U i T Det juridiske fakultet N 0 Il G E s Arkivref: 2013/6154 KGA000 ARKTISKE Dato: 15.1.2014 UNIVERSITET Sak JF 1/14 SAKJF 1/14 Til: Fakultetsstyret Møtedato: 27. januar 2014 Handlingspian for reduksjon av antall midlertidig tilsatte ved Det juridiske fakultet Bakgrunn I sak S 59-13 behandlet universitetsstyret bruken av midlertidig tilsetting ved universitetet, og følgende vedtak ble fattet: 1. Universitetsstyret tar den framlagte statusrapport per 20.9.2013 for bruk av midlertidig tilsetting ved Universitetet i Tromsø til orientering. 2. Universitetsstyret slutter seg til den foreslåtte handlingspian med skisserte tiltak for å redusere bruken av midlertidig tilsetting ved institusjonen, med de kommentarer som framkom i møtet. 3. Universitetsstyretforutsetter at universitetsledelsen og de enkelte enheter ved UiT Norges arktiske universitet sørgerfor god oppfølging av den vedtatte handlingsplanen for midlertidig tilsetting ved institusjonen. 4. Universitetsstyret berfakultetsstyrene om å fastsette konkrete handlingspianerfor reduksjon av midlertidig tilsetting ved avdelingene innen 31.12.2013. Fakultetenes handlingsplaner skal oversendes universitetsdirektøren for godkjenn ing. I vedlagte e-post av 10.12.2013 er fakultetene bedt om å vedta lokale handlingspianer på vårens første styremøte, jfvedtakets punkt 4. Hjemmel Hovedregelen er fast tilsetting, jf tjenestemannsiovens (tjml) 3.2, men loven åpner unntaksvis også for midlertidige tilsettinger, se lovens ~ 3 nr 2 a-f samt forskrift til denne ~ 3, 5, 5b og universitets- og høyskolelovens (uhl) 6-4 6-6. Konsekvensen av manglende- eller ugyldig bruk av hjemmel for midlertidig tilsetting er at den tilsatte oppnår sterkt stilhingsvern. Status for bruk av midlertidig tilsetting ved fakultetet Av vedlagte oversikt, sendt universitetsdirektøren i desember 2013, fremgår følgende tall for midlertidighet ved fakultetet: 5,4 førsteamanuenser 3 førstekonsulenter 1 seniorrådgiver 4,5 universitetslektorer. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø 77 6440 00 postmottak@uft.no uit.no
Oppdatert status pr januar 2014 viser følgende tall: 5,4 førsteamanuenser 1 førstekonsulent 1 seniorrådgiver 3 universitetsiektorer. Redegjørelse for de enkelte tilsettingene: Av de 5,4 førsteamanuensene er 0,4 engasjert i bistffling (II er-stffling) og disse anses uproblematiske og vil ikke være gjenstand for diskusjon i denne saken. To er tilsatt på kvalffiseringsvilkår med krav om å ta pedagogisk mappe innen tre år etter tilsetting, jf forskrift til tjml ~ 5 nrl, samt uhi ~ 6-5. Den ene leverte mappa i desember, og vi forventer fast tilsetting her i løpet av kort tid. Bruken av tilsetting på kvalifiseringsvilkår anses for å være en nødvendig kilde til rekruttering til faste topp og mellomstillinger. De tre siste som inngår i tallet på engasjerte førsteamanuenser er alle søkere til utlyste førsteamanuensisstfflinger ved fakultetet. Tilsettingsprosessen har tatt lang tid (pga forhold innad i bedømmelseskomiteen) og de tre søkerne er engasjerte i påvente av endelig avgjørelse i tilsettingssaken, da fakultetet ikke ønsker å miste de til andre arbeidsgivere. Seniorrådgiveren har ei fast stffling på fakultetet, men er registrert som midlertidig da hun har permisjon fra den faste stfflinga for å være ved K.G.Jebsen senter for havrett i seks år. Senterstilhinga har pr i dag finansiering for seks år, og seniorrådgiveren har derfor kun et engasjement der og ikke fast stilling. Førstekonsulenten er vikar for konsulenten som har arbeidssted i fakultetets Informasjon. Den faste Informasjonskonsulenten har hatt foreldrepermisjon, og skulle opprinnelig komme tilbake til fakultet i januar, men har nå sagt opp. Stfflingen er lyst ut, og det kom inn 41 søknader innen fristen 2. januar, så det forventes fast tilsetting i løpet av kort tid. Når det gjelder de tre universitetsiektorene, så ivaretar de et stort undervisningsbehov ved fakultetet. Selv om fakultetet primært ønsker forskningsbasert undervisning, så har vi pr i dag for få fast tilsatte i topp og mellomstfflinger til å ivareta dette. Inntil disse er på plass, er fakultetet avhengig av å styrke undervisningskapasiteten ved å ha midlertidige lektorer. Dette behovet ble ytterligere forsterket i forbindelse med at opptaket av studenter til masterstudiet er økt fra 100 til 150. Tallet på engasjerte lektorer vil reduseres i takt med at tallet på fast tilsatte i topp- og mellomstfflinger økes. Det kan også nevnes at engasjerte lektorer er en viktig rekrutteringskilde til stipendiatstillinger. Tiltak for å redusere tallet på midlertidig tilsatte ved fakultetet Raskere tilsettingsprosesser. Fakultetet har, som nevnt, pr i dag tre midlertidig tilsatte førsteamanuenser i påvente av endelig avgjørelse i tilsettingssak. Universitetet har hatt fokus på raskere tilsettingsprosesser i vitenskapelige stfflinger, blant annet som ledd i prosjektet forbedringsprosessen» Når det gjelder tilsettingsprosessen ved fakultetet, så har vi gode rutiner og prosessen går normalt relativt raskt. Likevel har vi tilfeller der endelig tilsetting ikke foreligger innen regelverkets frister. Årsaken til oversittelse av UiT Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø 77 6440 00 postmottak@uit.no uit.no
frister skyldes i all hovedsak vansker med å finne kvalifiserte bedømmer som også har tid til å påta seg arbeidet. I den grad det er mulig, så prøver fakultetet å finne komitémedlemmer som kan utføre arbeidet innen fastsatte frister, men av og til gjør fagprofil på en enkelt søker eller på søkermassen sett under ett det nødvendig med bestemte bedømmere. I slike tilfeller er vi avhengig av å gi utsatt frist dersom det er det som skal til for å få bedømmelsen på plass. I andre tilfeller skjer det at en bedømmer midt i arbeidet ber om utsatt frist. I slike tilfeller er det lite fakultetet kan gjøre ut over eventuelt ikke å benytte vedkommende i framtidige bedømmelser. Oppsummert kan vi si at fakultetet fortsatt skal ha fokus på raske tilsettingsprosesser, men at det er lite å vinne på ytterligere tiltak i den forbindelse, da den normalt sett går innen regelverkets frister. Når det gjelder administrative stillinger har fakultetet hatt ett år hvor vi har hatt forhold som har nødvendiggjort engasjementer og ikke fast tilsetting. Ett tilfelle var at fakuhetets undervisningspianlegger sluttet, og at det fra fakultetets ståsted var ønskelig å få en erfaren person med innsikt i fakultetets studieadministrasjon inn i stilhinga. Dette ble løst ved at en fast tilsatt i studieadministrasjonen fikk prøve ut undervisningsplanleggerstfflinga, for å se om det var noe hun kunne tenke seg på permanent basis. Dennes opprinnelige oppgaver måtte så ivaretas ved bruk av vikar. Videre var det for tynt søkergrunnlag på ei utlyst stffling til at fakultetet kunne tilsette fast, og det ble foretatt bruk av vikar i påvente av ny utlysning. Slike særtilfeller kan oppstå og nødvendiggjøre bruk av midlertidig tilsetting i administrative stfflinger, men hovedregelen er at fakultetet lyser disse ut fast. Ved universitetet registreres alle som tilsettes på kvalifiseringsvilkår (i hovedsak som følge av manglende pedagogiske kvalifikasjoner med krav om å ta slik utdanning innen tre år) som midlertidig tilsatt, mens de ved det juridiske fakultet både i Oslo og i Bergen tilsettes som fast med arbeidskontrakt hvor de forplikter seg til å gjennomføre pedagogisk mappe. Så lenge universitetet praktiserer dagenes registrering, vil fakultetet alltid ha (minst) to til tre midlertidig tilsatte førsteamanuenser, da det stifies krav om pedagogisk kompetanse for fast tilsetting og det kun er et fåtall søkere som oppfyller dette kravet på søknadstidspunktet. Vi foreslår at universitetsledelsen kontaktes med tanke på å få til ei endring av dagens registreringspraksis slik at tilsatte på kvalifiseringsvilkår registreres som fast tilsatte med krav i arbeidsavtalen om å bestå pedagogiske kvalifikasjoner. Selv om både vikarer og andre engasjerte vil gå inn i tallet på midlertidige, er det viktig at fakultetet har fokus på bruk av vikarhjemmel (tjml ~ 3 nr 2 c) der det er mulig, f eks ved forskningsterminer og foreldrepermisjoner blant de vitenskapelig tilsatte. En midlertidig tilsatt vikars engasjement opphører når stfflingsinnehaveren gjeninntrer, og skaper større bevissthet og tydelighet enn ved bruk av engasjementer for et bestemt tidsrom, jf tjml ~ 3 nr 2 a. Oppsummering Fakultetet har relativt sett et lite antall tilsatte i midlertidige stfflinger, men vi vil likevel gjøre det vi kan for å redusere tallet. Tilsettingsprosessene går relativt raskt, og vi vil fortsatt ha fokus på at bedømmelser og tilsetting skjer så raskt som mulig, blant annet ved at bedømmelseskomiteer oppnevnes kort tid etter søknadsfrist og at vi ved oppnevning av medlemmer i størst mulig grad velger (der det er faglig mulig) kandidater som har mulighet til å levere bedømmelser innen regelverkets frister. UiT Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø 77 64 40 00 postmottak@uit.no uit.no
Når det gjelder administrative stfflinger vil vi etterstrebe at stfflinger lyses ut som faste i dét de blir ledige. I den grad endringene skjer uforutsett og på kort varsel og det således vil være nødvendig med en midlertidig tilsatt, skal vikarhjemmelen brukes der det er mulig da det skaper større tydelighet enn ved bruk av engasjement for bestemt tidsrom eller oppdrag. Videre vil vi kontakte universitetsledelsen med tanke på å få til ei registreringsendring av tilsatte på kvalifiseringsvilkår slik at de registreres som faste, men med forbehold i arbeidskontrakten om å tilegne seg manglende kompetanse. Fakultetet har, som nevnt, behov for undervisningskrefter ut over det som de fast tilsatte har kapasitet til. Dette behovet ivaretas i stor grad av et begrenset antall midlertidige lektorer, pr i dag tre. Det er ikke ønskelig å tilsette for mange faste lektorer, da siktemålet er at alle lærere skal gi forskningsbasert undervisning. Der det er mulig skal engasjement av lektorer skje ved bruk av vikarhjemmel (f eks ved forskningsterminer og foreldrepermisjoner blant de faste). Midlertidige lektorengasjement har ikke vært noe stort problem ved fakultetet; De som engasjeres som midlertidige lektorer er som hovedregel nyutdannede jurister, som hentes inn umiddelbart etter endt masterstudium. Det vil si at de fleste bare ønsker å være ved fakultetet som lektor ei kort stund for å prøve arbeidslivet innen akademia enten for så å søke stipendiatstffling eller for å velge arbeid utenfor fakultetet. Disse engasjementene utgjør således ikke et stort problem i forhold til det å opparbeide sterkt stfflingsvern. Ettersom fakultetet ønsker forskningsbasert undervisning, og således ikke ønsker å øke tallet på fast tilsatte lektorer (for så å måtte si de opp når tallet på faste vitenskapelige stiger), vil vi være avhengig av noen midlertidige lektorer inntil tallet på fast tilsatte i topp- og mellomstfflinger er tilstrekkelig til å ivareta fakultetets (undervisnings)forpliktelser. Vi ser derfor ikke at vi har anledning til å innføre tiltak for å redusere tallet på midlertidige lektorer. Vi viser til dette, og foreslår følgende Vedtak: Den foreslåtte handlingsplan for reduksjon i antallet midlertidig tilsatte ved Det juridiske fakultet vedtas. ~~ ( Trude Haugli 1~ KirsU Andel~~ J Dekan fakultetsdirektør Saksbehandler: Kan Gabrielsen Vedlegg: 1. Forslag til handlingspian 2. E-post fra POA v Paulsen av 10.12.13 med bestilling på bi a handlingsplan for reduksjon i tallet på midl. tilsatte 3. E-post fra Jur fak av 13.12.13 med oversikt over midl. tilsatte ved fakultetet UiT Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø 77 64 40 00 postmottak@uit.no uit.no
Handlingsplan for reduksjon av antallet midlertidig tilsatte ved Det juridiske fakultet, Vedtatt av fakultetsstyret i sak JF 1/14 Tiltak for å redusere tallet på midlertidig tilsatte i gruppen 1) Administrative stillinger Administrative stillinger skal som hovedregel lyses ut som faste stillinger. I den grad det er påkrevd med midlertidighet, skal vikarhjemmel brukes der det er mulig. 2) Vitenskapelige stillinger Fakultetet skal ha et fortsatt fokus på raske tilsettingsprosesser. 3) Tilsatte på kvalifiseringsvilkår Fakultetet vil arbeide for at tilsatte på kvalifiseringsvilkår ved UiT Norges arktiske universitet registreres som fast tilsatte med forbehold i arbeidsavtalen om at manglende kompetanse erverves innen tidsfristen.
Gabrielsen Kan Fra: Anderssen Kirsti Sendt: 11. desember2013 09:52 Til: Emne: Gabrielsen Kan VS: Ang. midlertidig tilsetting Vedlegg: BFE-fak notat til møte 061213.docx Fra: Paulsen Odd Arne Sendt: 10. desember 2013 16:21 Til: Anderssen Kirsti; Aagaard Anne; Mælen Kjell Magne; Haugli Trude; Foss Marianne; Salvesen Helge; Stormo Elisabeth; Hauan Marit Anne Emne: Ang. midlertidig tilsetting Hei! Universitetsstyret behandlet den 24.10 sak 59-13 om UiTs bruk av midlertidig tilsetting, og gjorde vedtak som innstilt. Saksframlegget er tilgjengelig på http://uit.no/ansatte/organisasjon/artikkel?~ document id=353768&p dimensjon id=88198&p menu=31568 UiT ønsker reduksjoner i andelen midlertidig tilsatte i løpet av 2 år, og komme ned mot snittet for breddeuniversitetene. Det betyr en reduksjon på 4-5 prosentpoeng fra dagens 21 % midlertidige årsverk (DBH 2013). Reduksjonen utgjør 105-130 årsverk. Det er fastsatt en del tiltak for å få dette til, men det er enhetene på nivå 2 (fakulteter, TMU, UB, Administrasjonen) som må lage konkrete handlingsplaner, som til sammen skal sørge for at vi når det overordnede målet. Merk at stipendiater, postdok og bistillinger ikke inngår i tallmaterialet. Sist uke gjennomførte universitetsledelsen møter med de fire største fakultetene, men har så langt ikke hatt mulighet for å ha møter med Kunstfak, Jurfak, TMU og UB. Jeg legger ved et notat til ett av disse møtene til orientering, siden det inneholder info som også er relevant for dere. I møtene ble det formidlet fra rektor og universitetsdirektør at: - Hver enhet må ta inn over seg at vi skal oppnå reelle reduksjoner, og lage en handlingsplan som gjerne legges fram for fakultets-/enhetsstyret på første styremøte i 2014 - Det blir tatt ut nye tall per 1.11.2014 og 1.11.2015, og handlingsplanen blir tema i styringsdialogmøter - På kort sikt må UiT sende en overordnet handlingspian til KD innen 31.12.2013. Hvert fakultet/enhet må sende noen punkter til meg i løpet av noen dager, som innspill til denne oversendelsen til KD helst i løpet av denne uka, senest mandag 16.12 Jeg beklager kort frist på denne første bestillingen, men dere har kanskje et inntrykk av hva som kan være potensialene for å gjøre noen reduksjoner ved deres enhet. Vi trenger bare noen korte innspill på det senest mandag. Den handlingsplanen som fakultetet/enheten skal lage må være mer konkret og detaljert, men behøver altså ikke være klar før på nyåret. Av de 21 % midlertidige årsverkene ved UIT i 2013, har forresten Kunstfak, Jurfak, TMU, UB og Administrasjonen til sammen ca 1/3. Det kan indikere at samlet reduksjon i midlertidige årsverk ved disse enhetene bør være 30-40, men da er det ikke tatt høyde for at det er ulike muligheter ved enhetene for å kunne oppnå reduksjoner. Ta gjerne kontakt hvis dere har spørsmål. Mvh Odd Arne
Page i of 1 Fra: Gabrielsen Kari[kari.gabrielsen@uit.no] Dato: 13.12.2013 09:53:00 Til: Paulsen Odd Arne Kopi: Anderssen Kirsti; Haugli Trude Tittel: Midlertidighet ved Jur fak ~JecLL~e~3 Vi viser til mail av 10.12.2013 vedrørende reduksjon av midlertidig tilsatte. Det juridiske fakultet har i følge tall fra DBH følgende midlertidige i 2013: 5,4 førsteamanuenser 3 førstekonsulenter i seniorrådgiver 4,5 universitetslektorer Forklaring er som følger: Av de 5,4 førsteamanuensene er 0,4 to som er tilsatt i ll er stillinger (tidsbegrenset). To er på kvalifiseringsvilkår i påvente av gjennomføring og godkjenning av pedagogisk mappe, og disse vil i løpet av kort tid med stor sannsynlighet bli fast tilsatt. De tre siste har avlagt og bestått doktorgrad ved fakultet, og er nå søkere på 2-3 utlyste førsteamanuensistillinger, hvor bedømmelsen vil foreligge i februar 2014. Da fakultetet ikke ønsker å miste disse til andre arbeidsgivere, er de engasjert i påvente av bedømmelsen. Fakultetet har hatt flere ledige stillinger i administrasjonen som følge av at tilsatte har sluttet. Disse er nå alle utlyst, og vi regner med at alle engasjement vil bli erstattet av fast tilsatt i løpet av våren forutsatt nok søkergrunnlag. Seniorrådgiveren har fast stilling ved fakultetet, men har permisjon fra denne i seks år mens hun er engasjert ved K.GJebsen senter for Havrett. Senteret har pr i dag finansiering for seks år, og hennes engasjement der er derfor tidsbegrenset. Når det gjelder universitetslektorene har vi pr i dag tre engasjerte i midlertidige stillinger (1,5 har sluttet). Pga at fakultetet har hatt en betydelig økning i antall studenter som tas opp (150 mot 100), har vi fått et økt undervisningsbehov uten at vi har fått tilsatt tilstrekkelig antall fast tilsatte til å ivareta dette. De midlertidig engasjerte lektorene ivaretar således den undervisningsmengden som fast tilsatte på sikt vil utføre, samtidig som lektorengasjerte har vist seg å være en god kilde til rekruttering til stipendiatstillinger. Det kan her nevnes at en av de som inngår i DBH s tall på 4,5 i siste styremøte ble tilsatt som stipendiat. Oppsummert: Det juridiske fakultet ser få muligheter for å foreta reduksjon i antall midlertidig tilsatte lektorer inntil vi har fått tilsatt et tilstrekkelig antall i faste topp- og mellomstillinger, som kan ivareta undervisningsbehovet fakultetet har. Kan Gabrielsen http://ephorte.uit.no/ephorteweb/sharedjaspx/getdoc.aspx?jp_id~2425 88&JP HDO... 03.01.2014