HiOA Forutsigbar studiehverdag mål og planer for tjenesten i 2016 Notat til SAL Mål HiOA Forutsigbar studiehverdag skal bidra til at rammene rundt studiehverdagen ved høgskolen er tydelige og forutsigbare for studenter og søkere. Målsetningen for tjenesten er at: Studentene har nødvendig informasjon om programplaner, timeplaner og regelverk Studentene opplever at informasjon om programplaner, timeplaner og regelverk er korrekt, foreligger til rett tid og er relevant og tydelig Studentene enkelt kan planlegge sin studiehverdag Studentene forstår hva som forventes av dem og hva de kan forvente av høgskolen For å oppnå målene våre arbeider vi med å videreutvikle og forbedre prosesser, rutiner, nettsider og systemer knyttet til program- og emneplaner, timeplaner og regelverk. Kvalitetsindikatorer I tjenesten skal vi jobbe for å sikre god kvalitet og kostnadseffektivitet. Vi skal også vektlegge brukernes perspektiv. Ut fra disse hensynene har vi valgt ut noen mål som kan si noe om hvordan tjenesten oppleves av brukerne, og noen mål som knyttes til tidsfrister og effektivitet. Vi har vektlagt at de indikatorene som vi bruker, skal finnes fra før, og at de skal være enkle å måle. Det betyr at ikke alle indikatorene nødvendigvis er helt optimale, men at de gir et bilde av ulike sider ved tjenesten. Målet er at de tiltakene som vi gjennomfører skal virke positivt inn på kvalitetsindikatorene. Undersøkelse/Hva skal måles Førsteårsstudenten BA/MA Sisteårsstudenten Studiestartsundersøkelsen Sidevisninger av nettsider for programplaner utvalgte større BAutdanninger i en angitt tidsperiode Vår: 15.2-15.4 (søknadsfrist) Høst: 1.8-1.10 «Vi får god informasjon om pensum, undervisning og eksamen» «Hvor godt kjenner du til læringsutbyttebeskrivelsene for ditt studieprogram?» «Det er gitt informasjon i god tid ved endringer i undervisningsplan» «Hvor fornøyd var du med informasjon om følgende ved studiestart: Timeplaner Programplaner Pensum» BA Sykepleie, Pilestredet og BA Sykepleie, Kjeller BA Fysioterapi Grunnskolelærer 1-7 BA Barnehagelærer, heltid og BA Barnehagelærer, deltid BA Administrasjon og ledelse BA Barnevern heltid og deltid 1
Antall oppdaterte programplaner for kommende studieår publisert til 15.2 (Langsiktig mål: publisert til søknadsweb åpner) Antall endringer (i undervisningstidspunkt) i Untis etter publisering Rombelegg - statistikk fra Units Tall fra stikkprøvekontroll på overbooking av rom i Untis BA Ingeniørfag, bygg BA ingeniørfag, elektronikk og informasjonsteknologi Manuell registrering/oversikt fra fakultetene Manuell registrering etter at timeplan er publisert i perioden 1.august - 31. september Uttrekk av statistikk for høst og vårsemesteret fra kl. 8.30-16.15, kl. 14.30-16.15 og kl. 16.30-18.15 på 10 undervisningsrom i følgende kategorier: Kjeller: 10 største rom Rom med kapasitet over 100 studenter Rom med kapasitet 60-80 studenter Rom med kapasitet 40-60 studenter Kontroll gjennomføres de samme 1-2 ukene hvert semester. Vi har foreløpig ikke inkludert kvalitetsindikatorer knyttet til regelverk. Det finnes få undersøkelser eller andre oversikter som kan brukes som indikatorer på dette området, og det vil være tidkrevende med manuelle tellinger/oversikter over antall klager, saksbehandlingstid/svartid mv. Det planlegges et prosjekt med innføring av en skjemamodul for studenter. Når denne er på plass, kan det være aktuelt å se på mulige indikatorer igjen. Forslag til tiltak I ressursnettverket er det jobbet med problembeskrivelser for program- og emneplaner, timeplaner og regelverk, som utgangspunkt for tiltakene som vi foreslår. Vi har tatt utgangspunkt i tidligere kartlegginger, og vurdert hva som fortsatt er dekkende og hvilke nye punkter som bør legges til. I tiltakslisten er det både mindre og større tiltak, og vi har laget en prioritert liste for tiltak som skal igangsettes i 2016. I tillegg er det igangsatt en kartlegging av behov for store undervisningsrom, og en vurdering av sentralisert rombooking. Forslag fra dette prosjektet kan komme som tiltak i tjenesten 2016, men er ikke nevnt i oversikten under. I ressursnettverket har vi diskutert at vi ikke ønsker å sette i gang for mange tiltak. Det er etter vår mening bedre å vektlegge noen tiltak som vi jobber godt med nå i det første året etter at tjenesten ble etablert. Prioriterte tiltak 1. Verktøy for program- og emneplaner Ansvar: Tjenesteeier (organiseres som eget prosjekt i tjenesten) Tiltaket skal møte problemer med kvalitetssikring av dokumenter, ineffektiv saksflyt og tungvint publiseringsløsning, og gi bedre forutsigbarhet for studentene gjennom tidligere publisering av program- og emneplaner. Dette er det viktigste tiltaket i oppstarten av tjenesten, og er allerede igangsatt som et forprosjekt. Et hovedprosjekt med mål om implementering av valgt system vil følge av forprosjektet. Dette vil være et stort prosjekt for høgskolen som krever tid og ressurser og flere må involveres, både på faglig og administrativ side. Flere aktiviteter/tiltak henger sammen med dette prosjektet, for eksempel: a. Kartlegging av behov og saksflyt på fire fakulteter, og evt. ny felles saksflyt b. Vurdere behov for endringer i regelverk 2
c. Felles kategorisering av vurderingsordninger og arbeidskrav d. Opprydning i data/tilganger/arbeidsfordeling i FS e. Egen plan for henholdsvis kommunikasjon/forankring og opplæring i nytt system I rapporten fra forprosjektet vil en prosjektskisse med framdriftsplan være inkludert. 2. Utarbeide felles årshjul med vedtatte frister for aktiviteter i tjenesten, med nettarbeid inkludert Ansvar: Tjenesteeier, i samarbeid med ressursnettverket PwC-rapporten peker på at det ikke eksisterer et felles årshjul for hele HiOA med felles frister for når endringer skal initieres, utarbeides og godkjennes for emner og programplaner. Det er en kjensgjerning at frister strekkes ut, og at dette får negative følger for annet arbeid, for eksempel timeplaner. Vi ønsker å gjennomgå årshjulet innenfor vårt ansvarsområde, og sette dette sammen med frister fra SK om publisering av informasjon til søkere og studenter. Dette arbeidet må sees i lys av målet om at studentene tidsnok får nødvendig informasjon. Forankring av årshjulet er et eget delprosjekt. Her er det viktig å få fram at det er studentenes studiehverdag vi er opptatt av, og bruke deres fortellinger/opplevelser til å synliggjøre konsekvensene sene frister får. Dette punktet henger også sammen med et nytt verktøy for programplaner. 3. Gjennomgå nettsider som presenterer regelverk (for studenter) Ansvar: Tjenesteeier, i samarbeid med seksjon AK/SK/nettredaktører Dagens nettsider om regelverk på Min Side er ikke spisset for ulike målgrupper, og er langt fra gode nok. Det er et sterkt behov for å revidere nettsidene som gir informasjon til studentene. Studentene opplever det som vanskelig og forvirrende å finne informasjon, og informasjon om samme sak kan ligge på HiOA-sider og fakultetsvise sider. Vi foreslår at det i første omgang ryddes opp i regelverkssidene på MinSide. Deretter bør det lages en liten prosjektgruppe, tverrfaglig sammensatt, som kan vurdere innhold, nivå og struktur på felles-hioa sider og fakultetsvise nettsider tilpasset brukerne. 4. Nettside med saksbehandlingsrutiner i NAP Ansvar: STU/Kari Risnes i samarbeid med AK Ansatte opplever det som vanskelig å få tilgang til relevant informasjon om saksbehandlingsrutiner og endringer som sendes ut som rundskriv etc. Systemet oppfattes som sårbart og er avhengig av ansatte med lang erfaring. Målet med dette tiltaket er å laget samle aktuell informasjon, slik som rutiner eller retningslinjer (for fuskesaker, klagesaker, mv.) i en nettside/på NAP. Behovet for egne fakultetsvise sider må vurderes opp mot muligheten for å lage noe som er felles for hele høgskolen. Det kan være aktuelt å lage en Wiki. Gevinsten knyttes til at informasjon gjøres lettere tilgjengelig. 5. Systematisere samarbeid mellom fakultetene og AK, og lage en plan for møter/seminarer/workshops om ulike tema Ansvar: Seksjon AK Fakultetene ønsker en god dialog tidlig om programplaner, klagesaker, regelverkssaker mv. som seksjon AK har fagansvar for. I samarbeidet bør det vektlegges å lære av hverandre og utnytte kompetansen som finnes i seksjonen til det beste for fakultetene. Vi foreslår at et samarbeid mellom AK og fakultetene starter med å opprette noen felles møteplasser over ulike temaer. Målet for tiltaket er bedre samarbeid og kompetanseheving på fakultet. 6. Organisere undervisningsplanlegging med en hovedansvarlig timeplanlegger på hvert fakultet, i tillegg til en felles timeplanlegger på Kjeller Ansvar: Tjenesteeier Et av de viktigste tiltakene som foreslås på timeplanområdet knytter seg til en annen organisering av timeplanarbeidet på fakultetene. I dag er dette arbeidet svært ulikt organisert på høgskolen, og det 3
oppleves at dette forhindrer videreutvikling av timeplanarbeidet. I dag er det bare SAM som har en timeplanlegger som er ansatt i STAB og som jobber tett med ledelsen, de andre fakultetene har «rombookere» ansatt i studieadministrasjonen. I noen tilfeller er timeplanlegging kun en liten del av deres stilling. Gjennom å flytte ressurser til en hovedansvarlig timeplanlegger på hvert fakultet som jobber på et overordnet nivå med studieledelsen, vil vedkommende kunne bidra til å utvikle timeplanområdet på en helt annen måte enn i dag. Vi anbefaler at vedkommende plasseres i stab, får et tydelig mandat til å gå i dialog med studieledelsen, og har full stilling knyttet til timeplanarbeidet. Dette tiltaket har vært foreslått tidligere, og vi foreslår at fakultetene må vurdere dette på nytt igjen. På Kjeller bør også arbeidet organiseres med en felles timeplanlegger. Forslag til organisering av timeplanlegging på Kjeller kommer fra Halfdan Alve Glad, som har ansvar for kartlegging. 7. Tilby opplæring/workshop med koordinatorer og studieledere Ansvar: Lokale timeplanleggere Lokalt på fakultetene bør det jevnlig tilbys opplæring/workshops. En hovedansvarlig timeplanlegger bør ha ansvar for å arrangere dette. Vi mener opplæring vil bidra til kunnskap om retningslinjene, og potensielt gjøre antall endringer mindre, ved at innmeldingene får bedre kvalitet. I tillegg har vi som mål at et slikt tiltak skal skape forståelse for at vi må planlegge for å gi studentene en god studiehverdag, og ikke ta unødvendig hensyn til enkeltlæreres behov. 8. Utfordre til økt bruk av rom på sen ettermiddag/kveld Ansvar: Tjenesteeier i samarbeid med lokale timeplanleggere Dette tiltaket har vært prioritert lenge fra fellesadministrasjonen ved høgskolen, men beleggstatistikken i Untis viser fortsatt lav utnyttelse. Vi ønsker å arrangere lokale møter med studieledere/instituttledere, der vi får fram hva som kan gjøres for å bedre situasjonen. Et konkret forslag er å tilrettelegge for at deltidsklasser og etter-/og videreutdanning har undervisning på ettermiddag-/kveldstid. 9. Gjennomføre stikkprøver på bruk av rom 1-2 uker hvert semester Ansvar: Seksjon ES, evt. i samarbeid med lokale timeplanleggere Det hevdes at det er en del overbooking av undervisningsrom, og at endringer ikke meldes inn ofte nok, slik at rom kan frigjøres for andre. For å få et bilde av om det forekommer mye overbooking i Untis, ønsker vi å gjennomføre kontroll av om undervisningsrom er i bruk 1-2 uker hvert semester. 10. Andre tiltak på timeplanområdet knyttet til system og infrastruktur Ansvar: Seksjon ES og lokale timeplanleggere Under dette området kommer tiltak knyttet til gruppevisning på MinSide, utprøving av simulert timeplanlegging for store undervisningsrom for våren 2017, og oppgradere utstyr i større grupperom. 11. Innhold på nett kartlegging av hva studentene må og bør vite sammenholdt med informasjon på nettsidene Ansvar: Tjenesteeier, i samarbeid med ressursnettverket Gjennom undersøkelsen PwC gjennomførte blant studenter, kom det fram at studentene gir tilbakemeldinger om at programplanene har et vanskelig språk og at det formidles en stor mengde informasjon. Vi ønsker å gjennomgå hva studentene må og bør vite, og sammenholde dette med hva som ligger på nettsidene. Deretter må vi vurdere om informasjonen må spisses. Målet for tiltaket er blant annet å redusere informasjonsmengden som ligger på nettsidene til høgskolen for studentene. 4
Andre tiltak 12. Utarbeide standardsvar for e-posthenvendelser En gruppe bestående av studieadministrativt ansatte på fakultet og FA kan samle spørsmål og svar, og utforme standardsvar for e-posthenvendelser. 13. Kvalitetssikring av maler og brev Malene bør gjennomgås med tanke på at de skal være både brukerorienterte språklig sett (Klart språk i staten), og inneholde korrekte opplysninger om klagemuligheter mv. 14. Kartlegge saksflyt for ulike saker knyttet til regelverksanvendelse Studentombudet anbefaler i sin årsrapport at høgskolen følger opp lang saksbehandlingstid. Ved å kartlegge saksflyt for ulike saker kan vi identifisere ulike problemområder og få oversikt over hva som bør gjøres med organisering, rutiner mv. Dette punktet planlegges ivaretatt gjennom et eget prosjekt i linja i STU knyttet til innføring av elektroniske skjemaer for studenter, og prioriteres ikke i tjenesten. 15. Synliggjøre kostnader knyttet til bruk av undervisningsrom Høgskolens undervisningsarealer kan utnyttes bedre. En mulighet for å få oversikt over ressursbruken til undervisning, er å sammenligne bookede undervisningstimer for studieprogram/emne i Untis med timer som er satt av til undervisning i studieprogrammenes ressursregnskap. Da vil mulig overbooking eller andre forskjeller bli synlige, og dette kan bidra til en bedre oversikt over og styring av undervisningsressursene. Dette tiltaket vurderes som ressurskrevende, og prioriteres ikke nå. 16. Pensumlister I studiestartundersøkelsen kommer det tydelig fram at mange studenter synes det er vanskelig å finne pensumlitteratur på nett. På dette området har læringssenter og bibliotek forsøkt å få til felles frister og gode kvalitetssikringsprosesser med fakultetene. Ut fra et felles initiativ fra sektoren skal BIBSYS utarbeide kravspesifikasjon for digitale pensumlister og gjennomføre en felles anskaffelsesprosess, med tidligst implementering i 2017. På grunn av disse pågående prosessene prioriteres ikke egne tiltak på dette området nå. Det er mulig at et verktøy for programplaner kan bidra til bedre kvalitetssikring. Framdriftsplan 2016 Tiltak J F M A M J J A S O N D 1. System for database/verktøy for programplaner Forprosjekt Hovedprosjekt 2. Utarbeide felles årshjul med vedtatte frister for aktiviteter i tjenesten, med nettarbeid inkludert 3. Gjennomgå nettsider som presenterer regelverk 4. Nettside med saksbehandlingsrutiner i NAP 5. Systematisere samarbeid mellom fakultetene og AK 6. Organisere timeplan med en hovedansvarlig timeplanlegger på fakultet 7. Tilby opplæring/workshops i timeplanlegging på fakultet 8. Økt bruk av undervisning på sen ettermiddag/kveld 5
9. Gjennomføre stikkprøver på bruk av uv-rom 10. Andre tiltak på timeplanområdet 11. Innhold på nett kartlegging av hva studentene må og bør vite sammenholdt med informasjon på nettsidene Opprette blogg Kommunikasjon og forankring Det er mange ulike interessenter i tjenesten, og den omfatter flere ulike områder. Vi har diskutert at det kan være vanskelig å nå ut med informasjon, blant annet siden tjenesten har mange ulike målgrupper. For å arbeide systematisk og proaktivt med informasjon og forankring, har vi utarbeidet en kommunikasjonsplan. Tjenesteeier har et overordnet ansvar for å forankre, kommunisere og følge opp tiltak. I tillegg har medlemmene i ressursnettverket har et særskilt ansvar for å bidra til god kommunikasjon om tjenesten på sine fakultet og i sine seksjoner/avdelinger. Det skal opprettes en referansegruppe for tjenesten med UF-tilsatte fra hvert fakultet, i tillegg til en studieleder og 1-2 studenter. Referansegruppen skal gi tilbakemeldinger på behov for utvikling av programplaner, timeplaner og regelverk, ut fra deres synsvinkel. Gruppa skal gi innspill på forslag til tiltak som ressursnettverket har kommet fram til, og til hvordan vi kan forankre og få god kommunikasjon om planlagte endringer/tiltak, eller andre kartlegginger. Vi har også diskutert hvilke møteplasser vi bør ha for å få studentenes synspunkter/innspill til tjenesten. Vi har så langt brukt tilgjengelige undersøkelser som informasjonskilder. Avhengig av hvilke prosjekter som igangsettes, må vi involvere studentene i andre type undersøkelser/fokusgrupper e.l. Det kan også være aktuelt å følge en gruppe studenter gjennom et studieår, for å få innsikt i deres opplevelser av tjenesten. Ressursnettverket skal opprette en blogg med informasjon om tjenestene og de aktivitetene som foregår. Oppdatert 25.2.2016 Rønnaug H. Lyckander 6