 2. Har kommunen etablert en eierstrategi for selskapet, f.eks. et eget regelverk, herunder system for oppfølging og rutine for rapportering? 3. Utøver generalforsamlingen sin myndighet i tråd med lover og regler, f.eks. aksjeloven, vedtekter og kommunens eget regelverk? 4. Hvordan fungerer kommunens rapportering fra valgte representanter i selskapet (generalforsamlingen) til kommunens egne politiske organer og adm. organer? 5. Har styret sørget for en forsvarlig forvaltning av selskapet (eierinteressene) i tråd med lover og regler, f.eks. aksjeloven og vedtekter? 6. Hvilke rutiner gjelder for vurdering og godkjenning av endringer i selskapets aktiviteter, f.eks. nye tjenesteområder eller endringer i disse? 7. Hvilke rutiner gjelder for vurdering og godkjenning av større investeringer? 8. Hvilke rutiner gjelder for vurdering og godkjenning av deltagelse i andre selskaper / samarbeidspartnere? 9. Driver selskapet i tråd med kommunestyrets vedtak/intensjoner? (Driver selskapet økonomisk forsvarlig, f.eks. er det en rimelig effektiv drift? Er dette tydelig nok?) 10. Blir selskapets aktiviteter rapportert i tråd med lover og regler, f.eks. aksjeloven og aktuelle regnskapsregler (merk: vi vil her bygge på revisjonsberetningen fra selskapets egen revisor)? 11. Hvilken samfunnsmessig betydning har Lyse hatt for regionen og eierkommunene, og hvilken betydning vil selskapets tilbud av flere typer tjenester kunne ha for gjennomføring av sitt eieroppdrag i framtiden? Saksutredning: Den ferdigstilte rapporten ligg nå føre frå Rogaland Revisjon IKS. For fullstendig oversikt over vurderingar og anbefalingar i rapporten vert det vist til rapportens pkt. 5, s. 47-54. Kort oppsummert vert det først og fremst peika på at kommunen bør utarbeida ein eigarstrategi for sine selskap. (Det ligg til kontrollutvalet å sjå til at kommunen fører kontroll med forvaltninga av kommunens interesser i selskap m.m., jfr. KL. 77.5.) Anbefalingar til kommunane: 2
Alle eigarkommunane vert anbefalt å gå saman for å utarbeide eit regelverk om eigarstrategi for selskapet. Hå kommune har ikkje utarbeidd eit generelt system for oppfølging og ein generell rutine for rapportering frå sine selskap.. Anbefalingane om at det bør utarbeidast ein plan for dette i kommunar som ennå ikkje har gjort det, gjeld derfor for Hå kommune. Eigarorganets utøving av eigarinteressene: Det vert anbefalt å vurdera opplæring i eigarstrategi for alle valde representantar i kommunen sine selskap. Selskapskontrollen for øvrig inneheld ingen anbefalingar overfor selskapet. I følgje kommentarar til Forskrift om kontrollutvalg skal det selskap og den som utøver kommunens eigarfunksjon alltid gis høve til å uttala seg om innhaldet i rapporten. Eventuelle kommentarar skal innarbeidast i den endelige rapporten. Selskapet sitt styre har ingen kommentarar til rapporten. Rapporten har i tillegg vore lagt føre for eigarkommunane, som har gitt ein fellesuttale til rapporten. Det vert vist til pkt. 6 i rapporten for oversikt over desse kommentarane, som m.a. går nærare inn på risiko, eigarstyring og eigarstrategi samt selskapets samfunnsmessige betydning. Ut over anbefaling om at det vert utarbeid eit generelt system for oppfølging og ein generell rutine for rapportering frå kommunen sine selskap (eigarstrategi), er det ingen moment i rapporten som treng ytterligare oppfølging. 1. Kommunestyret i Hå vedtar den framlagde selskapskontrollen i Lyse Energi AS slik den ligg føre. 2. Kommunestyret ber om at det vert satt i gang arbeid med å utarbeida system/ rutinar for oppfølging av kommunen sitt eigarskap i selskap. Kontrollutvalet følgjer opp arbeidet med dette. SANDNES, 29.01.2008 Sekr.leder Selskapskontroll 3
ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS : 200800128 : E: 033 : Kontrollutvalget i Hå 12.02.2008 02/08 ÅRSMELDING 2007 - KONTROLLUTVALET I HÅ Sekretariatet har utarbeidd forslag til årsmelding for 2007 for kontrollutvalet i Hå. Årsmeldinga skal oppsummera kontrollutvalet sitt arbeid i året som gjekk. Saksutgreiing: Årsmeldinga er bygd over same leist som for tidlegare år.. Ein har sett årsmeldinga opp mot måloppnåing i forhold til kontrollutvalet sin årsplan for 2007. I tillegg er det og tatt med ei oversikt over kven som har møtt frå administrasjonen i løpet av året. Eventuelle endringar i årsmeldinga som kjem fram på møtet vil bli innarbeid av sekretariatet før årsmeldinga vert vidaresend til kommunestyret. Det vert elles vist til forslag til årsmelding, som ligg ved. 1. Kontrollutvalet i Hå vedtar kontrollutvalets årsmelding for 2007. 2. Årsmeldinga vert oversend kommunestyret i Hå til orientering. SANDNES, 15.01.2008 Sekr.leiar årsmelding for 2007 4
5 sekr. leder
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS : 200800129 : E: 144 : Kontrollutvalget i Hå 12.02.2008 03/08 ÅRSPLAN FOR 2008 - KONTROLLUTVALET I HÅ Sekretariatet har utarbeidd forslag til årsplan for kontrollutvalet i Hå for 2008. Planforslaget vert lagt fram for kontrollutvalet til handsaming og godkjenning. Saksutgreiing: Planen byggjer på kontrollutvalet sine lovfesta arbeidsoppgåver, samt på vedtekne planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Som det går fram av årsplanen har utvalet i forrige periode fått delegert mynde til å oppdatera planane, men det skal gis melding til kommunestyret når slik oppdatering evt. har funne stad. Det bør søkjast om fornya delegasjon når dei nye planane ligg føre til behandling. Mykje av arbeidet i kontrollutvalet i 2008 vil dreia seg om oppdatering av plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Plan for selskapskontroll er ein enklare plan, og det bør derfor vera muleg å behandla den i løpet av første halvår. Samstundes må kontrollutvalet rekna med å bruka litt meir tid på Plan for forvaltningsrevisjon, då denne planen bør forankrast både administrativt og politisk. Alle tiltak kontrollutvalet set i gang for 2008 må sjåast i samanheng med tilgjengelige midlar i budsjettet. Dersom kontrollutvalet ønskjer endringar i forslag til årsplan for 2008, vil sekretariatet innarbeida desse endringane i planen før den vert vidaresend til kommunestyret. Kontrollutvalet i Hå vedtar årsplanen for 2008. SANDNES, 15.01.2008 Sekr.leder årsplan for 2008 6
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS : 200800122 : E: 144 : Kontrollutvalget i Hå 12.02.2008 04/08 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2008-2011. FØRSTE UTKAST Som tidligare nemnt for kontrollutvalet, står det i Forskrift om kontrollutvalg 13 at kontrollutvalet minst éi gong i valperioden og seinast innan utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, skal utarbeida ein plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret sjølv, som kan delegera til kontrollutvalet å foreta endringar i planperioden Saksutgreiing: Vedlagt følgjer første utkast til ny plan for selskapskontroll. Planen skil seg utsjåandemessig litt frå den forrige planen (denne planen finst i utdelt informasjonsmappe for kontrollutv.- medlemmene). Det ligg nå føre forslag til planar frå fleire hald, og det er tatt utgangspunkt i desse ved utarbeiding av planen - sjå kjelder på slutten av planen. Planen vert no lagt fram for kontrollutvalet for ei første gjennomgang. Dersom kontrollutvalet har forslag til større endringar i planen, vil desse bli innarbeidd i eit nytt planforslag til neste møte. Dersom kontrollutvalet ikkje har store endringsforslag, kan planen vedtas på neste møte i kontrollutvalet. Ein selskapskontroll kan òg omfatta forvaltningsrevisjon. Dette er ei friviljug oppgåve, og ikkje ein del av den lovpålagte selskapskontrollen. I følgje kommunelovens 80 2. ledd skal kommunestyret vedta eigne reglar om slik kontroll. Sekretariatet vil snarast råd leggja fram ei sak for kontrollutvalet om slike reglar. Det vert foreslått i planen at kontrollutvalet ved bestilling av selskapskontroll vurderer om det er behov for forvaltningsrevisjon når kontrollen vert bestilt. Ein bør og så sant det er råd samordna dette med dei øvrige eigarane, og i tråd med dei reglane som er vedtatt av kommunestyret når desse ligg føre. Sekretariatet har vore i kontakt med kommunen for å få oversikt over selskap som er aktuelle for selskapskontroll. Planen har og vore oversendt revisor for evt. innspel. Det vert ikkje foreslått nærmare prioriteringar i planen, då bestilling av nye prosjekt i stor grad må gjerast i samarbeid med øvrige eigarar. Kontrollutvalet i Hå går inn for at det vert arbeidd vidare med Plan for selskapskontroll ut frå det forslaget som nå ligg føre. Endelig planforslag vert lagt fram for kontrollutvalet på neste møte. 7
SANDNES, 14.01.2008 Sekr.leder Utkast til plan m/vedlegg 8
SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN : 200800127 : E: 216 : Kontrollutvalget i Hå 12.02.2008 05/08 OVERSIKT OVER STATUS PROSJEKT OG KONTROLLAR Sekretariatet legg til kvart møte i kontrollutvalet fram ei oversikt som viser status på dei prosjekt og kontrollar (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) som er bestilt av kontrollutvalet. Det vert og lagt fram ei oversikt over kva for ferdigstilte prosjekt som har vorte behandla og sendt over til kommunen, og når desse skal følgjast opp. Til slutt vil det komma ei oversikt over kva for prosjekt som er heilt ferdigbehandla. Saksutgreiing: Alle prosjekta som kontrollutvalet bestiller skal vera med bakgrunn i planer som er vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalet har frist på seg til 31.12.08 med å vedta nye planar. Oversikten omfattar vedtekne prosjekt som ikkje er avslutta, vedtekne forvaltnings-revisjonsprosjekt og selskapskontrollar som er under arbeid, og prosjekt der kontrollutvalet venter på tilbakemelding frå kommunen på korleis desse vert fylgt opp. Sekretariatet arbeider ut frå at det til neste møte skal liggja føre tilbakemelding frå kommunen på prosjektet vedr. teknisk. Det er i tillegg tatt med ei kolonne som viser når revisor ventar å vera ferdige med den enkelte rapporten. Denne er oppdatert etter siste mottatte oversikt frå Rogaland Revisjon. Kontrollutvalet i Hå tar oversikt over status prosjekt og kontrollar pr. februar 2008 til orientering. SANDNES, 15.01.2008 Sekr.leder Oversikt 9